Тізімдерге кіріспе

Тізім басқа топ мүшелерімен ортақтасып пайдаланылатын деректер жиынтығы болып табылады. Мәселен, кейбір рәсімге қатысуды қалаған кісілердің тізімін жасауға болады немесе күнтізбеде топ мүшелері бірлесіп өткізетін рәсімдерді қадағалауға болады.

Осы мақалада

Шолу

Тізімдермен жұмыс істеу жолдары

Тізім түрлері

Microsoft Windows SharePoint Services торабын жасаған кезіңізде Сіз үшін бірнеше тізім түрлері жасалады. Осы әдепкі тізімдердің қатарында талқылау тақтасынан бастап күнтізбе тізіміне дейін бар.

Осы тізімдерді теңшеп, Сіз оларға элементтер қосуыңыз мүмкін, әлдеқашан қатынаулы болған тізім үлгілерінен қосымша тізімдерді жасауыңыз мүмкін, және ішінде Сіз қалаған параметрлер мен бағандар ғана бар болған өзгертпелі тізімдерді жасауыңыз мүмкін.

Тізімді бірнеше әдіс арқылы көруге болады. Мәселен, бір бетте барлық тапсырмаларды көрсететін көріністі жасауыңыз мүмкін, ал басқа бетте аяқталу мерзімі бүгін болған тапсымаларды ғана көрсететін көріністі жасауыңыз мүмкін. Сондай-ақ, тізім элементтерін ұйымдастыру үшін қалталарды пайдалануға болады. Мәселен, өзіндік бетте күнтізбеден тек қана ағымдық оқиғаларды көруге болады, ал басқа бетте қабырға күнтізбесіне ұқсайтын күнтізбе жасауыңыз мүмкін.  

Сізде Windows SharePoint Services 3.0 торабындағы тізімде пайдаланғыңыз келетін электрондық кесте деректері бар ма? Электрондық кестені импорттау арқылы ішінде бағандар мен деректер бар болған жаңа тізім жасауыңыз мүмкін.

Егер компьютеріңізде Microsoft Office Access 2007 сияқты Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасымен сыйысымды дерекқор бағдарламасы орнатылған болса және шолғыш ActiveX басқару элементтерін қолдайтын болса, тізімдегі деректерді сұраулар, қосылымдар және есептер сияқты құралдармен біріктіруге болады.

Сондай-aқ, тізімдерді торабыңыздағы беттерде Веб-бөлік ішінде көрсетуге болады. Веб-бөліктер Веб торапты құрайтын бөліктер болып табылады және олар арқылы тізім элементтерін тікелей Веб-бөлік бетіне қосуға болады. Сондай-ақ, тізімді тікелей ашып, онымен жұмыс істеуге болады. Мәселен, жаңа өзіндік беттің Веб-бөлігінде Құлақтандырулар деп аталатын әдепкі тізім пайда болады, бірақ оны тізім тақырыбын нұқу арқылы ашып, онымен өзінің бетінде жұмыс істеуге болады.

Беттің жоғарғы жағы

Тізімдермен жұмыс істеу жолдары

Төменде тізімдермен жұмыс істеп, оларды тобыңызға арналған ақпаратты реттеу үшін пайдаланудың кейбір жолдары көрсетілген:

  • Нұсқаларды және егжей-тегжейлі журналды қадағалау    Тізім элементтерінің нұсқаларын қадағалауға болады, сондықтан қайсы элементтердің өзгергенін және тізім элементтерін кім өзгерткенін көруге болады. Егер элементтің жаңарақ нұсқасына қате енгізілген болса, оның бұрынғы нұсқасын қалпына келтіруге болады. Ұйымыңыз тізімді өзгерген сайын қадағалауы қажет болған жағдайларда тізім журналын қадағалау әсіресе маңызды.

    Тізімнің нұсқа жұрналы

  • Құптауды талап ету     Тізімді барлық кісілерге көрсетпес бұрын тізім үшін құптау талап етілетінін белгілеуге болады. Тізімдерді құптауға руқсаты бар кісі тізімдерді құптағанға немесе құптамағанға дейін олар күту күйінде қала береді. Тізім құпталғанға дейін оны қай пайдаланушылар тобы тарапынан көрілуін бақылауға болады.

  • Электрондық поштаны тізіммен біріктіру    Егер торапта кіресін және шығасын пошта мүмкіндігі қосылған болса, тізімдер осы электрондық пошта мүмкіндіктерін пайдалануы мүмкін. Кейбір тізімдерді (мәселен, күнтізбелерді) теңшеп, кісілер оларға мазмұнды электрондық пошта жіберу арқылы қоса алатындай етіп қоюға болады. Басқа тізімдерді (мәселен, тапсырмалар тізімін) теңшеп, кісілер үшін элементтер тағайындалған кезде олар осы кісілерге пошта жіберетіндей етіп қоюға болады. Ұйымыңыз тізімдердің басқа түрлерін теңшеп, оларды электрондық поштаны қабылдайтын етіп қоюы мүмкін.

  • Рұқсаттарды теңшеу    Тізімге қатысатын кісілер тек өздері жасаған элементтерді ғана немесе тізімдегі барлық элементтерді оқи және өңдей алатынын белгілеуге болады. Тізімдерді реттеуге рұқсаты бар кісілер барлық тізім элементтерін оқи және өңдей алады. Сондай-aқ, бір тізім элементі үшін нақты рұқсат деңгейін қолдануға болады. Мәселен, егер оның ішінде құпия ақпарат бар болса.

  • Көріністерді жасау әрі реттеу    Тобыңыз бір тізім үшін бірнеше көрініс жасауы мүмкін. Тізімнің мазмұны өзгермейді, бірақ элементтер ұйымдастырылады және сүзгіленеді, сондықтан өз қажеттеріне қарай адамдар ең маңызды немесе қызық ақпаратты таба алады.

  • Өрнектер мен есептелетін мәндер мәндерді пайдалану    Өрнектер мен есептелетін мәндерді пайдаланып, тізім бағандарында динамикалық түрде ақпарат шығаруға болады. Амалдар өз ішіне тізімнің бір немесе бірнеше бағандарындағы ақпаратты және жүйелік функцияларды (мәселен, ағымдық күнді көрсететін [today] функцияны) алады. Мәселен, әдепкі аяқталу мерзімі ретінде ағымдық күннен жеті күн кейін келетін күнді белгілеуге болады.

  • Өзгерістер туралы хабардар болу    Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасының тізімдері мен көріністері ендігі кезде RSS технологиясын пайдаланады, сондықтан жұмыс тобының мүшелері автоматты түрде ең соңғы ақпаратты алады. RSS адамдарға ең соңғы жаңалықтар мен ақпарат туралы хабарларды, яғни RSS арналарын, бір нақты жерде алуға және көруге мүмкіндік беретін технология болып табылады. Сондай-ақ, тізімдер өзгертілген немесе оларға жаңа элементтер қосылған кезде осы өзгерістер туралы хабарлайтын электрондық пошта ескертулерін жасауға болады. Ескертулер маңызды өзгерістерді қадағалаудың қолайлы жолы болып табылады.

  • Тізімдегі ақпаратты дерекқор бағдарламасымен ортақтасу    Егер компьютереңізде Microsoft Office Access 2007 сияқты Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасымен сыйысымды дерекқор бағдарламасы орнатылған болса, торабыңызға деректер экспорттауыңыз және одан деректер импорттауыңыз мүмкін және дерекқордағы кестені SharePoint тізіміне байланыстыруыңыз мүмкін. Тізім деректерімен дерекқорда жұмыс істеген кезіңізде, сұраулар, қосылымдар және есептер арқылы оларды кез келген деректерді талдағандай талдауыңыз болады.

    Тізімдерді тораптарға сәйкес пайдалану    Егер сіздің тобыңыз тізімдердің бірнеше түрімен жұмыс істейтін болса, сіз контент түрі, торап бағандарының және үлгілерінің көмегімен көптеген тізімдер арасындағы сәйкестікті пайдалана аласыз. Бұл мүмкіндіктер сізге параметрлерді және тізім құрылымын тиімді жолмен пайдалану мүмкіндігін береді. Мысалы, сіз нақты бағандарды (тұтынғыштың істес адамдары сияқты) белгілейтін тұтынушыға қызмет көрсету мәселелері үшін мазмұн түрін және мазмұн түрінің іскерлік үдірістерін құра аласыз. Басқа мысал болып құрамында департаменттердің жайылмалы шаршысы бар департамент атауларының бағанын құру табылады. Сіз атаулардың әр тізімде әрқашан бір жолмен шығарылатындығына көз жеткізу үшін көптеген бағандарды қайта пайдалана аласыз.

    Мазмұн түрлері, торап бағандары және тізім үлгілері туралы көбірек ақпарат алу үшін Қосымша ақпарат бөліміндегі сілтемелерді табыңыз.

  • Тізім элементтерімен электрондық пошта бағдарламасы арқылы жұмыс істеу    Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасымен сыйысымды электрондық пошта бағдарламасын пайдаланып, маңызды тізім ақпаратын өзіңізбен алып жүруіңіз мүмкін. Мәселен, Microsoft Office Outlook 2007 бағдарламасы арқылы тапсырмаларды, істес кісілерді және талқылау тақталарын Outlook ішінен көруге және жаңартуға болады.

Беттің жоғарғы жағы

Тізім түрлері

Сіз пайдаланатын тізім түрі сіз ортақ пайдаланатын ақпарат түріне байланысты:

  • Хабарландырулар    Жаңалықтар мен күйді ортақ пайдалану және еске салулар үшін хабарландырулар тізімін пайдаланыңыз. Хабарландырулар суреттері, еренсілтемелері және пішімделген мәтіндері бар жетілдірілген пішімдеуді қолдайды.

  • Істес адамдар    Өзіңіз бірге істеп жүрген адамдар мен топтар жөніндегі ақпаратты сақтау үшін істес адамдар тізімін пайдаланыңыз. Егер сіз Windows SharePoint Services 3.0 сыйысымды электрондық поштаны немесе хабарласуды басқару бағдарламаларын пайдаланатын болсаңыз, сіз істес адамдар жөніндегі ақпаратты SharePoint торабында басқа бағдарлама арқылы көріп, жаңартып отыра аласыз. Мысалы, өзіңіздің ұйымыңыздың жеткізушілеріңіздің тізімін Office Outlook 2007 бағдарламасында жаңарта аласыз. Істес адамдар тізімі торабыңыздың мүшелерін іс жүзінде басқармайды, бірақ ол сыртқы сатушылар сияқты ұйымыңыздың істес адамдары жөніндегі ақпаратты сақтау және пайдалану үшін қолданылуы мүмкін.

  • Талқылау тақтасы    Пішімі жаңалықтар тобына ұқсас талқылау тақтасын командаңыздағы талқылауларды жазып, сақтау орталығы ретінде пайдаланыңыз. Торапта әкімшіңіздің электрондық пошта хабарларын қабылдау тізімі болған жағдайда талқылаулар тақтасы әдеттегі электрондық пошта хабарлары бағдарламаларынан жіберілген талқылауларды сақтай алады. Мысалы, сіз ұйымыңыздың жаңа өнім шығаруы бойынша талқылау тақтасын жасай аласыз. Егер сіз Windows SharePoint Services 3.0 сыйысымды электрондық пошта хабарларының бағдарламасын пайдаланатын болсаңыз, сіз өзіңіздің талқылаулар тақтаңызды басқа бағдарламада жұмыс істеу барысында көріп, жаңартып отыра аласыз.

  • Сілтемелер    Веб торабының, компанияңыздың ішкі торабының және басқадай қор көздерінің сілтемелерінің орталық орналасу орны ретінде сілтемелер тізімін пайдаланыңыз. Мысалы, сіз өзіңіздің тұтынғышыңыздың веб тораптарына сілтемелер тізімін құра аласыз.

  • Күнтізбе    Командаңыздағы компания мейрамдары сияқты барлық оқиғалар мен ерекше жағдайлары үшін күнтізбені пайдаланыңыз. Күнтізбе командаңыздағы оқиғалар, соның ішінде жиналыстар, әлеуметтік шаралар және күнделікті жағдай жөнінде үстел үсті немесе қабырға күнтізбесі сияқты көрнекті ақпарат беріп отырады. Оған қоса, сіз нақты уақыт аралықтарымен белгіленбейтін аяқтаудың соңғы күндері немесе өнім шығару күні сияқты межелерді белгілей аласыз. Сіз Windows SharePoint Services 3.0 сыйысымды күнтізбе немесе электрондық пошта бағдарламаларын пайдаланатын болсаңыз, сіз күнтізбеңізді басқа бағдарламада жұмыс істеу барысында SharePoint торабыңыздан көріп, жаңартып отыра аласыз. Мысалы, сіз күнтізбеңізді SharePoint торабыңызда екі күнтізбенің әрқайсысын қатар қарап немесе Office Outlook 2007 бағдарламасында қабаттастырып, Office Outlook 2007 күнтізбесінің деректерімен салыстырып, жаңарта аласыз.

  • Тапсырмалар    Тізімді тобыңыздың тапсырмалары мен өзгедей орындалуы тиіс міндеттері жөніндегі ақпаратты орналастыру үшін пайдаланыңыз. Сіз тапсырмаларды адамдарға орындалу күйі мен пайыздық көрсеткіштер аяқталу межесіне қарай жылжытылатындай етіп бөліп бере аласыз. Егер сіз Windows SharePoint Services 3.0 сыйысымды электрондық пошта немесе тапсырмаларды басқару бағдарламасын пайдаланатын болсаңыз, сіз тапсырмаларыңызды басқа бағдарламада жұмыс істеу барысында SharePoint торабыңыздан көріп, жаңартып отыра аласыз. Мысалы, сіз ұйымыңыздың бюджеттік үдірісі үшін тапсырмалар тізімін жасап, оны басқа тапсырмаларыңызды орындау барысында Office Outlook 2007 ішінен көріп, жаңартып отыра аласыз.

  • Жоба тапсырмалары    Тапсырмалар тізіміндегі ақпаратқа ұқсас, бірақ бейнелік немесе орындалу барысының айғақтауыштары бар Гант көріністерін қамтамасыз ететін ақпаратты сақтау үшін жоба тапсырмаларының тізімін пайдаланыңызы. Сіз күйді және іс барысының аяқталуға дейінгі қалған пайыздық мөлшерді көріп отыра аласыз. Егер сіз Windows SharePoint Services 3.0 сыйысымды электрондық пошта немесе тапсырмаларды басқару бағдарламасын пайдаланатын болсаңыз, сіз жобаңыздың тапсырмаларын басқа бағдарламада жұмыс істеу барысында SharePoint торабыңыздан көріп, жаңартып отыра аласыз. Мысалы, жаттығу жөніндегі нұсқаулықты құру жөніндегі жұмыстарды анықтап, белгілеу үшін SharePoint торабыңызда тапсырмалар тізімін жасай аласыз. Бұл жағдайда сіз Office Outlook 2007 бағдарламасында ұйымыңыздың іс барысын көріп отыра аласыз.

  • Мәселелерді бақылау    Ерекше мәселелер, мысалы, қолдау сияқты мәселелері жөніндегі деректерді сақтап, олардың орындалу барысын бақылап отыру үшін мәселелерді бақылау мүмкіндігін пайдаланыңыз. Сіз мәселелерді анықтап, олардың санаттарын белгілеп, мәселелерді бір біріне байланыстыра аласыз. Мысалы, тұтынғыштарды қолдау мәселелері мен шешімдерді басқарып отыру мақсатымен мәселелерді бақылау тізімін жасай аласыз. Оған қоса, сіз өңдеген сайын мәселеге түсіндірме беріп, мәселенің бастапқы сипаттамасын қайталамай, түсіндірмелер жинағын жасай аласыз. Мысалы, тұтынғыштарға қызмет көрсету өкілдері мәселені шешу үшін орындалған әр қадамды және нәтижелерді сипаттай алады.

  • Сауал    Қызметкерлердің пікірлерін зерттеу немесе сауалнамалар сияқты кері байланысты жинап, құрастыру үшін сауалдарды пайдаланыңыз. Сіз өз сұрақтарыңыз бен жауаптарыңызды бірнеше түрлі жолмен әзірлеп, кері байланыс жауаптарына шолу жасаңыз. Егер сізде Windows SharePoint Services 3.0 немесе Windows SharePoint 2.0 қызметтерімен сыйысымды парақтық немесе дерекқор бағдарламасы болса, сіз нәтижелеріңізді экспорттап, кейіннен оларға талдау жасай аласыз.

  • Қолданбалы    Сіз кез келген тізімді өзгерте алатындығыңызға қарамастан, сіз қолданбалы тізімнен бастап, одан кейін тиек өзіңіз белгілеген параметрлерді ғана өзгерте аласыз. Оған қоса, сізде Windows SharePoint Services 3.0 немесе Windows SharePoint 2.0 қызметтерімен және Windows Internet Explorer және Microsoft Windows бағдарламаларымен сыйысымды парақтық бағдарлама болған жағдайда сіз параққа негізделген тізімді жасай аласыз. Мысалы, сіз өзіңіз жасаған тізімді сақтау үшін және сатушылармен жасалған шарттарды басқарып отыру үшін Microsoft Office Excel 2007 ішінен импорттай аласыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×