Топ торабында жобаларды басқару үшін тізімдерді пайдалану

Тізімдер топ жобаларын басқаруға және торапта ақпараттарды бақылауға септігін тигізеді. Мысалы, топ оқиғаларын күнтізбе арқылы бақылайсыз, тапсырмалар тізімін басқарасыз және тіркеліп, мәселелерге жауап бересіз.

Note: Бұл мақала Adventure Works тарапынан жасалған SharePoint торабындағы мысалға қатысты. Adventure Works — велосипед, велосипед бөлшектері және велосипед тебуге қажетті қосымша заттар жасап шығаратын ойдан шығарылған компания.

Adventure Works маркетинг тобы күнтізбені топ оқиғаларын, демалыстар мен конференцияларды бақылау мақсатында пайдаланады. Топ мүшелері бұл күнтізбені Microsoft Office Outlook 2007 құрылымына қоса алады. Осылайша, мүшелер кесте қайшылығының алдын ала отырып, оны өздерінің дербес күнтізбелеріне үстей алады. Олар оқиғаларды қайта көшіріп, күнтізбелер арасына орната алады.

Маркетинг тобы тапсырмалар тізімін көрмені жоспарлау және маркетинг компаниясын басқару сияқты ауқымды жобалармен жұмыс жасау мақсатында пайдаланады.Тапсырмалар стандартты тізім шолу немесе жоба тапсырмалар тізімі ретінде орнатылуы мүмкін. Жоба тапсырмаларының тізімі Гант көрінісі атымен белгілі көрінетін жалпы көрініс тапсырмалары және олардың үрдістерімен қамтамасыз етеді. Тізім жасауға арналған үлгілер  , стандартты тізім көрінісі немесе жоба тапсырмаларының тізімі пішімінде де қолжетімді.

Жоба тапсырмалары тізімі

Сондай-ақ, маркетинг тобы логистикалық мәселелерді бақылау үшін мәселелер бақылау тізімін де пайдаланады. Бұл логистикалық мәселелер сол мәселелердің дерек қорларын тіркеу сынды конференцияларды жоспарлауға қатысты болып келеді.

Тізімдермен жұмыс жасау

Топ торабын жасау кезінде бірнеше тізім жасалынып қойған. Бұл әдепкі тізім талқылау тақтасынан күнтізбе тізімінің аралығында таралған. Осы тізімдерді теңшеуге және элементтерге тізімдер қосуға, үлгілерден қосымша тізімдер жасап шығаруға және таңдалған параметрлер мен бағандардан ғана тұратын пайдаланушы тізімдерін жасауға болады.

Тізімдер мазмұнында көптеген ақпарат түрлері, мәтіннен бастап, суреттер дерегіне дейін қамтылуы мүмкін. Сондай-ақ, тізімдер бүгінгі күннен басталатын апта сияқты жинақтар немесе есептелген күн түріндегі есептеулерді де қамтиды.

Тізімдерді пайдалану арқылы келесі амалдарды орындай аласыз:

  • Нұсқаларды бақылау    Тізім элементтерінің қайсысына және кім өзгертулер енгізгендігін көре алатындай, тізім элементтерінің нұсқаларын бақылауға болады. Қателер жаңарақ нұсқасында жасалатын болса, элементтің алдыңғы нұсқасын қалпына келтіруге болады.

  • Бекіту талабы    Мекемеңіз тізім элементін басқа мүшеге ортақтаспай тұрып, оның бекітілуін айқындап алуына болады.

  • Электрондық поштаны тізіммен біріктіру    Егер торабыңызда кіріс немесе шығыс электрондық поштасы іске қосулы болса, кейбір тізімдерде электрондық пошта сипаттарының артықшылықтарына ие болып қалады. Тізімдердің күнтізбелер және талқылаулар сияқты түрлері адамдардың электрондық пошта жіберуі арқылы мазмұн қосуға мүмкін ете отырып орнатылады. Оған қоса, Office Outlook 2007 күнтізбені, тапсырмалар мен байланыстар тізімдерін біріктіреді.

  • Рұқсаттарды теңшеу    Мекемеңіз тізімге арналған теңшеу рұқсаттарын немесе тіпті дара тізім элементін айқындауына болады. Бұл сипаттама арнаулы элемент құрамында құпия ақпарат қамтылған жағдайларда пайдалы болады.

  • Шолуларды жасау және басқару    Тобыңыз бір тізімде түрлі шолулар жүргізуіне болады. Негізгі тізім мазмұны өзгертілмейді, бірақ элементтер адамдар ең маңызды немесе қызықты ақпаратты таба алатындай етін орналастырылуы немесе сүзілуі қажет.

  • Өзгертулер туралы құлағдар болу    RSS көрінісіндегі Outlook 2007 бағдарламасы сияқты тізімге жасалған жаңартуларды көру үшін тізімдер мен көріністердің RSS арнасына жазылуға болады. Егер мекемеңіз кіріс электрондық поштасын орнатқан болса, элементтер өзгерген сәтте электрондық поштаңызға сәйкесінше ескертулер қабылданады.

  • Тізімді басқарып, Microsoft Office Access 2007 арқылы желіден дербес жұмыс жасау    Тізімдерді дерек қоры құралдарымен басқара отырып, Office Access 2007 арқылы желіден тыс тізімдерге қол жеткізуге болады.

  • Ұялы телефон құрылғыларындағы тізімдерді көру    Тапсырмалар тізімдері, күнтізбелер және құжат кітапханалары сияқты көптеген тізімдерді ұялы телефон құрылғысынан көруге болады. Ұялы телефон тізімін көру үшін тораптың веб-мекенжайын енгізгеннен соң, /m деп теріңіз. Ұялы телефон көріністері талқылаулар сияқты кейбір тізім түрлеріне қолжетімсіз және барлық баған түрлерін бейнелемейді.

Бірлесіп жұмыс істеуге арналған қарапайым тізім түрлері

Төменде мекемеңіз пайдалануға болатын тізімдердің қарапайым түрлері берілген.

  • Күнтізбе     Тобыңыздың барлық оқиғаларына немесе жоба күнтізбесі немесе компания мерекелері сияқты арнайы жағдайларда күнтізбе қызметін пайдаланыңыз.

  • Тапсырмалар және жоба тапсырмалар     Жобалар туралы ақпаратты және тобыңыздың басқа да оқиғалар дерегін бақылау үшін тапсырмалар тізімі қызметін пайдаланыңыз. Сондай-ақ, мүшелерге тапсырмалар тағайындаумен қатар, сол тапсырманың бақылау күйін және тапсырманың орындалуы аяқталуға жақын қалған кездегі орындалудың пайыздық көрсеткішін белгілей аласыз.

  • Мәселені бақылау     Мәселелерді, олардың күйін және шешімдерін сақтау мақсатында мәселе бақылау қызметін пайдаланыңыз. Бұл тізімнің қарапайым түрі тұтынушы қызметі, сапа сақтандыруы немесе техникалық қолдау көрсету сияқты оқиғаларды бақылауға арналған.

  • Талқылау тақталары     Орталық орында жаңалық топтарына ұқсас топ талқылауларды жазып алу және сақтау мақсатында талқылау кеңесін таңдаңыз.

  • Хабарламалар     Жаңалықтар мен олардың күйін ортақтастыру және еске салғыштар қызметімен қамтамасыз ету үшін хабарламалар тізімін пайдаланыңыз.

  • Байланыстар     Қызметтес адамдар мен топтар туралы ақпараттарды сақтау үшін байланыстар тізімін таңдаңыз.

  • Сілтемелер     Торапқа, компанияңыздың интранет желісіне және басқа да көздерге қосылу үшін сілтемелер үшін орталық орын ретінде сілтемелер тізімін пайдаланыңыз.

  • Сауалдар    Қызметкерлердің қанағаттануын тексеру, сынақ жүргізу сияқты кері байланыс деректерін жинақтап, құру мақсатында сауал қызметін пайдаланыңыз.

  • Теңшеу     Орнатылған тізім параметрлерін теңшей алғаныңызбен, теңшеу тізімінен бастауыңызға да болады. Содан кейін, қажетіңізге қарай орнатулар жүргізе беріңіз. Сонда-ақ, Microsoft Office Excel 2007 бағдарламасының жабдықтаушы контракттарын басқару жұмыс кітабы сияқты электрондық кестеге негізделген тізім жасауыңызға болады.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×