Топ сайттарын жасауға және басқаруға арналған керемет жаттығулар

Топ сайттарын жасауға және басқаруға арналған керемет жаттығулар

Егер топ сайтының иесі болсаңыз, бұл сайтыңыздың саясаттарына, процесстеріне, рөлдеріне және жауапкершілікке бет қоюдың басқару моделін жасау үшін жақсы идея.

Бұл мақалада

Басқарау деген не?

Басқару моделінің элементтері

Қосалқы сайт жасау

Рұқсаттарды басқару

Мәліметтер құрылымы

Бөлініп алынған файлдарды қажет ету

Байқау нұсқалары

Құжатты растауды сұрау

Өзгертулер туралы біліп отыру

Жұмыс процестерін жасау

Мазмұн түрлерін анықтау

Тексеруді қадағалау

Сайттың өміршеңдік және жабылу кезеңі

Қойма шектеулері

Реттеу

Шарлау

Іздеу

Сайтты қолдауға арналған рөлдер мен жауапкершіліктер

Деректер қоғанысы

Басқарау деген не?

Сайттың жиі көрінбейтін бөлігі бұл оның басқару моделі— тобыңыздағы адамдар SharePoint бағдарламасын қалай пайдаланатындығын анықтау үшін орнатылатын саясаттарының, рөлдерінің, жараупкершіліктің, процесстердің жинағы.

Көп ұйымдар басқару орталығында немесе сайттар жиыны деңгейінде сайттарға арналған жерде, ақпараттық технология (IT) департаменті немесе топ жасаған және қалдырған басқару моделіне ие.

Топ сайты сияқты сайт жиынындағы қосалқы сайтқа арналған сайт иесі болсаңыз, арнайы мәселелерді сұрау үшін өзіңіздің қосымша басқару моделін жасау жақсы идея болып табылады.

Басқару моделі мұны оңай жасайды:

  • Сайт пайдаланушыларға жаңа қосалқы сайтты қашан жасау қажет екенін білдіреді, тізім жасауға немесе басқа сайт мазмұнын жасауға қарама-қайшы болып табылады.

  • Қойма бос орнын және іздеу анықтамаларыңыз бәсеңдегенше, олар ескірген кезде, қосалқы сайттардың және мазмұнның шығарылғанын тексеріңіз.

  • Адамдардың нақты мазмұнға қол жеткізгеніне көз жеткізіңіз.

  • Қандай үлгілер мен тақырыптарды қосалқы сайт иелері қолдана алатын хабарлаңыз.

  • Бір кісіден басқаларға сайт меншігініңбірқалыпты өтуі.

Басқару моделінің элементтері

Басқару моделі келесі мәселелерді қарауды қажет етеді:

  • Сайт жасау

  • Рұқсаттарды басқару

  • Мәліметтер құрылымы

  • Сайттың өміршеңдік және жабылу кезеңі

  • Қойма мөлшерлері

  • Мәліметтерді жіктеу

  • Реттеу

  • Деректер қорғанысы

  • Шарлау

  • Іздеу

  • Сайтты қолдауға арналған рөлдер мен жауапкершіліктер

Сайт жиыны немесе ұйымдастыру деңгейінің басқару моделі арқылы осы сұрақтардың кейбірі сіз үшін шешілген болуы мүмкін, сайтыңыз үшін қанша бос орын қоймасы, сыртқы көрінісі жасай алатын қандай реттеу түрлері және сайттың ыңғайлылығы сияқты. Сайтыңыз қанша күрделі екеніне және қанша адам оны пайдаланатынына байланысты басқалары орынды болмауы мүмкін. Бірақ егер осы тақырыптар жөнінде шешім жасауыңыз қажет болмаса, қандай шешімдер жасалғанын білген дұрыс, сондықтан сайт пайдаланушыларыңызды хабарлай аласыз және саясаттарды тиісінше орындай аласыз.

Мына жерде жаңа сайтыңызды реттеген кезде қарастыратын кейбір нәрселер бар.

Қосалқы сайт жасау

Тобыңыздың мүшелері арнайы жобаларда пайдалануға арналған топ астында қосалқы сайт жасай алуы қажет.

Топ үшін ақосалқы сайт жасай алу өте тиімді, бірақ шектелмеген сайттың жасалуы бақыланбайтын болады. Қосалқы сайттар тегін таралса, проблемалар шығуы мүмкін. Мысалы:

  • Пайдаланушыларға нақты қосалқы сайтты табу немесе оның бар екендігіне көзі жетуі қиын.

  • Қоймада орын алып, сақтау үшін қосымша күш қажет ете отырып, ақпарат бірнеше қосалқы сайттарға көшірмеленуі мүмкін.

  • Ескі мәліметтер, көп жылдар бойы іздеу нәтижелерінде көрсетіліп, қосалқы сайттарда қайта табылуы мүмкін. Мәліметтердің қай нұсқасы дұрыс екенін айту қиын.

  • Қосалқы сайттарға арналған бірнеше рұқсаттарды басқару үлкен бұрынғыша жұмыс болуы мүмкін және пайдаланушылар кездейсоқ қажет болған мәліметтерге қол жеткізе алмауы мүмкін.

  • Қызметкерлер топтан кеткенде жасап жатырған қосалқы сайттары қабылданбауы мүмкін, қалған сайт пайдаланушылараға шатасуы және іздеу нәтижелері түсініксіз болуы мүмкін .

Беттің жоғарғы жағы

Егер келесі аймақтарға жол көрсетілген сайт жасауға арналған саясаттарды орнатсаңыз уақытыңызбен энергияңызды сақтай аласыз:

  • Қосалқы сайттарды жасауға кімге рұқсат берілді?

  • Жаңа қосалқы сайттарды алдын ала расталуы қажет пе? Егер солай болса, растаудың шарты қандай және кім растайды?

  • Жаңа қосалқы сайттар жасалған үлгілер мен тақырыптарды қолдануы керек пе?

  • Сайтта қанша мәлімет сақталуы мүмкін? Қанша сервер дискі бос орны қабылдай алады?

  • Сайтта шарлау стратегияларын қосуға арналған ережелер қандай?

  • Жойылмастан немесе мұрағатталмастан бұрын қанша уақыт мәліметтер сақталауы керек?

Рұқсаттарды басқару

Тұтастық, құпиялылық, және ұйымыңыздың осы берілген мәселеге өте маңызды мәліметтерінің жасырындысы сайтыңызды қанша қауіпсіз қалдыратына негізделген — атап айтқанда сайтыңызға қатынасты кім алатынын сіз таңдайсыз.

Сайтыңызға қатынас берілуі немесе шектелуі рұқсаттарды басқару деп аталады және ол сайт иесі ретінде өте маңызды жауапкершіліктер.

Рұқсаттар стратегиясын арттыру кезінде жадыңызда ұстау үшін кейбір кеңестер.

  • Ең аз артықшылықтың қағидаларын ұстану: Тағайындалған тапсырмаларын орындау үшін қажет ететін ең аз рұқсат деңгейін адамдарға беріңіз.

  • Станадартты, әдепкі топтарды (мүшелер, кіріушілер және иелер сияқты) қосуға арналған қатынасты адамдарға беріңіз. Көптеген адамдарды мүшелер немесе кірушілер топтарының мүшелері етіңіз, және иелер тобында адамдар санына шек қойыңыз.

  • Таза, оңай көретін иерархия жасау үшін рұқсаттарды қолданыңыз. Бұл топпен жұмыс істеу орнына жеке тұлғаларға рұқсат берудің алдын алу. Мүмкіншілігінше, бірегей рұқсаттарына қарағанда топтық сайтыңыздан жай рұқсаттарды алатын қосалқы сайттарға ие болыңыз.

  • Иелену рұқсаттардың артықшылығын алу үшін мазмұныңызды ұйымдастырыңыз: қауіпсіздік деңгейі арқылы мазмұныңызды саралауды қарастырыңыз — әсіресе үлкен кітапханаға орналастырылғаннан және бірегей рұқсаттар арқылы қорғалға қарағанда маңызды құжаттарға арналған сайт немесе кітапхана жасаңыз.

Мәліметтер құрылымы

Сайт мәліметтерінің құрылымы кітапқа арналған мазмұндар кестесі секілді: сайттағы мәліметтерді қалай екенін анықтайды — оның веб-беттері, құжаттар, тізімдер, және деректер — ұйымдастырылған және сайт пайдаланушыларға берілген. Мәліметтер құрылымы жиі сайт мазмұнының иерархиялық тізімі, кілт сөздерді іздеу, деректер түрлері және басқа түсініктер сияқты жазылады.

Мәліметтер құрылымын жасау үшін сайтта берілген мәліметтерді талдауыңыз қажет. Мәліметтер құрылымын жақсарту үшін мына кейбір сұрақтарды пайдалана аласыз:

  • Сайтыңызда қандай мазмұн болады? Бұл қосалқы сайтқа, тізімдерге, кітапханаларға және т.б.қалай аударылады?

  • Сайтта мәліметтер қалай беріледі?

  • Сайт пайдаланушылар сайтты қалай шарлайды?

  • Ерекше аудиторияға мәліметтер қалай мақсатталады?

  • Іздеу қалай реттеледі және оңтайланады?

Беттің жоғарғы жағы

Мәліметтер құрылымының бір бөлігі мәліметтер жіктеуіне ие болуы мүмкін.

Егер сіз шұғылданып жатырған мәліметтер компанияға арналған үлкен мәнге ие болса, арнайы қауіпсіздік сұрайды немесе реттеуші сәйкес ережелері арқылы жабулы болады, мұқият басқарылуы қажет мазмұнның арнайы түрлерін анықтау үшін жіктеу схемасын орнатуды керек етуіңіз мүмкін.

Мәліметтеріңіз ерекше тізімдерге және кітапханаға ұйымдастырылғаннан кейін, мазмұн қалай басқарылатынын меңгеру үшін басқару мүмкіндіктерін қолдана аласыз. Мысалы:

Бөлініп алынған файлдарды қажет ету

Бөлініп алынған файлды қажет еткеніңізде, қайтарылмағанша файлды бір кісі өңдей алатынын тексеріңіз. Қайшылықтарды өңдей алатын және шатасуды меңгере алатын, қажет етілетін құжаттар бөлініп алынуы үшін бірнеше адамдар бір уақытта өзгертулер жасауды болдырмайды. Қажет ететін бөлініп алыну файлды қайтарған кезде түсініктемені қосуға топ мүшелеріне ескерту үшін көмектесе алады, сондықтан әрбір нұсқада өзгертілген нәрсені өте оңай байқай аласыз.

Байқау нұсқалары

Егер файлдардың алдыңғы нұсқаларын сақтау қажет етсеңіз, кітапханалар файлдарды байқауға, сақтауға және қалпына келтіруге көмектеседі. Бір жолмен барлық нұсқаларды байқауды таңдай аласыз. Не болмаса, басты ретінде нұсқауға жаңа бөлім қосу және емле қателерін табу сияқты кейбір нұсқаларды анықтай аласыз. Қойманың бос орнын басқару үшін сақтағыңыз келген нұсқаның әрбір түрінің сандарын таңдай аласыз.

Құжатты растауды сұрау

Сұралатын құжатқа арналған растауды реттей аласыз. Осы әрекетті орындауға рұқсаты бар кісі растамаса немесе қабылдамаса құжат күтілген режимде қалады. Пайдаланушылардың қай топтары растағанаға дейін құжаттарды көре алатынын бақылай аласыз. Егер кітапханаңыз құрамында басқалар көрместен бұрын бітуі керек болған маңызды нұсқаулар немесе процедуралары бар болса, бұл мүмкіндік пайдалы болуы мүмкін.

Өзгертулер туралы біліп отыру

Кітапханалар RSS технологиясын қолдайды, сондықтан жұмыс тобыңыздың мүшелері автоматты түрде жаңартулады немесе енгізулерді, жаңалықтарды және ақпаратты біріктірілген орында ала алады және көре алады. RSS технологияны кітапханада сақталған файлдар өзгерген сияқты кітапханада кез келген өзгертуге ескерту үшін қолдана аласыз. RSS енгізулер өзгерген файлдардың біріктірілген тізімін көру үшін жұмыс тобының мүшелерін қосады. Файлдар өзгерсе сіз хабарланатын электрондық пошта ескертулерді де жасай аласыз.

Жұмыс процестерін жасау

Құжат кітапханасы немесе мазмұн түрлері ұйымыңыз құжатты растауды басқару немесе сараптау сияқты бизнес процесстері үшін анықтаған жұмыс процестсерін қолдана алады. Тобыңыз жұмыс процесі ретінде белгілі құжаттарыға, құжатты растау немесе аудару сияқты реттілікте алынуы керек әрекеттерді көрсететін, бизнес процесстерін қолдана алады. Жұмыс процессі — автоматты жолмен құжаттарды немесе элементтерді әрекеттердің немесе тапсырмалардың реттілігі арқылы көшіру. Үш жұмыс процесстері әдепкі түрде кітапханаларға қосыла алады: Растау, құжаттарды растау үшін топқа жіберіледі; Пікірлерід жинау, пікір үшін топқа құжаттарды жібереді және құрастыру секілді жұмыс процесін қосып жіберген кісіге құжаттарды қайтарады; сондай-ақ, Қолтаңбаларды жинау, сандық қолтаңбаларын жинау үшін топқа құжаттарды жібереді.

Мазмұн түрлерін анықтау

Егер тобыңыз файлдардың бірнеше түрлерімен жұмыс істесе, жұмыс парақтары, көрсетілімдер және құжаттар, бірнеше мазмұн түрлерін қосу немесе анықтау арқылы кітапханаңыздың мүмкіндігін арттыра аласыз. Мазмұн түрлері икемділікті және тұтастылықты бірнеше кітапханалар арқылы қосады. Әр мазмұн түрі үлгіні және жұмыс процесстерін де көрсете алады. Үлгілер бастапқы нүкте ретінде бөлім аты немесе келісім шарт нөмірі сияқты құжаттың түріне қосылған пішімдеуге және кез келген стереотиптік мәтінге және сипаттарға арналған.

Беттің жоғарғы жағы

Тексеруді қадағалау

Егер маңызды файлдар тобы бар болса, құжат қалай пайдаланылғандығын білу үшін бұл пайдалы болар еді, файлды өзгерту, көшіру немесе жою сияқты оқиғалар "Тексеру" қадағалауға қосылуды рұқсат ететін саясатты анықтай аласыз.

Сайттың өміршеңдік және жабылу кезеңі

Құжат жұмыс сайттары сияқты сайттар және талқылау сайттары пайдасыз болғанынан кейін пайлануы біткен елеулі қойма бос орны және түсініксіз іздеу нәтижелерінен кейін сандалмау үшін бағытталады. Құнын сақтағанын көру үшін сайттарды және олардың мазмұнын қайта көріп шығу үшін іс жоспарын орнатқан дұрыс (кем дегенде жылына бір рет) .

Ұйымыңыздың үлкен басқару моделі ескірген сайттарына арналған қарауда болуы мүмкін екенін есте сақтаған жақсы. Мысалы, әкімші автоматты түрде 90 күн ашылмаған сайттарды жоюы мүмкін. Сайт иесі ретінде осындай жасалып жатырғаны жөнінде электрондық пошта ескертуін алар едіңіз.

Қойма шектеулері

Тобыңыз қолдана алатын диск қоймасының көлеміне шек орната алады. Шек бар болуын біліп алуыңыз қажет және, егер солай болса, сайтыңыз, беттеріңіз және кітапханаларыңыз арасында бөлуіңізді шешуіңіз қажет.

Әдепкіде, SharePoint Server бағдарламасы құжат кітапханасына жүктелуі мүмкін болған жеке құжаттың мөлшеріне 50 мбайт ең үлкен көлем береді. Сонымен бірге, әдепкі топтық сайт иелері қойманың бөлшегі 90% болғанында ескертулер алады.

Өз мөлшеріңізді білгенен кейін мүмкіндіктерді нұсқа секілді немесе тексеруді қадағалау солардың ішінде тұрғанын тексеру үшін қолдана аласыз.

Реттеу

Мүмкіндіктер бұл ұйымыңыз кейбір стандартталған таңбалауға, сайт үлгілеріне немесе қалаған немесе қажет болған сайт орналасуларына ие болуы. Сайттарының немесе беттерінің көрсетілуін реттеуде пайдаланушылар қаншалықты көп жасай алады?

Реттеуді бақылау үшін тобыңызға реттеу рұқсатына ие болғанды құлыптай аласыз немесе стандартталған бет орналасуын пайдалануға арналған бүкіл сайттардың сол жақтағы жоғарғы бұрышында көрінетін сайт иесі бар болу сияқты нақты қажеттіліктер секілді келгенін тексеру үшін таңдауыңыз мүмкін.

Қосалқы сайттарда адамдар қолдана алатын мүмкіндіктер туралы нұсқауларды орнату керек етуіңіз мүмкін. Мысалы, адамдардан пайдаланушы кодтауын қажет ететін веб-бөліктер қызметін қолданбауды сұрауыңыз мүмкін.

Спекртдің басқа шетінде тобыңызда әрбір кісі SharePoint Designer бағдарламасынмен қамтамасыз етіледі, сондықтан олар қажет өзгертулерін жасай алады.

Шарлау

Шарлау элементтері адамдарға қажет еткен мазмұн арқылы шолу үшін көмек береді. Сіз реттей алатын екі шарлау элементтері: сілтемелердің жоғарғы тақтасы және Жылдам іске қосу.

Әрбір тізімге немесе кітапханаға арналған параметрлер беттері пайдалану арқылы Жылдам іске қосу аймағында қайсы тізімдер және кітапханалар көрінетінін таңдай аласыз. Сонымен бірге сілтемелер тапсырысын өзгерте аласыз, сілтемелерді қосып немесе оларды жоя аласыз және ұйымдастырылған сілтемелер бар бөлімдерді қосып немесе оларды жоя аласыз. Мысалы, тізім бөлімінде көп тізімдеріңіз бар болса, тапсырмалар тізіміне арналған тапсырмалар тізімідеріңізге сілтемелер қосуға болатын жаңа бөлім қоса аласыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жоғарғы сілтеме тақтасы сайтта әр беттің жоғарысындағы қойындылар жолын бейнелеу арқылы сайт жиынында басқа сайттарды алуға сайтыңыздың пайдаланушылары үшін жолмен қамтамасыз етеді. Жаңа сайт жасағанда негізгі сайт сілтемелердің жоғарғы тақтасын қосуды не пайдалануды таңдай аласыз.

Іздеу

Мазмұн сайттары, тізімдері, кітапханалары, веб-бөліктері және бағандары бар көптеген жерлерде шыға келеді. Әдепкі, әлдекім сайтыңызды іздесе, қосалқы сайтының кез келген сайтындағы бүкіл мазмұны Іздеу нәтижелерінде пайда болады.

Сайт иелері ретінде сайтыңыздағы мазмұн іздеу нәтижелерінде көрсетілуін не көрсетілмеуін таңдай аласыз. Сайттың мазмұны іздеу нәтижелерінде көрсетілуінің алдын алғанда барлық блокталған қосалқы сайттардың мазмұны төменде көрсетіледі.

Әдепкі, шектеулі рұқсаттармен мазмұндар оқуға рұқсаты жоқ пайдаланушылар үшін іздеу нәтижелерінде шыға келмейді. Сіз іздеу нәтижелерінде бейнеленетін шектеулі мазмұнды өзгерте аласыз, бірақ рұқсаты жоқ пайдаланушылар мазмұнды аша алмайды.

Сайтты қолдауға арналған рөлдер мен жауапкершіліктер

Рөлдер мен жауапкершіліктерді анықтау мүшелер топты ішке бұрғанда немесе шығарғанда сайтта шығатын хаосты азайтудың жақсы бір жолы. Сайтыңызда кім не істегені туралы анықтау үшін кейбір нәрселер:

  • Үйрету: Негізгі шарлау, іздеу және құжат басқаруды үйрену өніммен жаңа танысқандарға өте пайдалы.

  • Қолдау: Сіз тобыңыздың проблемаларды жоюға белгіленген сарапшы және әкімшілікке делдал болуды қалауыңыз мүмкін.

  • Ұйымдық немесе заңды нұсқаулармен сәйкес келу: Кейде тиісті нұсқауларға қазіргі сілтемелерді сақтау ісі болуы мүмкін, бірақ жауапті кісінің бар болғаны дұрыс.

Деректер қоғанысы

Сақтық көшірме және қалпына келтіру мүмкіндіктер деректерді кездейсоқ жоғалудан сақтайды. Сақтық көшірменің жиілігін және жылдамдығын және қалпына келтіру деңгейін әкімші орнатады.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×