Сыртқы деректер ауқымдары мен олардың сипаттарын басқару

Дерекқор, веб сұрауы немесе мәтіндік файл сияқты сыртқы деректер көзіне байланысу арқылы жұмыс парағына импортталған деректерді бақылау үшін, сыртқы деректер ауқымы сипаттарын өзгертуге болады.

Не істегіңіз келеді?

Сыртқы деректер ауқымдары мен олардың сипаттары туралы қосымша ақпарат

Сыртқы деректер ауқымының сипаттары

Үлгілерді сыртқы деректер ауқымдарымен пайдалану

Сыртқы деректер ауқымын табу

Сыртқы деректер ауқымының атын өзгерту

Сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

Microsoft Query бағдарламасынан жасалған сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

Импортталған мәтіндік файлдан жасалған сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

Веб сұрауынан жасалған сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

Деректерді қосу шеберін пайдаланып сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

Сыртқы деректер ауқымы мен оның бастапқы сұрауын көшіру

Сыртқы деректер ауқымына жаңа деректер енгізу жолын көрсету

Деректер пішімдеуі мен орналасуын көрсету

Сыртқы деректер ауқымы кеңейген кезде формулаларды көшіру

Сыртқы деректер ауқымындағы деректерді қатыру

Excel кестесіндегі деректерді қатыру

Ауқымға деректер қатыру

Сыртқы деректер ауқымындағы өріс атауларын теңшеу

Сыртқы деректер ауқымын жою

Сыртқы деректер ауқымдары мен олардың сипаттары туралы қосымша ақпарат

Сыртқы деректер ауқымы (сұрау кестесі деп те аталады) бұл — жұмыс парағына енгізілген деректердің орнын айқындайтын анықталған атау немесе кесте атауы. Сыртқы деректерге қосылған кезде Excel бағдарламасында автоматты түрде сыртқы деректер ауқымы жасалады. Тек бір ғана қиыс жағдай бар, ол — деректер көзіне қосылған жиынтық кесте есебі, жиынтық кесте есебі үшін сыртқы деректер ауқымы қолданылмайды. Excel бағдарламасында сыртқы деректер ауқымын пішімдеуге және орналастыруға немесе кез келген деректер сияқты оны есептеулер үшін пайдалануға болады.

Сыртқы деректер ауқымының сипаттары

Сыртқы деректер ауқымында ұяшық пішімдеуі мен баған енін сақтау сияқты деректерді басқару үшін пайдаланылатын қосымша сипаттар бар (қосылым сипаттарымен шатастырылмасын). Осы сыртқы деректер ауқымы сипаттарын өзгерту үшін, Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз. Одан кейін төмендегі әрекеттерді орындау арқылы өзгеріс енгізіңіз:

  • Microsoft Query бағдарламасы мен деректерді қосу шебері арқылы жасалған сыртқы деректер ауқымдары үшін Сыртқы деректер сипаттары тілқатысу терезесін пайдаланыңыз.

  • Импортталған мәтіндік файлдан немесе HTML пішіміндегі деректерді шығаратын веб сұраудан жасалатын сыртқы деректер ауқымдары үшін Сыртқы деректер ауқымының сипаттары тілқатысу терезесін пайдаланыңыз.

  • XML пішіміндегі деректерді шығаратын веб сұраудан жасалған сыртқы деректер ауқымдары үшін XML құрылым сипаттары тілқатысу терезесін пайдаланыңыз.

Үлгілерді сыртқы деректер ауқымдарымен пайдалану

Сыртқы деректер негізіндегі жиынтықты немесе есепті ортақ пайдалану үшін, басқа пайдаланушыға құрамында сыртқы деректер ауқымы бар жұмыс кітабын беруге немесе есеп үлгісін жасауға болады. есеп үлгісі файл көп орын алмас үшін сыртқы деректерді сақтамай, жиынтық пен есепті сақтауға мүмкіндік береді. Сыртқы деректер пайдаланушы есеп үлгісін ашқанда шығарылады.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымын табу

  1. сыртқы деректер ауқымы ізделетін жұмыс кітабын таңдаңыз.

  2. формула жолыАтау жолағы жанындағы көрсеткіні басып, қажет сыртқы деректер ауқымының атауын таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымының атын өзгерту

  1. Өрнектер қойындысының Анықталған атаулар тобындаАтау реттегіші түймешігін нұқыңыз.

    Excel таспасының суреті

  2. Аттарды реттеуші тілқатысу терезесіндегі сыртқы деректер ауқымы атауын таңдап, Өңдеу түймешігін басыңыз. Сонымен қатар атауды екі рет нұқуға да болады.

  3. Атауды өңдеу тілқатысу терезесіндегі Атау жолағына сілтемеге арналған жаңа атауды теріңіз.

Ескерту : Жабу түймешігі тек Аттарды реттеуші тілқатысу терезесін жабады. Бұрын жасалған өзгертулерді орындау үшін Жабу түймешігін басудың қажеті жоқ.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

Microsoft Query бағдарламасынан, импортталған мәтіндік файлдан, веб сұрауынан немесе деректерді қосу шеберінен жасалған сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгертуге болады.

Microsoft Query бағдарламасынан жасалған сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

  1. Бастапқы сұрауды өзгертуге қажет сыртқы деректер ауқымындағы бір ұяшықты таңдаңыз.

  2. Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  3. Сыртқы деректер сипаттары тілқатысу терезесіндегі Қосылым сипаттары Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

  4. Қосылым сипаттары тілқатысу терезесіндегі Анықтама қойындысын нұқып, Сұрауды өңдеу пәрменін таңдаңыз.

Ескерту : Microsoft Query бағдарламасында сұраулар құрастырып, өңдеу туралы қосымша ақпаратты Microsoft Query анықтамасынан қараңыз.

Импортталған мәтіндік файлдан жасалған сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

  1. Бастапқы сұрауды өзгертуге қажет сыртқы деректер ауқымындағы бір ұяшықты таңдаңыз.

  2. Деректер қойындысының Қосылымдар тобынан Қосылымдар пәрменін таңдаңыз.

    Excel таспасының суреті

  3. Жұмыс кітабының қосылымдары тілқатысу терезесіндегі Сипаттар түймешігін басыңыз.

  4. Қосылым сипаттары тілқатысу терезесіндегі Анықтама қойындысын нұқып, Сұрауды өңдеу пәрменін таңдаңыз.

  5. Мәтіндік файлды импорттау тілқатысу терезесінде Импорттау түймешігін басыңыз.

  6. Мәтінді импорттау шеберіндегі импортталған файлға өзгерістер енгізіп, Аяқтау пәрменін таңдаңыз.

    Мәтіндік файлдарды импорттау туралы қосымша ақпаратты Мәтіндік файлдарды импорттау немесе экспорттау бөлімінен қараңыз.

Веб сұрауынан жасалған сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

  1. Бастапқы сұрауды өзгертуге қажет сыртқы деректер ауқымындағы бір ұяшықты таңдаңыз.

  2. Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  3. Жұмыс кітабының қосылымдары тілқатысу терезесіндегі Сипаттар түймешігін басыңыз.

  4. Қосылым сипаттары тілқатысу терезесіндегі Анықтама қойындысын нұқып, Сұрауды өңдеу пәрменін таңдаңыз.

  5. Веб сұрауды өңдеу тілқатысу терезесіндегі веб сұрауға өзгерістер енгізіп, Аяқтау пәрменін басыңыз.

Ескерту : Веб сұрауларын өңдеу және жасау туралы қосымша ақпаратты Веб беттен сыртқы деректер алу бөлімінен қараңыз.

Деректерді қосу шеберін пайдаланып сыртқы деректер ауқымына арналған бастапқы сұрауды өзгерту

  1. Бастапқы сұрауды өзгертуге қажет сыртқы деректер ауқымындағы бір ұяшықты таңдаңыз.

  2. Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  3. Сыртқы деректер сипаттары тілқатысу терезесіндегі Қосылым сипаттары Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

  4. Қосылым сипаттары тілқатысу терезесіндегі Анықтама қойындысын нұқыңыз.

  5. Төмендегі әрекеттердің бірін орындаңыз:

    • Пәрмен түрі жолағындағы Кесте түймешігін басып, Пәрмен мәтіні жолағындағы тиісті кесте, көрініс немесе сұрау атауының мәнін өзгертіңіз.

    • Пәрмен түрі жолағындағы SQL немесе Әдепкі параметрлерін таңдап, Пәрмен мәтіні жолағындағы SQL нұсқауын өңдеңіз.

      Ескерту : Қосылымды анықтау әдісіне байланысты Пәрмен түрі жолағы қол жетімді болмауы мүмкін (ол көмескі болып көрінеді).

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымы мен оның бастапқы сұрауын көшіру

  1. Формула жолында орналасқан Атау жолағы жанындағы көрсеткіні басып, көшірілетін сыртқы деректер ауқымының атауын таңдаңыз.

    Excel кестесі үшін, ауқым атауын таңдап, кесте тақырыптарын таңдау үшін, CTRL+A пернелер тіркесімін басыңыз.

    Сыртқы деректер ауқымының бөлігі болып табылмайтын баған тақырыптары мен формулаларды қосу үшін, құрамында көшірілетін баған тақырыптары мен формулалары бар ұяшықтарды таңдаңыз. Формула жолында орналасқан Атау жолағы жанындағы көрсеткіні басып, көшірілетін сыртқы деректер ауқымының атауын таңдаңыз.

  2. Басты қойындысының Аралық сақтағыш тобындағы Көшіру түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  3. Сыртқы деректер ауқымын қоятын жұмыс кітабын ашыңыз.

  4. қою орны үстіңгі сол жақ бұрышындағы ұяшықты басыңыз.

    сыртқы деректер бұрыннан бар деректерді алмастырмайтынын және жұмыс парағындағы таңдалған ұяшық астында немесе оның оң жағында деректер жоқ екенін тексеріңіз.

  5. Басты қойындысының Аралық сақтағыш тобындағы Қою түймешігін басыңыз.

Ескерту : Сыртқы деректер ауқымының бір бөлігін ғана көшірілсе, бастапқы сұрау көшірілмейді, ал көшірілген деректер жаңарту.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымына жаңа деректер енгізу жолын көрсету

Деректер жаңартылған кезде Excel бағдарламасында берілген кіші және үлкен деректер жиынтығымен жұмыс істеуді басқаруға болады.

  1. Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  2. Сыртқы деректер ауқымының сипаттары тілқатысу терезесіндегі Жаңартуға байланысты деректер ауқымындағы жолдар саны өзгертілсе тармағының астындағы параметрлердің бірін таңдаңыз:

    • Жаңа деректерге арналған ұяшықтарды қосып, пайдаланылмайтын ұяшықтарды жою

      Ескертулер : 

      • Деректер көзіне бір немесе бірнеше жолдар қосылса, сыртқы деректер ауқымының дәл астындағы ұяшықтар төмен қарай жылжиды, ал оң жағындағы ұяшықтар жылжымайды.

      • Деректер көзінен бір немесе бірнеше жолдар жойылса, сыртқы деректер ауқымының дәл астындағы ұяшықтар жоғары қарай жылжиды, ал оң жағындағы ұяшықтар жылжымайды.

    • Жаңа деректерге бүкіл жолдарды қосып, пайдаланылмайтын ұяшықтарды жою

      Ескертулер : 

      • Деректер көзіне бір немесе бірнеше жолдар қосылса, сыртқы деректер ауқымының дәл астындағы және оң жағындағы ұяшықтар төмен қарай жылжиды.

      • Деректер көзінен бір немесе бірнеше жолдар жойылса, сыртқы деректер ауқымының дәл астындағы және оң жағындағы ұяшықтар жылжымайды.

    • Бұрыннан бар ұяшықтар үстіне жаңа деректерді басып жазып, пайдаланылмайтын ұяшықтарды жою

      Ескертулер : 

      • Деректер көзіне бір немесе бірнеше жолдар қосылса, сыртқы деректер ауқымының дәл астындағы ұяшықтардың үстіне басылып жазылады, ал оң жағындағы ұяшықтар жылжымайды.

      • Деректер көзінен бір немесе бірнеше жолдар жойылса, сыртқы деректер ауқымының дәл астындағы және оң жағындағы ұяшықтар жылжымайды.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер пішімдеуі мен орналасуын көрсету

  1. Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  2. Деректер пішімдеуі мен орналасуы астындағы параметрлердің біреуін немесе бірнешеуін таңдаңыз:

    • Өріс атауларын бірінші жол ретінде қосу үшін, Өріс атауларын қосу құсбелгісін қойыңыз.

      Ескерту : Бұл құсбелгі тек Microsoft Office 2003 бағдарламасынан түрлендірілген сыртқы деректер ауқымы немесе бағдарламалық жолмен жасалған сыртқы деректер ауқымы үшін ғана қол жетімді.

    • Жол сандарының бағанын қосу үшін, Жол сандарын қосу құсбелгісін қойыңыз.

      Ескерту : Бұл құсбелгі импортталған мәтіндік файл, XML пішіміндегі файл немесе веб сұрауы үшін қол жетімді емес.

    • Қосылған ұяшық пішімдеуін сақтап қалу үшін, Ұяшық пішімдеуін сақтап қалу құсбелгісін қойыңыз.

      Ескерту : Веб сұрауы үшін бұл параметр Параметрлер тілқатысу терезесіндегі Толық HTML пішімдеуі түймешігі басылған кезде автоматты түрде жасалады. Параметрлер тілқатысу терезесін Сұрауды өңдеу тілқатысу терезесі арқылы ашуға болады.

    • Орнатылған баған енін сақтап қалу үшін, Баған енін анықтау құсбелгісін қойыңыз.

    • Қолданылған баған сұрыптауын, сүзгісі мен орналасуын сақтап қалу үшін, Баған сұрыптауын, сүзгісін, орналасуын сақтап қалу құсбелгісін қойыңыз.

      Ескерту : Бұл құсбелгі веб сұрауы үшін қол жетімді емес.

    • Қолданылған баған сүзгісін сақтап қалу үшін, Баған сүзгісін сақтап қалу құсбелгісін қойыңыз.

      Ескерту : Бұл құсбелгі тек XML пішіміндегі деректерге негізделген веб сұрауы үшін қол жетімді.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымы кеңейген кезде формулаларды көшіру

Ескерту : Төмендегі іс рәсімі тек Microsoft Office 2003 бағдарламасынан түрлендірілген сыртқы деректер ауқымы немесе бағдарламалық жолмен жасалған сыртқы деректер ауқымы үшін ғана қолданылады. Пайдаланушы интерфейсін пайдаланып жасалған барлық сыртқы деректер ауқымдары Excel кестелері сияқты жасалады. Бұл кестелер жаңа жолдар мен есептелген төмен қосылу бағандары қосылған кезде автоматты түрде кеңейеді.

  1. Сыртқы деректер ауқымындағы деректердің бірінші жолының қасындағы ұяшыққа формула қосыңыз.

    Ескерту : Бірінші жолда тақырыптың болу-болмауына байланысты деректердің бірінші жолы сыртқы деректер ауқымының бірінші немесе екінші жолы болуы мүмкін.

  2. Ұяшықты таңдап, формуланы сыртқы деректер ауқымының барлық жолдарына көшіру үшін, толтыру таңбалауышы екі рет нұқыңыз.

  3. Сыртқы деректер ауқымындағы бір ұяшықты нұқыңыз.

  4. Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  5. Сыртқы деректер ауқымының сипаттары тілқатысу терезесіндегі Деректер қасындағы бағандарды формулалармен толтыру құсбелгісін қойыңыз.

    Ескерту : Сыртқы деректер ауқымы жаңарту әрекеті орындалғаннан кейін кеңейсе, Excel бағдарламасы сыртқы деректер ауқымының қасындағы немесе ішіндегі формулаларды дереу көшіреді.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымындағы деректерді қатыру

Сыртқы деректер ауқымын қатырғанда деректер сақталады, бірақ бастапқы сұрау сақталмайды, сондықтан қатырылған сыртқы деректер ауқымы жаңартылмайды.

Excel кестесіндегі деректерді қатыру

  1. Деректер қосылымын жою қажет Excel кестесі бар жұмыс парағын таңдаңыз.

  2. Формула жолында орналасқан Атау жолағы жанындағы көрсеткіні басып, деректер қосылымы жойылатын сыртқы деректер ауқымының атауын таңдаңыз. Сонда деректер ауқымы бөлектеледі.

  3. Құралдар қойындысындағы Сыртқы кесте деректері тобынан Байланысты ажырату түймешігін басыңыз. Деректер ауқымында сол атау қалады, бірақ байланыс жойылады.

Ауқымға деректер қатыру

Ескерту : Төмендегі іс рәсімі тек Microsoft Office 2003 бағдарламасынан түрлендірілген сыртқы деректер ауқымы немесе бағдарламалық жолмен жасалған сыртқы деректер ауқымы үшін ғана қолданылады. Пайдаланушы интерфейсін пайдаланып жасалған барлық сыртқы деректер ауқымдары Excel кестелері сияқты жасалады. Бұл кестелер жаңа жолдар мен есептелген төмен қосылу бағандары қосылған кезде автоматты түрде кеңейеді.

  1. Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  2. Сұрау анықтамасы астындағы Сұрау анықтамасын сақтау құсбелгісін алыңыз.

Ескерту :  Жұмыс кітабы сақталған кезде, бастапқы сұрау жұмыс кітабынан жойылады. Дегенмен, сақталған дерекқор сұрауының файлдары (.dqy немесе .odc пішіміндегі файлдар) жойылмайды. Query Wizard немесе Microsoft Query бағдарламасында сұрау жасалғанда ол сақталса, онда сұрау файлы компьютерге сақталады және оны сыртқы деректерді шығарып алу үшін қайта пайдалануға болады. Осы әрекеттер туралы қосымша ақпаратты Microsoft Query анықтамасынан қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымындағы өріс атауларын теңшеу

Ескерту : Төмендегі іс рәсімі тек деректерді қосу шеберін, Microsoft Query бағдарламасын (импортталған мәтіндік файл мен веб сұрауын емес), Microsoft Office 2003 бағдарламасынан түрлендірілген сыртқы деректер ауқымын немесе бағдарламалық жолмен жасалған сыртқы деректер ауқымын пайдаланып жасалған сыртқы деректер ауқымы үшін ғана пайдаланылады. Пайдаланушы интерфейсін пайдаланып жасалған барлық сыртқы деректер ауқымдары Excel кестелері сияқты жасалады.

  1. Төмендегі әрекеттердің бірін пайдаланып сыртқы деректер ауқымының үстіңгі жағына бос жол енгізіңіз:

    • Үстіне жаңа жол қосылатын ұяшықты таңдаңыз. Одан кейін Басты қойындысының Ұяшықтар тобында Кірістіру жанындағы көрсеткіні нұқып, Парақ жолдарын енгізу пәрменін таңдаңыз. Себебі бір ұяшық қана таңдалды, бір жаңа жол ағымдағы жол үстіне енгізіледі.

    • Жаңа жол қосылатын жолдың жоғарғы жағындағы жол таңдағышты басыңыз. Басты қойындысындағы Ұяшықтар тобынан Кірістіру түймешігін басыңыз. Себебі бір толық жол таңдалды, бір жаңа жол бөлектелген жол үстіне енгізіледі.

  2. Жаңа жолдағы ұяшықтарға тақырыптар енгізіңіз.

  3. Сыртқы деректер ауқымындағы бір ұяшықты нұқыңыз.

  4. Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобынан Сипаттар түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

  5. Сыртқы деректер ауқымының сипаттары тілқатысу терезесінде орналасқан Деректер пішімдеуі мен орналасуы астындағы Өріс атауларын қосу құсбелгісін алып, OK түймешігін басыңыз.

  6. Бұрыннан бар өріс атауларын жойып, сыртқы деректер ауқымын жаңарту үшін, сыртқы деректер ауқымындағы ұяшықты таңдап, Деректерді жаңарту Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

Ескерту : Дерекқордан деректер алынған кезде Microsoft Query бағдарламасындағы баған аттарына жасалған кез келген өзгерістер сыртқы деректер ауқымында сақталады. Сұраудағы баған аттарын өзгерту туралы қосымша ақпаратты Microsoft Query анықтамасынан қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымын жою

  1. Құрамында жойылатын сыртқы деректер ауқымы бар жұмыс парағын таңдаңыз.

  2. Формула жолында орналасқан Атау жолағы жанындағы көрсеткіні басып, жойылатын сыртқы деректер ауқымының атауын таңдаңыз.

    Егер сыртқы деректер ауқымы Excel кестесі болса, толық кестені бөлектеу үшін, CTRL+A пернелер тіркесімін таңдаңыз.

  3. Сыртқы деректер ауқымын жою үшін, DELETE пернесін басыңыз.

  4. Бастапқы сұрауды жою үшін, Excel бағдарламасында сұралған кезде, Иә түймешігін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×