Сыртқы деректерді шығару үшін Microsoft Query қызметін пайдалану

Microsoft Query қызметін сыртқы көздерден деректерді шығару үшін пайдалана аласыз. Қауымдық дерекқор және файлдарды шығару үшін Microsoft Query қызметін пайдаланып Excel бағдарламасында талдағыңыз келетін деректерді қайтадан терудің қажеті жоқ. Дерекқоры жаңа мәліметтермен жаңартылғанда бастапқы көз дерекқорынан Excel есептерін және жиынтықтарын өздіктік түрде жаңарта аласыз.

Не істегіңіз келеді?

Microsoft Query туралы қосымша ақпарат

Деректер көзіне қосылу.

Сұрауды анықтау үшін Сұрау шеберін пайдалану.

Excel бағдарламасындағы деректермен жұмыс істеу.

Microsoft Query туралы қосымша ақпарат

Microsoft Query қызметін пайдаланып сыртқы дерек көздеріне қосыла аласыз, сол сыртқы көздердің деректерін таңдай аласыз, сол деректерді жұмыс парағына импорттай аласыз және жұмыс парағы деректерін сыртқы көздер деректерімен үндестіру үшін қажет болса деректерді жаңарта аласыз.

Қатынаса алатын дерекқорлар түрлері     Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server және Microsoft SQL Server OLAP қызметтерін қоса дерекқорлардың бірнеше түрлерінен деректерді шығара аласыз. Excel жұмыс кітаптарындағы және мәтін файлдарының деректерін шығара аласыз.

Microsoft Office бағдарламасы төмендегі деректер көзі деректерді шығаруға пайдаланылатын драйверлерді береді:

  • Microsoft SQL Server талдау қызметтері (OLAP провайдері)

  • Microsoft Office Access бағдарламасы

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro бағдарламасы

  • Microsoft Office Excel бағдарламасы

  • Oracle

  • Paradox

  • Мәтін файлы дерекқорлары

OLAP дерекқорларының басқа түрлерін қоса осы жерде тізілмеген деректер көздерінен мәліметтерді шығаратын басқа өндірушілердің Ашық дерекқорды байланыстыру (ODBC) драйвері немесе деректер көзінің драйвері пайдалана аласыз. ODBC драйверін орнату немесе осы жерде тізілмеген дерек көзі драйвері туралы қосымша ақпарат алу үшін дерекқорының құжатнамасын тексеріңіз немесе дерекқоры жабдықтаушысына хабарласыңыз.

Дерекқордағы деректерді таңдау     Сыртқы дерекқорында сақталатын деректер туралы сұралатын сұрақ болып табылатын сұрау жасап дерекқордан деректерді шығарасыз. Мысалы, егер деректер Access дерекқорында сақталса, белгілі бір өнімді сату көлемін аймақ бойынша көргіңіз келеді. Тек талдағыңыз келетін өнім және аймақ деректерін таңдап деректер бөлігін шығара аласыз.

Microsoft Query қызметімен қалаған деректер бағандарын таңдап, тек сол деректерді Excel бағдарламасына импорттай аласыз.

Бір әрекетпен жұмыс парағын жаңарту     Excel жұмыс кітабында сыртқы деректер болғанда және дерекқоры өзгергенде жиынтық есептерін және диаграммаларды қайтадан жасамай талдауды жаңарту үшін деректерді жаңарту аласыз. Мысалы, айлық сату жиынтығын жасап, жаңа сату көлемі түскенде ай сайын жаңарта аласыз.

Microsoft Query дерек көздерін пайдалануы     Белгілі бір дерекқорына дерек көзін орнатқаннан кейін барлық қосылым мәліметтерін қайтадан термей сол дерекқордан деректерді таңдап, шығару үшін сұрау жасағыңыз келгенде оны пайдалана аласыз. Microsoft Query деректер көзін сыртқы дерекқорына қосылу үшін және қатынаулы деректерді көрсету үшін пайдаланады. Сұрау жасап, деректерді Excel бағдарламасына қайтарғаннан кейін Microsoft Query қызметі деректерді жаңартқыңыз келгенде дерекқорына қайтадан қосылатындай сұраумен және деректер көзі мәліметтерімен Excel жұмыс кітабын береді.

Query деректер көздерін пайдалану диаграммасы

Деректерді импорттау үшін Microsoft Query қызметін пайдалану     Microsoft Query арқылы Excel бағдарламасына сыртқы деректерді импорттау үшін әрбіреуі төмендегі тармақтарда егжей-тегжейлі сипатталған негізгі қадамдарды орындаңыз.

  1. Деректер көзіне қосылу.

  2. Сұрауды анықтау үшін Сұрау шеберін пайдалану.

  3. Excel бағдарламасындағы деректермен жұмыс істеу.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер көзіне қосылу.

Деректер көзі деген не?     Деректер көзі Excel және Microsoft Query қызметінің сыртқы дерекқорға қосылуын мүмкін қылатын сақталатын мәліметтер жиыны болып табылады. Деректер көзін орнату үшін Microsoft Query қызметін пайдаланғанда деректер көзіне ат бересіз және дерекқор немесе сервер атын және орнын, дерекқор түрін, кіру кодын және құпия сөз мәліметтерін жібересіз. Мәліметтер OBDC драйвері атынан немесе дерекқордың белгілі бір түрлеріне қосылатын бағдарлама болып табылатын деректер көзі драйверінен тұрады.

Microsoft Query пайдаланып деректер көзін орнату үшін:

  1. Деректер қойындысынан Сыртқы деректерді алу тобында Басқа көздерден параметрін таңдап, Microsoft Query қызметінен параметрін таңдаңыз.

  2. Төмендегілердің біреуін орындаңыз:

    • Дерекқоры, мәтін файлы немесе Excel жұмыс кітабы үшін деректер көзін белгілеу үшін Дерекқорлары қойындысын нұқыңыз.

    • OLAP текше анықтамасы деректер көзін белгілеу үшін OLAP текшелері қойындысын нұқыңыз. Бұл қойынды қатынаулы егер Excel бағдарламасындағы Microsoft Query қызметін іске қоссаңыз.

  3. <Жаңа деректер көзі>.

    -немесе-

    <Жаңа деректер көзі> параметрін екі рет таңдап, OK түймешігін нұқыңыз.

    Жаңа деректер көзін жасау тілқатысу терезесі бейнеленеді.

  4. 1-қадамда деректер көзін айқындау үшін атын теріңіз.

  5. 2-қадамда деректер көзі ретінде пайдаланылатын дерекқор түрінің драйверін нұқыңыз.

    Егер қатынасқыңыз келетін сыртқы дерекқорын Microsoft Query қызметімен орнатылған ODBC драйверлері қолдамаса, дерекқор өндірушісі сияқты бөгде өндірушінің Microsoft Office-сыйысымды ODBC драйверін алып, орнатуыңыз қажет. Орнату нұсқауларын алу үшін дерекқор жабдықтаушысына хабарласыңыз.

    Ескерту : OLAP дерекқорлары ODBC драйверлерін талап етпейді. Microsoft Query орнатқанда Microsoft SQL Server талдау қызметтерін пайдаланып жасалған дерекқорларының драйверлері орнатылады. Басқа OLAP дерекқорларына қосылу үшін деректер көзі драйверін және тұтынғыш бағдарламалық жасақтамасын орнатуыңыз қажет.

  6. Қосылу пәрменін таңдап, деректер көзіне қосылу үшін қажетті мәліметтерді беріңіз. Дерекқорларындағы Excel жұмыс кітаптары және мәтін файлдары, берілетін мәліметтер таңдалған деректер көзінің түріне байланысты. Кіру атын, құпия сөзді, пайдаланып отырған дерекқор нұсқасын, дерекқор орнын немесе дерекқор түріне қатысты басқа мәліметтерді беру сұралуы мүмкін.

    Бас және кіші әріптерден, сандардан және таңбалардан тұратын қиын кілт сөздерді пайдаланыңыз. Жеңіл кілт сөзде ондай қасиеттер жоқ. Қиын кілт сөз үлгісі: Y6dh!et5. Жеңіл кілтсөз: Үй27. кілт сөздердің ұзындығы 8 немесе одан да көп таңбадан тұруы тиіс. 14 немесе одан да көп таңбадан тұратын кілт сөйлемдер ең жақсы шешім болып табылады. Көбірек ақпарат алу үшін Жеке ақпаратыңызды қиын кілт сөзбен қорғауға көмектесу (Ағылшын тілінде) тармағын қараңыз.

    Кілт сөзіңізді жатқа білген өте маңызды. Кілт сөзіңізді ұмытып қалсаңыз, Microsoft корпорациясы оны қалпына келтіре алмайды. кілт сөзіңізді жазып қойып, өзі қорғауға арналған ақпараттан аулақ, қауіпсіз жерде сақтаңыз.

  7. Қажетті мәліметтер енгізілгеннен кейін Жаңа деректер көзін жасау тілқатысу терезесіне қайту үшін ОК немесе Дайын параметрін таңдаңыз.

  8. Егер дерекқорда кесте болса және белгілі бір кестені Сұрау шеберінде өздіктік түрде көрсеткіңіз келсе, 4-қадам өрісін нұқып, қалаған кестені нұқыңыз.

  9. Егер деректер көзін пайдаланғанда кіру атын және құпия сөзді тергіңіз келмесе, Пайдаланушы кодын және құпия сөзді деректер көзі анықтамасында сақтау құсбелгісін қойыңыз. Сақталатын құпия сөз шифрланбайды. Егер құсбелгі болмаса осы параметрді қатынаулы ету үшін дерекқор әкімшісіне хабарласыңыз.

    Қауіпсіздік ескертуі : Деректер қайнар көзіне қосылғанда кіру ақпаратын сақтамаңыз. Ол ақпарат ашық мәтінде сақталып, қаскүнем пайдаланушылар кіру ақпаратын деректер қайнар көзінің қауіпсіздігін төмендету үшін пайдалануы мүмкін.

Осы қадамдарды аяқтағаннан кейін деректер көзі аты Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесінде көрінеді.

Беттің жоғарғы жағы

Сұрауды анықтау үшін Сұрау шеберін пайдалану.

Сұраулардың көбісіне Сұрау шеберін пайдалану     Сұрау шебері дерекқордағы түрлі кестелердің және өрістердің деректерін таңдап, оларды біріктіруді жеңілдетеді. Сұрау шеберін пайдаланып қосқыңыз келетін кестелерді және өрістерді таңдай аласыз. Ішкі қосылу (ұқсас өріс мәндеріне негізделе екі кесте жолдарын біріктіретін сұрау әрекеті болып табылады) шебер кестеде негізгі кілттік өрісті және екінші кестедегі бірдей атты өрісті танығанда өздіктік түрде жасалады.

Шеберді нәтижелер жиынын сұрыптау үшін және жай сүзгілеу үшін пайдалана аласыз. Шебердің түпкі қадамында деректерді Excel бағдарламасына қайтара аласыз немесе Microsoft Query қызметінде сұрауды тазалай аласыз. Сұрау жасалғаннан кейін оны Excel бағдарламасында немесе Microsoft Query қызметінде қоса аласыз.

Сұрау шеберін бастау үшін төмендегі қадамдарды орындаңыз.

  1. Деректер қойындысынан Сыртқы деректерді алу тобында Басқа көздерден параметрін таңдап, Microsoft Query қызметінен параметрін таңдаңыз.

  2. Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесінде Сұрау шеберін сұрауларды жасауға/өңдеуге пайдалану құсбелгісі қойылғанын тексеріңіз.

  3. Пайдаланғыңыз келетін деректер көзін екі рет нұқыңыз.

    -немесе-

    Пайдаланғыңыз келетін деректер көзін нұқып, OK түймешігін нұқыңыз.

Сұраулардың басқа түрлерімен Microsoft Query қызметінде тікелей жұмыс істеу     Егер Сұрау шебері рұқсат ететін күрделірек сұрауды жасағыңыз келсе, Microsoft Query қызметінде тікелей жұмыс істей аласыз. Сұрау шеберінде жасауды бастаған сұрауларды қарау және өзгерту үшін Microsoft Query қызметін пайдалана аласыз немесе шеберді пайдаланбай жаңа сұрауларды жасай аласыз. Төмендегілерді орындайтын сұрауларды жасағыңыз келгенде Microsoft Query қызметінде тікелей жұмыс істеңіз:

  • Өрістегі белгілі бір деректерді таңдау     Үлкен дерекқорында өрістегі кейбір деректерді өзгерткіңіз келеді және қажетсіз деректерді елегіңіз келмейді. Мысалы, егер көптеген өнімдердің ақпаратын қамтитын өрістегі екі өнімнің деректері қажет болса қалаған екі өнімнің деректерін таңдау үшін шарт пайдалана аласыз.

  • Сұрау орындалғанда түрлі шарттарға негізделген деректерді шығару     Егер бірдей Excel есебін немесе бірдей сыртқы деректердегі бірнеше аумақта жиынтықты жасау қажет болса — мысалы, әрбір аймаққа бөлек сату есебі — параметр сұрауы жасай аласыз. Параметр сұрауын орындағанда сұрау жазбаларды таңдағанда шарт ретінде пайдаланылатын мән шақырылады. Мысалы, параметр сұрауы белгілі бір аймақты енгізуге шақыруы мүмкін және әрбір аймақтық сату есебін жасау үшін осы сұрауды қайтадан пайдалана аласыз.

  • Деректерді түрлі жолдармен қосу     Сұрау шебері жасайтын ішкі қосылу сұраулар жасауда жиі пайдаланылатын қосылу түрі болып табылады. Кейде, бірақ, басқа қосылуды пайдаланғыңыз келеді. Мысалы, егер өнімді сату мәліметтері кестесі және пайдаланушы мәліметтері кестесі болса, ішкі қосылу (Сұрау шебері жасаған) сатып алмаған пайдаланушылардың пайдаланушы жазбаларын шығаруын болдырмайды. Microsoft Query арқылы сатып алған пайдаланушылардың сату деректерімен барлық пайдаланушылар жазбаларын шығаратын осы кестелерді қоса аласыз.

Microsoft Query бастау үшін төмендегі қадамдарды орындаңыз.

  1. Деректер қойындысынан Сыртқы деректерді алу тобында Басқа көздерден параметрін таңдап, Microsoft Query қызметінен параметрін таңдаңыз.

  2. Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесінде Сұрау шеберін сұрауларды жасауға/өңдеуге пайдалану құсбелгісі алынғанын тексеріңіз.

  3. Пайдаланғыңыз келетін деректер көзін екі рет нұқыңыз.

    -немесе-

    Пайдаланғыңыз келетін деректер көзін нұқып, OK түймешігін нұқыңыз.

Сұрауларды қайтадан пайдалану және ортақтасу     Сұрау шеберінде және Microsoft Query қызметінде сұраулар өзгертілетін, қайтадан пайдаланылатын және ортақтастырылатын .dqy файлы ретінде сақталады. Excel бағдарламасы бірдей сұраудан қосымша сыртқы деректер ауқымын жасауды мүмкін қылатын .dqy файлдарын тікелей аша алады.

Excel бағдарламасында сақталған сұрауды ашу үшін:

  1. Деректер қойындысынан Сыртқы деректерді алу тобында Басқа көздерден параметрін таңдап, Microsoft Query қызметінен параметрін таңдаңыз. Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесі бейнеленеді.

  2. Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесінде Сұраулар қойындысын нұқыңыз.

  3. Ашқыңыз келетін сақталған сұрауды екі рет нұқыңыз. Сұрау Microsoft Query қызметінде бейнеленеді.

Егер сақталған сұрауды ашқыңыз келсе және Microsoft Query ашық болса, Microsoft Query Файл мәзірін нұқып, Ашу пәрменін таңдаңыз.

Егер .dqy файлын екі рет нұқысаңыз, Excel бағдарламасы сұрауды ашып, оны орындайды және нәтижелерін жаңа жұмыс парағына кірістіреді.

Егер сыртқы деректерге негізделген Excel жиынтығын немесе есебін ортақтасқыңыз келсе, сыртқы деректер ауқымын қамтитын жұмыс кітабын басқа пайдаланушыларға бере аласыз немесе үлгі жасай аласыз. Үлгі файл кішірек болуы үшін сыртқы деректерді сақтамай жиынтықты немесе есепті сақтауды мүмкін қылады. Сыртқы деректер пайдаланушы есеп үлгісін ашқанда шығарылады.

Беттің жоғарғы жағы

Excel бағдарламасындағы деректермен жұмыс істеу.

Сұрауды Сұрау шеберінде немесе Microsoft Query жасағаннан кейін деректерді Excel жұмыс парағына қайтара аласыз. Деректер кейін пішімделетін және жаңартылатын сыртқы деректер ауқымы немесе жиынтық кесте есебі айналады.

Шығарылған деректерді пішімдеу     Excel бағдарламасында Microsoft Query шығарған деректерді ұсыну және жинақтау үшін диаграммалар немесе өздіктік ішкі жиындар сияқты құралдарды пайдалана аласыз. Деректерді пішімдей аласыз және пішім сыртқы деректер жаңартылғанда сақталады. Өріс аттарының орнына өзіңіздің баған жапсырмаларын пайдалана аласыз және өздіктік түрде жол нөмірлерін қоса аласыз.

Excel бағдарламасы алдынғы жолдарға сәйкесетін ауқым аяғындағы жаңа деректерді өздіктік түрде пішімдейді. Excel бағдарламасы алдынғы жолдарда қайталанған өрнектерді өздіктік түрде көшіре алады және оларды қосымша жолдарға дейін созады.

Ескерту : Ауқымдағы жаңа жолдарға дейін созу үшін пішімдер мен өрнектер кемінде бес алдынғы жолдың үшеуінде көрінуі тиіс.

Осы параметрді кез келген уақытта қоса (немесе қайтадан өшіре) аласыз:

  1. Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, Excel параметрлері түймешігін нұқып, одан кейін Қосымша дәрежесін нұқыңыз.

  2. Өңдеу тармағында осы параметрді өшіру үшін Деректер ауқымы пішімдерін және өрнектерін созу құсбелгісін қойыңыз. Өздіктік деректер ауқымы пішімделуін өшіру үшін осы құсбелгіні алыңыз.

Сыртқы деректерді жаңарту     Сыртқы деректер жаңартылғанда шарттарға сәйкес келетін жаңа немесе өзгертілген деректерді шығару үшін сұрауды орындайсыз. Сұрауды Microsoft Query және Excel бағдарламасында жаңарта аласыз. Excel бағдарламасы жұмыс кітабын ашқанда деректерді жаңартуды және уақыт аралығында өздіктік жаңартуды қоса сұрауларды жаңартудың бірнеше таңдауын ұсынады. Деректер жаңартылу кезінде Excel бағдарламасында жұмыс істеуді жалғастыра аласыз және деректер жаңартылу кезінде күйін тексере аласыз. Қосымша ақпарат алу үшін Қосылған (импортталған) деректерді жаңарту қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×