Кітапханаларға кіріспе

Маңызды :  This article is machine translated, see the disclaimer. Please find the English version of this article here for your reference.

Компьютерлер, желілік дискілер мен электрондық пошта қалталары сияқты түрлі орындарда файлдарды іздеудің орнына, топ файлдарды әрбір адам таба алатын кітапханада сақтай алады.

Кітапхана — файлдарды топ мүшелерімен жүктеуге, жасауға, жаңартуға және басқаруға болатын сайттағы орын. Әрбір кітапхана файлды соңғы өзгерткен адам сияқты файлдар туралы негізгі ақпаратты және файлдардың тізімін көрсетеді. Көптеген сайттар сайтты жасаған кезде кітапхананы қамтиды. Мысалы, топтық сайтта құжаттарды ұйымдастыруға және ортақ пайдалануға болатын құжаттар кітапханасы бар.

Құжаттар кітапханасы

Көп кітапхана қажет болатындықтан, бірнеше қолдануға дайын кітапхана бағдарламаларын таңдауға және сайтыңызға оларды қосуға болады. Кітапханаларды бірнеше жолмен реттеуге болады. Мысалы, құжаттарды қарау, бақылау, басқару және жасау әдісін басқаруға болады. Немесе нұсқаның санын және түрін қамтитын нұсқаларды бақылауға болады. Сондай-ақ, тіптен жобаларды және бизнес процестерді басқаруға көмектесетін көріністерді, пішіндерді және жұмыс процестерін жасауға болады.

Осы мақаладағы қосымша ақпараттар

Әдеттегі топ кітапхананы қалай пайдаланады?

Кітапханалармен жұмыс істеу жолдары

Сайттағы кітапханаларды ұйымдастыру

Құжаттарды бір кітапханада сақтау

Құжаттарды бірнеше кітапханада сақтау

Кітапханадағы файлдарды ұйымдастыру

Бағандар қосу

Көріністерді анықтау

Қалталарды жасау және қолдану

Бағандарды, көріністерді және қалталарды бірге қолдану

Кітапханалар түрлері

Келесі қадамдар

Әдеттегі топ кітапхананы қалай пайдаланады?

Contoso компаниясындағы маркетинг тобы жобаларды және құжаттарды басқаруды жоспарлайтын топтық сайтты жасайды. Сайтты басқару үшін сайт иесін алады. Сайт иесі сайт үшін иелер тобына ол қосылған кезде, толық басқару рұқсаттар деңгейін алады. Ол сайтты ортақ пайдаланады және әрбір адамға оған үлес қосу үшін рұқсатты береді. Топ баспасөз шығарылымдарын, бюджет файлдарын, келісім-шарттарды, ұсыныстарды және басқа қатысты топ құжаттарын басқару үшін құжаттар кітапханасын пайдалануды ұйғарды.

Сайт иесі топтың орталық орын ретінде кітапхананы қолдануын бастау үшін маңызды құжаттарды жүктейді. Одан кейін ол нұсқаларды қосады, осылай топта файлдың жасалу жолы бойынша журналы болады және алдыңғы нұсқаны қалпына келтіре алады. Сайт иесі де маркетингілік есептер, сату келісім-шарттары, науқан жоспарлары мен бюджет парақтары үшін кітапханаға қалыпты үлгілерді қосады. Әрбір үлгіде әрбір адам қолдану бойынша келіскен компания ені және пішімі болады. Мүшелер құжаттар кітапханасынан жаңа файл жасаған кезде, олар қолданылатын үлгіні оңай таңдай алады.

Топ мүшелері файлдарды қосатындықтан және құжаттарда іскерлесетіндіктен, олар бағандарды қосу және оларға құжаттарды жылдам табуға көмектесу үшін көріністерді жасау арқылы кітапхананы ұйымдастырады. Мысалы, сайт иесі «Жоба атауы» бағанын қосады, сонда мүшелер сол баған бойынша сүзе немесе сұрыптай алады. Басқа топ мүшелері қаржылық тоқсан арқылы топқа қоғамдық көріністерді қосады және алты ай ішінде уақыты бітетін келісім-шарттарды сүзеді. Әрбір мүше де ақпаратты жылдам табуға және олардың жұмыстарын аяқтауға көмектесу үшін жеке көріністерді жасайды.

Ұйым жиналысындағы көп талқылаудан кейін топ жаңартуларды аптасына бір рет хабарлау үшін кітапхана деңгейіндегі еске салғыштарды орнатуды таңдайды. Әрбір мүше қажет болса белгілі бір файлдарда қосымша еске салғыштарды немесе RSS арналарын орнату әдісін таңдай алады.

Топ осы бірлесіп жұмыс істеудің жаңа дүниесіндегі маңызды «озық әдіске» шынайы берілген. Мүшелер құжатты ортақ пайдаланғысы келген кезде оны электрондық пошта хабарламасына тіркеудің орнына электрондық пошта хабарламасында сілтемені жібереді. Сілтемені электрондық пошта арқылы жіберу кітапханадан орындаған кезде оңай болады және адамдар соңғы нұсқаға қол жеткізеді.

Осы топтың маңызды жауапкершілігі сату мен табысты жетелеу үшін маркетингілік науқандарды ұсыну болып табылады. Топ мүшелері жаңа науқан жоспарын жасақтаған кезде олар файлдың қосымша нұсқаларын бақылайды және құжаттарға бірлескен автор болады. Бірлескен автор болу өзгертулерді салыстыру туралы қобалжымай көптеген адамдарға бір уақытта құжатты өңдеу мүмкіндігін береді. Егер олар құжаттың бір нұсқасында қате жіберсе, олар алдыңғы нұсқаны қалпына келтіре алады. Олар науқан жоспарын аяқтаған кезде, олар негізгі нұсқа жасап, оны құқық бөлімі мен басқарушысының бекітуі үшін жариялауға болады. Файл бекітілген кезде, компаниядағы басқа қызметкерлер файлды қарай алады.

Сайт иесі Интернеттегі құжаттаманы және оқу курсын зерттейді және жұмыс процесін орнату, оны кітапханаға байланыстыру, кікірлерді жинау процесін автоматтандыру, қолтаңбалар жинау және түпкілікті құжатты жариялау әдісін үйренеді.

Үш апта пайдаланғаннан кейін құжат кітапханасы мен сайт маркетинг тобының маңызды бөлігіне айналады және кәсіпорын ішіндегі өнімділігін және көрінуін жақсартуға көмектесті. Олар бұл кітапханасыз жұмыс істеуді елестете алмайды және SharePoint технологияларын жақсырақ бірлесіп жұмыс істеу үшін пайдаланудың басқа жолдарын түрде іздеуде.

Беттің жоғары бөлігі

Кітапханалармен жұмыс істеу жолдары

Кітапханалармен жұмыс істеудің және оларды топ үшін пайдалы етудің бірнеше жолы бар (еркін негізгіден қосымша жетілдірілген түрге ұйымдастырылады):

Көріністерді қолдану және жасау     Сіз үшін ең маңызды немесе мақсатты жақсы сәйкестендіретін кітапханадағы файлдарды қарау үшін көрініс қолдануға болады. Кітапхананың мазмұндары өзгермейді, бірақ әрбір көрініс файлдарды оңайырақ табу және нәтижелі жолмен шолу үшін файлдарды сүзеді немесе әрбір көріністі ұйымдастырады. Көріністер туралы қосымша ақпаратты алу үшін Тізімнің немесе кітапхананың көрінісін жасау, өзгерту немесе жою бөлімін қараңыз.

Track versions     If you need to keep previous versions of files, libraries can help you track, store, and restore the files. You can choose to track all versions in the same way. Or you can choose to designate some versions as major, such as adding a new chapter to a manual, and some versions as minor, such as fixing a spelling error. To help manage storage space, you can optionally choose the number of each type of version that you want to store.

Кеңес :  Егер топ бірлескен авторлық мүмкіндігін пайдалануды жоспарласа, кітапханада кемінде басты нұсқаны қосып қою ұсынамыз. Бұл біреу құжатқа қате жасап, оны бірлескен авторлық пайдаланылатын кітапханаға жүктеп қойған жағдайларда пайдалы болады. Осындай кезде өзгертулеріңіз жоғалса, құжаттың алдыңғы нұсқасын қалпына келтіруге болады.

Нұсқаулар туралы қосымша ақпаратты Тізім не кітапхана үшін нұсқаларды басқару мүмкіндігін қосу және реттеу бөлімінен қараңыз.

Co-author or check-out of files     When you edit a Microsoft Word or PowerPoint document from a library without checking it out, other people can edit it at the same time (that’s co-authoring). When you есептесу a file, you ensure that only one person can edit the file until it is checked in. You can require documents to be checked out in libraries that contain sensitive documents, or when you want to carefully track the evolution of documents. But be aware that requiring checkout will make it impossible for people to co-author documents. Using check-out, people will be prompted to leave a comment about what they changed in the document, but check-out will also slow down the editing and reviewing processes. For more information, see Document collaboration and co-authoring or Check out, check in, or discard changes to files in a library.

Файлдарды жұмыс үстелі бағдарламаларынан өңдеу    SharePoint сайтында құжаттарды сақтағанда, сайтқа өтпей, Microsoft Word немесе PowerPoint сияқты үйлесімді жұмыс үстелі бағдарламаларындағы құжаттарға тікелей бірлескен автор болуға, оларды жасауға және өңдеуге болады. Мысалы, PowerPoint көрсетілімін басқа адамдармен бір уақытта өңдеуге болады (бірлескен автор ретінде де белгілі). Сонымен қатар, PowerPoint бағдарламасына тікелей кіруге және одан шығуға болады. Осыған қоса, Бизнеске арналған OneDrive немесе Outlook ішінен кітапхана мазмұнын дербес күйге алып, олармен қашықтағы орында жұмыс істеп, содан кейін қайтадан желіге шыққанда өзгертулерді қолайлы синхрондауға болады.

Өзгерістер туралы хабардар болу.    Құжаттар кітапханада өзгертілгенде, ескертулер орнатылғанда, RSS арналарына жазылғанда немесе құжаттарды бақылаған кезде жаңартылған күйде қалу мақсатында. Ескертулер, бақылау және RSS арасындағы негізгі айырмашылық - бұл хабарламаларды қабылдау орны. Ескертулер мен RSS арналары жаңартулар туралы хабарлайды және екеуі де қабылданатын мәліметтер санын реттеуге мүмкіндік береді. Кітапханадағы өзгертулер туралы білу үшін ескертулерді немесе RSS арналарын орнатуға болады. Тек қана белгілі бір құжат өзгертулерін көргіңіз келсе, ескертуді орнатыңыз немесе құжатты бақылаңыз. Ескертулер электрондық пошта хабары немесе мәтін хабарлары ретінде келеді. RSS арналары Outlook бағдарламасында немесе басқа арнаны оқу құралында оқуға болатын қазіргі заманғы арна түрінде келеді. Құжатты орындаған кезде жаңалықтар арнасында хабарландыруды аласыз (ұйымда жаңалықтар арнасы қолданылған жағдайда). Хабарландырулар туралы қосымша ақпарат алу үшін RSS арнасына жазылу немесе ескертуді жасау бөлімін қараңыз.

Құжатты бекітуді талап ету.    Оларды басқа адамдар қарамас бұрын құжаттарды бекітуді талап етуге болады. Құжаттар осыны орындауға рұқсаты бар біреу бекіткенге немесе қабылдамағанға дейін күту режимінде болады. Құжатты бекіту алдында оны қарай алатын пайдаланушылар тобын басқаруға болады. Егер кітапханада басқалар көрмей тұрып түпкілікті болуы қажет маңызды нұсқаулық немесе процедуралар болса, бұл мүмкіндік пайдалы болуы мүмкін.

Рұқсаттарды орнату    SharePoint топтары мен рұқсат деңгейлері мазмұнға қатынасуды тиімді басқаруға көмектеседі. Әдепкі бойынша кітапханалардағы рұқсаттар, кітапханалар ішіндегі қалталар және құжаттар сайттан иеленеді. Белгілі бір кітапханаға немесе құжатқа бірегей рұқсаттарды тағайындау сайттың басқа мазмұнына қатынасуды шектемей келісім-шарт немесе бюджет мәліметтері сияқты маңызды мазмұнды қорғауға көмектеседі. Рұқсаттар туралы қосымша ақпаратты Кіріспе: рұқсаттары бар пайдаланушылардың қатынасы басқару бөлімінен қараңыз.

Жұмыс процестерін жасау    Құжат кітапханасы немесе мазмұн түрі құжатты бекіту немесе қарап шығу процесін реттеу сияқты ұйымыңызда бизнес процестер үшін анықтаған жұмыс процестерін пайдалануы мүмкін. Топ құжаттарына құжаттарды бекіту сияқты кезекпен орындау қажет әрекеттерді көрсететін жұмыс процестері ретінде белгілі бизнес процестерді қолдана алады. SharePoint жұмыс процесі әрекеттер немесе тапсырмалар тіркесімі арқылы құжаттарды немесе элементтерді кезекте жылжытудың автоматтандырылған жолы болып табылады. Әдепкі бойынша кітапханаларға үш жұмыс процесі қол жетімді: құжатты адамдар тобына бекіту үшін бағыттайтын «Бекіту»; құжатты пікірлерді жинау үшін адамдар тобына бағыттап, жұмыс процесін құрастыру ретінде бастаған адамға құжатты қайтаратын «Пікірлерді жинау» және сандық қолтаңбаларын жинау үшін адамдар тобына құжатты бағыттайтын «Қолтаңбаларды жинау»

Ескерту :  SharePoint негізінде тек қана үш күйдегі жұмыс процестері қол жетімді.

Жұмыс процестері туралы қосымша ақпаратты SharePoint сайтымен қамтылған жұмыс процестері туралы бөлімінен қарауға болады.

Define content types     If your group works with several types of files, such as worksheets, presentations, and documents, you can extend the functionality of your library by enabling and defining multiple content types. Content types add flexibility and consistency across multiple libraries. Each content type can specify a template and even жұмыс процесі processes. The templates act as a starting point, for formatting and any boilerplate text and for properties that apply to the documents of that type, such as department name or contract number.

Бақылауды тексеру.    Сізде маңызды файлдар тобы бар болса және құжаттар қалай пайдаланылып жатқанын білу пайда болса, файл өзгертулері, көшірулер немесе жою сияқты оқиғаларды бақылауды «тексеруді» қосуға мүмкіндік беретін саясатты анықтай аласыз.

Саясаттарды орнату.    Саясат параметрлері көрсетілген жасқа жеткен құжаттардың құжат мерзімінің бітіруге, автоматты жоюға немесе кезеңді түрде сараптауға (жұмыс процесі арқылы) мүмкіндік береді. Кітапханалар дамығанда, бұл орналасу параметрлерін пайдалану толып кеткен қатты диск кеңістігін қолмен тазалау және квота шектеріне жетуді болдырмауға тырысуға кететін уақыт пен күш салуды үнемдей аласыз.

Ескерту :  Саясат параметрлері SharePoint негізінде қол жетімді емес.

Құжаттар орталығы сайтын пайдалану.    Көптеген құжаттарды жасағанда, реттегенде және сақтағанда құжаттар орталығы сайтын пайдалануға болады. Құжаттар орталығы көп құжаттарды реттеуге арналған орталықтандырылған репозиторий ретінде жасалған. Метадеректер мен тармақ көрінісі, мазмұн түрлері мен веб-бөліктер сияқты мүмкіндіктер құжаттарды тиімді жолмен реттеуге және шығарып алуға көмектеседі. Мазмұн реттеушілері метадеректерге негізделген шарлауды индекстерді айқын жасаусыз кітапханалардың көпшілігінде өнімділігі жақсы болатындай реттей алады. Немесе мазмұн реттеушілері сүзгілер мен көріністердің кеңірек ауқымында өнімділікті жақсарту үшін индекстерді жасай алады. Құжаттар орталығы сайтын жасау ортасы (мұнда пайдаланушылар файлдарды қайтарады және шығарып алады және сол файлдар үшін қалта құрылымдарын жасайды) немесе мазмұн мұрағаты (мұнда пайдаланушылар тек құжаттарды қарайды немесе кері жүктейді) ретінде пайдалануға болады.

Ескерту :  Құжат орталығы SharePoint негізінде қол жетімді емес.

Беттің жоғары бөлігі

Сайттағы кітапханаларды ұйымдастыру

Кітапханадағы файлдарды ұйымдастыру жолы топ қажеттіліктеріне және мәліметтерді сақтау мен іздеудің қалаулы әдісіне байланысты. Кейбір жоспарлау ұйымға сәйкес құрылымды орнатуға көмектеседі. Кітапханаларда бір кітапханадағы бірнеше файлмен жұмыс істеуге көмектесетін бірнеше мүмкіндік бар. Дегенмен, бірнеше кітапхана топқа сәйкес болуы мүмкін.

Құжаттарды бір кітапханада сақтау

Түрлі қажеттіліктерге бір кітапхана қажет болуы мүмкін. Мысалы, бірдей топ ішінде бірнеше жоба немесе бірдей жобада жұмыс істейтін бірнеше топ болуы мүмкін. Мына жағдайларда бір кітапхананы пайдаланыңыз:

  • Топқа бірдей файлдар жиыны туралы қысқаша мәліметтерді немесе түрлі көріністерін қарау қажет. Мысалы, басқарушының бөлім немесе мерзім бойынша топталған барлық файлдарды қарауы қажет болуы мүмкін.

  • Адамдар сайттағы бірдей орында файлдарды іздегісі келеді.

  • Файлдарға файлдардың бақылау нұсқалары немесе бекітуді талап ететін сияқты бірдей параметрлерді қолдану қажет.

  • Кітапханамен жұмыс істейтін топтар рұқсаттың бірдей деңгейлері сияқты ұқсас сипаттарды ортақ пайдаланады.

  • Электрондық кестедегі файлдар туралы мәліметтерді талдау немесе файлдар туралы біріктірілген жаңартуларды алу қажет.

Бір кітапханадағы құжаттармен тиімді жұмыс істеу үшін бағандар қосып, көріністерді анықтап немесе қалталар жасап кітапханадағы файлдарды ұйымдастыруға болады.

Беттің жоғары бөлігі

Құжаттарды бірнеше кітапханада сақтау

Сақтау мен басқару қажет файлдар жиындары арасында немесе файлдармен жұмыс істейтін адамдар топтары арасында анық айырмашылықтар болған кезде бірнеше кітапхана жасауға болады. Мына жағдайларда бірнеше кітапхананы пайдаланыңыз:

  • Сақтау мен басқару қажет файлдар түрлері анық және адамдардың файлдар жиынтықтарын жиі қарауын немесе файлдарды бірге іздеуін күтпейсіз.

  • Файлдарды пайдаланатын адамдар топтары анық және түрлі рұқсат деңгейлері бар.

  • Түрлі файлдар жиындарына нұсқаларды басқару немесе бекіту сияқты түрлі параметрлерді қолдану қажет.

  • Файлдарды бірге талдаудың немесе файлдар туралы біріктірілген жаңартуларды алудың қажеті жоқ.

  • Жаңа файлдар жасау үшін түрлі параметрлер жиындарын беру қажет немесе кітапхананың «Жаңа» мәзіріндегі параметрлерді басқа ретте көрсету қажет.

Мынау бірнеше кітапханамен тиімді жұмыс істеу жолдары.

Сайт үлгілерін және бағандарды орнату   Егер ұйымыңыз кітапханалары бойынша ұқсас параметрлерді орнатқысы келсе, онда сайт үлгілері мен сайт бағандарын орнатуына болады. Параметрлерді қайта жасай бермеу үшін бірнеше кітапханада параметрлерді ортақ пайдалануға болады.

Файлдарды басқа жерге жіберу    Егер файлдың бірнеше кітапханада қол жетімді болуы қажет болса, оны бір кітапханаға сақтап, көшірмесін басқа кітапханаларға жібере аласыз. Түпнұсқаға өзгертулер енгізгенде, құжаттың көшірмелерін жаңартуды еске салуды таңдауыңызға болады.

Кітапхана үлгілерін жасау    Егер кітапханаларға бірдей параметрлер орнатқыңыз немесе кітапханалар үшін сипаттамаларды қайта пайдаланғыңыз келсе, онда кітапхананы үлгі ретінде сақтауға болады. Кітапхана үлгілері сайттағы «Қосу және бағдарламалар» бетіндегі параметр ретінде қол жетімді.

Беттің жоғары бөлігі

Кітапханадағы файлдарды ұйымдастыру

Кітапханадағы файлдарды ұйымдастырудың бірнеше жолы бар. Бағандар қосуға, көріністерді анықтауға және қалталар жасауға болады. Әрбір әдістің өзінің артықшылығы бар және кітапхана мен топтың бірегей қажеттіліктеріне сәйкес әрбір әдісті біріктіруге болады.

Бағандар қосу

Әдепкі бойынша кітапханалар қайтарылғаны сияқты файл статусы туралы мәліметтерді қоса файл атауын бақылайды. Бірақ, топқа файлдарды сыныптау мен бақылауға көмектесетін науқан атауы немесе жоба нөмірі сияқты қосымша бағандар немесе топқа маңызды басқа мәліметтерді көрсетуге болады. Жасалатын баған түрі үшін мәтіннің бір сызығын, параметрлердің ашылмалы тізімін, басқа бағандардан есептелетін санды немесе тіпті сайттағы адамның аты мен суретін қоса бірнеше параметр болады.

Бағандар құжаттарды сұрыптау мен сүзуді жеңілдететін баған тақырыптарын береді. Кітапханадағы файлдарды көрсеткен кезде баған атауын көрсетіп, атау жанындағы төмен көрсеткісін басып файлдарды уақытша сұрыптауға немесе сүзуге болады. Бұл файлдарды белгілі бір жолмен қарау қажет болған кезде пайдалы, бірақ келесіде кітапхананы қараған кезде қадамдарды қайталау қажет болады.

Бағандарды қосу туралы қосымша ақпаратты алу үшін Тізімнің немесе кітапхананың бағанын жасау, өзгерту немесе жою бөлімін қараңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Көріністерді анықтау

Пайдаланушылар белгілі бір жобаға қатысты барлық құжаттарды, белгілі бір бөлімге жататын барлық құжаттарды жиі қарағысы келеді ме немесе құжаттарды бітуі тиіс айы бойынша топтағысы келеді ме? Егер файлдарды белгілі бір жолмен жиі қарағыңыз келсе, көріністі анықтауға болады. Бұл көріністі кітапханамен жұмыс істеген кезде пайдалануға болады. Көрініс жасаған кезде ол кітапхана таспасында орналасқан «Ағымдағы көріністер» ашылмалы тізіміне қосылады.

Кітапхана көрінісі кітапханадағы элементтерді көрсететін және әдетте белгілі бір сұрыптау ретін, сүзуді, топтауды және реттелетін орынды анықтайтын беттегі бағандар таңдауы. Кітапханаларда жеке көріністер мен жалпы көріністер болуы мүмкін. Сайттағы мүшелер тобына тағайындалған кез келген («Қатысу» рұқсат деңгейі бар ) пайдаланушы файлдарды белгілі бір жолмен қарау немесе қарау қажет файлдар бойынша ғана сүзу үшін жеке көрініс жасай алады. Егер кітапхана құрастыру үшін рұқсатыңыз болса, кітапхананы қараған кезде пайдалануға болатын жалпы көрініс жасауға болады. Әрі адамдардың кітапхана көрінісін автоматты түрде көруі үшін жалпы көріністі әдепкі көрініс етуге болады.

Егер топ мүшелері мобильді құрылғыдағы кітапханаларды қараса, тіпті құрылғылардың жолағы мен шектеулері үшін оңтайлы болып табылатын көріністе көрсетілетін элементтер саны сияқты шектер беретін ұялы көріністер жасауға болады.

Көріністер туралы қосымша ақпаратты алу үшін Тізімнің немесе кітапхананың көрінісін жасау, өзгерту немесе жою бөлімін қараңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Қалталарды жасау және қолдану

Қалталар — кітапханадағы немесе тізімдегі мазмұнды топтау мен басқару үшін қолданылатын контейнерлер. Егер кітапхана үшін қалталар қосылған болса, қалталарды кітапханалардың көп түрлеріне қосуға болады. Егер кітапханада элементтер көп болса, қалталар сол элементтерге кіру тиімділігін жақсартады. Қалта жасаған кезде ішкі индексті тыс жасайсыз. Бұл ішкі индекс әрі түбірлік қалта немесе кітапхананың немесе тізімнің жоғарғы деңгейі үшін жасалады. Қалтадағы элементтерге кірген кезде деректерге кіру үшін осы ішкі индексті тиімді пайдаланасыз.

Егер кітапханада белгілі бір жолмен топтауға болатын элементтер көп болса, кітапхана ішіндегі мазмұнды ұйымдастыру үшін қалталарды пайдалануға болады. Топтардың жақсы мысалдарына жобалар, топтар, бөлімдер, өнім санаттары, мерзім ауқымдары, әліпби тізімдері және әліпби ішкі топтары (Ә-В, Д-Ж және тағы басқа) кіреді. Қалталар көп файлды таныс жолмен тексеруге және басқаруға көмектеседі.

Кітапханадағы қалталар

Әдепкі бойынша қалталар қосылған кітапхана қалталарды сүзгілерсіз кітапхананың әдепкі көрінісінде көрсетеді. Бұл пайдалы, себебі пайдаланушылар жаңа құжаттарды кірістірген кезде қажетті қалтаны таңдай алады. Барлық қалталарды көрсету кітапханадағы қалталардан тыс элементтердің дұрыс қосылмау ықтималдығын азайтады. Кітапхана таспасында қол жетімді Explorer бағдарламасымен ашу пәрменін пайдаланып құжаттарды түрлі кітапхана қалталарына оңай қайта ұйымдастыруға болады.

Ескерту :  Көріністегі элементтердің алдында қалталар көрсетілмейтін Көрсетілген шарт бойынша сұрыптау арқылы кітапхана көрінісін анықтауға болады. Егер пайдаланушылардың дұрыс қалтаны оңай табуы қажет болса, осы көріністің сұрыптау пәрменін пайдаланбаңыз.

Кітапхана қалталары сайтты шарлау көрсетілмегенімен, сайт иесі немесе сайтты құрастыру рұқсаты бар пайдаланушы сайтты шарлаудың Сайт мазмұнын көрсететін және кітапханалар қалталарын жаюға, қайыруға және оңай шарлауға мүмкіндік беретін Тармақтық көрініс параметрін қоса алады.

Сайттағы тармақтық көрініс

Қалталар туралы қосымша ақпаратты алу үшін Тізімнің немесе кітапхананың қалтасын жасау немесе жою бөлімін қараңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Бағандарды, көріністерді және қалталарды бірге қолдану

Барлық үш әдіс бірдей жұмыс істейді. Кітапхананың әдепкі көрінісінде құжаттарды бақылау үшін пайдаланылатын бірдей бағандарды бірнеше сүзу шартымен көрініс жасау үшін пайдалануға болады. Әрі дайындықсыз қажет мазмұнды табу үшін баған тақырыптарын басып адамдар көріністі сұрыптай және сүзе алады. Егер кітапханада қалта құрылымы анықталған болса, көрініс жасаған немесе өзгерткен кезде Қалталар бөліміндегі Қалталарсыз барлық элементтерді көрсету пәрменін орнатып кітапхана көрінісін «тегістеуге» болады. Әрбір әдіс уақытында және дұрыс жолмен дұрыс мазмұнды алу үшін басқасын толықтыра алады.

Беттің жоғары бөлігі

Кітапханалар түрлері

Кейбір кітапханалар топ сайтындағы құжаттар кітапханасы сияқты жаңа сайт жасаған кезде жасалады. Мақсаттарыңызға осы кітапханаларды реттеуге болады немесе жеке қосымша кітапханалар жасауға болады. Кітапхананың әрбір түрінде белгілі бір мақсаты бар және кейбіреуінде түрлі әрекеттер мен мүмкіндіктер жиыны бар.

Маңызды :  Сайтыңыз негізделген SharePoint нұсқасына байланысты сайтта шамалы немесе бірнеше кітапхана болуы мүмкін, ұйымның Office 365 жоспары сайтта арнайы мүмкіндіктерінің қосылғанына қарамай жазылады.

Активтер кітапханасы.    Сурет, дыбыс пен бейне файлдары сияқты сандық мультимедиа активтерін ортақ пайдалану және басқару үшін активтер кітапханасын пайдаланыңыз. Активтер кітапханасы пайдаланушылардың ұйым ендері мен кәсіпорын суреттері сияқты басқалар бұрын жасаған сандық мультимедиалық файлдарды табуын және қайта пайдалануын жеңілдетеді. Активтер кітапханасы белгілер мен метадеректердің кілт сөздері сияқты мультимедиалық активтерді басқару мен шолу үшін сипаттары мен көріністері бар мазмұн түрлерін береді. Мысалы, кәсіпорында қол жетімді болып, сәйкес пайдаланылуы үшін бағдарламалардан фирмалық суреттер мен қайта пайдаланылатын мазмұн үзінділерін басқару мен сақтау қажет болуы мүмкін.

Бақылау тақтасының кітапханасы    Веб-бөлік беттерін, күй тізімдері бар веб-бөлік беттерін және PerformancePoint жайған бақылау тақталарын қамтиды.

Деректер байланыстарының кітапханасы     Деректер байланыстарына қызмет көрсету мен басқаруды жеңілдету үшін деректерді қосу кітапханасын пайдаланыңыз. Деректерді қосу кітапханасы Office деректер байланысы (ODC) файлдарын сақтаудың орталықтандырылған жолы. Осы (.odc) файлдардың әрбіреуінде сыртқы деректер көзін табу, кіру және сұрау әдісі туралы мәліметтер бар. Деректер байланысы кітапханасында ODC файлдарын орталықтандыру SharePoint сайтының ішінде деректер байланысы файлдарын ортақ пайдалануға, басқаруға және іздеуге мүмкіндік береді және бизнес деректер мен есептердің, әсіресе электрондық кестелердің мәндер мен формула нәтижелерінің сәйкес жиынын «шындықтың бір нұсқасы» ретінде сақталуын қамтамасыз етуге көмектеседі.

Ескерту : PerformancePoint үшін деректерді қосу файлдарын жүргізуді және басқаруды жеңілдету үшін PerformancePoint үшін деректер байланыстары кітапханасын пайдаланыңыз. Бұл кітапханада деректерге Office қосылуын (ODC) және деректерге әмбебап қосылуды (UDC) сақтауға болады.

Құжаттар кітапханасы.    Көп файл түрлері, соның ішінде құжаттар мен электрондық кестелер үшін құжаттар кітапханасын пайдаланыңыз. Құжаттар кітапханасында файлдардың басқа түрлерін сақтауға болады, бірақ кейбір файл түрлері қауіпсіздік себептерімен блокталады. Блокталмайтын бағдарламалармен жұмыс істеген кезде кітапханадан сол файлдарды жасауға болады. Мысалы, маркетинг тобында жоспарлау материалдары, баспасөз шығарылымдары және жарияланымдар үшін жеке құжаттар кітапханасы болуы мүмкін.

Пішіндер кітапханасы.    Егер сізге XML бизнес пішіндерінің тобын басқару қажет болса, пішіндер кітапханасын пайдаланыңыз. Мысалы, ұйым аванстық есептер үшін пішіндер кітапханасын пайдалануы мүмкін. Пішіндер кітапханасын орнату үшін XML өңдегіші немесе Microsoft InfoPath сияқты XML пішін құрастыру бағдарламасы қажет. Адамдар толтыратын пішін — жай шығын күні мен құны сияқты пішінге енгізілген деректер (деректер ғана) бар .xml файл. Аванстық есепті құрайтын басқа барлық нәрселер пішін үлгісінде беріледі. Пішіндер толтырылғаннан кейін пішін деректерін біріктіруге болады немесе оны талдау үшін экспорттауға болады.

Суреттер кітапханасы.    Сандық суреттердің немесе сызбалықтардың жинағын ортақ пайдалану үшін суреттер кітапханасын пайдаланыңыз. Суреттерді SharePoint кітапханаларының басқа түрлерінде сақтауға болғанымен, суреттер кітапханаларының бірнеше артықшылығы бар. Мысалы, суреттер кітапханасынан слайдтарды көрсету кезінде суреттерді қарауға болады, суреттерді компьютерге жүктеуге болады және Microsoft Paint сияқты үйлесімді сызбалық бағдарламалармен суреттерді өңдеуге болады. Егер топ оқиғаларының немесе өнімді іске қосудың суреттерін сақтау қажет болса, суреттер кітапханасын жасаңыз. Сондай-ақ, вики-беттер мен блогтар сияқты сайттың басқа жерінен кітапханадағы суреттерге байланыстыруға болады.

Жазбалар кітапханасы.    Ұйымның жазбаларын немесе маңызды бизнес құжаттарын сақтау мен басқаруға арналған орталық репозиторий жүргізу үшін жазбалар кітапханасын пайдаланыңыз. Мысалы, ұйым қатысты құжаттарды басқару үшін ұйымдастырылған процесті талап ететін сәйкес келу ережелерін сақтауы керек болуы мүмкін. Жазбалар орталығының сайтында жазба түрлерін сақтау үшін бірнеше жазбалар кітапханасы болуы мүмкін. Әрбір кітапхана үшін сақталатын жазбаларды, құжаттарды бағыттау мен басқару әдісін және осы жазбаларды сақтау ұзақтығын анықтайтын саясаттарды орнатуға болады.

Есептер кітапханасы.    Веб-беттер, құжаттар және метрикалар мен мақсаттардың өнімділіктің негізгі көрсеткіштерін (KPI) жасау, басқару мен жеткізуін жеңілдету үшін есептер кітапханасын пайдаланыңыз. Есептер кітапханасы Excel жұмыс кітаптары сияқты есептерді және бақылау тақтасының беттерін жасап, сақтауға болатын орталық орын болып табылады. Excel жұмыс кітабын есептер кітапханасына жариялаған кезде жұмыс кітабын веб-бөліктер бетіне қоспай, қараудың ыңғайлы жолы болып табылатын браузер көрінісінде ашу үшін бір рет басыңыз.

Процесс диаграммасының кітапханасы (метрикалық және АҚШ бірліктері).    Диаграмма процесі құжаттарын, мысалы, Microsoft Visio көмегімен жасалған, сақтау және пайдалану үшін процесс диаграммасының кітапханасын пайдаланыңыз. Метрикалық және АҚШ бірліктері өздерінің сәйкес өлшемдеріне бейімделген.

Вики-беттің кітапханасы.    Қосылған вики-беттердің жиынын жасау үшін вики-беттер кітапханасын пайдаланыңыз. Вики-бет бірнеше адамға жасау және өзгерту оңай пішімде мәліметтерді жинауға мүмкіндік береді. Сондай-ақ, құрамында суреттер, кестелер, гиперсілтемелер және ішкі сілтемелер бар вики-беттерін кітапханаға қосуға болады. Мысалы, егер топ жоба үшін вики-сайтын жасаса, сайт бір біріне қосылатын беттер қатарына кеңестер мен амалдарды сақтай алады.

Ескерту : Сайт пен конфигурацияға қарай сіз үшін мәнерлер кітапханасы, сайт активтері кітапханасы және сайт беттері кітапханасы сияқты қосымша жүйелік кітапханалар автоматты түрде жасалады. Бірақ, бұл кітапханаларды пайдаланушылық интерфейс арқылы жасау мүмкін емес.

Беттің жоғары бөлігі

Келесі қадамдар

Енді кітапханалардың үлкен бейнесіне қол жеткізгеннен кейін мыналар кітапханалармен орындауға болатын жалпы және пайдалы тапсырмалар.

Беттің жоғары бөлігі

Ескерту : Machine Translation Disclaimer: This article has been translated by a computer system without human intervention. Microsoft offers these machine translations to help non-English speaking users enjoy content about Microsoft products, services and technologies. Because the article was machine translated, it may contain errors in vocabulary, syntax or grammar.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×