Кітапханаларға кіріспе

Кітапхана сіз файлдарды команда мүшелерімен бірге жасап, жинап, жаңартып және басқара алатын торапта орналасқан. Әр кітапханада адамдарға файлдармен бірлесе отырып жұмыс істеуге көмектесетін файлдар тізімі мен файлдар жөніндегі негізгі ақпарат көрсетіледі.

Кітапханаларды бірнеше жол арқылы теңшеуге болады. Құжаттардың қалай көрілуін, қадағалануын, басқарылуын және жасалынуын бақылауға болады. Нұсқаларды және олардың санын және олардың қайсы түрде болғанын қадағалауға болады. Сондай-aқ, құжаттардың құпталғанына дейін оларды кімге көрсетуін шектеуге болады.

Файлдардың қайсы түрлерін сақтағыңыз келетініне және оларды қалай пайдалануды жоспарлап отырғаныңызға қарай, бірнеше кітапхана түрлерінен біреуін таңдауыңыз мүмкін.

Осы мақалада

Кітапханалармен жұмыс істеу жолдары

Кітапхана түрлері

Кітапханалармен жұмыс істеу жолдары

Microsoft Windows SharePoint Services бағдарламасы жаңа торап жасаған кезде Сіз үшін "Ортақ құжаттар" деп аталған кітапхана жасалады. Осы кітапхананы пайдалануды дереу бастауыңыз мүмкін, оны теңшеуіңіз мүмкін немесе басқа кітапханаларды жасауыңыз мүмкін.

Төменде кітапханалармен жұмыс істеп, оларды тобыңыз үшін пайдалы етудің кейбір жолдары көрсетілген:

  • Көріністерді жасау әрі реттеу    Тізім ішінде Сіз үшін ең маңызды болған немесе кейбір мақсат үшін ең ыңғайлы элементтерді көрініс арқылы көруіңіз мүмкін. Кітапхананың мазмұны өзгермейді, бірақ файлдар ұйымдастырылады және сүзгіленеді, сондықтан оларды оңайрақ табуға және оларды мақсатты түрде іздеуге болады.

  • Құжатты құптауды талап ету     Құжат үшін құптау талап етілетінін белгілеуге болады. Құжаттарды құптауға руқсаты бар кісі құжаттарды құптағанға немесе құптамағанға дейін олар күту күйінде қала береді. Құжат құпталғанға дейін оны қай пайдаланушылар тобы тарапынан көрілуін бақылауға болады.

  • Нұсқаларды қадағалау     Егер файлдардың бұрынғы нұсқау сақтау қажет болса, кітапханалар файлдарды қадағалауға, сақтауға және қалпына келтіруге жәрдем береді. Немесе кейбір нұсқаларды үлкен етіп (мәселен, нұсқауға жаңа тарау қосу арқылы), ал кейбір нұсқаларды шағын етіп (мәселен, емле қатесін дұрыстау арқылы) тағайындауға болады. Егер қаласаңыз, сақтау орнын реттеу мақсатында әрбір нұсқа түрінің қаншасын сақтағыңыз келетінін белгілеуіңіз мүмкін.

    Мәселен, туристік фирмасы құжаттар кітапханасы арқылы өз файлдарын реттеуі мүмкін. Топ мүшелері жаңа ұсыныс даярлаған кезде олар файлдың шағын нұсқаларын қадағалайды. Егер бір нұсқаға қате енгізілсе, олар файлдың алдыңғы нұсқасын қалпына келтіруі мүмкін. Ұсынысты даярлап болған соң ол үшін заң бөлімінің немесе меңгерушінің құптауын алу мақсатында олар файлдың үлкен нұсқасын жасап, оны жариялауы мүмкін. Файл құпталған соң оны ұйымдағы басқа қызметкерлер көруі мүмкін.

  • Файлдарды бөліп алуды талап ету    Файлдыесептесу талап ету арқылы файл қайтару дейін оны тек қана бір кісі өңдеу алатынын қамтамасыз етуге болады. Құжаттарды бөліп алуды талап ету бірнеше кісілердің құжатқа бір уақытта өзгерістер жасауына жол бермейді. Егер бірнеше кісі құжатқа бір уақытта өзгерістер енгізсе, бұл өңдеу қайшылықтарына және түсінбестікке әкеліп соғуы мүмкін. Сондай-aқ, бөліп алуды талап ету топ мүшелеріне файлды қайтарған кезде өз түсініктемелерін қосу керектігін ескертуге жәрдемдеседі. Бұл жағдайда әрбір нұсқада не өзгергенін оңайрақ қадағалауға болады.

  • Өзгерістер туралы хабардар болу    Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасындағы кітапханалар RSS технологиясына қолдау көрсетеді, сондықтан жұмыс тобының мүшелері автоматты түрде ең соңғы ақпарат алып тұра алады. RSS технологиясы адамдарға ен соңғы жаңалықтар мен ақпарат туралы хабарларды, яғни арналарды, бір нақты жерде алуға және көруге мүмкіндік береді. Сондай-aқ, электрондық пошта арқылы ескертулер жіберетін жүйе жасап, файлдардың өзгергені туралы хабардар болуыңыз мүмкін.

  • Файлдарды дербес күйінде өңдеу     Егер файлдармен қатты дискіде жұмыс істеуді қаласаңыз және Сізде 2007 Microsoft Office жүйесі сияқты Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасымен сыйысымды бағдарлама бар болса, файлдарды бөліп алып, олармен дербес күйінде жұмыс істеуіңіз мүмкін.

  • Кітапханамен электрондық пошта бағдарламасы арқылы жұмыс істеу    Microsoft Office Outlook 2007 сияқты Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасымен сыйысымды электрондық пошта бағдарламасын пайдаланып, маңызды ақпаратты өзіңізбен алып жүруіңіз мүмкін. Дербес күйінде жұмыс істеп тұрып, файлдарыңызды электрондық пошта бағдарламасынан оқуыңыз, өңдеуіңіз немесе іздеуіңіз мүмкін.

  • Құжаттарды басқа орналасуға оп-оңай көшіру    Windows SharePoint Services 3.0 торабында файлды басқа орналасуға оп-оңай жіберуге болады. Бастапқы құжатты жаңартқан кезіңізде, басқа мекенжайларда орналасқан файлды жаңарту туралы сұрақ қою мүмкіндігін қосуды ұйғаруыңыз мүмкін.

  • Мазмұн түрін анықтау     Егер тобыңыз жұмыс парақтары, құжаттар және көрмелер сияқты бірнеше файл түрлерімен жұмыс істейтін болса, бірнеше контент түрі қосу және анықтау арқылы кітапхананың функционалдық мүмкіндіктерін кеңейтуге болады. Мазмұн түрлері бірнеше кітапханаларды біркелкі етіп, оларға икемділік қосады. Әрбір мазмұн үлгісін және жұмыс процесі үрдістерін белгілеу мүмкін.

    Мәселен, сату бөлімінде сату есептері, стандартты құжаттар және көрмелер үшін үлгілер бар болуы мүмкін. Әрбір үлгіде мекеме ені және ұйымдың мақсаттары туралы мәлімдеме бар болуы мүмкін. Қызметкерлер файлды құжат кітапханасынан жасаған кезде олар қалаған үлгіні таңдап пайдалануы мүмкін.

  • Бірегей рұқсат белгілеу     Кітапхана немесе тіпті кітапхана ішіндегі құжат үшін бірегей рұқсат белгілеуге болады.

  • Іс жүргізу үрдістерін жасау    Құжат кітапханасы немесе мазмұн түрі құжатты құптау немесе қарап шығу үрдісін реттеу сияқты ұйымыңызда іс жүргізу үшін белгіленген іс жүргізу үрдістерді пайдалануы мүмкін.

Беттің жоғарғы жағы

Кітапхана түрлері

Сіз пайдаланатын кітапхана түрі сіз ортақ пайдаланатын файлдар түріне байланысты:

  • Құжаттар кітапханасы     Файл түрлерінің көбіне, соның ішінде құжаттар мен парақтарға Құжаттар кітапханасы арналған. Сіз кейбір фалдардың қауіпсіздік мақсатында бұғатталғандығына қарамастан, Құжаттар кітапханасында файлдардың басқа түрлерін де сақтай аласыз. Сіз Windows SharePoint қызметтерімен сыйысымды бағарламалармен жұмыс істегенде сіз кітапханада солардың фалдарын жасай аласыз. Мысалы, сіздің маркетинг жөніндегі командаңыз өзінің материлдарына, жаңалықтарды шығаруына және жариялауларына арнап өзінің жеке кітапханасын жасай алады.

  • Бейнелер кітапханасы     Сандық бейнелер немесе сызбаларды ортақ пайдалану үшін бейнелер кітапханасын пайдаланыңыз. Бейнелер SharePoint кітапханаларының басқа түрлерінде сақтала алатындығына қарамастан, бейнелер кітапханаларының өзіндік артықшылықтары бар. Мысалы, бейнелер кітапханасынан сіз бейнелерді слайдтарды көрсету мүмкіндігін пайдалана отырып көре аласыз, бейнелерді компьютеріңізге жүйктей аласыз және сол бейнелерді Windows SharePoint қызметтерімен сыйысымды сызбалық бағдарламаларда өңдей аласыз. Командаңыз мекеме ендері немесе корпорациялық бейнелер сияқты көптеген сызбаларды жиі пайдаланатын болса немесе сіз команда оқиғаларының немесе өндірістік жетістіктердің суреттерін сақтағыңыз кенлсе, бейнелер кітапханасын жасауп, пайдасын көре аласыз.

  • Вики беттерінің кітапханасы     Қосылған бетер жинағын жасау үшін вики бенттерінің кітапханасын пайдаланыңыз. Вики көптеген адамдарға әдепкі ақпаратты оңай құру мен өзгертуге ыңғайлы пішімде жинастыру мүмкіндігін береді. Сіз кітапханаңызға құрамында суреттер, кестелер, еренсілтемелер және ішкі сілтемелер бар вики беттерді қоса аласыз. Мысалы, командаыз жоба үшін вики торабын жасап отырған болса, тораптың бір біріне байланысты беттерінде кеңестер мен шешімдер сақталады.

  • Пішіндер кітапханасы     Егер сізге XML-негізделген іскерлік пішіндер тобын басқару қажет болса, пішіндер кітапханасын пайдаланыңыз. Мысалы, ұйымыңыз пішіндер кітапханасын шығындар жөніндегі есептер үшін пайдаланғысы келуі мүмкін. Пішін кітапханасын баптау Microsoft Office InfoPath сияқты Windows SharePoint қызметтерімен сыйысымды XML өңдеушісін немесе XML жасақтау бағдарламасын қажет етеді.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×