Контактілерді реттеушіден іскерлік жазбаларды экспорттау

Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші деректеріңіз SQL серверіне, .bcm файл пішіміне сақталады, бірақ экспорттау бірнеше пішімде. Мысалы, пайдалануға арналған бизнес-ақпаратты біріктірілген есеп бағдарламасына экспорттағыңыз не деректеріңіздің басқа компьютерге оңай тасымалдағыңыз келуі мүмкін. Егер қаласаңыз, дерекқорыңызға жасалған реттеулерді бизнес-деректерімен не бизнес-деректерінсіз экспорттауыңызға болады. .bcmx файл пішімі тек реттеулер үшін ғана пайдаланылады.

Бұл мақалада бизнес-деректерін экспорттауға арналған параметрлер мен сізге қажетті себептердің кейбір қысқаша талқылаулары сипатталады.

Не істегіңіз келеді?

Деректерді экспорттауды түсіну

Деректеріңізді экспорттау

Реттеулерді экспорттағанда не болады?

Өнімдер мен қызмет элементтерін экспорттау

Кейінгі талдау үшін Excel бағдарламасына есепті экспорттау

Деректерді экспорттауды түсіну

Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасындағы экспорттау процесі ағымдағы Бизнес-контакт реттегішінің дерекқорынан таңдалған деректердің көшірмесін жасайды және оны кейін басқа дерекқорға импорттауға болатын файлға сақтайды. Ағымдағы дерекқордан ешбір деректеріңіз экспорттау арқылы жойылмады. Экспорттайтын деректерді сүзгіден өткізу арқылы шектеңіз немесе барлық тіркелгілерді, бизнес-контактілерді, байланыс журналының элементтері мен өнімдер мен қызметтер тізімдерін экспорттаңыз.

Бизнес-деректеріңізді келесі файл пішімдерінің біріне экспорттай аласыз:

  • Контактілер реттеушісінің деректері (.bcm). Бұл тіркелгілер, бизнес-контактілер, мүмкіндіктер, бизнес-жобалар мен олардың байланысу журналы сияқты барлық бизнес-деректерін қамтуы мүмкін. Сонымен бірге, бұл өнім мен қызмет элементтерін және жасалған барлық реттеулерді қамтиды. .bcm пішімі реттеулеріңіз сияқты, тіркелгілеріңіз бен бизнес-контактілеріңізді экспорттай алатын жалғыз параметр. Ақпаратты Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші орнатылған басқа компьютерде пайдаланғыңыз келсе, деректердің .bcm файл пішіміне экспорттай аласыз.

  • Контактілер реттеушісінің реттеулері (.bcmx). Бұл файл пішімі пайдаланушы анықтайтын өрістерді, реттелетін формаларды (немесе жазба түрлерін), орналасулар мен есептерді қамтиды. Бұл пішімді Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасына жасаған реттеулеріңізді ғана экспорттау қажет болғанда пайдаланыңыз. Бизнес-деректеріңіздің ешбірі экспортталмаған. Бұл файл пішімін өздерінің жүйелерін жылдам конфигурациялау мақсатында жаңа қызметкерлер пайдаланатын бірегей орналасуды сақтайды.

  • Үтірмен бөлектелген мәндер (.csv). Бұл экспорттау параметрі экспортталған деректерді сақтайтын үтірмен бөлектелген мәндер файлын (.csv файлы) жасайды. Көптеген бағдарламалар .csv файлдарын, соның ішінде Microsoft Excel файлын оқиды. Бұл файл пішімін тек Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші деректерін реттеулерсіз экспорттағыңыз келгенде немесе деректерді .csv файлдарын оқи алатын басқа бағдарламада қарағыңыз келгенде таңдай аласыз.

    Дегенмен, .csv пішіміне арналған шектеулер бар. Мысалы, осы файл пішімін таңдаған жағдайда тек бір ғана жазба түрін экспорттай аласыз, тіркелгілер мен тіркелгі негізіндегі жазбалар немесе бизнес-контактілер мен бизнес-контакті негізіндегі жазбалар. Сонымен бірге, байланысу журналының элементтерін .csv файлына экспорттай алмайсыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректеріңізді экспорттау

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Контактілер реттеушісі қойыншасын басыңыз да, Импорттау және экспорттау түймешігін басыңыз.

  3. Файлға экспорттау түймешігін басыңыз.

  4. Деректеріңізді экспорттағыңыз келетін файл пішімін басыңыз да, Келесі түймешігін басыңыз. Таңдалған файл пішімі үшін төмендегі нұсқауларды орындаңыз.

    Ескерту :  Windows 7 және Windows Vista жүйелерінде экспорттау файлына арналған әдепкі орын Құжаттар қалтасы. Microsoft Windows XP жүйесінде әдепкі орын Менің құжаттарым қалтасы. Орынды өзгерткіңіз келсе, Шолу түймешігін басыңыз.

Контактілерді реттеуші деректері (.bcm)    

  1. Экспортталатын файл ұяшығына экспорттау процесінде жасалатын файлға арналған орын мен атауды теріңіз.

  2. Экспорттағыңыз келетін жазбалар түрін таңдаңыз:

    • Тіркелгілер мен тіркелгі негізіндегі жазба түрлері. Дүкендер сияқты тіркелгі жазба түріне негізделген тіркелгілер мен кез келген жазбаларды қамтиды.

    • Бизнес-контактілер мен бизнес-контактіге негізделген жазба түрлері. Жетекшілер сияқты бизнес-контакт жазба түріне негізделген бизнес-контактілер мен кез келген жазбаларды қамтиды.

  3. Егер экспортталатын жазбалардың сүзгі тізімін алғыңыз келсе, Сүзгі түймешігін басыңыз. Жазбаларды сүзгіден өткізу туралы ақпарат алу үшін Контактілер реттеушісіндегі жазбаларды сүзгіден өткізу бөлімін қараңыз.

  4. Файл орны мен экспорттау параметрлерін таңдау бетіндегі Қамту бөлімінде қажетті параметрлерді басыңыз:

    • Барлық журнал элементтері. Мүмкіндіктер, телефон журналдары, кездесулер, бизнес-жобалар, файлдар мен электрондық пошта хабарлары сияқты таңдалған жазбалардың барлық байланысу журналын қамтиды.

    • Электрондық пошта хабарларын қоспағанда. Таңдалған жазбалар үшін байланысу журналы элементтерінен электрондық пошта хабарларын шығарыңыз.

    • Өнімдер. Дерекқорыңыздағы барлық өнімдер мен қызметтер қамтиды.

      Кеңес : Егер өнім не қызмет элементі «Мүмкіндік» тармағына қосылған болса және мүмкіндік жазбасы тіркелгіге немесе бизнес-контактіге байланыстырылса, өнім мен қызмет элементі экспортталған жазбаларда қамтылады. Бизнесіңіздің барлық өнімдер мен қызметтер тізімін экспорттағаныңызды тексеру үшін осы ұяшық белгісін пайдаланыңыз.

  5. Экспорттау түймешігін басыңыз, содан соң, сұралған жағдайда Иә түймешігін басыңыз.

  6. Қателер пайда болғанда, қателерді қарап шығу үшін Журналды қарау түймешігін басуыңызға болады. Немесе Аяқтау түймешігін басыңыз.

    Кеңес : Сонымен бірге, жазбаларды .bcm файл пішіміне жұмыс кеңістігінен экспорттай аласыз. Экспорттағыңыз келетін жазбаларды тізімге енгізетін қойыншаны басыңыз да, бір не бірнеше жазбаларды тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Экспорттау түймешігін басыңыз. Бизнес-деректерді экспорттау шеберінің әрекетін аяқтаңыз.

Контактілерді реттеушінің реттеулері (.bcmx)    

  1. Экспорттау процесінде жасалатын файлға арналған орын мен атауды теріңіз.

  2. Экспорттау түймешігін басыңыз, содан соң, сұралған жағдайда Иә түймешігін басыңыз.

  3. Дайын түймешігін басыңыз.

    .bcmx файлдарда реттеулердің қалай импортталатыны туралы ақпаратты алу үшін Деректерді Контактілер реттеушісіне импорттау бөлімін қараңыз

Үтірмен бөлектелген мәндер (.csv)    

  1. Экспорттау процесінде жасалатын файлға арналған орын мен атауды теріңіз.

  2. Келесі параметрлердің бірін басыңыз:

    • Бизнес-контактілер мен қосалқы түрлері. Жетекшілер сияқты бизнес-контакт жазба түріне негізделген бизнес-контактілер мен кез келген жазбаларды қамтиды.

    • Тіркелгілер мен қосалқы түрлер. Тіркелгі түріне негізделген тіркелгілерді және кез келген жазбаларды қамтиды.

  3. Егер экспортталатын жазбалар тізімін сүзгіден өткізу қажет болса, Сүзгі түймешігін басыңыз. Жазбаларды сүзгіден өткізу туралы ақпарат алу үшін Контактілер реттеушісіндегі жазбаларды сүзгіден өткізу бөлімін қараңыз.

  4. Келесі, содан соң, .csv файлын экспорттауды сұрағанда Иә түймешігін басыңыз.

  5. Шеберді жабу үшін Аяқтау түймешігін басыңыз.

Ескертулер : 

  • Қандай арнайы қателер не ерекшеліктер бар екенін көру үшін Журналды қарау түймешігін басыңыз. Егер осы хабарларда бекітілетін ақаулар қамтылса, оларды экспорттағыңыз келетін файлға бекітіңіз де, деректердің қайта экспорттап көріңіз.

  • Кейбір деректер құрылымы мен түрлерін түрлендіру мүмкін болмайтындықтан, деректерді әлемнің түрлі аймақтарынан экспорттау ұсынылмайды.

Беттің жоғарғы жағы

Реттеулерді экспорттағанда не болады?

Барлық реттелген есептер, форма орналасулары, жазба түрлері мен Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші ішінде жасалған пайдаланушы анықтаған өрістер реттеулерді экспорттау пәрменін таңдаған жағдайда .bcmx файлына сақталады.

Көптеген реттеулер барлық бұрынғы параметрлерді тағайындалған дерекқорға қайта жазады, бірақ кейбір ерекшеліктерді ескеру қажет. Реттеулерді импорттау әдісінің дерекқорға әсері туралы ақпарат алу үшін Деректеріңізді Контактілер реттеушісіне импорттау бөлімін қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Өнімдер мен қызмет элементтерін экспорттау

Өнім мен қызмет элементін басқа жазбалармен бірге экспорттай аласыз, бірақ өнім мен қызмет элементінің тізімдерін жалғыз экспорттау мүмкін емес.

Тек осы деректерді ғана экспорттау қажет болса, өнімдеріңіз бен қызмет элементтерінің .csv файлын жасауыңыз тиіс. Файл кемінде үш бағанмен келесі ретте пішімделуі тиіс:

  • Өнім мен қызмет атауы

  • Сипаттамасы

  • Бірлік бағасы.

Сонымен бірге, Мөлшері мен Бірлік бағасы бағандарын қосуыңызға болады, бірақ бұл міндетті емес.

Беттің жоғарғы жағы

Кейінгі талдау үшін Excel бағдарламасына есепті экспорттау

Деректеріңізді кез келген есептен тікелей Excel электрондық кестесіне кейінгі талдау, жазбаны сақтау немесе мұрағаттау үшін экспорттай аласыз. Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасымен сатылымдарға, өнімдер мен қызметтерге, тіркелгілерге, бизнес-контактілерге, жетекшілерге, мүмкіндіктерге, бизнес-жобаларға, жоба тапсырмаларына және маркетингтік әрекеттерге арналған есептерді құрып, реттей аласыз.

  1. Шарлау аумағында Контактілер реттеушісі тармағын басыңыз.

  2. Таспадағы Есептер қойыншасын басыңыз.

  3. Келесі есептер түрінің бірін басыңыз да, ашқыңыз келетін есепті басыңыз.

  4. Әрекеттер тобында Excel бағдарламасына экспорттау түймешігін басыңыз. Есеп Excel бағдарламасында ашылады.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×