Кесте жасау

Маңызды :  This article is machine translated, see the disclaimer. Please find the English version of this article here for your reference.

When you create a database, you store your data in tables—subject-based lists that contain rows and columns. For instance, you can create a Contacts table to store a list of names, addresses, and telephone numbers, or a Products table to store information about products.

This article explains how to create a table, how to add fields to a table, and how to set a table's негізгі кілт. It also explains how to set field and table properties.

Because other дерекқор нысандары depend so heavily on tables, you should always start your design of a database by creating all of its tables and then creating any other objects. Before you create tables, carefully consider your requirements and determine all the tables that you need. For an introduction to planning and designing a database, see the article Database design basics.

Ескерту : This article does not explain how to create a table by using a деректерді анықтау сұрауы. Find links to more information about data-definition queries in the See Also section.

Бұл мақалада

Шолу

Бастамас бұрын

Жаңа кестені жасау

Кестеге өріс қосу

Save a table

Шолу

A table is a database object that you use to store data about a particular subject, such as employees or products. A table consists of records and fields.

Each record contains data about one instance of the table subject, such as a particular employee. A record is also commonly called a row or an instance.

Each field contains data about one aspect of the table subject, such as first name or e-mail address. A field is also commonly called a column or an attribute.

A record consists of field values, such as Contoso, Ltd. or someone@example.com. A field value is also commonly called a fact.

Жазбалар мен өрістердің орналасуын көрсететін Access бағдарламасындағы тұтынушылар кестесі

1. A record

2. A field

3. A field value

A database can contain many tables, each storing information about a different subject. Each table can contain many fields of different types of data, such as text, numbers, dates, and hyperlinks.

Кесте және өріс сипаттары

Tables and fields also have properties that you can set to control their characteristics or behavior.

Кесте және өріс сипаттары кестелері
A table open in Design view.

1. Table properties

2. Field properties

In an Access database, table properties are attributes of a table that affect the appearance or behavior of the table as a whole. Table properties are set in the table's property sheet, in Design view. For example, you can set a table's Default View property to specify how the table is displayed by default.

A field property applies to a particular field in a table and defines one of the field's characteristics or an aspect of the field's behavior. You can set some field properties in деректер кестесінің көрінісі. You can also set any field property in Design view by using the Field Properties pane.

Деректер түрлері

Every field has a data type. A field's data type indicates the kind of data that the field stores, such as large amounts of text or attached files.

Деректер түрі параметрі

A data type is a field property, but it differs from other field properties as follows:

  • You set a field's data type in the table design grid, not in the Field Properties pane.

  • A field's data type determines what other properties the field has.

  • You must set a field's data type when you create the field.

    Ескерту : You can create a new field in Access by entering data in a new column in Datasheet view. When you create a field by entering data in Datasheet view, Access automatically assigns a data type for the field, based on the value that you enter. If no other data type is implied by your input, Access sets the data type to Text. If needed, you can change the data type by using the Ribbon, part of the new Microsoft Office Fluent пайдаланушы интерфейсі.

Examples of automatic data type detection

The following table shows how automatic data type detection works in Datasheet view.

If you enter:

Office Access 2007 creates a field with a data type of:

Джон

Мәтін

http://www.contoso.com

You can use any valid Internet protocol prefix. For example, http://, https://, and mailto: are valid prefixes.

Гиперсілтеме

1

Number, Long Integer

$50 000

Number, Long Integer

50,000.99

Number, Double

50000.389

Number, Double

12/67

The date and time formats recognized are those of your user locale.

Күн/Уақыт

December 31, 2006

Күн/Уақыт

10:50:23

Күн/Уақыт

10:50 am

Күн/Уақыт

17:50

Күн/Уақыт

$12.50

The currency symbol recognized is that of your user locale.

Валюта

21.75

Number, Double

123.00%

Number, Double

3.46E+03

Number, Double

Кесте қатынастары

Although each table stores data about a different subject, tables in a database usually store data about subjects that are related to each other. For example, a database might contain:

  • Компанияның тұтынушылары мен олардың мекенжайларын тізімдейтін тұтынушылар кестесі.

  • Сатылатын өнімдерді тізімдейтін өнімдер кестесі, соның ішінде әрбір элементтің бағасы мен суреттері.

  • Тұтынушылардың тапсырыстарын бақылайтын тапсырыстар кестесі.

Because you store data about different subjects in separate tables, you need some way to tie the data together so that you can easily combine related data from those separate tables. To connect the data stored in different tables, you create relationships. A relationship is a logical connection between two tables that specifies fields that the tables have in common.

Кілттер

Кесте қатынасының бөлігі болып табылатын өрістер кілттер деп аталады. Кілт әдетте бір өрістен тұрады, бірақ бірнеше өрістен тұруы мүмкін. Кілттердің екі түрі бар:

  • Primary key    A table can have only one primary key. A primary key consists of one or more fields that uniquely identify each record that you store in the table. Often, there is a unique identification number, such as an ID number, a serial number, or a code, that serves as a primary key. For example, you might have a Customers table where each customer has a unique customer ID number. The customer ID field is the primary key of the Customers table. When a primary key contains more than one field, it is usually composed of pre-existing fields that, taken together, provide unique values. For example, you might use a combination of last name, first name, and birth date as the primary key for a table about people.

  • Foreign key    A table can also have one or more foreign keys. A foreign key contains values that correspond to values in the primary key of another table. For example, you might have an Orders table in which each order has a customer ID number that corresponds to a record in a Customers table. The customer ID field is a foreign key of the Orders table.

Кілт өрістері арасындағы сәйкестік кесте қатынасының негізін құрайды. Кесте қатынасын байланысты кестелердің деректерін біріктіру үшін пайдаланасыз. Мысалы, тұтынушылар кестесі және тапсырыстар кестесі бар делік. Тұтынушылар кестесінде әрбір жазбаны негізгі кілт өрістпен, идентификатормен анықталады.

Әрбір тапсырысты тұтынушымен байланыстыру үшін, тұтынушылар кестесінің идентификаторы өрісіне сәйкес тапсырыстар кестесіне сыртқы кілт өрісін қосасыз, одан кейін екі кілттің арасында қатынас жасайсыз. Тапсырыстар кестесіне жазба қосқанда, тұтынушылар кестесіндегі тұтынушы идентификаторы мәнін пайдаланасыз. Тапсырыстың тұтынушысы туралы ақпаратты көргіңіз келген кез келген уақытта, тұтынушылар кестесіндегі қай деректер тапсырыстар кестесіндегі қай жазбаларға сәйкес келетінін анықтау үшін, қатынасты пайдаланасыз.

Қатынастар кестесінде көрсетілетін  Access кесте қатынасы
Қатынастар кестесінде көрсетілетін кесте қатынасы

1. A primary key, identified by the key icon next to the field name.

2. Сыртқы кілт — кілт белгішесінің жоқ екенін ескеріңіз.

Қатынастарды пайдаланудың пайдасы

Қатысты кестелерде деректерді бөлек сақтау келесі артықшылықтарды береді:

  • Сәйкестік.    Деректердің әрбір элементі бір кестеде тек бір рет жазылғандықтан, екімағыналылықтың немесе сәйкессіздіктің болу мүмкіндігі шамалы болады. Мысалы, тұтынушы атын тапсырыс туралы деректері бар кестеде бірнеше реттен (және сәйкессіздік ықтималдылығымен) гөрі, тұтынушылар туралы кестеде тек бір рет сақтайсыз.

  • Нәтижелілік.     Деректерді тек бір жерге жазу дискідегі аз орынды пайдалануды білдіреді. Бұған қоса, кішірек кестелер үлкенірек кестелерге қарағанда деректерді тезірек береді. Ақырында, бөлек тақырыптар үшін бөлек кестелерді пайдаланбасаңыз, кестелерде бос мәндер (деректердің болмауы) және артықшылық пайда болады. Бұлардың екеуі де орынды босқа алады және өнімділікке кедергі келтіреді.

  • Оңай түсінушілік    Тақырыптар тиісті түрде кестелерге бөлінген болса, дерекқордың жасақтамасын түсіну жеңіл болады.

Кеңес : Plan your tables with relationships in mind. You can use the Lookup Wizard to create a foreign key field if the table that contains the corresponding primary key already exists. The Lookup Wizard creates the relationship for you.

Беттің жоғары бөлігі

Бастамас бұрын

Before you start to create tables in Microsoft Office Access 2007, there are a few differences from earlier versions of Access that you should keep in mind.

  • Table and field templates have replaced the Table Wizard    In earlier versions of Access, you used the Table Wizard to create a table quickly by answering a few questions. In Office Access 2007, the Table Wizard has been replaced by table and field templates.

  • Datasheet creation    In Office Access 2007, you can create and modify tables and fields while working in Datasheet view.

More information about these features is presented in the following section.

Беттің жоғары бөлігі

Жаңа кестені жасау

A simple database, such as a contact list, might use only a single table. Many databases, however, use several tables. When you create a new database, you create a new file on your computer that acts as a container for all of the objects in your database, including your tables.

Кеңес :  In Access 2010, you can use Application Parts to quickly add commonly used tables, forms, and reports to your database. !

You can create a table by creating a new database, by inserting a table into an existing database, or by importing or linking to a table from another data source — such as a Microsoft Office Excel workbook, a Microsoft Office Word document, a text file, or another database. When you create a new, blank database, a new, empty table is automatically inserted for you. You can then enter data in the table to start defining your fields.

Не істегіңіз келеді?

Create a new table in a new database

Қолданыстағы дерекқорда жаңа кесте жасау

Use a table template to create a table

Кестені жасау үшін импорттау және оған сілтеме жасау

Кестені жасау үшін SharePoint торабын пайдалану

Set a table's primary key

Set a table's properties

Create a new table in a new database

  1. Click the Microsoft Office Button Түймешік суреті , and then click New.

  2. Файл атауы жолағына жаңа дерекқордың атауын енгізіңіз.

  3. To browse to a different location to save the database, click the folder icon.

  4. Жасау пәрменін таңдаңыз.

    The new database opens, and a new table named Table1 is created and opens in Datasheet view.

Қолданыстағы дерекқорда жаңа кесте жасау

  1. Click the Microsoft Office Button Түймешік суреті , and then click Open.

  2. In the Open dialog box, select the database that you want to open, and then click Open.

  3. Кестелер тобындағы Жасау қойындысында Кесте түймешігін басыңыз.

    Access таспа суреті

    A new table is inserted in the database and the table opens in Datasheet view.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Use a table template to create a table

In earlier versions of Access, you used the Table Wizard to quickly create a table from sample tables and fields. In Office Access 2007, you use table templates and field templates instead.

A table template is an empty table that you can start using as-is, or modify to suit your needs. Office Access 2007 comes with the following table templates, designed to be compatible with the Windows SharePoint Services 3.0 lists of the same name:

  • Contacts    A table for managing business contact information, which includes e-mail addresses, Web page URLs, and attachments, such as a service contract and a photo.

  • Tasks    A table for tracking tasks, which includes a field for attachments.

  • Issues    A table for tracking issues, which includes a field for attachments and an append-only Memo field that keeps a history of old field values.

  • Events    A table for managing events, which includes a rich text Memo field and a field for attachments.

  • Assets    A table for managing business assets, which includes two currency fields so that you can track asset depreciation.

After you create a table by using a table template, you may want to add fields by using field templates. A field template is a predefined field that you can add to any table in Datasheet view. For more information about using a field template, see the section Add a field by using a field template, later in this article.

Create a new table by using a table template

  1. Click the Microsoft Office Button Түймешік суреті , and then click Open.

  2. In the Open dialog box, select and open the database in which you wish to create a table.

  3. On the Create tab, in the Tables group, click Table Templates and then select one of the available templates from the list.

    Access таспа суреті

    A new table is inserted, based on the table template that you chose.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Кестені жасау үшін импорттау және оған сілтеме жасау

You can create a table by importing or linking to data that is stored elsewhere. You can import or link to data in an Excel worksheet, a Windows SharePoint Services list, an XML file, another Access database, a Microsoft Office Outlook folder, and more.

Деректерді импорттағанда, ағымдағы дерекқордағы жаңа кестеде деректердің көшірмесін жасайсыз. Бастапқы деректердегі бұдан кейінгі өзгертулер импортталған деректерге әсер етпейді, ал импортталған деректерге енгізілетін өзгертулер бастапқы деректерге әсер етпейді. Деректер көзіне қосылып, оның деректерін импорттағаннан кейін деректерді көзге қосылмастан пайдалануға болады. Импортталған кестенің жасақтамасын өзгертуге болады.

Деректерге байланысқанда, ағымдағы дерекқорда басқа жерде сақталатын бар ақпаратқа сілтемені білдіретін байланған кесте жасалады. Байланған кестеде деректерді өзгерткенде, олар қайнар көзде өзгертіледі. Деректер қашан да көзде өзгергенде, бұл өзгерту байланған кестеде көрсетіледі. Байланған кестені қашан да болмасын пайдаланғанда, деректер көзіне қосыла алу керек. Байланған кестенің жасақтамасын өзгерту мүмкін емес.

Ескерту : You cannot edit data in an Excel worksheet by using a linked table. As a workaround, import the source data into an Access database, and then link to the database from Excel. For more information about linking to Access from Excel, search Excel Help, or see the links in the See Also section.

Сыртқы деректерді импорттау немесе сілтеме жасау арқылы жаңа кесте жасау.

  1. Click the Microsoft Office Button Түймешік суреті , and then click Open.

  2. In the Open dialog box, select and open the database in which you wish to create a new table.

  3. On the External Data tab, in the Import group, click one of the available data sources.

Access таспа суреті

  1. Әрбір қадамда шығатын диалогтық терезелеріндегі нұсқауларды орындаңыз.

    Access бағдарламасы жаңа кестені жасайды және оны Шарлау аймағында көрсетеді.

Кеңес : You can also import or link to a SharePoint list by using a command on the Create tab.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Кестені жасау үшін SharePoint торабын пайдалану

You can create a table in your database that imports from or links to a SharePoint list. You can also create a new SharePoint list by using a predefined template. The predefined templates in Office Access 2007 include Contacts, Tasks, Issues, and Events.

  1. Click the Microsoft Office Button Түймешік суреті , and then click Open.

  2. In the Open dialog box, select the database in which you want to create the new table, and then click Open.

  3. On the Create tab, in the Tables group, click SharePoint Lists.

    Access таспа суреті

  4. Келесі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Үлгіге негізделген SharePoint тізімін жасаңыз

      1. Click either Contacts, Tasks, Issues, or Events.

      2. Жаңа тізімді жасау диалогтық терезесінде SharePoint сайты үшін тізімді жасағыңыз келген жерге URL мекенжайын енгізіңіз.

      3. Жаңа тізімнің атауын көрсету және Сипаттама терезелеріне жаңа тізім атын және оның сипаттамасын енгізіңіз.

      4. Сілтеме жасалатын кесте жасалғаннан соң оны ашу үшін Тізімді дайын болғанда ашу құсбелгісін таңдаңыз (әдепкі мәні бойынша таңдалған).

  • Реттелетін жаңа тізім жасау

    1. Реттелетін түймешігін басыңыз.

    2. Жаңа тізімді жасау диалогтық терезесінде SharePoint сайты үшін тізімді жасағыңыз келген жерге URL мекенжайын енгізіңіз.

    3. Жаңа тізімнің атауын көрсету және Сипаттама терезелеріне жаңа тізім атын және оның сипаттамасын енгізіңіз.

    4. Сілтеме жасалатын кесте жасалғаннан соң оны ашу үшін Тізімді дайын болғанда ашу құсбелгісін таңдаңыз (әдепкі мәні бойынша таңдалған).

  • Қолданыстағы тізімнен деректерді импорттау

  • Қолданыстағы SharePoint тізімі тармағын таңдаңыз.

  • Сыртқы деректерді алу диалогтық терезесінде импортталатын деректері бар SharePoint торабының URL-мекенжайын енгізіңіз.

  • Ағымдық дерекқорда жаңа кестеге көз деректерін импорттау пәрменін, одан кейін Келесі пәрменін таңдаңыз.

  • Импортталатын әрбір SharePoint тізіміне құсбелгісін қойыңыз.

  • Қолданыстағы тізімге сілтеме жасау

  • Қолданыстағы SharePoint тізімі тармағын таңдаңыз.

  • Get External Data — SharePoint Site диалогтық терезесінде құрамында байланысатын тізім бар SharePoint торабының URL мекенжайын енгізіңіз.

  • Байланыстырылған кесте жасау арқылы деректер көзіне сілтеме жасау параметрін таңдап, одан кейін Келесі түймешігін басыңыз.

  • Сілтеме жасалатын әрбір SharePoint тізіміне құсбелгісін қойыңыз.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Set a table's primary key

Unless you have a specific reason not to, you should specify a primary key for a table. Access automatically creates an index for the primary key, which can help improve database performance. Access also makes sure that every record has a value in the primary key field, and that the value is always unique. Unique values are crucial, because otherwise there is no way to reliably distinguish a particular row from other rows.

When you create a new table in Datasheet view, Access automatically creates a primary key for you and assigns it a field name of ID and the AutoNumber data type.

In Design view, you can change or remove the primary key, or set the primary key for a table that doesn't already have one.

Determine which fields to use as a primary key

Sometimes, you might already have data that you want to use as a primary key. For example, you may have existing ID numbers for your employees. If you create a table to track employee information, you might decide to use the existing employee ID as the primary key for the table. Or, perhaps employee ID is only unique in combination with department ID, requiring that you use both fields together as the primary key. A good candidate for the primary key has the following characteristics:

  • Each record has a unique value for the field or combination of fields.

  • The field or combination of fields is never empty or null — there is always a value.

  • The values do not change.

If no suitable data exists to use as a primary key, you can create a new field to use as a primary key. When you create a new field to use as a primary key, set the field's data type to AutoNumber to help make sure that it meets the three characteristics in the preceding list.

Set or change the primary key

  1. Select the table whose primary key you want to set or change.

  2. Басты қойындысындағы Көріністер тобынан Көрініс, одан кейін Құрастырушы көрінісі тармақтарын таңдаңыз.

  3. In the table design grid, select the field or fields that you want to use as the primary key.

    To select one field, click the жолды таңдау құралы for the field that you want.

    Бірнеше өрісті таңдау үшін CTRL пернесін басып, әр өріс үшін жол таңдағышын басыңыз.

  4. Құрастырушы қойындысындағы Құралдар тобынан Бастапқы кілт тармағын таңдаңыз.

    «Құрастырушы» қойындысындағы «Құралдар» тобы тобы

    A key indicator appears to the left of the field or fields that you specify as the primary key.

Негізгі кілтті жою

  1. Select the table whose primary key you want to remove.

  2. Басты қойындысындағы Көріністер тобынан Көрініс, одан кейін Құрастырушы көрінісі тармақтарын таңдаңыз.

  3. Click the жолды таңдау құралы for the current primary key. If the primary key consists of multiple fields, hold down CTRL, and then click the row selector for each field.

  4. Құрастырушы қойындысындағы Құралдар тобынан Бастапқы кілт тармағын таңдаңыз.

    «Құрастырушы» қойындысындағы «Құралдар» тобы тобы

    Кілт идентификаторы алдында бастапқы кілт ретінде көрсеткен өрістен немесе өрістерден жойылады.

Ескерту : When you save a new table without setting a primary key, Access prompts you to create a new field for the primary key. If you click Yes, Access creates an ID field that uses the AutoNumber data type to provide a unique value for each record. If your table already includes an AutoNumber field, Access uses it as the primary key. If you click No, Access does not add a field, and no primary key is set.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Set a table's properties

In addition to setting properties fields, you can also set properties that apply to an entire table or to entire records.

  1. Сипаттары орнатылатын кестені таңдаңыз.

  2. Басты қойындысындағы Көріністер тобынан Көрініс, одан кейін Құрастырушы көрінісі тармақтарын таңдаңыз.

  3. Құрастырушы қойындысының Көрсету/Жасыру тобында Параметр бетін басыңыз.

    Access бағдарламасындағы құрастұрушы қойыншасының "Көрсету/Жасыру" тобы

    The table property sheet is shown.

  4. Сипаттар кестесіндегі Жалпы қойындысын басыңыз.

  5. Click the box to the left of the property that you want to set, and then enter a setting for the property.

    Available table properties

    Бұл кесте сипатын пайдалану

    Мақсат

    SharePoint торабында көріністерді көрсету

    Кестеге негізделген көріністер SharePoint торабында көрсетілу керек-керек еместігін көрсетіңіз.

    Ескерту : Бұл параметрдің әсерлері SharePoint торабында барлық көріністерді көрсету дерекқор сипатына байланысты.

    Қосымша ақпаратты Қосымша қараңыз бөлімінен қараңыз.

    Жайылған ішкі деректер кестесі

    Кестені ашқанда, барлық ішкі деректер кестелерін шығарып алады.

    Ішкі деректер кестесінің биіктігі

    Келесі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Ішкі деректер кестесінің терезесін шығарып алып, барлық жолдардың көрсетілуін қаласаңыз, бұл сипатты 0" мәнінде қалдырыңыз.

    • Ішкі деректер кестесінің биіктігін бақылауды қаласаңыз, қажетті биіктікті дюймдермен енгізіңіз.

    Бағдар

    Тілдің солдан оңға немесе оңнан солға оқылатындығына байланысты көрініс бағдарын орнату.

    Сипаттама

    Кестенің сипаттамасын беріңіз. Бұл сипаттама кестенің сөзкөмектерінде шығады.

    Әдепкі көрініс

    Кестені ашқанда, әдепкі көріністі Деректер кестесі, Жиынтық кесте немесе Жиынтық диаграмма күйіне орнатыңыз.

    Тексеру ережесі

    Қашан да болмасын жазбаны қосқанда немесе өзгерткенде шын болатын өрнекті енгізіңіз.

    Тексеру мәтіні

    Жазба Тексеру ережесі сипатындағы өрнекті бұзғанда көрсетілетін хабарды енгізіңіз.

    Filter

    Деректер кестесінің көрінісінде сәйкес болатын жолдарды ғана көрсету үшін шартты анықтау.

    Сұрыптау реті

    Деректер кестесінің көрінісінде жолдардың әдепкі сұрыптау ретін белгілеу үшін, бір немесе бірнеше өрісті таңдаңыз.

    Ішкі деректер кестесінің атауы

    Ішкі деректер кестесінің деректер кестесі көрінісінде пайда болатындығын көрсетіңіз және олай болған жағдайда, кестенің немесе сұраудың қайсысының деректер кестесі көрінісінде жолдарды қамтамасыз ететіндігін көрсетіңіз.

    Еншілес өрістер

    Кестеге көрсетілген Басты өрістерді байланыстыру сипатына сәйкес келетін ішкі деректер кестесі үшін пайдаланылатын кестедегі немесе сұраудағы өрістерді көрсетіңіз.

    Негізгі өрістер

    Кесте үшін көрсетілген Ішкі өрістерді байланыстыру сипатына сәйкес келетін кестедегі өрістерді тізімдеңіз.

    Жүктеу барысындағы сүзгі

    Кесте деректер кестесі көрінісінде ашылғанда, Сүзгі сипатындағы сүзгілеу шартын (Иә мәніне орнату арқылы) автоматты түрде қолданыңыз.

    Жүктеу барысындағы сұрыптау

    Кесте деректер кестесі көрінісінде ашылғанда, Реті сипатындағы сұрыптау шартын (Иә мәніне орнату арқылы) автоматты түрде орындаңыз.

    Кеңес : Қосымша орынды енгізгіңіз келсе немесе сипат терезесіндегі сипат параметрін өзгерткіңіз келсе, Ұлғайту терезесін көрсету үшін SHIFT+F2 пернелер тіркесімін басыңыз. Егер өрнекте Тексеру ережесі сипатын орнатып жатсаңыз және оны құрастыруда көмек керек болса, өрнек құрастырушысын бейнелеу үшін Builder button жанындағы ТексеруЕрежесі түймешікті басыңыз.

  6. To save your changes, press CTRL+S.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Кестеге өріс қосу

Бақыланатын әрбір деректер бөлігін өрісте сақтайсыз. Мысалы, контактілер кестесінде фамилия, ат, телефон нөмірі және мекенжай өрістерін жасайсыз. Өнімдер кестесінде өнім аты, өнім идентификаторы және баға өрістерін жасайсыз.

Өрістерді жасаудан бұрын деректерді ең кішкентай пайдалы бөліктерге бөлуге тырысыңыз. Кейінірек деректерді бөлуден гөрі, біріктіру әлдеқайда жеңілірек. Мысалы, толық ат өрісінің орнына фамилия және аты үшін бөлек өрістерді жасаңыз. Одан кейін ат, фамилия немесе екеуі де бойынша оңай іздеуге немесе сұрыптауға болады. Егер деректер элементі бойынша есеп беруді, оны сұрыптауды, іздеуді немесе есептеуді жоспарласаңыз, бұл элементті өріске жалғыз орналастырыңыз. Дерекқорды құрастыру және өрістерді жасау туралы қосымша ақпаратты Қосымша қараңыз бөлімінен қараңыз.

Өрісті жасағаннан кейін, оның көрінісін және күйін бақылау үшін, өріс сипаттарын орнатуға болады.

Не істегіңіз келеді?

Деректерді енгізу арқылы өріс қосу

Add a field by using a field template

Add a field from an existing table

Өріс сипаттарын орнату

Деректер кестесі көрінісінде өріс сипаттарын орнату

Кестені деректер кестесінің көрінісінде ашу

Өрістің атын өзгерту

Өріс деректерінің түрін өзгерту

Өріс пішімін өзгерту.

Кестенің басқа сипаттарын орнату

Set field properties in Design view

Open a table in Design view

Өріс деректерінің түрін өзгерту

Кестенің басқа сипаттарын орнату

Деректерді енгізу арқылы өріс қосу

Деректер кестесі көрінісінде жаңа кесте жасағанда немесе бар кестені ашқанда, кестеге өрісті деректер кестесінің Жаңа өрісті қосу бағанына деректер енгізу арқылы қосуға болады.

Жаңа өрісті қосу бағаны бар Access бағдарламасындағы деректер кестесі

1. Enter data in the Add New Field column.

  1. Деректер кестесі көрінісінде кестені жасаңыз немесе ашыңыз.

    Ескерту : For more information about creating a table, see the section, Create a new table.

  2. In the Add New Field column, enter the name of the field that you want to create.

    Use a descriptive name so that the field will be easier to identify.

  3. Жаңа өріске деректерді енгізіңіз.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Add a field by using a field template

Sometimes it is easier to choose from a predefined list of fields that fit your needs than to manually create a field. You can use the Field Templates task pane to choose from a list of field templates. A field template is a predefined set of characteristics and properties that describes a field. The field template definition includes a field name, a data type, a setting for the field's Format property, and other field properties.

  1. On the Home tab, in the Views group, click View, and then click Datasheet View.

  2. On the Datasheet tab, in the Fields & Columns group, click New Field.

    Access таспа суреті

  3. Select one or more fields in the Field Templates pane, and then drag them to the table where you want to insert the new column.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Add a field from an existing table

If your database already contains tables, you can add a field from one of those tables to your new table by using the Field List pane. The Field List pane lists all the other tables in your database, grouped into two categories: Fields available in related tables and Fields available in other tables. If the table you are adding a field to is in relationships with other tables, the related tables' fields are listed first in the Field List pane.

Өрістер тізімі аумағы

  1. Click the Microsoft Office Button Түймешік суреті , and then click Open.

  2. In the Open dialog box, select and open the database that you want to work with.

  3. In the Navigation Pane, double-click the table to which you want to add an existing field.

    Кесте Деректер парағының көрінісінде ашылады.

  4. On the Datasheet tab, in the Fields & Columns group, click Add Existing Fields.

Access таспа суреті

  1. Click the plus sign (+) next to a table in the Field List pane to display the list of fields in that table.

  2. Select the field that you want, and drag it to the table where you want to insert the new column.

  3. Follow the instructions in the Lookup Wizard.

    After you have completed the wizard, the field appears in the table in Datasheet view.

Ескерту : When you add a field from an unrelated table and then complete the Lookup Wizard, a new one-to-many relationship is automatically created between the table in the Field List pane and the table that you have open.

Find links to more information about the Lookup Wizard in the See Also section.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Өріс сипаттарын орнату

Өрісті жасағаннан кейін, оның көрінісін және күйін бақылау үшін өріс сипаттарын орнатуға болады.

Мысалы, өріс сипаттарын орнату арқылы төмендегі әрекеттерді орындауға болады:

  • Өрістегі деректердің көрінісін бақылау.

  • Өріске дұрыс емес деректерді енгізуді болдырмауға көмектесу.

  • Өріс мәндерін көрсету.

  • Өрісте іздеуді және сұрыптауды жылдамдатуға көмектесу.

Деректер кестесі көрінісінде жұмыс істеп жатқанда кейбір бар өріс сипаттарын орнатуға болады. Бірақ, толық өріс сипаттарына кіру және орнату үшін құрастырушы көрінісін пайдалану керек.

Деректер кестесі көрінісінде өріс сипаттарын орнату

Деректер беті көрінісінде жұмыс істеп жатқанда өрістің атын өзгерту, деректер түрін ауыстыру, Пішім сипатын өзгерту және өрістің кейбір басқа сипаттарын ауыстыруға болады.

Кестені деректер кестесінің көрінісінде ашу

  1. In the Navigation Pane, right-click the table that you want to open.

  2. On the shortcut menu, click Datasheet view.

Өрістің атын өзгерту

When you add a field by entering data in Datasheet view, Access automatically assigns a generic name to the field. Access assigns the name Field1 to the first new field, Field2 to the second new field, and so on. By default, a field's name is used as its label wherever the field is displayed, such as a column heading on a datasheet. Renaming fields so that they have more descriptive names helps make them easier to use when you view or edit records.

  1. Қайта аталатын өріс тақырыбын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз (мысалы, 1-өріс).

  2. Контекстік мәзірден Бағанның атын өзгерту тармағын таңдаңыз.

  3. Өріс тақырыбында жаңа атауды енгізіңіз.

    Өріс атаулары бос орындарды қоса 64-ке дейін таңбалардан (әріптер немесе сандар) тұруы мүмкін.

Өріс деректерінің түрін өзгерту

Деректер көрінісінде деректерді енгізу арқылы өріс жасағанда Access бағдарламасы өріске тиісті деректер түрін анықтау үшін сол деректерді қарастырады. Мысалы, егер 1/1/2006 дегенді енгізсеңіз, Access бағдарламасы бұл деректердің күн екенін танып, өрістің деректер түрін күн/уақыт деп орнатады. Егер Access бағдарламасы деректер түрін нақты анықтай алмаса, деректер түрі әдепкі мәтін деп орнатылады.

Өрістің деректер түрі басқа қандай өріс сипаттарын орнатуға болатынын анықтайды. Мысалы, гиперсілтеме деректер түрі немесе Memo деректер түрі бар өріс үшін Тек қосу сипатын орнатуға болады.

Өріс деректерінің түрін қолмен өзгертілетін жағдайлар болуы мүмкін. Мысалы, 2001 жылдың қазан айы сияқты күндерге ұқсайтын бөлме нөмірлері бар дерлік. Егер деректер кестесі көрінісінде жаңа өріске 10.2001 дегенді енгізсеңіз, деректер түрін автоматты түрде тану мүмкіндігі өрістің күн/уақыт деректерінің түрін таңдайды. Бөлме нөмірлері күн емес, белгілер болғандықтан, олар мәтін деректер түрін пайдалануы керек. Өріс деректерінің түрін өзгерту үшін, келесі іс рәсімін пайдаланыңыз.

  1. On the Ribbon, click the Datasheet tab.

  2. Деректер түрі тізіміндегі Деректер түрі және пішімдеу тобынан қажетті деректер түрін таңдаңыз.

    Дерек түрі мен Пішімдеу тобының таспа кескініне кіру

    Available data types

    Дерек түрі

    Use to store

    Өлшемі

    Мәтін

    Alphanumeric characters

    Use for text, or for numbers that are not used in calculations (for example, a product ID). A numeric value that is stored as text can be sorted and filtered more logically, but cannot be easily used in calculations.

    Up to 255 characters.

    Жазба

    Alphanumeric characters (longer than 255 characters in length) or text that uses rich text formatting.

    Use for text that is more than 255 characters in length, or for text that uses rich text formatting. Notes, lengthy descriptions, and paragraphs that use text formatting, such as bold or italics, are good examples of where to use a Memo field.

    Up to 1 gigabyte of characters, or 2 gigabytes of storage (2 bytes per character), of which you can display 65,535 characters in a control.

    Сан

    Numeric values (integers or fractional values).

    Use for storing numbers that are used in calculations, except for monetary values (use the Currency data type for monetary values).

    1, 2, 4, or 8 bytes, or 16 bytes when used for a replication ID.

    Күн/Уақыт

    Күндер және уақыттар.

    Use for storing date/time values. Note that each value stored includes both a date component and a time component.

    8 bytes.

    Валюта

    Monetary values.

    Use for storing monetary values (currency).

    8 bytes.

    Автосанағыш

    A unique numeric value that Access automatically inserts when a record is added.

    Use for generating unique values that can be used as a primary key. Note that values for AutoNumber fields can be incremented sequentially or by a specified value, or assigned randomly.

    4 bytes or 16 bytes when used for replication ID.

    Иә/жоқ

    Boolean values (yes/no).

    You can use one of three formats: Yes/No, True/False, or On/Off.

    1 bit (8 bits = 1 byte).

    OLE нысаны

    OLE objects or other binary data.

    Use for storing OLE objects from other Microsoft Windows programs.

    Up to 1 gigabyte.

    Тіркеме

    Pictures, Images, Binary files, Office files.

    This is the preferred data type for storing digital images and any type of binary file.

    For compressed attachments, 2 gigabytes. For uncompressed attachments, approximately 700kb, depending on the degree to which the attachment can be compressed.

    Гиперсілтеме

    Гиперсілтемелер

    Use for storing hyperlinks to provide single-click access to Web pages through a URL (Uniform Resource Locator) or files through a name in UNC (universal naming convention) format. You can also link to Access objects stored in a database.

    Up to 1 gigabyte of characters, or 2 gigabytes of storage (2 bytes per character), of which you can display 65,535 characters in a control.

    Lookup Wizard

    Not actually a data type; instead, this starts the Lookup Wizard.

    Use to start the Lookup Wizard so that you can create a field that uses a combo box to look up a value in another table, query, or list of values.

    Table or query based: The size of the bound column.

    Value based: The size of the Text field used to store the value.

    Ескерту : The maximum size of an Access database file is 2 gigabytes.

    Tips on data types

    • To optimize performance, you should use the most appropriate Field Size when you create a Text or Number field. For example, if you expect to store postal codes of a predictable length, specify that length as the field size. You can specify the field size by setting a value in the FieldSize property box. For more information, see the section, Set other field properties.

    • For phone numbers, part numbers, and other numbers that you don't intend to use for mathematical calculations, you should select the Text data type instead of the Number data type. A numeric value that is stored as text can be sorted and filtered more logically.

Өріс пішімін өзгерту.

Жаңа өрістің деректер түрін анықтауға қоса, Access бағдарламасы, сондай-ақ, енгізгеніңізге байланысты өрістің Пішім сипатын орната алады. Мысалы, егер таңертеңгі 10:50 уақытын енгізсеңіз, Access бағдарламасы күн/уақытқа деректер түрін және орташа уақытқа Пішім сипатын орнатады. Өрістің Пішім сипатын қолмен өзгерту үішн төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

  1. Таспадағы Деректер кестесі қойындысын басыңыз.

  2. Пішім тізіміндегі Деректер және пішімдеу тобынан қажетті пішімді енгізіңіз.

    Ескерту : Өрістің деректер түріне байланысты кейбір өрістер үшін (мысалы, мәтін үшін) Пішім тізімі қол жетімсіз болуы мүмкін.

Кестенің басқа сипаттарын орнату

  1. Деректер кестесі көрінісінде сипаты орнатылатын өрісті таңдаңыз.

  2. Деректер кестесі қойындысындағы Деректер түрі және пішімдеу тобынан қажетті сипаттарды таңдаңыз.

    Дерек түрі мен Пішімдеу тобының таспа кескініне кіру

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Set field properties in Design view

You can set any field property while you work with a table in Design view. In Design view, you set a field's data type in the table design grid, and you set other properties in the Field Properties pane.

Open a table in Design view

  1. In the Navigation Pane, right-click the table.

  2. On the shortcut menu, click Design view.

Өріс деректерінің түрін өзгерту

  1. In the table design grid, locate the field for which you want to set the data type.

  2. In the Data Type column, choose a data type from the list.

    Available data types

    Дерек түрі

    Use to store

    Өлшемі

    Мәтін

    Alphanumeric characters

    Use for text, or for numbers that are not used in calculations (for example, a product ID). A numeric value that is stored as text can be sorted and filtered more logically, but cannot be easily used in calculations.

    Up to 255 characters.

    Жазба

    Alphanumeric characters (longer than 255 characters in length) or text that uses rich text formatting.

    Use for text that is more than 255 characters in length, or for text that uses rich text formatting. Notes, lengthy descriptions, and paragraphs that use text formatting, such as bold or italics, are good examples of where to use a Memo field.

    Up to 1 gigabyte of characters, or 2 gigabytes of storage (2 bytes per character), of which you can display 65,535 characters in a control.

    Сан

    Numeric values (integers or fractional values).

    Use for storing numbers that are used in calculations, except for monetary values (use the Currency data type for monetary values).

    1, 2, 4, or 8 bytes, or 16 bytes when used for a replication ID.

    Күн/Уақыт

    Күндер және уақыттар.

    Use for storing date/time values. Note that each value stored includes both a date component and a time component.

    8 bytes.

    Валюта

    Monetary values.

    Use for storing monetary values (currency).

    8 bytes.

    Автосанағыш

    A unique numeric value that Access automatically inserts when a record is added.

    Use for generating unique values that can be used as a primary key. Note that values for AutoNumber fields can be incremented sequentially or by a specified value, or assigned randomly.

    4 bytes or 16 bytes when used for replication ID.

    Иә/жоқ

    Boolean values (yes/no).

    You can use one of three formats: Yes/No, True/False, or On/Off.

    1 bit (8 bits = 1 byte).

    OLE нысаны

    OLE objects or other binary data.

    Use for storing OLE objects from other Microsoft Windows programs.

    Up to 1 gigabyte.

    Тіркеме

    Pictures, Images, Binary files, Office files.

    This is the preferred data type for storing digital images and any type of binary file.

    For compressed attachments, 2 gigabytes. For uncompressed attachments, approximately 700kb, depending on the degree to which the attachment can be compressed.

    Гиперсілтеме

    Гиперсілтемелер

    Use for storing hyperlinks to provide single-click access to Web pages through a URL (Uniform Resource Locator) or files through a name in UNC (universal naming convention) format. You can also link to Access objects stored in a database.

    Up to 1 gigabyte of characters, or 2 gigabytes of storage (2 bytes per character), of which you can display 65,535 characters in a control.

    Lookup Wizard

    Not actually a data type; instead, this starts the Lookup Wizard.

    Use to start the Lookup Wizard so that you can create a field that uses a combo box to look up a value in another table, query, or list of values.

    Table or query based: The size of the bound column.

    Value based: The size of the Text field used to store the value.

    Ескерту : The maximum size of an Access database file is 2 gigabytes.

    Tips on data types

    • For phone numbers, part numbers, and other numbers that you don't intend to use for mathematical calculations, you should select the Text data type instead of the Number data type. A numeric value that is stored as text can be sorted and filtered more logically, but cannot be easily used in calculations.

    • For the Text and Number data types, you can specify the field size or data type more precisely by setting a value in the FieldSize property box.

Кестенің басқа сипаттарын орнату

  1. In the table design grid, select the field for which you want to set properties. Access displays the properties for this field in the Field Properties pane.

    Ескерту : The data type of the field determines the properties that you can set.

  2. In the Field Properties pane, enter the settings that you want for each property, or press F6 and then use the arrow keys to select a property.

    What field properties are available?

    Ескерту : Not all properties are available for every field. A field's data type determines which properties it has.

    Field property

    Сипаттама

    Field Size

    Set the maximum size for data stored as a Text, Number, or AutoNumber data type.

    Кеңес : For best performance, always specify the smallest sufficient Field Size.

    Пішім

    Customize the way that the field appears by default when displayed or printed.

    Decimal Places

    Specify the number of decimal places to use when displaying numbers.

    New Values

    Specify whether an AutoNumber field is incremented or assigned a random value when a new record is added.

    енгізу бүркеншігі

    Display characters that help to guide data entry. For more information about creating and using an input mask, see the See Also section.

    Тақырып

    Set the text displayed by default in labels for forms, reports, and queries.

    әдепкі мән

    Automatically assign a default value to a field when new records are added.

    Тексеру ережесі

    Supply an expression that must be true whenever you add or change the value in this field.

    Тексеру мәтіні

    Enter a message to display when a value violates the expression in the Validation Rule property.

    Міндетті

    Require that data be entered in a field.

    Allow Zero Length

    Allow entry (by setting the property's value to Yes) of a zero-length string ("") in a Text or Memo field.

    Indexed

    Speed up access to data in this field by creating and using an index.

    Unicode Compression

    Compress text stored in this field when a small amount of text is stored (< 4,096 characters).

    IME Mode

    Control conversion of characters in an East Asian version of Windows.

    IME Sentence Mode

    Control conversion of sentences in an East Asian version of Windows.

    Смарт-тегтер

    Attach a smart tag to this field.

    Append Only

    Track the history of field values (by setting the property's value to Yes).

    Text Format

    Choose the property's Rich Text value to store text as HTML and allow rich formatting. Choose the property's Plain Text value to store only unformatted text.

    Text Align

    Specify the default alignment of text within a control.

  3. To provide more space for entering or editing a property setting in the property box, press SHIFT+F2 to display the Zoom box.

    Кеңес : If you are entering an input mask or validation expression and would like help in building it, click Builder button next to the property box to display the appropriate builder.

  4. To save your changes, press CTRL+S.

Find links to more information about data types and field properties in the See Also section.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғары бөлігі

Save a table

After you create or modify a table, you should save its design. When you save a table for the first time, give it a name that describes the data that it contains. You can use up to 64 alphanumeric characters, including spaces. For example, you might name a table Customers, Parts Inventory, or Products.

Кеңес : You should decide on a naming convention for the objects in your database, and use it consistently.

  1. Click the Microsoft Office Button Түймешік суреті and then click Save, or press CTRL+S.

  2. If you are saving the table for the first time, type a name for the table, and then click OK.

Беттің жоғары бөлігі

Ескерту : Machine Translation Disclaimer: This article has been translated by a computer system without human intervention. Microsoft offers these machine translations to help non-English speaking users enjoy content about Microsoft products, services and technologies. Because the article was machine translated, it may contain errors in vocabulary, syntax or grammar.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×