Жұмыс үстелі дерекқорындағы деректерді сүз

Сүзгіні қолдану үшін, сүзу үшін пайдаланылатын өрісті немесе басқару элементін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз да, қалқымалы мәзірдің төменгі бөлігінде орналасқан сүзу пәрменін таңдаңыз. Сүзгінің негізі ретінде белгілі бір мәнді пайдалану үшін, мәнді таңдап, оны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз да, сүзу пәрменін таңдаңыз. Сүзу параметрлері пайдаланылатын өрістеді деректердің түріне байланысты болады. Төменде сәлем әлем мәні таңдалған мәтін өрісі үшін сүзу параметрлерінің көрінісі берілген:

Мәтінді сүзу параметрлерін көрсететін контекстік мәзір

Сүзгілерді формадағы, есептегі, сұраудағы немесе деректер кестесіндегі белгілі бір жазбаларды көрсету үшін немесе белгілі жазбаларды есептен, кестеден немесе сұраудан басып шығару үшін пайдалануға болады. Сүзгіні қолдану арқылы көріністегі деректерді негізгі нысанның жасақтамасын өзгертпестен шектеуге болады.

Бұл мақалада Access жұмыс үстелі дерекқорындағы сүзгілерді қолдану, сақтау және жою жолы түсіндірілген. Access бағдарламасында сүзу туралы қосымша ақпарат алу үшін Access 2013 бағдарламасымен деректеріңізді сүзу блог жазбасын қараңыз. Жалпы Access бағдарламалары туралы қосымша ақпарат алу үшін Access бағдарламасын жасау мақаласын қараңыз.

Бұл мақалада:

Сүзу туралы ақпарат

Сүзудің түрлі жолдары

Деректердің сүзілген және сүзілмеген көрінісін ауыстырып қосу

Сүзгіні алу

Сүзгіні сақтау және автоматты түрде қолдану

Сүзу туралы ақпарат

Негізгі дерекқор тапсырмасындағы көрсетілген деректерді жоюдың бір амалы — сүзгіні пайдалану, алайда кейде сұрауды пайдалану ыңғайлырақ болады. Сүзгіні пайдалануды таңдағаннан кейін, әрекетті жалғастырудың бірнеше жолы бар: негізгі сүзгілер, бөлектелген бойынша сүзгілеу, форма бойынша сүзгілеу.

Қандай жағдайда сұрауды пайдаланған дұрыс?

Кейбір жағдайларда көрсетілетін деректерді шектеудің жақсырақ жолы сұрауды пайдалану болып табылады. Сұрау жасау үшін біраз жұмыс жасау керек: сұраулар құрастырғышын ашу, кестелер қосу және т.б. Алайда, амалдарды орындап болған соң, деректер көзін пайдаланатын формалар, есептер, басқа сұраулар сияқты нысандарға деректер беретін жаңа деректер көзін аласыз. Келесі жағдайларда сұрауды пайдаланған жөн:

  • Шектелген деректер жиынтығын бірнеше рет, мүмкін бірнеше нысанда пайдалануды жоспарлайсыз. Сүзгіні сақтау, жоюға және қайта қолдануға болады. Алайда, оны жасалған нысаннан басқа жерде қолдану мүмкін емес.

  • Бір уақытта бірнеше баламалы шарттар жиынтығы сияқты бірнеше мүмкіндіктерді қамту керек. Бұл амалды Форма бойынша сүзгілеу арқылы орындауға болғанымен, сұрауда барлық баламалы шарттар жиынтығын бір уақытта көруге болады. Ал форма бойынша сүзгілеуде олар әр түрлі қойындыларда орналасады.

Әр түрлі деректерде қолдау көрсететін сүзгілер

Кейбіреулері тек бір деректер түріне, ал басқалары бірнеше деректер түрлеріне қолданылатын әр түрі деректер бар. Пайдаланылатын сүзгілер сүзу керек өрістің түріне және мәндеріне тәуелді болады. Төменде Күн/уақыт деректері үшін негізгі сүзгілерді бейнелейтін сурет көрсетілген.

Мерзім өрісінде сүзу

1. Күн/уақыт деректерінің негізгі сүзгілері

2. Кезеңдегі барлық күндер сүзгісі тек күн/уақыт деректері үшін қол жетімді. Бұл күндер мәндерінің күн және жыл бөліктерін елемейді.

Сүзгіні қайта қолдану

Нысан қолданылған сүзгімен сақталса, сүзгі нысанды келесіде ашқанда қол жетімді болады. Нысан ашылғанда сүзгінің қолданылуын басқару үшін, «FilterOnLoad» сипатын орнатуға болады.

Сүзгіні басқар дерекқор нысанымен қайта пайдаланғыңыз келсе, оны сұрау ретінде сақтауға болады.

Беттің жоғары бөлігі

Сүзудің түрлі жолдары

Сүзудің негізгі үш түрлі жолы бар:

  • Негізгі сүзгілер    – жиі пайдаланылатын негізгі сүзгілер деректердің ішіндегі мәндерді сүзу үшін таңдауға мүмкіндік береді және Құрамында бар сияқты бекітілген салыстыру сүзгілерін қамтамасыз етеді.

  • Бөлектелген бойынша сүзгілеу    – оңай қол жетімді осы әдіс сүзгі ретінде пайдалану керек мән көрініп тұрғанда жұмыс істейді.

  • Форма бойынша сүзгілеу – бір уақытта бірнеше сүзгі қолдану керек болса, осы әдіс арқылы процесті басқару мүмкіндіктері көп болады.

Негізгі сүзгілер

Негізгі сүзгілер көптеген деректер түрлері үшін бекітілген болады және деректерге арналған негізгі сүзу жолдарын қамтамасыз етеді. Мысалы, Күн/уақыт деректерін сүзу кезінде, Дейін негізгі сүзгісі белгілі бір күнде не одан кейін болатын күндерді тізімнен шығарып тастайды.

Ескерту :  Негізгі сүзгілер бір уақытта тек бір өріске қолданылады. Бірнеше өрісте не басқару элементінде сүзу үшін, сүзгіні әр қайсына бөлек қолдануға немесе қосымша сүзу параметрлерін қолдануға болады.

Негізгі сүзгіні пайдалану    Сүзу керек өрістің тақырыбын басыңыз. Негізгі сүзгілер қалқыламы мәзірдің төменгі жағында көрсетіледі.

Негізгі мерзім сүзгілері
Күн/уақыт деректерінің негізгі сүзгілері

1. Арнайы мәндерді сүзу үшін құсбелгілер тізімін пайдаланыңыз. Тізім өрісте сақталған мәндердің барлығын көрсетеді.

2. Мәндер ауқымын сүзу үшін, салыстыру сүзгісін таңдаңыз да, қажетті мәндерді көрсетіңіз.

Негізгі сүзгі кеңестері

  • Тек бір не бірнеше мән арқылы мәндер тізімі сүзу үшін, (Бәрін бөлектеу) ұяшығынан құсбелгіні алып, керекті мәндерді таңдаңыз.

  • Бос мәндерді (сүзілген өріс үшін деректері жоқ жазбалары көрсетеді) сүзу үшін, (Бәрін бөлектеу) ұяшығынан құсбелгіні алып, (Бос) жанындағы ұяшыққа құсбелгі қойыңыз.

  • Нақтырақ элементтерге сәйкес келуі үшін негізгі сүзгіде қойылмалы таңбаларды пайдалануға болады. Мысалы, жұлдызша (*) қойылмалы таңбасы кез келген жолға не таңбаларға сәйкес келеді. Осылайша «Michele» сөзінің әр түрлі жазылу нұсқаларын табу үшін, Тең негізгі сүзгісін Аты өрісіне Miche*l* сүзгі жолын пайдалану арқылы қолдануға болады.

  • Сүзгіге қойылмалы таңбаның тек өзін қосу үшін (қойылмалы таңба ретінде емес), таңбаны тік жақшаға алыңыз.

Негізгі сүзгілер неге көрінбейді?

Негізгі сүзгілердің келесі жағдайларда қол жетімді болмайды:

  • Деректерге қатысты сүзгілер Иә/Жоқ, OLE нысаны және тіркемелер өрістері үшін қол жетімді емес.

  • Мәндер тізімі жазбахат өрісі үшін қол жетімді емес.

  • Негізгі сүзгілер Деректер кестесі көрінісі, Форма көрінісі, Есеп көрінісі немесе Орналасу көріністерінен басқа ешқандай көріністерде мүлде қол жетімді болмайды.

Бөлектелген бойынша сүзгілеу

Ағымдағы таңдалған мәнге негізделген сүзгіні қолдану үшін, таспадағы Өзіндік бет түймешігін басып, Сұрыптау және сүзу тобының Таңдау тармағын таңдаңыз. Ашылмалы тізімі қол жетімді сүзу параметрлерін көрсетеді. Негізгі сүзгілер сияқты, бөлектелген бойынша сүзгілеу параметрлері деректер түріне байланысты өзгеше болады. Бөлектеу бойынша сүзу үшін, таңдалған мәнді тінтуірдің оң жақ түймешігімен басуға болады.

Бөлектелген бойынша сүзгілеу мәзірі

Форма бойынша сүзгілеу

Форманы толтыру арқылы сүзу үшін, Өзіндік бет қойындысындағы Сұрыптау және сүзу тобынан Қосымша тармағын таңдаңыз да, Форма бойынша сүзгілеу түймешігін басыңыз. Форма бойынша сүзгілеу параметрін пайдаланғанда, Access бағдарламасы сүзіп жатқандағыдай бос форма жасайды да, қажетті өрістер санын қосуға мүмкіндік береді. Орындап болған соң, Access сәйкес келетін жазбаларды табады. Бұл мәндерді пайдаланып бірнеше өрісті сүзу қажеті болғанда ыңғайлы. Келесі суретте қарапайым Форма бойынша сүзгілеу жолы көрсетілген:

Пішін бойынша сүзгілеу

Ескерту :  Форма бойынша сүзгілеу әдісі пайдаланылғанда, келесі өріс түрлерін пайдаланып өріс мәндерін көрсету мүмкін емес: көпмәнді, Memo, гиперсілтеме, Иә/жоқ немесе OLE нысаны.

Немесе қойындысы арқылы балама Форма бойынша сүзгілеуді қосу

Сүзу үшін пайдаланылатын басқа мәндер жинағын қосу үшін, Форма бойынша сүзгілеу терезесінің төменгі жағындағы Немесе қойындысын ашыңыз. Бұл сүзу үшін пайдаланылатын жаңа бос форма ашады. «Немесе» қойындысын пайдаланған сайын, Access басқа форма жасайды; яғни Форма бойынша сүзгілеу ішінде бір пайдаланылмаған «Немесе» қойындысы болады. Форма бойынша сүзгілеу арқылы бірнеше мәндер жинағын енгізгенде, кез келген жинаққа сәйкес келетін жазбалар қосылады. Басқаша айтқанда, «Немесе» қойындысы көп пайдаланылған сайын, сүзгіге көбірек деректер қосылады.

Қосымша сүзгі/сұрыптау

Сирек жағдайларда, жеке сүзу шартын жазу үшін, сүзу әдістерін пайдаланып жасауға болатыннан әлдеқайда көп әрекеттер орындау керек болады. Бұл жағдайда, қосымша сүзгі/сұрыптау параметрін пайдалануға болады, бұл — сұрау құрастыруға ұқсас сүзгі жасау әрекеті.

  1. Мына көріністерде кестені, форманы немесе жазбаны ашыңыз: Деректер кестесі, Форма, Жазба немесе Орналасу.

  2. Көріністің сүзілмегеніне көз жеткізіңіз. Жазбаның шарлау тақтасында Сүзгі жоқ параметрінің қара болып шыққанын (қолданылмайтынын) тексеріңіз. Егер жазбаның шарлау тақтасы көрінбесе, Басты қойындысының Сұрыптау және сүзу тобындағы Қосымша түймешігін басып, Барлық сүзгілерді алып тастау параметрін таңдаңыз (егер Барлық сүзгілерді алып тастау қара болып шықса, онда ешқандай сүзгі қолданылмайды).

  3. Таспадағы Өзіндік бет түймешігін басып, Сұрыптау және сүзу тобынан Қосымшатармағын таңдаңыз да, Қосымша сүзгі/сұрыптау түймешігін басыңыз.

  4. Сүзгіңіз келген сүзгілерді торға қосыңыз.

  5. Әрбір өрістің Шарттар жолында қандай да бір шартты көрсетіңіз. Шарттар жинақ түрінде қолданылады, ал Шарттар жолындағы барлық шарттарға сәйкес келетін жазбалар ғана шығады. Бір өріске арналған баламалы шарттарды көрсету үшін бірінші шартты Шарттар жолына, ал екінші шартты Немесе жолына теріңіз және т.с.с.

    Кеңестер : 

    • Немесе жолындағы шарттардың толық жинағы Шарттар жолындағы шарттар жинағына балама ретінде қолданылады. Екі шарттар жинағына да қолданылуы қажет шарттар Шарттар жолы мен Немесе жолында терілуі қажет. Сүзілген жолдарды көру үшін, Сүзгіні ажырата қосу түймешігін басыңыз.

    • Шарттарды жазуды үйренудің жақсы жолы — жалпы сүзгіні немесе іздегеніңізге жақын нәтиже беретін таңдауға негізделген сүзгіні қолдану болып табылады. Одан кейін, көрініске қолданылған сүзгі арқылы Сүзгі нысан қойындысын көрсетіңіз:

«Сүзгі» құжат қойыншасындағы арнайы пәрмендер

Екі арнайы пәрмен Сүзгі құжат қойындысында қол жетімді болады. Қойындыдағы жасақтама торының үстіндегі кез келген жерді тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқығанда, Сұраудан жүктеу және Сұрау ретінде сақтау пәрмендері мәтінмәндік мәзірде қол жетімді болады.

Арнайы сүзгі параметрлері

Сұраудан жүктеу пәрмені таңдалған сұраудың жасақтамасын торға жүктейді. Ол сұрау шарттарын сүзу шарттары ретінде пайдалануға мүмкіндік береді.

Сұрау ретінде сақтау пәрмені сүзгі параметрлерін жаңа сұрау ретінде сақтауға мүмкіндік береді.

Беттің жоғары бөлігі

Деректердің сүзілген және сүзілмеген көрінісін ауыстырып қосу

Деректердің сүзілмеген көрінісіне ауыстыру үшін, жазбалар бойынша шарлау жолағындағы Сүзгімен түймешігін басыңыз.

Жазбалар бойынша шарлау сүзгіні ауыстырып қосу

Сүзілген көрініске қайту үшін жазбалар бойынша шарлау жолағындағы Сүзгісіз түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Сүзгіні алу

Толығымен жою үшін сүзгіні алып тастаңыз. Алынған сүзгіні Сүзгісіз түймешігін басу арқылы қайта қолдану мүмкін болмайды, ол үшін жаңа сүзгіні қайта жасау керек. Бір өрістен тек бір сүзгіні алуға немесе көріністегі барлық өрістердің барлық сүзгілерін алуға болады.

  • Бір сүзгіні алу    Сүзілген элементті тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз да, Сүзгіні өріс атауынан алу тармағын басыңыз.

  • Барлық сүзгілерді алу   Өзіндік бет қойындысында Сұрыптау және сүзу тобынан Қосымша тармағын таңдаңыз да, Барлық сүзгілерді тазалау түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Сүзгіні сақтау және автоматты түрде қолдану

Сүзгі қолданылған кестені, сұрауды, форманы немесе есепті жапқанда, сүзгі нысанмен бірге сақталады. Нысан келесі рет ашылғанда сүзілмеген деректер көрсетіледі, бірақ сақталған сүзгіні қолдануға болады. Бар болғаны, жазбалар бойынша шарлау жолағындағы Сүзгісіз түймешігін басып, «Сүзгімен» көрінісіне ауысыңыз. Нысан ашылғанда сүзгінің қолданылуын қаласаңыз, FilterOnLoad сипаты үшін Иә параметрін таңдаңыз.

Ескерту : FilterOnLoad сипат параметрі нысан жүктелгендерылғанда ғана қолданылады. Бұл сипатты құрастырушы көрінісіндегі нысанға арнап орнату және одан кейін басқа көрініске ауыстыру параметрдің қолданылуына себепші болмайды. Күшіне енетін Жүктелетінылатын сүзгі сипаты параметріне енгізілген өзгертулер үшін нысанды жауып, қайта ашу керек.

Сүзгіні сақтау

Басқа нысандармен қайта пайдалану мүмкін болуы үшін, сүзгіні сұрау сияқты сақтау үшін, Қосымша сүзгі/сұрыптау параметрін пайдаланыңыз: таспадағы Өзіндік бет түймешігін басып, Сұрыптау және сүзу тобынан Қосымша тармағын, содан кейін Қосымша сүзгі/сұрыптау параметрін таңдаңыз. Сүзгіні қалаған әдіспен орнатып, бос аумақты тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз да, Сүзгі қойындысын ашып, Сұрау ретінде сақтау түймешігін басыңыз.

Қосымша сүзгі/сұрыптау тармағындағы контекстік мәзір

Беттің жоғары бөлігі

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×