Жұмыс кітаптарын тексеру арқылы жасырын деректер мен жеке мәліметтерді жою

Егер Microsoft Office Excel жұмыс кітабының электрондық көшірмесін ортақ пайдалануды жоспарласаңыз, жұмыс кітабының өзінде немесе оның құжат сипаттарында сақталуы мүмкін жасырын деректердің немесе жеке мәліметтердің жұмыс кітабында бар-жоқтығын тексерген дұрыс (метадеректер). Бұл жасырын деректер ұйымыңыз немесе жұмыс кітабының өзі туралы ашық ортақ пайдаланғыңыз келмейтін толық мәліметтерді көрсетуі мүмкін болғандықтан, жұмыс кітабын басқа адамдармен ортақ пайдаланбас бұрын мұны жою қажет болуы мүмкін.

Excel бағдарламасындағы құжат инспекторы мүмкіндігін жұмыс кітаптарындағы жасырын деректер мен жеке мәліметтерді табуға және жоюға көмектесе алады.

Ескерту : Басқа адамдармен ортақ пайдаланатын жұмыс кітаптарынан жасырын деректер мен жеке мәліметтерді жоюға болады. Бірақ, егер жұмыс кітабы ортақ жұмыс кітабы ретінде сақталған болса (Сараптау > Жұмыс кітабын ортақ пайдалану тармағы), комментарийлерді, аннотацияларды, құжат сипаттарын және жеке мәліметтерді жоя алмайсыз. Бұл мәліметтерді ортақ жұмыс кітабынан жою үшін алдымен жұмыс кітабын көшіріп, жұмыс кітабын ортақ пайдаланудан бас тартыңыз.

Бұл мақалада

Жасырын деректер мен жеке мәліметтерді табу және жою

Жасырын деректер мен жеке мәліметтердің түрлері

Құжат инспекторы тауып, жоятын мәліметтер

Құжат инспекторы табатын, бірақ жоя алмайтын мәліметтер

Жасырын деректер мен жеке мәліметтерді табу және жою

Құжат инспекторын жұмыс кітаптарындағы жасырын деректер мен жеке мәліметтерді тауып, жою үшін пайдалануға болады. Электрондық пошта тіркемесі сияқты жұмыс кітабының электрондық көшірмесін ортақ пайдаланбас бұрын, Құжат инспекторын пайдалану дұрыс болады.

  1. Жасырын деректер мен жеке мәліметтердің бар-жоқтығын тексеру қажет жұмыс кітабын ашыңыз.

  2. Файл > Басқаша сақтау тармағын таңдап, бастапқы жұмыс кітабының көшірмесін сақтау үшін Файл атауы жолағына басқа атауды теріңіз.

    Маңызды : Құжат инспекторын бастапқы жұмыс кітабының көшірмесінде пайдаланған жөн, себебі Құжат инспекторы жоятын деректерді қалпына келтіру барлық уақытта мүмкін бола бермейді.

  3. Бастапқы жұмыс кітабыңыздың көшірмесінде, Файл > Ақпарат тармағын таңдаңыз.

  4. Ортақ пайдалануға дайындау тармағында Ақауларын тексеру, Құжатты тексеру түймешігін басыңыз.

  5. Құжат инспекторы диалогтық терезесінде тексерілуі қажет жасырын мазмұн түрлерінің ұяшықтарына белгі қойыңыз. Жеке инспекторлар туралы қосымша ақпарат алу үшін Құжат инспекторы табатын және жоятын мәліметтер бөлімін қараңыз

  6. Тексеру пәрменін таңдаңыз.

  7. Тексеру нәтижелерін Құжат инспекторы диалогтық терезесінде қарап шығыңыз.

  8. Құжатыңыздан жою қажет жасырын мазмұн түрлерін тексеру нәтижелерінің жанындағы Барлығын жою түймешігін басыңыз.

    Маңызды : 

    • Егер жасырын мазмұн құжаттан жойылса, ол Болдырмау түймешігін басқанда қалпына келмеуі мүмкін.

    • Егер деректері бар жасырын жолдар, бағандар немесе жұмыс парақтары жойылса, жұмыс кітабындағы есептеулердің немесе өрнектердің нәтижелерін өзгертіп жіберуіңіз мүмкін. Егер жасырын жолдарда, бағандарда немесе жұмыс парақтарында қандай мәліметтердің бар екенін білмесеңіз, Құжат инспекторын жауып, жасырын жолдарды, бағандарды немесе жұмыс парақтарын көрсетіңіз, одан кейін олардың мазмұнын қарап шығыңыз.

    • Түсініктемелер мен аннотациялар, Құжат сипаттары мен жеке мәліметтер және Жоғарғы және төменгі колонтитулдар тармағына арналған инспекторлар ортақ жұмыс кітабы (Сараптау > Жұмыс кітабын ортақ пайдалану) ретінде сақталмаған жұмыс кітабын пайдалана алмайды. Себебі, ортақ жұмыс кітаптары басқа адамдармен бір жұмыс кітабында бірлесіп жұмыс істеуі үшін жеке мәліметтерді пайдаланады. Осы мәліметтерді ортақ жұмыс кітабынан жою үшін, жұмыс кітабын көшіріп алып, оны ортақ пайдаланудан бас тарта аласыз. Жұмыс кітабын ортақ пайдаланудан бас тарту үшін, Сараптау > Жұмыс кітабын ортақ пайдалану түймешігін басып, Бір уақытта бірнеше пайдаланушының өзгерістеріне рұқсат ету ұяшығына белгі қойыңыз.

      Ескерту : Microsoft Excel Starter 2010 бағдарламасында ортақ пайдаланудан бас тарту әрекеті қолжетімді емес. Ортақ пайдалану әрекетінен бас тарту үшін, Excel бағдарламасының толық нұсқасын пайдалану керек.

    • OpenDocument электрондық кестесі (.ods) пішімінде сақталатын электрондық кестелерден жасырын деректер мен жеке мәліметтерді жою үшін, электрондық кестені осы пішімде әр сақтағанда құжат инспекторын іске қосу керек.

Беттің жоғарғы бөлігі

Жасырын деректер мен жеке мәліметтердің түрлері

Excel жұмыс кітабында жасырын деректер мен жеке мәліметтердің бірнеше түрлері сақталуы мүмкін. Бұл мәліметтер жұмыс кітабын Excel бағдарламасында қарағанда тікелей көрінбеуі мүмкін, бірақ басқа адамдар мәліметтерді көруі немесе шығарып алуы мүмкін.

Жасырын мәліметтер Excel бағдарламасы сізге басқа адамдармен бірлесіп жұмыс істеуге мүмкіндік беру үшін жұмыс кітабына қосатын деректерді қамтуы мүмкін. Сондай-ақ, оның құрамына әдейі жасырын етіп көрсеткен мәліметтер де кіруі мүмкін.

Мысалы, төменде жұмыс кітаптарыңыздағы жасырын деректер мен жеке мәліметтеріңіздің бастапқы элементтері берілген:

  • Комментарийлер және қолжазбалық аңғартпалар    Егер жұмыс кітабын басқа адамдармен бірігіп жасаған болсаңыз, жұмыс кітабында комментарий немесе қолжазбалық комментарийлер қамтылуы мүмкін. Бұл мәлімет жұмыс кітабымен жұмыс істеген кісілер аттарын, рецензенттер комментарийлерін және жұмыс кітабына енгізілген өзгертулерді басқаларға көрсетуді мүмкіндік береді.

  • Құжат сипаттары және жеке мәліметтер    Құжат сипаттары, сонымен қатар, метадеректер ретінде де белгілі, автор және тақырып сияқты жұмыс кітабыңыз туралы толық мәліметтерді қамтиды. Сондай-ақ, құжат сипаттары Office бағдарламалары автоматты түрде сақтайтын мәліметтерді қамтиды, мысалы, жұмыс кітабын ең соңғы сақтаған адамның аты, құжаттың жасалған күні және құжат орны (Excel 2013). Арнайы мүмкіндіктерді пайдаланған жағдайда, құжаттағы жеке анықталатын мәліметтердің (PII) қосымша түрлері болуы мүмкін, мысалы, электрондық пошта тақырыптары, қарап шығуға жіберу мәліметтері, жол нұсқау парақтары, принтер сипаттары (мысалы, принтер жолы және қауіпсіз басып шығару құпия сөзі) және веб-беттерді жариялауға арналған файл жолының мәліметтері.

  • Жоғарғы және төменгі колонтитулдар     Жұмыс кітаптарындағы жоғарғы және төменгі колонтитулдарда ақпарат болуы мүмкін.

  • Жасырын жолдар, бағандар мен жұмыс парақтары    Жұмыс кітаптарында жасырын тұрған жолдар, бағандар және барлық жұмыс парақтары қамтылуы мүмкін. Егер жасырын жолдары, бағандары не жұмыс парақтары бар жұмыс кітабы көшірмесін таратсаңыз, басқа адамдар онда қамтылған деректерді көру мақсатында оларды көрсетіп қоюы мүмкін.

  • Құжат серверінің сипаттары     Құжат жұмыс кеңістігінің сайты немесе Microsoft Windows SharePoint қызметтері негізіндегі кітапхана сияқты құжатты басқару серверіндегі орында сақталған жұмыс кітаптарында қосымша құжат сипаттары немесе осы сервер орнына қатысты мәлімет қамтылуы мүмкін.

  • Реттелетін XML деректері     Жұмыс кітаптары құжатта көрінбейтін реттелетін XML деректерін қамтуы мүмкін. Құжат инспекторы бұл XML деректерін тауып, жоя алады.

  • Көрінбейтін мазмұн     Жұмыс кітаптары көрінбейтін етіп пішімделгендіктен көрінбейтін нысандарды қамтуы мүмкін.

  • Сыртқы сілтемелер    Жұмыс кітаптары басқа жұмыс кітаптарындағы деректерге арналған сілтемелерді (сыртқы сілтемелер) қамтуы мүмкін. Деректері бар жұмыс кітаптарының атаулары жұмыс кітаптарымен сақталады, бірақ көрінбейді.

  • Ендірілген файлдар немесе нысандар    Жұмыс кітаптары көрінбейтін деректері бар ендірілген файлдарды (мысалы, Office немесе мәтіндік құжат) немесе ендірілген нысандарды (мысалы, диаграмма немесе өрнек ретінде) қамтуы мүмкін.

  • VBA кодының макростары    Жұмыс кітаптары жасырын деректері бар макростарды, VBA модульдерін, COM немесе ActiveX басқару элементтерін, Пайдаланушы формаларын не Пайдаланушы анықтайтын функцияларды (UDF) қамтуы мүмкін.

  • Кэштелген деректер қамтылуы мүмкін элементтер    Жұмыс кітаптары жиынтық кестелерге, жиынтық диаграммаларға, шектегіштерге, уақыт шкалаларына және текше формулаларына арналған көрінбейтін кэштелген деректерді қамтуы мүмкін.

  • Excel сауалнамалары    Жұмыс кітаптары Excel Online бағдарламасына енгізілген және жұмыс кітабымен сақталған, бірақ ол жерде көрінбейтін жасырын Excel сауалнамаларын қамтуы мүмкін.

  • Сценарийді реттеуші сценарийлері    Жұмыс кітаптарында Сценарийді реттеуші арқылы анықталған сценарийлер қамтылуы мүмкін. Бұл сценарийлер кэштелген немесе жасырын деректерді қамтуы мүмкін.

  • Сүзгілер    Жұмыс кітаптары кэштелген немесе жасырын деректердің жұмыс кітабымен сақталуына әкелуі мүмкін белсенді автосүзгілерді немесе кесте сүзгілерін қамтуы мүмкін.

  • Жасырын атаулар    Жұмыс кітаптарында жасырын деректердің бастапқы көзі болуы мүмкін жасырын атаулар қамтылуы мүмкін.

Беттің жоғарғы бөлігі

Құжат инспекторы табатын және жоятын мәліметтер

Excel бағдарламасында Құжат инспекторы Excel жұмыс кітаптарына тән жасырын деректер мен жеке мәліметтерді табуға және жоюға көмектесу мақсатында анықтайтын элементтерді көрсетеді. Келесі кестеде Құжат инспекторының жұмыс кітаптарынан тауып, жоя алатын жасырын деректері мен жеке мәліметтерінің түрлерінің тізімі берілген.

Ескертулер : 

  • Кестеде берілген барлық Excel мүмкіндіктеріне Microsoft Excel Starter 2010 ішінде қолдау көрсетілмейді. Excel Starter бағдарламасында қолжетімді мүмкіндіктер туралы қосымша ақпарат алу үшін, Excel Starter мүмкіндігіне қолдау көрсету бөлімін қараңыз.

  • Егер ұйымыңыз Құжат инспекторына реттелетін инспектор модульдерін қосса, ақпараттың қосымша түрлерін көруіңіз мүмкін.

Осы элементтер үшін:

Құжат инспекторы келесіні тауып, жояды:

Комментарийлер мен аннотациялар

  • Комментарийлер

  • Қолжазбалық аңғартпалар

Ескерту : Excel Starter 2010 бағдарламасында Құжат инспекторы тек аннотацияларды жояды.

Құжат сипаттары және жеке мәліметтер

  • Құжат сипаттары, соның ішінде мыналардан алынған мәліметтер: Жиынтық, Статистика және Реттелетін қойындылары, Құжат сипаттары диалогтық терезесі

  • (Excel 2013) құжат орны, Барлығын жою түймешігін басқанда, бұрынғы құжат орны файлдан жойылып кетеді. Құжат орны Excel 2013 бағдарламасын жаппайынша және файлды қайта ашпайынша, сақталу барысында файлға қосылмайды.

  • Электрондық пошта тақырыптары

  • Жол нұсқау парақтары

  • Қарап шығуға жіберу мәліметтері

  • Құжат серверінің сипаттары

  • Құжаттарды басқару саясатының мәліметтері

  • Мазмұн түрінің мәліметтері

  • Пайдаланушы аты

  • Принтер жолының мәліметтері

  • Сценарий комментарийлері

  • Веб-беттерін жариялаудың файл жолы

  • Анықталған аттар мен кесте аттары үшін комментарийлер

  • Енжар сыртқы деректер қосылымдары

Колонтитулдар

  • Жұмыс парағының жоғарғы колонтитулдарындағы мәліметтер

  • Жұмыс парағының төменгі колонтитулдарындағы мәліметтер

Жасырын жолдар мен бағандар

  • Жасырын жолдар

  • Деректері бар жасырын бағандар

    Ескертулер : 

    • Егер жұмыс кітабында деректері жоқ жасырын бағандар болса және олар деректері бар бағандар арасында орналасса, бұл бос жасырын бағандар да табылып, жойылады.

    • Егер жұмыс кітабындағы жасырын жолдарда не бағандарда деректер болса, жұмыс кітабындағы есептеу нәтижелерін немесе өрнектерді жою арқылы өзгерте аласыз. Егер жасырын жолдарда немесе бағандарда қандай мәліметтердің болатынын білмесеңіз, Құжат инспекторын жауып, жасырын жолдарды немесе бағандарды көрсетіңіз, одан кейін олардың мазмұнын қарап шығыңыз.

    • Бұл Құжат инспекторы кескіндерді, диаграммаларды, басқару элементтерін, Microsoft ActiveX нысандарын және басқару элементтерін, суреттерді немесе жасырын бағандарда орналасуы мүмкін SmartArt сызбалық нысандарын таппайды.

Жасырын жұмыс парақтары

  • Жасырын жұмыс парақтары

    Ескерту : Егер жұмыс кітабындағы жасырын жұмыс парақтарында деректер болса, жұмыс кітабындағы есептеу нәтижелерін не өрнектерді жою арқылы өзгерте аласыз. Егер жасырын жұмыс парақтарында қандай мәліметтердің бар екенін білмесеңіз, Құжат инспекторын жауып, жасырын жұмыс парақтарын көрсетіңіз, одан кейін олардың мазмұнын қарап шығыңыз.

Реттелетін XML деректері

  • Жұмыс кітабында сақталуы мүмкін реттелетін XML деректері

Көрінбейтін мазмұн

  • Көрінбейтін етіп пішімделгендіктен көрінбейтін нысандар

    Ескерту : Құжат инспекторы басқа нысандармен басылған нысандарды таппайды.

Беттің жоғарғы бөлігі

Құжат инспекторы табатын, бірақ жоя алмайтын мәліметтер

Құжат инспекторы жұмыс кітабында көрінбейтін деректерді қамтуы мүмкін келесі элементтерді анықтайды. Ол сіз үшін бұл элементтерді жоя алмайды, себебі жұмыс кітабы дұрыс жұмыс істемейді. Табылған әрбір элементті тексеріп, оны қолмен жойғыңыз келген жағдайда немесе тұрақты сурет сияқты жасырын деректері жоқ элементпен ауыстыру қажет болса анықтауға болады.

Осы элементтер үшін:

Құжат инспекторы келесіні табады:

Сыртқы сілтемелер

Басқа жұмыс кітаптарындағы деректерге арналған сілтемелер. Деректері бар жұмыс парақтарының атаулары жұмыс кітабымен сақталады, бірақ ол жерде көрінбейді. Сыртқы сілтемелерде келесіде пайдаланылатын сыртқы сілтемелер қамтылуы мүмкін:

  • Жұмыс парақтарының ұяшықтары

  • Аттар

  • Мәтін жолақтары немесе кескіндер сияқты нысандар

  • Диаграмма тақырыптары

  • Диаграмманың деректер қатары

Ендірілген файлдар немесе нысандар

Жұмыс кітабыңызда көрінбеуі мүмкін деректерді қамтуы мүмкін ендірілген файлдар (мысалы, Office немесе мәтіндік құжат) немесе ендірілген нысандар (мысалы, диаграмма немесе өрнек). Мұнда кейбір нысан түрлерінің мысалдары берілген:

  • Нүктелік кескін нысандары

  • Microsoft Equation 3.0 нысандары

  • Microsoft Graph диаграммасының нысандары

  • Microsoft PowerPoint презентациясының нысандары

  • Microsoft Visio сурет салу нысандары

  • Microsoft Word құжатының нысандары

  • OpenDocument мәтін нысандары

VBA кодының макростары

Жұмыс кітабыңызда жасырын деректері болуы мүмкін макрос немесе VBA элементтері. Келесіні қамтиды:

  • Макростар, соның ішінде, Excel 4.0 макрос парақтары (XLM)

  • VBA модульдері

  • COM немесе ActiveX басқару элементтері

  • Пайдаланушы формалары, соның ішінде, Excel 5.0 формалары

  • Пайдаланушы анықтайтын функциялар (UDF)

Кэштелген деректері бар BI мүмкіндіктері

Жұмыс кітабымен сақталған, көрінбейтін деректер қамтылуы мүмкін кэштелген деректері бар BI мүмкіндіктері. Құжат инспекторы PivotCache, SlicerCache немесе текше формула кэші қамтылуы мүмкін келесі элементтерді тексереді:

  • Жиынтық кестелер мен жиынтық диаграммалар

  • Шектегіштер мен уақыт шкалалары

  • Текше формулалар

Excel сауалнамалары

Excel сауалнамасының сұрақтары Excel Online бағдарламасында жасалған және жұмыс кітабында көрінбей сақталған.

Сценарийді реттеуші сценарийлері

Сценарийді реттеуші арқылы анықталған және жұмыс кітабымен кэштелген немесе жасырын деректердің сақталуына алып келуі мүмкін сценарийлер.

Сүзгілер

Жұмыс кітабыңызда кэштелген немесе жасырын деректердің пайда болуына ықпал ететін сүзгілер. Құжат инспекторы деректеріңізге қолданылатын автосүзгілер мен кесте сүзгілерін тексереді.

Жасырылған атаулар

Жұмыс кітабында жасырын деректерді сақтауы мүмкін жасырын атаулар.

Беттің жоғарғы бөлігі

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×