Жұмыста болмайтындығы жөнінде барлығына хабарлау

Microsoft Office Outlook 2007 күнтізбесінде уақытты «бос емес» немесе «жұмыста жоқ» деп оңай белгілеуге болады. Бірақ әріптестеріңізге демалысқа кеткеніңіз сияқты елеулі көрініп қалынатын уақытты қалай белгілеуге болады? Сондай-ақ, әріптестеріңіз жұмыста жоқ болғанда бір қарағаннан қалай анықтауға болады?

Осы мақалада алушылардың күнтізбелеріндегі бос уақытқа әсер етпей-ақ, ескертіп отыру үшін теңшелген толық күндік жиналысқа шақыруларды қалай пайдалануға болатындығы түсіндіріледі.

Не істегіңіз келеді?

Демалыста болатын уақытыңызды әріптестеріңіздің күнтізбелеріне қосу

Күнтізбеңіздегі демалыс уақытын бұғаттау

Демалыс кестеңізді ұйымыңыздан тыс адамдарға көрсету

Жұмыста жоқ болғаныңызда электрондық пошта хабарламаларына автоматты түрде жауап беру

Демалыста болатын уақытыңызды әріптестеріңіздің күнтізбелеріне қосу

Күнтізбеңізде уақытыңызды «жұмыста жоқ» деп белгілегеніңізде әріптестеріңіз оны сізбен жиналысты жоспарлағысы келгенде көретін болады. Дегенмен, олардың бос/бос емес күйлеріне немесе күнтізбелеріне кедергі жасамай-ақ, оларға болмайтындығыңыз жөнінде алдын ала бір рет ескертіп қойғаныңыз дұрысырақ болмайды ма? Бұл амалды олардың күнтізбелеріндегі өзіңіз жөніндегі ақпаратты толық күндік шаралар ретінде көрсетілетіндей етіп теңшей аласыз, бірақ ол әдетте «бос емес» деп көрсетіп отыратын әдеттегі толық күндік шаралардан өзгешелігі, бұл толық күндік шаралар бос уақыт түрінде көрсетілетін болады. Ол әріптестеріңіздің бос/бос емес болуына әсер етпейді.

Ескерту : Жиналысқа шақырулар Outlook бағдарламасын пайдаланушылар арасында жіберілетіндей етіп жасалған. Outlook бағдарламасында жиналысқа шақырулар жасау барысында басқа адамдардың кестелерін көру мүмкіндігі ұйымыңыз Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 немесе Microsoft Exchange Server 2007 пайдалануын қажет етеді. Егер ұйымыңыз Microsoft Exchange қызметін пайдаланбайтын болса, Ұйымыңыздан тыс адамдарға өзіңіздің демалыс кестеңізді көрсету бөлімінен балама жолдарын біліп алыңыз.

  1. Файл мәзірінде Жаңа пәрменін меңзермен көрсетіңіз де, Жиналысқа шақыру пәрменін таңдаңыз.

    Пернетақта лақабы  Жаңа жиналысқа шақыру жасау үшін, CTRL+SHIFT+Q пернелерін басыңыз.

  2. Тақырып жолағына сипаттаманы енгізіңіз.

  3. Орны жолағына сипаттаманы енгізіңіз.

  4. Басталу уақыты және Аяқталу уақыты тізімдерінде кеңседе болмайтын уақытыңыздың басы мен аяғын таңдаңыз. Демалыстар үшін ол әдетте толық күндерден тұрады. Бұл жағдайда Толық күндік шаралар құсбелгісін қойыңыз.

    Толық күндік шаралар түн ортасынан келесі түн ортасына дейін созылатын 24 сағаттық шаралар болып табылады.

    Ескерту : Әдепкіде, Outlook бағдарламасы кестелеу үшін компьютеріңіздегі ағымдық уақыт белдеуін пайдаланады. Егер кеңседен тыс уақытыңызды басқа уақыт белдеуіне негізделе отырып кестелегіңіз келсе, Жиналыс қойындысының Параметрлер тобында Уақыт белдеулері түймешігін басыңыз.

  5. Параметрлер тобында Басқаша көрсету тармағы үшін ашылмалы тізім терезесінде Бос параметрін таңдаңыз.

    Маңызды : Параметрлерді әдепкі Бос емес күйінен Бос күйіне қолмен ауыстыруыңыз тиіс. Ол жиналысқа шақыру алушыларына жиналысқа шақыруын алып, демалыс уақытыңызды өз күнтізбелеріне қосып алып, өздерінің күнтізбелеріндегі ешқандай уақытты бұғаттамау мүмкіндігін береді. Алушылардың күнтізбелері сіздің демалыста болуыңыздың барысында кестелеу үшін бос болуды көрсетіп тұрады.

  6. Алушылармен ортақтасқыңыз келетін кез келген ақпаратты теріңіз

  7. Кімге түймешігін басып, Қатысушылар мен қор көздерді таңдау тілқатысу терезесінің Іздеу жолағында жиналысқа шақырылатын тұлғаны немесе қор көзін теріңіз. Егер Қосымша бағандар параметрімен іздейтін болсаңыз, Өту түймешігін басыңыз.

  8. Нәтижелер тізімінде атты нұқып, Міндетті параметрін таңдап, одан кейін ОК түймешігін басыңыз.

  9. Егер басқа пайдаланушыларды жұмыста болмайтындыңыз жөнінде қайталанатын уақыт аралығында ескертіп отырған болсаңыз, Жиналыс қойындысының Параметрлер тобынан Қайталау тармағын нұқып, қайталану үлгісін, одан кейін ОК түймешігін басыңыз.

    Жиналысқа шақыруға қайталану үлгісін қосқанда Жиналыс қойындысы Қайталанатын жиналыс болып өзгереді.

  10. Жиналыс қойындысының Көрсету тобындағы Кездесу түймешігін басыңыз.

  11. Жіберу түймешігін басыңыз.

Бұл жиналысқа шақыруды Бос деп теңшелген Басқаша көрсету тармағымен жіберетін болсаңыз, шаралар әріптестеріңіздің Outlook күнтізбелерінің жоғарғы жағында көрсетіледі  — жұмыс уақытын ешқандай жолмен бұғаттамайтын көзге көрінетін ескерту.

Ескерту : Егер Толық күндік шаралар құсбелгісін қоймасаңыз, шаралар уақыт торында көрсетіледі; ол күннің жоғарғы жағында көрсетілмейді. Ол қайткенмен де бос уақыт түрінде көрсетілетін болады.

Дегенмен, аяқтамаған боласыз, себебі өзіңіздің жеке күнтізбеңізде бұл уақытты Жұмыста жоқ деп белгілеуді қалауыңыз мүмкін. Не істеу керектігін білу үшін, келесі Күнтізбеңіздегі демалыс уақытын бұғаттау бөлімін қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Күнтізбеңіздегі демалыс уақытын бұғаттау

Егер алдыңғы бөлімдегі қадамдарды орындаған болсаңыз, жіберген жиналысқа шақыру басқа адамдардың күнтізбелеріндегі уақытты бұғаттамауы үшін бос уақыт ретінде таңбаланады. Дегенмен, ол уақыт күнтізбеңізде де бос уақыт ретінде таңбаланады. Енді басқа адамдар өзіңіз белгілеген уақытта болмайтындығын көрулері үшін өзіңіз үшін қосымша кездесуді құруыңыз тиіс.

Өзіңіздің күнтізбеңіздегі жиналысқа шақыруды ашып, бастапқы сұратуды жібергеніңізден кейін Басқаша көрсету параметрін Бос мәнінен Жұмыста жоқ деп өзгерту кең тараған қателіктердің бірі болып табылады. Бұл шаралар тек өзіңіздің күнтізбеңізде ғана Бос емес деп көрсетіледі деп ойлап қалуыңыз мүмкін. Дегенмен, бұны орындағаныңыздан кейін жаңартуыңыз жиналысқа шақыруды жіберген барлық адамдарға жіберіліп, Бос мәні Жұмыста жоқ деп өзгертіледі және бұны болдырмас үшін орындаған қадамдарыңыздың күшін жояды. Күнтізбеңізде Басқаша көрсету параметрі Жұмыста жоқ мәніне қойылған көшірме кездесуді құруыңыз тиіс.

Адамдар Outlook күнтізбесін жиналыстар мен басқа шараларды кестелеу үшін пайдаланғанда, өзіңіздің күнтізбеңізді оны болдырмайтындай етіп өзгерткеніңізше олар сіздің болу-болмауыңызды көре алады. Әдетте, кездесулердің, жиналыстардың және шаралардың Басқаша көрсету параметрі Бос емес деп белгіленеді. Сонымен қатар Басқаша көрсету параметрі Жұмыста жоқ деп белгіленген элементті жасай аласыз. Жұмыста жоқ деп теңшелген элементтер Бос емес деп таңбаланған элементтер сияқты қарастырылады  — ешкім сіздің бұл уақытта болуыңызды күтпеуі керек. Сырттан қарағанда, екі түр бір бірінен өзгешеленеді  — Жұмыста жоқ деп таңбаланған элемент күлгін түсті болса, Бос емес деп таңбаланған элемент күлгін түсті болады. Бұл сыртқы көріністегі айырмашылық сіздің болмаған кездеріңізді тануға көмектеседі. Мысалы, қайшы келетін Бос емес элементін жылжыта алауыңыз мүмкін, бірақ демалысыңыз сияқты Жұмыста жоқ элементін өзгерте алмауыңыз немесе өзгертуді қаламауыңыз мүмкін.

  1. Күнтізбенің Файл мәзірінде Жаңа пәрменін меңзермен көрсетіп, Кездесу пәрменін таңдаңыз.

  2. Тақырып жолағына атыңызды теріп, одан кейін демалыс сөзін теріңіз. Сонымен қатар Тақырып жолағын болмауыңыздың басқа түрлерін де анықтау үшін пайдалана аласыз.

  3. Басталу уақыты терезесінде демалысыңыз (немесе басқа себептер) басталатын уақытты нұқыңыз.

  4. Аяқталу уақыты терезесінде демалысыңыз (немесе басқа себептер) аяқталатын уақытты нұқыңыз.

  5. Толық күндік шаралар құсбелгісін қойыңыз.

  6. Басқаша көрсету параметрін Жұмыста жоқ деп көрсетіңіз.

  7. Сақтау және жабу түймешігін басыңыз.

Ескерту : Басқа адамдарға жіберіп үлгерген бастапқы жиналысқа шақыруды жоюды (тек өзіңіздің күнтізбеңізден) ойластыруыңыз мүмкін. Немесе, жоспарларыңыз өзгерген жағдайда жаңартуды немесе болдырмауды оңай жібере алу үшін күнтізбеңізде қалдыра аласыз.

Беттің жоғарғы жағы

Демалыс кестеңізді ұйымыңыздан тыс адамдарға көрсету

Егер Exchange, POP3, IMAP немесе Windows Live Mail тіркелгілерінің бірін пайдаланатын болсаңыз, күнтізбе ақпаратыңызды электрондық поштаны немесе интернетті пайдаланатын кез келген адаммен ортақтаса аласыз.

Осы бөлімде

Күнтізбені iCalendar файлы ретінде сақтау

Күнтізбені Office Online жүйесінде жариялау

Күнтізбені WebDAV серверінде жариялау

Күнтізбені веб-бет ретінде сақтау

Күнтізбені электрондық пошта арқылы жіберу

Беттің жоғарғы жағы

Күнтізбені iCalendar файлы ретінде сақтау

Күнтізбелер электрондық пошта хабарламаларының тіркемелері түрінде жіберілуі мүмкін. Ол тіркемелер бастапқы күнтізбеге қайта сілтемейді және соған байланысты ешқашан жаңартылмайды. Мысалы, басқа ұйымдағы сіздің жиналысқа қатыса алу-алмауыңызды білу үшін Outlook бағдарламаңыздағы бос/бос емес болу жөніндегі ақпаратыңызға қол жеткізе алмайтын тұлғамен жұмыс істеуіңіз мүмкін. Бұл жағдайда күнтізбе суреті бар электрондық пошта хабарламасын жібересіз. Күнтізбе суреті электрондық хабар ішінде және iCalendar файлы тіркемесі ретінде шығарылады. Егер алушы Office Outlook 2007 бағдарламасын іске қосатын болса, iCalendar файл тіркемесі Outlook күнтізбесі ретінде ашылады.

  1. Күнтізбе тармағында көрсетілген белсенді күнтізбе қылу үшін күнтізбені таңдаңыз.

  2. Файл мәзірінде Басқаша сақтау пәрменін таңдаңыз.

  3. Файл атауы мәтін жолағына iCalendar файлы атауын теріңіз. Ол оңай танылатын және сізге және сіздің алушыларыңызға түсінікті атау болуы тиіс.

    Күнтізбе атауының, күн ауқымының және элементтер деңгейінің жиынтығы Қосымша параметрлер тармағының жанында көрсетіледі. Егер осы жиынтыққа қанағаттанатын болсаңыз, 8-қадамды орындаңыз; болмаған жағдайда, 4-қадамға өтіңіз.

  4. Қосымша параметрлер түймешігін басыңыз.

  5. Күн ауқымын тізімінде iCalendar файлымен қамтығыңыз келетін деректер жиынтығын таңдаңыз немесе өзгертілген күн ауқымын енгізу үшін Күндерді көрсету тармағын нұқыңыз.

    Ескерту : Егер кең ауқымды таңдасаңыз немесе Бүкіл күнтізбе параметрін таңдасаңыз, үлкен iCalendar файлын жасауыңыз мүмкін.

  6. Толық мәлімет тізімінде алушыға көрсетілетін толық мәліметтің мөлшерін таңдап алыңыз. Әдепкіде, Тек қатынасу параметрі таңдалған.

    Ескерту : Қосымша тармағының астында құпиялылық параметрін өзгертпей, элементтеріңіздің ешқайсысы құпия деп таңбаланған ешқандай параметрлеріңізді қамтымайды.

  7. Таңдау бойынша, Қосымша параметрін көру үшін Көрсету түймешігін басыңыз.

    • Құпия деп таңбаланған толық мәліметтерді қамту      Бұл параметр Толық мәлімет тізімінің Шектеулі толық мәлімет немесе Толық мәлімет мәніне орнатылуын қажет етеді. Құпия элементтердің болуы ескеріледі, бірақ одан басқа ақпарат ортақ пайдалануға шығарылмайды.

    • Күнтізбе элементтеріндегі тіркемелерді қамту      Бұл параметр Толық мәлімет тізімінің Толық мәлімет мәніне орнатылуын қажет етеді. Электрондық кестелер сияқты күнтізбе элементтерінің барлық тіркемелері қамтылады.

      Ескерту : Ол iCalendar файлының өлшемін елеулі түрде ұлғайтуы мүмкін.

  8. ОК түймешігін басып, одан кейін Сақтау пәрменін таңдаңыз.

    Егер күнтізбеңізде элементтер болмаса, iCalendar файлын сақтауды тоқтату мүмкіндігін беретін тілқатысу терезесі шығарылады.

Беттің жоғарғы жағы

Күнтізбені Office Online жүйесінде жариялау

Өзіңіздің Office Outlook 2007 күнтізбелеріңізді Microsoft Office Online жүйесіне жариялау арқылы ортақтаса аласыз. Office Online жүйесі күнтізбелерді ортақтасудың оңай жолын қамтамасыз етіп, оларға кім қатынай алатындығын басқару мүмкіндігін береді. Оған қоса, Exchange тіркелгісін пайдаланбасаңыз да, күнтізбелерді Office Online жүйесінде жариялап, көре аласыз. Office Online жүйесін пайдалану, жеке немесе шағын бизнес электрондық пошта тіркелгілерінің ең көп кездесетін түрлері болатын POP3 немесе Интернет хабарларына кіру протоколы (IMAP) электрондық пошта тіркелгілерін пайдаланған жағдайда күнтізбедегі ақпаратты ортақтасудың ең жақсы тәсілі болып табылады.

  1. Күнтізбе тармағының Шарлау аумағында жариялағыңыз келетін күнтізбені оң жақ түймешігімен басыңыз.

    Ескерту : Егер Шарлау аумағыҚайырылған көрінісінде пайдаланып отырған болсаңыз, Шарлау аумағындаКүнтізбе түймешігін Түймешік суреті басып, Шарлау аумағы түймешігін басыңыз да, жариялағыңыз келетін күнтізбені оң жақ түймешікпен басыңыз.

    Кеңес : Егер өзіңіздің әдепкі күнтізбеңізді жариялағыңыз келетін болса, Шарлау аумағы тармағындағы Күнтізбемді жариялау түймешігін басып, 3-қадамға өтіңіз.

  2. Мәтінмәндік мәзірде Интернетте жариялау пәрменін меңзермен көрсетіп, Office Online жүйесіне жариялау пәрменін нұқыңыз.

  3. Күнтізбеңізді Office Online жүйесінде тұңғыш рет жариялап отырған болсаңыз, Office Online жүйесінде өзіңіздің Windows Live ID тіркелгіңізді пайдалана отырып тіркелуіңіз тиіс. Егер тегін Windows Live ID тіркелгісі болмаса, оны жасап алуыңызға болады. Бейнебеттегі нұсқауларды орындаңыз.

  4. Уақыт аралығы параметрінің жанында күнтізбеңізді ортақтасқыңыз келетін күндер санын таңдаңыз.

    Күн ауқымының көрінісі

  5. Толық мәлімет тармағының жанындағы көрсеткіні нұқып, ортақтасқыңыз келетін толық мәліметті таңдаңыз. Қаласаңыз, Outlook бағдарламасында анықталған жұмыс сағаттарыңызға қатысты толық мәліметті ғана ортақтасу үшін Тек жұмыс сағатын көрсету құсбелгісін қойыңыз.

    Күнтізбе мәліметтері

  6. Рұқсаттар тармағының жанында күнтізбеңіздің ақпаратын тек нақты адамдардың көре алуын немесе Office Online жүйесін пайдаланатын кез келген тұлғаның іздей және көре алуын таңдаңыз.

    • Бұл күнтізбені тек шақырылған пайдаланушылар ғана көре алады      Егер осы параметрді нұқысаңыз, күнтізбе Office Online жүйесінде жарияланғаннан кейін Outlook бағдарламасы ортақтастыру электрондық пошта хабарламасы ашылады. Ортақтастыру электрондық пошта хабарламасын күнтізбеңізге қол жеткізе алуын қалайтын кез келген тұлғаға жібере аласыз. Ортақтастыру хабары автоматты түрде күнтізбеге сілтемені қамтиды және қаласаңыз хабар теруіңізге болады.

    • Кез келген тұлға Office Online жүйесінде күнтізбені көріп, оны іздей алады      Егер осы параметрді нұқысаңыз, оның сілтемесін білетін кез келген тұлға күнтізбені көре алады. Адамдарға қызметке кіру үшін Windows Live ID тіркелгісі қажет етілмейді. Оған қоса, Office Online пайдаланушылары күнтізбелерді іздегенде осы күнтізбені таба алады.

  7. Егер кез келген адам көріп, іздей алатын күнтізбені жариялап отырсаңыз, Сипаттама жолағында күнтізбеңіздің сипаттамасын жазыңыз. Бұл ақпарат Office Online жүйесінің басқа пайдаланушыларына күнтізбеңізді тауып алуға көмектеседі.

    Әдепкіде, бұл күнтізбе кезеңді түрде жаңартылып отырады. Күнтізбе өзгерістері келесі жолы қолмен немесе автоматты түрде жіберілгенде/қабылданғанда Office Online жүйесінде жарияланады. Әдепкіде, әр Жіберу мен алу тобының жіберу/қабылдануының арасында 30 минуттық аралық болады. Егер автоматты түрде жіберу/қабылдау аралығын 20 минуттан аз мерзімге өзгертетін болсаңыз, күнтізбенің Office Online жүйесіндегі жаңартылулары кем дегенде 20 минуттық аралықпен жіберіледі.

    Осы күнтізбені кері қотарып, ешқашан жаңартпау үшін Қосымша тармағын ашып, Жеке кері қотару: жаңартулар кері қотарылмайды параметрін нұқыңыз.

  8. ОК түймешігін басыңыз.

Күнтізбені ортақтасқаныңыздан кейін Шарлау аумағындағы күнтізбе белгішесі төменде көрсетілгендей болып өзгереді.

Ортақтастырылған күнтізбе

Беттің жоғарғы жағы

Күнтізбені WebDAV серверінде жариялау

WebDAV серверінде жариялау күнтізбелерді ортақтасып, ақпаратты басқалармен бөліскіңіз келгенде, бірақ Exchange сияқты бағдарламалық жасақтаманы пайдаланғыңыз келмеген жағдайларда өте пайдалы.

WebDAV тілдесу тәсілі, веб серверде құжаттарды жасап, өзгерту мүмкіндігін беретін Гипермәтін тасымалдау протоколы (HTTP) кеңейтімі болып табылады. Күнтізбеңізді жариялаған сервер WebDAV тілдесу тәсілін қолдауы тиіс. Веб серверлердің барлығы WebDAV тілдесу тәсілін қолдай бермейді. FTP пайдалана алуыңыз немесе тікелей \\server\teamdocuments сияқты әмбебап атау келісімі (UNC) жолына сақтай алуыңыз WebDAV тілдесу тәсіліне қол жеткізе алатындығыңызды білдірмейді. Серверіңіздің әкімшісі немесе ISP пайдаланғыңыз келетін серверде WebDAV тілдесу тәсілі қолдаулы, не қолдаулы емес екендігін айта алады.

  1. Күнтізбе тармағының Шарлау аумағында ортақ пайдалануға шығарғыңыз келетін күнтізбені оң жақ түймешікпен басыңыз.

  2. Мәтінмәндік мәзірде Интернетте жариялау пәрменін меңзермен көрсетіп, WebDAV серверінде жариялау түймешігін басыңыз.

  3. Орналасу терезесінде WebDAV сервері мен қалтасының орналасуын теріңіз.

  4. Уақыт аралығы параметрінің жанында күнтізбеңізді ортақтасқыңыз келетін күндер санын таңдаңыз.

  5. Толық мәлімет тармағының жанындағы көрсеткіні нұқып, ортақтасқыңыз келетін толық мәліметті таңдаңыз. Қаласаңыз, Outlook бағдарламасында анықталған жұмыс сағаттарыңызға қатысты толық мәліметті ғана ортақтасу үшін Мен жұмыс істеген сағаттар барысындағы уақытты ғана көрсету құсбелгісін қойыңыз.

    Күнтізбе мәліметтері

    Әдепкіде, бұл күнтізбе кезеңді түрде жаңартылып отырады. Күнтізбе өзгерістері келесі жолы қолмен немесе автоматты түрде жібергенде/қабылданғанда WebDAV серверінде жарияланады. Әдепкіде, әр Жіберу/Қабылдау тобының жіберу/қабылдануының арасында 30 минуттық аралық болады. Егер автоматты түрде жіберу/қабылдау аралығын 20 минуттан аз мерзімге өзгертетін болсаңыз, күнтізбенің WebDAV серверіндегі жаңартылулары кем дегенде 20 минуттық аралықпен жіберіледі.

    Осы күнтізбені кері қотарып, ешқашан жаңартпау үшін Қосымша тармағын ашып, Бір реттік кері қотару: Жаңартулар кері қотарылмайды параметрін нұқыңыз.

  6. ОК түймешігін басыңыз.

Күнтізбені ортақтасқаныңыздан кейін Шарлау аумағындағы күнтізбе белгішесі төменде көрсетілгендей болып өзгереді.

Ортақтастырылған күнтізбе

Беттің жоғарғы жағы

Күнтізбені веб-бет ретінде сақтау

Күнтізбені веб-бет ретінде сақтап, оны басқалармен ортақтаса аласыз. Мысалы, маңызды жоба күндері көрсетілген күнтізбені ұйымыңыздың интражелісінде бет түрінде орналастыра аласыз немесе өзіңіздің футбол тобыңыздың ойындарының кестесін жеке веб-торабыңызға орналастыра аласыз. Одан кейін басқа тұлғаларға күнтізбенің URL мекенжайын беріп, оңай сілтей аласыз. Сонымен қатар, ISP файлдарды қауымдастықпен ортақтасу үшін веб-торабымен немесе басқа орынмен қамтамасыз ететін болса, күнтізбеңізді веб-бет ретінде ортақтаса аласыз.

Кеңес : Microsoft Office Online веб-торабында күнтізбені жариялау қызметін пайдалану одан жақсы шешім болып табылады. Күнтізбелерді тікелей Outlook бағдарламасынан сақтап, жариялай аласыз және жаңартулар автоматты түрде орындалып отырады.

Күнтізбені веб-бет ретінде сақтағаныңызда, күнтізбенің басталу және аяқталу күндерін және кездесудің мәтін бөлігіне енгізілетін кездесудің толық мәліметтерін белгілей аласыз. Сонымен қатар өңді қоса аласыз.

  1. Күнтізбе тармағында көрсетілген белсенді күнтізбе қылу үшін күнтізбені таңдаңыз.

  2. Файл мәзірінде Веб-бет ретінде сақтау пәрменін таңдаңыз.

  3. Ұзақтығы тармағының астындағы Басталу күні және Аяқталу күні жолақтарында күнді енгізіңіз. Күнтізбеде төмен көрсеткісін нұқыңыз.

    Ағымдық және келесі айлар әдепкі болып табылады.

  4. Параметрлер тармағының астында кездесуіңіздің толық мәліметтерін қосуды таңдап, қалауыңызша жасап отырған веб-бетіңіздің өң суретін кірістіре аласыз.

  5. Басқаша сақтау тармағының астындағы Күнтізбе тақырыбы мәтін жолағында веб-бетінің тақырыбы ретінде қойғыңыз келетін атауды теріңіз.

  6. Файл атауы тармағында веб-бетті сақтағыңыз келетін жерге шолып, файл атауын теріңіз.

  7. Әдепкіде, Сақтау түймешігін нұқығаныңыздан кейін веб-шолғышыңызда веб-бет ашылады. Егер веб-бетті көргіңіз келмесе, Сақталған бетті шолғышта ашу құсбелгісін алып тастаңыз.

  8. Сақтау түймешігін басыңыз.

    Ескерту : Кейбір веб шолғыштарда, мысалы Windows Internet Explorer бағдарламасында, белсенді мазмұн бұғатталғандықтан ойдағыдай көрсетілмеуі мүмкін. Егер жоғарғы жақта ақпараттық тақтаны көрсеңіз, мәтінді нұқып, одан кейін Бұғатталған мазмұнға рұқсат беру пәрменін, одан кейін Иә түймешігін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Күнтізбені электрондық пошта арқылы жіберу

  1. Күнтізбе тармағының Шарлау аумағында Күнтізбені электрондық пошта арқылы жіберу параметрін нұқыңыз.

    Ескерту : Егер Шарлау аумағын Қайырылған көрінісінде пайдаланып отырған болсаңыз, Шарлау аумағындаКүнтізбе түймешігін Түймешік суреті басып, Шарлау аумағы түймешігін басыңыз да, ортақтасқыңыз келетін күнтізбеге оң жақ түймешікпен нұқып, Электрондық пошта арқылы жіберу пәрменін таңдаңыз.

  2. Кімге жолағында жазылу ақпаратын жібергіңіз келетін тұлғаның атын енгізіңіз.

  3. Күнтізбе тізімінде жіберетін күнтізбені таңдаңыз. Әдепкіде, сіздің әдепкі күнтізбеңіз таңдалады. Бұл сіздің бос/бос емес болу жөніндегі ақпаратты басқаларға көрсету үшін пайдаланылатын және ішінде жиналысқа шақырулар қабылданатын Outlook күнтізбесі болып табылады.

  4. Күн ауқымы тізімінде электрондық пошта хабарламаңызда қамтығыңыз келетін күндер ауқымын таңдаңыз немесе өзгертілген күн ауқымын енгізу үшін Күндерді көрсету параметрін нұқыңыз.

    Кеңес : Егер кең ауқымды таңдасаңыз немесе Бүкіл күнтізбе параметрін таңдасаңыз, үлкен электрондық пошта хабарламасын жасауыңыз мүмкін.

  5. Толық мәлімет тізімінде алушыға көрсетілетін толық мәліметтің мөлшерін таңдап алыңыз. Әдепкіде, Қатынаста болу ғана параметрі таңдалған.

    Ескерту : Қосымша тармағының астында құпиялылық параметрін өзгертпей, элементтеріңіздің ешқайсысы құпия деп таңбаланған ешқандай параметрлеріңізді қамтымайды..

  6. Қосымша түрде, электрондық пошта хабарламасында қамтылатын ақпаратты Мен жұмыс істеген сағаттар барысындағы уақытты ғана көрсету құсбелгісін қою жолымен өзіңіздің жұмыс сағаттарыңызбен шектей аласыз. Жұмыс сағаттарыңызды өзгерту үшін Жұмыс сағаттарын белгілеу пәрменін таңдаңыз.

  7. Таңдау бойынша, Қосымша параметрлерді көру үшін Көрсету пәрменін нұқыңыз.

    • Құпия деп таңбаланған толық мәліметтерді қамту      Бұл параметр Толық мәлімет тізімінің Шектеулі толық мәлімет немесе Толық мәлімет мәніне орнатылуын қажет етеді. Құпия элементтердің болуы ескеріледі, бірақ одан басқа ақпарат ортақ пайдалануға шығарылмайды.

    • Күнтізбе элементтеріндегі тіркемелерді қамту      Бұл параметр Толық мәлімет тізімінің Толық мәлімет мәніне орнатылуын қажет етеді. Электрондық кестелер сияқты күнтізбе элементтерінің барлық тіркемелері қамтылады.

      Ескерту : Ол электрондық пошта хабарламасының өлшемін елеулі түрде ұлғайтуы мүмкін.

    • Электрондық пошта орналасуы      Өзіңіздің Бір күнге құрылған кесте немесе Оқиғалар тізіміңізді де қоса аласыз.

  8. Таңдау бойынша, алушының әдепкі күнтізбесін көруге рұқсат сұрата аласыз. Оны орындау үшін, Алушының әдепкі күнтізбесін көруге рұқсат сұрату құсбелгісін қойыңыз.

    Ескерту : Бұл параметр алушының әдепкі күнтізбесіне қатынауға ғана рұқсат сұратады. Егер алушы жасаған қосымша күнтізбеге, мысалы, жеке күнтізбесіне, қатынауға рұқсат сұратқыңыз келсе, осы нақты күнтізбе бойынша рұқсат сұрайтын электрондық пошта хабарламасын жіберуіңіз керек.

  9. Жіберу түймешігін басыңыз.

  10. Құптау тілқатысу терезесіне шолу жасап, дұрыс болған жағдайда ОК түймешігін басыңыз.

    Егер күнтізбеңізде элементтер болмаса, электрондық пошта хабарламасын жіберуді болдырмау мүмкіндігін беретін тілқатысу терезесі шығарылады.

Беттің жоғарғы жағы

Жұмыста жоқ болғаныңызда электрондық пошта хабарламаларына автоматты түрде жауап беру

Компьютеріңізден аулақ болып, электрондық поштаңызды тексермеген жағдайда, Office Outlook 2007 бағдарламасын өзіңізге хабар жіберетін кейбір немесе барлық адамдарға автоматты жауап жіберуге теңшей аласыз. Автоматты жауап беруді теңшеу мүмкіндігінің қандай қызметтері бар екендігін білу үшін электрондық пошта тіркелгісі қандай түрін пайдаланатыныңызды білу қажет.

Электрондық пошта тіркелгісінің қандай түрін пайдаланасыз?

Егер өзіңіз қосылған электрондық пошта серверінің түрін білетін болсаңыз, автоматты жауап беруді қалай теңшеуге болатындығын анықтап алу үшін, келесі қадамдарды орындауыңызға болады:

Егер өзіңіз пайдаланып отырған тіркелгі түрін анықтау қажет болса, осы бөлімді әрі қарай оқыңыз.

Құралдар мәзірінде Жұмыста жоқ көмекшісі пәрменінің болуын қарау, Exchange тіркелгісін пайдаланып отыруыңызды тексерудің ең оңай жолдардың бірі болып табылады. Көрсетілетін Құралдар мәзірінде барлық пәрмендер көрсетілуі үшін мәзірдің төменгі жағындағы шығарып алу түймешігін Кеңейту түймешігі нұқығаныңызды тексеріңіз.

Егер Құралдар мәзірінде Жұмыста жоқ көмекшісі пәрмені болса және оны нұқығаныңызда төмендегі тілқатысу терезесін көре алатын болсаңыз, ол тіркелгіңіздің Exchange 2007 серверінде болғанын білдіреді. Бұл жағдайда Exchange 2007 тіркелгілеріне арналған автоматты түрде жауап беру бөліміне өтіңіз.

Кеңседен жоқ болғандағы көмекші тілқатысу терезесі

Егер Құралдар мәзірінде Жұмыста жоқ көмекшісі пәрмені болса және пәрменді нұқығаныңызда төмендегі тілқатысу терезесін көре алатын болсаңыз, ол тіркелгіңіздің Exchange 2003 немесе одан бұрынғы нұсқада болғанын білдіреді. Олай болса, Exchange 2000 және Exchange 2003 тіркелгілеріне арналған автоматты түрде жауап беру бөліміне өтіңіз.

Кеңседен жоқ болғандағы көмекші тілқатысу терезесі

Егер Құралдар мәзірінде Жұмыста жоқ көмекшісі пәрмені болмаса, сізде Exchange тіркелгісі болмауы мүмкін. Дегенмен, ережелерді орындай отырып Кеңседен жоқ болғандағы көмекші тәртібінің көбіне қол жеткізе аласыз. Оны қалай істеуге болатындығын біліп алу үшін POP3 және IMAP тіркелгілеріне арналған автоматты түрде жауап беру бөліміне өтіңіз.

Өзіңіз пайдаланып отырған электрондық пошта тіркелгісін танудың басқа жолы

Өзіңіздің Outlook профайлыңызда пайдаланып отырған электрондық пошта тіркелгісін тану үшін Outlook бағдарламасының Тіркелгі параметрлері тілқатысу терезесін тексере аласыз.

  1. Құралдар мәзірінде Тіркелгі параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  2. Электрондық пошта қойындысының Түрі бағанында әр электрондық пошта мекенжайының тіркелгі түрі тізімделген.

    Бейненің суреті

Кейбір мүмкіндіктер Exchange бағдарламасының нақты нұсқаларын қажет етуі мүмкін. Мысалы, Outlook Anywhere бағдарламасы Exchange 2003 немесе Exchange 2007 нұсқасын қажет етеді.

Өзіңіз қосылған Exchange нұсқасын тану үшін Тіркелгі қосылған Microsoft Exchange нұсқасын анықтау бөлімін қараңыз.

Exchange 2007 тіркелгілерінен автоматты түрде жауап беру

Бұл мүмкіндік сізден Microsoft Exchange Server 2007 тіркелгісін пайдалануды талап етеді. Көптеген үй және жеке тіркелгілер Microsoft Exchange тіркелгісін пайдаланбайды. Microsoft Exchange тіркелгілері және тіркелгіңізді қай Exchange нұсқасына жалғау керектігі туралы толық ақпарат алу үшін Қосымша ақпарат бөліміндегі сілтемелерді қараңыз.

Exchange 2007 тіркелгісі бар Outlook бағдарламасын пайдаланғаныңызда, Кеңседен жоқ болғандағы көмекшісінің жаңа қызмет түрлеріне және жақсартылған пайдаланушы тілдесуіне қол жеткізе аласыз. Жаңа мүмкіндіктер арасында:

  • Пішімделген мәтінді пішімдеу     Жауаптарыңызда қаріптерді, түстерді және пішімдеуді пайдалану.

  • Ұйымыңыздан тыс адамдарға автоматты жауап қайтару мүмкіндігі     «Жұмыста жоқ» автоматты жауап беру функциясы ұйымыңыздағы және одан тыс алушылар үшін теңшелуі мүмкін. Мысалы, ұйымыңыздан тыс мекенжайға  баламалы істес кісілер аттарын, телефон нөмірлерін немесе электрондық пошта мекенжайларын тізімдемейтін, барынша жалпыланған хабар жібергіңіз келуі мүмкін .

  • Басталу және аяқталу уақытын көрсете отырып, «Жұмыста жоқ» автоматты жауаптарының алдын ала кестесін дайындау мүмкіндігі     Енді «Жұмыста жоқ» автоматты жауап беру функциясын қосуды (өшіруді) есіңізде сақтап жүру қажет емес. Автоматты жауаптар жіберілуі тиіс күндер мен уақытты кестелеңіз.

  • Құралдар мәзірінде Жұмыста жоқ көмекшісі пәрменін таңдаңыз.

    Құралдар мәзіріндегі Жұмыста жоқпын пәрмені

  • Жұмыста жоқ автоматты жауаптарын жіберу пәрменін таңдаңыз.

  • Ұйымымның ішінде қойындысында, кеңседе болмағаныңызда жібергіңіз келетін жауапты теріңіз.

    Қаріптерді, қаріп өлшемдерін және басқа пішімдеулерді өзгерту үшін басқару құралдарын пайдалана аласыз.

Таңдау бойынша, ұйымыңыздан тыс адамдарға автоматты жауап қайтара аласыз. Хабар жіберген әр адамға жауап беруді, не өзіңіздің Істес кісілер тізіміңіздегі адамдарға ғана жіберуді таңдай аласыз.

Ескерту : Істес кісі сіздің Exchange Істес кісілер қалтасында болуы тиіс. Егер істес кісі Жеке қалталар файлының (.pst) құрам бөлігі болып табылатын қалтада ғана болатын болса, автоматты жауап хабары жіберілмейді.

  1. Ұйымымнан тыс қойындысында кеңседе болмағаныңызда жібергіңіз келетін жауапты теріңіз.

    Қаріптерді, қаріп өлшемдерін және басқа пішімдеулерді өзгерту үшін басқару құралдарын пайдалана аласыз.

  2. Ұйымымнан тыс жіберушілерге автоматты жауап қайтару құсбелгісін қойыңыз.

  3. Автоматты жауаптар кімге жіберілетінін белгілеу үшін Тек менің істес кісілеріме немесе Ұйымнан тыс кез келген жіберушілерге параметрлерінің бірін нұқыңыз.

    Ұйымымнан тыс жіберушілерге автоматты жауап қайтару құсбелгісін қойғаныңызда, Ұйымымнан тыс қойындысының атауының жанында (Қосулы) жазуы көрсетіледі.

Exchange 2000 және Exchange 2003 тіркелгілеріне арналған автоматты түрде жауап беру

Бұл мүмкіндік Exchange 2000 немесе Exchange 2003 тіркелгісінің болуын қажет етеді. Үй және жеке тіркелгілерімнің көбі Microsoft Exchange қызметін пайдаланбайды. Microsoft Exchange тіркелгілері және тіркелгіңізді қай Exchange нұсқасына жалғау керектігі туралы толық ақпарат алу үшін Қосымша ақпарат бөліміндегі сілтемелерді қараңыз.

  1. Құралдар мәзірінде Жұмыста жоқ көмекшісі пәрменін таңдаңыз.

  2. Қазір мен жұмыста жоқпын параметрін нұқыңыз.

  3. Әр жіберушіге бір рет келесі мәтінмен автоматты жауап қайтару жолағында болмаған кезіңізде басқаларға жібергіңіз келетін мәтінді теріңіз.

  4. Қаласаңыз, кіресін поштаңызды басқару ережелерін жасаңыз.

    1. Құралдар мәзірінде Жұмыста жоқ көмекшісі пәрменін таңдаңыз.

      Құралдар мәзіріндегі Жұмыста жоқпын пәрмені

      Ескерту : Жұмыста жоқ көмекшісі пәрмені Exchange электрондық пошта тіркелгісін пайдаланбағаныңызша жұмыс істемейді.

    2. Ереже қосу түймешігін басыңыз.

    3. Келесі шарттарға сәйкес келетін хабар келгенде тармағының астында ережелерге сәйкес келетін хабар келгенде орындалуы тиіс әрекеттерді белгілеңіз.

    4. Қосымша шарттарды белгілеу үшін Қосымша тармағын ашып, қалаған параметрлеріңізді таңдаңыз да, ОК түймешігін басыңыз.

    5. Нақты ереженің ең соңғы кезекте қолданылуы тиістігін белгілегіңіз келсе, Кейінгі ережелерді орындамау құсбелгісін қойыңыз.

    6. Осы әрекетті орындау тармағының астындағы қалаған параметрлеріңізді таңдаңыз. Бірден көп параметрді таңдай аласыз.

      Ескерту : Егер хабар жойылуы тиістігін белгілесеңіз, Жұмыста жоқ көмекшісі тілқатысу терезесінде жою ережесінен кейінгі ережелер хабарға әсер етпейді.

POP3 және IMAP тіркелгілеріне арналған автоматты түрде жауап беру

Егер профайлыңызда Exchange тіркелгісі болмаса, Кеңседен жоқ болғандағы көмекшісі мүмкіншіліктерін жаңғырту үшін, Outlook электрондық пошта хабарламасының үлгісін Outlook ережелерімен тіркестіре аласыз. Осы тіркесімді пайдалана отырып, өзіңіздің POP3 немесе IMAP электрондық пошта тіркелгілеріңізді кіресін хабарларға автоматты түрде жауап жіберуге пайдалана аласыз.

Маңызды : Автоматты жауаптар жіберілуі үшін компьютеріңізді және Outlook бағдарламасын қосулы қалдыруыңыз керек.

  1. Файл мәзірінде Жаңа пәрменіне меңзерді апарып, Пошта хабарламасы пәрменін таңдаңыз.

  2. Параметрлер қойындысының Пішім тобынан Кәдімгі мәтін параметрін таңдаңыз.

  3. Хабардың негізгі мәтіні ішіне автоматты жауаптарыңыз ретінде жіберілуін қалайтын мәтінді теріңіз.

  4. Хабар терезесінде, Microsoft Office түймешігі мәзірін Түймешік суреті таңдап, одан кейін Басқаша сақтау түймешігін басыңыз.

  5. Басқаша сақтау тілқатысу терезесіндегі Басқаша сақтау түрі тізімінде Outlook үлгісі (*.oft) пәрменін таңдаңыз.

  6. Файл атауы терезесінде хабар үлгісінің атауын теріп, Сақтау түймешігін басыңыз.

  7. Құралдар мәзіріндегі Ережелер мен ескертулер пәрменін таңдаңыз.

  8. Ережелер мен ескертулер тілқатысу терезесінде Жаңа ереже түймешігін басыңыз.

  9. Бос ережеден бастау тармағында Келген хабарларды тексеру тармағын таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

  10. Қай шарттарды іріктеу қажет? тармағының астында тек маған жіберілген құсбелгісін қойып және қалаған басқа шарттарды таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

  11. Осы ереже өзіңіз алған барлық хабарларға қатысты қолданылатындығы жайлы тілқатысу терезесін көргеніңізде Иә түймешігін басыңыз.

  12. Осы хабармен не істеу керек? тармағының астында арнайы үлгі бойынша жауап беру құсбелгісін қойыңыз.

  13. 2-қадам. Ереженің сипаттамасын өңдеңіз (асты сызылған мәнге нұқыңыз) тармағының астында арнайы үлгі параметрін нұқыңыз.

  14. Жауап беру үлгісін таңдаңыз тілқатысу терезесіндегі Таңдау жолағында Файлдық жүйедегі пайдаланушы үлгілер пәрменін таңдаңыз.

  15. Алдыңғы бөлімде жасаған үлгіні таңдап, Ашу түймешігін басыңыз.

  16. Келесі түймешігін басыңыз.

  17. Таңдау бойынша, автоматты жауап қайтару ережелерінің кез келген қиыс жағдайларының құсбелгілерін қойыңыз.

  18. Келесі түймешігін басыңыз.

  19. 1-қадам. Ереже үшін атауды көрсетіңіз тармағының астында автоматты жауап беру ережесінің атауын теріп, Дайын түймешігін басыңыз.

Ережелер шеберінің Арнайы үлгіні пайдалана отырып жауап беру ережесі сіздің автоматты жауаптарыңызды бір сеанс барысында әр жіберушіге бір рет қана жібереді. Бұл ереже Outlook бағдарламасының бірнеше хабарларын алған бір жіберушіге қайталанатын жауаптарды жіберуін болдырмайды. Сеанс барысында Outlook бағдарламасы жауаптар қайтарылған пайдаланушылардың тізімін сақтайды. Дегенмен, егер Outlook бағдарламасынан шығып, оны қайта қоссаңыз, автоматты жауап алған жіберушілер тізімі ысырылады.

Маңызды : Ережелер шебері жауаптарды автоматты жіберуі үшін Outlook бағдарламасы қосылып, кезеңді түрде жаңа хабарлардың болуын тексеруге теңшелген болуы тиіс.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×