Жаңа дерекқор жасау

Microsoft Office Access 2007 бағдарламасы жаңа дерекқор жасау үдірісін жеңілдететін бірнеше жақсартуларды қамтиды. Осыған дейін дерекқорларды жасап көрген болсаңыз да, осы мүмкіндіктердің жасау үдірісін жылдамдата алуын бағаларының сөзсіз.

Бұл бөлім Office Access 2007 бастаудың және үлгіні қолдану немесе жеке кестелер, пішіндер, есептер және басқа да дерекқор нысандарын жасау арқылы дерекқор жасаудың қарапайым үдірісін қамтиды. Ол жаңа дерекқорыңызға мәліметті салу үшін қолдануыңызға болатын біршама әдестердің мәліметтеріне де тоқталады.

Не істегіңіз келеді?

Microsoft Office Access бетін бастауды білу

Дерекқорды үлгі қолдану арқылы жасау

Дерекқорды үлгіні қолданбастан жасау

Деректерді басқа дерек көзінен Access кестесін көшіру

Деректерді басқа дерек көзінен импорттау, қосу немесе сілтеу

Қолдан бар Access дерекқорын ашу

Таңданбалы таза үлгі жасау

Microsoft Office Access бетін бастауды білу

Access алғаш рет бастағанда немесе дерекқорды Access бағдарламасын жаппастан жапсаңыз, Microsoft Office Access бағдарламасын бастау беті бейнеледі.

Microsoft Office Access бағдарламасын бастау беті

Бұл бет жаңа дерекқорды жасауыңызға, қолда бар дерекқорды ашуыңызға немесе Microsoft Office Online таңдамалы мазмұнын қарауыңызға болатын бастама жері болып табылады.

Дерекқорды үлгі қолдану арқылы жасау

Access дерекқор жасау үдірісін жылдамдату үшін қолдануыңызға болатын сан түрлі үлгілерді ұсынады. Үлгі дегеніміз белгілі бір тапсырманы орындау үшін қажетті барлық кестелер, сұраулар, пішіндер және есептерді қамтитын қолдануға болатын дайын дерекқор. Мысалы, мәселелерді бақылау, істес кісілер мәліметтерін басқару және шығындардың есебін жүргізу үшін қолдануыңызға болатын үлгілер болады. Кей үлгілер қай мақсатта қолдануға болатынын көрсетуге көмектесетін бірнеше нұсқалық жазбаларды қамтиды. Үлгі дерекқорларын өздігінен қолдануыңызға немесе қажеттіліктеріңізге сай келу үшін теңшеуіңізге болады.

Егер осы үлгілердің біреуі қажеттіліктеріңізге сай келсе, соны қолдану дерекқорды бастаудың ең тез жолы болып табылады. Алайда, егер Access импорттағыңыз келетін басқа бағдарламадағы деректеріңіз болса, дерекқорды үлгіні қолданбастан жасаған дұрыс деген шешім қабылдауыңыз мүмкін. Үлгілердің деректер құрылымы әлдеқашан анықталған болып келеді және қолда бар деректеріңізді үлгі құрылымына сай беуімдеу үшін біраз жұмысты қажет етуі мүмкін.

  1. Егер ашық дерекқорыңыз болса, Microsoft Office түймешігін Түймешік суреті нұқыңыз, сосын Microsoft Office Access бағдарламасын бастау бетін бейнелеу үшін Дерекқорды жабу түймешігін Түймешік суреті нұқыңыз.

  2. Microsoft Office Access бағдарламасын бастау бетінің ортасында бірнеше таңдамалы үлгілер бейнеленген және Үлгі Санаттары терезесіндегі сілтемелерді нұқығанда қосымша біреулері пайда болады. Қосымша үлгілерді Office Online Веб сайтынан қотарып алуыңызға болады. Мәлімет үшін осы тақырыптың келесі бөлімін қараңыз.

  3. Қолданғыңыз келетін үлгіні нұқыңыз.

  4. Access Файл Атауы жолағындағы дерекқорға файл атауын ұсынады — қаласаңыз, файл атауын өзгертуіңізге болады. Дерекқорды файл атауы жолағындағы бейнеленген қалтадан басқа қалтаға сақтау үшін Түймешік суреті нұқыңыз, сақтағыңыз келетін қалтаны шолыңыз, сосын ОК түймешігін нұқыңыз. Қаласаңыз, дерекқорды жасауыңызға және Windows SharePoint Services 3.0 сайтына сілтеуіңізге болады.

  5. Жасау (немесе Office Online үлгісі үшін Қотару) нұқыңыз.

    Access дерекқорды жасайды немесе қотарады, сосын оны ашады. Деректерді енгізуді бастауыңызға болатын пішін пайда болады. Егер үлгі нұсқалық деректерді қамтыса, әр жазбаны жазба таңдағышын (жазбаның сол жағындағы көлеңкеленген тізім немесе жолақ) нұқу арқылы, сосын төмендегіні орындау арқылы жоюыңызға болады:

    Өзіндік қойындысының Жазбалар тобында Жою түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  6. Деректер енгізуді бастау үшін пішіндегі бірінші бос ұяшықты нұқыңыз дәне теруді бастаңыз. Қолданғыңыз келуі мүмкін басқа пішіндер немесе есептерді шолу үшін Шарлау аумағын қолданыңыз.

Үлгіні Office Online желісіне қотару

Егер Microsoft Office Access бағдарламасын бастау бетінде қажеттіліктеріңізге сай келетін үлгіні таба алмасаңыз және Интернетке байланыс орнатқан болсаңыз, кеңейтілген таңдау үшін Office Online Веб сайтын зерттеуіңізге болады.

  1. Microsoft Office Access бағдарламасын бастау бетіндегі Office Online бойынша қосымша астындағы Үлгілер түймешігін нұқыңыз.

    Office Online бағдарламасының Үлгілер өзіндік беті шолушы терезесінде бейнеленеді.

  2. Қолданғыңыз келетін Access үлгісін табу үшін Office Online шарлау және іздеу құралдарын қолданыңыз және оны қотаруға қатысты нұсқауларды орындаңыз. Үлгіні қотарғаныңызда, дерекқор файлы компьютеріңізге қотарылады және Access жаңа көшірмесі ашылады. Көптеген жағдайларда, деректерді лезде енгізуді бастау үшін үлгі деректер енгізу пішінін ашу үшін жасақталған.

Үлгілермен жұмыс жасауға қатысты қосымша мәлімет алу үшін Access 2007 үлгілеріне нұсқау бөлімін қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дерекқорды үлгіні қолданбастан жасау

Егер үлгіні қолдануға қызықпасаңыз, дерекқорды жеке кестелер, пішіндер, есептер және басқа да дерекқор нысандарын құру арқылы жасауыңызға болады. Көптеген жағдайларда, бұл төмендегінің біреуін немесе екеуін де қамтиды:

  • Жаңа дерекқорды жасаған кезде жасалатын кестеге деректерді енгізу, қою немесе импорттау, сосын үдірісті Жасау қойындысының Кесте пәрменін қолдану арқылы жасайтын жаңа кестелерде қайталау.

  • Деректерді басқа дерек көздерінен импорттау және үдіріс барысында жаңа кестелерді жасау.

Дерекқорды қалай жоспарлау және жасақтау немесе байланыстар, пішіндер, есептер немесе сұраулар жасауға қатысты тереңірек білу үшін тақырыптың Қосымша Қарау бөлімін қараңыз.

Таза дерекқорды жасау

  1. Microsoft Office Access бағдарламасын бастау бетіндегі Жаңа таза дерекқор астындағы Таза дерекқор түймешігін нұқыңыз.

    Таза Деректер қоры батырмасы

  2. Таза дерекқор терезесінде Файл атауы жолағында файл атауын теріңіз. Егер файл атауы кеңейтімін көрсетпесеңіз, Access оны өзі қосады. Файлдың орналасуын әдіпкісінен өзгерту үшін Дерекқорды қоятын орналасуды шолу түймешігін Түймешік суреті (Файл Атауы жолағының жанындағы) нұқыңыз, жаңа орналасуды шолыңыз, сосын ОК түймешігін нұқыңыз.

  3. Жасау түймешігін нұқыңыз.

    Access дерекқорды 1-кесте атты бос кестемен бірге жасайды, сосын 1-кесте Деректер парағы көрінісінде ашады. Меңзер Жаңа өріс қосу бағанының бірінші бос ұяшығына орнатылады.

  4. Деректерді қосу үшін теруді бастаңыз немесе деректерді келесі Деректерді басқа дерек көзінен Access кестесіне көшіру бөлімінде сипатталғандай басқа дерек көзінен қоюыңызға болады.

Мәліметті Деректер парағы көрінісінде енгізу Microsoft Office Excel 2007 жұмыс парағында жұмыс жасауға ұқсастырылып жасақталған. Кесте құрылымы деректерді енгізу барысында жасалады — кестеге жаңа баған қосқан сайын, жаңа өріс анықталады. Access әр өрістің деректер түрін енгізген деректеріңіз негізінде өзіндік түрде орнатады.

Егер дәл қазір 1кесте мәлімет енгізгіңіз келмесе, Жабу түймешігін Түймешік суреті нұқыңыз. Егер кестеге қандай да бір өзгеріс енгізсеңізe, Access кестедегі өзгерістерді сақтауды сұрайды. Өзгерістерді сақтау үшін Иә түймешігін нұқыңыз, жою үшін Жоқ түймешігін немесе кестені ашық қалдыру үшін Болдырмау түймешігін нұқыңыз.

Маңызды : Егер 1-кесте ең болмаса бір рет те сақтамастан жапсаңыз, деректер енгізген болсаңыз да Access барлық кестені жояды.

Кестені қосу

Қолда дерекқорға Жасау қойындысының Кестелер тобындағы пәрмендерді қолдану арқылы жаңа кестелерді жасауыңызға болады.

Access таспа суреті

Деректер кестесі көрінісінен бастап кестені жасау    Деректер парағы көрінісінде, деректерді лезде енгізуге және Access бағдарламасына кесте құрылымын артқы жақты құруға рұқсат беруге болады. Өріс атаулары сандық (1-өріс, 2-өріс және тағы басқа) түрде тағайындалады және Access әр өрістің деректер түрін енгізген деректеріңіз негізінде өзіндік түрде орнатады.

  1. жасау қойындысының Кестелер тобында Кесте түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

    Access кестені жасайды және Жаңа өріс қосу бағанындағы бірінші бос ұяшықты таңдайды.

    Ескерту : Егер Жаңа өріс қосу бағанын көрмесеңіз, Деректер парағы көрінісінің орнына Жасақтама көрінісінде тұруыңыз мүмкін. Деректер парағы көрінісіне ауысу үшін Шарлау аумағындағы кестені екі рет нұқыңыз. Access жаңа кестені сақтауды сұрайды, сосын Деректер парағы көрінісіне ауысады.

  2. Кесте қойындысының Жолақтар & Бағандар тобында Жаңа жолақ түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

    Access жиі қолданылатын файл түрлерін қамтитын Өріс үлгілері терезесін бейнелейді. Егер осы өрістердің біреуін екі рет нұқысаңыз немесе деректер парағыңызға сүйресеңіз, Access өрісті сол атауы бойынша қосады және оның сипаттарын өрістің сол түріне сәйкес мәндерге орнатады. Қаласаңыз, сипаттарды артынан өзгертуіңізге болады. Егер өрісті сүйресеңіз, оны деректер парағының деректерді қамтитын аймағына сүйреуіңіз қажет. Өрістің қай жерге орнатылатынын көрсететін тігінен кірістіру жолағы пайда болады.

  3. Деректерді қосу үшін Деректерді басқа дерек көзінен Access кестесін көшіру бөлімінде сипатталғандай бірінші бос ұяшықта теруді немесе деректерді басқа дерек көзінен қоюды бастаңыз.

  4. Бағанды (өрісті) қайта атау үшін бағанның үстіңгі дерек атауын екі рет нұқыңыз, сосын жаңа атауды теріңіз.

    Өріс тізімі терезесінде көрген кезде оның нені қамтитынын айта алуыңыз үшін әр өріске мағынасы бар атауды берген дұрыс.

  5. Бағанды жылжыту үшін бағанды таңдауға оның үстіңгі дерек атауын нұқыңыз, сосын бағанды қалаған орналасуыңызға сүйреңіз.

    Бірнеше үздіксіз бағандарды таңдауыңызға, сосын олардың бәрін бірден жаңа орналасуға сүйреуіңізге де болады. Бірнеше үздіксіз бағандарды таңдау үшін бірінші бағанның үстіңгі дерек атауын нұқыңыз, сосын, SHIFT басып тұрып, соңғы бағанның үстіңгі дерек атауын нұқыңыз.

Жасақтама көрінісінде басталатын кестені жасау    Жасақтама көрінісінде, әуелі жаңа кестенің құрылымын жасайсыз. Деректерді енгізу немесе қою немесе импорттау сияқты кейбір басқа әдістерді қолдану арқылы енгізу үшін Деректер парағы көрінісіне ауысасыз.

  1. жасау қойындысының Кестелер тобында Кесте жасақтамасы түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  2. Кестедегі әр өріс үшін Өріс атауы бағанында атауды теріңіз, сосын деректер түрін Деректер түрі тізімінен таңдаңыз.

    Ескерту : Егер Өріс атауы және Деректер түрі бағандарын көрмесеңіз, Жасақтама көрінісінің орнына Деректер парағы көрінісінде тұруыңыз мүмкін. Жасақтама көрінісіне ауысу үшін Шарлау аумағындағы кестені тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және Жасақтама көрінісі түймешігін Түймешік суреті нұқыңыз. Access жаңа кестенің атауын сұрайды, сосын Жасақтама көрінісіне ауысады.

  3. Егер де қаласаңыз, әр өрістің сипаттамасын Сипаттама бағанында теруіңізге болады. Меңзердің Деректер кестесі көрінісіндегі сол өрісте орналасқан кезінде сипаттама күй жолағында бейнеленеді. Сипаттама өрісті Өріс тізімі терезесінен сүйреу арқылы жасаған пішін немесе есептегі қандай да бір басқару элементтерінің және Пішін шебері немесе Есеп шеберін қолданған кезде сол өрісте жасалған қандай да бір басқару элементтерінің күй жолағы мәтіні ретінде де қолданылады.

  4. Барлық өрістерді қосып болғаннан соң, кестені сақтаңыз:

    • Microsoft Office түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз, одан кейін Сақтау түймешігін нұқыңыз немесе CTRL+S тіркесімін басыңыз.

  5. Деректерді кесте ішіне қалаған уақытта Деректер парағы көрінісіне ауысу және бірінші бос ұяшықты нұқу арқылы тере бастауға болады. Деректерді басқа дерек көзінен Access кестесіне көшіру бөлімінде сипатталғандай, деректерді басқа дерек көзінен қоюыңызға да болады.

Кестені үлгі қолдану арқылы жасау    Access жиі қолданылатын кесте түрлері үшін үлгілер ұсынады. Тінтуірді бір нұқу арқылы әлдеқашан бапталған және қолдануға болатын толық кесте құрылымын жасауыңызға болады. Егер қажет болса, кестенің қажеттіліктеріңізге сай болуы үшін өрістерді қосуыңызға немесе жоюыңызға болады.

  1. жасау қойындысының Кестелер тобында Кесте үлгілерітүймешігін нұқып, одан кейіңн тізім ішінен бар үлгілердің бірін таңдаңыз.

  2. Деректерді басқа дерек көзінен Access кестесіне көшіру бөлімінде сипатталғандай, деректерді қосу үшін, бірінші бос ұяшықта теруді бастаңыз немесе деректерді басқа дерек көзінен қойыңыз.

    • Бағанды жою үшін    

      Бағанның үстіңгі дерек атауын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, сосын Бағанды жою түймешігін Түймешік суреті нұқыңыз.

    • Жаңа бағанды қосу үшін    

      Кесте қойындысының Жолақтар & Бағандар тобында Жаңа жолақ түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

      Access жиі қолданылатын файл түрлерін қамтитын Өріс үлгілері терезесін бейнелейді. Егер осы өрістердің біреуін екі рет нұқысаңыз немесе деректер парағыңызға сүйресеңіз, Access өрісті сол атауы бойынша қосады және оның сипаттарын өрістің сол түріне сәйкес мәндерге орнатады. Қаласаңыз, сипаттарды артынан өзгертуіңізге болады. Егер өрісті сүйресеңіз, оны деректер парағының деректерді қамтитын аймағына сүйреуіңіз қажет. Өрістің қай жерге орнатылатынын көрсететін тігінен кірістіру жолағы пайда болады.

  3. Кестені сақтау:

    • Microsoft Office түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз, одан кейін Сақтау түймешігін нұқыңыз немесе CTRL+S тіркесімін басыңыз.

Өріс сипаттарын Жасақтама көрінісінде орнату    Кестені қалай жасағаныңызға қарамастан, өріс сипаттарын тексерген және орнатқан дұрыс. Мұны Жасақтама көрінісінде ғана жасауыңызға болады. Жасақтама көрінісіне ауысу үшін Шарлау аумағындағы кестені тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және Жасақтама көрінісі түймешігін нұқыңыз. Өрістің сипаттарын көру үшін өрісті жасақтама торында нұқыңыз. Сипаттар жасақтама торының астындағы Өріс сипаттары ішінде бейнеленеді.

Әр өріс сипатының сипаттамасын көру үшін сипатты нұқыңыз және Өріс сипаттары астындағы сипат тізімінің жанындағы жолақтағы сипаттаманы оқыңыз. Қосымша егжей-тегжейлі мәліметті F1 пернесін басу арқылы алуыңызға болады.

Келесі кесте жиі реттелетін өріс сипаттарының кейбіреуін келтіреді.

Сипат

Сипаттама

Өріс өлшемі

Мәтін өрістері үшін бұл сипат өрісте сақтауға болатын таңбалардың ең үлкен санын орнатады. Ең үлкен сан 255 тең. Сан өрістері үшін бұл сипат сақталатын санның түрін (Ұзақ бүтін сан, Екеу және тағы басқа) орнатады. Деректердің тиімді сақталуы үшін, деректерге қажет деп ойлайтын орынның ең кем деген көлемін бөлуіңізге кеңес беріледі. Егер өзгерістер қажет болса, мәнді кейінірек көтеріп реттеуіңізге болады.

Пішім

Бұл сипат деректердің қалай бейнеленетінін орнатады. Ол анық деректерге әсер етпейді себебі өрісте сақталады. Алдын ала анықталған пішімді таңдауыңызға немесе таңданбалы пішімді енгізуіңізге болады.

Енгізілім бүркеншігі

Осы өріске енгізілетін барлық деректерге жол көрсету үшін осы сипатты қолданыңыз. Бұл барлық деректердің дұрыс енгізілуін және таңбалардың қажетті санын қамтитынын қамтамасыз етеді. input mask құруға қатысты анықтама үшін сипат жолағының оң жағындағы Builder button түймешігін нұқыңыз.

Әдепкі мән

Жаңа жазба қосылған сайын осы өрісте пайда болатын әдепкі мәнді көрсету үшін осы сипатты қолданыңыз. Мысалы, егер жазбаның қосылған күнін әрдайым жазып алғыңыз келетін Күн/Уақыт өрісі болса, "Күн()" (тырнақша таңбаларынсыз) әдепкі мән ретінде енгізуіңізге болады.

Қажет

Бұл сипат мәннің осы өріске қажеттігін орнатады. Егер осы сипатты Иә орнатсаңыз, Access осы өрісті мәннің енгізілмейінше жаңа жазбаны қосуға рұқсат бермейді.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді басқа дерек көзінен Access кестесін көшіру

Егер деректеріңіз ағымдағы уақытта Office Excel 2007 сияқты басқа бағдарламада сақталған болса, оны Access кестесіне көшіруге және қоюға болады. Жалпы, бұл деректеріңіз Excel жұмыс парағындағыдай бағандарда бөлінген болса жақсы жасайды. Егер деректер сөз өңдеуші бағдарламасында болса, деректерді көшірместен бұрын деректер бағандарын қойындылар арқылы бөлген немесе деректерді сөз өңдеуші бағдарламасындағы кестеге түрлендірген жақсы. Егер деректеріңіз өңдеуді немесе басқаруды (мысалы, аты-жөнін атына және тегіне бөлу) қажет етсе, мұны деректерді көшіруден бұрын жасағыңыз келу мүмкін, әсіресе Access бағдарламасын білмесеңіз.

Деректерді бос кестеге қойған кезде, Access әр өрістің деректер түрін қандай деректерді тапқанына байланысты орнатады. Мысалы, егер қойылған өрісте күн мәндерінен басқа ештеңе болмаса, Access сол өріске Күн/Уақыт деректер түрін қолданады. Ешер қойылған өріс «иә» және «жоқ» сөздерін қамтыса, Access өріске Иә/Жоқ деректер түрін қолданады.

Access өрістерді қойылған деректердің бірінші жолында тапқанына байланысты атайды. Егер қойылған деректердің бірінші жолы артындағы жолдарға ұқсас болса, Access бірінші жолды деректер бөлігі ретінде анықтайды және өрістерге жалпы атаулар (F1, F2 және тағы басқа) тағайындайды. Егер қойылған деректердің бірінші жолы артындағы жолдарға ұқсас болмаса, Access бірінші жолды өріс атауларынан тұратындай етіп анықтайды. Access өрістерді сәйкесінше атайды және деректердегі бірінші жолды қамтымайды.

Егер Access жалпы өріс атауларын тағайындаса, жаңылысуды болдырмау үшін өрістерді мейлінше тезірек қайта атуыңыз қажет. Төмендегі іс ретін қолданыңыз:

  1. Кестені сақтау.

    • Microsoft Office түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз, одан кейін Сақтау түймешігін нұқыңыз немесе CTRL+S тіркесімін басыңыз.

  2. Деректер парағы көрінісінде, әр бағанның үстіңгі дерек атауын екі рет нұқыңыз, сосын әр бағанға жарамды өріс атауын теріңіз. Деректердің үстіне теріп жатқандай көрінуі мүмкін, бірақ бағанның үстіңгі дерек атауы деректерді емес, өріс атауларын қамтиды.

  3. Кестені қайтадан сақтаңыз.

Ескерту : Өрістерді Жасақтама көрінісіне ауысу және өріс атауларын сол жерде өңдеу арқылы да қайта атауыңызға болады. Жасақтама көрінісіне ауысу үшін Шарлау аумағындағы кестені тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және Жасақтама көрінісі түймешігін нұқыңыз. Деректер парағы көрінісіне кері ауысу үшін Шарлау аумағындағы кестені екі рет нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді басқа дерек көзінен импорттау, қосу немесе сілтеу

Басқа бағдарламада сақталған деректеріңіздің болуы және сол деректерді жаңа кестеге импорттағыңыз немесе Access қолда бар кестеге қосқыңыз келуі мүмкін. Немесе деректерін басқа бағдарламаларда сақтайтын адамдармен жұмыс жасауыңыз және ол деректермен сілтеме арқылы Access бағдарламасында жұмыс жасағыңыз келуі мүмкін. Қалай болғанда да, Access басқа дерек көздеріндегі деректермен жұмыс жасайды жеңілдетеді. Деректерді Excel жұмыс парағынан, басқа Access дерекқорындағы кестеден, Windows SharePoint Services 3.0 тізімінен немесе сан түрлі басқа дерек көздерінен импорттауыңызға болады. Дерек көзіне байланысты қолданатын үдіріс шамалап өзгеше болады, бірақ төмендегі іс реті осыны бастауға көмектеседі.

  1. Access бағдарламасының Сыртқы деректер қойындысының Импорттау тобында импорттап жатырған файл түріне арналған пәрменді нұқыңыз.

    Access таспа суреті

    Мысалы, егер деректерді Excel жұмыс парағынан импорттайтын болсаңыз, Excel пәрменін нұқыңыз. Егер қажетті бағдарлама түрін көрмесеңіз, Қосымша пәрменін нұқыңыз.

    Ескерту : Егер Импорттау тобында дұрыс пішім түрін таба алмасаңыз, деректерді Access импорттаудан бұрын деректерді бастапқыда жасаған бағдарламаны бастауыңыз, сосын сол бағдарламаны деректерді жалпы файл пішімінде сақтау үшін қолдануыңыз (белгіленген мәтін файлы сияқты) қажет болуы мүмкін.

  2. Сыртқы деректер алу тілқатысу терезесінде бастапқы деректер файлын табу үшін Шолу түймешігін нұқыңыз немесе бастапқы деректер файлының толық жолын Файл атауы жолағында теріңіз.

  3. Ағымдағы дерекқордағы деректі қалай және қайда сақтау керектігін көрсету астында қалаған параметрді (барлық бағдарламалар импорттауды және кейбіреуі қосуды немесе сілтеуді мүмкін қылады) нұқыңыз. Импортталған деректерді қолданатын жаңа кесте жасауыңызға немесе (кейбір бағдарламаларда) деректерді қолда бар кестеге қосуыңызға немесе бастапқы бағдарламадағы деректің сілтемесін қадағалайтын сілтенген кесте жасауыңызға болады.

  4. Егер шебер басталса, шебердің келесі бірнеше беттеріндегі нұсқауларды орындаңыз. Шебердің соңғы бетінде Аяқтау түймешігін нұқыңыз.

    Егер нысандар немесе сілтеме кестелерін Access дерекқорынан импорттасаңыз, Импортталған нысандар немесе Сілтеме кестелері тілқатысу терезелерінің біреуі пайда болады. Қалаған элементтерді таңдаңыз және ОК түймешігін нұқыңыз.

    Дәл үдіріс деректерді импорттауды, қосуды немесе сілтеуді таңдағаныңызға байланысты болады.

  5. Access жаңа ғана аяқтаған импорттау амалының мәліметін сақтағыңыз келе ме деп сұрайды. Егер болашақта дәр осы импорттау амалын орындап қалатындай ойласаңыз, Импорттау қадамдарын сақтау нұқыңыз, сосын мәліметтерді енгізіңіз. Кейінірек, осы амалды Сыртқы Деректер қойындысының Импорттау тобындағы Сақталған импорттаулар түймешігін Түймешік суреті нұқу арқылы оңай қайталауыңызға болады. Егер амалдың мәліметтерін сақтағыңыз келмесе, Жабу түймешігін нұқыңыз.

Егер кестені импорттауды таңдасаңыз, Access деректерді жаңа кестеге импорттайды, сосын кестені Шарлау аумағындағы Кестелер тобының астында бейнелейді. Егер деректерді қолда бар кестеге қосуды таңдасаңыз, деректер сол кестеге қосылады. Егер деректерге сілтеме жасауды таңдасаңыз, Access Шарлау аумағындағы Кестелер тобы астында сілтенген кестені жасайды.

Түрлі деректер түрін Access қалай импорттау қажеттігіне қатысты қосымша арнайы ақпарат алу үшін Қосымша ақпарат бөліміндегі сілтемелерді қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Қолдан бар Access дерекқорын ашу

  1. Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, одан кейін Ашутүймешігін нұқыңыз.

  2. Ашу тілқатысу терезесінде ашқыңыз келетін дерекқорды шолыңыз.

  3. Келесілердің біреуін орындаңыз:

    • Access параметрлері тілқатысу терезесінде көрсетілген әдепкі күйде немесе әкімшілік бағдарламасы орнатқан күй арқылы ашу үшін дерекқорды екі рет нұқыңыз.

    • Сіздің және басқа қолданушылардың дерекқорды оқи және жаза алуы үшін, дерекқорды бірнеше-қолданушы ортасының ортақ қатынасы үшін ашу мақсатында Ашу түймешігін нұқыңыз.

    • Ашу түймешігінің жанындағы көрсеткіні нұқыңыз, сосын дерекқорды қарай алатын, бірақ өңдей алмайтын тек оқу үшін қатынасы үшін ашу мақсатында Тек оқуға арналған түймешігін нұқыңыз. Басқа қолданушылар дерекқорды әлі де оқи және жаза алады.

    • Ашу түймешігінің жанындағы көрсеткіні нұқыңыз, сосын дерекқорды ерекше қатынаспен ашу үшін Ерекше Түрде Ашу нұқыңыз. Ерекше қатынаспен ашылған дерекқорыңыз болса, дерекқорды ашуға кім тырысса да «файл әлдеқашан қолданылуда» хабарын алады.

    • Ашу түймешігінің жанындағы көрсеткіні нұқыңыз, сосын дерекқорды тек оқу үшін қатынасымен ашу үшін Ерекше түрде тек оқуға арналған түймешігін нұқыңыз. Басқа қолданушылар дерекқорды әлі де аша алады, бірақ тек оқу үшін күйімен шектеледі.

Егер ашқыңыз келетін дерекқорды таба алмасаңыз    

  1. Ашу тілқатысу терезесінде Менің компьютерім немесе Іздеу ашылмалы тізіміндегі Менің компьютерім түймешігін нұқыңыз.

  2. Дисктер тізімінде дерекқорды қамтуы мүмкін деп ойлайтын дискті тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, сосын Іздеу түймешігін нұқыңыз.

  3. Іздеу шарттарын Іздеу нәтижелері тілқатысу терезесінде теріңіз, сосын дерекқорды таңдау үшін Іздеу түймешігін нұқыңыз.

  4. Егер дерекқор табылса, ашу үшін оны екі рет нұқыңыз.

  5. Дерекқордың ашылуы үшін Ашу тілқатысу терезесіндегі Болдырмау түймешігін нұқыңыз. Сосын Іздеу нәтижелері тілқатысу терезесін жабыңыз.

Ескерту : Деректер файлын dBASE, Paradox, Microsoft Exchange немесе Excel сияқты сыртқы файл пішімінде тікелей ашуыңызға болады. Microsoft SQL Server немесе Microsoft FoxPro сияқты кез келген ODBC деректер көзі тікелей ашуыңызға болады. Access жаңа Access дерекқорын деректер файлымен бірдей қалтада өзіндік түрде жасайды және сыртқы дерекқордағы әр кестеге сілтемелер қосады.

Кеңестер

  • Жақында ашылған дерекқорлардың бірін ашу үшін сол дерекқордың Microsoft Office Access бағдарламасын бастау бетіндегі Соңғы Дерекқорды Ашу тізімнен файл атауын нұқыңыз. Access дерекқорды соңғы рет ашқандағы параметрлерді сақтай отырып ашады. Егер соңғы кезде қолданылған файлдар бейнеленбесе, Microsoft Office түймешігін Түймешік суреті нұқыңыз, сосын Access параметрлері түймешігін нұқыңыз. Access параметрлері тілқатысу терезесінде Қосымша түймешігін нұқыңыз. Бейнелеу астында ең көбі тоғызға дейін Соңғы құжаттар тізімінде бейнеленетін құжаттар санын енгізіңіз.

  • Егер дерекқорды Microsoft Office түймешігін Түймешік суреті нұқу, сосын Ашу пәрменін қолдану арқылы ашсаңыз, алдында ашқан дерекқорлар лақаптарының тізімін Ашу тілқатысу терезесіндегі Менің соңғы құжаттарым нұқу арқылы көруіңізге болады.

Қолда бар Access дерекқорларын ашуға қатысты теріңірек мәлімет алу үшін тақырыптың Қосымша ақпарат бөліміндегі сілтемелерді қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Таңданбалы таза үлгі жасау

Жаңа таза дерекқор жасағаныңызда, Access деректерді енгізуіңізге болатын жаңа кесте ашады, бірақ дерекқорда басқа нысандарды жасамайды. Егер пішіндер, есептер, құрамды әмірлер немесе қосымша кестелер сияқты басқа нысандарды жасайтын барлық жаңа дерекқорларыңызда болуын қаласаңыз, сол нысандарды қамтитын таңданбалы таза үлгі жасауыңызға болады. Сосын, жаңа дерекқорды келесіде жасағаныңызда, ол үлгі ішінде сол нысандарды қамтитын болады. Осы нысандарға қоса, үлгі алдын ала деректермен көбейтілген кестелерді және барлық дерекқорларыңызда болуын қалайтын арнайы баптау параметрлерін, дерекқор сипаттарын, сілтемелерді немесе кодты қамти алады.

Мысалы, барлық жобаларыңызда қолданғыңыз келетін құрамды әмірлер жинағы бар делік. Егер сол құрамды әмірлерді қамтитын таза үлгіні жасасаңыз, Access оларды жасаған кез-келген жаңа дерекқорларға қосады.

Таза үлгілерді Office Access 2007 файл пішімінде, Access 2002-2003 файл пішімінде немесе Access 2000 файл пішімінде жасауыңызға болады. Office Access 2007 файл пішімі үшін үлгі Таза.accdb және бұрынғы файл пішімдері үшін Таза.mdb деп аталу керек.

  • Егер әдепкі файл пішімі Access 2000 немесе Access 2002 - 2003 орнатылса, Access таза үлгінің файл атауы ретінде Таза.mdb қолданады. Жаңа дерекқорлар Таза.mdb бірдей файл пішімінде жасалатын болады. Мысалы, егер әдепкі файл пішіміңіз Access 2000 болып табылса, егер Таза.mdb атты үлгі Access 2002-2003 файл пішімінде болса, қандай да бір жаңа дерекқорлар Access 2002-2003 пішімінде жасалады.

  • Егер әдепкі файл пішімі Access 2007 орнатылса, Access таза үлгінің файл атауы ретінде Таза.accdb қолданады.

Әдепкі файл пішімін қалай өзгертемін?

  1. Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, одан кейін Access параметрлері түймешігін нұқыңыз.

  2. Access параметрлері тілқатысу терезесінде Кең таралған түймешігін нұқыңыз.

  3. Дерекқорларды жасау астында Әдепкі кең таралған пішім ашылмалы тізімінен қалаған пішіміңізді таңдаңыз.

Таза үлгіні жасау үшін келесілердің біреуін орындаңыз:

  • Жаңа дерекқорды жасаңыз (оны Таза деп атауға немесе уақытша атау беруге болады), сосын үлгіге қосқыңыз келетін нысандарды импорттаңыз немесе жасаңыз.

  • Үлгіде болуын қалайтын нысандарды әлдеқашан қамтым үлгенген қолда бар дерекқордың көшірмесін жасаңыз, сосын қажет етпейтін нысандарды жойыңыз.

Үлгіде болуын қалайтын нысандарыңызды тапқаннан соң, оны белгілі бір орналасуға сақтауыңыз қажет.

  1. Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, одан кейін Басқаша сақтау түймешігін нұқыңыз.

  2. Дерекқорды басқа пішімде сақтау астында үлгі үшін қалайтын файл пішімін нұқыңыз.

  3. Басқаша сақтау тілқатысу терезесінде осы екі үлгі қалталарының біреуін шолыңыз:

    • Жүйелік үлгі қалтасы    Мысалы, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Қолданушы үлгі қалтасы    Мысалы:

      • Microsoft Windows Vista бағдарламасында    c:\Users\қолданушы атауы\Құжаттар

      • Microsoft Windows Server 2003 немесе Microsoft Windows XP бағдарламасында    C:\Құжаттар мен Параметрлер\қолданушы атауы\Application Data\Microsoft\Templates

        Ескерту : Жүйелік үлгі қалтасындағы таза үлгі кез-келген қолданушы үлгі қалтасындағы таза үлгілерді айналып өтеді.

  4. Файл атауы жолағында Таза.accdb (немесе Таза.mdb, егер бұрынғы нұсқадағы үлгіні жасап жатырған болсаңыз) теріңіз, сосын Сақтау түймешігін нұқыңыз.

Жаңа үлгі жасалғаннан соң, жаңа таза дерекқорды жасаған кезде, үлгідегі нысандар жасайтын жаңа дерекқорларыңызда әдепкідей қамтылады. Жаңа таза дерекқорларды үлгіні қолданбастан жасаған кездегідей, Access жаңа кестені Деректер парағы көрінісінде ашады.

Таза үлгіні қолдануды тоқтату үшін Таза.accdb (немесе Access бұрынғы нұсқалары үшін Таза.mdb) атты файлды жойыңыз немесе қайта атаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×