Жалпы қалтаны құру және бөлісу

Жалпы қалталар мәліметтерді жинауға, үйлестіруге және мекемедегі басқалармен бөлісуге мүмкіндік береді. Көбінесе, жалпы қалталар жобалаушы немесе қолданушы топтар арасында ортақ мәліметтерді бөлісу үшін қолданылады. Осы қалталарды Microsoft Outlook басқара аласыз. Жалпы қалталар хабарлар, кездесулер, контакттар, тапсырмалар, жұрнал жазбалары, ескерімдер, формалар, файлдар және орнатымдар сықылды кез келген Outlook қалта элементінен тұрады.

Жалпы қалтаны құру мен мәліметтерді бөлісу бірнеше қадамдар жиындарынан тұрады.

Не істегіңіз келеді?

Жалпы қалта құру және рұқсаттар, көріністер, формалар және ережелерді белгілеу

Қатынаулы ортақ қалта жасау

Жалпы қалта құру және рұқсаттар, көріністер, формалар және ережелерді белгілеу

Жалпы қалта құру үшін, бар жалпы қалтада қалталар құруға рұқсат алуыңыз қажет. Рұқсат алу жөніндегі мәліметтер үшін әкімшіге хабарласыңыз.

  1. Жалпы қалта құру

    1. Файл мәзірінде, Жаңа нұсқаңыз және Қалта нұқыңыз.

    2. Атау ұясына қалта атын енгізіңіз.

    3. Қалта Құрамы ұясында құрғыңыз келетін қалтаның түрін нұқыңыз.

    4. Қалтаны орналастыру орнын таңдау тізімінен қалтаға арналған жерді нұқыңыз.

      Жалпы қалтаны бар элементтер көмегімен жылдам жегу.

      1. Қалталар тізімі, Шарлау аумағыішінде, көшіргіңіз келетін қалтаны нұқыңыз.

      2. Файл мәзірінде, Қалта нұсқаңыз және Көшіру Қалта атауы нұқыңыз.

      3. Тізім ішінде, қалтаны көшіргіңіз келген жерді нұқыңыз.

  2. Рұқсат деңгейлерін орнату

    1. Қалталар тізімі, Шарлау аумағы ішінде, бөліскіңіз келетін жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірде Сипаттар нұқыңыз.

      Жалпы қалтаға бөлісу рұқсаттарын орнату үшін сол қалтаға Иенің рұқсаты рұқсатыңыз болу керек. Рұқсатты бір мезетте тек бір қалтаға орната аласыз.

    2. Рұқсаттар жиекбелгісін нұқыңыз.

    3. Қосу нұқыңыз.

    4. Іздеу терезесінде, бөлісу рұқсаттарын бергіңіз келетін адамның атын енгізіңіз.

    5. Қосу және Жарайды нұқыңыз.

    6. Атау тізімінде жаңа ғана қосқан адамның атын нұқыңыз.

    7. Рұқсаттар ішінен қалаған параметрді таңдаңыз.

      Ескерту : Қалтаға қатынасы бар барлық адамға бірдей рұқсаттарды Атау тізімі ішінен Әдепкі нұқу арқылы тағайындай аласыз .

  3. Мәліметтерді ұйымдастыру және табу үшін көріністер құрыңыз

    Келесілердің біреуін орындаңыз:

    1. Көріністі жаңадан құрыңыз    

      1. Көрініс мәзірінде, Ағымдық Көрініс нұсқаңыз және Көріністерді Анықтаңыз.

      2. Жаңа басыңыз.

      3. Жаңа көрініс атауы ұясында, атау енгізіңіз.

      4. Көрініс түрі ұясынан қалаған көрініс түрі таңдаңыз.

      5. көрініс орнын өзгерту үшін, Қолдануға болады ішіндегі параметрді нұқыңыз.

      6. Жарайды нұқыңыз.

      7. Көріністі әрі қарай теңшеу үшін, Түсіндірме ішінен, батырманы басыңыз және қолданғыңыз келетін параметрлерді таңдаңыз.

      8. Параметрлерді таңдауды аяқтағаннан соң, Жарайды нұқыңыз.

      9. Көріністі дереу қолдану үшін, Көріністі Қолдану нұқыңыз.

    2. Стандартты көрініске негізделген көрініс құрыңыз    

      1. Жаңа көріністі негіздегіңіз келетін көрініс көшіңіз.

      2. Көрініс мәзірінде, Ағымдық Көрініс нұсқаңыз және Ағымдық Көріністі Теңшеу нұқыңыз.

      3. Жасағыңыз келетін өзгерістердің әр түрі үшін, Түсіндірме ішінен, батырманы басыңыз және қалаған параметрлеріңізді таңдаңыз.

      4. Өзгертулер енгізуді аяқтағаннан соң, Көріністі Теңшеу тілқатысу терезесін жабыңыз.

      5. Көрініс мәзірінде, Ағымдық Көрініс нұсқаңыз және Көріністерді Анықтау нұқыңыз.

      6. Қалта көріністеріқалта атауы ұясы, Ағымдағы көрініс параметрлері нұқыңыз.

      7. Көшіру нұқыңыз.

      8. Жаңа көрініс атауы ұясында, атау енгізіңіз.

      9. Көрініс орнын өзгерту үшін, Қолдануға болады ішіндегі параметрді таңдаңыз.

        Ескерту : Жаңа көріністер Ағымдық Көрініс қосымша мәзір ( Көрініс мәзірінде, Реттеу).

  4. Қалтаның әдепкі көрінісін өзгерту

    Жалпы қалтаның әдепкі көрінісін өзгерту үшін, қалтаға Ие рұқсатын алуыңыз керек және барлығына көрінетін қалтаның кем дегенде бір таңдамалы көрінісі анықталуы керек.

    1. Қалталар тізімі, Шарлау аумағы, жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірде Сипаттар нұқыңыз.

    2. Басқару жиекбелгісін нұқыңыз.

      Егер Басқару жиекбелгісі көрінбесе, сізде Ие рұқсаты жоқ.

    3. Қалтаның әдепкі көрінісі тізімінде, қалта ашылған кезде пайда болатын қалаған көріністі таңдаңыз.

      Қалыпты көрінісі қалтадағы элементтер түріне арналған әдепкі Microsoft Outlook көрінісін бейнелейді.

  5. Жалпы қалтада мәліметті орнатуға формаларды басқаларға көрсетіңіз

    Жеке жалпы қалта немесе жалпы қалтаға формаларды қосу үшін сізде Редактор, Жариялау Редакторы немесе Ие рұқсаты болу керек. Егер қалта жалпы қалта болып табылса және де сізде Ие рұқсаты болса, онда сіз қалтаны қолданатын басқа адамдардың формаларды пайдалануын шектей аласыз.

    1. Қалталар тізімі, Шарлау аумағы ішінде жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірде Сипаттар нұқыңыз.

    2. Формалар жиекбелгісін нұқыңыз.

    3. Осы қалтаға қатысты формалар тізіміне қалта қосу үшін, Басқару нұқыңыз және форманы көрсетіңіз.

    4. Жабу нұқыңыз.

    5. Қалтаны қолданатын басқа адамдардың формаларды пайдалануын шектей үшін, Қалтадағы формаларды пайдалануға рұқсат беру ішінен параметрді нұқыңыз.

  6. Қалтадағы орнатылған элементтерді өңдеу үшін ережелер құрыңыз

    ереже құру немесе өзгерту үшін сізде жалпы қалтаның Ие рұқсаты болу керек .

    1. Қалталар тізімі, Шарлау аумағы ішінде ережелер құрғыңыз немесе өзгерткіңіз келетін жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірден Сипаттар параметрін таңдаңыз.

    2. Басқару жиекбелгісін нұқыңыз.

    3. Қалта Көмекшісі нұқыңыз.

    4. Келесілердің біреуін орындаңыз:

      • Ереже құру үшін, Ереже Қосу нұқыңыз.

      • Бар ережені өзгерту үшін, тізімдегі ережеге және Ереже Өңдеу нұқыңыз.

    5. Әрекет орын алу үшін элементке қажет жағдайларды енгізіңіз. Қосымша жағдайларды көру үшін, Қосымша нұқыңыз.

    6. Осы әрекеттерді орында ішінен қалаған параметрлеріңізді таңдаңыз.

      Ескерту : Ереже құрғаныңызда, ол әдепкіден активті болып тұрады.

  7. Жалпы қалтаны пайдалануға болатыны жайлы басқаларға ен жіберу арқылы хабарлаңыз.

    1. Қалталар тізімі, Шарлау аумағы ішінде жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірде Осы Қалтаға Сілтеме Жіберу нұқыңыз.

  8. Мәліметті жалпы қалтаға қосу

    Келесілердің біреуін жасаңыз:

Күнтізбе бөлісу

Контакт тізімімен бөлісу

Тапсырма тізімімен бөлісу

Мәліметті ортақ қалтаға жіберу

Күнтізбе бөлісу

  1. Жаңа қалта құрыңыз және Қалта Құрамы тізімінен Күнтізбе элементтері таңдаңыз.

  2. Қалтаны қойғыңыз келген жерді таңдаңыз тізімінде, Күнтізбе және Жарайды нұқыңыз.

  3. Қалтаға кездесулер мен оқиғаларды қосыңыз.

  4. Осы қалтаны пайдалануға рұқсат берген адамдарыңызға жалпы қалта сілтемесін жіберіңіз. Қалта Тізімінде, жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірде Осы Қалтаға Сілтеме Жіберу нұқыңыз.

Қалта тізімін бөлісу

  1. Жаңа қалта құрыңыз және Қалта Құрамы тізімінен Контакт элементтерін таңдаңыз.

  2. Қалтаны қойғыңыз келген жерді таңдаңыз тізімінде, Контакттар және Жарайды нұқыңыз.

  3. Контакттарды қалтаға қосыңыз.

  4. Осы қалтаны пайдалануға рұқсат берген адамдарыңызға жалпы қалта сілтемесін жіберіңіз. Қалта Тізімінде, жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірде Осы Қалтаға Сілтеме Жіберу нұқыңыз.

    Ескерту : Жалпы контакт тізімі Outlook Мекенжай Кітабы/Контакттарда пайда болады.

Тапсырма тізімімен бөлісу

  1. Жаңа қалта құрыңыз және Қалта құрамы тізімінен Тапсырма элементтері таңдаңыз.

  2. Қалтаны қойғыңыз келген жерді таңдаңыз тізімінде, Тапсырмалар және Жарайды нұқыңыз.

  3. Тапсырмаларды қалтаға қосыңыз.

  4. Осы қалтаны пайдалануға рұқсат берген адамдарыңызға жалпы қалта сілтемесін жіберіңіз. Қалталар тізімі жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірде Осы Қалтаға Сілтеме Жіберіңіз нұқыңыз.

    Ескерту : Жалпы қалтаға тапсырма тізімін көшіре алғанмен, жалпы қалтаға тапсырма өтінішін көшіре немесе жалпы қалтада тапсырма өтінішін құра алмайсыз.

Мәліметті жалпы қалтаға орналастыру

  1. Мәліметті орналастырғыңыз келетін жалпы қалтаны ашыңыз.

  2. Мәлімет орналастырудың әдепкі формасын қолдану үшін, Файл мәзірін нұқыңыз, Жаңа нұсқаңыз және Осы Қалтаға Орналастыру нұқыңыз.

  3. Форма ішінде, орналастырғыңыз келетін мәліметті енгізіңіз.

  4. Орналастыру нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Қатынаулы ортақ қалта жасау

Жалпы қалтаны тексерілетін қалта ретінде бөлу үшін сізде Иенің рұқсаты рұқсаты болу керек.

  1. Қалталар тізімі, Шарлау аумағы ішінен, жалпы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және мәтінмәндік мәзірде Сипаттар нұқыңыз.

  2. Басқару жиекбелгісінде, Тексерілетін Қалта нұқыңыз.

  3. Қалтаны тексерілетін қалта түрінде орнату ішіне құсбелгі қойыңыз.

  4. Жаңа элементтерді қайта түсу терезесінде, кіресін хабарларды алатын адамның атын немесе тексеру үшін сақталған хабарлары бар баламалы жалпы қалтаның атын енгізіңіз. Тексеруді жүзеге асыратын модератор 6 қадамда көрсетілген.

  5. Қосымша: Жаңа хабар модератор арқылы алынғанда автоматты түрде жауап жіберу үшін, Жаңа элементтерге жауап беру ішінен параметрді тыңдаңыз.

    Келесілердің біреуін таңдаңыз:

    • Стандартты жауап    

      • "Жіберіміңіз үшін рақмет. Кей қалталар немесе талқылау топтарына жіберімдердің көпшілікке жарамдығын анықтау үшін тексерілетінін есте ұстаңыз. Бұл жағдайларда, басқалардың мақұлданған жіберімдерді көруі кешеуілдеуі мүмкін."

    • Таңдамалы жауап    

      • Таңдамалы жауап және Үлгі нұқыңыз. Таңдамалы жауап мәтінін теріңіз.

        Мәліметті орналастырғанда модераторлар ешқандай жауап алмайды.

  6. Модератор адамдардың аттарын қосу немесе жою үшін, Қосу немесе Жою нұқыңыз.

  7. Қосымша: Таңдалған модератор сипаттарын қарау үшін, Сипаттар нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×