Жалпы есеп жасау

Microsoft Office Access 2007 бағдарламасында жалпы мен күрделі есептер сияқты түрлі есептерді жасай аласыз. Ең алдымен, есебіңіздің жазба көзі туралы ойлауыңыз қажет. Есебіңіздің құрамында жазбалардың жалпы тізімі не аймақ бойынша топтастырылған сатулар нәтижелері бар болса, ең біріншіден, өрістердің қайсысында есебіңізде көргіңіз келетін деректердің бар болатындығын және кестелер не сұраулардың қайсысында бұл деректердің сақталатындығын анықтауыңыз қажет.

Жазба көзі таңдалғаннан кейін, Есеп шеберін пайдалану арқылы есебіңізді жасау оңайға түседі. Есеп шебері - бірқатар сұрақтар жиынынан өтуіңізге көмектесетін және жауаптарыңызға негізделген есепті жасайтын Access мүмкіндігі.

Нені істегіңіз келеді?

Жазба көзін таңдау

Есеп құралын пайдалана отырып, есеп жасау

Есеп шеберін пайдалана отырып, есеп жасау

Белгілер шеберін пайдалана отырып, белгілер жасау

Бос есеп құралын пайдалана отырып, есеп жасау

Есеп бөлімдерін түсіну

Басқару элементтерін түсіну

Есепті Құрылым көрінісінде баптау

Есепті Құрастырушы көрінісінде баптау

Есепке басқару элементтерін қосу

Жұмысты сақтау

Есепті электрондық пошта хабары ретінде көрсету, басып шығару немесе жіберу

Есепті көрсету

Есепті басып шығару

Есепті электрондық пошта хабары ретінде жіберу

Жазба көзін таңдау

Кестелер немесе сұраулардан алынған ақпарат, сондай-ақ белгілер, тақырыптар және сызбалықтар сияқты есеп жасақтамасымен бірге сақталатын ақпарат есеп құрамына енеді. Сонымен қатар, негізгі деректерді қамтамасыз ететін кестелер немесе сұраулар есептің жазбалар көзі болып табылады. Енгізгіңіз келетін барлық өрістер бір кестенің құрамында бар болса, бұл кестені жазбалар көзі ретінде пайдаланыңыз. Өрістер бірнеше кестенің құрамына енген болса, бір немесе одан да көп сұрауды жазбалар көзі ретінде пайдалануыңыз қажет. Қажетті сұраулар дерекқорыңызда бұрыннан бар болуы мүмкін немесе есебіңізге керекті жаңа сұрауларды жасауға қажет болуы мүмкін. Сұраулар туралы толық ақпаратқа сілтемелерді т.б. қараңыз бөлімінен таба аласыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есеп құралын пайдалана отырып, есеп жасау

Есеп құралы есеп жасаудың ең жылдам тәсілін ұсынады, өйткені бұл құрал ақпарат беруге шақырусыз есепті дереу құрайды. Негізгі кесте немесе сұраудың барлық өрістері есепте көрсетіледі. Есеп құралы толық құралған және бекітілген өнімді жасай алмаса да, бірақ аталған құрал негізгі деректерді тез көрсетудің тиімді құралы сөзсіз. Жасалған есепті сақтаңыз да, кейінірек оны Құрылым көрінісінде немесе Құрастырушы көрінісінде оның талабыңызға сай болуы үшін өзгерте аласыз.

  1. Шарлау аумағында, есептің негізі болатын кесте немесе сұрауды нұқыңыз.

  2. жасау қойындысының Есептер тобында Есеп түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

    Access бағдарламасы есепті жасап, оны Құрылым көрінісінде көрсетеді.

  3. Есебіңізді көрсету және басып шығару туралы толық ақпаратты Есепті электрондық пошта хабары ретінде көрсету, басып шығару немесе жіберу бөлімінен оқыңыз.

Есепті алдын ала қарауды аяқтағаннан кейін, оны сақтап, жазбалар көзі ретінде пайдаланылған есепті және негізгі кестені не сұрауды жаба аласыз. Келесі рет есеп ашылған кезде, Access бағдарламасы жазбалар көзінің ең соңғы деректерін көрсетеді.

Беттің жоғарғы жағы

Есеп шеберін пайдалана отырып, есеп жасау

Есепте қолданылатын өрістерді талабыңызға сай таңдау үшін Есеп шеберін пайдалана аласыз. Сонымен қатар, деректерді топтастыру және сұрыптау тәсілін белгілей аласыз және, кестелер мен сұраулар арасындағы байланыстар бұрын белгіленген болса, бірнеше кестенің не сұраудың өрістерін пайдалана аласыз. Байланыстарды орнату туралы толық ақпаратқа сілтемелерді т.б. қараңыз бөлімінен табыңыз.

  1. жасау қойындысының Есептер тобында Есептер шебері түймешігін нұқыңыз.

  2. Есеп шеберінің беттеріндегі нұсқауларды қолданыңыз. Соңғы бетте Дайын түймешігін нұқыңыз.

    Алдын ала қарау көрінісінде, есептің нақты көрінісін (ол басылғанда) көресіз. Есептің егжей-тегжейлерін ірілеу үшін ірілеу деңгейін өзгерте аласыз. Есепті көрсету және басып шығару туралы толық ақпарат үшін Есепті электрондық пошта хабары ретінде көрсету, басып шығару немесе жіберу бөлімін көріңіз.

Ескерту : Бірнеше кесте мен сұраудың өрістерін есепке қосқыңыз келсе, Есеп шеберінің бірінші бетіндегі алғашқы кесте не сұраудың өрістерін таңдағаннан кейін, Келесі немесе Дайын түймешігін нұқымаңыз. Оның орнына, кестені не сұрауды таңдауға арналған қадамдарды қайталап, есепке қосқыңыз келетін кез келген қосымша өрістерді нұқыңыз. Одан кейін жалғастыру үшін Келесі немесе Дайын түймешігін нұқыңыз.

Белгілер шеберін пайдалана отырып, белгілер жасау

Стандартты белгі өлшемдері үшін белгілерді оңай жасау үшін Белгілер шеберін пайдаланыңыз.

  1. Шарлау аумағында, кесте не сұрауды екі рет нұқу арқылы белгілердің жазбалар көзі болатын кесте немесе сұрауды ашыңыз.

  2. Жасау қойындысының Есептер тобындағы Белгілер параметрін таңдаңыз.

  3. Белгілер шеберінің беттеріндегі нұсқауларды қолданыңыз. Соңғы бетте, Дайын түймешігін нұқыңыз.

Access бағдарламасы белгілерді Алдын ала қарау терезесінде көрсетеді, нәтижеде, олар басылған сияқты көрінеді. Есептің егжей-тегжейлерін ірілеу үшін Access күй жолағындағы жүгіретін басқару элементін пайдалана аласы. Есепті көрсету және басып шығару туралы толық ақпарат үшін Есепті электрондық пошта хабары ретінде көрсету, басып шығару немесе жіберу бөлімін көріңіз.

Ескерту : Алдын ала қарап алу көрінісін ғана бірнеше бағанды көру үшін пайдалана аласыз — басқа көріністер деректерді бір бағанда көрсетеді.

Беттің жоғарғы жағы

Бос есеп құралын пайдалана отырып, есеп жасау

Есеп құралын немесе Есеп шеберін пайдаланғыңыз келсе, есепті басынан бері құру үшін Бос есеп құралын пайдалана аласыз. Негізінде, есебіңізге бірнеше өріс орналастыруды жоспарласаңыз, Бос есеп құралы - есеп жасаудың оңай түрі болып табылады. Төмендегідей іс рәсімінде Бос есеп құралын пайдалану тәсілі түсіндіріледі:

  1. жасау қойындысының Есептер тобында Таза есеп түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

    Бос есеп Құрылым көрінісінде көрсетіледі және өріс тізімі аумағы Access терезесінің оң жағында көрсетіледі.

  2. Өрістер тізімі аумағында, есепте пайдаланғыңыз келетін өрістері бар кесте немесе кестелердің жанында орналасқан плюс белгісін нұқыңыз.

  3. Әрбір өрісті есепке бір-бірден апарыңыз немесе бірнеше өрісті таңдап, оларды есепке бір мезгілде сүйреген кезде, CTRL пернесін басып тұрыңыз.

  4. Мекеме ені, тақырып, бет нөмірі немесе күн-ай мен уақытты есепке қосу үшін Пішімдеу қойындысының Басқару элементтері тобындағы құралдарды пайдаланыңыз.

    Access таспа суреті

Есепке мүмкіндіктерді қосу туралы толық ақпаратқа сілтемелерді т.б. қараңыз бөлімінен табыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есеп бөлімдерін түсіну

Access бағдарламасында, есепті жасақтау рәсімі бөлімдерге бөлінеді. Есепті жасақтау бөлімдерін көру үшін есепті Құрастырушы көрінісінде көрсете аласыз.Көп қызметті есептерді жасау үшін есепті жасақтау бөлімдерінің әрбірінің жұмыс жасайтын жолын түсінуіңіз қажет. Мысалы, сіз есептелетін басқару элементін орналастыруға таңдайтын бөлім Access бағдарламасының нәтижелерді қалайша есептейтіндігін анықтайды. Төмендегідей тізімде бөлімдер түрлері және олардың қызметтері туралы сипаттама беріледі:

  • Есептің үстіңгі деректемесі     Бұл бөлім есептің басында бір рет қана басылады. Негізінде, титул бетте орналасатын мекеме ені, тақырып немесе күн-ай сияқты ақпарат үшін есептің үстіңгі деректемесін пайдаланыңыз. Сіз есептің үстіңгі деректемесіндегі Қосынды статистикалық функциясын пайдаланатын есептелетін басқару элементін орналастырған кезде, қосынды функциясы бүкіл есеп үшін есептеледі. Есептің үстіңгі деректемесі беттің үстіңгі деректемесінің алдында басылады.

  • Беттің үстіңгі деректемесі     Бұл бөлім әрбір беттің жоғары бөлігінде басылады. Мысалы,әрбір бетте есеп тақырыбын қайталау үшін беттің үстіңгі деректемесін пайдаланыңыз.

  • Топтың үстіңгі деректемесі     Бұл бөлім жазбалардың әрбір жаңа тобының басында басылады. Топтың үстіңгі деректемесін топ атауын басып шығару үшін пайдаланыңыз. Мысалы, өнім бойынша топтастырылған есепте, өнім атауын басып шығару үшін топтың үстіңгі деректемесін пайдаланыңыз. Қосынды статистикалық функциясын пайдаланатын есептелетін басқару элементі топтың үстіңгі деректемесінде орналастырылған кезде, қосынды функциясы ағымдық топ үшін есептеледі.

  • Деректер     Бұл бөлім жазбалар көзінің әрбір жолы үшін бір рет басылады. Есептің негізгі мәтінін құрайтын басқару элементтерін бұл бөлімде орналастырасыз.

  • Топтың төменгі деректемесі     Бұл бөлім жазбалардың әрбір тобының соңында басылады. Топтың төменгі деректемесін топтың жиынтық ақпаратын басып шығару үшін пайдаланыңыз.

  • Беттің төменгі деректемесі     Бұл бөлім әрбір беттің соңында басылады. Бет нөмірлерін немесе әр беттегі ақпаратты басып шығару үшін топтың төменгі деректемесін пайдаланыңыз.

  • Есептің төменгі деректемесі     Бұл бөлім есептің соңында бір рет қана басылады. Есеп нәтижелерін немесе бүкіл есепке арналған басқа жиынтық ақпаратты басып шығару үшін есептің төменгі деректемесін пайдаланыңыз.

    Ескерту : Құрастырушы көрінісінде, есептің төменгі деректемесі беттің төменгі деректемесінің астында көрсетіледі. Алайда, есеп алдын ала қарап алу көрінісінде тексерілген не басылған кезде, есептің төменгі деректемесі беттің төменгі деректемесінің үстінде, яғни соңғы топтың төменгі деректемесінен немесе соңғы беттің деректер жолынан кейін орналасады.

Беттің жоғарғы жағы

Басқару элементтерін түсіну

Басқару элементтері дегеніміз деректерді көрсететін, әрекеттерді жүргізетін және белгілер мен суреттер сияқты пайдаланушы тілдесуін жақсартатын ақпаратты көрсетуге немесе онымен жұмыс істеуге рұқсат беретін элементтер. Access бағдарламасы басқару элементтерінің үш түрін қолдайды: байланыстырылған, бос және есептелетін:

  • Байланыстырылған басқару элементі    Байланыстырылған басқару элементінің деректер көзі - кесте немесе сұраудағы өріс. Дерекқордың өрістеріндегі мәндерін көрсету үшін байланыстырылған басқару элементтерін пайдаланасыз. Мәндер тізіміне мәтін, күн-айлар, нөмірлер, Иә/жоқ мәндері, суреттер немесе сызбалықтар енеді. Мәтін ұясы - байланыстырылған басқару элементтерінің жалпы түрі. Мысалы, жұмыскердің тегі көрсетілетін пішіндегі мәтін ұясы бұл ақпаратты Жұмыскерлер кестесіндегі Тегі өрісінен алған көрінеді.

  • Бос басқару элементі     Бос басқару элементінің деректер көзі (өріс немесе өрнек) жоқ. Бос басқару элементі ақпарат, сызықтар, тіктөртбұрыштар мен суреттерді көрсету үшін пайдаланылады. Мысалы, есеп тақырыбын көрсететін белгі бос басқару элементі болып табылады.

  • Есептелетін басқару элементі     Есептелетін басқару элементінің деректер көзі - өрістің орнына өрнек болып табылады. Өрнекті басқару элементінің деректер көзі ретінде анықтай отырып, қажетті басқару элементінің мәнін белгілейсіз. Өрнек - (= және + сияқты) амалдағыштар, басқару элементтерінің аттары, өрістер аттары, бір мәнді қайтаратын функциялар және тұрақты мәндердің тіркесімі. Мысалы, төмендегідей өрнек Бірліктің бағасы өрісіндегі мәнді тұрақты мәнге (0.75) көбейте отырып, бағасы 25 пайызға арзандатылған элементтің бағасын есептейді.

= [Бірліктің бағасы] * 0.75

Өрнек есептің негізгі кесте не сұрауындағы өрістен немесе есептегі басқару элементінен деректерді пайдалана алады.

Өрнектер туралы толық ақпаратқа сілтемелерді т.б. қараңыз бөлімінен табыңыз.

Есеп жасалған кезде, ең алдымен, байланыстырылған барлық басқару элементтерін қосу мен орналастыру қажет, әсіресе, олар есептегі басқару элементтерінің басым бөлігін құраған жағдайда. Одан кейін Құрастырушы қойындысының Басқару элементтері тобындағы құралдарды пайдалана отырып, есептің жасақтамасын толық аяқтайтын бос және есептелетін басқару элементтерін қоса аласыз.

Басқару элементі оның деректерін алатын өрісті анықтай отырып, басқару элементін өріске байланыстырасыз. Өрістер тізімі аймағынан өрісті есепке апара отырып, таңдалған өріске байланыстырылған басқару элементін жасай аласыз. Өрістер тізімі аймағы есептің негізгі кесте немесе сұрауының өрістерін көрсетеді. Өрістер тізімі аймағын көрсету үшін, Құрастырушы қойындысының Басқару элементтері тобында Бар өрісті қосу пәрменін нұқыңыз.

Сонымен бірге, басқару элементінің өзінде немесе басқару элементінің сипаттар кестесіндегі Басқару элементінің көзі мәні үшін арналған терезеде өріс атын тере отырып, өрісті басқару элементіне байланыстыра аласыз. Сипаттар кестесі басқару элементінің атауы, оның деректерінің көзі және оның пішімі сияқты басқару элементінің сипаттарын анықтайды.

Өрістер тізімі аймағын пайдалану - басқару элементін жасаудың ең тиімді тәсілі, оған екі себеп бар:

  • Байланыстырылған басқару элементінің оған тіркелген белгісі бар, және, әдепкі, белгі өрістің атауын (немесе негізгі кесте не сұраудағы өріс үшін анықталған тақырып) оның аты ретінде алады, нәтижеде, оның атауын теруіңіз қажет емес.

  • Байланыстырылған басқару элементі негізгі кесте немесе сұраудағы өріс сияқты бірдей параметрлерді (Пішім, Бөлшек бөлігіндегі таңбалар саны және InputMask сипаттары үшін сияқты) иеленеді. Алайда, сол өріске байланыстырылған басқару элементі жасалған болса да, өріске арналған бұл сипаттардың өзгеріссіз қалатынына сенімді бола аласыз.

Бос басқару элементі бұрыннан жасалған болса және оны өріске байланыстырғыңыз келсе, басқару элементінің Басқару элементі көзі сипатын өрістің атауымен сәйкес жасаңыз. Басқару элементі көзі сипаты туралы егжей-тегжейлі ақпарат үшін Анықтамадан "Басқару элементі көзі" туралы ақпарат іздеңіз

Беттің жоғарғы жағы

Есепті Құрылым көрінісінде баптау

Есеп жасалғаннан кейін, Құрылым көрінісінде жұмыс істей отырып, есептің жасақтамасын оңай баптай аласыз. Есеп деректерін нұсқау ретінде пайдалана отырып, бағандар енін реттеп, бағандардың орындарын қайта өзгертіп, топ деңгейлері мен нәтижелерді қоса аласыз. Есеп жасақтамасында жаңа өрістерді орналастырып, есеп және оның басқару элементтері үшін арналған сипаттарды орната аласыз.

Құрылым көрінісіне ауыстыру үшін, Шарлау аймағындағы есеп атын тінтуірдің оң жақ түймешігін нұқып, одан кейін Құрылым көрінісінің Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз.

Access бағдарламасы есепті Құрылым көрінісінде көрсетеді.

Есеп, оның басқару элементтері мен бөлімдері үшін арналған сипаттарын өзгерту үшін сипаттар кестесін пайдалана аласыз. Сипаттар кестесін көрсету үшін, F4 пернесін басыңыз.

Негізгі кесте немесе сұраудан өрістерді есеп жасақтамасына қосу үшін Өрістер тізімі аймағын пайдалана аласыз. Өрістер тізімі аймағын көрсету үшін төмендегідей әрекеттердің біреуін орындаңыз:

  • Пішім қойындысының Басқару элементтері тобында Бар жолақтарды қосу түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  • ALT+F8 пернелерін басыңыз.

Одан кейін өрістерді Өрістер тізімі аймағынан есепке апара аласыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есепті Құрастырушы көрінісінде баптау

Сонымен қатар, Құрастырушы көрінісінде жұмыс жасай отырып, есептің жасақтамасын баптай аласыз. Жаңа басқару элементтері мен өрістерді жасақтау торына қоса отырып, оларды есепке қоса аласыз. Сипаттар кестесі сіз есепті теңшеуге орната аласыз сипаттардың көптеген санына қатынас береді.

Құрастырушы көрінісіне ауысу үшін, есептің атауын Шарлау аймағында тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, Құрастырушы көрінісі Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз.

Access бағдарламасы есепті Құрастырушы көрінісінде көрсетеді.

Есептің өзі, оның басқару элементтері мен бөлімдері үшін арналған сипаттарын өзгерту үшін сипаттар кестесін пайдалана аласыз. Сипаттар кестесін көрсету үшін, F4 пернесін басыңыз.

Негізгі кесте немесе сұраудан өрістерді есеп жасақтамасына қосу үшін Өрістер тізімі аймағын пайдалана аласыз. Өрістер тізімі аймағын көрсету үшін төмендегідей әрекеттердің біреуін орындаңыз:

  • Пішім қойындысының Басқару элементтері тобында Бар жолақтарды қосу түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  • ALT+F8 пернелерін басыңыз.

Одан кейін өрістерді Өрістер тізімі аймағынан есепке апара аласыз.

Беттің жоғарғы жағы

Өрістер тізімі аймағынан өрістерді қосу

  • Бір өрісті қосу үшін, өрісті Өрістер тізімі аймағынан есепте көрсеткіңіз келетін бөлімге апарыңыз.

  • Бірнеше өрісті бір мезгілде қосу үшін, апарғыңыз келетін өрістерді таңдаған кезде, CTRL пернесін басып тұрыңыз. Одан кейін, таңдалған өрістерді есепке апарыңыз.

Есепке апарылған өрістер есептің қажетті бөлімінде тасталғаннан кейін, Access бағдарламасы әрбір өріс үшін байланыстырылған мәтін ұясын басқару элементін жасап, әрбір өрістің қасында белгіні басқару элементін автоматты түрді орналастырады.

Беттің жоғарғы жағы

Есепке басқару элементтерін қосу

Кейбір басқару элементтері автоматты жасалады, байланыстырылған мәтін ұясын басқару элементі сияқты басқару элементі өріс Өрістер тізімі аймағынан есепке қосылған кезде жасалады. Құрастырушы қойындысының Басқару элементтері тобындағы құралдарды пайдалана отырып, басқа басқару элементтерін «Құрастырушы» көрінісінде жасай аласыз.

Access таспасының суреті

Құрал атауын анықтау

  • Тінтуірдің меңзерін құралдың үстінен орналастырыңыз.

    Access бағдарламасы құралдың атауын көрсетеді.

Басқару элементтері тобындағы құралдарды пайдалана отырып, басқару элементін жасау

  1. Қосқыңыз келетін басқару элементінің түрі үшін арналған құралды нұқыңыз. Мысалы, құсбелгіні жасау үшін, Құсбелгі Түймешік суреті құралы түймешігін нұқыңыз.

  2. Басқару элементінің жоғарғы сол жақ бұрышын орналастырғыңыз келетін есепті жасақтау торында нұқыңыз. Әдепкі өлшемдегі басқару элементін жасау үшін бір рет нұқыңыз, немесе қажетті өлшемдегі басқару элементін жасау үшін керекті құралды нұқып, одан кейін оны есепті жасақтау торына апарыңыз.

  3. Бірінші рет, басқару элементін қажетті орында орналастыру сәтсіз аяқталса, төмендегідей іс рәсімін пайдалана отырып, оны жылжыта аласыз:

    1. Басқару элементін бөлектеу үшін оны нұқыңыз.

    2. Тінтуірдің меңзері төрт бұрышты көрсеткіге Жылжыту көрсеткіші айналғанша, оны басқару элементі жиегінің үстінен орналастыруға тырысыңыз.

    3. Басқару элементін қажетті орынға апарыңыз.

Бұл іс рәсімі барысында «бос» басқару элементі жасалады. Деректерді көрсете алатын басқару элементі (мысалы, мәтін ұясы немесе құсбелгі) болса, басқару элементі кез келген деректерді көрсеткенге дейін, басқару элементінің Басқару элементі көзі сипатына өрістің атауын немесе өрнекті енгізуіңіз қажет. Толық ақпарат үшін осы мақаладағы Басқару элементтерін түсіну бөлімін оқыңыз.

Сипаттар кестесін көрсету

Сипаттар кестесін Құрастырушы көрінісінде көрсету үшін, төмендегідей әрекеттердің біреуін орындаңыз:

  • Жасақтама қойындысының Көрсету/жасыру тобындағы Сипаттар кестесі түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  • F4 пернесін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жұмысты сақтау

Есеп жасақтамасы сақталғаннан кейін, есепті көптеген рет орындай аласыз. Есептің жасақтамасы өзгеріссіз қалады, бірақ есепті басып шығарған сайын, ағымдық деректерді аласыз. Есепке өзгертулерді енгізуіңіз қажет болса, есептің жасақтамасын өзгерту немесе бастапқы есепке негізделген жаңа әрі бірдей есептің жасақтамасын жасау мүмкіндігіне ие боласыз.

Есептің жасақтамасын сақтау

  1. Microsoft Office түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз, одан кейін Сақтау түймешігін нұқыңыз немесе CTRL+S тіркесімін басыңыз. Түймешік суреті

    Сонымен қатар, Жылдам қатынау тақтасындағы Сақтау Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз.

  2. Есептің атауы болмаса, оның атауын Есеп атауы терезесіне енгізіп, OK түймешігін нұқыңыз.

Есептің жасақтамасын жаңа атаумен сақтау

  1. Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, одан кейін Басқаша сақтау түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  2. Басқаша сақтау тілқатысу терезесінде, Есепті сақтау терезесіне есептің атауын енгізіп, Ретінде терезесінен Есеп жолын таңдап, одан кейін OK нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есепті электрондық пошта хабары ретінде көрсету, басып шығару немесе жіберу

Есептің жасақтамасы сақталғаннан кейін, оны көптеген рет пайдалана аласыз. Есептің жасақтамасы өзгеріссіз қалады, бірақ есепті басып шығарған сайын, ағымдық деректерді аласыз. Есепке өзгертулерді енгізуіңіз қажет болса, есептің жасақтамасын өзгерту немесе бастапқы есепке негізделген жаңа әрі бірдей есептің жасақтамасын жасау мүмкіндігіне ие боласыз.

Есепті көрсету

Есепті көрсетудің бірнеше жолы бар. Есепті көрсетудің жолы есепке және оның деректеріне қатысты қолданылатын әрекеттеріңізге байланысты:

  • Есеп басылмас бұрын, есепте көрсетілетін деректердің қайсысын анықтағыңыз келсе, немесе деректерді есептен Аралық сақтағышқа көшіргіңіз келсе, Есеп көрінісін пайдаланыңыз.

  • Деректерді тексерген кезде, есептің жасақтамасына өзгертулерді енгізуге ие болғыңыз келсе, Құрылым көрінісін пайдаланыңыз.

  • Есеп басылғаннан кейін оның көрінісін көргіңіз келсе, Алдын ала қарап алу көрінісін пайдаланыңыз.

Ескерту : Есептің бірнеше бағаны болса, бағанның құрылымы Алдын ала қарап алу көрінісінде көріне алады. Құрылым көрінісі мен Есеп көрінісі есепті бір баған ретінде көрсетеді.

Есепті Есеп көрінісінде көрсету

Есеп көрінісі - әдепкі көрініс, есепті Шарлау аймағында екі рет нұқығанда, бұл көріністі пайдаланасыз. Есеп ашық болмаса, оны Есеп көрінісінде көру үшін есепті Шарлау аймағында екі рет нұқыңыз.

Есеп ашық болса, есептің атауын Шарлау аймағында екі рет нұқып, одан кейін Есеп көрінісін нұқыңыз.

Деректермен Есеп көрінісінде жұмыс істеу

Report Есеп көрінісінде, мәтінді бөлектеп, оны аралық сақтағышқа көшіре аласыз. Барлық жолдарды бөлектеу үшін, бөлектегіңіз келетін жолдардың қасындағы жақтау арасында нұқып апарыңыз. Одан кейін, төмендегідей әрекеттердің біреуін орындай отырып, бұл жолдарды аралық сақтағышқа көшіре аласыз:

  • Өзіндік қойындысының Аралық сақтағыш тобында Көшіру түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  • Бөлектелген жолдарды тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, Көшіріп алу пәрменін таңдаңыз.

  • Пернетақта лақабы  CTRL+C басыңыз.

Сүзгілерді пайдалана отырып, қажетті жолдарды ғана көрсету

Есеп көрінісінен шықпай, сүзгілерді есепке тікелей қолдана аласыз. Мысалы, «Ел/аймақ» бағанында «Канада» деген жолдарды ғана көргіңіз келсе, төмендегідей әрекеттердің біреуін орындаңыз:

  1. Есептен "Канада" сөзін тауып, оны тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз.

  2. "Канада" дегенге тең пәрменін нұқыңыз.

Access бағдарламасы сүзгіні жасап, оны қолданады.

Егжей-тегжейлі сүзгіні жасау

  1. Сүзгілегіңіз келетін өрісті тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз.

  2. Жалпы сүзгілер пәрменін таңдаңыз.

  3. Қажетті сүзгі күйін таңдаңыз.

  4. Шарттарыңызды енгізіңіз.

Сүзгінің іске қосылған мен өшірілген күйлерін ауыстырып қосу

Өзіндік қойындысының Сұрыптау және сүзгілеу тобындағы Сүзгіні ауыстырып қосу құсбелгісін қойыңыз. Бұл іс рәсімінің нәтижесінде сүзгі жойылмайды — сүзгінің іске қосылған мен өшірілген күйлері ауыстырылып қосылады.

Сүзгіні жою

  1. Сүзгіні жойғыңыз келетін өрісті тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз.

  2. Сүзгіні жою пәрменін таңдаңыз.

Сүзгі жойылғаннан кейін, Сүзгіні ауыстырып қосу пәрменін пайдалана отырып, сүзгіні оның іске қосылған күйіне ауыстыра алмайсыз. Ең алдымен, сүзгіні қайта жасауыңыз қажет.

Ескерту : Сүзгіні есепке қолданып, есепті сақтап, оны жапсаңыз, сүзгі сақталатын болады. Алайда, есеп келесі рет ашылған кезде, Access бағдарламасы сүзгіні қолданбайды. Сүзгіні қайта қолдану үшін, Өзіндік қойындысының Сұрыптау және сүзгілеу тобындағы Сүзгіні ауыстырып қосу құсбелгісін қойыңыз.

Алдын ала қарап алу көрінісін пайдалана отырып, есепті алдын ала қарау

Есепті Шарлау көрінісінде тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, одан кейін мәтінмәндік мәзірдегі Алдын ала қарап алу пәрменін таңдаңыз.

Есептің беттерін кезек бойынша көрсету немесе есептегі кез келген бетке өту үшін шарлау түймешіктерін пайдалана аласыз.

Шарлау түймешіктері

1. Бірінші бетті көрсету үшін нұқыңыз.

2. Алдыңғы бетті көрсету үшін нұқыңыз.

3. Келесі бетті көрсету үшін нұқыңыз.

4. Соңғы бетті көрсету үшін нұқыңыз.

5. Бұл өріске бет нөмірін енгізіп, белгілі бір бетке өту үшін ENTER пернесін басыңыз.

Алдын ала қарап алу көрінісінде, деректерді көру үшін ірілеу немесе деректердің бетте орналасуын көру үшін кішілеу мүмкіндігіне ие боласыз. Жүгірткі есептің үстінен орналасқан кезде, бір рет нұқыңыз. Ұлғайту әсерін ауыстыру үшін, қайта нұқыңыз. Сонымен қатар, ірілеу немесе кішілеу көрінісіне ауыстыру үшін, Access күй жолағындағы ұлғайтуды басқару элементін пайдалана аласыз.

Алдын ала қарап алу көрінісін жабу үшін, төмендегідей әрекеттердің біреуін орындаңыз:

  • Алдын ала қарап алу қойындысында Алдын ала қарап алу көрінісін жабу түймешігін нұқыңыз.

  • Есепті Шарлау аймағында тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, одан кейін мәтінмәндік мәзірдегі Құрылым көрінісі Түймешік суреті немесе Құрастырушы көрінісі Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз.

Кеңес : Есепті алдын ала қарау көрінісінде тексергеннен кейін, есеп нәтижелерін Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 немесе басқа Office бағдарламаларына экспорттай аласыз. Сыртқы деректер қойындысының Деректерді экспорттау тобында, қажетті пішім үшін арналған түймешікті нұқыңыз да нұсқауларды қолданыңыз.


Беттің жоғарғы жағы

Есепті басып шығару

Есеп кез келген көріністе болған кезде немесе ол ашық болмағанда, оны басып шығара аласыз. Есепті басып шығармас бұрын, жақтау арасы немесе бет бағдары сияқты бер параметрлерін тексергендігіңізге қол жеткізіңіз. Access бағдарламасы есеппен бірге бет параметрлерін де сақтайды, нәтижеде, оларды бір рет қана орнатуыңыз қажет. Басып шығару талаптары өзгертілсе, кейінірек, бет параметрлерін қайта орната аласыз.

Бет параметрлерін өзгерту

  1. Есепті Алдын ала қарау көрінісінде ашыңыз. Есепті кез келген көрінісінде өзгерте аласыз, бірақ Алдын ала қарау көрінісі бұл мақсатқа арналған, өйткені өзгертулерді енгізудің әсерлерін дереу көре аласыз.

  2. Бет бағдарын орнату үшін Алдын ала қарау қойындысының Бетті белгілеу тобындағы Кітаптық Түймешік суреті немесе Альбомдық Түймешік суреті түймешігін, қағаз өлшемін орнату үшін Өлшем Түймешік суреті түймешігін, жақтау арасын орнату үшін Жақтау арасы Түймешік суреті түймешігін және басқа да түймешікті нұқыңыз.

  3. Өзгеріс енгізілгеннен кейін, басқа беттерде пішімдеу қателерін жоқ болатындығына көз жеткізуге бірнеше бетті көрсету үшін шарлау түймешіктерін пайдаланыңыз.

Есепті басып шығарғышқа жіберу

  1. Есепті кез келген көріністе ашыңыз немесе есепті Шарлау аймағынан таңдаңыз.

  2. Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, одан кейін Басып шығару түймешігін нұқыңыз. Басып шығару түймешігі

    Access бағдарламасы Басып шығару тілқатысу терезесін көрсетеді.

  3. Басып шығарғыш, және көшірмелер саны сияқты мүмкіндіктер мәндерін енгізіңіз.

  4. OK түймешігін нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есепті электрондық пошта хабары ретінде жіберу

Есепті басып шығарудың орнына есепті электрондық пошта хабары ретінде алушыларға жібере аласыз:

  1. Шарлау аймағында, есепті бөлектеу үшін оны нұқыңыз да Microsoft Office түймешігін Түймешік суреті нұқып, одан кейін Электрондық пошта Түймешік суреті түймешігін нұқыңыз.

  2. Нысанды жіберу тілқатысу терезесінің Шығу пішімін таңдау тізімінен пайдаланғыңыз келетін файл пішімін таңдаңыз.

    Нысанды тілқатысу терезесі ретінде жіберу

  3. Қалған тілқатысу терезелерін толтыруды аяқтаңыз.

  4. Электрондық пошта бағдарламаңызда, хабар деректерлерін енгізіңіз де хабарыңызды жіберіңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×