Жазбалар орталығы веб-торабына кіріспе

Microsoft Office SharePoint Server 2007 бағдарламасындағы жазбалар орталығы веб-торабының үлгісі ұйымдарға өздерінің жазбаларын басқару мен мерзімін ұзарту бағдарламарын жүзеге асыруға көмектесу үшін жасақталған.

Осы мақалада

Жазбалар орталығының веб-торабы үлгісінің мүмкіндіктері

Жазбалар орталығы веб-торабын жасақтау

Жазбалар орталығының веб-торабы үлгісінің мүмкіндіктері

Жазбалар орталығының веб-торабы ұйым өзінің барлық жазбаларын сақтап, басқара алатын орталық репозиторий ретінде қызмет етуге арналған. Жазбалар орталығы жазбаларды жинау үрдісінен оларды басқара отырып, орналастыруға дейінгі, жазбаларды басқарудың бүкіл үрдісіне қолдау көрсетеді. Әдетте Жазбалар орталығы веб-торабын ұйымның іс жүргізу жоспарына қолдау көрсету мақсатында ұйым жазбаларын басқару бөлімінің мамандары мен ақпараттық технологиялар (АТ) бөлімінің қызметкерлері жасақтайды және баптайды.

Жазбалар орталығы веб-торабының үлгісі Office SharePoint Server 2007 бағдарламасында бар кейбір стандартты мүмкіндіктерді кейбір қосымша арнайы жазба басқару мүмкіндіктерімен қиыстырып, төмендегі сипаттарды қамтамасыз етеді:

  • Сақтау қабілеті     Жазбалар орталығының онда сақталған жазбалардың бүтіндігін қамтамасыз етуге көмектесетін бірнеше мүмкіндігі бар:

    • Жазбаларды жүйе ешқашан да автоматты түрде өзгертпейді. Бұл Жазбалар орталығына қотарылып, біраздан соң қайта қотарылған жазбалардың әрқашан да бірдей болуын қамтамасыз етеді.

    • Веб-торап әкімшілері құжат мазмұнына енгізілген қандай да бір өзгертулердің нұсқаларын жасау арқылы және өзгертулердің белгілі бір түрлерін тексеру арқылы жазбалардың бұрмалауына тікелей кедергі жасайтын параметрлермен Жазбалар орталығын баптай алады.

    • Жазбалар орталығы жазбаларды басқарушыларға элементтерге метадеректерді жазбалардың метадеректерінен бөлек қосуға және ұстауға мүмкіндік береді, сонда жазбаларды басқару тапсырмаларына тән ақпаратты негізгі жазбаны өзгертпестен жаңартуға болады. Метадеректерге енгізілген өзгертулердің де нұсқалары жасалады.

  • Ақпарат басқару саясатын орындату    Office SharePoint Server 2007 жазбаларды басқару үшін пайдалы болатын бірнеше саясат мүмкіндіктерін қамтиды:

    • Аудит     Бұл мүмкіндік файлдарда іске асырылатын оқиғалар мен амалдарды журналға тіркейді. Жазбаларды басқару аясында, аудит Жазбалар орталығындағы ақпаратты кімнің қарайтынын және қатынайтынын жазып отыру үшін пайдалы.

    • Мерзімінің өтуі     Бұл мүмкіндік жазбаның қанша уақыт сақталуға тиіс екенін және ұстау мерзімі өткенде, Орналастыруды құптау жұмыс ағынын жою немесе бастау сияқты қандай амалдың іске асырылатынын көрсетеді. Жазбаларды басқару аясында жазбаны ұстап тұру кезеңі әдетте жазба бірінші рет Жазбалар орталығына жіберілген сәттен басталады.

    • Штрих-кодтар     Бұл мүмкіндік әрбір жазбаны штрих-код кескінімен және сандық мәнмен қамтамасыз етеді. Штрих-коддың мәні жазбаның электрондық нұсқасымен қатар сақталады және тізімге енгізіледі. Жазбаларды басқару аясында штрих-кодтар физикалық жазбаларды ұстап тұру мен қадағалау үшін пайдалы. Кітапханадағы жазбалардың физикалық нұсқалары болғанда, штрих-кодтар физикалық нұсқаларды олардың электрондық телнұсқаларымен өзара әрекеттестіретін тәсілді қамтамасыз етеді.

  • Жазбаларды жинаудың бағдарламаланатын тілдесуі     Жазбалар орталығы жазбаларды жинауды оңайлататын қызметтер жиынына қолдау көрсетеді. Жазбалар орталығының бағдарламаланатын тілдесуі ұйымдарға құжат басқаруды және файлдарды Жазбалар орталығының веб-торабына автоматты түрде жіберу үшін электрондық пошта жүйелерін баптауға мүмкіндік береді. Мазмұнды Жазбалар орталығына Интернет қызметі арқылы SOAP тілдесу тәсілін пайдаланып немесе электрондық пошта арқылы SMTP тілдесу тәсілін пайдаланып жіберуге болады.

  • Жазба жол жоспары     Жазбалар орталығында Жазба жол жоспары тізімі бар, ол кіретін жазбаларды (автоматты түрде немесе қолмен жіберілген) олардың жазба түріне қарай, дұрыс орнына автоматты түрде бағыттайды. Жазбалар орталығына жазба жіберілген кезде, оған көбінесе аудит журналы мен метадеректер сияқты қосымша сабақтас ақпарат ілесе жүреді. Жазбаның аудит журналы Жазбалар орталығында XML файлы түрінде сақталады, ал жазбаның метадеректері XML файлы ретінде және Жазбалар орталығының веб-торабында метадеректер бағаны ретінде сақталады.

  • Ұстау     Жазбалар орталығы ұйымдарға сот дауының бір бөлігі ретінде заңды түрде ашылуға жататын немесе аудитке немесе тексеруге қатысты жазбаларды алуға және оларды Ұстау тізіміне енгізуге мүмкіндік береді. Жазбалар ұстау тізіміне орналастырылған кезде, олар қазір күшінде болуы мүмкін кез келген мерзімі өту саясаттарынан босатылады да, осылайша олар бүлінуден қорғалады. Мысалы, егер сот дауы жағдайында ұйым өзінен жасалуы талап етілуі мүмкін тиісті жазбаларды ұстау тізімінде орналастырса, бұл жазбалар сот дауы аяқталғанша қолданыста болады. Жазбаларды бір мезгілде бірнеше ұстау тізіміне орналастыруға болады. Жазбаларды басқарушылар сондай-ақ Жазбалар орталығынан ұстау тізіміне орналастырылуға тиіс жазбаларды іздей алады.

Беттің жоғарғы жағы

Жазбалар орталығы веб-торабын жасақтау

Ең жоғары деңгейде, жазбаларды басқару бағдарламасын жүзеге асыру үшін Жазбалар орталығы веб-торабын жасақтауға пайдаланылатын екі басты қадам бар:

  1. Ұйым жазбаларды басқару стратегиясын және ресми жазбаларды басқару жоспарынәзірлеуге тиіс. Бұл жазбаларды басқарушылар, тиісті қызметкерлер, АТ мамандары мен ақпарат жұмыскерлерінің арасындағы өзара әрекеттесуді талап ететін ынтымақтастық болып табылады.

  2. Сондықтан ұйым өзінің жазбаларды басқару жоспарын жүзеге асыру үшін бір немесе бірнеше Жазбалар орталығын баптауға тиіс.

Төмендегі тарауларда осы қадамдардың әрқайсысында қолданылатын бастапқы элементтер қысқаша суреттелген.

Жазбаларды басқаруды жоспарлау

Ұйым Жазбалар орталығы веб-торабын өзінің жазбаларды басқару шешімі ретінде баптардан бұрын ол өзінің жазбаларды басқару стратегиясынар арналған ресми жоспарын әзірлеуге тиіс. Ресми жазба басқару жоспарының өзіне тән белгілі бір элементтері жеке ұйымдар мен бизнестер үшін бірегей болатын сияқты. Алайда, виртуалды түрде барлық жазба басқару жоспарларына төмендегі құжаттар мен іс реттері кіреді:

  • Файл жоспары     Файл жоспары ұйымда ресми бизнес жазбалары ретінде танылатын құжаттардың немесе элементтердің түрлерін суреттейді. Ол осы жазбалардың қайда сақталатынын көрсетеді, және жазбаның бір түрін екінші түрінен ажырататын ақпаратты қамтамасыз етеді. Файл жоспары жазбаларды жасауға, сақтауға және басқаруға арналған саясаттардың, үрдістердің және нұсқаулардың егжей-тегжейлі жиыны ретінде қызмет етеді. Файл жоспарында арқауынан тәуелсіз, барлық жазбалар, соның ішінде қағаз файлдары, электрондық пошта файлдары мен электрондық файлдар болуға тиіс. Ол сондай-ақ әр жазбаның қалай жіктелетінін, қорғалатынын және біржола жойылатынын көрсетуге тиіс. Онда сондай-ақ жазбалардың белгілі бір санаттарына арналған, Құпия, Маңызды, Сауда құпиясы немесе Артықшылықты жазбалар деген сияқты жайттарды қамтылуға тиіс. Және файл жоспарында жазбалардыің әр түрін басқару үшін жауапкершілік көтеретін адамдар көрсетілуге тиіс.

  • Ұстап тұру кестесі     Ұстап тұру кестесінде файл жоспарындағы әр жазбаның қанша уақыт ұсталуға тиіс екені (оны ұстап тұру кезеңі) және осы кезеңнің соңына жеткенде оның босатылуы (оның босатылу үрдісі) көрсетіледі. Ұстап тұру кестесіндегі нұсқаулар әдетте заңнамалық талаптарға, ұйымның тәуекелдеріне және бизнес мұқтаждарына негізделеді. Сонымен қатар, ұстап тұру кестесінде әдетте суреттелетін тәуекел басқару жағдайлары әрбір жазба түрін ұстап тұру кезеңін айқындайды.

  • Сәйкестік туралы талап құжаты     Сәйкестік туралы талап құжаты жазбаларды басқаруға арналған АТ жүйелері ұстануға тиіс сәйкестік туралы талап құжатын, оларда болуға тиіс мүмкіндіктерді және сәйкестікті қамтамасыз ету мақсатында олар қолдау көрсетуге тиіс үздіксіз бақылаудың түрлерін айқындайды.

  • Жазбаларды босатуды тоқтатудың ресми үрдісі     Көбінесе ұстау деп аталатын бұл үрдіс сот дауы, аудит тексерістері немесе тергеулер орын алған жағдайда, жазбалардан құтылуды ұйымның қалай тоқтататынын егжей-тегжейлі суреттейді.

  • Жазбалардың кәдеге жаратылуын бақылау мен есеп беру жүйесі     Жұмыскерлердің жазбаларды белгіленген саясаттар мен үрдістерге сәйкес тіркеуін, қатынасуын және басқаруын қамтамасыз ету үшін жазбаларды басқару бағдарламасында жазбалардың кәдеге жаратылуын бақылау мен есеп беру үрдісі немесе жүйесі болуға тиіс.

Беттің жоғарғы жағы

Жазбалар орталығы веб-торабын баптау

Ұйым жазбаларды басқаруды егжей-тегжейлі жоспарлаумен айналысып, жазбаларды басқару үшін ресми жоспарды әзірлей бастағаннан кейін, ол осы жоспарды жүзеге асыруға көмектесу үшін ол Жазбалар орталығы веб-торабын жасап, баптайды.

Жазбалар орталығы веб-торабын баптау үшін төмендегі қадамдарды іске асыруыңыз керек:

  1. Файл жоспарында көрсетілген жазбалардың әр түрін басқару мен сақтау үшін құжат кітапханалары мен тізімдерін жасау.

    Біз жазбалар жоспарыңыздағы әрбір мазмұн түрі үшін бір құжат кітапханасын жасауды ұсынамыз.

    Жазбалар орталығына жазбалар жіберілген кезде, олар тиісті тізімге немесе кітапханаға бағытталады.

  2. Файл жоспарында көрсетілген әрбір жазба түрі үшін метадеректерді сақтауға және бейнелеуге арналған тиісті құжат кітапханалары, тізімдер немесе мазмұн түрлері үшін бағандар жасау.

  3. Жазбалар орталығы веб-торабындағы әрбір жазба түрі үшін ақпарат басқару саясаттарын жасау. Бұл саясаттар сіздің ұйымыңыздың файл жоспары мен ұстап тұру кестесінде көрсетілген ұстап тұру кезеңдері мен аудит талаптарын бейнелеуге тиіс.

  4. Әрбір жазба түрін тиісті орынға бағыттау үшін Жазба жол жоспары тізімін баптау. Жазбалар қолмен немесе бағдарламаланған тәсілмен Жазбалар орталығына жіберілген кезде, Office SharePoint Server 2007 Жазбалар орталығының шеңберінде жазбаны қалай жіктеу керек екенін және оны қайда жіберу керек екенін айқындау үшін осы кестені пайдаланады.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×