Жазбалар орталығына кіріспе

Осы мақаладағы мәліметтер жазбаларды басқару және сақтау үшін жазбалар орталығын пайдалану ұғымын таныстырады. Microsoft SharePoint Server 2010 бағдарламасында жазбалар жүйе ішінде жазбалар ретінде жарияланған элементтер немесе құжаттар болып табылады. Осы мақалада жазбалар орталығының торап үлгісін пайдаланудың пайдасын түсінуге көмектесетін жалпы нұсқау мәліметтерін табасыз. Жазбалар орталығын жасау және пайдалану туралы толық ақпаратты Келесіні де көріңіз астындағы сілтемелерден қараңыз.

Бұл мақалада:.

Жалпы шолу

Жазбалар орталығы торап үлгісінің мүмкіндіктері

Жазбаларды басқару үшін жазбалар орталығын пайдаланудың мысалы

Жазбалар орталығы торабын құрастыру

Жазбаларды басқаруды жоспарлау

Жазбалар орталығы торабын теңшеуге жалпы шолу

Жалпы шолу

Жазбалар орталығының веб-торабы заңды немесе қаржылық құжаттар сияқты ұйым өзінің барлық жазбаларын сақтап, басқара алатын орталық репозиторий ретінде қызмет етуге арналған. Жазбалар орталығы жазбаларды жинау процесінен оларды басқара отырып, орналастыруға дейінгі, жазбаларды басқарудың бүкіл процесіне қолдау көрсетеді. Әдетте жазбалар орталығы веб-торабын ұйымның іс жүргізу жоспарына қолдау көрсету мақсатында ұйым жазбаларын басқару бөлімінің мамандары мен ақпараттық технологиялар (АТ) бөлімінің қызметкерлері жасақтайды және теңшейді.

Ескерту : Microsoft Office SharePoint Server 2010 бағдарламасы жазбаларды «орнында» басқару қабілетін береді. Жазбаларды орнында басқарудың көмегімен кез келген SharePoint торабында жазбаларды басқару үшін жазбалар орталығында қол жетімді басқару саясатын қамтамасыз ету, бағыттау және ұстау сияқты кез келген мүмкіндікті пайдалануға болады. Жазбаларды орнында басқару туралы қосымша мәліметтер алу үшін, Келесіні де көріңіз астындағы сілтемелерден қараңыз.

Microsoft Office SharePoint Server 2010 бағдарламасындағы жазбалар орталығының торап үлгісі құжаттардың жалпы репозиторийі ретінде қызмет ететін және торап пайдаланушылары арасында іскерлесуге мүмкіндік беретін басқа SharePoint тізімдеріне ұқсас. Дегенмен, жазбалар орталығы торабының үлгісі ұйымдарға жазбаларды басқару мен сақтау бағдарламаларын жүзеге асыруға арналған алдын ала теңшелген торап болып табылады. Нұсқалар, аудит, метадеректерді басқару, электронды табу және теңшелетін жазбаны бағыттау жазбаларды тиімді басқаруға көмектесетін бекітілген мүмкіндіктер болып табылады.

Жазбалар орталығы торабы

Беттің жоғарғы жағы

Жазбалар орталығы торап үлгісінің мүмкіндіктері

Жазбалар орталығы веб-торабының үлгісі Microsoft Enterprise Project Management (EPM) шешімі бағдарламасында бар кейбір стандартты мүмкіндіктерді кейбір қосымша арнайы жазба басқару мүмкіндіктерімен қиыстырып, төмендегі сипаттарды қамтамасыз етеді:

Мүмкіндіктерді жинақтау.     Жазбалар орталығының онда сақталған жазбалардың тұтастығын қамтамасыз етуге көмектесетін бірнеше мүмкіндігі бар:

  • Жазбаларды жүйе ешқашан да автоматты түрде өзгертпейді. Бұл жазбалар орталығына қотарылып, біраздан соң қайта қотарылған жазбалардың әрқашан да бірдей болуын қамтамасыз етеді.

  • Веб-торап әкімшілері жазбалардың тікелей бұрмалауына тыйым салу үшін жазбалар орталығын теңшей алады. Бұл құжатқа енгізілген қандай да бір өзгертулердің нұсқаларын жасау арқылы және өзгертулердің белгілі бір түрлерін тексеру арқылы орындалады.

  • Жазбалар орталығы жазбаларды басқарушыларға элементтерге метадеректерді жазбалардың метадеректерінен бөлек қосуға және ұстауға мүмкіндік береді, сонда жазбаларды басқару тапсырмаларына тән ақпаратты негізгі жазбаны өзгертпестен жаңартуға болады. Метадеректерге енгізілген өзгертулердің де нұсқалары жасалады.

Ақпаратты басқару саясатын қамтамасыз ету.    Microsoft Office SharePoint Server 2010 бағдарламасы жазбаларды басқару үшін пайдалы болатын бірнеше саясат мүмкіндіктерін қамтиды:

  • Аудит.      Бұл мүмкіндік файлдарда іске асырылатын оқиғалар мен амалдарды журналға тіркейді. Аудит жазбалар орталығындағы ақпаратты кімнің қарайтынын және қатынайтынын жазып отыру үшін пайдалы.

  • Жарамдылық мерзімі.      Бұл мүмкіндік жазбаның қанша уақыт сақталуға тиіс екенін және ұстау мерзімі өткенде, орналастыруды құптау жұмыс ағынын жою немесе бастау сияқты қандай амалдың іске асырылатынын көрсетеді. Жазбаны ұстап тұру кезеңі әдетте жазба бірінші рет Жазбалар орталығына жіберілген сәттен басталады.

  • Штрихкодтар.      Бұл мүмкіндік әрбір жазбаны штрих-код кескінімен және сандық мәнмен қамтамасыз етеді. Штрих-коддың мәні жазбаның электрондық нұсқасымен қатар сақталады және тізімге енгізіледі. Штрих-кодтар физикалық жазбаларды ұстап тұру мен қадағалау үшін пайдалы. Кітапханадағы жазбалардың физикалық нұсқалары болғанда, штрих-кодтар физикалық нұсқаларды олардың электрондық телнұсқаларымен өзара әрекеттестіретін тәсілді қамтамасыз етеді.

Жазбаларды жинаудың бағдарламаланатын интерфейсі.     Жазбалар орталығы жазбаларды жинауды оңайлататын қызметтер жиынына қолдау көрсетеді. Жазбалар орталығының бағдарламаланатын интерфейсі ұйымдарға құжат басқаруды және файлдарды жазбалар орталығының веб-торабына автоматты түрде жіберу үшін электрондық пошта жүйелерін баптауға мүмкіндік береді. Мазмұнды жазбалар орталығына веб-қызметі арқылы SOAP протоколын пайдаланып немесе электрондық пошта арқылы SMTP протоколын пайдаланып жіберуге болады. Әрі жазбаларды жазбалар орталығына жіберу үшін, Microsoft SharePoint Designer 2010 бағдарламасында құрастырылған жұмыс процестерін пайдалануға болады. Жазбаларды жазбалар орталығына жіберу туралы қосымша ақпаратты Келесіні де көріңіз астындағы сілтемелерден қараңыз.

Жазбаны бағыттау.     Жазбалар орталығында мазмұн ұйымдастырушысы бар, ол кіресін жазбаларды (автоматты түрде немесе қолмен жіберілген) олардың жазба түріне қарай, дұрыс орнына автоматты түрде бағыттайды. Жазбалар орталығына жазба жіберілген кезде, оған көбінесе аудит журналы мен метадеректер сияқты қосымша сабақтас ақпарат ілесе жүреді. Жазбаның аудит журналы Жазбалар орталығында XML файлы түрінде сақталады, ал жазбаның метадеректері XML файлы ретінде және Жазбалар орталығының веб-торабында метадеректер бағаны ретінде сақталады. Мазмұн ұйымдастырушысын пайдаланып жазбаларды теңшеу және бағыттау туралы ақпаратты Келесіні де көріңіз астындағы сілтемелерде қараңыз.

Ұстау.      Электронды табу ретінде белгілі элементтің бөлігі болып табылатын жазбалар орталығы ұйымдарға сот дауының бір бөлігі ретінде заңды түрде ашылуға жататын немесе аудитке немесе тексеруге қатысты жазбаларды алуға және оларды Ұстау тізіміне енгізуге мүмкіндік береді. Жазбалар ұстау тізіміне орналастырылған кезде, олар қазір күшінде болуы мүмкін кез келген мерзімі өту саясаттарынан босатылады да, осылайша олар бүлінуден қорғалады. Мысалы, егер сот дауы жағдайында ұйым өзінен жасалуы талап етілуі мүмкін тиісті жазбаларды ұстау тізімінде орналастырса, бұл жазбалар сот дауы аяқталғанша қолданыста болады. Жазбаларды бір мезгілде бірнеше ұстау тізіміне орналастыруға болады. Жазбаларды басқарушылар сондай-ақ Жазбалар орталығынан ұстау тізіміне орналастырылуға тиіс жазбаларды іздей алады. Электронды табу туралы қосымша ақпаратты Келесіні де көріңіз астындағы сілтемелерде қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жазбаларды басқару үшін жазбалар орталығын пайдаланудың мысалы

Ұйымдар әдетте салық мақсаттарында қаржылық есептерді жиі түрде жасап, беруге тиісті. Мысалы, кез келген уақытта ұйымнан аудит процесінің бөлігі ретінде қаржылық мәліметтерді шығару сұралуы мүмкін және қаржылық мәліметтер деректердің ешбір жолмен өзгертілмеу талабымен шығарылуы керек. Осы сұрауға жауап беру үшін ұйымның қаржы бөлімі қаржылық есептерді іздеп, SharePoint жазбалар орталығы торабының ішіндегі белгілі бір «Ұстау» кітапханасына бағыттайды. Есептерді «Ұстау» кітапханасына жіберіп олар қолданылуы мүмкін алдын ала анықталған саясаттардан кідіртіледі және осы есептерге кіру рұқсаты белгілі бір күнге дейін немесе тиісті рұқсат берілгенше құрсауланады. Қаржылық есептер байланысты аудит жұрналы мен басқа метадеректермен жазбалар орталығы торабына сақталады.

Жазбаларды ұстау үшін жұмыс процесінің мысалы

Беттің жоғарғы жағы

Жазбалар орталығы торабын құрастыру

Ең жоғары деңгейде, жазбаларды басқару бағдарламасын жүзеге асыру үшін жазбалар орталығы веб-торабын жасақтауға пайдаланылатын екі басты қадам бар:

  1. Ұйым жазбаларды басқару стратегиясын және ресми жазбаларды басқару жоспарын жасақтауы керек. Бұл жазбалар басқарушылары, сәйкестікті қамтамасыз ету қызметкерлері, АТ мамандары және ақпараттық қызметкерлер арасындағы үйлестіруді қамтитын бірлескен жұмыс.

  2. Ұйым жазбаларды басқару жоспарын жүзеге асыру үшін бір немесе бірнеше жазбалар орталығы торабын теңшеуі керек.

Төмендегі тарауларда осы қадамдардың әрқайсысында қолданылатын бастапқы элементтер қысқаша суреттелген.

Жазбаларды басқаруды жоспарлау

Ұйым Жазбалар орталығы веб-торабын өзінің жазбаларды басқару шешімі ретінде теңшеуден бұрын ол өзінің жазбаларды басқару стратегиясынар арналған ресми жоспарын әзірлеуге тиіс. Ресми жазба басқару жоспарының өзіне тән белгілі бір элементтері жеке ұйымдар мен бизнестер үшін бірегей болатын сияқты. Алайда, ауани түрде барлық жазба басқару жоспарларына төмендегі құжаттар мен процестер кіреді:

Файл жоспары.     Файл жоспары ұйымда ресми бизнес жазбалары ретінде танылатын құжаттардың немесе элементтердің түрлерін суреттейді. Ол осы жазбалардың қайда сақталатынын көрсетеді, және жазбаның бір түрін екінші түрінен ажырататын ақпаратты қамтамасыз етеді. Файл жоспары жазбаларды жасауға, сақтауға және басқаруға арналған саясаттардың, процестердің және нұсқаулардың егжей-тегжейлі жиыны ретінде қызмет етеді. Файл жоспарында арқауынан тәуелсіз, барлық жазбалар, соның ішінде қағаз файлдары, блогтар, вики-беттер, электрондық пошта файлдары мен электрондық файлдар болуға тиіс. Ол сондай-ақ әр жазбаның қалай жіктелетінін, қорғалатынын және біржола жойылатынын көрсетуге тиіс. Онда сондай-ақ жазбалардың белгілі бір санаттарына арналған, құпия, маңызды, сауда құпиясы немесе артықшылықты жазбалар деген сияқты жайттарды қамтылуға тиіс. Және файл жоспарында жазбалардыің әр түрін басқару үшін жауапкершілік көтеретін адамдар көрсетілуге тиіс.

Жазба кітапханалары.   SharePoint ішіндегі жазба кітапханалары негізінде маңызды жазбаларды топтастыру және сақтау үшін жасалатын құжаттар кітапханалары болып табылады. Сақтау қажет әрбір жазба түріне жазба кітапханасын жасайсыз. Жазбалар мазмұн ұйымдастырушысында теңшелген параметрлер негізінде қажетті кітапханаға автоматты түрде бағытталады.

Мазмұн түрлері.    SharePoint ішінде ұйымға әрбір жазба түрі үшін бірегей сипаттарды сақтап, анықтау қажет жазбалар түрлерін анықтау үшін мазмұн түрлерін жасайсыз. Белгілі бір жазбалар түрлері үшін мазмұн түрлерін анықтап ұйым осы мазмұн топтарының әрбіреуін үйлесімді жолмен басқаруды қамтамасыз ете алады. Office құжаттары, PDF файлдары, TIFF файлдары (сканерленген суреттер), электрондық пошта, шұғыл хабар сөйлесулері, бейнелер мен физикалық жазбаларды жасалатын мазмұн түрлерімен топтастырып, сақтауға болады. Мысалы, «келісім-шарт» деп аталатын жазба SharePoint жазбаларды басқару жүйесі ішінде бірдей және үйлесімді жолмен қарастырылады. Жазбаларды топтастырып, сақтау үшін мазмұн түрлерін пайдалану жазба кітапханаларын пайдалануға баламалы әдіс болып табылады.

Ұстап тұру кестесі.      Ұстап тұру кестесінде файл жоспарындағы әр жазбаның қанша уақыт ұсталуға тиіс екені (оны ұстап тұру кезеңі) және осы кезеңнің соңына жеткенде оның босатылуы (оның босатылу процесі) көрсетіледі. Ұстап тұру кестесіндегі нұсқаулар әдетте заңнамалық талаптарға, ұйымның тәуекелдеріне және бизнес мұқтаждарына негізделеді. Сонымен қатар, ұстап тұру кестесінде әдетте суреттелетін тәуекел басқару жағдайлары әрбір жазба түрін ұстап тұру кезеңін айқындайды.

Сәйкестік туралы талап құжаты      Сәйкестік туралы талап құжаты жазбаларды басқаруға арналған АТ жүйелері ұстануға тиіс сәйкестік туралы талап құжатын, оларда болуға тиіс мүмкіндіктерді және сәйкестікті қамтамасыз ету мақсатында олар қолдау көрсетуге тиіс үздіксіз бақылаудың түрлерін айқындайды.

  • Жазбаларды жоюды кідірту үшін ресми процес.     Көбінесе ұстау деп аталатын бұл процес сот дауы, аудит тексерістері немесе тергеулер орын алған жағдайда, жазбаларды жоюды ұйым қалай кідіртетінін егжей-тегжейлі суреттейді.

  • Жазбаларды өңдеуді басқару және хабарлау жүйесі.     Қызметкерлердің жазбаларды белгіленген саясаттар мен процестерге сәйкес тіркеуін, қатынасуын және басқаруын қамтамасыз ету үшін жазбаларды басқару бағдарламасында жазбалардың кәдеге жаратылуын бақылау мен есеп беру процесі немесе жүйесі болуға тиіс.

Ескерту :  Басқа SharePoint торабындағыдай жазбалар орталығына өлшемі 2 ГБ-қа дейін файлдарды қолмен кері қотаруға болады. Егер жазбаларды жазбалар орталығына бағыттау үшін мазмұн ұйымдастырушысын пайдалансаңыз, әрбір жазба үшін файл өлшемінің шегі 50 МБ болады.

Жазбаларды басқару шешімін жоспарлау туралы толық ақпаратты Келесіні де көріңіз астындағы сілтемелерде қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жазбалар орталығы торабын теңшеуге жалпы шолу

Ұйым жазбаларды басқаруды егжей-тегжейлі жоспарлаумен айналысып, жазбаларды басқару үшін ресми жоспарды әзірлей бастағаннан кейін, ол осы жоспарды жүзеге асыруға көмектесу үшін ол жазбалар орталығы веб-торабын жасап, теңшейді.

Жазбалар орталығы веб-торабын теңшеу үшін мына қадамдарды орындау қажет:

  1. Файл жоспарында көрсетілген әрбір жазба түрін басқару және сақтау үшін жазба кітапханаларын немесе тізімдерін жасаңыз.

    • Жазбалар жоспарындағы әрбір мазмұн түрі үшін бір жазба кітапханасын жасауға кеңес беріледі.

    • Жазбалар орталығына жазбалар жіберілген кезде, олар тиісті тізімге немесе кітапханаға бағытталады.

  2. Файл жоспарында көрсетілген әрбір жазба түрі үшін метадеректерді сақтауға және көрсетуге арналған тиісті құжаттар кітапханалары, тізімдер немесе мазмұн түрлері үшін бағандар жасау.

  3. Жазбалар орталығы веб-торабындағы әрбір жазба түрі үшін ақпарат басқару саясаттарын жасау. Бұл саясаттар сіздің ұйымыңыздың файл жоспары мен сақтау кестесінде көрсетілген сақтау кезеңдері мен аудит талаптарын көрсету тиіс.

  4. Әрбір жазба түрін тиісті орынға бағыттау үшін жазба жол жоспары тізімін баптау. Жазбалар қолмен немесе бағдарламаланған тәсілмен жазбалар орталығына жіберілген кезде Microsoft Office SharePoint Server 2010 жазбалар орталығының шеңберінде жазбаны қалай жіктеу керек екенін және оны қайда жіберу керек екенін айқындау үшін осы кестені пайдаланады.

Жазбаларды басқару шешімін теңшеу туралы толық ақпаратты Келесіні де көріңіз астындағы сілтемелерде қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×