Жазбаларды қалай іздеу туралы

Айталық, сіз Microsoft Office Access 2007 бағдарламасымен жеткізілетін жаңа үлгілердің бірін пайдаланып, дерекқор жасадыңыз. Бәлкім, бұл Істес кісілер дерекқоры, және сіз істес кісі туралы ақпаратты Microsoft Office Outlook 2007 бағдарламасынан импорттадыңыз. Күндердің күнінде сіздің деректеріңіз молайып, белгілі бір жазбаларды табу үшін деректер парағына бір ғана көз салу жеткіліксіз болатын сәт туады.

Белгілі бір жазбаларды табудың төрт жолы бар:

  • Шарлау    Шарлау кестедегі немесе көріністегі жазбалар арасымен әдетте бір-бір жазбадан жылжуды қамтиды.

    Ескерту : Көрініс дегеніміз кестелерде сақталған ақпаратты көрсететін дерекқор нысаны. Пішіндер, сұраулар мен есепхаттардың бәрі де көріністер бола алады.

  • Іздеу    Іздеу шарттарды (іздеу шарттарын) және салыстыру амалдағыштарын («тең» немесе «қамтиды» сияқты) көрсетіп, содан кейін көрсетілген шарттарға сай келетін жазбаларды қарауды қамтиды. сіздің шарттарыңызға сай келетін жазбалар бөлектеледі — керісінше, шарттарыңызға сай келмейтін жазбалар көрініп тұрғанымен де, бөлектелмейді.

  • Сүзгі    Іздеу сияқты сүзгілеу де шарттар мен салыстыру амалдағыштарын көрсетуді қамтиды. Іздеуден өзгеше, сүзгілеу жазбалардың қайсысының бейнеленетінін шектейді. Сүзгіні қосуға және адыратуға болады, бұл бір деректің сүзгіленген немесе сүзгіленбеген көріністерін кезек ауыстыруды оңайлатады.

  • Сұрау    сұрау - белгілі бір жазбаларды табудың аса күшті әрі икемді жолы. Сұрау бапталған іздеуді іске асыруға, бапталған сүзгілерді қолдануға және жазбаларды сұраптауға мүмкіндік береді. Сұрауларды сақтап қоюға және қайта пайдалануға болады және форма мен есеп құрастыру үшін пайдалануға болады.

Office Access 2007 үлгілерінің барлығында қамтылатын сұрауларды бірден пайдалана беруге болады. Сондай-ақ белгілі бір жазбаларға көңіл бөліп, нақты сұрақтарға жауап беру үшін өз сұрауларыңызды құрастыра аласыз.

Осы мақалада жазбаларды шарлау, іздеу және сүзгілеу үшін пайдалануға болатын тәсілдер түсіндіріледі. Осы мақалада сондай-ақ белгілі бір жазбаны іздеу үшін сұрауды пайдалану мысалы берілген және сұрауларды пайдалану туралы егжей-тегжейлі ақпарат алуға болатын басқа да анықтама мақалалары берілген.

Не істегіңіз келеді?

Жазбаларды шарлау

Белгілі бір жазбаларды іздеу

Жазбаларды сүзгілеу

Сұрауды пайдалану арқылы жазбаларды табу

Жазбаларды шарлау

Жазбаларды шарлаудың (шолудың) бірнеше жолы бар. Жазбалар арасында бір-бірлеп кезекпен жылжу үшін TAB пернесін басуға болады. Кестені немесе көріністі деректер кестесінің көрінісі ашқан кезде, жазбалардың бойымен шарлау үшін шарлау батырмаларын пайдалана аласыз. Office Access 2007 үлгілеріндегі кейбір пішіндерде болатын Өту жолағы негізгі өрістердегі деректерге негізделген жазбаны табуға мүмкіндік береді.

Жазбаны шарлау батырмаларын пайдалану

Жазбадан жазбаға шарлау батырмаларын пайдалану арқылы өтуге болады. Осы батырмалардың қайсысын басқаныңызға қарай, алғашқы, алдыңғы, келесі, соңғы немесе жаңа жазбаға өтесіз.

Шарлау батырмалары

1. Алғашқы жазба

2. Алдыңғы жазба

3. Ағымдық жазба

4. Келесі жазба

5. Соңғы жазба

6. Жаңа (таза) жазба

7. Сүзгі анықтауышы

8. Іздеу жолағы

Ағымдық жазба жолағын таңдаған кезде, сол жазбаға жылжу үшін жазбаның нөмірін теріп, ENTER пернесін басуыңызға болады. Жазба нөмірі пішіннің немесе деректер парағының басынан бастап кезекпен беріледі. Ол қандай да бір өріс мәніне сәйкес келмейді

Сүзгі анықтауышы батырмасы сүзгінің қолданылатынын-қолданылмайтынын көрсетеді. Егер ешқандай сүзгі қолданылмаса немесе барлық сүзгілер жойылған болса, ол Сүзгі жоқ деп көрсетеді. Сүзгілі нұсқасы көрініс бергенде сүзгіні жою үшін осы батырманы баса аласыз. Сол сияқты Сүзгісіз нұсқасы көрініс бергенде, өзіңіз пайдаланған соңғы сүзгіні қолдану үшін осы батырманы баса аласыз.

Іздеу жолағына мәтін енгізген кезде, әр таңба енгізілген сайын сәйкес келетін бірінші мән нақты уақыт күйінде бөлектеліп отырады. Бұл мүмкіндікті сәйкес келетін мәні бар жазбаны жылдам іздеу үшін пайдалануыңызға болады.

Өту жолағын пайдалану арқылы жазбаны таңдау

Өту жолағы ашпалы шаршыдан белгілі бір жазбаны таңдауға мүмкіндік береді. Оны Access үлгісін пайдалану арқылы жасалған дерекқорлардан — әдетте Істес кісілер үлгісінің негізіндегі дерекқорлардағы Істес кісілер егжей-тегжейі сияқты адамдар туралы ақпаратты көрсететін егежй-тегжей пішіндерінен таба аласыз. Өту жолағы да кейде Ммаркетингілік жобалар үлгісінің негізіндегі дерекқорлардағы Жобалар мен Тапсырмалар сияқты басқа пішіндерде болады.

Егер пішінде Өту жолағы болса, ол осы пішіннің сол жақ жоғарғы бөлігінде орналасады да, төмендегі суретте көрсетілгенде болады:

Өту жолағы

Өту жолағын пайдалану

  1. Жолақтың шетіндегі жүгірткіні нұқыңыз.

  2. Ашпалы шаршыдан жазбаны таңдаңыз.

    Ескерту : Егер тапқыңыз келген жазбаның алғашқы бірнеше таңбасын білетін болсаңыз, осы жазбаны жылдам табу үшін осы таңбаларды Өту жолағында теруіңізге болады.

Өту жолағында тек әр жазбаны бірегей сәйкестендіру үшін жеткілікті дерек қана көрсетіледі. Тізімнен жазбаны таңдаған кезіңізде, Access осы жазбаның қалған деректерін пішіннің негізгі аумағында бейнелейді.

Беттің жоғарғы жағы

Белгілі бір жазбаларды іздеу

Белгілі бір жазбаларды іздеу үшін Табу және ауыстыру тілқатысу терезесіндегі Табу қойындысын пайдалануыңызға болады. Белгілі бір өрісті іздеуге немесе тұтас кестені не терезені іздеуге болады.

Ескерту : Табу және ауыстыру тілқатысу терезесін тек егер кестеде не көріністе қазір деректер көрініп тұрса ғана пайдалана аласыз Сүзгі қолданылғандықтан көрініп тұрған жазба болмаса да осылай болады.

Жазбаларды ізду    

  1. Іздегіңіз келген кестені немесе көріністі ашыңыз.

  2. Іздегіңіз келген өрістің үстінен нұқыңыз.

  3. Басты қойындысындағы Табу тобынан Табу түймешігін немесе CTRL+F пернелер тіркесімін басыңыз.

    –немесе–

    Пернетақта лақабы  CTRL+F пернелерін басыңыз.

    Табу және ауыстыру тілқатысу терезесі бөлектелген Табу қойындысымен бірге пайда болады.

  4. Не іздеу жолағында іздегіңіз келген мәнді теріңіз. Бұл - іздеу шарты.

  5. Қосымша ретінде, іздегіңіз келген өрісті өзгерту үшін немесе бүкіл негізгі кестені іздеу үшін Таңдау тізімін пайдаланыңыз.

  6. Қосымша ретінде, Сәйкестік тізімінде Өрістің кез келген бөлігі нұсқасын шертіңіз. Бұл іздеу ауқымын кеңейтуді қамтамасыз етеді.

    Сәйкестік тізімі салыстыру амалдағышы болып табылады. Өрістің кез келген бөлігі тармағы «қамтиды» тармағының баламасы болады да, іздеген өрістің қандай да бір бөлігінде табылуы мүмкін шартқа сәйкес шарт іздеуге жағдай жасайды.

  7. Іздеу тізімінде Барлығы тармағын таңдаңыз да, Келесісін табу батырмасын басыңыз.

  8. Сіз іздеп жатқан элемент бөлектелген кезде, тілқатысу терезесін жабу үшін Табу және ауыстыру тілқатысу терезесіндегі Болдырмау батырмасын басыңыз..

Табу және ауыстыру тілқатысу терезесін пайдалану туралы толығырақ ақпарат алу үшін Деректерді өзгерту үшін Табу және ауыстыру тілқатысу терезесін пайдалану мақаласын қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жазбаларды сүзгілеу

Сіз сүзгіні бейнебетте көрінетін жазбалардың тек өз өлшемдеріңізге сай келетіндерін шектеу үшін ғана қолдана аласыз. Сүзгіні пайдалану қалаған жазбаны табуды оңайлатады. Мысалы, бейнебетте көрінетін жазбаларды жылдам шектеу үшін мәнінің сәйкестігін тапқыңыз келетін өрістің үстінен тінтуірдің оң жақ батырмасымен шертіңіз де, мәтінмәндік мәзірдің астыңғы жағындағы таңдау мәзірінің Тең, Тең емес, Қамтиды немесе Қамтымайды параметрлерінің бірін таңдаңыз.

Таңдалған элементке қарай сүзгіні қолдану

  1. Кестені немесе пішінді ашыңыз.

  2. Кестенің немесе пішіннің әлі сүзгіден өткізілмегеніне көз жеткізу үшін Басты қойындысында, Сұрыптау & Сүзгілеу тобындағы Қосымша батырмасын басыңыз, содан кейін Барлық сүзгілерді жою (егер бұл пәрмен болса) пәрменін таңдаңыз.

  3. Сүзгінің бір бөлігі ретінде пайдаланғыңыз келген мәні бар жазбаға өтіңіз де, өрісті нұқыңыз. Ішінара таңдаудың негізінде сүзгілеу үшін өзіңізге керек таңбаларды ғана бөлектеңіз.

  4. Өзіндік қойындысының Сұрыптау & Сүзгі тобында Таңдау түймешігін нұқып, одан кейін қолданғыңыз келетін сүзгіні нұқыңыз.

    -немесе

    Өрістің үстінен тінтуірдің оң жақ батырмасымен шертіңіз де, мәтінмәндік мәзірдің астыңғы жағындағы таңдау мәзірінің Тең, Тең емес, Қамтиды немесе Қамтымайды параметрлерінің бірін таңдаңыз.

  5. Таңдалған элементке қарай басқа өрістерді сүзгілеу үшін 3 және 4 қадамдарды қайталаңыз.

Сүзгілеудің басқа түрлері туралы білу үшін Басты қойындысының Сұрыптау & Сүзгілеу тобындағы пәрмендерді пайдаланыңыз.

Сүзгілеу туралы толығырақ ақпарат алу үшін Сүзгі: Көріністегі жазбалардың санын шектеу мақаласын қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Сұрауды пайдалану арқылы жазбаларды табу

Жазбаларды іздеу мен сүзгілеу үшін пайдаланылатын тәсілдер қарастырылып отырған жағдайлардағы белгілі бір жазбаларды табу үшін өте пайдалы. Дегенмен де кейде сондай іздеу немесе сүзгілеу амалын жүйелі түрде іске асыру қажет болуы мүмкін. Іздеу мен сүзгілеу әрекеттерін әр кез қайталап жатқаннан гөрі сұрау жасап қоюыңызға болады.

Ақпараттың әрбір түрлі деректер ретінде сақталады. мысалы, туған күнде күн-ай/уақыт дерегі ретінде сақталады, ал аттар мәтін дерегі түрінде сақталады. Іздеу немесе сүзгілеу үшін сұрауды пайдаланған кезіңізде, іздеген дерек түріне негізденген шартты пайдалануыңыз керек.

Кейде белгілі бір жазбаның бар екенін білсеңіз де, оны таба алмауыңыз мүмкін. Мұндай жағдай белгілі бір өрістің мәніне байланысты нақты жазбаларды бейнелемейтін пішіндегі немесе сұраудағы жазбаларды қараған кезде орын алуы мүмкін. Мысалы, Мәселелер үлгісіндегі Мәселелер тізімі пішіні «Жабық» деген күйі бар мәселелерді көрсетпейді, себебі жазбалар мұндай жағдайларды жоққа шығаратын сұраудан келеді. Жабық жағдайларды қарау үшін оларды Мәселелер кестесінен немесе Мәселе егжей-тегжейі пішінінен қарауға, Жабық жағдайлар туралы есепхатты пайдалануға немесе жабық жағдайларды көрсететін сұрау жасауға болады. Төмендегі мысалда жазбаларды табу үшін сұрауды пайдалану тәсілі көрсетілген.

Айталық, сіз мәселелерді іздеу үшін Access 2007 бағдарламасының Мәселелер үлгісін пайдаланып жасалған дерекқорды пайдаланып жатырсыз. Мәселелер кестесіндегі Күй деп аталатын өріс белгілі бір мәселенің белсенді, шешілген немесе жабық екенін көрсетеді. Жабық күйдегі мәселелерді бейнелейтін сұрауды төмендегі қадамдарды іске асыру арқылы жасай аласыз:

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

  2. Кестені көрсету тілқатысу терезесінде Мәселелер тармағының үстінен екі рет шертіңіз де, Жабу батырмасын басыңыз.

  3. Сұрау құрастырушысының Мәселелер кестесіндегі жұлдызшаның (*) үстінен екі рет шертіңіз. Осылай еткенде, сұрауда қайтарылатын барлық өрістер бейнеленетін болады.

    Мәселелер.* жасақтама торының бірінші бағанында, Өріс жолында пайда болады. Бұл Мәселелер кестесінен барлық өрістердің қайтарылуға тиіс екенін білдіреді.

  4. Сұрау құрастырушысының Мәселелер кестесіндегі Күй тармағының үстінен екі рет шертіңіз.

    Күй жасақтама торының екінші бағанында, Өріс жолында пайда болады.

  5. Жасақтама торының екінші бағанында Көрсету жолындағы құсбелгіні алыңыз. Осылай еткенде, сұрауда Күй өрісі бейнеленбейтін болады.

    Егер Күй бағанындағы Көрсету құсбелгісін алмасаңыз, Күй өрісі сұрау нәтижелерінде екі рет бейнелетін болады.

  6. Жасақтама торының екінші бағанындағы Шарттар жолында ="Жабық" сөзін теріңіз. Бұл - іздеу шарты. Бұл сұрауда тек Күй мәні «Жабық.» болып табылатын жазбалар ғана қайтарылатынының кепілі.

    Ескерту : Мына мысалда тек бір ғана өлшеу шарты пайдаланылады. Кез келген берілген іздеу үшін тағы басқа өрістерге шарттарды қоса отырып, көптеген іздеу шарттарын пайдалануға болады, ол үшін немесе жолын және немесе жолының астынан қосымша жолдарды пайдалану керек.

    Сұрау іске қосу үшін адйын және ол төмендегідей түрде болады:

    Сұрауды жасақтау торы

  7. Жасақтама қойындысының Нәтижелер тобында Жегу түймешігін нұқыңыз.

    Ескерту : Сіз мәселелерді іздеуді бастаған, демек, Мәселелер кестесінде деректер болған — және кем дегенде бір мәселенің күйін «Жабық» деп орнатқан жағдайларды қоспағанда, — сұрау ешқандай нәтижелерді бермейді. Дегенмен сұрауды сақтап қойып, болашақта кез келген уақытта пайдалануға болады.

  8. Сұрауды сақтау үшін CTRL+S пернелерін басыңыз. Басқаша сақтау тілқатысу терезесінде сұрауға арналған атауды теріңіз; мысалы, Жабық мәселелер, содан соң Жарайды батырмасын басыңыз.

Енді сіздегі сұрауда жабық күйдегі мәселелер бейнеленетін болады.

Жазбаларды табуға көмектесетін сұраулар жасау туралы толығырақ ақпарат алу үшін Қарапайым таңдау сұрауын жасау және Бірнеше кестеге негізделген сұрау жасау мақалаларын қараңыз.

Іздеу мен сүзгілеу шарттары туралы көбірек білу үшін Сұрау шарттарына мысалдар мақаласын қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×