Жазбаларды қалай сақтау және басқаруды таңдау

SharePoint бағдарламасында, мұрағаттағы жазбаларды басқара аласыз, немесе мұрағат құжаттары сияқты бірдей құжаттар қоймасындағы жазбаларды басқара аласыз.

Шолу

Жазбаларыңыздың басқару шешімін жоспарлаудан алдын, шешімді жоспарлау үшін әкімшілермен жұмыс істеуіңіз қажет. Жазбалардың басқару шешімдерін жоспарлау және жүзе асыру түралы қосымша мәліметтерді Келесіні көру бөлімінде табыңыз.

Жазбалар орталығының сайты    мұрағат сияқты қоғайды, ал құжаттар жазба болғанында мұрағатқа көшіріледі. Құжат жазылғанын не жазылмағанын жазбалар мұрағатында немесе басқа жерде орналасқаны арқылы анықталады.

Орнында жазбаларды басқару    көшірудің дәстүрлі үрдісіне немесе жазбаларды басқа орналасуларға орын ауыстыруына және қауіпсіздік және сақтау саясаттарын қолдануға баламалы.Орнында жазбаларды басқара аласыз деген сайтта ағымдағы орналасуында құжатты қалдыра аласыз, оны жазба ретінде жариялай аласыз және жазбаларға лайық қауіпсіздікті, сақтау және жою сипаттарын қолдана аласыз.

Гибрид әдісі мүмкін. Мысалы, екі жылға белсенді құжаттармен бірге бір жерде жазбаларды сақтай алар едіңіз және жоба біткенде жазбаларды жазба мұрағаттарға орын ауыстырар едіңіз.

Жазбалар орталығы

Бүкіл қауымдықтан мазмұн Жазбалар орталығына жіберлуі мүмкін және жарамдылық пен аудит сияқты нақты рұқсаттар мен саясаттар жиналған лайықты жерге бағытталады.

Метадеректер, немесе деректер туралы мәліметтер, мәліметтерді басқару үшін көмектесуде басты рөл ойнайды және оны кейінірек шығарып алады. Мазмұн түрлері, мазмұн ұйымдаструшы, сияқты мүмкіндіктер және ауани қалталар метадеректерді пайдалануды қолдау үшін көмектеседі.

Жазба орталығының мүмкіндіктерінің құрамында

  • ID құжаты    Әр құжат мұрағатталған кезде құжатпен бірге қалатын бірегей идентификатор болып тағайындалады. Бұл жазбаларды ID куәлігі арқылы кез келген жерге құжатты оңай сілтенуіне рұқсат береді.

  • Көп сатылы сақтау    Сақтау саясаты көп сатылы болуы мүкін, бір саясат ретінде толық құжат өмірін көрсетуді рұқсат береді (мысалы жыл сайын Келісім-шарттарды қайта көру және 7 жылдан соң жою)

  • Әр элементтің тексеру есептері    Дара есеп туралы реттелген тексеру есебін құра аласыз.

  • Иерархиялық файл жоспарлары    Терең, иерархиялық қалта құрылымдарын жасай аласыз және иерархиядағы әр қалтада сақтауды басқара аласыз (немесе тектік қалталардан иеленеді).

  • Файл жоспарының есебі    Файл жоспарының әр сатысындағы элементтердің санын көрсететін жоспардағы әр түйінде сақтау саясатының жиынтығымен бірге күй туралы есептерді құра аласыз. Таксономия және Орталықтандырылған мазмұн түрлері: Мұрағат бұл кәсіпорын таксономиясының және мазмұн түрінің, мұрағат пен бірлескен бос орындар арасындағы үйлесімділік және контекстілік орын ауыстыруды қамтамасыз ететін тұтынушысы болады. Келесі бапта біздің 2010 жылғы таксономия инвестициясы туралы көбірек тоқталамыз.

  • Таксономия және Орталықтандырылған мазмұн түрлері    Мұрағат бұл кәсіпорын таксономиясының және мазмұн түрінің, мұрағат пен бірлескен бос орындар арасындағы үйлесімділік және контекстілік орын ауыстыруды қамтамасыз ететін тұтынушысы болады. Келесі бапта біздің 2010 жылғы таксономия инвестициясы туралы ақпаратқа тоқтаймыз.

  • Мазмұн ұйымдастырушы    Жазбалар жол жоспарлағышы иерархиялық файл жоспарында нақты орынға кіретіні құжаттарды бағыттау үшін метадеректерді пайдалана алады. Мысалы, жіберілген мазмұнда автоматты түрде мәжбүр ететін ережелерге қосады, " Егер Сатып алу келісімі Альфа жобасымен бекітілсе, Альфа келісім-шарттардың ішкі қалталарына жіберіңіз және элементке қалта сақтау саясатын қолданыңыз" сияқты.

  • Ауани қалталар    : Файл жоспары қойманы басқару үшін керемет әдіс бірақ жиі уақыт бұл іздеп жатырған мазмұнды шарлау және табу үшін пайдаланғаңыз келген нәрсе емес. SharePoint 2010 Records Center бағдарламасы шарлауға негізделген метадеректер атты, ауани қалталар сияқты метадеректердің кілтін ашуға рұқсат ететін жаңа мүмкіндікті пайдаланады:

Беттің жоғары бөлігі

Жергілікті жазбаларды басқаруы

Жергілікті жазбаларды басқару үшін қосылған кез келген сайт жазбаларды басқару жүйесі сияқты реттелген бола алады. Бұл жүйенің түрі, Жазбалар орталығымен ұқсамаған, бірлескен бос орында белсенді құжаттармен бірге сақтай аласыз.

Жергілікті басқару бірлескен бос орындарда мазмұнды бақылауға рұқсат етеді. Бұл анық SharePoint құжаттарды (немесе блогтарды, вики, веб-беттер және элементтер тізімі) жазбалар екенін хабарлауды рұқсат етеді. Егер жазба не екенін ұжымыңыздың айқындауы қажет болса, жүйе бұндай жазбаларды жойылуын немесе өңделуін болдырмайды.

Аудит, Сақтау, Жарамдылық, Есеп, Жазбалар жұмыс процесстері, eDiscovery және Legal Hold бұл соңғы пайдаланушыларға SharePoint бағдарламасының мәнін және мәліметтерді басқаруға арналған қажеттілік арасындағы теңгерімін тапқандай бірлескен бос орындағы пайдалана алатын барлық мүмкіндіктер.

Жазбалар жұмыс процессіндегі үлкен үрдістің бөлігі сияқты қолдан жарияланға бола алады, немесе 2 жылдан соң сияқты құжаттарды сақтаудың кестеленген бөлігі. Бастысы жазба жарияланғанда, мазмұн мұрағатқа орын ауыстырмайды - ол тұрған жерінде тұрады сондықтан соңғы пайдаланушы таба алады және мазмұнмен көзбе-көл белсенеді.

Жергілікті жазбалар басқару жүйесін пайдаланудың кейбір қосымша артықшылығы бұл:

  • Жазбалар бар болуы мүмкін және бірнеше сайттар ішінен басқарыла алады.

  • Нұсқамен қолданылған, жазбалардың нұсқаларын сақтау автоматты түрде.

  • Іздеу жазбаларға және белсенді құжаттарға қарсы бір уақытта орындала алады.

  • Жазба ұжымыныңызда не екені және жазбаны кім жасай алуы үстінен болған кең басқару элементі.

Беттің жоғары бөлігі

Шешімді жоспарлаудағы талқылаулар

Жазбаларды бөлек жазбалар орталығында ма немесе құжаттар жасалған бірдей бірлескен жұмыс сайтында басқару туралы ойланғаныңыздай, келесі сұрақтарды қараңыз:

  • Бірлескен жұмыс сайтының басқаруы жазбаларды басқаруға сәйкес пе?

  • Реттеуші талаптарға арналған өндірістік тақырыбыңыз жазбалар белсенді құжаттардан ажыратылғанын талап етеме?

  • Бірлескен жұмыс сайтының әкімшісі құрамында жазбалар бар сайтқа сенілген болу керек пе?

  • Мүмкін сіз жазбаларды бірлескен жұмыс сайтына қарағанда көбірек шектелген қатынас пайдаланатын сайтта сақтағыңыз келеді, немесе басқа кестеде көшірме жасалған сайтта.

  • Қанша уақыт бірлескен жұмыс сайты пайдалануда болады? Егер жоба үздіксіз болғанына қарағанда жазбалар ұзақ сақталса, онда жергілікті жазбалар басқару стратегиясын таңдау бұл ұзақ уақыт пайдаланбаған бірлескен жұмыс сайтын қолдау жасайсыз дегені.

  • Жоба мүшелері жазба болғанан кейін құжаттарға жиі қатынас қажет етеді ме? Егер жергілікті рұқсат пайдалансаңыз, жоба мүшелері құжат белсенді ме әлде жазбалар ма қарамастан сол әдісте құжаттарға қатынас ала алады.

  • Белесенді ме әлде жазба ма қарамастан ұжымыңыздағы жазбаларды басқарушы тек жазбаларға жауапты ма, немесе барлық мәліметтерге жауапты ма? Егер жазбалар басқарушы тек ресми жазбаларға жауапты болса, онда бөлектенген жазбалар орталығы бар болуы оларға оңай болар еді.

Беттің жоғары бөлігі

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×