Жазбаларды басқаруды іске асыру

Маңызды :  Осы мақаланы компьютер аударған, ескерту мәтінін қараңыз. Анықтама алу үшін осы мақаланың ағылшын тіліндегі нұсқасын осы жерден таба аласыз.

Жазбаларды «орнында» басқаруға болады, яғни, құжаттағы сайттағы ағымдағы орнында қалдыруға болады немесе жазбаларды жазбалар орталығы сайты сияқты белгілі бір мұрағатта сақтауға болады.

Жазбаларды басқаруды іске асыру алдында алдымен ұйым үшін жазбаларды басқару жоспарын жасау ұсынылады. Ұйым үшін дұрыс жазбаларды басқару жүйесін таңдау үшін Жазбаларды сақтау және басқару жолын таңдау бөлімін қараңыз.

Жазбалар орталығы сайтын жасау және реттеу

Бұл бөлімде жазбалар орталығы сайтын жасау және реттеу үшін орындау керек негізгі қадамдарға шолу берілген. Әр қадам туралы нұсқауларды алу үшін сілтемелерді басыңыз.

  1. Жазбалар орталығы сайтын жазбалар орталығы сайтының үлгісін пайдаланып жасаңыз.

  2. Жазба кітапханаларын немесе тізімдерін файл жоспарында көрсетілген әр жазба түрін басқару және сақтау үшін жасаңыз (анықтама: файл жоспарында ұйым ресми бизнес жазбалар деп санайтын құжаттардың немесе элементтердің түрлері сипатталған. Онда бұл жазбалар қайта сақталғаны көрсетілген және ол бір жазба түрін екіншісінен ажырататын ақпаратты береді).

  3. Кітапханаларға және тізімдерге байланысты мазмұн түрін қосыңыз.

  4. Файл жоспарында көрсетілген әр жазба түрі үшін метадеректерді қамтуы және көрсетуі үшін тиісті мазмұн түрлеріне сайт бағандарын жасап, қосыңыз.

  5. Жазбалар орталығы сайтындағы мазмұн түріне ақпаратты басқару саясатын қосу.

  6. Мазмұн ұйымдастырушысын әр жазба түрін тиісті орынға бағыттауға реттеңіз.

Беттің жоғары бөлігі

Жазбалар орталығы сайтын жасау

Сайтты жасау үшін сізде кемінде құрастырушы рұқсаттары болуы керек.

  1. Параметрлер «Office 365 параметрлері» түймешігі түймешігін, содан кейін Сайт мазмұны түймешігін басыңыз.

  2. "Сайт мазмұны" бетінде жаңа ішкі сайт түймешігін басыңыз.

  3. "Жаңа SharePoint сайты" бетінде сайттың Тақырыбын және URL атын түртіңіз.

  4. Үлгілер галереясында Кәсіпорын бөлімін таңдап, Жазбалар орталығы түймешігін басыңыз.

  5. Сайт атын, содан кейін URL атауын түртіңіз.

  6. Бірегей рұқсатты орнату үшін Бірегей рұқсаттарды пайдалану түймешігін басыңыз.

  7. Жасау түймешігін басыңыз.

  8. «Жазбалар орталығына қош келдіңіз» бетінде Сайттың әрекеттері тармағын таңдаңыз да, Жазбалар орталығын басқару пәрменін таңдаңыз.

Тапсырмаларды орнату және файл жоспарын жасау тармағындағы нұсқаулықты пайдаланып жазбалар орталығы сайтын реттеуді аяқтаңыз. Төмендегі сілтемелер мен ақпарат осы қалған тапсырмаларды аяқтауға көмектеседі.

Жазбаларды басқару үшін кітапханаларды немесе тізімдерді жасау

Кітапханалар мен тізімдер жазбаларды басқарудағы маңызды элементтер болып табылады. Олар сақтау немесе басқару керек әр жазба түрі үшін CAB файлдары ретінде қызмет етеді. Мазмұн түрлерін (кейінірек түсіндірілген) кітапханалармен және тізімдермен байланыстыру жазбаларды одан әрі сыныптауға көмектеседі. Жазбалар файлы жоспарындағы әрбір мазмұн түрі үшін бір құжаттар кітапханасын немесе тізімін жасау ұсынылады.

Бар мазмұн түрін тізімге немесе кітапханаға қосу

Тізімге немесе кітапханаға мазмұн түрін қосқанда, сол тізімнің немесе кітапхананың сол түрге жататын элементтерді қамтуын мүмкін етесіз. Жазбалар орталығына жіберілгенде, жазбалар құжаттың мазмұн түріне байланысты тиісті тізімге немесе кітапханаға бағытталады.

Беттің жоғары бөлігі

Сайт бағандарын жасау және тізімдерге, кітапханаларға немесе мазмұн түрлеріне қосу

Бағандар жазбаларды немесе басқа элементтерді топтастыруға, сыныптауға және бақылауға көмектеседі. Сайт бағаны мазмұн түрімен, тізіммен немесе кітапханамен байланыстырылатын метадеректер элементін анықтайды. Мысалы, «авторды» немесе «аяқталған күнін» анықтауға арналған сайт бағандарын қосуға болады. Жазбамен бірге жіберілген метадеректер элементін сақтау немесе жазбаларды басқаруға көмектесетін метадеректерді қосу үшін жазбаларға арналған мазмұн түріне сайт бағанын қосыңыз.

Сайт бағанын жасау

  1. Жазбалар орталығы сайтында Параметрлер «Office 365 параметрлері» түймешігі түймешігін, содан кейін Сайт параметрлері түймешігін басыңыз.

  2. «Сайт параметрлері» бетінде, Жиынтықтар астында Сайт бағандары тармағын таңдаңыз.

  3. Сайт бағандары бетінде Жасау пәрменін таңдаңыз.

  4. «Жаңа сайт бағаны» бетінде, Аты мен түрі бөлімінде, Баған атауы жолағында қажет атауды теріңіз.

  5. Бағанда сақтау керек ақпарат түрін таңдаңыз — мысалы, валюта, күн және уақыт немесе мәтін.

  6. Топ бөлімінде жаңа сайт бағаны сақталатын бар топты таңдаңыз немесе баған сақталатын жаңа топты жасау үшін Жаңа топ пәрменін таңдаңыз. Топтар бағандарды реттеу жолын береді және оларды табуды оңайырақ етеді.

Қосымша баған параметрлері бөлімінде қалаған қосымша бағандар параметрлерін таңдаңыз. Бұл бөлімде қол жетімді параметрлер Атау және түрі бөлімінде таңдалған баған түріне байланысты әр түрлі болады. Мысалы, бағанда сақталатын ақпарат түрі «Таңдау» болса, Қосымша баған параметрлері бөлімінде нөмірленетін таңдауларды анықтауға болады.

  1. OK түймешігін басыңыз.

>Жазбаларға арналған мазмұн түріне сайт бағанын қосу

  1. Жазбалар орталығы сайтының басты бетінде Сайттың әрекеті пәрменін, содан кейін Сайт параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  2. Жиынтықтар бөлімінде Сайт мазмұнының түрлері пәрменін таңдаңыз.

  3. «Сайт мазмұнының түрлері» бетінде реттеу керек сайт мазмұнының түрін басыңыз.

  4. Негізгі сайттан мазмұн түрін таңдағаннан кейін немесе жаңа сайт мазмұнының түрін жасағаннан кейін, таңдалған сайт мазмұнының түрі бетінде Бағандар бөлімінде Сайттың бар бағандарынан қосу пәрменін таңдаңыз.

  5. «Мазмұн түріне бағандарды қосу» бетінде Бағандарды таңдау бөлімінде, Келесіден бағандар таңдаңыз тізімінде сүзу керек топты таңдаңыз.

  6. Бар бағандар тізімінен қосу керек бағанды таңдаңыз да, Қосу пәрменін таңдаңыз.

  7. Тізімдер мен сайт мазмұнының түрлерін жаңарту бөлімінде осы сайт мазмұнының түрінен иеленетін қосалқы сайт мазмұнының түрлері өзгертулермен жаңартылатын немесе жаңартылмайтынын көрсетіңіз.

  8. Қалаған бағандарды қосуды аяқтағаннан кейін ОК түймешігін басыңыз.

Ескерту :  Таңдағыңыз келетін мазмұн түрі осы бетте сілтеме ретінде көрінбесе (сұр болса), мазмұн түрі жазбалар орталығы сайтының негізгі сайтына жатады және осы себептен оны негізгі сайттан таңдау және реттеу керек. Осы әрекетті Сайт мазмұнының түрі бағанындағы сұр мазмұн түрінің жанындағы Көз бағанының астындағы сілтемені басу арқылы орындауға болады.

Беттің жоғары бөлігі

Жазбалар үшін мәліметтерді басқару саясатын жасау

Мәліметтерді басқару саясаты — мазмұн түріне арналған ережелер жиыны. Мәліметтерді басқару саясаттары ұйымдарға мазмұнның қанша сақталатынын немесе пайдаланушылар сол мазмұнға қатысты қандай әрекеттер орындай алатыны сияқты нәрселерді басқаруға және бақылауға мүмкіндік береді.

Ескерту : Жазбалар орталығы сайты осы тапсырманы орындауы үшін иелер тобының мүшесі болуыңыз керек.

Мазмұн түріне мәліметтерді басқару саясатын қосу

Ескерту : Мазмұнның негізгі түрі үшін мәліметтерді басқару саясатын көрсете алмайсыз. Мазмұнның негізгі түрлері сайттар жинағы жасалғанда орнатылады. Мазмұнның негізгі түрінен шыққан мазмұн түрін жасау және шыққан мазмұн түріне мәліметтерді басқару саясатын қолдану керек.

  1. Сайтта, Сайттың әрекеттері мәзірінде Сайт параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  2. «Сайт параметрлері» бетінде Жиынтықтар бөліміндегі Сайт мазмұнының түрлері пәрменін таңдаңыз.

  3. «Сайт мазмұнының түрлері» бетінде мәліметтерді басқару саясатын қосу керек мазмұн түрін басыңыз.

  4. «Мазмұн түрі» бетінде Мәліметтерді басқару саясатының параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  5. «Саясатты өзгерту» бетінде саясаттың сипаттамасын енгізіңіз, содан кейін пайдаланушыларға саясаттың мақсатын түсіндіретін қысқа саясат туралы мәлімдемені жазыңыз. Саясат туралы мәлімдеме 512-ге дейін таңбадан тұра алады.

  6. Бұдан кейін мәліметтерді басқару саясатына бір немесе бірнеше саясат мүмкіндіктерін қосу керек.

Мәліметтерді басқару саясатына саясат мүмкіндіктерін қосу

Мәліметтер саясатына қосуға болатын саясат мүмкіндіктері — белгілер, аудит, мерзімі біту және штрих-кодтар.

Мәліметтерді басқару саясатына сақтау саясаты мүмкіндігін қосу

  1. «Саясатты өзгерту» бетінде Сақтауды қосу ұяшығына белгі қойыңыз.

  2. Сақтау кезеңін қосу пәрменін таңдап, құжаттардың мерзімі қашан бітетінін көрсету үшін келесі сақтау кезеңі параметрлерін таңдаңыз: күн сипатының негізінде мерзімі біту күнін орнату үшін «Осы кезең элементтің күн сипатына негізделеді» параметрін таңдаңыз да, әрекетті (Жасалған немесе Өзгертілген) және уақыт кезеңін (күндер, айлар немесе жылдар) таңдаңыз.

  3. Уақыт кезеңін көрсету үшін тізімдер арасындағы жолақта мәнді енгізіңіз.

  4. Құжаттың мерзімі өткенде пайда болу керек әрекетті таңдаңыз.

  5. Таңдалған әрекеттің қайталануын қаласаңыз, Қайталау бөліміне белгі қойыңыз, содан кейін қайталау кезеңін таңдаңыз.

  6. OK түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Мәліметтерді басқару саясатына аудит саясаты мүмкіндігін қосу

  1. Саясатты өзгерту бетінде, Аудит бөлімінде Аудитті қосу пәрменін таңдаңыз, содан кейін аудит жазбасын сақтау керек оқиғалардың жанындағы белгілерді қойыңыз.

  2. OK түймешігін басыңыз.

    Ескерту : Аудит журналдарын қарау үшін сайттар жинағының параметрлері бетінде Аудит журналы бойынша есептер пәрменін таңдаңыз, содан кейін қарау керек есепті таңдаңыз.

Мәліметтерді басқару саясатына штрих-код саясаты мүмкіндігін қосу

  1. «Саясатты өзгерту» бетінде, Штрих-кодтар бөлімінде Штрих-кодтарды қосу пәрменін таңдаңыз.

  2. Office клиенттік бағдарламалары пайдаланушылардан құжаттарына штрих-кодты кірістіруді талап етуін қаласаңыз, Пайдаланушылардан штрих-кодты кірістіруді сұрауұяшығына белгі қойыңыз.

Мәліметтерді басқару саясатына белгі саясаты мүмкіндігін қосу

  1. «Саясатты өзгерту» бетінде, Белгілер бөлімінде Белгілерді қосу ұяшығына белгі қойыңыз.

  2. Құжатты сақтау немесе басып шығару алдында пайдаланушылардан белгіні кірістіруді талап ету үшін Сақтау немесе басып шығару алдында белгіге кірістіру сұрау пәрменін таңдаңыз.

  3. Қосқаннан кейін белгілердің өзгертілуін болдырмау үшін Белгілер қосылғаннан кейін өзгеріске тыйым салу пәрменін таңдаңыз.

  4. Белгі пішімі жолағында белгіде көрсетілуін қалайтын мәтінді енгізіңіз. Сіз глобалдық бір мәнді идентификатор (GUID) немесе «Кім жасаған» сияқты есептелетін немесе ендірілген сипаттардан басқа бекітілген мәтін немесе құжат сипаттарының кез келген тіркесімін пайдалана аласыз. Жаңа жолды бастау үшін \n таңбалар ретін пайдаланыңыз.

  5. Белгі мәтіні үшін қаріпті, қаріп өлшемін, қаріп мәнерін және ені бойынша туралауды таңдаңыз.

  6. Биіктік жолағында дюймдер түрінде белгі биіктігін және Ені жолағында дюймдер түрінде белгі енін енгізіңіз.

  7. Өзгертулерді көру үшін Жаңарту пәрменін таңдаңыз.

  8. OK түймешігін басыңыз.

Орны бойынша жазбаларды басқаруды реттеу

Жазбалар орталығын пайдаланғанда, сіз құлыпталған репозиторийде жұмыс істейсіз және сол репозиторийге жазбаларды алу үшін «Жіберу» әрекетін пайдалануға болады. Дегенмен, орны бойынша жазбаларды басқаруды қосуға болатын кез келген сайтты жазбаларды басқару жүйесі ретінде реттеуге болады. Бұл жүйе түрінде, жазбалар орталығынан ерекшелігі, жазбаларды бірлесіп жұмыс істеу кеңістігінде белсенді құжаттармен бірге сақтауға болады. Орны бойынша жазбаларды басқару жүйесінің біраз қосымша артықшылықтары:

  • Жазбалар бар болуы мүмкін және бірнеше сайттар ішінен басқарыла алады.

  • Нұсқамен қолданылған, жазбалардың нұсқаларын сақтау автоматты түрде.

  • eDiscovery іздеуін жазбаларды және белсенді құжаттардың екеуінде де бір уақытта өткізуге болады.

  • Ұйымда жазба не болып табылатынын және жазбаны кім жасай алатынын кеңірек басқару.

Орны бойынша жазбаларды басқаруды реттеудің үш негізгі қадамы бар:

  1. Орны бойынша жазбаларды басқаруды сайттар жинағы деңгейінде белсендіру.

  2. Жазбаларды жариялау параметрлерін сайттар жинағы деңгейінде реттеу

  3. Жазбаны жариялау параметрлерін тізім немесе кітапхана деңгейінде реттеу.

    Ескерту : Элементтерді жазбалар ретінде қолмен жариялау үшін сіз тізім қатысушысы немесе әкімшісі болуыңыз керек.

Беттің жоғары бөлігі

Орны бойынша жазбаларды басқаруды сайттар жинағы деңгейінде белсендіру

Орны бойынша жазбаларды басқару жүйесін реттеудегі бірінші қадам — мүмкіндікті сайттар жинағы деңгейінде белсендіру. Бұл мүмкіндікті белсендіру таспадағы «Жазбаны жариялау/жариялауды болдырмау» пәрменін қосады.

Ескерту : Бұл тапсырманы орындау үшін сайттар жинағы әкімшісі болуыңыз керек.

  1. Ең жоғарғы сайт деңгейінде Сайттың әрекеті мәзірін басып, Сайт параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  2. Сайттар жинағын басқару тармағында Сайттар жинағының мүмкіндіктері параметрін таңдаңыз.

  3. Орны бойынша жазбаларды басқару жанында Белсендіру пәрменін таңдаңыз.

Жазбаларды жариялау параметрлерін сайттар жинағы деңгейінде реттеу

  1. Ең жоғарғы сайт деңгейінде Сайттың әрекеті мәзірін басып, Сайт параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  2. Сайттар жинағы басқару тармағында Жазбаны жариялау параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  3. Жазбаларды жариялау параметрлері бетінде, жазбалар ретінде жарияланған элементтермен істеуге болатын әрекеттерге шектеу қойғыңыз келсе, Жазбаның шектеулері бөліміндегі параметрлердің біреуін таңдаңыз.

  4. Жазба жарияланымының бар болуы бөлімінде, тізімдерде және кітапханаларда жазбаларды қолмен жариялау әдепкі бойынша қол жетімді болу керек пе, соны таңдаңыз. Әдепкі бойынша барлық орындарда жоқпараметрін таңдасаңыз, жазбаларды тек саясат немесе жұмыс процесі арқылы жариялауға болады.

  5. Жарияланым ролдері бөлімінде жазбаларды қолмен жариялау және жариялауды болдырмау мүмкіндігі бар рөлдерді таңдаңыз.

  6. ОК түймешігін басыңыз.

Жазбаны жариялау параметрлерін сайттар жинағы деңгейінде реттеу

Элементтерді қайда жазбалар ретінде жариялауға болатынын тізім немесе кітапхана үшін жазбаларды жариялауды реттеу арқылы көбірек бақылай аласыз. Тізімді немесе кітапхананы жазбаларды жариялау үшін реттегенде, тізімге немесе кітапханаға қосылғанда, элементтер автоматты түрде жазбалар ретінде жарияланатын ете аласыз.

  1. Жазбаларды жариялау параметрлерін реттеу керек тізімде немесе кітапханада таспадағы Кітапхана немесе Тізім қойындысын басыңыз.

  2. Кітапханалар үшін Кітапхана парамерлері пәрменін таңдаңыз және тізімдер үшін Тізім параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  3. «Құжаттар кітапханасы/тізім параметрлері» тармағында, Рұқсаттар мен басқару астында Жазбаларды жариялау параметрлері пәрменін таңдаңыз.

  4. Жазбаларды қолмен жариялау мүмкіндігі бөлімінде мыналарды таңдаңыз:

  5. Тізім немесе кітапхана сайттар жинағы пайдаланатын әдепкі жазбаларды жариялау параметрлерін пайдалана ма, соны,

  6. пайдаланушыларға әрқашан элементтерді тізім немесе кітапхана үшін жазбалар ретінде қолмен жариялауға рұқсат ету керек пе, соны немесе

  7. пайдаланушылар тізім немесе кітапхана ішінде жазбаларды ешқашан қолмен жариялай алмай ма, соны.

  8. Тізімге немесе кітапханаға қосылатын барлық элементтер автоматты түрде жазбалар ретінде жариялануын қаласаңыз, Автоматты түрде жариялау бөліміне белгі қойыңыз.

  9. OK түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Ескерту : Компьютер аудармасы бойынша ескерту мәтіні: Бұл мақала адам араласуынсыз, компьютерлік жүйе арқылы аударылды. Microsoft корпорациясы ағылшын тілінде сөйлемейтін пайдаланушыларға Microsoft өнімдері, қызметтері және технологиялары туралы мазмұннан жақсы әсер алу мақсатында көмектесу үшін осы компьютер аударламаларын ұсынады. Мақаланы компьютер аударғандықтан, сөздік, синтаксис немесе грамматика қателері болуы мүмкін.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×