Есепті электрондық жолмен үлестіру

Microsoft Office Access бағдарламасын Access есептерін электрондық жолмен үлестіру үшін қолдануыңызға болады. Мысалы, есепті жылдам экспорттап және электрондық пошта хабары тіркемесі ретінде жіберу үшін «Microsoft Office түймешігі» мәзіріндегі Электрондық пошта пәрменін пайдалануыңызға болады. Болмаса, есепті файл ретінде экспорттауыңызға және кейін файлды бірнеше басқа жолмен үлестіруіңізге болады. Электрондық тарату әдістерін қолдану арқылы осы ақпаратты қажет ететіндерге шапшаң жібере аласыз. Сонымен қатар, файлдарды есептердің сақтық көшірмелерін және мұрағаттарын жасау үшін қолдануыңызға болады және есептердің көшірмесін жасау қажетсіз болған жағдайларда қағаз жұмсалуын төмендетуіңізге болады.

Бұл бөлім есепті экспорттау үшін қолдануыңызға болатын әртүрлі файл пішімдері туралы баяндап, алушыларға экспортталған есепті үлестіру үшін қолдана алатын әртүрлі әдістерді талқылайды.

Не істегіңіз келеді?

Есепті экспорттауыңызға болатын файл пішімдері туралы түсінік

Есепті электрондық пошта пәрменін қолдану арқылы үлестіру

Есепті басқа әдістер қолдану арқылы үлестіру

Есепті экспорттауыңызға болатын файл пішімдері туралы түсінік

Есепті әртүрлі файл пішімдеріне экспорттауыңызға болады. Дегенмен, файл пішімдерінің барлығы бірдей түпнұсқа есептің орналасуы және пішімделуін қолдамайды. Мысалы, егер есепті HTML файлы (*.htm немесе *.html), RTF файлы (*.rtf) немесе мәтіндік файл (*.txt) ретінде экспорттайтын болса, нәтижедегі файл түпнұсқа файлда болған сызбалықтар, түстер, сызықтар немесе жиектер сияқты көрнекі элементтердің барлығын қамтымайды. Дегенмен, белгілі бір файл пішімдері түпнұсқа есептің орналасу және пішімделуін сақтайды. Бұл пішімдерге сурет пішімі (*.snp), PDF пішімі (*.pdf) және XML пішімі (*.xps) жатады. Бұл бөлім аталған үш файл пішімін қолдану туралы баяндайды.

Келесі кесте есепті экспорттаудың барлық пішімдерін және өзіңіз бен алушыларыңыз нәтижедегі файлдарды ашу үшін қолданатын бағдарламаларды қарастырады.

Пішім

Файл кеңейтімі(дері)

Файлды ашу үшін қолданылатын бағдарламалар

HTML

*.htm; *.html

Microsoft Internet Explorer сияқты Интернет шолғыштары.

PDF

*.pdf

Үшінші жақтан қотарылатын тегін PDF оқығыштары.

RTF пішіміндегі мәтін

*.rtf

Microsoft Office Word және WordPad сияқты мәтіндік өңдеушілер.

Сурет

*.snp

Microsoft Snapshot Viewer бағдарламасы Microsoft қотару орталығынан қатынаулы. Қосымша ақпарат тармағындағы тегін қотару сілтемесін табыңыз

Мәтін

*.txt

Microsoft Office Word және NotePad сияқты мәтіндік өңдеушілер.

XPS

*.xps

  • Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 немесе Microsoft Windows XP бағдарламасы    Microsoft XML Paper Specification Viewer бағдарламасы Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack бумасын қотару арқылы қатынаулы болады. Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack бумасы туралы қосымша ақпарат алу үшін Қосымша ақпарат бөлімінен сілтемелерді қараңыз.

  • Windows Vista жүйесінде    Microsoft Internet Explorer 7.0 немесе кейінгі нұсқа

Ескерту : PDF пішімі (*.pdf) және XPS пішімі (*.xps) параметрлері қондырмалар орнатылғаннан кейін қатынаулы болады. Аталған файл пішімдерді қолдау бойынша қосымша ақпаратты Қараңыз тармағынан алыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есепті электрондық пошта пәрменін қолдану арқылы үлестіру

Office Access 2007 ішінде есепті үлестірудің ең жылдам жолдарының бірі Microsoft Office түймешігі мәзіріндегі Электрондық пошта пәрменін қолдану арқылы жүзеге асады. Тек бірнеше рет қана тінтуірмен нұқыған кезде Access бағдарламасы есепті қалаған файл пішіміне экспорттайды және кейін тіркелген файл бар жаңа электрондық пошта хабарын жасайды.

  1. Шарлау аумағында электрондық пошта хабарымен жібергіңіз келетін есепті таңдаңыз.

  2. Microsoft Office түймешігі Түймешік суреті түймешігін, одан соң Электрондық пошта түймешігін басыңыз.

  3. Нысанды жіберу тілқатысу терезесінен қолданғыңыз келетін шығу пішімін таңдаңыз, одан соң OK түймешігін басыңыз. Сурет пішімі (*.snp), PDF пішімі (*.pdf) және XPS пішімі (*.xps) түпнұсқа есептің орналасуы мен пішімделуін қолдайтын бірден-бір параметр болып табылады.

    Office Outlook 2007 бағдарламасы белгіленген файл тіркемесі бар жаңа электрондық пошта хабарын ашады.

  4. Алушылар электрондық пошта мекенжайларын Кімге жолағына енгізіңіз, Тақырып жолағына тақырыпты және хабарды хабар аймағына теріңіз.

    Кеңес : Әдепкіде, осы жолмен жіберілген файл компьютеріңізде сақталмайды. Егер компьютеріңізге файл көшірмесін сақтағыңыз келсе, Тіркелген жолағындағы тіркемені тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, одан соң мәтінмәндік мәзірдегі Басқаша сақтау пәрменін таңдаңыз.

  5. Жіберу пәрменін таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есепті басқа әдістер қолдану арқылы үлестіру

Егер есепті үлестіру үшін Электрондық пошта пәрменін қолданғыңыз келмесе, алдымен есепті файл пішіміне экспорттап, одан соң оны басқа файлдармен жұмыс істейтін әдіспен үлестіріңіз. Мысалы, файлды ықшам диск, алмалы диск немесе USB дискісі сияқты тасымалды арқауға көшіруіңізге болады, одан соң оларды алушыларға үлестіре аласыз. Балама ретінде, файлды ортақ қалтаға немесе Microsoft Windows SharePoint Services торабындағы құжаттар кітапханасына көшіруіңіз мүмкін, одан соң алушыларға файлдың орналасуын айтуыңызға болады.

Келесі тармақ есепті қалаған әдіспен үлестіруге мүмкіндік беретін суреттік файл (*.snp), PDF (*.pdf) немесе XML файлы (*.xps).

Есепті суреттік файл ретінде экспорттау

Суреттік файлды қарап шығу үшін Microsoft Snapshot Viewer бағдарламасы өзіңіз және алушылар компьютерінде орнатылған болуы керек. Access бағдарламасының бұрынғы нұсқаларында Snapshot Viewer бағдарламасы Access бағдарламасымен бірге орнатылған. Алайда, Snapshot Viewer Office Access 2007 ішінде орнатылмаған. Суреттік файлды қарап шығу үшін тегін Microsoft Snapshot Viewer бағдарламасын Microsoft қотару орталығынан қотарып алып және орнатуыңыз керек. Office Access 2007 лицензиясы Snapshot Viewer бағдарламасынан қотару талап етілмейтіндіктен, өз компьютерлерінде орнатылған Access 2007 жоқ пайдаланушылар Snapshot Viewer бағдарламасын қотарып алып, жасаған сурет файлдарын қолдана алады. Қараңыз тармағындағы қотару үшін сілтемені табыңыз

  1. Шарлау аумағынан экспорттағыңыз келетін есепті нұқыңыз.

  2. Сыртқы дерек қойындысының Экспорттау тобынан Қосымша түймешігін басып, одан кейін Snapshot Viewer түймешігін басыңыз.

  3. Сурет қарап шығу құралына экспорттау шеберінің бірінші бетінде файл атауын Файл атауы жолағына теріңіз немесе файлды сақтау үшін басқа орынға шолу жасау үшін Шолу пәрменін таңдаңыз.

  4. Егер суретті ол жасалған соң, дереу қарап шыққыңыз келсе, Экспорттау параметрлерін белгілеу астынан Экспорттау әрекеті орындалған соң арнайы файлды ашу құсбелгісін таңдаңыз.

  5. OK түймешігін басыңыз.

    Егер белгіленген қалта ішінде бірдей атауы бар файл әлдеқашан болса, Access бар файлды ауыстыруды немесе жаңа атау енгізуді сұрайды. Файлды ауыстыру үшін Иә түймешігін немесе басқа файл атауын енгізу үшін Жоқ түймешігін басыңыз.

    Access сурет файлын жасайды. Егер Access бағдарламасының тағайындалған файлды ашуын таңдасаңыз және Snapshot Viewer бағдарламасы компьютеріңізде орнатылған болса, бағдарлама іске қосылып, сурет файлын көрсетеді. Егер Snapshot Viewer бағдарламасы компьютеріңізде орнатылмаған болса, ешбір хабар шықпайды және сурет файлы бейнеленбейді. Дегенмен, оны басқа пайдаланушыларға үлестіруіңізге болады.

  6. Орындалған әрекетті кейінірек қайталай алатындай етіп, оның қадамдарын сақтау үшін Экспорттау қадамдарын сақтау құсбелгісін таңдаңыз және қадамдар үшін атау және сипаттама теріңіз. Алдағы уақытта экспорттау әрекеттерін реттеуге мүмкіндік беретін Outlook тапсырмасын жасау үшін Outlook тапсырмасын жасау құсбелгісін таңдаңыз.

    Импорттау және экспорттау әрекеттері туралы қосымша ақпаратты Қараңыз бөлімінен алыңыз.

Есепті *.pdf немесе *.xps файлы ретінде экспорттау

Есепті *.pdf немесе *.xps пішім файлына экспорттаудан бұрын алдымен қондырмаларды орнатуыңыз керек. Басқа файл пішімдерін, мысалы *.pdf және *.xps, қолдау туралы қосымша ақпарат алу үшін осы бөлімнің Қараңыз тармағындағы сілтемелерді таңдаңыз.

Қондырмалар орнатылған соң, есепті *.pdf немесе *.xps файлы ретінде экспорттау үшін төмендегі іс рәсімін орындаңыз:

  1. Шарлау аумағынан экспорттағыңыз келетін есепті нұқыңыз.

  2. Сыртқы дерек қойындысындағы Экспорттау тобынан PDF немесе XPS түймешігін басыңыз.

  3. PDF немесе XPS ретінде жариялау тілқатысу терезесіне Басқаша сақтау түрі жолағына ішінен есепті экспорттағыңыз келетін файл түрін таңдаңыз.

  4. Есептің сақталған атауын өзгерту үшін жаңа файл атауын Файл атауы жолағына теріңіз.

  5. Есеп экспортталған соң, оны дереу ашу үшін Файлды жариялаған соң ашу құсбелгісін таңдаңыз. Егер файл түрін аша алатын бағдарлама компьютеріңізде орнатылмаған болса, бұл параметр қатынаулы емес болады.

  6. Оңтайландыру астындағы төмендегілердің біреуін орындаңыз:

    • Есепті үлкенірек, жоғары ажыратылымды файл (басып шығару үшін ұсынылған) етіп оңтайландыру үшін Стандартты түймешігін басыңыз.

    • Есепті, төмен ажыратылымды файл (қосылған күйде басып шығару үшін ұсынылған) етіп оңтайландыру үшін Барынша қысқартылған өлшем түймешігін басыңыз.

  7. Жариялау пәрменін басыңыз.

    Access бағдарламасы *.pdf немесе *.xps файлын жасайды. Егер файл жарияланған соң, Access бағдарламасы оны ашуын қаласаңыз, сәйкес бағдарлама іске қосылады және файлды бейнелейді.

  8. Орындалған әрекетті кейінірек қайталай алатындай етіп, оның қадамдарын сақтау үшін Экспорттау қадамдарын сақтау құсбелгісін нұқыңыз және қадамдар үшін атау және сипаттама теріңіз. Алдағы уақытта экспорттау әрекеттерін реттеуге мүмкіндік беретін Outlook тапсырмасын жасау үшін Outlook тапсырмасын жасау құсбелгісін таңдаңыз.

    Импорттау және экспорттау әрекеттері туралы қосымша ақпаратты Қараңыз бөлімінен алыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×