Есептерге кіріспе

Дерекқорды пайдаланғанда, деректерді қарап шығу, пішімдеу және жиындарды есептеу үшін, әдетте есептерді пайдаланасыз. Мысалы, барлық контактілердің телефон нөмірлерін көрсету үшін, тізім түріндегі есеп жасау немесе компанияның әр түрлі аймақтар мен уақыт кезеңдерінде болған сатылымдарын қорытындылау үшін жиынтық есеп жасау керек болуы мүмкін.

Бұл мақала Microsoft Access 2010 бағдарламасындағы есептерді шолады және жаңа және өзгертілген мүмкіндіктерді таныстырады. Сонымен қатар, бұл мақала есеп жасау, сұрыптау, топтау және деректердің жиынтығын есептеу жолдарын, сонымен қатар, есепті алдын ала қарап шығу және басып шығару жолдарын түсіндіреді.

Дерекқорда жақсы құрастырылған кесте құрылымы мен қатынастар болса, мағыналы есептерді жасау оңай деп табасыз. Дерекқор жоспарлау және құрастыру туралы кіріспені Дерекқор жасақтау негіздері мақаласынан қараңыз.

Бұл мақалада:

Шолу

Клиент есептері веб-есептеріне қарсы

Есеп бөліктері

Жаңалықтар

Жаңа есеп жасау

1-қадам: жазба көзін таңдау

2-қадам: есеп құралын таңдау

Вебпен сыйысымды есептер

Клиент есептері

3-қадам: тізім жасау

Топтау, сұрыптау немесе қорытындылар

Шартты пішімдеуді пайдаланып мәндерді ерекшелеу

Тақырыптармен кәсіби көрініс алу

Суреттер қосу

Сурет қосу

Өң суретін қосу

Есепті алдын ала қарау және басып шығару

Есепті қарап алу

Есеп хатты басып шығару

Шолу

Есеп – деректерді көрсету және олардың жиынтығын есептеу үшін пайдаланатын дерекқор нысаны. Есептер басып шығарылу, PDF файлынан XPS файлына түрлену немесе басқа файл пішімдеріне экспорттау арқылы деректердің суреттерін тарату немесе мұрағаттау жолын береді.

«Алдын ала қарап алу» терезесіндегі қызметші есебі

Есептер көптеген жазбалар арқылы жеке жазбалар, жиынтықтар немесе екеуін де береді. Access есептері хат алмасу немесе басқа да мақсаттар үшін жапсырмалар жасау мақсатында да пайдаланылады.

Деректерді көрсетпейтін «шекаралас емес» есептер жасау мүмкін, бірақ осы мақала мақсаттары үшін, есеп кесте немесе сұрау сияқты деректер көзімен шекаралас деп есептейміз.

Клиент есептері веб-есептеріне қарсы

Access 2010 бағдарламасы Access дерекқорын Access Services қызметін жұмыс істететін SharePoint серверіне жариялау арқылы «Веб-дерекқор» жасауға мүмкіндік беретін жаңа мүмкіндікті береді. Веб-дерекқор жасағанда, Access есептері SQL Server Reporting Services қызметін пайдалану арқылы шолғышта көрсетіледі. Бұл сөйлесу шолғышта көрсетілетін есепте пайдаланылатын мүмкіндіктерге кейбір шектеулер қояды. Дегенмен, шолғышта көрсетілген есепке қатысыңыз жоқ болса, Access есеп құрастырғышы беретін мүмкіндіктердің толық жиынтығын пайдалана аласыз.

Есеп бөліктері

Access бағдарламасында есеп жасақтамасы бөлімдерге бөлінеді. Клиент дерекқорында есеп бөлімдерін жасақтама көрінісінде қарап шыға аласыз. Орналасу көрінісінде бөлімдер анық көрінбейді, бірақ олар сонда болады, ал оларды Бөлектеу тобындағы Пішім қойындысынан қалқымалы тізімді пайдаланып бөлектеуге болады. Пайдалы есептер жасау үшін, әр бөлімнің қалай жұмыс істейтінін түсінуіңіз керек. Мысалы, есептелген басқару элементін қоятын бөлім есептелген Access нәтижелерін анықтайды. Төмендегі тізім – бөлім түрлері мен олардың қолданылуы туралы жиынтық:

  • Есептің үстіңгі деректемесі   Бұл бөлім есептің басында бір рет қана басылады. Негізінде, мұқаба бетте орналасатын мекеме ені, тақырып немесе күн сияқты ақпарат үшін есептің үстіңгі деректемесін пайдаланыңыз. Есептің үстіңгі деректемесіндегі «Қосынды» статистикалық функциясын пайдаланатын есептелетін басқару элементін орналастырған кезде, қосынды функциясы бүкіл есеп үшін есептеледі. Есептің үстіңгі деректемесі беттің үстіңгі деректемесінің алдында басып шығарылады.

  • Беттің үстіңгі деректемесі   Бұл бөлім әрбір беттің жоғары бөлігінде басылады. Мысалы,әрбір бетте есеп тақырыбын қайталау үшін беттің үстіңгі деректемесін пайдаланыңыз.

  • Топтың үстіңгі деректемесі   Бұл бөлім жазбалардың әрбір жаңа тобының басында басылады. Топтың үстіңгі деректемесін топ атауын басып шығару үшін пайдаланыңыз. Мысалы, өнім бойынша топтастырылған есепте, өнім атауын басып шығару үшін топтың үстіңгі деректемесін пайдаланыңыз. Топтың үстіңгі деректемесіндегі «Қосынды» статистикалық функциясын пайдаланатын есептелетін басқару элементін орналастырған кезде, қосынды функциясы ағымдағы топ үшін есептеледі. Есепте көптеген топтың үстіңгі деректемелері бөлімдері бола алады, ол қанша топтық деңгейлер қосқаныңызға тәуелді. Топтың үстіңгі және төменгі деректемелерін жасау туралы қосымша ақпаратты Топтау, сұрыптау немесе қорытындылар қосу бөлімінен қараңыз.

  • Мәліметтер   Бұл бөлім жазбалар көзінің әрбір жолы үшін бір рет басылады. Есептің негізгі мәтінін құрайтын басқару элементтерін бұл бөлімде орналастырасыз.

  • Топтың төменгі деректемесі   Бұл бөлім жазбалардың әрбір тобының соңында басылады. Топтың төменгі деректемесін топтың жиынтық ақпаратын басып шығару үшін пайдаланыңыз. Есепте көптеген топтың төменгі деректемелері бөлімдері бола алады, ол қанша топтық деңгейлер қосқаныңызға тәуелді.

  • Беттің төменгі деректемесі   Бұл бөлім әрбір беттің соңында басылады. Бет нөмірлерін немесе әр беттегі ақпаратты басып шығару үшін топтың төменгі деректемесін пайдаланыңыз.

  • Есептің төменгі деректемесі   Бұл бөлім есептің соңында бір рет қана басылады. Есеп нәтижелерін немесе бүкіл есепке арналған басқа жиынтық ақпаратты басып шығару үшін есептің төменгі деректемесін пайдаланыңыз.

Ескерту :  Құрастырушы көрінісінде, есептің төменгі деректемесі беттің төменгі деректемесінің астында көрсетіледі. Алайда, барлық басқа көріністерде (Мысалы, орналасу көрінісі немесе есепті алдын ала қарап алу көрінісінде тексерілген не басылған кезде) есептің төменгі деректемесі беттің төменгі деректемесінің үстінде , яғни соңғы топтың төменгі деректемесінен немесе соңғы беттің деректер жолынан кейін орналасады.

Беттің жоғарғы жағы

Жаңалықтар

Access 2010 бағдарламасында есепті жасау барысы Access 2010 бағдарламасында есеп жасауға өте ұқсас. Дегенмен, Access 2010 бағдарламасында кестелерге қатысты бірнеше жаңа мүмкіндіктер бар:

  • Ортақ суреттер жиынтығы.    Access 2010 бағдарламасында енді дерекқорға сурет тіркеп, сол суретті көптеген нысандар бойынша пайдалануға болады. Жалғыз суретті жаңартқанда, оны толық дерекқор пайдаланылатын кез келген жерде жаңартады.

  • Office тақырыптары.    Access 2010 бағдарламасында енді стандартты Microsoft Office тақырыптарын кәсіби құрастырылған қаріптер мен түстерді барлық Access пішіндері мен есептеріне бірден қолдану үшін пайдалануға болады.

  • Қосымша қуатты шартты пішімдеу.    Access 2010 бағдарламасында есептегі деректерді ерекшелеуге арналған қосымша керемет құралдар бар. Әр басқару элементі немесе басқару элементтері тобы үшін 50 шартты пішімдеуге дейін қосуға болады, ал клиент есептеріне деректерді жазбалар бойынша салыстыру мақсатында деректер жолдарын қосуға болады.

  • Қосымша икемді орналасулар.    Access 2010 бағдарламасында, есептерге арналған әдепкі жасақтама әдісі – басқару элементтерін орналасуларға қою. Бұл торлар басқару элементтерін оңай туралауға және өлшеуге көмектеседі және олар шолғышта көрсетілетін кез келген есептер үшін қажет. Access 2010 бағдарламасындағы орналасулар жаңа болмаса да, басқару элементтерін жылжыту, туралау және өлшемін өзгерту жолдарында өзгерістер бар.Қосымша ақпаратты Пішін және есеп орналасуларына кіріспе бейнесінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жаңа есеп жасау

1-қадам: жазба көзін таңдау

Есептің жазба көзі кесте, аты бар сұрау, немесе ендірілген сұрау бола алады. Жазба көзінде есепте көрсетілетін деректердің барлық жолдары мен бағандары болуы керек.

  • Қажет деректер бұрыннан бар кестеде немесе сұрауда болса, кестені немесе сұрауды шарлау аумағынан таңдап, 2-қадам: есеп құралын таңдау бөліміне жалғастырыңыз.

  • Жазба көзі әлі де болмаса, төмендегі әрекеттердің бірін орындаңыз:

Кестелер мен сұраулар жасау туралы қосымша ақпаратты Кестелерге кіріспе немесе Сұрауларға кіріспе бөлімдерінен қараңыз.

Жазба көздерін жасау және таңдау туралы қосымша ақпаратты Есептің жазба көзін орнату бөлімінен қараңыз.

2-қадам: есеп құралын таңдау

Есеп құралдары таспаның Жасау қойындысындағы Есептер тобында орналасқан. Төмендегі кестеде әр құралдың не істейтіні туралы қысқаша сипатталған:

Вебпен сыйысымды есептер

Осы құралдарды пайдаланып жасалған есептер Access Services қызметіне жариялау мүмкіндігімен сыйысымды және шолғышта көрсетіледі. Вебпен сыйысымды нысандар нысан белгішесіндегі глобуспен көрсетілетініне назар аударыңыз.

Түймешік суреті

Құрал

Сипаттама

Түймешік суреті

Есеп

Жазба көзінің құрамында шарлау аумағында таңдалған барлық өрістер бар қарапайым және кестелік есеп жасайды.

Түймешік суреті

Бос есеп

Бос есепті орналасу көрінісінде ашады және өрістер тізімі тапсырмасын көрсетеді. Өрістерді өрістер тізімі тапсырмасынан есепке апарғанда, Access жазба көзі сұрауын жасайды.

Access Services қызметіне жариялау мүмкіндігі туралы қосымша ақпаратты Вебте ортақ пайдаланылатын Access дерекқорын жасау мақаласынан қараңыз.

Клиент есептері

Осы құралдарды пайдаланып жасалған есептер Access Services қызметіне жариялау мүмкіндігімен сыйысымды емес. Веб-дерекқорға клиент жазбаларын қосу әрекеті дерекқорды жариялаудың алдын алмайды, бірақ клиент есептері шолғышта қол жетімді болмайды. Дегенмен, дерекқор Access бағдарламасында ашық болған кезде клиент есебін пайдалана аласыз.

Түймешік суреті

Құрал

Сипаттама

Түймешік суреті

Есеп

Жазба көзінің құрамында шарлау аумағында таңдалған барлық өрістер бар қарапайым және кестелік есеп жасайды.

Түймешік суреті

Есеп жасақтамасы

Жасақтама көрінісінде қажет өрістер мен басқару элементтерін қосуға болатын бос есепті ашады.

Түймешік суреті

Бос есеп

Бос есепті орналасу көрінісінде ашады және өрістер тізімі тапсырмасын көрсетеді. Өрістерді өрістер тізімінен есепке апарғанда, Access бағдарламасы ендірілген сұрау жасап, оны есептің жазба көрінісі сипатына сақтайды.

Түймешік суреті

Есеп шебері

Өрістерді, топтау/сұрыптау деңгейлерін және орналасу параметрлерін көп қадамды шеберді көрсетеді. Шебер сіз жасайтын таңдаулар негізінде есеп жасайды.

Түймешік суреті

Жапсырмалар

Стандартты немесе теңшелетін өлшемдерді таңдауға, сонымен қатар көрсетілетін өрістерді және оларды сұрыптау жолын таңдайтын шеберді көрсетеді. Шебер сіз жасайтын таңдаулар негізінде жапсырма есебін жасайды.


3-қадам: тізім жасау

  1. Пайдаланылатын құралдың төменгі жағын басыңыз. Егер шебер пайда болса, шебердегі қадамдарды орындап, соңғы беттегі Аяқтау түймешігін басыңыз.

    Access бағдарламасы есепті орналасу көрінісінде көрсетеді.

  2. Есепті өзіңізге ұнайтындай көрінгенше пішімдеңіз:

    • Өрістер мен жапсырмалар өлшемін оларды таңдап, жиектерін қалаған өлшемге келгенше сүйреу арқылы өзгертіңіз.

    • Өрісті (және бар болса оның жапсырмасын) таңдап, оны жаңа орынға апару арқылы жылжытыңыз.

    • Өрісті тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, торларды біріктіру және бөлу, өрістерді жою немесе таңдау және басқа пішімдеу тапсырмаларын орындау үшін, мәтінмәндік мәзірдегі пәрмендерді пайдаланыңыз.

      Сонымен қатар, есепті тартымдырақ және оқуға ыңғайлы ету үшін, төмендегі бөлімдерде сипатталған мүмкіндіктерді пайдалануға болады.

Беттің жоғарғы жағы

Топтау, сұрыптау немесе қорытындылар

Есепке топтау, сұрыптау және қорытындылар қосудың ең жылдам жолы – топ, сұрып немесе қорытынды қосылатын өрісті тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, мәтінмәндік мәзірден қалаған пәрменді таңдаңыз.

Есеп орналасу көрінісінде немесе жасақтама көрінісінде ашық болғанда «Топтау», «Сұрыптау» және «Қорытынды» аумақтарын пайдаланып топтауға, сұрыптауға және қорытындыларды есептеуге болады:

  1. Топтау, сұрыптау, және қорытындылау аумақтары бұрыннан ашық болмаса, Топтау және құралдар тобындағы Жасақтама қойындысынан Топтау және сұрыптау параметрін таңдаңыз.

  2. Топ қосу немесе Сұрып қосу түймешіктерін басып, топталатын немесе сұрыпталатын өрісті таңдаңыз.

  3. Қосымша параметрлер орнату және қорытындылар қосу үшін, топтау немесе сұрыптау жолындағы Қосымша түймешігін басыңыз.

Топтау, сұрыптау және қорытындылар туралы қосымша мәліметті Топталған немесе жиынтық есеп жасау мақаласынан қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Шартты пішімдеуді пайдаланып мәндерді ерекшелеу

Access 2010 бағдарламасында есептегі деректерді ерекшелеуге арналған қосымша керемет құралдар бар. Әр басқару элементі немесе басқару элементтері тобы үшін 50 шартты пішімдеуге дейін қосуға болады, ал клиент есептеріне деректерді жазбалар бойынша салыстыру мақсатында деректер жолдарын қосуға болады.

Шартты пішімдеу қосу үшін:

  1. Шарлау аумағында тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, Орналасу көрінісі параметрін таңдаңыз да, пішінді орналасу көрінісінде ашыңыз.

  2. Шартты пішімдеуді қолданатын барлық басқару элементтерін таңдаңыз. Бірнеше басқару элементтерін таңдау үшін, SHIFT немесе CTRL пернелерін басып тұрып, қажет басқару элементтерін басыңыз.

  3. Пішім қойындысындағы Пішімдеуді басқару тобынан Шартты пішімдеу түймешігін басыңыз.

    Access бағдарламасы Шартты пішімдеу ережелерінің менеджері тілқатысу терезесін ашады.

  4. Шартты пішімдеу ережелерінің менеджері тілқатысу терезесінде Жаңа ереже түймешігін таңдаңыз.

  5. Жаңа пішімдеу ережесі тілқатысу терезесіндегі Ереже түрін таңдаңыз параметрінің астындағы мәнді таңдаңыз:

    • Әр жазба үшін жекелеп бағаланған ережені жасау үшін, Ағымдағы жазбадағы мәндерді тексеріңіз немесе өрнекті пайдаланыңыз параметрін таңдаңыз.

    • Деректер жолақтарын пайдаланып есептерді бір-бірімен салыстыратын ережені жасау үшін, Басқа жазбалармен салыстыру параметрін таңдаңыз.

Ескерту : Басқа жазбалармен салыстыру параметрі веб-дерекқорларда қол жетімді.


  1. Ереже сипаттамасын өңдеу параметрі астында пішімдеу қолданылатын кезді анықтайтын ережені, сонымен қатар, ереже шарты сәйкес болғанда қажет пішімдеу түрін көрсетіңіз.

  2. Шартты пішімдеу ережелерінің менеджері тілқатысу терезесіне оралу үшін, Жарайды түймешігін басыңыз.

  3. Осы басқару элементіне немесе басқару элементтері жиынтығына қосымша ереже жасау үшін, осы іс-рәсімін 4-қадамнан бастап қайталаңыз. Тілқатысу терезесін жабу үшін, Жарайды түймешігін басыңыз.

Есепке шартты пішімдеу қосу туралы қосымша мәліметті Шартты пішімдеуді есептерге пайдалану бейнесінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Тақырыптармен кәсіби көрініс алу

Енді Office 2010 тақырыптарын Access дерекқорына қолдансаңыз, ол барлық Office құжаттарында сәйкес мәнер жасауға көмектеседі.

Маңызды :  Office тақырыбын, қарпін немесе түсін таңдасаңыз, ол дерекқордағы барлық пішіндер мен есептерге (тек жұмыс істеп жатқан дерекқордағы ғана емес) қолданылады.

  1. Есепті орналасу көрінісінде тінтуірдің оң жақ түймешігімен шарлау аумағын нұқып, Орналасу көрінісі түймешігін басу арқылы ашыңыз.

  2. Тақырыптар тобындағы Жасақтама қойындысынан қажет тақырыпты, түсті және қаріпті таңдаңыз:

    Ribbon image

    • Түстер мен қаріптерді алдын ала құрастырылған схемаға бір уақытта орналастыру үшін, Тақырып жиынтығын пайдаланыңыз.

    • Түстерді немесе қаріптерді жекелеп орналастыру үшін, Түстер немесе Қаріптер жиынтықтарын пайдаланыңыз.


Office тақырыптарын пайдалану туралы қосымша ақпаратты Access пішіндері мен есептерін Office тақырыптарымен сәйкесірек және тартымдырақ етіңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Суреттер қосу

Әдетте Access бағдарламасында суреттер пішіндердегі немесе есептердегі жеке суреттерді басқару элементтерімен шектелген. Көптеген пішіндер мен есептер үшін қолданылған жалпы пайдаланылатын суретті өзгерту үшін, әр суретті қолдап өңдеу керек. Дегенмен, Access 2010 бағдарламасында енді суретті дерекқорға бір рет тіркеп, сол суретті көптеген нысандарға пайдалануға болады. Жалғыз суретті жаңартқанда, оны толық дерекқор пайдаланылатын кез келген жерде жаңартады. Бұл дерекқорларда пайдаланылатын мекеме ені немесе өң суреттері сияқты нәрселер үшін өте пайдалы.

Сурет қосу

  1. Шарлау аумағында сурет қосылатын есепті тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Орналасу көрінісі түймешігін басыңыз.

  2. Сурет қосылатын есепті таңдаңыз.

  3. Құрастырушы қойындысының Басқару элементтер тобындағы Сурет кірістіру түймешігін басыңыз.

  4. Төмендегі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Бар суретті пайдалану   Қажет сурет жиынтықта бұрыннан бар болса, оны есепке қосу үшін басыңыз.

    • Жаңа сурет кері қотару   Жиынтықтың төменгі жағындағы Шолу түймешігін басыңыз. Сурет кірістіру тілқатысу терезесінде пайдаланылатын суретке жылжып, Ашу түймешігін басыңыз.

      Access бағдарламасы бөлектелген суретті есепке қосады.

Өң суретін қосу

Ескерту :  Өң суреттерін вебпен сыйысымды есептерге қосу мүмкін емес.

  1. Шарлау аумағында өң суреті қосылатын есепті тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Орналасу көрінісі түймешігін басыңыз.

  2. Пішім қойындысының Өң тобындағы Өң суреті түймешігін басыңыз.

  3. Төмендегі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Бар суретті пайдалану   Қажет сурет жиынтықта бұрыннан бар болса, оны есепке қосу үшін басыңыз.

    • Жаңа сурет кері қотару   Жиынтықтың төменгі жағындағы Шолу түймешігін басыңыз. Сурет кірістіру тілқатысу терезесінде пайдаланылатын суретке жылжып, Ашу түймешігін басыңыз.

      Access бағдарламасы бөлектелген суретті есепке қосады.

Беттің жоғарғы жағы

Есепті алдын ала қарау және басып шығару

Есепті қарап алу

  1. Алдын ала қаралатын есепті ашыңыз немесе шарлау аумағынан таңдаңыз.

  2. Файл қойындысынан Басып шығару түймешігін басып, Алдын ала қарап алу параметрін таңдаңыз.

    Access бағдарламасы есепті «Алдын ала қарап алу» терезесінде ашады. Алдын ала қарап алу қойындысындағы пәрмендерді төмендегілердің біреуін істеу үшін пайдалануға болады:

    • Есепті басып шығару;

    • Бет өлшемі немесе орналасуды реттеу;

    • Бірнеше бетті бір уақытта ірілеңіз немесе кішілеңіз;

    • Есептегі деректерді жаңартыңыз;

    • Есепті басқа пішімдегі файлға экспорттаңыз.

  3. Дерекқор жұмыс кеңістігіне оралу үшін, Алдын ала қарап алу қойындысындағы Алдын ала қарауды жабу тобынан Алдын ала қарап алуды жабу түймешігін таңдаңыз.

Есеп хатты басып шығару

Алдын ала қарап алу терезесінен басып шығаруға қоса, есепті алдын ала қарап алусыз да басып шығаруға болады:

  1. Алдын ала қаралатын есепті ашыңыз немесе шарлау аумағынан таңдаңыз.

  2. Файл қойындысында Басып шығару түймешігін басыңыз.

    • Есепті әдепкі басып шығарғышқа басып шығару параметрлерін орнатусыз тікелей жіберу үшін, Жылдам басып шығару түймешігін басыңыз.

    • Басып шығарғышты таңдай алатын жердегі тілқатысу терезесін ашу үшін, көшірмелер санын көрсетіңіз және т.б. әрекеттерді орындап, Басып шығару түймешігін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×