Ережелерді пайдаланып электрондық пошта хабарларын басқару

Ережелерді пайдаланып электрондық пошта хабарларын басқару

Ереже — кіріс немесе шығыс хабарларында Microsoft Outlook бағдарламасы автоматты түрде іске қосатын, көрсетілген шарттарға негізделген әрекет.

Outlook Web App бағдарламасын ненің орнына пайдалануға болады? Outlook жұмыс үстелі бағдарламасымен де жұмыс істейтін ережелерді жасау және басқару жайлы ақпарат алу үшін Кіріс пошта ережелері мақаласын оқыңыз.

Бұл мақалада келесі мәселе айтылады

Ережелер хабарларды басқаруда қалай көмектеседі

Ереже жасау

Ережелерді импорттау немесе экспорттау

Ережені жою

Ережелерді қолмен орындау

Серверге негізделген ережелерді тек клиенттік ережелермен салыстыру

Ережелерді басқа Outlook элементтеріне қолдану

Хабарларды ұйымыңыздан тыс қайта жіберу

Ережелер хабарларды басқаруға қалай көмектеседі

Ережелер, ұқсас хабарлар келген кезде, бірдей әрекеттің қабылдануын немесе қолмен толтыруды азайтуға көмектеседі. Жылдам әрекеттерге қарағанда, ережелер әрдайым қосулы және автоматты түрде іске қосылады. Мысалы, хабар белгілі адамнан келген болса, автоматты түрде тағайындалған қалтаға жылжытылады.

«Ережелер шебері» хабарларды басқару үшін ережелер құрастыруға көмектеседі. Ережелер ұйымдастыру және хабарландыру   екі санатының біріне жатады.

Outlook ережелер шебері

«Ережелер шебері» ең жиі қолданылатын ережелердің үлгілерін қамтиды, олар келесідей:

  • Ұйымшылдық    Бұл ережелер хабарларды сақтап, орындалуын тексереді. Мысалы, Нұрсейітов Асланбек сияқты белгілі бір жіберушіден келген, орындауға жалауша қойылған, Тақырып жолағында "сату" сөзімен санатталған, Асланбектің Сатуы деп аталатын қалтаға жылжытылған хабарлар үшін ереже жасай аласыз.

  • Ақпараттылық    Кейбір жағдайларда белгілі бір хабар алғанда ескертетін ережелер. Мысалы, отбасы мүшесінен хабар алған кезде, мобилді құрылғыға автоматты түрде хабар жіберетін ереже жасай аласыз.

  • Бос ережеден бастау    Бұл ережелер ереже үлгілерінің құралдарын пайдаланбай, толығымен реттелетін ережелер.

Беттің жоғары бөлігі

Ереже жасау

Outlook жалпы сценарийлер үшін үлгілерді қамтиды. Осы ереже үлгілерін пайдаланыңыз немесе жеке жалпы ережелеріңіздің үлгісін жасаңыз.

Outlook бағдарламасының ереже үлгілерін пайдалану

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Ережелер мен ескертулер диалогтық терезесіндегі Электрондық пошта ережелері қойындысында Жаңа ереже түймешігін басыңыз.

  4. 1-қадам: Үлгіні таңдау, Ұйымшылдық немесе Ақпараттылық үлгілер жинағынан қалаған үлгіні таңдаңыз.

  5. 2-қадам: Ереже сипаттамасын өңдеу параметрінің астында, асты сызылған мәнді басыңыз. Мысалы, егер адамдар немесе жалпы топ сілтемесін басқанда, «Мекенжай кітабы» ашылады.

  6. Келесі параметрін басыңыз.

  7. 1-қадам. Шарттарды таңдаңыз астынан ереже қолданылатын хабарлардың шарттарын таңдаңыз.

  8. 2-қадам: Ереженің сипаттамасын өңдеңіз астынан қосылған кез келген шарт үшін асты сызылған мәнін басып, одан кейін мәнді анықтаңыз.

  9. Келесі параметрін басыңыз.

  10. 1-қадам: Әрекеттерді таңдау, белгіленген шарттарға жауап берілгенде ереже орындайтын қалаған әрекетті таңдаңыз.

  11. 2-қадам: Ереже сипаттамасын өңдеу параметрінің астында, қосылған кез келген әрекет үшін асты сызылған мәнін таңдап, одан кейін мәнді көрсетіңіз.

  12. Келесі параметрін басыңыз.

  13. 1-қадам. Ерекшелікті таңдаңыз астынан ереженің кез келген ерекшеліктерін таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

  14. 2-қадам: Ереженің сипаттамасын өңдеңіз астынан қосылған кез келген ерекшелік үшін асты сызылған мәнді басып, одан кейін мәнді көрсетіңіз.

  15. Келесі түймешігін басыңыз.

  16. 1-қадам. Ереже үшін атауды көрсетіңіз астында атауын енгізіңіз.

  17. 2-қадам. Ереженің параметрлерін таңдаңыз астында керекті параметрге құсбелгі қойыңыз.

    • Осы ережені бұрыннан әлдеқашан Кіріс қалтасында хабарлармен іске қосу керек болса, Осы ережені бұрыннан «Кіріс» қалтасында орналасқан хабарларға қолдану белгісін таңдаңыз.

    • Әдепкіде, жаңа ереже іске қосылады. Ережені ажырату үшін Ережені қосу ұяшығынан белгіні алып тастаңыз.

    • Осы ережені Outlook бағдарламасында орнатылған барлық электрондық пошта тіркелгілеріне қолдану үшін, Барлық тіркелгілер үшін ереже жасау ұяшығына белгі қойыңыз.

  18. Дайын түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Жалпы ереже құрастыру

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Ережелер мен ескертулер диалогтық терезесіндегі Электрондық пошта ережелері қойындысында Жаңа ереже түймешігін басыңыз.

  4. Бос ережеден бастау параметрінің астында, Алғаннан кейін хабарларды тексеру немесе Хабарларды жібергеннен кейін тексеру параметрін басыңыз.

  5. Келесі түймешігін басыңыз.

  6. 1-қадам. Шарттарды таңдаңыз астынан ереже қолданылатын хабарлардың шарттарын таңдаңыз.

  7. 2-қадам: Ереженің сипаттамасын өңдеңіз астынан қосылған кез келген шарт үшін асты сызылған мәнін басып, одан кейін мәнді анықтаңыз.

  8. Келесі параметрін басыңыз.

  9. 1-қадам: Әрекеттерді таңдау, белгіленген шарттарға жауап берілгенде ереже орындайтын қалаған әрекетті таңдаңыз.

  10. 2-қадам: Ереже сипаттамасын өңдеу параметрінің астында, қосылған кез келген әрекет үшін асты сызылған мәнін таңдап, одан кейін мәнді көрсетіңіз.

  11. Келесі параметрін басыңыз.

  12. 1-қадам. Ерекшелікті таңдаңыз астынан ереженің кез келген ерекшеліктерін таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

  13. 2-қадам: Ереженің сипаттамасын өңдеңіз астынан қосылған кез келген ерекшелік үшін асты сызылған мәнді басып, одан кейін мәнді көрсетіңіз.

  14. Келесі түймешігін басыңыз.

  15. 1-қадам. Ереже үшін атауды көрсетіңіз астында атауын енгізіңіз.

  16. 2-қадам. Ереженің параметрлерін таңдаңыз астында керекті параметрге құсбелгі қойыңыз.

    • Осы ережені бұрыннан әлдеқашан Кіріс қалтасында хабарлармен іске қосу керек болса, Осы ережені бұрыннан «Кіріс» қалтасында орналасқан хабарларға қолдану белгісін таңдаңыз.

    • Әдепкіде, жаңа ереже іске қосылады. Ережені ажырату үшін Ережені қосу ұяшығынан белгіні алып тастаңыз.

    • Осы ережені Outlook бағдарламасында орнатылған барлық электрондық пошта тіркелгілеріне қолдану үшін, Барлық тіркелгілер үшін ереже жасау ұяшығына белгі қойыңыз.

  17. Дайын түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Хабардың жіберушісіне немесе алушысына негізделген ереже жасау

Ереже кез келген хабардан жылдам жасалына алады. Бұл әдістің үстемділігі хабардың жіберушісіне немесе алушысына негізделген ережер ұсынылады. Мысалы, хабарды бастағанда, ұсынылған бір ереже сол жіберушіден алынатын барлық хабарларды сіз таңдаған қалтаға жылжытады.

  1. Ереже жасау қажет хабарды, одан кейін Басты қойындысын, Жылжыту тобында, Ережелер параметрін басыңыз.

    Хабардың жіберушісіне немесе алушысына негізделген ұсынылған ереже пайда болады.

  2. Келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

    • Ұсынылған ережелердің бірін, одан кейін тағайындалған қалтаны, кейін OK түймешігін басыңыз.

    • Жіберушіге және алушыларға немесе хабар тақырыптарына негізделген қосымша ережелер үшін Ереже жасау параметрін басыңыз.

2-қадамда Ереже жасау параметрін жасасаңыз, Ереже жасау диалогтық терезесі пайда болады. Келесі қадамдарды орындаумен жалғастырыңыз.

  1. Барлық таңдалған шарттармен электрондық пошта хабарын алған кезде параметрінің астында, қажет шарттарға белгі қойыңыз.

  2. Келесі әрекеттерді орындау параметінің астында, белгіленген шарттар қанағаттандырылған кезде қабылданатын әрекет үшін белгі қойыңыз.

  3. Элементті қалтаға жылжыту ұяшығына белгі қойыңыз.

  4. Хабарларды сақтайтын қалта жасау үшін бар қалтаны басыңыз немесе Жаңа параметрін басыңыз.

    Ережеге қосымша шарттар, әрекеттер не ерекшеліктер қосу үшін Қосымша параметрлер түймешігін басып, одан кейін Ережелер Шебері ішіндегі қалған нұсқауларды орындаңыз. Бұл Backstage көрінісінде Ережелер мен ескертулерді басқару ішінде пайда болатын бір шебер (Файл қойындысын басу арқылы). Толық ақпарат алу үшін Жалпы ереже құрастыру параметрін басыңыз.

  5. OK түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Ережелерді импорттау немесе экспорттау

Ережелерді басқалар пайдалана алатындай оларды импорттау немесе экспорттау жолын білу үшін Ережелер жиынтығын импорттау немесе экспорттау мақаласын оқыңыз.

Ережені жою

Егер ереже енді қажет болмаса, төменде оны жою жолы берілген:

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Жойғыңыз келген ережені таңдаңыз.

  4. Жою белгішесі Жою түймешігін басыңыз.

  5. OK түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Ережелерді қолмен орындау

Егер бір немесе бірнеше ережені қолмен орындау қажет болса, мына әрекеттерді орындаңыз:

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Ережелерді орындау пәрменін таңдаңыз.

  4. Ережелерді орындау диалогтық терезесінде, Орындалатын ережелерді таңдау параметрінде орындағыңыз келетін әр ереже жанына белгі қойыңыз.

  5. Қалтада іске қосу жолағында, басқа қалтаны таңдағыңыз келсе, Шолу параметрін басып, қалтаны басыңыз, одан кейін OK түймешігін басыңыз.

    5-қадамда көрсетілген қалтаның астында, барлық қалталарды қамтитын Ішкі қалталарды қосу ұяшығына белгі қойыңыз.

  6. Ережелерді қолдану тізімінде, барлық хабарлар әдепкі бойынша берілген. Бұларды оқылған немесе оқылмаған хабарлар ретінде өзгерте аласыз.

  7. Орындау пәрменін таңдаңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Серверге негізделген ережелерді тек клиенттік ережелермен салыстыру

Outlook  бағдарламасында серверге негізделген және тек клиенттерге негізделген екі ереже түрі бар.

  • Серверге негізделген ережелер    Microsoft Exchange сервер тіркелісін пайдаланған кезде, кейбір ережелер серверге негізделген ережелер болып табылады. Тіпті Outlook бағдарламасы іске қосылмаса да, бұл ережелер Exchange пошта серверінің пошта жәшігінде іске қосылады. Серверге негізделген ережелер, Кіріс қалтасына бірінші болып келген хабарларға қолданылуы тиіс және бұл ережелер серверде аяқталғаша іске қосылу мүмкіндігіне ие болу тиіс. Мысалы, басып шағарылатын хабарды серверде аяқталғанша іске қосылмайтынын көрсетеді. Егер ереже серверде қолданылмаса, Outlook бағдарламасын қосып, тек клиенттік ережеге айналғанда қолданыла алады.

  • Тек клиенттік ережелер    Тек клиенттік ережелер, тек сіздің компьютеріңізде іске қосылатын ережелер. Бұл — Exchange серверінде емес, Outlook бағдарламасында іске қосылатын ережелер. Тек клиентік ережелер Outlook қосылған кезде ғана іске қосылады.

Егер ережелер тізімінде ережелердің екі түрі де болса, алдымен серверге негізделген ережелер, сосын тек клиенттік ережелер қолданылады.

Беттің жоғары бөлігі

Ережелерді басқа Outlook элементтеріне қолдану

Жеткізу туралы хабарламалар, дауыс беру нәтижелері және автоматты жауаптар

Ережелер қолданылған кезде, жеткізу туралы хабарлама, оқу туралы хабарламалар, дауыс беру нәтижелері және Автоматты жауаптар (Жұмыста болмау туралы хабарламалар) хабарлар болған жағдайда өңделеді. Мысалы, арнайы қалтаның тақырыбында "жиналыс" сөзі бар элементтерді жылжытатын ереже, сондай-ақ барлық тақырыбында "жиналыс" сөзі бар жеткізу туралы хабарламаларын, дауыс беру нәтижелерін немесе Автоматты жауаптарды да жылжытады.

Ескерту : Ереже дауыс беру нәтижелерін Кіріс қалтасынан басқа қалтаға жылжытқан кезде, дауыс беруді бақылауға әсері тиеді. Құрамында дауыс беру түймешігі бар жіберілген хабар ашылған кезде, бақылау мәліметтеріне ереже жылжытқан жауаптардың есебі кірмейді. Жауапты қолмен жылжыту немесе жою бақылауға әсер етпейді.

Беттің жоғары бөлігі

Жиналысқа шақырулар, тапсырмалар сұрауы және құжаттар

Ережелерді қолдану кезінде, жиналысқа шақырулар, тапсырма сұраулары және құжаттар хабарлар болып есептеледі. Мысалы, Тақырып өрісінде "жиналыс" сөзі бар элементтерді жылжытатын ереже, шарттарды қанағаттандыратын кез келген тапсырма сұраулары немесе жиналысқа шақыруларды арнайы қалтаға жылжытады. Дегенмен, ереже жасау кезіндегі осындай элементтер түрлеріне әсер ететін келесі шектеулерді ескеріңіз:

  • Пошта қалтасынан басқа қалтаға жылжытылған элемент, жылжытылғаннан кейін күткендей жұмыс істемеуі мүмкін. Мысалы, егер хабар Күнтізбе қалтасына жылжытылса, жаңа кездесу жасалмайды.

  • Егер жиналыс немесе тапсырма жауабы ережені пайдалану арқылы Жойылған элементтер қалтасына жылжытылса, жауап түпнұсқа элементпен бақыланбайды.

  • Егер жиналысқа шақыру автоматты түрдеЖойылған элементтер қалтасына жылжытылса, жиналыс Күнтізбеге қосылмайды.

  • Жіберілетін хабарларға әсер ететін ережелер, тапсырма сұрауларына және жиналысқа шақыруға қолданбайды.

Беттің жоғары бөлігі

Контактілер топтары

Ереженің жасалған әдісіне қарай «Контактілер тобын» қамтитын ереже басқаша әрекет етуі мүмкін.

  • Жалпы топқа жіберілген хабарларды қалтаға жылжыту     Бұл ереже, тек Exchange Server тіркелгісін пайдаланған кезде ғана қол жетімді болады. Тек «Контактілер тобына» жіберілген хабарлар, арнайы қалтаға жылжытылады. «Контактілер тобының»мүшесі болып табылатын адамдардан келген хабарлар арнайы қалтаға жылжытылмайды.

Беттің жоғары бөлігі

Хабарларды ұйымыңыздан тыс қайта жіберу

Microsoft Exchange Server тіркелгілері (Exchange Server 2010 нұсқасынан бастап) хабарларды ұйымыздан тыс электрондық пошта мекенжайларына қайта жіберу үшін ережелерді пайдалана алады. Дегенмен, Exchange әкімшісі хабарлардың белгілі доменді қолданатын адамдарға автоматты қайта жіберілуін болдыра алмайды.

Қосымша мәлімет алу үшін Менің тіркелгім қосылатын Microsoft Exchange Server серверінің нұсқасын анықтау бөлімін қараңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×