Дерекқорға бір немесе көптеген жазбалар қосу

Бұл бөлімде деректерді Microsoft Office Access 2007 дерекқорына енгізу жолы түсіндіріледі. Сонымен қатар әртүрлі деректер енгізу іс ретін түсіндіруге қажетті ақпаратты береді және Access бағдарламасы беретін деректер енгізу техникасын пайдалану жолын түсіндіреді.

Осы бөлімде

Жазбалар қосудың негіздері

Деректер кестесі көрінісінде жазбаларды қосу

Пішінді қолдана жазбаларды қосу

Іздеу жолағында элементтерді өңдеу

Нөл ұзындығы жолын енгізу

Деректер жиыны мүмкіндігін қолдана жазбаларды қосу

Жазбаларды деректерге импорттау және сілтеу арқылы қосу

Басқа дерекқордан жазбаларды қосу үшін қосылған сұрауларды қолдану

Деректерді енгізу кезінде уақыт үнемдеудің тәсілі

Жазбалар қосудың негіздері

Access дерекқорында деректерді тиянақты және жылдам енгізу деректердің қалай жұмыс істейтіні туралы негіздерді түсінуге көмектеседі. Келесі бөлімдегі түсіндірме деректерді енгізудің негізгі құрылымдарын және деректер енгізудің жолын бақылайтын жасақтау принциптерін түсіндіреді.

Дерекқор жасақтамасының деректер енгізуге әсері

Access дерекқоры Microsoft Office Word 2007 құжаты немесе Microsoft Office PowerPoint 2007 слайд тақырыбы сияқты файл емес. Access дерекқоры дұрыс жұмыс істеу үшін бірге болуы қажет  — кестелердің, пішіндердің, есепхаттардың, сұраулардың  — нысандардың жиыны.

Осыған қосымша, нысандар жасақтама принциптерінің жиынына бекітілуі керек немесе дерекқор нашар жұмыс істейді немесе мүлде жұмыс істемейді. Кезек бойынша жасақтама принциптері деректерді енгізуіңізге байланысты әсер етеді. Жұмысты жалғастыру кезінде деректер нысандары және жасақтамалары туралы есте сақтаңыз.

  • Access деректерді бір немесе оданда көп кестелерде сақтайды. Қолданылатын кестелердің саны дерекқордың жасақтамасына және күрделілігіне байланысты. Соған қарамастан деректерді пішіндерде, есепхаттарда немесе сұраумен қайтаралған нәтижелерде көруіңізге болады. Access деректерді тек кестелерде және сол кестелердің жоғарысында құрастырылған нысандарда сақталады.

  • Әр кесте деректтердің бір түрін ғана қабылдау керек. Мысалы, іскери істес кісі ақпаратының кестесінде сату ақпараты болмауй керек. Егер бар болса, мүмкін емес болған жағдайда дұрыс ақпаратты табу қиын болады.

  • Кестедегі әр жолақ деректердің бір түрін ғана қабылдайды. Мысалы қабылдау сандарына орнатылған жолаққа жазбаларды сақтай алмайсыз. Егер жолаққа жазба енгізгіңіз келсе, Access қате туралы хабар көрсетеді. Дегенмен бұл қатаң болмасада заң болып табылады. Мысалы, Мәтін деректері түріне орнатылған жолаққа (пошта индексі сияқты) сандарды сақтауыңызға болады, бірақ деректерге есеп жүргізе алмайсыз.

  • Кейбір қиыс жағдайлармен жазбадағы жолақтар тек қана бір мәнді қабылдауы керек. Мысалы, мекенжай жолағында бірден артық мекенжайды енгізе алмайсыз. Бұл Microsoft Office Excel 2007 әдепкі бойынша деректердің шексіз түрін қабылдауға ұяшық орнатылғанға дейін атауларды, мекенжайларды және суреттерді енгізуге мүмкіндік береді.

    Дегенмен, Мәтін және жазбалар деректер түріне орнатылған жолақтарда элементтердің бөлгіленген тізімін енгізуіңізге болады. Осыған қосымша, Office Access 2007 бағдарламасы көпмәнді жолақ деп аталатын жаңа мүмкіндік береді. Көпмәнді жолақты деректердің көптеген бөлшектерін бір жазбаға тіркеу үшін және көп мәнді қабылдайтын тізімдерді жасау үшін қолданылады. Мысалы, Microsoft Office PowerPoint 2007 слайд тақырыбын және дерекқордағы жазбаларға суреттерді тіркеуіңізге болады. Сонымен қатар атаулардың тізімін жасап қажетті атауларды таңдауыңызға болады. Көпмәнді жолақтарды қолдану дерекқор жасақтамасының ережелерін бұзуы мүмкін, себебі әр кесте жолағына бірден көп жазба сақтайсыз, бірақ ол орындалмайды себебі, Access деректерді арнайы, жасырын кестеледе сақтап «сахна артында» ережесін міндеттейді.

  • Access бағдарламасының ескі нұсқасында деректер енгізу алдында кем дегенде бір кесте жасақтап жасауыңыз керек. Кестеге қосылатын жолақтарды шешуіңіз керек және әр жолаққа деректер түрін орнатуыңыз керек. Office Access 2007 бағдарламасында бос кестені ашып деректер енгізуді бастауыңызға болады. Access енгізелетін деректер негізінде жолаққа енгізілетін деректер түрін шешеді.

Толық ақпарат

Бұл бөлімдегі ақпарат дерекқор жасақтамасы, кесте жасақтамасы және көпмәнді жолақтар туралы болып табылады.

Мына еренсілтемелер нысандар туралы ақпараттар беретін бөлімдерге апарады.

  • Дерекқор жасақтамасының негіздері

    Бұл бөлімде деректерді жобалау, деректерді жасақтау және тұрақтандыру  — деректерді қатысты кестелерге бөлу және артық деректерді жою сияқты әрекеттер түсіндіріледі.

  • Дерекқорда кесте жасау

    Бұл бөлімде кестелер жасау, бастапқы кілттер қосу (кестедегі әр жолды немесе жазбаны анықтайтын жолақтар), және деректер түрін және кесте сипаттарын орнату түсіндіріледі.

  • Дерекқорда жазбаларға файлдар тіркеу

    Бұл бөлімде деректердің бірден көп бөлшектерін Тіркеме жолағына тіркеу жолы түсіндіріледі.

  • Көп мәндер сақтайтын тізімді қолданыңыз

    Бұл бөлімде құсбелгі тізімін және бірден көп мән сақтайтын ашылмалы-өзгертпелі шаршысын пайдалану жолы түсіндіріледі.


Деректер түрінің деректер енгізуге әсері

Дерекқор кестесін жасақтағанда сол кестедегі жолақтарға тиянақты деректер енгізу қауіпсіздік әрекетіне көмектесетін деректер түрін таңдайсыз. Мысалы, бос кесте ашып сату көрсеткіштерін енгіздім дп есептеңіз. Access жолаққа арналған Сандық деректер түрін шығарады. Егер біреу жолаққа мәтін енгізгісі келсе, Access қате хабар көрсетеді және пайдаланушыға өзгертілген жазбаны сақтауға рұқсат бермейді — және деректерді осылайша сақтайды.

Деректер түрін көруді көрсету

Шарлау аумағында мыналардың біреуін орындаңыз:

  • Зерртегіңіз келген кестені және Деректер түрі және пішімдеу тобындағы Деректер кестесі қойындысын екі рет басыңыз, Деректер түрі тізіміндегі мәндерге қараңыз. Мән кестедегі әртүрлі жолақтарға жүгіргіні апаруға байланысты өзгереді. Мынау сурет тізімді көрсетеді:

    Деректер түрінің тізімі

  • Зерттегіңіз келген кестені тінтуірдің оң пернесімен басып Құрастырушы көрінісі түймешігін басыңыз.

    Access жасақтама торында кестені ашады және тордың үстіңгі бөлігінде әр кесте жолағының атауын және деректер түрін көрсетеді. Бұл сурет жасақтама торындағы кәдімгі кестені көрсетеді.

    Жасақтама көрнісіндегі Өрістер

Әр кесте жолағына орнатылған деректер түрі жолаққа енгізілетін немесе енгізілмейтін нәрселерді бақылаудың бірінші деңгейін береді. Жазбалар жолақтарымен жұмыс істеу сияқты кейбір жағдайларда қалаған кез келген деректерді енгізуіңізге болады. Автонөмір жолағымен жұмыс істеу сияқты жағдайларда жолаққа деректер түрін орнату барлық ақпаратты енгізуді болдырмайды. Мына кесте Office Access 2007 беретін деректер түрінің кестесін тізімдейді және деректердің енгізілу әсерін суреттейді.

Деректер түрі

Деректер енгізудегі әсерлер

Мәтін

Мәтін жолағы мәтінді немесе санды таңбаларды және элементтердің бөлгіленген тізімін ғана қабылдайды.Мәтін жолағы Жазбалар жолағы  — 0 ден 255 таңбаға дейін қабылдайтын таңбалардың кіші сандарын қабылдайды. Кейбір жағдайларда Мәтін жолағындағы деректерге есеп жүргізу үшін түрлендіру қызметін қолдануыңызға болады.

Жазбалар

Жолақтың бұл түріне мәтіннің үлкен көлемін және сандық деректерді енгізуіңізге болады. Сонымен қатар, дерекқор құрастырушысы пішімделген мәтінді қолдау үшін Word бағдарламасы сияқты сөзбен жұмыс істеу бағдарламасында табылатын пішімдеудің түрлерін қолдануыңызға болады. Мысалы, мәтінде таңбаларды ерекшелеу үшін әртүрлі қаріптер мен олардың өлшемдерін қолдануыңызға болады және оларды қалың және қиғаш етеді. Сонымен қатар деректерге Еренсілтемені белгілеу тілінің тегін қосуыңызға болады.

Осыған қосымша, Жазбалар жолағының Тек қосу деп аталатын сипаты бар. Осы сипатты қосқанда жаңа деректерді Жазбалар жолағына қосуыңызға болады, бірақ бар деректерді өзгерте алмайсыз. Бұл мүмкіндік өзгермейтін деректерді сақтап қалатын деректерді қадағалау сияқты бағдарламаларда қолдану үшін тағайындалады. Жүгіргіні Жазбалар жолағына және қосылған Тек қосу сипатына апарған кезде, әдепкі бойынша жолақтағы мәтін жоқ болады. Мәтінге кез келген пішімдеу мен өзгертулерді қолдана алмайсыз.

Жазбалар жолағында пішімделген мәтінді пішімдеуді қолдану туралы толық ақпарат үшін Жолдарда және бағандарда деректерді пішімдеу бөлімін қараңыз.

Мәтін жолағына ұқсас Жазбалар жолағындағы деректерге қатысты түрлендіру қызметін қосуыңызға болады.

Нөмір

Жолақтың осы түріне тек сандарды енгізесіз және Нөмір жолағындағы мәндермен есеп жүргізуіңізге болады.

Мерзім/Уақыт

Жолақтың осы түріне тек күндерді және уақытты енгізуіңізге болады. Дерекқор құрастырушысының жолақты орнатуына байланысты мына шарттарды кенет кездестіруіңіз мүмкін:

  • Егер дерекқор құрастырушысы жолаққа енгізу бүркенішін орнатса (жолақты таңдағанда көрінетін әріп және толтырғыш таңбалардың жиыны), бос орындарға деректерді енгізуіңіз және бүркеніш беретіндер деректерді пішімдеуіңіз керек. Мысалы, ААА_КК_ЖЖЖЖ сияқты бүркенішті көрсеңіз, берілген орындарда Қаз 11 2006 деп теруіңіз керек. Толық ай атауын немесе екі саннан тұратын жылды енгізе алмайсыз.

  • Егер құрастырушы күнді және уақытты енгізуді бақылау үшін енгізу бүркенішін жасамаса, кез келген жарамды күнді және уақытты қолданып мәнді енгізуіңізге болады. Мысалы, Қаз 11. 2006, 10/11/06, Қазан 11, 2006, деп теруіңізге болады.

  • Дерекқор құрастырушысы жолаққа пішімнің көрсетілуін қолдануы мүмкін. Осы жағдайда, енгізу бүркеніші жоқ болса мәнді кез келген пішімне енгізуіңізге болады бірақ, Access күндерді бейнебет пішіміне сәйкес көрсетеді. Мысалы, 10/11/2006 деп енгізуіңізге болады, бірақ бейнебет пішімі мәндерді 11-Oct-2006.ретінде көрінінетіндей етіп орнатады.

    Енгізу бүркеніші туралы толық ақпарат үшін Жолдарда және бағандарда деректерді пішімдеу бөлімін қараңыз.

Ақша

Жолақтың осы түріне тек ақша мәндерін енгізуіңізге болады. Сонымен қатар, ақша таңбасын қолмен енгізуге тиісті емессіз. Әдепкі бойынша, Access Windows аймақтық параметрде көрсетілген ақша таңбасын ( ¥, £, $, және т. б.) қолданабы.

Автонөмір

Жолақтың осы түрінде кез келген уақытта деректерді енгізе және өзгерте алмайсыз. Access бағдарламасы кестеге жаңа жазба енгізгенде Автонөмір жолағында мәндерді арттырады.

Иә/Жоқ

Осы деректер түріне орнатылған жолақты басқан кезде, Access жолақтың пішімдеуіне байланысты құсбелгіні немесе ашылмалы-өзгертпелі шаршы тізімін көрсетеді. Егер тізімді көрсету үшін жолақты пішімдесеңіз, тізімнен жолаққа қолданатын пішімге байланысты Ия немесе Жоқ, Шын немесе Өтірік немесе Қосулы немесе Ажыратулы түймешіктерін таңдауыңызға болады. Тікелей пішіннен немесе кестеден тізімде мәндерді енгізе және өзгерте алмайсыз.

OLE нысаны

Жолақтың осы түрінбасқа бағдарламамен жасалған файлдан деректерді көрсеткіңіз келгенде қолданасыз. Мысалы, OLE нысаны жолағындағы Excel диаграммасында немесе PowerPoint слайд тақырыбында мәтіндік файлды көрсетуіңізге болады.

Ескерту : Тіркемелер басқа бағдарламадан деректерді жылдам, жеңіл көрудің жолын береді. Толық ақпарат үшін кестедегі Тіркеме енгізуді қараңыз.

Еренсілтеме

Жолақтың осы түріне кез келген деректерді енгізуіңізге болады және Access деректерді веб мекенжайына ауыстырады. Мысалы, жолақта мәнді терсеңіз, Access мәтінді http://www.мәтін.com деп белгілейді. Егер жарамды Веб мекенжайын енгізсеңіз, сіздің байланысыңыз жұмыс істейді. Кері жағдайда байланыс қате хабарының нәтижесі болады. Сонымен қатар бар еренсілтемені өңдеу қиын болады себебі, тінтуірмен еренсілтеме жолағын нұқу шолғышты іске қосады және байланысты көрсетілген торапқа апарады. Еренсілтемені өңдеу үшін жанындағы жолақты таңдайсыз, еренсілтеме жолағына кезелімді жылжыту үшін TAB немесе көрсеткі пернелерін қолданасыз және өңдеу үшін F2 пернесін басасыз.

Тіркемелер

Жолақтың осы түріне басқа бағдарламадан деректерді тіркеуіңізге болады бірақ, мәтіндік немесе сандық дерекетрді тере немесе енгізе алмайсыз.

Тіркеме жолағын қолдану туралы толық ақпарат үшін Дерекқордағы жазбаларға файлдар тіркеу бөлімін қараңыз.

Іздеу шебері

Іздеу шебері деректер түрі емес. Шеберді ашылмалы-өзгертпелі шаршы тізімінің екі түрін жасауға қолданасыз: мәндер тізімі және іздеу жолағы. Мәндер тізімі Іздеу шеберін қолданған кезде қолмен енгізілетін элементтердің бөлгіленген тізімін қолданады. Мәндер дерекқордағы деректерден және нысандардан тәуелсіз болады.

Іздеу жолағы дерекқордағы немесе Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасында жұмыс істеп тұрған сервер сияқты басқа жерден бір немесе бірнеше кестеден деректерді бөліп алу үшін сұрауды қолданады. Іздеу жолағы деректерді ашылмалы-өзгертпелі шаршы тізімінде көрсетеді. Әдепкі бойынша, Іздеу шебері кесте жолағын Нөмір деректер түріне орнатады.

Іздеу жолағымен тікелей кестелерде, пішіндерде және есепхаттарда жұмыс істеуіңізге болады. Әдепкі бойынша, іздеу жолағында мәндер өзгертпелі шаршы деп аталатын тізімді бақылау түрінде  — ашылмалы-өзгертпелі шаршы меңзері бар тізімінде шығады: Бос іздеу тізімі . Дерекқор құрастырушысының іздеу іздеу жолағын және өзгертпелі шаршыны орнатуына байланысты тізімдегі элементті өңдеп және оларды қосуыңызға болады. Осылайша жасау үшін дерекқор құрастырушысы іздеу жолағына сипат орнатуы керек (Тізімге шектеу деп аталатын сипат және құрастырушысы оны ажыратуы керек).

Іздеу тізімінде мәндерді өңдей алмайтын болсаңыз алдын ала анықталған мәндердің тізіміне немесе іздеу жолағына қайнар көзі ретінде қызмет көрсететін кестесіне деректерді қосуыңыз немесе өзгертуіңіз керек. Осылай жасау ақпараты үшін Іздеу жолағында элементтерді өңдеу бөлімін қараңыз.

К өп мәндерді қолдау үшін Таңдау бойыншаІздеу жолағын жасаған кезде оны орнатуыңызға болады. Осылай жасаған кезде нәтиже беруші тізім әр элементтің қасындағы құсбелгіні көрсетеді және элементтердің қажетінше таңдауыңызға немесе тазалауыңызға болады Бұл сурет кәдімгі көп мәнді тізімді көрсетеді:

Құсбелгі тізімі.

Көпмәнді іздеу жолақтарын жасау және нәтиже тізімдерін қолдану туралы толық ақпарат үшін Көп мәнді сақтайтын тізімді пайдалану және Көп мәнді жолақтарға нұсқаулық бөлімдерін қараңыз.

Кесте жолақтары сипаттарының деректер енгізуге әсері

Дерекқордың құрылымын бақылайтын жасақтама принциптеріне және берілген жолақта енгізілетін деректердің түріне қосымша бірнеше жолақтардың сипаттары Access дерекқорына енгізілген дерекетерге әәсер етуі мүмкін.

Кесте жолағының сипаттарын көру

Access бағдарламасы кесте жолағының сипаттарын көрудің екі жолын қамтамасыз етеді.Деректер кестесі қойындысында басқару элементтерін қолдануыңызға болады немесе Құрастырушы көрінісінде кестені ашуыңызға болады. Мына қадамдардың орнатулары екі әдістің қолданылуын түсіндіреді.

Деректер кестесі қойындысында кесте сипаттарын көру

  1. Шарлау аумағы ішінде қолданғыңыз келген кестені екі рет басыңыз.

  2. Деректер кестесі қойындысын басыңыз және әр кесте жолағының сипаттарын көру үшін Деректер түрі және Пішімдеу тобындағы басқару элементтерін қолданыңыз.

Құрастырушы көрінісінде кесте сипаттарын көру

  1. Шарлау аумағы ішінде қалаған кестені тінтуірдің оң пернесімен басып және мәтінмәндік мәзірде Құрастырушы көрінісі Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Access кестені жасақтама торында ашады.

  2. Тордың соңғы бөлігінде таңдалмаған болса Жалпы қойындысын басыңыз.

    –немесе–

    Іздеу жолағының сипаттарын көру үшін Іздеу қойындысын басыңыз.

    Іздеу жолағы дерекқордағы бір немесе бірнеше кестеден деректерді бөліп алу үшін сұрауды қолданатын кесте. Әдепкі бойынша, іздеу жолағы тізімнің пішініндегі мәндерді көрсетеді. Дерекқор құрастырушысының іздеу жолағын орнатуына байланысты тізімне бір немес бірнеше элементтерді таңдауыңызға болады.

Келесі кесте деректер енгізуге әсері бар сипаттарды тізімдейді және олардың әсер етуін түсіндіреді.

Сипат

Кесте жасақтамасының торында орналасу

Мүмкін мәндер

Деректер енгізу кезіндегі күй

Жолақ өлшемі

Жалпы қойындысы

0-255

Таңбалар шектеуі тек Мәтін деректер түрінің жолақтар орнатуына қолданылады. Егер таңбалардың белгіленген сандарын енгізгіңіз келсе жолақ оларды қиып тастайды.

Міндетті

Жалпы қойындысы

Иә/Жоқ

Қосылған кезде бұл сипат жолаққа деректер енгізуді күштейді және Access талап етілген жолақты толтырмайынша жаңа деректерді сақтауға мүмкіндік бермейді. Ажыратулы кезде жолақтың мазмұны бос болатындай бос мәндерді қабылдайды.

Ескерту : Бос мән нөлдік мән сияқты емес. Нөл деген сан және «бос» жоқ, анықталмаған немесе белгісіз мән.

Нөл ұзындығы жолына рұқсат

Жалпы қойындысы

Иә/Жоқ

Қосулы кезде нөл ұзындық жолын  — таңбалары жоқ жолдарды енгізуіңізге болады. Нөл ұзындық жолын жасау үшін жолаққа екі тырнақша енгізуіңіз керек. ("").

Индекстелген

Жалпы қойындысы

Иә/Жоқ

Кесте жолағын индекстегенде, Access көшірме мәндерді қосудың алдын алады. Сонымен қатар бірнеше жолақтан индекс жасауыңызға болады. Егер осыны орындасаңыз екі жолақта емес бір жолақта мәндердің көшірмесін жасауыңызға болады.

Енгізу бүркеншігі

Жалпы қойындысы

Әріптік және толтырғыш таңбаларының алдын ала анықталған немесе қолданбалы жиындары

Енгізу бүркеніші алдын ала анықталған пішімде деректерді енгізуді күштейді. Бүркеніш кестеде жолақты таңдағанда немесе пішінде бақылау жасағанда шығады. Мысалы, Деректер жолағын және таңбалардың жиынын басты делік: ААА-КК-ЖЖЖЖ. Бұл енгізу бүркеніші. Бұл ай мәнін OCT сияқты үш әріптік қысқартуды және жыл мәнін төрт санмен енгізуді талап етеді. — мысалы, ҚАЗ-15-2006.

Ескерту : Енгізу бүркеніші Access бағдарламасының деректерді сақтауын немесе көрсетілуін емес тек қана деректерді енгізуді бақылайтынын есте сақтаңыз.

Енгізу бүркенішін жасау және қолдану туралы толық ақпараты үшін Жолдарда және бағандарда деректерді пішімдеу бөлімін қараңыз. Access бағдарламасының Күн/уақыт деректерін сақтау және көрсету туралы толық ақпараты үшін Күн және уақыт мәнін енгізу бөлімін қараңыз.

Тізімге шектеу

Іздеу қойындысы

Иә/Жоқ

Іздеу жолағында элементтерді өзгертуді қосады немесе ажыратады. Жаңа Access пайдаланушылары іздеу жолағында кейбір кезде элементтерді қолмен өзгерткісі келеді. Access жолақта элементтерді өзгертуге кедергі жасағанда бұл сипат Ия деп орнатылады. Егерде осы сипат қосылып және тізімдегі элементтерді өзгерткіңіз келсе (егер мән тізімін өңдегіңіз келсе) тізімді немесе тізімге арналған дерекқоры бар кестені (іздеу жолағын өңдегіңіз келсе) ашып орналасқан мәндерді өзгертуіңіз керек. Іздеу жолағын қолдану туралы толық ақпарат үшін Іздеу жолағында элементтерді өңдеу бөлімін қараңыз.

Мәндер тізімін өңдеу мүмкіндігі

Іздеу қойындысы

Иә/Жоқ

Іздеу жолағын емес мән тізіміне арналған Мән тізімінің элементтерін өңдеу пәрменін қосады немесе ажыратады. Іздеу жолағына пәрменді қосу үшін Элементтерді өңдеу тізімінің пішіні сипатында жарамды мәнді енгізіңіз. Мәндер тізімін өңдеу мүмкіндігі пәрмені тінтуірдің оң пернесімен тізім жолағын немесе өзгертпелі шаршыны басқанда ашылатын мәтінмәндік мәзірде пайда болады. Пәрменді қосқанда Тізім элементтерін өңдеу тілқатысу терезесі пайда болады. Егер Тізім элементтерін өңдеу пішіні сипатында пішіннің атауын белгілесеңіз, Access бағдарламасы тілқатысу терезесін көрсетудің орнына сол пішінді іске қосады.

Ескерту : Пішінде орналасқан тізімді жолағын немесе өзгертпелі шаршы басқару элементтерінен және кестеде орналасқан өзгертпелі шаршы элементтерінен және сұрау нәтижелерінің жиыны Тізім элементтерін өңдеу пәрменін жегуіңізге болады. Пішіндер құрастырушы көрінісінде немесе Шарлау қөрінісінде, кестелер және сұрау нәтижелерінің жиыны Деректер көрінісінде ашылуы керек.

Тізім элементтерні өңдеу пішіні

Іздеу қойындысы

Деректер енгізу пішінінің саны

Осы кесте сипатына деректер енгізу саны мән ретінде енгізсеңіз сол пішін пайдаланушы Тізім элементтерін өңдеу пәрменін жеккен кезде ашылады. Кері жағдайда, пайдаланушылар пәрменді жеккен кезде Тізім элементтерін өңдеу тілқатысу терезесі пайда болады.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер кестесі көрінісінде жазбаларды қосу

Дерректер кестесі көрінісіндегі ашылған кесте Excel жұмыс парағына ұқсас болады және деректерді бір немесе бірнеше жолақтарға, жұмыс парағындағы ұяшықтарға сәйкес  — теруіңізге немесе қоюыңызға болады.

Жалғастыру кезінде мына жағдайларды есте сақтаңыз.

  • Деректерді егжей тегжейлі сақтайдың қажеті жоқ. Access бағдарламасы жүгіргіні сол жолдағы жаңа жолаққа немесе басқа жолға жылжытқанда кестеге өзгертулер жасады.

  • Әдепкі бойынша, Access дерекқорындағы жолақтар мәтін немесе сандар сияқты ерекше деректердің түрін қабылдау үшін орнатылады. Жолақ қабылдауға орнатылған деректердің теруіңіз керек. Егер олай болмаса, Access бағдарламасы қате туралы хабар көрсетеді:

    Жарамсыз мән қатесі туралы хабары

  • Жолақта енгізу бүркеніші қолдануы мүмкін. Енгізу бүркеніші ерекше пішімге деректерді енгізуді күштейтін әріптік және толтырғыш таңбалардың жиыны болып табылады.

    Енгізу бүркеніші туралы толық ақпарат үшін Жолдарда және бағандарда деректерді пішімдеу бөлімін қараңыз.

  • Тіркемелердің және көп мәнді тізімдердің қиыс жағдайы бойынша көп жолақтарға тек бір жазба енгізуіңізге болады. Егер жолақтардың тіркемелерді қабылдайтынын білмесеңіз жолақтардың сипаттарын тексеруіңізге болады. Осылай жасау үшін осы бөлімдегі Кесте жолағының сипаттарын көру қадамдарын орындаңыз. Көп мәнді тізімді әрқашан анықтауыңызға болады себебі, Access бағдарламасы элемент тізімінің қасындағы құсбелгіні көрсетеді.

Кестеге дереткер енгізу

  1. Шарлау аумағы ішінде қолданғыңыз келген кестені екі рет басыңыз.

    Әдепкі бойынша, Access бағдарламасы Деректер кестесі көрінісіндегі кестені — Excel жұмыс парағына ұқсас торды ашады.

  2. Қолданғыңыз келген бірінші жолақта кезелімді нұқыңыз немесе орналастырыңыз, одан кейін деректерді енгізіңіз.

  3. Сол жолдакелесі жолақты жылжыту үшін TAB пернесін басыңыз, Оң немесе Сол көрсеткі пернелерін қолданыңыз немесе келесі жолақтағы ұяшықты басыңыз.

    Әдепкі бойынша TAB пернесін басқан кезде Access бағдарламасы жүгіргіні солға немесе оңға жылжуын анықтау үшін Windows жүйесінің аймақтық параметрлерін қолданады. Егер компьютер солдан оңға қарай оқитын тілді қолданса, жүгіргі TAB пернесін басқанда оңға жылжыиды. Егер компьютер оңнан солға қарай оқитын тілді қолданса жүгіргі солға жылжиды.

    Бағанда келесі ұяшыққа жылжу үшін Жоғары немесе Төмен көрсеткі пернелерін қолданыңыз немесе қалаған ұяшықты басыңыз.

Жазбалар жолағындағы деректерге пішімделген мәтінді қолдану

  1. Деректер кестесі көрінісіндегі ашық кестемен Жазбалар жолағын таңдау.

    Жазбалар жолағы аңғарпалар мен жазбалардан тұрады, осылайша «Аңғартпалар» немесе «Жазбалар» деп аталатын жолақтарды іздеуіңізге болады. Егер Жазбалар жолағын әлі таппасаңыз осы бөлімдегі Кесте жолағының сипаттарын көру қадамдарын қараңыз.

  2. Өзіндік қойындысының Қаріп тобында мәтінді пішімдеу үшін түймешіктер мен мәзірлерді пайдаланыңыз.

    Access таспа суреті

    Қаріптер мен өлшемдерді қолдануыңызға, мәтінді қалың және қиғаш етуіңізге және түстерді өзгертуіңізге болады.

Беттің жоғарғы жағы

Пішінді қолдана жазбаларды қосу

Деректер енгізу пішіні деректерді енгізудің оңай, жылдам және тиянақты жолын береді. Бір кестеден көп кестеге деректерді енгізу кезінде пішіндерді жасауыңызға болады. Сонымен қатар кестеде кейбір жолақтарды жасырғыңыз келгенде, дерекқорды пайдалануды оңайлатқыңыз келгенде (жаттығу бағасын азайту қадамы) және пайдаланушылардың деректерді тиянақты енгізуін тексеруге көмектесу үшін пішіндерді жасауыңызға болады.

Жасақтаманың пішініне байланысты деректерді енгізу үшін пішінді қолдану жолы. Пішіндер тізімдер, мәтін жолақтары, түймешіктер және Excel жұмыс парағының деректер кестесі   — сияқты басқару элементтерінен тұруы мүмкін. Кезек бойынша әр басқару элементі деректерді оқиды немесе асты сызылған кесте жолағына жазады. Асты сызылған кесте жолағына орнатылған деректер түріне байланысты берілген басқару элементін және әр басқару элементіне бірнеше сипаттарды және деректер орнатуыңыз керек. Деректер енгізуге деректер түрінің және жолақ сипатының әсері туралы толық ақпарат үшін Деректер түрінің деректер енгізуге әсері және Деректер енгізуге кесте жолағының сипаттарының әсері бөлімдерін қарауыңызға болады.

Бөлімде деректер енгізуді басқару эленнттерінің қолданылуы түсіндіріледі. Егер дерекқор туралы сұрақтарыңыз болса жүйе әкімшісіне немесе дерекқор құрастырушысына хабарласыңыз.

Мәтін жолағында мәтінді қосу немесе өңдеу

Мәтін жолағында мәтінді қосқанда немесе өңдегенде Мәтін немесе Жазбалар жолағында жұмыс істейсіз. Жалғастырған кезде пішімделген мәтінді қолдау үшін Жазбалар жолағын (немесе Жазбалар жолағына байланған басқару элементі) және әртүрлі қаріптерді, өлшемдерді, мәнерлерді және түстерді қолдануыңызға болады.

Мәтін жолағында мәтінді өңдеу

  • Жүгіргіні мәтін жолағына қойып деректерді өзгертіңіз. Мәтін және Жазбалар жолағында сандармен есеп жүргізе алмайтыныңызды есте сақтаңыз.

Мәтінді пішімдеуді қолдану

Ескерту : Мәтін жолағы Жазбалар жолағына байланған кезде ғана осы қадамдарды орындауыңызға болады. Осы бөлімдегі Кесте жолағының сипаттарын көру қадамдарын орындаңыз.

  1. Пішін немесе Орналасу көріністерінде ашық пішінімен немесе Деректер кестесі көрінісіндегі ашық кестемен бірге Жазбалар жолағын таңдаңыз.

  2. Өзіндік қойындысының Қаріп тобында мәтінді пішімдеу үшін түймешіктер мен мәзірлерді пайдаланыңыз.

    Access таспа суреті

    Қаріптер мен өлшемдерді қолдануыңызға, мәтінді қалың және қиғаш етуіңізге және түстерді өзгертуіңізге болады.

Тізімді қолдана деректерді енгізу

Тізімдерді Деректер кестесі көрінісіндегі пішіндерде, кестелерде және Excel жұмыс парағына ұқсас сұрау нәтижелерінің жиынында  — қолдануыңызға болады.

Пішінде тізімді қолданған кезде өзгертпелі шаршы немесе тізімді жолақтың басқару элементтерін көруіңіз мүмкін. Бұл суреттер өзгертпелі шаршы және тізімді жолақтың басқару элементтерін суреттейді.

Бос іздеу тізімі

Пішіндегі негізгі тізімді жолақ басқару элементтері

Кестеде немесе сұрау нәтижесінің жиынында тізміді қолданғанда Access бағдарламасы өзгертпелі шаршыны әдепкі бойынша қоладнады.

Осыған қосымша, тізімдер көп мәндерді қолдайды. Егер құсбелгісі бар тізімді әр тізім элементінің қасында көрсеңіз сол тізімде 100 элемент таңдауыңызға болады. Бағдарламаны енгізбей жасалатын көп мәнді тізімдер Office Access 2007 бағдарламасындағы жаңа мүмкіндік болып табылады және олар жалпы іскери мәселелерді шешеді. Мысалы, сіз Access дерекқорын тұтынушыларды қолдау мәселесін қадағалау үшін пайдалануыңыз мүмкін. Егер мәселеге көп адам тағайындағыңыз келсе көп мәнді тізімді қолдануыңызға болады. Access бағдарламасының ертеректегі нұсқасында ұқсас құрал жасау үшін қосымша бағдарламалар қажет болуы мүмкін. Бұл суреттер көп мәнді тізімдерді көрсетеді.

Ашық кездегі ашпалы шаршы тізімінің құсбелгісі   Құсбелгі тізімі.

Сонымен қатар тізімде элементтерді өңдеуіңізге болады. Егер сіз немесе дерекқор құрастырушысы пәрменді қосса тізімнен элементтерді тікелей қосуыңыға, өзгертуіңізге және жоюыңызға болады. Дегенмен, дерекқор құрастырушысы пәрменді ажыратуды таңдауы мүмкін және бұл барлық дерекқорларға қолданылмайды.

Келесі бөлімдердегі қадамдар тізімдерді қолданудың жолын түсіндіреді.

Ашпалы шаршыдан элементтерді таңдау

  1. Тізімнің құрамындағы пішінді, кестені немесе сұрау нәтижелерінің жиынын ашу.

    Ескерту : Пішін немесе Орналасу көрінісінде пішіндерді ашуыңыз қажет. Деректер кестесі көрінісінде кестелерді және сұрау нәтижесінің жиынын ашуыңыз қажет.

  2. Тізімнің қасындағы төменгі көрсеткіні басыңыз, одан кейін қалаған элементті таңдаңыз.

  3. Дерекқорға таңдауды қолдану үшін басқа жолаққа жүгіргіні жылжытыңыз.

Тізімді жолақтан элементтерді таңдау

  1. Тізімдері бар пішінді ашыңыз.

  2. Тізімді жолақтағы элементтердің тізімін төмен айналдыра түсіріп қалаған элементті таңдаңыз.

  3. Дерекқорға таңдауды қолдану үшін басқа жолаққа жүгіргіні жылжытыңыз.

Құсбелгі ашпалы шаршысынан элементтерді таңдау

  1. Тізімнің құрамындағы пішінді, кестені немесе сұрау нәтижелерінің жиынын ашу.

    Ескерту : Құсбелгі ашпалы шаршысын пішіндерде, кестелерде және сұрау нәтижесінің жиынында қолдануыңызға болады. Осылай жасау үшін Пішін немесе Шарлау көрінісінде пішіндерді ашуыңыз қажет және Деректер кестесі көрінісінде кестелерді және сұрау нәтижесінің жиынын ашуыңыз қажет.

  2. Тізімнің қасындағы төменгі көрсеткіні басыңыз.

  3. 100 аса құсбелгіні таңдаңыз, одан кейін OK түймешігін басыңыз.

Құсбелгі тізімінен элементтерді таңдау

  1. Тізімдері бар пішінді ашыңыз.

    Ескерту : Пішін немесе Шарлау көрінісінде пішінді ашуыңыз қажет.

  2. Тізімнің қасындағы төменгі көрсеткіні басыңыз.

  3. Мүмкіндігінше 100-ден көп құсбелгіні таңдаңыз, одан кейін OK түймешігін басыңыз.

Тізімде элементтерді өңдеу

Ескерту : Пішінде, кестеде немесе сұрау нәтижесінің жиынында тізімнің кез келген түрін өңдеуіңізге болады. Пішінде немесе Шарлау көрінісінде пішіндердерді ашуыңыз қажет екендігін және Деректер кестесі көрінісінде кестелерді және сұрау нәтижесінің жиынын ашуыңыз қажет екендігін есте сақтаңыз. Сонымен қатар дерекқор құрастырушысы немесе Ақпараттық технологиялар департаменті бұл пәрменді ажыратуы мүмкін және бұл барлық элементтерге қолданылмайды.

  1. Тізімнің құрамындағы пішінді, кестені немесе сұрау нәтижелерінің жиынын ашу.

  2. Өңдегіңіз келген тізімді тінтуірдің оң пернесімен басыңыз, одан кейін Тізім элементтерін өңдеу түймешігін басыңыз.

    Тілқатысу терезесі немесе деректер енгізу пішіні пайда болады. Көріп отырған бейнебет өңдегіңіз келген тізімнің түріне байланысты болып келеді. Access тізімнің негізгі екі түрін  — мән тізімін және іздеу тізімін қолданады. Мән тізімі қолмен енгізген элементтердің жиынын көрсетеді және іздеу тізімі бір немесе бірнеше кестеден деректерді іздеуді қолданады. Төмендегілердің біреуін орындаңыз.

    • Егер мән тізімін өңдесеңіз, тізімнің деректерін өңдеу үшін Тізім элементтерін өңдеу тілқатысу терезесін қолданыңыз, аяқтағаннан кейін OK түймешігін басыңыз.

    • Егер іздеу тізімін өңдесеңіз, деректерді өңдеу пішіні пайда болады. Тізім деректерін өңдеу үшін осы пішінді қолданыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Іздеу жолағында элементтерді өңдеу

Іздеу жолағы пайдаланушылар бірнеше элементтерді таңдауға қолданатын деректердің тізімін көрсетеді. Іздеу тізімінің екі түрін жасауыңызға болады.

  • Мән тізімі    Қолмен енгізілетін мәндердің кодталған жиынынан тұрады. Мәндер іздеу жолағының сипаты Жол көзі ішінде сақталады.

  • Іздеу тізімі    Бұл басқа кестеден мәндерді іздеу үшін қолданылады. Жол көзі сипаты мәндер кодының тізімінің орнына сұраудан тұрады.

Әдепкі бойынша, Access бағдарламасы іздеу деректерін ашылмалы шаршыда көрсетеді және тізімді жолақ басқару элементін белгілеуіңізге болады. Ашылмалы шаршы тізімді көрсету үшін ашылады және таңдағаннан кейін жабылады. Тізімді жолақ керісінше әр уақытта ашық болады.

Access бағдарламасының ертеректегі нұсқасындағы іздеу жолағында элементтерді өңдеу қажет болса жолағы бар кестені орналсатыруыңыз керек. Егер жолақ мән тізімін пайдаланса элементтерді жолақтың Жол көзі сипатында өңдеуіңіз керек. Егер сұрауды пайдаланса сұрау арқылы сілтенген кестені орналастуыңыз керек және деректерді сол кесте көзінде өңдеуіңіз керек. Office Access 2007 бағдарламасын қолдану арқылы Тізім элементтерін өңдеу пәрменін жегуіңізге болады және дерктерді Жол көзі сипатында немесе кесте көзінде өңдеуіңізге болады. Тізім элементтерін өңдеу пәрменін қолдану туралы ақпарат үшін Тізімді қолданып деректерді енгізу бөлімін қараңыз. Бұл бөлімдегі қадамдар Жол көзі сипатында немесе кесте көзінде деректерді өңдеу жолын түсіндіреді. Үрдіс бірнеше қадамдардан тұрады.

  • !здеу жолағын анықтау. Кестемен жұмыс істегенге қарағанда пішінмен жұмыс істеу кезінде әртүрлі үрдістерді орындайсыз.

  • Іздеу жолағының түрін  — мән тізімін немесе іздеу тізімін анықтау. Егер іздеу тізімін қолдансаңыз іздеу жолағына деректерді беретін көз кестесін анықтайсыз.

  • Мән тізіміндегі элементтерді өңдеу

    -немесе-

    Іздеу тізіміне арналған көз кестесін ашыңыз және сол кестедегі деректерді өңдеңіз.

Пішіннен іздеу жолағын анықтау

  1. Шарлау аумағында, пішінді тінтуірдің оң пернесімен басып және Құрастырушы көрінісі түймешігін басыңыз.

    -немесе-

    Егер пішін ашық болса, пішін қойындысын тінтуірдің оң пернесімен басып, мәтінмәндік мәзірде Құрастырушы көрінісітүймешігін басыңыз.

    –немесе–

    Мүмкін көріністер арасынан таңдап қосу үшін Өзіндік қойындысының Көру тобында Көру түймешігін нұқыңыз. Немесе, сіз Көру астындағы меңзерді нұқып, мәзір ішінен бар пішіндердің бірін таңдай аласыз.

    Access таспасының суреті

  2. Тінтуірдің оң пернесімен тізімді жолақты немесе өзгертпелі шаршыны және Сипаттар түймешігін басыңыз.

  3. Сипаттар парағында Барлығы қойындысын басыңыз және Жол көзі түрі және Жол көзі сипаттарын орналастырыңыз. Жол көзі түрі сипатында Мән тізімі немесе Кесте/Сұрау және Жол көзі сипатында нүктелі үтірмен немесе сұрақ белгісімен бөлінген элементтердің тізімі болуы керек. Қажетінше сипаттар парағын элементтердің тізімін және сұрауларды оқи алатындай етіп үлкейтіңіз.

    Мән тізімі мына негізгі синтаксисті қолданады: "элемент";"элемент";"элемент"

    Бұл жағдайда, тізім қос тырнақшамен жабылған және нүктелі үтірмен бөлінген элементтердің жиыны.

    Сұрауды таңдау мына негізгі синтаксисті қолданады: ТАҢДАУ [кесте_немесе_сұрау_атауы].[жолақ_атауы] кімнен [кесте_немесе_сұрау_атауы].

    Бұл жағдайда, сұрау екі сөзден тұрады (ТАҢДАУ және КІМНЕН). Бірінші сөз сол кестедегі немесе сұраудағы кестеге, сұрауға және жолаққа қатысты болырп табылады. Екінші сөз тек кестеге немесе сұрауға қатысты болып табылады. Есте сақтау үшін маңызды нәрсе: ТАҢДАУ сөзі кестенің немесе сұраудың атауын қамтымауы мүмкін, олар кем дегенде бір жолақта атауды қамтиды. Дегенмен барлық КІМНЕН сөзі кестеге және сұрауға қатысты болуы қажет. Сонымен, КІМНЕН сөзін оқу арқылы іздеу жолағы үшін көз кестесін немесе көз сұрауын әрқашан табуыңызға болады.

  4. Төмендегілердің біреуін орындаңыз.

    • Егер мән тізімін қолдансаңыз тізімдегі элементтерді өңдеңіз. Барлық элементтерді қос тырнақшамен жапқаныңызды тексеріңіз және әр элементті нүктелі үтірмен бөліңіз.

    • Егер іздеу тізіміндегі сұрау басқа болса, Шарлау аумағында сол екінші сұрауды Деректер кестесі көрінісінде (сұрауды тінтуірдің оң пернесімен басу және Құрастырушы көрінісі басу) ашыңыз. Сұрау жасақтамасының үстіңгі бөлігінде пайда болатын кестенің атауын жазыңыз және одан кейін келесі қадамға өтіңіз.

      -немесе-

      Егер Іздеу жолағындағы сұрау кестеге сілтеме берсе кестенің атауын жазыңыз және келесі қадамға өтіңіз.

  5. Шарлау аумағындағы кестені Деректер кестесі көрінісінде ашу үшін оны екі рет басыңыз және қажетінше тізім элементтерін өңдеңіз.

Кестеден іздеу жолағын анықтау

  1. Шарлау аумағында, кестені тінтуірдің оң пернесімен басып және Құрастырушы көрінісі түймешігін басыңыз.

  2. Сұрау жасақтама торының үстіңгі бөлігінде, Деректер түрі бағанында кезкелген Мәтін, Сан немесе Ия/Жоқ жолағында кезелімді басыңыз немесе орналастырыңыз.

  3. Кесте жасақтама торының астыңғы жағында Іздеу қойындысын басыңыз және Жол көзі түрі және Жол көзі сипаттарына қараңыз.

    Жол көзі түрі сипаты Мән тізімі немесе Кесте/Сұрау оқуы керек. Жол көзі сипаты мән тізімін немесе сұрауды қатуы қажет.

    Мән тізімі мына негізгі синтаксисті қолданады: "элемент";"элемент";"элемент"

    Бұл жағдайда, тізім қос тырнақшамен жабылған және нүктелі үтірмен бөлінген элементтердің жиыны.

    Сұрауды таңдау мына негізгі синтаксисті қолданады: ТАҢДАУ [кесте_немесе_сұрау_атауы].[жолақ_атауы] кімнен [кесте_немесе_сұрау_атауы].

    Бұл жағдайда, сұрау екі сөзден тұрады (ТАҢДАУ және КІМНЕН). Бірінші сөз сол кестедегі немесе сұраудағы кестеге, сұрауға және жолаққа қатысты болырп табылады. Екінші сөз тек кестеге немесе сұрауға қатысты болып табылады. Есте сақтау үшін маңызды нәрсе: ТАҢДАУ сөзі кестенің немесе сұраудың атауын қамтымауы мүмкін, олар кем дегенде бір жолақта атауды қамтиды. Дегенмен барлық КІМНЕН сөзі кестеге және сұрауға қатысты болуы қажет. Сонымен, КІМНЕН сөзін оқу арқылы іздеу жолағы үшін көз кестесін немесе көз сұрауын әрқашан табуыңызға болады.

  4. Төмендегілердің біреуін орындаңыз.

    • Егер мән тізімін қолдансаңыз тізімдегі элементтерді өңдеңіз. Барлық элементтерді қос тырнақшамен жапқаныңызды тексеріңіз және әр элементті нүктелі үтірмен бөліңіз.

    • Егер іздеу жолағындағы сұрау басқа болса, Шарлау аумағында сол екінші сұрауды Деректер кестесі көрінісінде (сұрауды тінтуірдің оң пернесімен басу және Құрастырушы көрінісі басу) ашыңыз. Сұрау жасақтамасының үстіңгі бөлігінде пайда болатын кестенің атауын жазыңыз және одан кейін келесі қадамға өтіңіз.

      -немесе-

      Егер Іздеу жолағындағы сұрау кестеге сілтеме берсе кестенің атауын жазыңыз және келесі қадамға өтіңіз.

  5. Шарлау аумағындағы кестені Деректер кестесі көрінісінде ашу үшін оны екі рет басыңыз және қажетінше тізім элементтерін өңдеңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Нөл ұзындығы жолын енгізу

Access бағдарламасы бос мәндердің түрлерін анықтауға мүмкіндік береді: Бос мәндер мен нөлдік мәндер. Бос мәндер белгісіз мәнді көрсетеді және нөл ұзындығы жолдары орын бар жолақты көрсетеді. Мысалы, сізде тұтынушының деректері бар кесте бар және сол кестеде факс нөмірінің жолағы бар. Тұтынушының факс нөміріне сенімсіз болсаңыз жолақты бос қалдыруыңызға болады. Осы жағдайда, жолақты бос қалдыру бос мәнді енгізеді. Егер кейінірек тұтынушының факс аппаратының жоқ екендігі анықталса жолақта нөл ұзындығы жолын енгізуіңізге болады.

Ескерту : Жолақтарды бос мәндерді қабылдауды болдармайтын сипатты орнатуыңызға болатынын есте сақтаңыз. Сол сипатты орнату туралы толық ақпарат үшін Деректер түрінің деректер енгізуге әсері бөлімін қараңыз.

  1. Деректер кестесіндегі кестені немесе Пішін және Шарлау көрінісінде пішінді ашыңыз.

  2. Қалаған жолақты таңдаңыз және араларына бос орын тастамай екі тырнақшаны теріңіз. ("").

  3. Дерекқорға өзгертулер жасау үшін жүгіргіні басқа жазбаларға жылжытыңыз. Әдепкі бойынша тырнақша жоғалып кетеді.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер жиыны мүмкіндігін қолдана жазбаларды қосу

Office Access 2007 бағдарламасы Деректер жиыны деп аталатын жаңа мүмкіндік берреді. деректер енгізу пішінін Microsoft Office Outlook 2007 бағдарламасында орнатуға, сол пішінді ақпарат жинау үшін электрондық пошта хабары ретінде жіберуге және сол деректерді Access дерекқорында сақтауға болады. Деректер жиыны мүмкіндігін қолдану бұл бөлімнің көлеміне жатпайды.

Деректер жиынын қолдану туралы толық ақпарат үшін Деректерді электрондық пошта хабарлары арқылы жинау бөлімін қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жазбаларды деректерге импорттау және сілтеу арқылы қосу

Әртүрлі көздерде және Access дерекқорларын, Excel жұмыс парағын, мәтіндік файлды және Word құжаттарын және Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 және ертерек нұсқaларында жұмыс істейтін серверлердегі тізімдерді қоса деректерді импорттауыңызға және сілтеме жасауыңызға болады.

Деректер көзін импорттау және сітлеме жасау бөлімнің көлеміне жатпайтындығын түсіндіруде. Бұл сілтемелер импорттау және деректерге сілтеме жасау ақпаратына апарады.

Беттің жоғарғы жағы

Басқа дерекқордан жазбаларды қосу үшін қосылған сұрауларды қолдану

Қосылған сұрау дерекқор көзінде бір немесе бірнеше кестеден жазбалардың тобын және тағайындау дерекқорында бір немесе бірнеше кесте қосады. Мысалы, жаңа тұтынушыларды және сол тұтынушылар туралы ақпарат кестесі бар дерекқорды сұрайсыз делік. Жаңа деректерді қолмен енгізуді болырмау үшін оларды дерекқордағы кестелерге сәйкес қосуыңызға болады. Сонымен қатар қосуды сұрауды мыналарға қолдануыңызға болады.

  • Жолақтарды қосу шартқа негізделген. Мысалы, тек белгілі тапсырыстары бар тұтынушылардың аттары мен мекенжайын қосқыңыз келуіңіз мүмкін.

  • Кейбір жолақтар бір кестеде болғанда жазбаларды қосу басқа кестелерде болмайды. Мысалы, Тұтынушының кестесінде 11 жолақ бар және басқа дерекқордағы Тұтынушылар кестесіндегі жолақтар 11 жолақтың 9-на сәйкес келеді. Сұрауды қосуды тек сәйкес жолақтарда деректерді қосу және басқаларды елемеу үшін қоладнуыңызға болады.

Сұрауды қосу әрекеті мына негізгі қадамдардан тұрады:

  • Дерекқор көзін (қосқыңыз келген жазбалары бар дерекқор) ашыңыз және тек қосқыңыз келген жазбаларды қайтаратын сұрауды таңдау.

  • Сұрауды қосу үшін сол таңдау сұрауын түрлендіру.

  • Қосуды сұрауға тағайындау кестесін және жолақтарды қосу. Егер басқа дерекқорға жазбаларды қоссаңыз, сол дерекқорды бірінші ашып кестелерді таңдауыңыз керек.

  • Жазбаларды қосу үшін сұрауды іске қосу.

Ескерту :  Іске қосу алдында деректердің көшірмесін жасаңыз. Егер қате жіберсеңіз тағайындау кестесінен қосылған деректерді жоюыңызға болады  — бірақ көптеген жазбалады қолмен жою ұзақ уақыт алады. Көшірменің қолда болуы кез келген қателерді аз уақытта анықтауға көмектеседі.

Таңдау сұрауын жасау

  1. Дерекқор көзін — қосқыңыз келген жазбалары бар дерекқорды ашыңыз.

  2. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

    Сұрау жасақтама торы көрсетіледі және Кестені көрсету тілқатысу терезесі көрсетіледі.

  3. Қосқыңыз келген жазбалары бар кестені таңдаңыз және Қосу түймешігін және одан кейін Жабу түймешігін басыңыз.

    Кесте сұрау жасақтама торының үстіңгі бөлігінде терезе ретінде көрсетіледі. Терезе кестедегі барлық жолақтарды тізімдейді. Бұл сурет сұрау құрастырушысындағы жай кестені көрсетеді:

    Сұрау құрастырушысындағы кесте

  4. Қосқыңыз келген жолақтарды кестеден алып сұрау жасақтамасы торының астыңғы жағындағы Жолақ жолына апарыңыз.

    Астыңғы бөлікте әр бағанға бір кесте жолағын қосуыңызға болады. Барлық жолақьарды жылдам қосуыңыз үшін кесе жолағының үстіндегі жұлдызшаны (*) басыңыз. Бұл сурет бірнеше кесте жолақтары бар сұрау құрастырушысын көрсетеді:

    Пішіндегі үш жолағы бар сұрау

    Бұл сурет барлық қосылған жолақтары бар құрастырушыны көрсетеді:

    Барлық кестелері бар сұрау.

  5. Жасақтама қойындысының Нәтижелер тобында Жегу түймешігін нұқыңыз.

    Қосқыңыз келген жазбаларды сұраудың қайтарылғанын тексеріңіз. Қажетінше, Көрсету құсбелгісін немесе қалаусыз жолақтарды жою үшін DELETE пернесін басыңыз. Сонымен қатар жасақтама торына қосымша жолақтарын сұрау нәтижелеріне қанағаттанғанша апаруыңызға болады.

  6. Келесі қадамға жалғастыру.

Сұрауды қосуды сұрауға түрлендіру.

  1. Жасақтама қойындысының Сұрау түрі тобында Қосу түймешігін нұқыңыз.

    Қосу деген тілқатысу терезесі пайда болады.

  2. Сол дерекқорда жазбаларды бір кестеден басқа кестеге қосуыңызға болады немесе жазбаларды кестелерге басқа дерекқорда қосуыңызға болады.

    • Сол дерекқорда кестеге жазбаларды қосу

      1. Қосу тілқатысу терезесінде (егер таңдалмаса)Ағымдық дерекқор түймешігін басыңыз және одан кейін Кесте атауы тізімінен тағайындау кестесін таңдаңыз.

      2. OK түймешігін басыңыз.

        Алдыңғы бөлімнің 4-қадамында сұрау жасақтама торына арналған кестелер көзінде жолақтардың бөлігін немесе барлығын қостыңыз. Егер сол қадамды орындау кезінде тұтас кестені қоссаңыз, Access бағдарламасы тұтас тағайындау кестесін осында көрсетілгендей Қосу жолына қосады.

        Екі кестеден барлық жолақтарды қамтитын қосуды сұрау

        –немесе–

        Алдыңғы бөлімнің 4-қадамында жеке жолақтар қоссаңыз және көздегі жолақтардың атауы мен тағайындау кестелері сәйкес келсе, Access бағдарламасы тағайындау жолақтарының атауын көрсетілгендей Қосу жолына автоматты түрде қосады.

        Сәйкес жолақтары бар қосу сұрауы

        –немесе–

        Егер жеке жолақтарды қоссаңыз, көздегі және тағайындау кестесіндегі кейбір атаулар немесе барлық атаулар сәйкес келмейді, Access бағдарламасы сәйкес келген жолақтарды Қосу бос жолында қалдырады. Көрсетілгендей нәтижелер тізімінен қалаған бос жолақты басыңыз және көзді таңдаңыз.

        Қосуды сұрауға арналған тағайындау жолақтарын таңдау

      3. Өзгертулерді қарап шығу үшін Көрініс түймешігін басыңыз.

      4. Құрастырушы көрінісіне оралыңыз және жазбаларды қосу үшін Жегу түймешігін басыңыз.

    • Басқа дерекқордағы кестеге жазбаларды қосу

      1. Қосу тілқатысу терезесінде, Басқа дерекқор түймешігін басыңыз.

      2. Файл атауы жолағында тағайындау дерекқорының орналасуын және атауын теріңіз.

      3. Кесте атауы жолағында тағайындау кестесінің атауын теріңіз, одан кейін OK түймешігін басыңыз.

        –немесе–

        Тағайындау дерекқорын орналастыру үшін Шарлау түймешігін басыңыз және екінші Қосу тілқатысу терезесін қолданыңыз. Тағайындау дерекқорын орналастырып және таңдап болғаннан кейін OK түймешігін басыңыз. Бұл екінші тілқатысу терезесін жабады. Бірінші тілқатысу терезесіндегі Кесте атауы жолағында тағайындау кестесінің атауын теріңіз, одан кейін OK түймешігін басыңыз.

        Тағайындау кестесінің атауын теріңіз және бірінші Қосу тілқатысу терезесін жабу үшін OK түймешігін басыңыз.

        Алдыңғы бөлімнің 4-қадамында сұрау жасақтама торындағы Жолақ жолына кестелер көзінде жолақтардың бөлігін немесе барлығын қостыңыз. Егер сол қадамды орындау кезінде тұтас кестені қоссаңыз, Access бағдарламасы тұтас тағайындау кестесін осында көрсетілгендей Қосу жолына қосады.

        Екі кестеден барлық жолақтарды қамтитын қосуды сұрау

        –немесе–

        4-қадамда жеке жолақтар қоссаңыз және көздегі жолақтардың атауы мен тағайындау кестелері сәйкес келсе, Access бағдарламасы тағайындау жолақтарының атауын көрсетілгендей Қосу жолына автоматты түрде қосады.

        Сәйкес жолақтары бар қосу сұрауы

        –немесе–

        Егер жеке жолақтарды қоссаңыз, көздегі және тағайындау кестесіндегі кейбір атаулар немесе барлық атаулар сәйкес келмейді, Access бағдарламасы сәйкес келген жолақтарды Қосу бос жолында қалдырады. Көрсетілгендей нәтижелер тізімінен қалаған бос жолақты басыңыз және тағайындауды таңдаңыз.

        Қосуды сұрауға арналған тағайындау жолақтарын таңдау

      4. Өзгертулерді қарап шығу үшін Көрініс түймешігін басыңыз.

      5. Құрастырушы көрінісіне қосылыңыз және жазбаларды қосу үшін Жегу түймешігін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді енгізу кезінде уақыт үнемдеудің тәсілі

Access бағдарламасы деректер енгізуді жылдамдатудың әртүрлі жолдарын береді. Келесі бөлімдердегі іс реттері жолаққа және тізімдергіе әдепкі мәнді енгізудің жолын және деректерді сұрыптау кезінде мәндерді қайта қолдану үшін пернетақта тіркесімін қолдану жолын түсіндіреді.

Жолаққа немесе басқару элементіне әдепкі мәндерді орнату

Егер көптеген жазбалар берілген жолақпен қала немесе ел/аймақ сияқты мәнді ортақ пайдаланса, сол жолаққа байланған басқару элементіне әдепкі мәнді орнату арқылы уақытты үнемдеуіңізге болады. Пішінді ашқанда немесе жаңа жазба жасағанда әдепкі мән әдепкі бойынша сол басқару элементінде көрсетіледі.

Басқару элементіне әдепкі мәндерді орнату

  1. Деректер кестесінде құрастырушы көрінісін ашу.

  2. Жұмыс істегіңіз келген басқару элементін тінтуірдің оң пернесімен басыңыз, одан кейін Сипаттар түймешігін басыңыз.

  3. Деректер қойындысында қалаған мәнге Әдепкі мән сипатын орнатыңыз.

  4. Жаңа әдепкі мән орнату үшін 1-3 қадамдарын қайталаңыз.

Әртүрлі мәндерді белгілеу

  1. Мәтін жолағындағы мән үшін жаңа деректер енгізіңіз. Кез келген уақытта әдепкі мәндерде қайта жазуыңызға болады.

    –немесе–

    Тізімдегі мән үшін тізімнен жаңа мән таңдаңыз.

Сұрыптау кезінде мәндерді қайта қолдану

Жазбаларды жылжытуыңызға және сол мәнді пайдаланып әр жазбаны сұрыптауыңызға болады. Осылай жасаған кезде және мәнді сұраптау кезінде пернетақта тіркесімін қолданып уақыт үнемдеуіңізге болады. Мысалы, тапсырыстардың тізімін өнімнің түрі бойынша сұрыптау. Бірінші жазбада тұтынушылар сусындар сатып алған тапсырыстарды сұрыптау үшін сусындар деп тересіз. Келесі жазбаға жылжыған кезде сол сұрыптау мәнін көшіруіңізге және қайта қолдануыңызға болады.

Ескерту : Бұл қадамдар Пішін көрінісінде ашық пішін бар екенін білдіреді.

  1. Алдыңғы жазбада сәйкес жолақтан мәнді қайта қолданатын жолаққа жылжыңыз.

  2. CTRL пернесін +' (дәйекше) басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×