Деректерді Word бағдарламасына экспорттау

Деректерді Word бағдарламасына экспорттау

Экспорттау шеберін пайдаланып, Microsoft Office Access 2007 дерекқорынан деректерді Microsoft Office Word 2007 құжатына экспорттауға болады. Бұл мақала экспорттау шеберін пайдалану жолын және экспорттау параметрлерін кейінірек қайта пайдалану мақсатында оларды талаптар ретінде сақтау жолын түсіндіреді.

Бұл мақала келесі тақырыптарды қамтиды :

Деректерді Word бағдарламасына экспорттау: негіздер

Деректерді Word бағдарламасына экспорттау

Access бағдарламасының Word бағдарламасына нысандарды қалай эскпорттауын түсіну

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді Word бағдарламасына экспорттау: негіздер

Office Word 2007 бағдарламасына кесте, сұрау, пішін немесе есеп экспорттауға болады. Экспорттау шеберін пайдаланып, нысан экспортаған кезіңізде Office Access 2007 бағдарламасы нысан деректерінің көшірмесін Microsoft Word пішімделген мәтін файлында (*.rtf) жасайды. Кестелердегі, сұраулардағы және пішіндердегі көрінетін өрістер мен жазбалар Word құжатында кесте болып көрінеді. Есеп экспорттаған кезіңізде шебер есептің деректері мен орналасуын экспорттайды  — ол Word құжатын есепке мүмкіндігінше ұқсайтын етіп жасауға тырысады.

  • Әрекетті Access бағдарламасынан бастау    Деректерді Access бағдарламасынан Word бағдарламасына экспорттау үшін Сіз Access бағдарламасында жұмыс істеп тұруыңыз қажет. Word бағдарламасында деректерді Access дерекқорынан импорттайтын мүмкіндіктер жоқ. Сондай-ақ, Access бағдарламасындағы Басқаша сақтау пәрменін пайдаланып, Access дерекқорын немесе кестесін Word құжаты ретінде сақтау мүмкін емес.

  • Экспорттауға болатын нысандар    Кесте, сұрау, пішін немесе есепті экспорттауға болады. Сондай-ақ, тек қана көріністе таңдалған жазбаларды экспорттауға болады. Макростар мен модульдерді экспорттау мүмкін емес. Ішінде бағыныңқы пішіндер немесе ішкі деректер кестелері бар болған пішінді немесе деректер кестесін экспорттаған кезде, тек қана басты пішін немесе деректер кестесі экспортталынады. Экспорттау әрекетін Word бағдарламасында көргіңіз келетін бағыныңқы пішін немесе ішкі деректер кестесінің әрбірі үшін қайта-қайта орындауыңыз қажет. Керісінше, есеп экспорттаған кезіңізде есеп ішіне қосылған бағыныңқы пішіндер мен бағыныңқы есептер басты есеппен бірге экспортталынады.

  • Әрекеттің нәтижесі    Экспорттау шебері әрдайым пішімделген деректерді экспорттайды. Бұл дегені тек қана нысанда немесе көріністе көрінетін өрістер мен жазбалар және олардың бейнелеу пішімінің параметрлері экспортталынады. Сүзгі параметрлерінің себебінен жасырылған бағандар мен жазбалар экспортталынбайды. Есеп экспортталынған кезде оның орналасуы да сақталынады.

  • Бар құжатпен біріктіру    Деректерді Access бағдарламасынан Word құжатына экспорттаған кезіңізде, олар әрдайым жаңа Word файлына экспортталынады. Егер деректерді бар Word құжатына кірістіргіңіз келсе, Сіз оларды әуелі Access бағдарламасынан жаңа Word құжатына экспорттауыңыз тиіс, ал одан кейін жаңа Word құжатындағы деректерді көшіріп, оларды бар құжатқа қоюыңыз тиіс. Бұны істеудің басқа жолы - Access кестесіндегі, сұрауындағы, пішініндегі немесе есебіндегі жолдарды көшіріп, оларды тікелей бар құжатқа қою.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді Word бағдарламасына экспорттау

Деректерді Word құжатына экспорттау әрекеті осы жалпы қадамдар арқылы орындалынады:

  • Бастапқы деректерді экспорттауға дайындау. Бұл қадам барысында деректер ішінде қателердің жоқтығына көз жеткізесіз және бастапқы кестенің барлық деректерін немесе кейбір бөлігін экспорттауды ұйғарасыз.

  • Экспорттау шеберін жегу.

  • Қалауыңыз бойынша, келешекте қайта пайдалану мақсатында экспорттау параметрлерін талаптар ретінде сақтау.

Келесі бөлімдердегі қадамдар әрбір тапсырманы орындау жолын түсіндіреді.

Экспорттау әрекетіне дайындалу

  1. Бастапқы дерекқорды ашыңыз.

  2. Шарлау аумағында, экспорттағыңыз келетін деректерді ұстайтын нысанды таңдаңыз.

    Кесте, сұрау немесе есеп экспорттауға болады.

  3. Бастапқы деректерді қарап шығып, олардың ішінде қате анықтауыштарының (жасыл үшбұрыш) немесе #Num сияқты қате мәндерінің жоқтығына көз жеткізіңіз.

    Деректерді Word бағдарламасына экспорттамас бұрын, барлық қателердің шешілгеніне көз жеткізіңіз. Әйтпесе, осы мәндер Бос мәндермен ауыстырылады.

  4. Егер тағайындау Word құжаты бар болып, ашық тұрса, оны жабыңыз. Оны қайта жазу үшін шебер осыған рұқсат сұрайтын хабар көрсетеді.

    Ескерту : Бар Word құжатына деректер қосуға болмайды.

  5. Егер кестенің, сұраудың немесе пішіннің бір бөлігін экспорттағыңыз келсе, дерекқор ішінде нысанды ашыңыз да керекті жазбаларды бөлектеңіз.

Деректерді экспорттау

  1. Сыртқы деректер қойындысының Экспорттау тобында Word түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

    Ескерту : Экспорттау пәрмендері дерекқор ашық болған жағдайда ғана қатынаулы болады.

  2. Экспорттау шеберінде тағайындау файлының атауын белгілеңіз.

  3. Шебер әрдайым пішімделген деректерді экспорттайды. Егер экспорттау әрекеті аяқталған соң Word құжатын көргіңіз келсе, Әкспорттау әрекеті аяқталған соң тағайындау файлын ашу параметріне құсбелгі қойыңыз.

  4. Егер экспорттау әрекетін бастамас бұрын экспорттағыңыз келетін жазбаларды бөлектеген болсаңыз, Тек бөлектелген жазбаларды экспорттау параметріне құсбелгі қойыңыз. Алайда, егер көріністегі барлық жазбаларды экспорттағыңыз келсе, құсбелгі көзін бос қалдырыңыз.

    Ескерту : Егер бөлектелген жазбалар жоқ болса, құсбелгі көзі қол жеткізгісіз (күңгірт) болып көрінеді.

  5. Жарайды түймешігін басыңыз.

  6. Егер тағайындау құжаты бар болса, оны қайта жазу үшін Иә түймешігін басыңыз деп сұрайтын терезе пайда болады. Жоқ түймешігін басып, тағайындау құжатының атауын өзгертіңіз, ал одан соң Жарайды түймешігін қайта басыңыз.

Шеберде белгіленген параметрлерге қарай, Access деректерді экспорттайды және Word бағдарламасында тағайындау файлын ашады. Сондай-ақ, шебердің соңғы бетінде Access әрекеттің күйін көрсетеді. Егер кейінірек пайдалану мақсатында экспорттау параметрлерін сақтағыңыз келсе, келесі қадамдарға өтіңіз.

Экспорттау параметрлерін сақтау

  1. Экспорттау шеберінің соңғы бетінде Экспорттау қадамдарын сақтау параметріне құсбелгі қойыңыз.

    Қосымша басқару элементтерінің жиынтығы пайда болады.

  2. Басқаша сақтау жақтауында экспорт талаптары үшін атау енгізіңіз.

  3. Егер қаласаңыз, Сипаттама жақтауында бұл әрекет үшін сипаттама енгізіңіз.

  4. Экспортты сақтау дегенін нұқыңыз.

    -немесе-

    Егер осы әрекетті белгілі уақыт өткен сайын (мәселен, әрбір апта немесе әрбір ай) қайта-қайта орындағыңыз келсе, Outlook тапсырмасын жасау параметріне құсбелгі қойыңыз да Экспортты сақтау дегенін басыңыз. Бұны істеу Microsoft Office Outlook 2007 бағдарламасында осы талаптарды келешекте орындау мүмкіндігін беретін тапсырма жасайды.

Егер Outlook тапсырмасын жасамасаңыз, Access талаптарды сақтап алады. Егер Outlook тапсырмасын жасауды ұйғарсаңыз, Access Атау - тапсырмасын экспорттау тілқатысу терезесін көрсетеді. Осы тілқатысу терезесін пайдалану туралы ақпарат алу үшін келесі қадамдарға өтіңіз.

Ескерту : Егер Outlook бағдарламасы орнатылмаған болса, Экспортты сақтау дегенін нұққаныңызда Access қате туралы хабар көрсетеді. Егер Outlook бағдарламасы дұрыс теңшелмеген болса, Outlook теңшеу шебері басталады. Outlook бағдарламасын теңшеу үшін шебердегі қадамдарды орындаңыз.

Outlook тапсырмасын жасау

  1. Outlook бағдарламасындағы Атау - тапсырмасын экспорттау тілқатысу терезесінде Мерзім және Еске салу хабары сияқты тапсырма параметрлерін қарап шығыңыз және өзгертіңіз.

    Тапсырманы қайта-қайта орындалынатындай етіп қою үшін Қайталану дегенін нұқыңыз. Төмендегі сурет тапсырмаларды кестелейтін құралды және оның ішіндегі кейбір әдеттегі параметрлерді көрсетеді:

    Outlook тапсырмаларды жоспарлаушы

    Outlook тапсырмаларын кестелеу туралы көбірек ақпарат алу үшін Импорттау немесе экспорттау әрекетін кестелеу.

  2. Параметрлерді теңшеп болған соң Сақтау және жабу дегенін нұқыңыз.

Сақталған тапсырманы орындау

  1. Outlook шарлау аумағында Тапсырмалар дегенін нұқыңыз да орындағыңыз келетін тапсырманы екі рет нұқыңыз.

  2. Тапсырма қойындысындағы Microsoft Office Access тобында Экспорттау әрекетін орындау Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

  3. Мәтіндік файлды ашыңыз да файлдың мазмұнын тексеріңіз.

    Жетпей тұрған және дұрыс емес мәндерді тауып, себептерін жою туралы анықтама ақпаратын алу үшін келесі бөлімге қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Access бағдарламасының Word бағдарламасына нысандарды қалай эскпорттауын түсіну

Келесі кесте Access бағдарламасының Word бағдарламасына түрлі нысандар мен мәндерді қалай эскпорттауын түсіндіреді. Ол экспорттау әрекеті Сіз күткендей жұмыс істемеген жағдайда, осының себептерін анықтауға жәрдем береді.

Элемент

Экспорттау кезінде ескерілетін жайттар

Өріс атаулары

Кесте, сұрау немесе пішінді экспорттаған кезіңізде өрістердің атаулары Word құжатында бірінші жолына қойылады. Есеп экспорттаған кезіңізде есептің орналасуына қарай, өрістердің атаулары Word құжатында түрлі жерлерге қойылады

Көп мәнді өрістер

Access бағдарламасында бірнеше мәндерге қолдау көрсететін өріс Word бағдарламасына экспортталынған кезде бір бағанға қойылады. Мәндер бір бірінен үтірлермен (,) ажыратылады.

Суреттер, нысандар және тіркемелер

Барлық сызбалық элементтер — мекеме ендері, OLE нысаны өрістеріндегі деректер, және бастапқы деректердің бір бөлігі болып табылатын тіркемелер  — экспортталынбайды.

Сызбалар

Microsoft Graph нысандары экспортталынбайды.

Өрнектер

Өрнектер Word құжатына экспортталынбайды. Тек өрнектердің нәтижелері ғана экспортталынады.

Бағыныңқы пішіндер және ішкі деректер кестелері

Пішін немесе деректер кестесін экспорттаған кезіңізде тек басты пішін немесе деректер кестесі экспортталынады. Бағыныңқы пішіндер мен ішкі деректер кестесі үшін экспорттау әрекетін қайта-қайта орындауыңыз тиіс.


Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×