Деректерді Excel бағдарламасына экспорттау

Деректерді Excel бағдарламасына экспорттау

Microsoft Office Excel 2007 жұмыс кітабына дерекқор нысанын экспорттау арқылы Microsoft Office Access 2007 дерекқорындағы деректерді жұмыс парағына көшіруге болады. Бұл әрекетті Office Access 2007 бағдарламасының экспорттау шеберін пайдаланып, істеуге болады.

Бұл мақала келесі тақырыптарды қамтиды:

Деректерді Excel бағдарламасына экспорттау: негіздер

Экспорттау әрекетіне дайындалу

Экспорттау әрекетін орындау

Жұмыс парағында жоқ ақаулықтар мен дұрыс емес мәндер

Деректерді Excel бағдарламасына экспорттау: негіздер

Егер мақсатыңыз Access деректерінің барлығын немесе кейбір бөлігін Office Excel 2007 бағдарламасына уақытша немесе тұрақты түрде көшіру болса, оларды Access дерекқорынан Excel жұмыс кітабына көшіру туралы ойлап көргеніңіз жөн. Деректерді экспорттаған кезіңізде Access бағдарламасы бөлектелген деректердің немесе дерекқор нысанының көшірмесін жасайды, ал одан кейін көшірмені Excel жұмыс кітабында сақтайды.

Егер Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына деректерді жиі көшіріп тұрамын деп ойласаңыз, экспорттау мүмкіндігі ол үшін ең жақсы әдіс болады. Экспорттау әрекетін орындаған кезде осы әрекет туралы егжей-тегжейлі ақпарат сақтап, оны келешекте пайдалануыңыз мүмкін және экспорттау әрекетін кестелеп, оны орнатылған уақыт аралығы өткен сайын автоматты түрде орындалатындай етіп қоюыңыз да мүмкін.

Деректерді Excel бағдарламасына экспорттау үшін әдеттегі сценарийлер

  • Бөліміңіз немесе жұмыс тобыңыз деректермен жұмыс істеу үшін Access бағдарламасын да, Excel бағдарламасын да пайдаланады. Деректерді Access дерекқорларында сақтайсыз, бірақ деректерді талдау және талдаудың нәтижелерін тарқату үшін Excel бағдарламасын пайдаланасыз. Қазіргі кезде тобыңыз қажет болғанда деректерді Excel бағдарламасына экспорттайды, бірақ бұл үрдісті тиімдірек етіп қоюды қалайды.

  • Access бағдарламасын ұзақ уақыт пайдаланып жүрген адамсыз, бірақ бастығыңыз деректермен Excel бағдарламасында жұмыс істегенді жақсы көреді. Белгілі уақыт өткен сайын деректерді Excel бағдарламасына көшіресіз, бірақ уақытты үнемдеу үшін бұл үрдісті автоматтандырғыңыз келеді.

Егер деректерді Excel бағдарламасына бірінші рет экспорттап отырсаңыз

  • Деректерді Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына экспорттау үшін Access бағдарламасында жұмыс істеуіңіз тиіс. Excel бағдарламасы Access дерекқорынан деректер импорттау үшін ешқандай механизм ұсынбайды. Сондай-ақ, Access бағдарламасындағы Басқаша сақтау пәрменін пайдаланып, Access дерекқорын немесе кестесін Excel жұмыс парағы ретінде сақтау мүмкін емес. Мына өте маңызды жайтқа назар аударыңыз: Access бағдарламасындағы Басқаша сақтау пәрмені ағымдық дерекқордағы Access нысанын тек қана басқа Access дерекқор нысаны ретінде сақтауға мүмкіндік береді.

  • Кесте, сұрау немесе пішін экспорттауға болады. Сондай-aқ, көрініс ішінде бөлектелген жазбаларды экспорттауға болады.

  • Excel бағдарламасына макростарды немесе модульдерді экспорттау мүмкін емес. Ішінде бағыныңқы пішіндер, есептер немесе ішкі деректер кестелері бар болған пішінді, есепті немесе деректер кестесін экспорттаған кезде тек қана басты пішін немесе деректер кестесі экспортталады. Экспорттау әрекетін Excel бағдарламасына экспорттағыңыз келетін бағыныңқы пішін, есеп немесе ішкі деректер кестесінің әрбірі үшін қайта-қайта орындауыңыз тиіс.

  • Бір экспорттау әрекеті барысында тек қана бір дерекқор нысанын экспорттауға болады. Дегенмен, бір бірден орындалатын экспорттау әрекеттері аяқталған соң бірнеше Excel жұмыс парақтарында орналасқан деректерді біріктіруге болады.

Беттің жоғарғы жағы

Экспорттау әрекетіне дайындалу

  1. Бастапқы дерекқорды ашыңыз.

  2. Шарлау аумағында экспорттағыңыз келетін деректерді ұстайтын нысанды таңдаңыз.

    Кестені, сұрауды, есепті немесе пішінді экспорттауға болады.

  3. Бастапқы деректерді қарап шығып, олардың ішінде қате анықтауыштарының немесе қате мәндерінің жоқтығын тексеріңіз.

    Егер қателер болса, деректерді Excel бағдарламасына экспорттамас бұрын оларды шешуіңіз тиіс. Болмаса, экспорттау әрекеті барысында қателер орын алуы мүмкін және өрістерге бос мәндер енгізілуі мүмкін.

  4. Егер бастапқы нысан кесте немесе сұрау болса, деректерді олардың пішімдеуімен бірге немесе пішімдеуісіз экспорттауды ұйғаруыңыз тиіс.

    Бұл шешім экспорттау нәтижесінде пайда болатын жұмыс кітабының екі жағына әсер етеді — экспортталатын деректердің көлемі және деректердің бейнелеу пішімі. Келесі кесте пішімделген және пішімделмеген деректерді экспорттау нәтижесін сипаттайды.

Экспорттау

Бастапқы нысан

Өрістер мен жазбалар

Пішімдеу

Пішімдеусіз

Кесте немесе сұрау

Ескерту : Пішіндер мен есептерді олардың пішімдеуінсіз экспорттау мүмкін емес.

Негізгі нысандағы барлық өрістер мен жазбалар экспортталады.

Әрекет барысында Пішім сипатының параметрлері еленбейді.

Қондырмалы өрістер экспортталған кезде тек қана іздеу ұқсатқыш мәндері экспортталады.

Еренсілтеме өрістердің мазмұны еренсілтемелерді көрсетілетінмәтін#мекенжай# пішімінде көрсететін мәтін бағаны ретінде экспортталады.

Пішімдеумен

Кесте, сұрау, пішін немесе есеп

Тек қана ағымдық көріністе немесе нысанда көрсетілген өрістер мен жазбалар экспортталады. Сүзілген жазбалар, деректер кестесіндегі жасырылған бағандар және пішінде немесе есепте көрсетілмеген өрістер экспортталмайды.

Шебер Пішім сипат параметрлерін қадірлейді.

Қондырмалы өрістерінен іздеу мәндері экспортталады.

Еренсілтеме өрістерінен мәндер еренсілтемелер ретінде экспортталады.

Пішімделген мәтін өрістерінен мәтін экспортталады, бірақ пішімдеуі экспортталады.

  1. Тағайындау жұмыс кітабын және файл пішімін таңдаңыз.

    Экспорттау әрекеті барысында Access бағдарламасы тағайындау жұмыс кітабы үшін атау енгізуді сұрайтын терезе көрсетеді. Келесі кестеде жұмыс кітабы жасалынатын (егер ол әлі жоқ болса) және ол қайта жазылатын (егер ол әлдеқашан жасалған болса) жағдайларды қорытындылайды.

Тағайындау жұмыс кітабы

Бастапқы нысан

Экспорттау қажет

Орындалатын әрекет

Жоқ

Кесте, сұрау, пішін немесе есеп

Деректер (пішімдеумен бірге немесе пішімдеусіз)

Экспорттау әрекеті барысында жұмыс кітабы жасалынады.

Бұрыннан бар

Кесте немесе сұрау

Деректер (пішімдеу экспортталмайды)

Жұмыс кітабы қайта жазылмайды. Жұмыс кітабына жаңа жұмыс парағы қосылады және осы жұмыс парағына деректер қайсы өрістен экспортталатын болса, осы өрістің атауы беріледі. Егер осы атауға ие болған жұмыс парағы жұмыс кітабында әлдеқашан бар болса, Access бағдарламасы тиісті жұмыс парағының мазмұнын ауыстыруды немесе жаңа параққа басқа атау беруді сұрайтын терезе көрсетеді.

Бұрыннан бар

Кесте, сұрау, пішін немесе есеп

Деректер (пішімдеу экспортталады)

Жұмыс кітабы экспортталған деректермен қайта жазылады. Бар жұмыс парақтарының бәрі жойылады, және экспортталған нысанның атауына ие болған жаңа жұмыс парағы жасалынады. Excel жұмыс парағындағы деректер бастапқы нысанның пішімдеу параметрлерін мұралайды.

Деректер әрдайым жаңа жұмыс парағына қосылады. Деректерді кез келген бар жұмыс парағына немесе аталған ауқымға қосу мүмкін емес.

Беттің жоғарғы жағы

Экспорттау әрекетін орындау

  1. Егер тағайындау Excel жұмыс парағы ашық болса, қадамдарды жалғастырмас бұрын оны жабыңыз.

  2. Бастапқы дерекқордың шарлау аумағында экспорттау қажет нысанды таңдаңыз.

    Деректердің тек бір бөлігін экспорттау

    Егер нысан кесте, сұрау немесе пішін болып, деректердің тек бір бөлігін экспорттағыңыз келсе, нысанды деректер кестесінің көрінісінде ашып, қажет жазбаларды бөлектеңіз.

    Пішінді деректер кестесінің көрінісінде ашу үшін:    

    1. Ашу үшін пішінді екі рет нұқыңыз.

    2. Пішінді тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, Деректер кестесінің көрінісі параметрін таңдаңыз. Параметр қатынаулы болмағанда:

      1. Құрастырушы көрінісі түймешігін басыңыз.

      2. «Сипаттар кестесі» тапсырмалар аймағын көрсету үшін F4 пернесін басыңыз.

      3. «Сипаттар кестесі» тапсырмалар аймағындағы ашылмалы тізімнен Пішін тармағын таңдаңыз.

      4. «Сипаттар кестесі» тапсырмалар аймағының «Пішім» қойындысында Деректер кестесінің көрінісіне рұқсат беру сипатын Ия мәніне орнатыңыз.

      5. Жасақтама қойындысындағы Көріністер тобынан Деректер кестесінің көрінісі түймешігін басыңыз.

        Ескерту : Есептің бөлігін экспорттауға болмайды. Дегенмен, есеп негізделген кесте немесе сұрауды таңдауға немесе ашуға болады және кейін сол нысандағы деректер бөлігін экспорттау да мүмкін болады.

  3. Сыртқы деректер қойындысының Экспорттау тобында Excel түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  4. Экспорттау - Excel электрондық кестесі тілқатысу терезесінде Excel жұмыс кітабы үшін ұсынылған файл атауын (Access бағдарламасы бастапқы нысанның атауын пайдаланады) сараптаңыз немесе басқа атау енгізіңіз.

  5. Файл пішімі жақтауында керекті файл пішімін таңдаңыз.

  6. Егер кестені немесе сұрауды экспорттап отырсаңыз және пішімделген деректерді экспорттағыңыз келсе, Деректерді пішімдеуі және орналасуымен экспорттау параметріне құсбелгі қойыңыз. Қосымша ақпарат алу үшін Экспорттау әрекетіне дайындалу бөлімін қараңыз.

    Ескерту : Егер пішін немесе есепті экспорттап отырсаңыз, бұл параметр әрдайым таңдалған болады, бірақ қатынаулы болмайды (ол күңгірт болып көрінеді).

  7. Экспорттау әрекеті аяқталған соң тағайындау Excel жұмыс кітабын көру үшін Экспорттау әрекеті аяқталған соң тағайындау файлды ашу параметріне құсбелгі қойыңыз.

    Егер бастапқы нысан ашық болса және экспорттау әрекетін бастамас бұрын көріністе бір немесе бірнеше жазбаларды бөлектеген болсаңыз, Тек қана бөлектелген жазбаларды экспорттау параметріне құсбелгі қоюыңыз мүмкін. Көріністе көрсетілген барлық жазбаларды экспорттау үшін бұл параметр жанындағы құсбелгіні таңдамаңыз.

    Ескерту : Егер ешқандай жазба бөлектелген болмаса, бұл құсбелгі көзі қатынаулы (күңгірт) болмай тұра береді.

  8. OK түймешігін басыңыз.

    Егер экспорттау әрекеті қатенің себебінен сәтті орындалмаса, Access қатенің себебін сипаттайтын хабар көрсетеді. Әйтпесе, шеберде белгіленген экспорттау параметрлеріне сай, Access деректерді экспорттайды да Excel бағдарламасында тағайындау жұмыс кітабын не ашады не ашпайды. Осыдан соң Access тілқатысу терезесін көрсетеді. Оның ішінде экспорттау әрекеті туралы егжей-тегжейлі ақпаратты пайдаланатын талаптарды жасауға болады.

Экспорттау талаптарын сақтау

  1. Иә түймешігін басып, экспорттауды орындауды туралы толық ақпаратты келешекте де қолдану үшін сақтап алыңыз.

    Егжей-тегжейлі ақпаратты сақтап алу келешекте дәл осы әрекетті шебердегі қадамдарды әр жолы қайта-қайта орындамай істеуге жәрдемдеседі.

  2. Басқаша сақтау жақтауында экспорт талаптары үшін атау енгізіңіз. Егер қаласаңыз, Сипаттама жақтауында бұл әрекет үшін сипаттама енгізіңіз.

  3. Егер осы әрекетті белгілі уақыт өткен сайын (мәселен, әрбір апта немесе әрбір ай) қайта-қайта орындағыңыз келсе, Outlook тапсырмасын жасау параметріне құсбелгі қойыңыз.

    Бұны істеу Microsoft Office Outlook 2007 бағдарламасында осы талаптарды келешекте түймешік басып істеу мүмкіндігін беретін тапсырма жасайды.

  4. Экспортты сақтау параметрін таңдаңыз.

    Outlook бағдарламасы орнатылған болса, Access оны бастайды.

    Ескерту : Егер Outlook бағдарламасы орнатылмаған болса, қате туралы хабар пайда болады. Егер Outlook бағдарламасы дұрыс теңшелмеген болса, Outlook бастапқы теңшеу шебері басталады. Outlook бағдарламасын теңшеу үшін шебердегі қадамдарды орындаңыз.

  5. Outlook бағдарламасында Мерзім мен Еске салу сияқты тапсырма параметрлерін сараптап, оларды өңдеңіз.

    Тапсырманы қайта-қайта орындалынатындай етіп қою үшін Қайталану параметрін таңдаңыз. Бұл сурет тапсырмаларды кестелейтін құралды және оның ішіндегі кейбір әдеттегі параметрлерді көрсетеді:

    Outlook тапсырмаларды жоспарлаушы

    Outlook тапсырмаларын кестелеу туралы көбірек ақпарат алу үшін Импорттау немесе экспорттау әрекетін кестелеу.

  6. Сақтау мен жабу түймешігін басыңыз.

Сақталған тапсырманы орындау

  1. Outlook шарлау аумағында Тапсырмалар параметрін таңдаңыз да, орындағыңыз келетін тапсырманы екі рет нұқыңыз.

  2. Тапсырма қойындысындағы Microsoft Office Access тобында Импорттау әрекетін орындау Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

  3. Excel бағдарламасында тағайындау жұмыс кітабын ашыңыз да барлық деректердің дұрыс ұяшықтарға көшірілгендігіне көз жеткізіңіз.

    Егер бар жұмыс кітабына тек қана деректерді, олардың пішімдеуісіз, көшіруді ұйғарған болсаңыз, жұмыс кітабында бірнеше жұмыс парақтары болуы мүмкін. Экспорттау әрекетіне сәйкес келетін парақты табыңыз да осы парақтағы ұяшықтарды қарап шығыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жұмыс парағында жоқ ақаулықтар мен дұрыс емес мәндер

Төмендегі кесте жиі кездесетін қателердің себептерін тауып, оларды жоюдың түрлі жолдарын түсіндіреді.

Кеңес : Егер тек қана бірнеше мәндер жетіспегенін байқасаңыз, оларды Excel жұмыс парағында жөндеңіз. Әйтпесе, Access дерекқорындағы бастапқы нысанды жөндеңіз, ал одан кейін экспорттау әрекетін қайта орындаңыз.

Мәселе

Сипаттамасы мен шешімі

Көп мәнді өрістер

Бірнеше мәндерді қолдайтын өрістер нүктелі үтірлермен (;) ажыратылған мәндер тізімі ретінде экспортталады. Көбірек ақпарат алу үшін Excel бағдарламасының анықтамасына қараңыз.

Суреттер, нысандар және тіркемелер

Сызбалық элементтер (мекеме ендері, OLE нысаны өрістеріндегі мазмұн, және бастапқы деректердің бір бөлігі болып табылатын тіркемелер) экспортталмайды. Экспорттау әрекетін аяқтаған соң оларды жұмыс парағына қолмен қосыңыз.

Сызба

Ішінде Microsoft Graph нысаны болған пішінді немесе есепті экспорттағанда сызба нысаны экспортталмайды.

Деректер дұрыс бағанда емес

Экспорттау нәтижесінде пайда болатын жұмыс парақтарында бос мәндер кейде келесі бағанда орналасуға тиіс болған мәндермен ауыстырылады.

Күн мәндері жетпей тұр

1900 жылғы 1 қаңтардан алдын келетін күн мәндері экспортталмайды. Жұмыс парақтарындағы тиісті ұяшықтар бос мәндерді ұстайды.

Өрнектер жетпей тұр

Мәндерді есептеу үшін пайдаланылатын өрнектер Excel бағдарламасына экспортталмайды. Есептердің нәтижелері ғана экспортталады. Экспорттау әрекетін аяқтаған соң формуланы Excel жұмыс парағына қолмен қосыңыз.

Бағыныңқы пішіндер, есептер және ішкі деректер кестелері жоқ

Пішін, есеп немесе деректер кестесін экспорттағанда тек басты пішін, есеп немесе деректер кестесі экспортталады. Бағыныңқы пішін, есеп мен ішкі деректер кестесі үшін экспорттау әрекетін қайта-қайта орындауыңыз қажет.

Бағандар жетпей тұр немесе дұрыс пішімделмеген

Егер экспорттау нәтижесінде пайда болатын жұмыс парағында бағандардың ешқайсысы пішімделген болып көрінбесе, экспорттау әрекетін қайта орындаңыз және оның барысында шебердегі Деректерді пішімдеуі және орналасуымен экспорттау параметріне міндетті түрде құсбелгі қойыңыз. Керісінше, егер бастапқы нысанға қарағанда тек кейбір бағандар ғана басқаша пішімделген болса оларды Excel бағдарламасында қолмен пішімдеңіз.

Excel бағдарламасында бағанды пішімдеу

  1. Тағайындау Excel жұмыс кітабын ашыңыз да экспортталған деректерді ұстайтын жұмыс парағын көрсетіңіз.

  2. Бағанды немесе ұяшықтардың бөлектелген ауқымын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да Ұяшықтарды пішімдеу пәрменін таңдаңыз.

  3. Сан қойындысындағы Санаттар сөзінің астында Мәтін, Сан, Күн, немесе Уақыт сияқты пішім таңдаңыз.

  4. OK түймешігін басыңыз.

Бағанда "#" мәні көрініп тұр

Баған ішінде пішіндегі «Иә/Жоқ» өрісіне сәйкес келетін # мәнін көруіңіз мүмкін. Бұл экспорттау әрекетін шарлау аумағынан немесе пішін көрінісінен бастаудың нәтижесі болуы мүмкін. Бұл мәселені шешу үшін деректерді экспорттамас бұрын пішінді деректер кестесінің көрінісінде ашыңыз.

Қате анықтауыштары мен қате мәндері

Ұяшықтарды тексеріп, олардың ішінде қате анықтауыштарының (бұрыштардағы жасыл үшбұрыштар) немесе қате мәндерінің (тиісті деректердің орнына # таңбасымен басталатын жолдар).

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×