Деректерді электрондық пошта хабарлары арқылы жинау

Microsoft Office Access 2007 бағдарламасы сатумен айналысатын топтың мүшелері, сауал қатысушылары немесе істес кісілер сияқты әлемнің кез келген жерінде орналасқан адамдардан деректерді жинауды жеңілдетеді. Office Access 2007 бағдарламасын Microsoft Office Outlook 2007 бағдарламасымен бірге пайдалану құрамында деректерді енгізу пішіні бар электрондық пошта хабарын жасауға және жіберуге көмектеседі. Алушылар пішіндерді толтырып, оларды сізге қайта жібергенде, жауаптар сіздің талаптарыңызға сәйкес өңделеді. Мысалы, егер сіз жауаптардың автоматты түрде өңделуін таңдасаңыз, жауап кіресін қалтаңызға келген кезде, пішін мазмұны дерекқорыңыздағы тиісті кестеге қосылады. Бұл жаңа мүмкіндік, яғни деректерді электрондық пошта хабарлары арқылы жинау Шебері, басқаша істегенде пайдаланушыларыңыздың атынан деректерді енгізуге жұмсауыңыз мүмкін уақытыңызды үнемдей алады.

Бұл бөлімде

Деректерді жинау мүмкіндігін пайдалану

Жұмысқа кірісуден алдында

Шеберді бірте-бірте орындау

Электрондық пошта хабарын жібергеннен кейін

Деректерді электрондық пошта хабарлары арқылы жинау

Деректерді жинау мүмкіндігін пайдалану

Төмендегі тізімде осы жаңа мүмкіндікті пайдалануға болатын кейбір сценарийлер талқыланады.

  • Сауалдар    Сіз сауал жүргізіп, оның нәтижелерін Access бағдарламасында жинағыңыз келеді делік. Алдымен нәтижелерді сақтау үшін қажет болатын кестелері бар Access дерекқорын жасайсыз. Сонан кейін құрамында сұрақтар (өрістер түрінде берілген) болатын пішін жасау үшін шеберді пайдаланасыз және оларды сауал қатысушыларына жібересіз. Қатысушылар жауап берген кезде, олардың жауаптары тікелей сіз дерекқорда көрсеткен кестеге барады.

  • Күй есептері    Қорлардың ең соңғы деңгейлері жөнінде сізді хабардар ету мақсатында немесе бітпеген мәселелер туралы ең соңғы мәліметтер беру үшін, сіздің тобыңыз сізге ағымдық мәліметтер көрсетілген электрондық пошта хабарларын тұрақты аралықтар сайын жіберіп тұра алады.

  • Шараларды басқару    Конференция немесе оқу сияқты шараны ұйымдастырғанда, байланысуға қажет деректерді, жол жүруге және қонақ үйге қатысты талаптарды және тағы басқа мәліметтерді жинау үшін электрондық пошта хабары түрінде бір немесе бірнеше пішінді жіберуге болады. Егер сіз жауаптардың автоматты түрде өңделуін қаласаңыз, қатысушылар өздерінің талаптарын сізге хабарласпай-ақ, кез келген уақытта өзгерте алатын болады және шешім қабылдау үшін сіз әрқашан ең соңғы деректерді ала аласыз.

Электрондық пошта хабары түрінде деректерді енгізу пішімін жасауды және жіберуді жеңілдету үшін, үрдістің барлық негізгі қадамдарынан өту үшін деректерді электрондық пошта хабарлары арқылы жинау Шеберін пайдаланасыз. Сонымен қатар, жауаптар кіресін қалтаңызға келіп түскенде олардың қалай өңделуі керектігін де көрсетесіз.

Беттің жоғарғы жағы

Жұмысқа кірісуден алдында

Егер сіз бірінші рет электрондық пошта хабарлары арқылы деректерді жинап отырсаңыз, деректерді жинау үрдісінің сәтті орындалуын қамтамасыз ету үшін келесі қадамдарды орындаңыз.

  1. Компьютеріңізде келесі бағдарламалардың орнатылғандығына көз жеткізіңіз:

    • Office Access 2007    Деректерді электрондық пошта хабарлары арқылы жинау Шеберін тек Office Access 2007 бағдарламасында ғана пайдалануға болады.

    • Office Outlook 2007     Электрондық пошта хабарларын жіберу үшін пайдаланылатын компьютерде Office Outlook 2007 бағдарламасын орнатып, теңшеу керек. Егер Outlook бағдарламасы орнатылған болса, бірақ әлі теңшелмеген болса, Outlook бағдарламасын іске қосыңыз және Outlook бағдарламасын іске қосу шеберіндегі нұсқауларды орындаңыз. Шебер туралы анықтама алу үшін Outlook анықтамасын қараңыз.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (қосымша)    Деректерді енгізу пішімін жасағанда, HTML пішіміндегі қарапайым пішінді немесе InfoPath бағдарламасы жасаған пайдалануға оңайырақ пішінді таңдауға болады. Егер Office InfoPath 2007 немесе одан кейінірек шыққан бағдарлама компьютеріңізде орнатылмаған болса, немесе, егер хабарыңызды алушылардың барлығы компьютерлерінде Office InfoPath 2007 немесе одан кейін шыққан бағдарламаны орнататындығына сенімсіз болсаңыз, HTML пішінін таңдауыңыз тиіс.

      Ескерту : Деректерді электрондық пошта хабарлары арқылы жинау үшін пайдаланылатын пішіннің Access пішіні еместігін есте сақтаңыз. Сіз таңдаған HTML немесе InfoPath пішімін пайдаланып, шебер сіз үшін арнайы пішін жасайды.

  2. Сіздің электрондық пошта хабарыңызды алатын пайдаланушылардың компьютерлерінде келесі бағдарламалар орнатылуы тиіс. Қажетті бағдарламалық жасақтамасы болмаса, пайдаланушыларда пішінді көру немесе өңдеу мүмкіндігі болмайды.

    • HTML пішімін қолдайтын электрондық пошта тұтынғышы    Егер сіз HTML пішінін жіберетін болсаңыз, алушыда HTML пішімін қолдайтын электрондық пошта бағдарламасы болуы тиіс.

    • Office Outlook 2007 және Office InfoPath 2007 (екеуі де қосымша)    Егер сіз InfoPath пішінін жіберетін болсаңыз, InfoPath пішінін көру және өңдеу үшін алушыда Office Outlook 2007 және Office InfoPath 2007 бағдарламаларының екеуі де орнатылған болуы тиіс.

  3. Тағайындалған дерекқорды анықтаңыз. Дерекқор .mdb немесе .accdb пішімінде болуы мүмкін. Оған қоса, .mde және .accde файлдарына қолдау көрсетіледі.

    Егер сіз бұрыннан бар дерекқорды пайдаланғыңыз келмесе, жаңасын жасауыңыз керек.

  4. Хабарыңызға берілген пайдаланушының жауаптарынан алынған деректерді орналастырғыңыз келетін кестелерді анықтаңыз немесе жасаңыз. Егер сіз бұрыннан бар кестелер үшін деректер жинасаңыз, кестелер тек оқу үшін күйінде болмауы керек және олардың мазмұнын жаңарту немесе оларға мазмұн қосу үшін сіздің тиісті рұқсаттарыңыз болуы керек.

    Кесте жасау жөнінде қосымша мәлімет алу үшін Дерекқорда кесте жасау бөлімін қараңыз.

    Ескерту : 

    • Келесі деректер түрлерінің өрістерін электрондық пошта хабарларын пайдаланып жинау мүмкін емес:

      • Тіркеме

      • Автосанағыш

      • Көп мәнді өрістер

      • OLE

    • Егер деректерді жинау үшін екі немесе одан да көп кесте пайдаланылса, іріктеу сұрауын жасауыңыз керек және оны пішіннің жазбалар көзі ретінде пайдаланыңыз. Сұрауда негізгі кестелерден алынған барлық қажетті өрістердің болатындығына көз жеткізіңіз. Егер сіз бұрыннан бар сұрауды пайдалансаңыз, сұрау тек оқу үшін күйінде болмауы керек және оның мазмұнын жаңарту немесе оған мазмұн қосу үшін сіздің тиісті рұқсаттарыңыз болуы керек. Екі немесе одан да көп кестеге негізделген сұрау жасау туралы қосымша мәлімет алу үшін Бірнеше кестеге негізделген сұрау жасау бөлімін қараңыз.

  5. Көбінесе, жиналған деректерді жаңа жазбалар түрінде сақтау немесе деректерді бұрыннан бар жазбаларды жаңарту үшін пайдалану жөнінде таңдау жасай аласыз. Келесі жағдайларда деректерді жаңа жазбалар түрінде ғана сақтай аласыз:

    • Деректерді екі немесе одан да көп кестелерге орналастыру үшін жинау.

    • Негізгі кестеде бастапқы кілт өрісі жоқ. Бастапқы кілт мәндері әрбір жауапты бұрыннан бар жазбаға түрлендіру үшін қажет. Егер тағайындалған кестеңізде бастапқы кілт өрісі жоқ болса, оны қазір қосыңыз немесе бастапқы кілт түріндегі бірегей мәндері бар бұрыннан бар өрісті тағайындаңыз.

    • Негізгі кестеде ешқандай жазба жоқ. Егер кесте бос болса, шебер сіз жазбалар қосқыңыз келеді деп есептейді.

    • Алушылардың электрондық пошта мекенжайлары дерекқорда өріс түрінде сақталмаған. Жазбаларды жаңарту мақсатында деректерді жинағанда, шебер жасайтын хабарда мекенжайларды қолмен теру мүмкін емес. Мекенжай өрісі тағайындалған кестеде немесе тағайындалған кестемен байланысқан кестеде болуы тиіс. Мысалы, егер сіз Тапсырыстар кестесін жаңарту мақсатында деректер жинасаңыз, мекенжайлар өріс түрінде Тапсырыстар кестесінде немесе байланысқан кестеде (мысалы, Тапсырыс берушілер кестесінде) сақталуы тиіс.

Беттің жоғарғы жағы

Шеберді бірте-бірте орындау

Енді сіз деректерді жинау үрдісін теңшеуге көмектесетін шеберді іске қосуға дайынсыз.

Бұл бөлімде

Шеберді іске қосу

Деректерді енгізу пішінінің түрін таңдау

Деректермен не істегіңіз келетінін көрсету

Пішін өрістерін таңдау

Деректерді қалай өңдегіңіз келетінін көрсету

Алушылардың электрондық пошта мекенжайларын қалай көрсеткіңіз келетінін таңдау

Электрондық пошта мекенжайының өрісін көрсету

Электрондық пошта хабарын теңшеу

Электрондық пошта хабарларын жасау және жіберу

Шеберді іске қосу

  1. Тағайындалған дерекқорды ашыңыз.

  2. Бір кестені толтыру үшін, Шарлау аумағындағы кестені таңдаңыз. Екі немесе одан да көп байланысқан кестелерді толтыру үшін, осы кестелермен байланысқан сұрауды таңдаңыз.

  3. Шеберді іске қосу үшін төмендегілердің бірін орындаңыз:

    • Сыртқы деректер қойындысының Деректерді жинау тобында Электрондық пошта хабарын жасау түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

    • Кестені немесе сұрауды тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, содан кейін Деректерді электрондық пошта арқылы жинау және жаңарту түймешігін басыңыз.

      Егер кестеде ешқандай өріс болмаса, немесе Автосанағыш, OLE нысаны, Тіркеме немесе көп мәндік Іздеу түріндегі өрістер ғана болса, Access бағдарламасы Таңдалған кестеде немесе сұрауда электрондық пошта арқылы деректерді жинау мүмкіндігін қолдайтын өрістер жоқ деген хабарды көрсетеді.

      Егер кестеде деректерді жинау мүмкіндігін қолдайтын өрістер бар болса, шебер іске қосылады. Шебердің бірінші бетінде үрдістің негізгі қадамдары көрсетіледі. Егер тағайындалған кесте деректерді қосу және жаңарту мүмкіндігін қолдайтын болса, сіз шеберде негізгі алты қадамды орындайсыз:

      Тағайындалған кесте деректерді қосу және жаңарту мүмкіндігін қолдайтын жағдайдағы негізгі алты қадам

      Егер нысан тек қана жазбаларды қосу мүмкіндігін қолдайтын болса, сіз негізгі бес қадамды орындайсыз:

      Тағайындалған кесте деректерді қосу мүмкіндігін ғана қолдайтын жағдайдағы негізгі бес қадам

  4. Келесі түймешігін басыңыз.

    Шебер сізден жасағыңыз келетін пішіннің түрін таңдауды сұрайды.

Деректерді енгізу пішінінің түрін таңдау

Бұл қадамда сіз HTML пішінін немесе InfoPath пішінін жасауды таңдауыңыз керек. Бұрынырақ осы мақалада айтылғандай, Access пішінін электрондық пошта хабарлары арқылы деректерді жинау үшін пайдалану мүмкін емес — шеберде жасалатын HTML пішінін немесе InfoPath пішінін пайдалануыңыз тиіс.

Пайдаланушыларға жібергіңіз келетін деректерді енгізу пішінінің түрін таңдаңыз

Егер InfoPath бағдарламасы компьютеріңізде орнатылмаған болса, Microsoft Office InfoPath пішіні параметрін пайдалану мүмкін емес.

Сіз жасайтын пішіннің түрі екі факторға байланысты болады — пайдалану жеңілдігі және барлық пайдаланушыларыңыздың компьютерлерінде қажетті бағдарламалық жасақтаманың бар-жоқтығы. InfoPath пішінін пайдалану оңайырақ болады, бірақ HTML пішінінің бағдарламалық жасақтама бойынша талаптары азырақ болады.

InfoPath пішіні деректерді енгізу және өңдеудің жақсырақ ортасын ұсынады. Оған қоса, пайдаланушы Жіберу түймешігін басқанда, InfoPath пішіні деректерді алдын ала тексере алады, бұл олар сізге жауап жіберуден бұрын пайдаланушыға қате деректерді түзетуге мүмкіндік береді.

Қорытындылап айтқанда, InfoPath пішінінің HTML пішініне қарағанда бірнеше артықшылықтары бар, бірақ электрондық пошта тұтынғышы HTML пішімін қолдайтын кез келген пайдаланушыда HTML пішінін көру және өңдеу мүмкіндігі болады.

  1. Шеберде, Microsoft Office InfoPath пішіні параметрін барлық алушыларда Office InfoPath 2007 және Office Outlook 2007 орнатылған болса ғана таңдаңыз. Әйтпесе, HTML пішіні параметрін таңдаңыз.

  2. Келесі түймешігін басыңыз.

    Шебердің келесі көрсетілетін беті тағайындалған нысанның деректерді жаңарту мүмкіндігін қолдау-қолдамауына тәуелді болады. Егер нысан екі немесе одан да көп кестеге негізделген сұрау болып табылса, немесе егер ол бастапқы кілт өрісі жоқ кесте болса, немесе онда жазбалар жоқ болса, шебер сіз жаңа жазбалар қосқыңыз келеді деп есептейді және сізден пішін өрістерін таңдауды сұрайды. Барлық басқа жағдайларда, шебер пішін өрістерін таңдауды сұраудан бұрын, деректерді қосу немесе жаңарту керектігін көрсетуді сұрайды.

    Егер шебер пішін өрістерін таңдауды сұраса, тікелей осы мақаланың Пішін өрістерін таңдау бөліміне өтіңіз.

Деректермен не істегіңіз келетінін көрсету

Бұл қадамда, дерекқорға жаңа жазбалар қосуды немесе бұрыннан бар жазбаларды жаңартуды қалайтыныңызды көрсетіңіз.

Жаңа деректер жинайсыз ба, әлде бар деректерді жаңартасыз ба?

Сіз пайдаланатын пішін түрі алушы сізге бір жауаппен жібере алатын жаңа жазбалардың санына әсер етеді. Деректерді жаңарту кезінде, алушы тарапынан жаңартылуы тиіс жазбалар саны хабарға енгізілетін алдын ала толтырылатын пішіндер санын анықтайды. Төмендегі кестеде әр түрлі сценарийлер жинақталған:

Пішін түрі

Қосу немесе жаңарту

Нәтиже

HTML

Қосу

Алушылар әрбір жауаппен сізге бір ғана жаңа жазба жібере алатын болады.

InfoPath

Қосу

Алушылар әрбір жауаппен сізге бірнеше жаңа жазба жібере алатын болады. Олар мұны электрондық пошта хабарының астыңғы жағындағы Жол кірістіру түймешігін басу арқылы істей алады.

Ескерту : Хабарыңызға қосқыңыз келетін өрістерді көрсеткеннен кейін, шеберде бірнеше параметрлерді орнатуға болатын бет пайда болады. Осы бетте, жауаптар өңделетін Outlook қалтасын орнатуға болады, сондай-ақ, сол жауаптарды өңдеу параметрлерін де көрсетуге болады.

HTML

Жаңарту

Әрбір электрондық пошта хабарында бір немесе бірнеше алдын ала толтырылған пішіндер болады, бұл бір электрондық пошта мекенжайына сәйкес келетін жазбалардың санына тәуелді болады. Алушы хабардағы әрбір пішінді сараптау және жаңарту мүмкіндігіне ие болады.

InfoPath

Жаңарту

Әрбір электрондық пошта хабарында бір немесе бірнеше алдын ала толтырылған пішіндер болады, бұл бір электрондық пошта мекенжайына сәйкес келетін жазбалардың санына тәуелді болады. Алушы хабардағы әрбір пішінді сараптау және жаңарту мүмкіндігіне ие болады.

Сонымен қатар, электрондық пошта хабарының төменгі жағындағы Жол кірістіру түймешігін басу арқылы пайдаланушы қосымша жазбаларды жібере алады. Кейінірек осы мақалада, пайдаланушының жаңарту сұрауына жаңа жазбаларды қосуын қалай болдырмауға болатыны түсіндіріледі.

  1. Шеберде, Тек қана жаңа мәліметтерді жинау немесе Бұрыннан бар мәліметтерді жаңарту пәрменін таңдаңыз.

    Мынаны білу маңызды: егер сіздің мақсатыңыз жаңа жазбаларды қосу болса, хабар жасалған кезде электрондық пошта хабарының мекенжай терезесінде электрондық пошта мекенжайларын теруге болады. Бірақ, егер сіздің мақсатыңыз бұрыннан бар деректерді жаңарту болса, алушылардың электрондық пошта мекенжайлары өріс түрінде негізгі кестеде немесе сұрауда немесе байланысқан кестеде сақталуы тиіс.

  2. Келесі түймешігін басыңыз.

    Шебер сізді пішінге енгізгіңіз келетін өрістерді таңдауға шақырады.

Пішін өрістерін таңдау

Бұл қадамда, сіз пішінге енгізгіңіз келетін өрістерді таңдайсыз.

Жинағыңыз келетін деректерді көрсетіңіз.

Әдетте, пішіндегі негізгі кестеде немесе сұрауда орналасқан әрбір өрісті енгізу қажет емес. Бірақ, екі ерекшелік бар:

  • Міндетті өрістер    Егер сіз жаңа жазбалар жинасаңыз, шебер Міндетті сипаты Иә күйіне қойылған барлық өрістерді автоматты түрде енгізеді. Егер кез келген жазбаның міндетті өрістері бос болса, Access жазбаны кестеге қоспайды.

  • Қолдау көрсетілмейтін өріс түрлері    Кейбір өрістерді пішінге енгізу мүмкін емес. Шебер Автосанағыш, Тіркеме, OLE нысаны немесе көп мәндік іздеу өрістерін қолдамайды. Өрістердің осы түрлері шебердің Кестедегі өрістер немесе Сұраудағы өрістер тізімінде көрсетілмейді. Жаңа жазбалар қосылғанда, кестедегі Автосанағыш өрістері автоматты түрде толтырылады. OLE нысаны, тіркеме және көп мәндік іздеу өрістерін деректер кестесінің көрінісінде немесе пішін көрінісінде толтыруға тура келеді, себебі деректерді жинау үрдісі бұл мәндерді қоса алмайды.

  • Бастапқы кілт өрісі     Төмендегі кестеде қай кезде бастапқы кілт өрісін пішінге енгізуге болатын көрсетілген:

Деректерді жинаудың мақсаты

Деректер түрі

Пішінге енгізу керек пе?

Қосу

Автосанағыш

Жоқ. Жазба кестеге қосылған кезде бастапқы кілт мәні автоматты түрде жасалады.

Қосу

Автосанағыш емес

Иә. Жазбаларды қосқанда пайдаланушы мәнді өрісте тере алатын болады. Егер көрсетілген мән бұрыннан пайдаланылса, жауап өңделмейді.

Жаңарту

Автосанағыш немесе Автосанағыш емес

Жоқ. Бастапқы кілт мәнін пішінде өңдеу мүмкін емес. Бұл өріс әрбір жауапты бұрыннан бар жазбаға түрлендіру үшін пайдаланылады.

  1. Кестедегі өрістер немесе Сұраудағы өрістер тізімінен қажетті өрістерді екі рет нұқыңыз. Егер сіз барлық өрістерді енгізгіңіз келсе, >> түймешігін басыңыз.

  2. Электрондық пошта хабарына енгізілетін өріс тізіміндегі өрістерді қайта реттеу үшін жоғары және төмен көрсеткі түймешіктерін пайдаланыңыз.

  3. Әрбір енгізілетін өріс үшін, Өріс сипаттары тармағының астында тақырыпты көрсетіңіз. Егер сіз деректерді жаңартсаңыз және өрісті пайдаланушы үшін көрсеткіңіз келсе, бірақ пайдаланушының деректерді өзгертуін қаламасаңыз, Тек оқу үшін түймешігін басыңыз. Өріс Бұл өріс тек оқуға арналған деген тақырыппен электрондық пошта хабарында көрінеді. Егер пайдаланушы бұрыннан бар деректерді жаңартатын болса, бұл мүмкіндік өте тиімді болады.

  4. Келесі түймешігін басыңыз.

    Шебер жауаптарды қалай өңдегіңіз келетінін көрсетуді сұрайды.

Деректерді қалай өңдегіңіз келетінін көрсету

Бұл қадамда, жауаптарды өңдеу жөнінде маңызды шешім қабылдайсыз — автоматты түрде немесе қолмен. Мұндағы қолмен өңдеу дегеніміз деректер кестесінің көрінісінде немесе пішін көрінісінде көп уақытты қажет ететін деректерді енгізуді білдірмейді. Ол тек қана жиналған деректерді тағайындалған кестеге ауыстыру үшін экспорт әрекетін қолмен бастауды ғана білдіреді.

Жауаптарды қалай өңдегіңіз келетінін көрсету

Автоматты түрде өңдеу

Жауаптар пошта жәшігіңізге келгенде, олардың автоматты түрде өңделуін таңдасаңыз, Outlook және Access бағдарламалары бірге жұмыс істеп, әрбір жауаптың пішінінің мазмұнын дерекқорыңыздағы тағайындалған кестелерге экспорттайды.

Автоматты түрде өңдеу біраз уақытыңыз бен еңбегіңізді үнемдей алады. Жауаптар пошта жәшігіңізге келгенде, төмендегі шарттар орындалған жағдайда ғана жауаптар сәтті экспортталады:

  • Outlook бағдарламасы компьютеріңізде іске қосылған болуы тиіс. Егер Outlook жұмыс істемей тұрса, өңдеу Outlook бағдарламасын келесі жолы іске қосқан кезде басталады.

  • Компьютеріңізде Access бағдарламасы орнатылған болуы керек.

  • Дерекқор құпия сөзбен қорғалмауы тиіс және жеке дара күйінде ашылмауы тиіс. Дерекқордың атауы немесе орны сіз электрондық пошта хабарын жіберген сәттен бері өзгермеген болуы тиіс.

  • Кестелер мен сұраулардың атаулары және пішінге енген өрістердің сипаттары сіз электрондық пошта хабарын жіберген сәттен бері өзгермеген болуы тиіс.

  • Негізгі кестелер мен сұраудың мазмұнын жаңарту немесе қосу үшін сіздің қажетті рұқсаттарыңыз әлі де болуы тиіс.

Егер осы шарттардың біреуі немесе бірнешеуі орындалмаса, автоматты түрде өңдеу орындалмайды. Егер өңдеу орындалмаса, ақауларды жоюға әрекет жасап көріңіз, содан кейін өңделмеген жауаптарды қолмен экспорттаңыз. Кіресін қалтаңызға сіз мәселелерді шешкеннен кейін келген жауаптар автоматты түрде өңделе береді.

Деректерді тек жаңартуға рұқсат ету

Егер сіз деректерді жаңартсаңыз және Жауаптарды автоматты түрде өңдеу және деректерді қосу құсбелгісін қойсаңыз, Бұрыннан бар деректерді жаңартуға ғана рұқсат ету құсбелгісін пайдалануға болады. Пайдаланушының жаңа жазбаларды жіберуін болдырмағыңыз келсе, құсбелгіні қойыңыз. Егер сіз тек жаңа деректерді қоссаңыз, Бұрыннан бар деректерді жаңартуға ғана рұқсат ету құсбелгісі көрінбейді.

Қолмен өңдеу

Қашан және қай жауаптардың өңделетінін басқарғыңыз келсе, Жауаптарды автоматты түрде өңдеу және деректерді қосу құсбелгісін алыңыз. Мұндай жағдайда, жауаптар кіресін қалтаңызға келеді, бірақ дерекқорға өтпейді. Outlook бағдарламасында әрбір жауапты қолмен таңдап, тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқуыңыз керек, содан кейін дерекқорда орналастыру үшін мәтінмәндік мәзірдегі Деректерді Microsoft Access бағдарламасына экспорттау пәрменін таңдаңыз.

Сондай-ақ, автоматты түрде өңделмеген жауаптарды қолмен өңдеуге тура келуі мүмкін. Сәтсіздіктің себебін жойғаннан кейін, бар жауаптардың әрқайсысын қолмен экспорттауыңыз керек.

Экспорттау әрекетін бастаудан бұрын мыналар есіңізде болсын:

  • Office Access 2007 бағдарламасы компьютерде орнатылуы тиіс.

  • Егер дерекқор құпия сөзбен қорғалған болса, экспорттау әрекетін бастаған кезде құпия сөзді енгізуіңіз қажет. Сонымен қатар, дерекқор жеке дара күйінде ашылмауы тиіс және дерекқордың атауы немесе орны сіз электрондық пошта хабарын жіберген сәттен бері өзгермеген болуы тиіс.

  • Кестелер мен сұраулардың атаулары және пішінге енген өрістердің сипаттары сіз электрондық пошта хабарын жіберген сәттен бері өзгермеген болуы тиіс.

  • Негізгі кестелер мен сұраудың мазмұнын жаңарту немесе қосу үшін сіздің қажетті рұқсаттарыңыз болуы тиіс.

Өңдеудің қосымша параметрлерін орнату

  1. Шебердің Жауаптарды қалай өңдегіңіз келетінін көрсету бетінде, жауаптар сақталатын Outlook қалтасының атауын сараптаңыз. Осы деректерді жинау сұрауына арналған жауаптар үшін басқа қалтаны көрсеткіңіз келсе, қалтаның атауын нұқыңыз. Қалта таңдау тілқатысу терезесінде, басқа қалтаны таңдаңыз немесе жаңа қалта жасау үшін Жаңа түймешігін басыңыз. OK түймешігін басыңыз, содан кейін Access бағдарламасына қайта оралыңыз.

  2. Электрондық пошта параметрлерін пайдаланып деректерді жинау тілқатысу терезесін көрсету үшін Жауаптардың автоматты түрде өңделуін басқару үшін сипаттарды орнату пәрменін таңдаңыз.

    Электрондық пошта парамтерлері көмегімен деректерді жинақтау тілқатысу терезесі

    Жауаптардың қалай өңделетінін көрсету үшін осы тілқатысу терезесін пайдаланыңыз. Жауаптарды қолмен өңдегіңіз келсе, келесі қадамды елемеңіз.

  3. Электрондық пошта параметрлерін пайдаланып деректерді жинау тілқатысу терезесінде, параметрлерді тексеріңіз және, қажет болса, оларды төмендегі әдістердің кез келгенін пайдаланып өзертіңіз, содан кейін OK түймешігін басыңыз:

    • Сіз хабар жібермеген адамдардан жауаптарды алып тастау    Бастапқы алушылар жіберген жауаптарды ғана автоматты түрде өңдеу үшін осы құсбелгіні қойыңыз. Басқа адамдардың жауаптары тағайындалған қалтада сақталады, бірақ олар автоматты түрде өңделмейді.

    • Әрбір алушыдан бірнеше жауап қабылдау     Алушы сізге бірнеше жауап жібере алады. Егер әрбір алушыдан келген бірінші ғана жауаптың автоматты түрде өңделуін қаласаңыз, осы құсбелгіні қойыңыз. Екінші және одан кейінгі жауаптар тағайындалған қалтада сақталады, бірақ автоматты түрде өңделмейді.

      Ескерту : Бұл параметр жауаптардың санын ғана басқарады, ол бір жауаптағы өңделетін жазбалар санын басқармайды. Басқаша айтқанда, егер сіз InfoPath пішінін жіберсеңіз, пайдаланушы бір жауапта бірнеше жазбаларды жібере алады және тиісті құсбелгі қойылмаса да, Access бағдарламасы жауаптағы барлық жазбаларды автоматты түрде өңдейді.

    • Бұрыннан бар деректерді жаңартуға ғана рұқсат ету    Деректерді жаңарту үшін алушылар InfoPath пішінін пайдаланғанда, олар сізге бұрыннан бар жазбалардың жаңа нұсқаларына қосымша жаңа жазбалар жібере алады. Бұрыннан бар жазбалардың жаңартылған нұсқаларын ғана өңдегіңіз келсе, осы құсбелгіні қойыңыз.

    • Өңделетін жауаптардың саны    Автоматты түрде өңдегіңіз келетін жауаптардың (барлық алушылардан) жалпы санын енгізіңіз. Егер барлық жауаптарды автоматты түрде өңдегіңіз келсе, мәтін ұясына 5000 сияқты үлкен мәнді енгізіңіз. Көрсетілген санға жеткеннен кейін алынған жауаптар тағайындалған қалтада сақталады, бірақ автоматты түрде өңделмейді.

    • Тоқтату күні мен уақыты    Осы электрондық пошта хабары үшін жауаптардың автоматты түрде өңделуін қашан тоқтату керектігін көрсетіңіз. Көрсетілген күн мен уақыттан кейін алынған жауаптар тағайындалған қалтада сақталады, бірақ автоматты түрде өңделмейді.

      Ескерту : Кейінірек осы параметрлерді өзгерту үшін, Сыртқы деректер қойындысындағы Деректерді жинау тобынан Жауаптарды басқару түймешігін басыңыз. Деректерді жинау хабарларын басқару тілқатысу терезесінде, параметрлерін өзгерткіңіз келетін хабарды таңдаңыз, сонан кейін Хабар параметрлері түймешігін басыңыз. Бұл тілқатысу терезесінде енгізілген өзгерістер сол хабар бойынша алынатын барлық кейінгі жауаптарға әсер етеді.

  4. OK түймешігін, содан кейін Жабу түймешігін басыңыз.

    Келесі қадам деректерді қосу және деректерді жаңарту әрекеттерінің қайсысы таңдалғандығына байланысты болады. Егер сіз жаңа жазбаларды қосатын болсаңыз, келесі бөлімнен жалғастырыңыз. Егер бұрыннан бар жазбаларды жаңарту үшін деректер жинайтын болсаңыз, Электрондық пошта мекенжайы өрісі бөліміне өтіңіз.

Алушылардың электрондық пошта мекенжайларын қалай көрсеткіңіз келетінін таңдау

Егер сіз тек қана жаңа мәліметтерді жинасаңыз, электрондық пошта мекенжайларын екі әдіспен көрсетуге болады:

Электрондық пошта хабарыңызды алушыларды таңдаңыз.

  • Мекенжайларды шебердің көмегімен жасалған электрондық пошта хабарында бөлек енгізіңіз немесе мекенжайларды мекенжайлық кітаптан таңдаңыз.

  • Электрондық пошта мекенжайлары бар ағымдық дерекқордағы өрісті пайдаланыңыз. Өріс негізгі кестеде немесе сұрауда немесе байланысқан кестеде болуы тиіс.

Бұрыннан бар жазбаларды жаңарту үшін деректерді жинасаңыз, сіз бұл тілқатысу терезесін көрмейсіз, себебі ондай жағдайда алушылардың электрондық пошта мекенжайлары өріс түрінде дерекқорда қол жеткізуге болатын күйде болуы тиіс.

  1. Шеберде өзіңізге қажетті параметрді таңдаңыз.

  2. Келесі түймешігін басыңыз.

    Егер электрондық пошта мекенжайларын өзіңіз енгізетін болсаңыз, Электрондық пошта хабарын теңшеу бөліміне өтіңіз. Егер дерекқордағы өрісті пайдаланатын болсаңыз, келесі бөлімнен жалғастырыңыз.

Электрондық пошта мекенжайының өрісін көрсету

Бұл қадамда, алушылардың электрондық пошта мекенжайлары сақталатын өрісті көрсетесіз.

Алушылардың электрондық пошта мекенжайлары болатын дерекқордағы өрісті көрсетіңіз.

  • Егер өріс ағымдық кестеде немесе сұрауда болса, Ағымдық кесте немесе сұрау тармағын таңдаңыз, ашылмалы тізімнен өрісті таңдаңыз, содан кейін Келесі түймешігін басыңыз.

  • Егер алушылардың электрондық пошта мекенжайлары болатын өріс ағымдық кестеде немесе сұрауда болмаса, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

    1. Байланыстырылған кесте пәрменін таңдаңыз.

    2. Ашылмалы тізімде, мекенжайлар берілген кестемен байланыстыратын ағымдық кестедегі өрісті таңдаңыз. Әдетте ол ұқсатқыш өрісі болып табылады.

    3. Төмендегілердің бірін орындаңыз:

      • Егер сіз таңдағын өріс бір ғана кестемен байланыстырылған болса, қосымша бір ашылмалы тізім шығады. Электрондық пошта мекенжайлары бар өрісті таңдаңыз.

      • Егер сіз таңдағын өріс бірнеше кестемен байланыстырылған болса, қосымша екі ашылмалы тізім шығады. Бірінші тізімнен электрондық пошта мекенжайлары бар кестені таңдаңыз. Екінші кестеден өрісті таңдаңыз.

    4. Келесі түймешігін басыңыз.

Байланыстырылған кестелер бұл - араларында байланыстары бар кестелер. Дерекқорыңыздағы байланыстарды көру немесе өңдеу үшін :

  • Дерекқор құралдары қойындысының Көрсету/Жасыру тобында Байланыстар түймешігін нұқыңыз. Түймешік кескіні

Байланыстар туралы қосымша мәлімет алу үшін мына мақалаларды қараңыз: Кесте байланыстары жөніндегі нұсқаулық немесе Байланысты жасау, өзгерту немесе жою.

Мекенжай өрісін пайдаланғанда, Outlook бағдарламасында электрондық пошта хабарын алдын ала қарап алу немесе теңшеу мүмкін емес. Бұл әрекетті шеберде орындауға болады. Келесі қадамда, шебер хабардың әдепкі тақырыбы мен негізгі бөлігін көрсетеді және сіз оны теңшей аласыз.

Электрондық пошта хабарын теңшеу

Бұл қадамда, сіз хабардың құрамдас бөліктерін тексересіз және қажетті өзгерістерді енгізесіз.

Электрондық пошта хабарын теңшеу

  1. Тақырып және Кіріспе өрістерінде қажетті өзгерістерді енгізіңіз.

  2. Егер дерекқордағы өрісте сақталатын электрондық пошта мекенжайларын пайдалануды таңдасаңыз, осы бетте тағы бір қосымша таңдау жасауға болады. Алушылардың электрондық пошта мекенжайларын қосу: пәрменінің астында, параметрлердің бірін таңдаңыз. Сіз таңдаған параметрге қарамастан, пайдаланушылар электрондық пошта хабарын алады. Егер сіз электрондық пошта мекенжайларын Microsoft Office Outlook бағдарламасында енгізуді таңдасаңыз, бұл таңдау жарамсыз болады.

  3. Келесі түймешігін басыңыз.

Электрондық пошта хабарларын жасау және жіберу

Шебер енді хабар жасауға болатындығын хабарлайтын бетті көрсетеді және Жауаптарды басқару пәрменін пайдаланып электрондық пошта күйін қалай көруге болатынын да көрсетеді.

Электрондық пошта хабарын жасау

Бұл бетте кейбір ескерту хабарлары шығуы мүмкін. Төменгі кестеде әрбір ескерту мен оған байланысты жасалатын әрекет берілген.

Ескерту

Сипаттама

Шешімі

Кейбір жазбаларда көрсетілген электрондық пошта мекенжайы өрісінде жарамды мекенжай жоқ. Бұл жолдар үшін деректер алынбайды.

Сіз таңдаған электрондық пошта мекенжайы өрісінде бос мәндер бар.

Әрбір жазба үшін деректер жинағыңыз келсе, шеберден шығыңыз және бос мәндерді электрондық пошта мекенжайларымен алмастырыңыз. Содан кейін шеберді қайтадан іске қосыңыз.

Дерекқор қазір жеке дара пайдалану үшін құрсауланған; құрсаулауды алып тастамасаңыз, автоматты түрде өңдеу орындалмайды.

Дерекқор ағымдық уақытта жеке дара пайдалану күйінде ашылған.

Егер сіз жауаптардың автоматты түрде өңделуін таңдасаңыз, өңдеу орындалмайды, себебі Access бағдарламасы жеке дара пайдалану үшін құрсауланған дерекқорға деректерді қоса алмайды немесе оны жаңарта алмайды. Дерекқорды жабыңыз және хабарды жібергеннен кейін дереу оны жеке дара пайдалануға арналмаған күйде қайта ашыңыз.

Бұл электрондық пошта хабарларында құпия немесе қорғалмаған деректер болу мүмкін.

Сіз бұрыннан бар жазбаларды жаңарту үшін деректер жинаудасыз және сіз жіберетін пішін бұрыннан бар деректермен алдын ала толтырылатын болады.

Егер кейбір пішін өрістерінде қорғалмаған деректер болса, өрістерді таңдаған шебер қадамына қайта оралыңыз және қорғалмаған деректері бар өрістерді пішіннен жойыңыз.

Электрондық пошта мекенжайларын өзіңіз анықтайсыз ба немесе дерекқордағы кестеде сақталған мекенжайларды пайдаланасыз ба, келесі орындалатын қадамдар осыған байланысты болады.

Егер сіз мекенжайларды Outlook электрондық пошта хабарында көрсетуді таңдасаңыз

Бұл сценарий бойынша сіз электрондық пошта мекенжайларын Outlook бағдарламасында енгізесіз және Жіберу түймешігін басудан бұрын хабарды алдын ала қарап алуға және теңшеуге боолады.

  1. Жалғастыру үшін Жасау түймешігін басыңыз.

    Деректерді енгізу пішіні бар Outlook хабары көрінеді. Хабардың негізгі бөлігінде қысқаша кіріспе және басқару элементтері мен кеңестер берілетін пішін болады. Хабардың негізгі бөлігін өзгертуге болмайды. Егер пішін құрылымы өзгертілсе, жауап өңделмей қалуы мүмкін.

  2. Алушылардың электрондық пошта мекенжайларын Кімге, Көшірме немесе Жасырын көшірме терезелеріне енгізіңіз. Сондай-ақ, мекенжайларды мекенжайлық кітаптан таңдау үшін Кімге, Көшірме немесе Жасырын көшірме түймешіктерін басуға болады.

  3. Жіберу түймешігін басыңыз.

Егер сіз дерекқорда сақталатын мекенжай өрісін пайдалануды таңдасаңыз

Бұл сценарий бойынша, сіз хабарды алдын ала қарап алғансыз және теңшегенсіз. Енді сіз хабар жіберілетін пайдаланушылардың мекенжайларын таңдауға болатындай етіп электрондық пошта мекенжайы өрісін сүзгілейсіз.

  1. Алушыларға электрондық хабарды жіберу бетін көрсету үшін Келесі түймешігін басыңыз.

    Алушыларыңызға электрондық хабарды жіберіңіз

  2. Тиісті құсбелгілерді қою арқылы пайдаланғыңыз келетін электрондық пошта мекенжайларын таңдаңыз.

  3. Жіберу түймешігін басыңыз.

    Егер мекенжай өрісіндегі кейбір мәндер жарамды электрондық пошта мекенжайлары болмаса, жарамсыз мекенжайлардың тізімін көрсететін тілқатысу терезесі шығады. Бұл жағдайда, тізімдегі мекенжайларды жазып алып, Шығу түймешігін басыңыз, мекенжайларды тексеріңіз, содан кейін хабарды қайтадан жіберіп көріңіз. Хабарларды қайта жіберу туралы қосымша мәлімет алу үшін Деректерді жинауға арналған электрондық пошта хабарын қайта жіберу бөлімін қараңыз.

Электрондық пошта хабарлары арқылы деректерді жинауға байланысты жұмыстың көп бөлігін бітірдіңіз. Жауаптардың автоматты түрде өңделуін таңдаған болсаңыз, және, егер ешқандай қате шықпаса, сіздің қатысуыңызсыз-ақ, деректер тағайындалған дерекқорға жіберіледі.

Екінші жағынан, егер сіз жауаптарды қолмен өңдеуді таңдаған болсаңыз, немесе, егер қателер пайда болса, сіз тараптан әрекеттер қажет болады. Жауаптарды қолмен өңдеу, ақауларды жою және деректерді жинауға арналған хабарлар мен жауаптарды жалпы басқару туралы қосымша мәлімет алу үшін келесі бөлімді қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Электрондық пошта хабарын жібергеннен кейін

Электрондық пошта хабарына жауап беру үшін, әрбір алушы Жауап беру түймешігін басады, пішінге қажетті мәліметтерді енгізеді, содан кейін Жіберу түймешігін басады. Бұл бөлімде жауаптарды қалай көруге болатынын және жауап дұрыс өңделмеген жағдайда не істеу керектігін білетін боласыз.

Бұл бөлімде

Жауаптарды қарап шығу

Жауаптардың автоматты түрде өңделуін тексеру және ақауларын жою

Жауаптарды қолмен өңдеу және қателерді жою

Деректерді жинауға арналған электрондық пошта хабарын қайта жіберу

Жауаптарды басқару және хабар параметрлерін өзгерту туралы қосымша мәліметтерге сілтемелерді Қосымша мәліметтер бөлімінен таба аласыз.

Жауаптарды қарап шығу

Жауаптарды өңдеудің қандай түрі таңдалғандығына қарамастан, хабарыңызға кімнің жауап бергенін білгіңіз келуі мүмкін, сондай-ақ, жауаптарды қолмен ашқыңыз келуі мүмкін. Жауаптарды қарап шығу үшін былай істеңіз:

  1. Outlook бағдарламасына ауысыңыз, содан кейін деректерді жинауға қатысты жауаптарды сақтау үшін тағайындалған қалтаға барыңыз.

    Кеңес : Егер қалтаның атауы есіңізде болмаса, Сыртқы деректер қойындысындағы Деректерді жинау тобынан Жауаптарды басқару түймешігін басыңыз. Деректерді жинау хабарларын басқару тілқатысу терезесінде, Outlook қалтасы бағанында, жауаптарын көргіңіз келетін хабарға сәйкес келетін жолдан қалтаның атауын таба аласыз.

  2. Outlook бағдарламасында жауапты ашу үшін оны екі рет нұқыңыз. Пішінді жіберуші толтырған күйінде көресіз.

Access бағдарламасы бастапқы жауап хабарына келген жауаптарды өңдемейді. Сондықтан, егер алушылардан келген бір немесе бірнеше пішін бос, толық емес немесе дұрыс толтырылмаған болса, Жауап беру пәрменін пайдаланудың орнына, бастапқы электрондық пошта хабарын сол пайдаланушыларға қайта жіберіңіз.

Егер сұрауды қосымша адамдарға жібергіңіз келсе, алынған хабарды қайта жіберудің орнына, бастапқы хабарды қайта жіберуіңіз керек. Қосымша мәлімет алу үшін Деректерді жинауға арналған электрондық пошта хабарын қайта жіберу бөлімін қараңыз.

Жауаптардың автоматты түрде өңделуін тексеру және ақауларын жою

Жауаптардың автоматты түрде өңделуін таңдасаңыз, жауаптардың дұрыс өңделуін қамтамасыз ету үшін былай істеңіз:

  • Әрбір жауап үшін, Орындалсын жалаушасы, Деректерді жинау күйі және Санаттар бағандарындағы мәндерді тексеріңіз.

    Кеңес : Егер Орындалсын жалаушасы, Деректерді жинау күйі және Санаттар бағандары сіздің көрінісіңізде болмаса, оларды Өріс таңдаушы арқылы қосыңыз. Баған тақырыбын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, Өріс таңдаушы түймешігін басыңыз. Өріс таңдаушы тілқатысу терезесінде, әрбір өрісті бұрыннан бар баған тақырыбының оң немесе сол жағына апарып тастаңыз.

    Outlook қалтасында, егер Орындалсын жалаушасыДеректерді жинау әрекеті сәтті орындалды деген күйде болса, Деректерді жинау күйі бағаны бос болса және Санаттар бағанында жасыл көрсеткіш болса, бұл жауаптың сәтті өңделгенін білдіреді.

  • Оған қоса, жаңа жазбалар түрінде немесе бұрыннан бар жазбалардың жаңартылған нұсқалары түрінде сақталған жиналған деректерді көру үшін тағайындалған кестелердің мазмұндарын тексергіңіз келуі мүмкін.

Жауап автоматты түрде өңделмеді деп күдіктенсеңіз, өңдеуге қажет барлық шарттардың орындалғандығын тексеріп көріңіз. Осы мақалада бұрынырақ берілген Автоматты түрде өңдеу бөлімін қараңыз. Сонан кейін төмендегі кестеде берілген ұсыныстарды орындап көріңіз. Көп ұсыныстарда ақауды жою және жауапты қолмен экспорттау талап етіледі. Қолмен экспорттау жөнінде анықтама алу үшін келесі бөлімді қараңыз: Жауаптарды қолмен өңдеу және қателерді жою.

Мәселе

Себебі

Шешімі

Жауап Outlook қалтасында бар, бірақ ол өңделмеген. Деректерді жинау күйі бағаны Хабар өңделмеді деген хабарды көрсетеді.

Хабар параметрлерін Электрондық пошта параметрлерін пайдаланып деректерді жинау тілқатысу терезесінде тексеріңіз. Параметрлер жауаптарды қолмен өңдеу үшін таңдалады немесе кейбір жауаптардың автоматты түрде өңделуін болдырмау үшін таңдалады.

Кеңес : Параметрлерді көрсету үшін, Сыртқы деректер қойындысындағы Деректерді жинау тобынан Жауаптарды басқару түймешігін басыңыз. Тілқатысу терезесінде қажетті хабарды таңдаңыз және Хабар параметрлері түймешігін басыңыз.

Жауапты қолмен экспорттаңыз.

Әлі алынбаған жауаптардың автоматты түрде өңделуін қамтамасыз ету үшін параметрлер тілқатысу терезесіндегі параметрлерді өзгертіңіз.

Параметрлерді тексеру мен өзгерту жөнінде анықтама алу үшін Деректерді жинау электрондық пошта параметрлері мақаласын қараңыз .

Мен хабарларымның біріне жауап бердім, бірақ ол өңделмеді.

Өзіңіздің хабарыңызға жауап беру кішкене өзгеше болады.

Алынған хабардағы пішінді толтырудың орнына, Жіберілген элементтер қалтасында табылған жіберілген хабардағы пішінді толтырыңыз. Жіберілген элементтер қалтасына барыңыз, сонан кейін хабарды ашыңыз. Жауап беру түймешігін басыңыз, пішінді толтырыңыз, содан кейін Жіберу түймешігін басыңыз.

Жауап тиісті қалтаға бармайды.

Хабарға келген тек бастапқы жауаптар ғана тағайындалған қалтаға өтеді.

Өзіңіздің хабарларыңызға арналған жауаптарыңыз (жауап жасау үшін Жіберілген элементтер қалтасындағы хабардың көшірмесін пайдаланудан басқа жағдайда) және талқылауға пайдаланылған электрондық пошта хабарларының ағымының құрамындағы жауаптар тағайындалған қалтаға өтпеуі мүмкін.

Болуы мүмкін басқа себептер: Office Access 2007 орнатылмаған немесе жауаптарды өңдеуге қажет қондырма жоқ немесе бүлінген.

Егер жауаптарыңыздың бірі өңделмесе, Жіберілген элементтер қалтасында табылған жіберілген хабардағы пішінді толтырыңыз.

Егер пайдаланушы жауапқа берілген жауаптағы пішінді толтырса, пайдаланушыдан бастапқы хабарға жауап беруін сұраңыз.

Егер қондырма жоқ немесе бүлінген деп ойласаңыз, Outlook бағдарламасына ауысыңыз, содан кейін Құралдар мәзірінде Қауіпсіздікті басқару орталығы түймешігін басыңыз, содан кейін Қондырмалар түймешігін басыңыз. Деректерді жинауға және жариялауға арналған Microsoft Access Outlook қондырмасы элементінің көрінетінін тексеріңіз. Егер жазба көрінбесе, Access бағдарламасын қайта орнатып көріңіз.

Деректерді жинау күйі бағаны келесі жолды көрсетеді:

Дерекқорды табу мүмкін емес. Дерекқорды табу және деректерді қолмен импорттау.

Дерекқор басқа жерге жылжытылған, атауы өзгертілген немесе жойылған немесе бүлінген.

Дерекқорды бастапқы орнында қалпына келтіріңіз және жауапты қолмен экспорттаңыз.

Деректерді жинау күйі бағаны келесі жолды көрсетеді:

Деректерді импорттау үшін дерекқорды ашу мүмкін емес, себебі дерекқор пайдаланылуда. Дерекқорды пайдалану мүмкіндігін алғаннан кейін жауаптарды қолмен өңдеңіз.

Дерекқор жеке дара пайдалану күйінде ашылған және жеке дара пайдалану құрсауын алып тастағанша дерекқорға өзгеріс енгізу мүмкін емес.

Дерекқорды жеке дара пайдалану күйінде ашқан пайдаланушыдан дерекқорды жауып, оны қалыпты күйде ашуды сұраңыз. Содан кейін жауапты қолмен экспорттаңыз.

Деректерді жинау күйі бағаны келесі жолды көрсетеді:

Бұл Access дерекқоры құпия сөзбен қорғалған. Бұл деректерді Microsoft Access бағдарламасына қолмен экспорттаңыз.

Тағайындалған дерекқор құпия сөзбен қорғалған. Егер дерекқор үшін құпия сөз қажет болса, автоматты түрде өңдеу орындалмайды.

Жауапты қолмен экспорттаңыз. Егер келесі жауаптардың автоматты түрде өңделуін қаласаңыз, дерекқордан құпия сөзді алып тастаңыз.

Деректерді жинау күйі бағаны кестенің, сұраудың немесе өрістің жоқтығын көрсететін хабарды көрсетеді.

Тағайындалған кесте немесе сұрау жойылған немесе оның атауы өзгертілген, немесе пішіннің мазмұнын кестелерге қосу мүмкін болмайтындай етіп құрылымы өзгертілген.

Тағайындалған кестелер мен сұрауларды қайта жасаңыз немесе жаңа деректерді жинау хабарын жасаңыз және жіберіңіз.

Деректерді жинау күйі бағаны келесі жолды көрсетеді:

Бұл электрондық пошта хабарын өңдеу мүмкін емес. Бұл электрондық пошта хабарындағы пішін бүлінген немесе өзгертілген.

Жауаптағы пішін бүлінген немесе біреу (алушы немесе жіберуші) пішінді өзгерткен.

Егер пішінді алушы өзгерткен болса, алушыдан пішінді сізге қайта жіберуді сұраңыз, содан кейін жауапты қолмен экспорттаңыз.

Егер бастапқы хабардағы пішін бүлінген немесе жарамсыз болса, жаңа хабар жасап, жіберу керек.

Деректерді жинау күйі бағаны келесі жолды көрсетеді:

Көрсетілген дерекқордағы өңдеуді орындауға қажет мәліметтерді табу мүмкін емес.

Жауапты жаңартылуы тиіс бұрыннан бар жазбаға түрлендіру үшін қажет мәліметтер жоқ.

Хабар параметрлері Outlook бағдарламасымен үндестірілуі керек. Access бағдарламасында, Сыртқы деректер қойындысындағы Деректерді жинау тобынан Жауаптарды басқару түймешігін басыңыз. Жауаптарды басқару тілқатысу терезесінде хабарды таңдаңыз. Хабар туралы егжей-тегжейлі мәлімет тармағының астында, Access бағдарламасы ескерту терезесін көрсетеді. Параметрлерді үндестіру үшін ескертуді нұқыңыз, содан кейін тілқатысу терезесін жабыңыз. Outlook бағдарламасына қайта оралыңыз, содан кейін жауапты қолмен экспорттауға әрекет жасаңыз.

Деректерді жинау күйі бағаны келесі жолды көрсетеді:

Деректерді қосу немесе жаңарту мүмкін емес, себебі деректер тек бірегей мәндерді қабылдайтын өрісте телнұсқа мәнді беруі мүмкін.

Индекстелген сипаты Иә (Телнұсқалар жоқ) күйіне орнатылған өрісте телнұсқа мәндер болмайды. Егер пішін өрісіне тағайындалған мән кестедегі сәйкес өрісте бұрыннан бар болса, әрекет сәтсіз болады.

Алушыдан пішін өрісінде өзгеше мән болатын басқа жауап жіберуді сұраңыз.

Деректерді жинау күйі бағаны келесі жолды көрсетеді:

Сіз енгізген мән таңдаулар тізіміндегі элемент емес...

Пішінде мәндерді іздейтін міндетті өріс бар, бірақ пайдаланушы өріс үшін мән көрсетпеген немесе өрістің Тізіммен шектеу сипаты Иә күйіне орнатылған, бірақ пайдаланушы тізімде жоқ мәнді көрсеткен.

Алушыдан барлық өрістерді толтырғаннан кейін жауапты қайта жіберуді сұраңыз немесе пішінді өзіңіз толтырыңыз және сақтаңыз, содан кейін экспорттау әрекетін қайталаңыз.

Деректерді жинау күйі бағаны пішін өрісінде көрсетілген мәннің жарамсыз екендігін көрсететін хабарды көрсетеді.

Алушы бір немесе бірнеше өрістерге жарамсыз деректер енгізді.

Алушыдан барлық өрістерді толтырғаннан кейін жауапты қайта жіберуді сұраңыз немесе пішінді өзіңіз толтырыңыз және сақтаңыз, содан кейін экспорттау әрекетін қайталаңыз.

Деректерді жинау күйі бағаны келесі жолды көрсетеді:

Бұл хабарда сіз толтыратын пішін бар. Толтыруды аяқтағаннан кейін оны осы электрондық пошта хабарын жіберушіге жіберіңіз.

Алушы пішінді толтырмаған.

Алушыдан пішінді толтырып, басқа жауап жіберуін сұраңыз.

Жауаптарды қолмен өңдеу және қателерді жою

Жауапты қолмен өңдеу Outlook бағдарламасынан экспорттау әрекетін бастауды қажет етеді.

Бір уақытта тек қана бір жауапты экспорттауға болады. Деректерді жинау күйі бағаны Электрондық пошта арқылы деректерді жинау сәтті орындалды күйіне орнатылған жауаптарға тимеңіз. Бұл күй жауаптың сәтті өңделіп қойылғандығын көрсетеді. Деректерді жинау күйі бағаны Хабар өңделмеді күйіне орнатылған жауаптарды қолмен өңдеу керек. Бұл бағанда қате туралы хабары бар жауап автоматты түрде өңделмеді және оны қолмен экспорттаудан бұрын кейбір ақауларды жою қажет болады. Ақауларды жою жөнінде анықтама алу үшін бұдан бұрынғы бөлімді қараңыз: Жауаптардың автоматты түрде өңделуін тексеру және ақауларын жою.

  1. Outlook бағдарламасында, қолмен өңдегіңіз келетін жауапты тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз.

  2. Microsoft Office Access бағдарламасына деректерді экспорттау түймешігін басыңыз.

  3. Microsoft Access бағдарламасына деректерді экспорттау тілқатысу терезесінде, жауаптар туралы егжей-тегжейлі мәліметтерді қарап шығыңыз, сонан кейін, экспорттау үшін OK түймешігін басыңыз.

    Егер экспорттау әрекеті сәтті орындалса, Деректер дерекқорға сәтті экспортталды хабарын көресіз. Егер әрекет сәтсіз болса, Қателерге байланысты деректерді импорттау мүмкін емес хабарын көресіз, онан кейін сәтсіздіктің себептері сипатталады. Төмендегі кестеде экспорттау әрекетіне кедергі болуы мүмкін ақаулар көрсетілген:

Мәселе

Себебі

Шешімі

Жауапты тінтуірдің оң жақ түймешігімен басқанда, Деректерді Microsoft Access бағдарламасына экспорттау пәрмені көрінбейді.

Таңдалған хабар жарамды деректерді жинау жауабы болып табылмайды.

Тағайындалған қалтадан деректерді жинау жауаптары болып табылмайтын хабарларды жойыңыз.

Жауап тиісті қалтаға бармайды.

Хабарға келген тек бастапқы жауаптар ғана тағайындалған қалтаға өтеді.

Өзіңіздің хабарларыңызға арналған жауаптарыңыз (жауап жасау үшін Жіберілген элементтер қалтасындағы хабардың көшірмесін пайдаланудан басқа жағдайда) және талқылауға пайдаланылған электрондық пошта хабарларының ағымының құрамындағы жауаптар тағайындалған қалтаға өтпеуі мүмкін.

Болуы мүмкін басқа себептер: Access орнатылмаған немесе жауаптарды өңдеуге қажет қондырма жоқ немесе бүлінген.

Егер жауаптарыңыздың бірі өңделмесе, Жіберілген элементтер қалтасында табылған жіберілген хабардағы пішінді толтырыңыз.

Егер пайдаланушы жауапқа берілген жауаптағы пішінді толтырса, пайдаланушыдан бастапқы хабарға жауап беруін сұраңыз.

Егер қондырма жоқ немесе бүлінген деп ойласаңыз, Outlook бағдарламасына ауысыңыз. Outlook бағдарламасында, Құралдар мәзірінде Қауіпсіздікті басқару орталығы түймешігін басыңыз, содан кейін Қондырмалар түймешігін басыңыз. Деректерді жинауға және жариялауға арналған Microsoft Access Outlook қондырмасы элементінің көрінетінін тексеріңіз. Егер жазба көрінбесе, Access бағдарламасын қайта орнатып көріңіз.

Хабар:

Дерекқорды табу мүмкін емес. Дерекқорды табу және деректерді қолмен импорттау.

Дерекқор басқа жерге жылжытылған, атауы өзгертілген немесе жойылған немесе бүлінген.

Дерекқорды бастапқы орнында қалпына келтіріп, әрекетті қайталаңыз.

Хабар:

Дерекқор бұрыннан пайдаланылуда.

Дерекқор жеке дара пайдалану күйінде ашылған және жеке дара пайдалану құрсауын алып тастағанша дерекқорға өзгеріс енгізу мүмкін емес.

Дерекқорды жеке дара пайдалану күйінде ашқан пайдаланушыдан дерекқорды жауып, оны қалыпты күйде ашуды сұраңыз. Содан кейін жауапты қолмен экспорттаңыз.

Хабар:

Кесте, сұрау немесе өріс жоқ.

Тағайындалған кесте немесе сұрау жойылған немесе оның атауы өзгертілген, немесе пішіннің мазмұнын кестелерге қосу мүмкін болмайтындай етіп құрылымы өзгертілген.

Жетіспейтін тағайындалған кестелер мен сұрауларды жасаңыз немесе жаңа деректерді жинау хабарын жасаңыз және жіберіңіз.

Хабар:

Пішін бүлінген немесе өзгертілген.

Жауаптағы пішін бүлінген немесе біреу (алушы немесе жіберуші) пішінді өзгерткен.

Егер пішінді алушы өзгерткен болса, одан пішінді сізге қайта жіберуді сұраңыз, содан кейін жауапты қолмен экспорттаңыз.

Егер бастапқы хабардағы пішін бүлінген немесе жарамсыз болса, жаңа хабар жасап, жіберу керек.

Хабар:

Өңдеуді бітіруге қажет мәліметтер жоқ.

Жауапты жаңартылуы тиіс бұрыннан бар жазбаға түрлендіру үшін қажет мәліметтер жоқ.

Хабар параметрлері Outlook бағдарламасымен үндестірілуі тиіс. Access бағдарламасында, Сыртқы деректер қойындысындағы Деректерді жинау тобынан Жауаптарды басқару түймешігін басыңыз. Жауаптарды басқару тілқатысу терезесінде хабарды таңдаңыз. Хабар туралы егжей-тегжейлі мәлімет тармағының астында, Access бағдарламасы ескерту терезесін көрсетеді. Параметрлерді үндестіру үшін ескертуді нұқыңыз, содан кейін тілқатысу терезесін жабыңыз. Outlook бағдарламасына қайта оралыңыз, содан кейін жауапты қолмен экспорттауға әрекет жасаңыз.

Хабар:

Деректерді қосу немесе жаңарту мүмкін емес, себебі деректер тек бірегей мәндерді қабылдайтын өрісте телнұсқа мәнді беруі мүмкін.

Индекстелген сипаты Иә (Телнұсқалар жоқ) күйіне орнатылған өрісте телнұсқа мәндер болмайды. Егер пішін өрісіне тағайындалған мән кестедегі сәйкес өрісте бұрыннан бар болса, әрекет сәтсіз болады.

Алушыдан пішін өрісінде өзгеше мән болатын басқа жауап жіберуді сұраңыз.

Хабар:

Сіз енгізген мән таңдаулар тізіміндегі элемент емес.

Пішінде мәндерді іздейтін міндетті өріс бар, бірақ пайдаланушы өріс үшін мән көрсетпеген немесе өрістің Тізіммен шектеу сипаты Иә күйіне орнатылған және пайдаланушы тізімде жоқ мәнді көрсеткен.

Алушыдан барлық өрістерді толтырғаннан кейін жауапты қайта жіберуді сұраңыз немесе пішінді өзіңіз толтырыңыз және сақтаңыз, содан кейін экспорттау әрекетін қайталаңыз.

Хабар:

Пішін өрісіндегі мән жарамсыз.

Алушы бір немесе бірнеше өрістерге жарамсыз деректер енгізді.

Алушыдан барлық өрістерді толтырғаннан кейін жауапты қайта жіберуді сұраңыз немесе пішінді өзіңіз толтырыңыз және сақтаңыз, содан кейін экспорттау әрекетін қайталаңыз.

Хабар:

Жауапта сіз толтыратын пішін бар. Толтыруды аяқтағаннан кейін оны осы электрондық пошта хабарын жіберушіге жіберіңіз.

Алушы пішінді толтырмаған.

Алушыдан пішінді толтырып, басқа жауап жіберуін сұраңыз.

Жауапты Санаттар бағаны жасыл шаршыны көрсеткенше экспорттаңыз.

Деректерді жинауға арналған электрондық пошта хабарын қайта жіберу

Егер хабарды қосымша пайдаланушыларға жібергіңіз келсе немесе қателердің себебінен бастапқы хабар кейбір пайдаланушыларға жетпесе, алынған хабарды жіберудің орнына хабарды қайта жіберіңіз.

  1. Сыртқы деректер қойындысының Деректерді жинау тобында Жауаптарды басқару түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

    Деректерді жинау хабарларын басқару тілқатысу терезесі шығады.

    Дерекетрді жинақтау хабарламаларын басқару тілқатысу терезесі

  2. Деректерді жинау хабарларын басқару тілқатысу терезесінде, қайта жібергіңіз келетін хабарды нұқыңыз.

  3. Осы электрондық пошта хабарын қайта жіберу түймешігін басыңыз.

    Егер Осы электрондық пошта хабарын қайта жіберу түймешігі ажыратылса

    Егер хабар параметрлері Outlook бағдарламасымен үндестірілуі тиіс болса, бұл түймешік сұр түспен (қол жеткізгісіз) көрсетіледі.

    Параметрлерді үндестіру үшін Хабар туралы егжей-тегжейлі мәлімет тармағының астындағы ескерту терезесін нұқыңыз. Егер үрдіс сәтті болса, Үндестіру сәтті орындалды хабарын көресіз. Егер қате туралы хабарды көрсеңіз, тілқатысу терезесін жауып, қайта ашыңыз.

  4. Access бағдарламасы кейбір тексерулерді орындайды — мысалы, тағайындалған кестелер мен сұраудың әлі де бар екендігін тексеру, оларда әлі де барлық пішін өрістерінің бар екендігін тексеру және олардың деректерінің түрлерінің өзгертілмегендігін тексеру. Егер тексерулер сәтті болса, шебер беті жауаптарды қалай өңдеу керектігін көрсетуді сұрайды. Әйтпесе, электрондық пошта хабарын қайта жасауды көрсететін хабарды көресіз.

  5. Хабарды бірінші рет жібергендегі сияқты шебер әрекеттерін жалғастырыңыз. Параметрлер соңғы жолы пайдаланылғандардан өзгеше болуы мүмкін.

    Электрондық пошта хабарын түрлі пайдаланушыларға жіберу үшін төмендегілердің бірін орындаңыз:

    • Электрондық пошта мекенжайларын қолмен көрсетіңіз. (Бұл параметрді жаңа жазбаларды қосу мақсатында ғана деректерді жинау кезінде пайдалануға болады.)

    • Басқа электрондық пошта мекенжайы өрісін таңдаңыз.

    • Бірдей электрондық пошта мекенжайы өрісін пайдаланыңыз, бірақ, соңғы қадамда, тек өзіңізге қажетті мекенжайларды ғана таңдаңыз.

      Шебердің қадамдары туралы анықтама алу үшін осы мақалада бұрынырақ берілген Деректерді қалай өңдегіңіз келетінін көрсету бөлімін қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×