Деректерді реттеу үшін Access немесе Excel бағдарламасын қолдану

Microsoft Office Excel 2007 бағдарламасы сияқты автоматты электрондық кесте бағдарламасы кестелік деректерді көруге және реттеуге арналған есептеу мен диаграмма жасау мүмкіндіктерін береді. Сонымен қатар, пошта жіберу тізімдері немесе заттар тізімі сияқты ақпараттар тізімін сақтауға тиімді болып табылады. Дегенмен, тізім талаптары күрделі болған сайын электрондық кесте бағдарламасында деректерді құру қиын болады. Microsoft Office Access 2007 сияқты қатысты дерекқор бағдарламасы күрделі тізімдер жасауға және олармен жұмыс істеуге ыңғайлы әрі деректерді енгізуге, ұйымдастыруға, ұстауға және алып тастауға жақсырақ құралдар береді.

Егер ақпаратқа нақты түрде қатынас және жаңарту жасағыңыз келсе, дұрыс таңдау жасау маңызды болады. Осы бөлімді оқығаннан кейін, деректермен жақсы жұмыс істеу және сол деректерді қорғау үшін, бағдарламаны таңдау жолдары туралы хабардар боласыз.

Не істегіңіз келеді?

Access және Excel бағдарламасы арасындағы айырмашылықты түсіну

Қай бағдарламаны қолдану керектігін шешу

Access және Excel бағдарламаларында деректерді қорғау

Access және Excel бағдарламасы арасындағы айырмашылықты түсіну

Office Access 2007 және Office Excel 2007 бағдарламалары көп ұқсастықтарға ие. Осылардың бірін қолдану арқылы мыналарды орындай аласыз:

  • Деректерді сұрыптау және сүзу үшін сұрауларды іске қосыңыз.

  • Қалаған ақпаратты алу үшін күрделі есептеуді іске қосыңыз.

  • Деректермен жұмыс істеу үшін жиынтық кестені және жиынтық диаграмманы қолданыңыз.

  • Деректерде есептер жасап, оларды көптеген пішімде көрсетіңіз.

  • Деректерді оңай қосу, өзгерту, жою және шарлау үшін пішіндерді қолданыңыз.

  • Microsoft Office Word 2007біріктіру жасаңыз— мысалы, мекенжайлық жапсырмаларды жаппай шығару.

  • Сыртқы дерекке оны импорттамай көруге, сұрауға және өңдеуге болатындай етіп қосыңыз.

  • Оқуға арналған пішімде деректерді көрсету үшін веб-беттер жасау немесе оған жаңартылатын пішімде қатынас жасау.

  • Сыртқы дерекқорлардан деректерді импорттау (мысалы, Access немесе Microsoft SQL сервері) және басқа файл түрлері (.txt немесе .htm).

Екі бағдарлама да деректерді бағанда ұйымдастырады (өріс деп те аталады) және маңызды ақпарат сақтайды, сонымен қатар өрістің деректер түрі ретінде белгілі. Әр бағанның үстінде бірінші ұяшық бағанды белгілеу үшін қолданылады. Терминдегі бір айырмашылық Excel бағдарламасында жол деп аталатын термин Access бағдарламасында жазба деп аталады.

Мысал ретінде жеке тізім жасау үшін, Excel бағдарламасын қолдануыңызға болады. Тізім қызметкерлер куәлігінің нөмірін, атын, тегін, жұмыс телефон нөмірлерін, жалға беру күнін ұйымдастыру үшін бес баған қолданылады. Әр бағанның үстіндегі ұяшық жолы деректерді сипаттайтын мәтін жапсырмаларынан тұрады.

Дегенмен, Excel бағдарламасы дерекқорды басқару жүйесі емес. Бұл электрондық кесте бағдарламасы және бұл жұмыс парағы деп аталатын жолдар мен ұяшықтардың бағандарында ақпарат сақтайды. Салыстыру бойынша, Access бағдарламасы деректерді жұмыс парағына ұқсас кесте ішінде сақтайды  — бірақ кестелер басқа кестелердің жолағында, басқа кестелерде немесе орындарда сақталған деректерге қатысты күрделі сұрауға арналып жасақталған.

Дегенмен, екі бағдарлама да деректерді басқаруға жақсы жұмыс істесе де әрқайсысының өз артықшылығы бар — ол басқаратын деректердің түріне және сол деректермен орындалатын әрекетке байланысты болып табылады.

Беттің жоғарғы жағы

Қай бағдарламаны қолдану керектігін шешу

Деректерді сақтауға қай бағдарлама жақсы екенін шешу үшін, келесі сұрақты қойыңыз: деректер қатысты болып табылады ма жоқ па? Егер деректеріңізді тек бір ғана кестеде немесе жұмыс парағында сақтасаңыз, тек осыны ғана орындауыңыз керек. Бір бетте немесе парақта сақталған деректер бірдей немесе қатысты емес деректер деп аталады. Бұрынырақ талқыланған жеке мысал негізінде. Қызметкердің тегін оның аты сақталған жерден басқа кестеде сақтауға болмайды. Кестенің әр бағанындағы деректер сол затты сипаттауға көмектеседі: қызметкер.

Керісінше, егер жеке кестеде немесе бірнеше жұмыс парағында 1-ші компьютер, 2-ші компьютер, 3-ші компьютер сияқты ұқсас аттары бар бағандар болса, бұл деректердің қатысты екендігінің белгісі және олар бір емес, бірнеше кестеде сақталуы қажет. Бұл үшін Access бағдарламасы сияқты қатысты дерекқор бағдарламасы қажет. Қатысты дерекқорда әрбір кесте деректің бір түрі туралы ақпаратты (қызметкерлер, компьютерлер, оқиғалар, өнімдер немесе тапсырыстар)қамтиды. Егер қатысты дерекқор қажет болса, бұл деректерде «берден көпке» қатынасы анықтайды. Мысалы, егер тұтынушының тапсырыс дерекқорын қолдансаңыз, бір кестеде тұтынушы аттары, басқа кестеде сол тұтынушылардың тапсырыстары болады. Бір тұтынушыда көп тапсырыстардың болатынын есте сақтаңыз. Осыған қосымша тапсырыстардың толық ақпараттары үшін басқа кестені қолданғыңыз келуі мүмкін, себебі әрбір тапсырыс көптеген жол элементтерінен тұруы мүмкін. Қатысты деректер көптеген қатысты кестелерді қажет ететін болғандықтан, Access бағдарламасында жақсы сақталады.

Қатысты деректер туралы толық ақпарат үшін, дерекқор жасақтама негіздері туралы Қосымша қараңыз бөліміндегі сілтемені басыңыз.

Деректердің өлшемі мен оларды тиімді ұйымдастыру арасында тікелей қатынас бар. Деректерді көбірек сақтаған жағдайда, оларды Access бағдарламасындағы көп кестелерде сақтау тиімдірек болып табылады. Деректерді басқаруға көмектесу және оларды тиянақты сақтау үшін, Access және Excel бағдарламалары бір мәнді кодтармен қамтамасыз етеді. Access бағдарламасында негізгі кілт(кестенің Жасақтаушы көрінісінде көрінетін кілт пішініндегі белгішемен белгіленген) әр жазбаны анықтайды. Excel бағдарламасында әр жол нөмірленген, әр баған әріппен белгіленген ұяшықта немесе ұяшықтар қатарында B5 сияқты сілтеме бар.

Бір мәнді кодтар деректердің тұтастығын сақтауға көмектеседі, олар екі жолда (немесе жазбада) ұқсас деректердің болмайтындығын қамтамасыз етеді. Олар сонымен қатар іздеу және сұрыптау кезінде деректерді алып тастаудың жылдам тәсілін береді.

Access бағдарламасын қолданудың тиімділігі

Access бағдарламасын қолдану жағдайлары:

  • Деректерді сақтау үшін қатысты дерекқорды (көп кестелерді) талап етіңіз.

  • Болашақта бастапқы бірдей немесе қатысты емес деректер жиынына көбірек кестелер қосу керек болуы мүмкін.

    Мысалы, аты, тегі, мекенжайы және телефон нөмірі сияқты тұтынушы ақпаратын сақтағыңыз келсе, бұл ақпарат тұтынушы арқылы тапсырыстар сияқты  — әрекеттер қосу үшін артады және деректерді Access бағдарламасында сақтау туралы шешім қабылдауыңыз мүмкін.

  • Деректің ең көп өлшемін сақтаңыз (мыңдаған ендірулер).

    Мысалы, егер үлкен компанияда жұмыс істесеңіз және жеке ақпарат сақтау қажет болса Access бағдарламасын қолданыңыз.

  • Kөбісі мәтін болатын деректі сақтаңыз.

  • Қажетті деректерді алып тастау және сараптау үшін көптеген сыртқы дерекқорларға сенім артыңыз.

    Мысалы, егер деректерді үнемі Access дерекқорынан импорттағыңыз немесе экспорттағыңыз келсе, сыйысымдылықты арттыру үшін Access бағдарламасында жұмыс істеу тиімді болады.

  • Microsoft SQL серверін қолдану арқылы құрастырылған сияқты, үлкен сыртқы дерекқорға тұрақты байланыстың болуын қажет етесіз.

  • Күрделі сұрауларды іске қосыңыз.

    Мысалы, егер тұтынушы тапсырысын алатын үлкен компанияда жұмыс істесеңіз, тұтынушы аттарын Access бағдарламасында жаңа тапсырыстар алу кезінде SQL серверінде іздеуіңіз қажет етіледі. SQL сервері дерекқорына байланысты Access бағдарламасындағы Кесте көрінісі ішінде құруыңызға болады.Тұтынушы атын қосу немесе іздеу кезінде SQL сервер дерекқорына қарсы жұмыс істеледі. Бірақ, енгізілген жаңа тапсырыстың толық ақпараты Access кестелерінде сақталады.

  • Дерекқорда көптеген адамдардың жұмыс істеуі талап етіледі және жаңарту үшін деректерді шығаратын сенімді параметрлерді қалайсыз.

Excel бағдарламасын қолданудың тиімділігі

Excel бағдарламасын қолдану жағдайлары:

  • Бірдей немесе қатысты емес деректердің (көп кестелері бар қатысты дерекқорды қажет етпеу) көрінісін талап етесіз.

    Бұл деректер сандық болғанда шынайы болады  — мысалы, егер берілген жылға қаржы бюджетін құрғыңыз келген жағдайда.

  • Деректе бастапқы есептеулерді және статистикалық салыстыруларды іске қосқыңыз келеді  — мысалы, егер компанияның бюджетіндегі бағасы/пайдасы сараптамасын көргіңіз келгенде.

  • Деректер жиыны мына өлшемде ( 15,000 жолдан артық емес) басқарылатынын біліңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Access және Excel бағдарламаларында деректерді қорғау

Таңдалған бағдарламаға қарамастан, деректерді қорғауға қалай көмектесуге болатынын білу маңызды болып табылады. Мұнда бірнеше кеңестер берілген:

  • Деректерді жаңартқан әрбір уақытта файлдың сақтық көшірмесін жасаңыз.

  • Деректерден тұратын жолақтар мен бағандарда бос ұяшықтарды болдырмаңыз. Access бағдарламасында мұны деректер тексеруді қолданып орындауыңызға болады.

  • Көріністен маңызды деректерді жою үшін, мүмкін болғанда Көрсету/Жасыру параметрлерін қолданыңыз.

  • Деректерді қорғауға көмектесу үшін пайдаланушының кіруін басқару шараларын қолданыңыз. Кейбір қауіпсіздік шаралары мыналарды қамтиды:

    • Шифрлау

    • Құпиясөз талаптары

    • Сандық қолтаңбалар

    • Тек оқуға арналғанның артықшылығы

Деректерді қорғау туралы қосымша ақпарат алу үшін Қосымша қараңыз бөліміндегі сілтемелерді қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×