Деректерді мәтіндік файлға экспорттау

Деректерді мәтіндік файлға экспорттау

Бұл мақала Microsoft Office Access 2007 бағдарламасында экспорттау шеберін пайдаланып, мәтіндік файлдарды экспорттау жолын түсіндіреді. Сондай-ақ, бұл мақала келешекте пайдалану үшін экспорттау туралы егжей-тегжейлі ақпаратты сақтау жолын түсіндіреді.

Сіз не істеуді қалайсыз?

Мәтін файлдарын экспорттауды түсіну

Деректерді мәтін файлына экспорттау

Мәтін файлындағы жетпей тұрған және дұрыс емес мәндерді тауып, себептерін жою

Мәтін файлдарын экспорттауды түсіну

Office Access 2007 бағдарламасында деректерді түрлі пішімдерде экспорттауға болады. Олардың ішінде Microsoft Office Excel 2007 пішімдері, Microsoft Office Word 2007 пішімдері және Windows SharePoint Services 3.0 тізімдері бар. Алайда, деректерді Access бағдарламасы қолдау көрсетпейтін файл пішімін пайдаланатын бағдарламаға экспорттау қажет болуы мүмкін. Осындай жағдайда егер тағайындау бағдарлама мәтін (.txt) файлдарын пайдалана алса, деректерді осы пішімде экспорттауға болады және бұның нәтижесінде пайда болған файлды екінші бағдарламамен ашуға болады.

Мәтіндік файлдар ретінде кестелерді, сұрауларды, пішіндерді және есептерді экспорттауға болады. Сондай-ақ, деректер кестесінің көрінісінің бөлектелген бөлігін экспорттауға болады. Кестелер мен сұрауларды экспорттаған кезде нысанды түгелімен экспорттауды немесе қосымша пішімдеуге ие болмаған деректерді ғана экспорттауды таңдау мүмкін.

Әрекеттің соңында Access бағдарламасы мәтіндік файл (*.txt) жасайды. Егер пішімдеу сипаттарын елемеуді ұйғарсаңыз белгіленген мәтін файлы немесе ені тұрақты мәтін файлы таңдау мүмкіндігіне ие боласыз. Егер пішімделген деректерді экспорттауды ұйғарсаңыз, Access бағдарламасы тағайындау файлды бастапқы нысанның орналасуына мүмкіндігінше ұқсатып жасауға тырысады.

Экспорттау шебері мәтін файлдарының келесі түрлерін жасайды:

  • Бөлгіленген файлдар     Бөлгіленген файлда әрбір жазба өз жолында көрінеді және өрістер бір бірінен бөлгіш деп аталатын бір таңбамен ажыратылады. Бөлгіш өріс мәндерінің ішінде қолданылмайтын кез келген таңба болуы мүмкін: мәселен, үтір немесе нүктелі үтір.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Бөлінген файлды жасау мүмкіндігіне кестенің немесе сұраудың мазмұнын пішімдеуісіз экспорттаған кезде ғана ие боласыз. Бөлінген файлда негізгі нысандағы барлық жазбалар мен өрістер болады. Жасырылған бағандар мен сүзгіленген жолдар барлық басқа деректермен бірге экспортталынады.

  • Ені тұрақты файлдар     Ені тұрақты файлда әрбір жазба бөлек жол ішінде көрінеді және әрбір өрістің ені барлық жазбаларда бірдей болады. Басқаша айтқанда, әрбір жазбадағы бірінші өрістің ұзындығы әрдайым жеті таңба болуы мүмкін, әрбір жазбадағы екінші өрістің ұзындығы әрдайым 12 таңба болуы мүмкін және тағысын-тағылар. Егер өрістің іс жүзіндегі мәндері түрлі жазбаларда түрлі болса, ені керекті еніне жетпейтін мәндер бос орындармен толықтырылады.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludick Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Ені тұрақты файлды жасау мүмкіндігіне кестенің немесе сұраудың мазмұнын пішімдеуісіз экспорттаған кезде ғана ие боласыз. Ені тұрақты файлда негізгі нысандағы барлық жазбалар мен өрістер болады. Жасырылған бағандар мен сүзгіленген жолдар барлық басқа деректермен бірге экспортталынады.

  • Пішімделген файлдар     Пішімделген файлда тордағы мазмұнды ұйымдастыру үшін сызықшықтар (-) мен арна таңбалары (|) қолданылады. Жазбалар жолдар болып көрінеді, ал өрістер бағандар болып көрінеді. Өрістердің атаулары бірінші жолда көрсетіледі.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Пішімделген файлды жасау мүмкіндігіне кестедегі, сұраудағы, пішіндегі немесе есептегі деректерді олардың пішімдеуімен бірге экспорттауды ұйғарған жағдайда ие боласыз. Пішімделген файл ішіне бастапқы нысанда бар болған және ағымдық көріністе бейнеленген жазбалар ғана қосылады. Жасырылған бағандар мен сүзгіленген жолдар экспортталынбайды.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді мәтін файлына экспорттау

Деректерді мәтін файлы ретінде экспорттау үрдісі келесі жалпы қадамдар арқылы орындалынады:

  • Бастапқы дерекқорын ашу және қарап шығу

  • Экспорттау шеберін жегу

  • Экспорттау параметрлерін сақтау және мәтін файлын қарап шығу

Келесі қадамдар жиынтықтары әрбір тапсырманы орындау жолын түсіндіреді.

Бастапқы дерекқорын ашу және қарап шығу

  1. Бастапқы дерекқорды Access бағдарламасында ашыңыз.

  2. Шарлау аумағында экспорттағыңыз келетін деректерді ұстайтын нысанды таңдаңыз. Кесте, сұрау, пішін немесе есеп экспорттауға болады.

    Ескерту : Бір экспорттау әрекеті барысында теқ қана бір дерекқор нысанын экспорттауға болады. Ішінде бағыныңқы пішіндер немесе ішкі деректер кестелері бар болған пішінді немесе деректер кестесін экспорттаған кезде, тек қана басты пішін немесе деректер кестесі экспортталынады. Экспорттау әрекетін мәтін файлында көргіңіз келетін бағыныңқы пішін немесе ішкі деректер кестесінің әрбірі үшін қайта-қайта орындауыңыз тиіс. Басқа жағынан қарағанда, есеп экспорттаған кезіңізде есеп ішіне қосылған бағыныңқы пішіндер мен бағыныңқы есептер басты есеппен бірге экспортталынады.

  3. Бастапқы деректерді қарап шығып, олардың ішінде қате анықтауыштарының немесе қате мәндерінің жоқтығына көз жеткізіңіз.

    Егер деректерде қателер болса, деректерді экспорттамас бұрын оларды міндетті түрде шешіп алыңыз. Әйтпесе, мәтін файлында бос мәндер пайда болады.

  4. Егер бастапқы нысан кесте немесе сұрау болса, деректерді нысанның пішімдеуімен бірге немесе пішімдеуісіз экспорттауды ұйғаруыңыз тиіс.

    Бұл шешім экспорттау нәтижесінде пайда болатын файлдың үш жағына әсер етеді — бұл үрдіс барысында жасалынатын мәтін файлының түрі, экспортталынатын деректердің көлемі және деректердің бейнелеу пішімі. Келесі кесте пішімделген және пішімделмеген деректерді экспорттау нәтижесін сипаттайды.

Пішімдеуі экспортталынады ма?

Бастапқы нысан

Экспорттау нәтижесінде пайда болатын файлдың түрі

Өрістер мен жазбалар

Пішімдеу

Жоқ

Кесте немесе сұрау болуы тиіс.

Бөлінген файл немесе ені тұрақты файл.

Негізгі нысандағы барлық өрістер мен жазбалар экспортталынады.

Экспорттау әрекеті барысында Пішім сипатының параметрлері еленбейді.

Қондырмалы өрістер экспортталынған кезде тек қана іздеу ұқсатқыш мәндері экспортталынады.

Иә

Кесте, сұрау, пішін немесе есеп болуы мүмкін.

Пішімделген файл

Теқ қана ағымдық көріністе немесе бастапқы нысанда көрсетілген өрістер мен жазбалар экспортталынады.

Шебер әрбір бағанның Пішім сипат параметрін қадірлейді.

Мәтіннің RTF пішімдеуі еленбейді.

Қондырмалы өрістерінен іздеу мәндері экспортталынады.

Мәтін файлында еренсілтемелер қиылуы мүмкін.

  1. Кестенің, сұраудың немесе пішіннің бір бөлігін экспорттау үшін дерекқор ішінде нысанды ашыңыз да керекті жазбаларды бөлектеңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Экспорттау әрекетін орындау

  1. Шарлау аумағында бастапқы нысанды тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, көрсеткіні мәтінмәндік мәзірдегі Экспорттау пәрменіне қойыңыз да Мәтін файлы Түймешік суреті пәрменін таңдаңыз.

    -немесе-

    Бастапқы нысанды екі рет нұқып, оны ашыңыз (мәселен, деректер кестесінің көрінісінде немесе пішін көрінісінде) және Сыртқы деректер қойындысындағы Экспорттау тобында Мәтін файлы түймешігін нұқыңыз.

    Экспорттау - Мәтін файлы тілқатысу терезесі пайда болады.

  2. Экспорттау - Мәтін файлы тілқатысу терезесінде мәтін файлы үшін Access тарапынан ұсынылған атауды қабылдаңыз немесе өзгертіңіз.

  3. Егер кесте немесе сұрау экспорттап тұрсаңыз және деректерді олардың пішімдеуі және орналасуымен бірге экспорттағыңыз келсе, Export data with formatting and layout параметріне құсбелгі қойыңыз. Егер пішін немесе есеп экспорттап отырсаңыз, бұл параметр әрдайым таңдалған болады, бірақ күңгірт болып көрінеді.

    Ескерту : Егер бірінші құсбелгі көзіне құсбелгі қоймасаңыз, екінші және үшінші құсбелгі көздеріне құсбелгі қоя алмайсыз.

  4. Экспорттау әрекеті аяқталған соң тағайындау мәтін файлын көру үшін Экспорттау әрекеті аяқталған соң тағайындау файлды ашу параметріне құсбелгі қойыңыз.

  5. Егер бастапқы нысан деректер кестесі болса және экспорттау әрекетін бастамас бұрын ашық деректер кестесінде бір немесе бірнеше жазбаларды бөлектеген болсаңыз, Теқ қана бөлектелген жазбаларды экспорттау параметріне құсбелгі қоюыңыз мүмкін. Алайда, егер деректер кестесінің көрінісінде көрсетілген барлық жазбаларды экспорттағыңыз келсе, бұл параметрдің құсбелгі көзін бос қалдырыңыз.

    Ескерту : Егер бастапқы деректер кестесіндегі деректердің ешбірі бөлектелген болмаса немесе бастапқы нысан деректер кестесі болмаса, бұл құсбелгі көзі қатынаулы болмайды (күңгірт болып көрінеді).

  6. Жарайды түймешігін басыңыз.

  7. Егер екінші қадамда белгіленетін мәтін файлы әлдеқашан бар болса, Access бағдарламасы она қайта жазуды сұрауйтын терезе көрсетеді. Файлды қайта жазу үшін Иә түймешігін басыңыз, немесе Экспорттау - Мәтін файлы тілқатысу терезесіне қайтып, басқа атау белгілеу үшін Жоқ түймешігін басыңыз.

    Маңызды : Бар мәтін файлына деректер қосу мүмкін емес.

  8. Егер деректерді олардың пішімдеуімен бірге экспорттап отырсаңыз, файлды сақтау үшін пайдаланылатын кодтау түрін таңдауды сұрайтын терезе пайда болады. Не әдепкі кодтауды қабылдаңыз не қалаған параметрді таңдаңыз, ал одан соң Жарайды түймешігін басыңыз.

    Access деректерді экспорттайды және шебердің соңғы бетінде әрекеттің күйін көрсетеді. Жалғастыру үшін Талаптарды сақтау және мәтін файлын қарап шығу деп аталған келесі бөлімге өтіңіз.

  9. Егер деректерді пішімдеуісіз және орналасуысыз экспорттауды ұйғарсаңыз, мәтін файлын экспорттау шебері басталады және жасағыңыз келетін мәтін файлының түрін таңдауды сұрайды. Бөлінген немесе Ені тұрақты параметрін таңдаңыз да Келесі түймешігін таңдаңыз.

    Әдетте, таңдауыңыз экспортталған файлдармен жұмыс істейтін жүйеге байланысты. Кейбір бағдарламалар бөлінген файлдармен жұмыс істейді, ал кейбірлері не бөлінген не ені тұрақты файлдармен жұмыс істейді. Егер пайдаланушыларға деректерді қарап шығу қажет болса, бөлінген файлға қарағанда ені тұрақты файлды оқу едәуір оңай.

  10. Алдыңғы қадамда жасаған таңдауыңызға қарай келесі бөлімдердің біреуін орындаңыз:

    • Бөлінген    

      • Өрістерді ажырататын бөлгішті таңдау астында өрістерді ажырататын таңбаны таңдаңыз немесе белгілеңіз.

      • Өрістердің атауларын мәтін файлына қосу үшін Өрістердің атауларын бірінші жолға қосу параметріне құсбелгі қойыңыз.

      • Мәтін анықтаушысы тізімінде мәтін анықтаушысын (мәтіндік мәндерді қоршау үшін пайдаланылатын таңба) таңдаңыз. Егер бастапқы деректердің ішінде көп мәнді өрістер бар болса және бөлгіш таңбасы ретінде нүктелі үтірді таңдаған болсаңыз, мәтін анықтаушысын таңдау өте маңызды әрекет болып табылады, себебі мәндер тізімін тырнақшалармен немесе қос тырнақшалармен қоршау мәндер тізіміндегі мәндерді бірге ұстауға жәрдемдеседі.

    • Ені тұрақты    

      • Өрістерді ажырататын тік сызықтарды қарап шығып орналастырыңыз. Қажет болса, бетті оң жаққа айналдырып, барлық өрістерді көріп алыңыз.

  11. Шебердің соңғы бетінде мәтін файлының файл атауын және оның жолын өңдеуіңіз мүмкін, немесе оны осы қалпында қалдырыңыз да Келесі түймешігін басыңыз.

  12. Дайын түймешігін басыңыз. Access деректерді экспорттайды және шебердің соңғы бетінде экспорттау әрекетінің күйін көрсетеді.

Беттің жоғарғы жағы

Талаптарды сақтау және мәтін файлын қарап шығу

  1. Экспорттау шеберінің соңғы бетінде Экспорттау қадамдарын сақтау параметріне құсбелгі қойыңыз.

    Қосымша басқару элементтерінің жиынтығы пайда болады.

  2. Басқаша сақтау жақтауында экспорт талаптары үшін атау енгізіңіз.

  3. Егер қаласаңыз, Сипаттама жақтауында бұл әрекет үшін сипаттама енгізіңіз.

  4. Экспортты сақтау дегенін нұқыңыз.

    -немесе-

    Егер осы әрекетті белгілі уақыт өткен сайын (мәселен, әрбір апта немесе әрбір ай) қайта-қайта орындағыңыз келсе, Outlook тапсырмасын жасау параметріне құсбелгі қойыңыз да Экспортты сақтау дегенін басыңыз. Бұны істеу Microsoft Office Outlook 2007 бағдарламасында осы талаптарды келешекте орындау мүмкіндігін беретін тапсырма жасайды.

Егер Outlook тапсырмасын жасамасаңыз, Access талаптарды сақтап алады. Егер Outlook тапсырмасын жасауды ұйғарсаңыз, Access Атау - тапсырмасын экспорттау тілқатысу терезесін көрсетеді. Осы тілқатысу терезесін пайдалану туралы ақпарат алу үшін келесі қадамдарға өтіңіз.

Ескерту : Егер Outlook бағдарламасы орнатылмаған болса, Экспортты сақтау дегенін нұққаныңызда Access қате туралы хабар көрсетеді. Егер Outlook бағдарламасы дұрыс теңшелмеген болса, Outlook теңшеу шебері басталады. Outlook бағдарламасын теңшеу үшін шебердегі қадамдарды орындаңыз.

Outlook тапсырмасын жасау

  1. Outlook бағдарламасындағы Атау - тапсырмасын экспорттау тілқатысу терезесінде Мерзім және Еске салу хабары сияқты тапсырма параметрлерін қарап шығыңыз және өзгертіңіз.

    Тапсырманы қайта-қайта орындалынатындай етіп қою үшін Қайталану дегенін нұқыңыз. Төмендегі сурет тапсырмаларды кестелейтін құралды және оның ішіндегі кейбір әдеттегі параметрлерді көрсетеді:

    Outlook тапсырмаларды жоспарлаушы

    Outlook тапсырмаларын кестелеу туралы көбірек ақпарат алу үшін Импорттау немесе экспорттау әрекетін кестелеу.

  2. Параметрлерді теңшеп болған соң Сақтау және жабу дегенін нұқыңыз.

Сақталған тапсырманы орындау

  1. Outlook шарлау аумағында Тапсырмалар дегенін нұқыңыз да орындағыңыз келетін тапсырманы екі рет нұқыңыз.

  2. Тапсырма қойындысындағы Microsoft Office Access тобында Экспорттау әрекетін орындау Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

  3. Мәтіндік файлды ашыңыз да файлдың мазмұнын тексеріңіз.

    Жетпей тұрған және дұрыс емес мәндерді тауып, себептерін жою туралы анықтама ақпаратын алу үшін келесі бөлімге қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Мәтін файлындағы жетпей тұрған және дұрыс емес мәндерді тауып, себептерін жою

Төмендегі кесте жиі кездесетін қателердің себептерін тауып, оларды жоюдың түрлі жолдарын түсіндіреді.

Кеңес : Егер теқ қана бірнеше мәндер жетіспегенін байқасаңыз, оларды Office Excel 2007 файлында жөндеңіз. Әйтпесе, Access дерекқорындағы бастапқы нысанды жөндеңіз, ал одан кейін экспорттау әрекетін қайта орындаңыз.

Мәселе

Сипаттамасы

Өріс атаулары жетпей тұр

Ені тұрақты файлында өрістердің атаулары жетпей тұр. Оларды мәтін файлына қолмен қосыңыз. Егер шеберде Өрістердің атауларын бірінші жолға қосу параметріне құсбелгі қойсаңыз, бөлінген файлда өрістердің атаулары қосылған болады.

Көп мәнді өрістердің көрсетілуі

Әдепкіде, бірнеше мәндерге қолдау көрсететін өрістер нүктелі үтірлермен (;) ажыратылған және қос тырнақшалармен ("") қоршалған мәндер тізімі ретінде экспортталынады. Өрістердің бөлгіші ретінде нүктелі үтірді белгілеген болсаңыз және мәтін анықтауышысын Жоқ параметріне өзгерткен болсаңыз, көп мәнді тізімдің әрбір мәні жеке өріске қарасты болып көрінуі мүмкін. Не бөлгіш параметрлерін өзгертіңіз не экспорттау әрекетін қайта орындаңыз. Немесе, мәтін файлы ішінде көп мәнді өрістің мәндерін қос тырнақшалармен қолмен қоршаңыз.

Суреттер, нысандар және тіркемелер жетпей тұр

Сызбалық элементтер (мәселен, мекеме ені, OLE нысаны өрістерінің мазмұны және бастапқы деректердің бір бөлігі болып табылатын тіркемелер) экспортталынбайды.

Сызба жетпей тұр

Ішінде Microsoft Graph нысаны болған пішінді немесе есепті экспорттау барысында сызба нысаны экспортталынбайды.

Өрнектер жетпей тұр

Мәндерді есептеу үшін пайдаланылатын өрнек мәтін файлына экспортталынбайды. Есептердің нәтижелері ғана экспортталынады. Экспорттау әрекетін аяқтаған соң мәтін файлына формуланы қолмен қосыңыз.

Бағыныңқы пішіндер және ішкі деректер кестелері жетпей тұр

Пішін немесе деректер кестесін экспорттаған кезіңізде тек басты пішін немесе деректер кестесі экспортталынады. Бағыныңқы пішіндер мен ішкі деректер кестесі үшін экспорттау әрекетін қайта-қайта орындаңыз.

"Иә/Жоқ" өрістерінде 1 мен 0 көрініп тұр

Деректерді бөлінген немесе ені тұрақты файлға экспорттаған жағдайда "Иә/Жоқ" өрістердегі мәндер 1 (Шын немесе "Иә") мен 0 (Жалған немесе "Жоқ") болып көрінеді. Мәтін файлында іздеу және ауыстыру әрекетін орындап, мәндерді дұрыстаңыз.

Бос мәндер

Бастапқы файлды қарап шығып, тиісті мәндер бастапқы өрісте дұрыс көрінетінін тексеріңіз. Егер қате мәнін немесе қолдау көрсетілмейтін мәнді байқасаңыз, бастапқы мәнді дұрыстаңыз да экспорттау әрекетін қайта орындап көріңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×