Деректерді жинақтау электрондық пошта параметрлері

Электрондық пошта параметрлерін пайдаланып деректерді жинақтау тілқатысу терезесін қолданып, деректерді жинақтау электрондық пошта хабарламасына келген жауаптарды Microsoft Office Access 2007 қалай реттейтінін қадағалайтын параметрін көруге және өзгертуге болады. Қолданылған параметрлер таңдалған немесе жаңадан ашылған электрондық поштаға келетін барлық келешек жауаптарға қолданылады.

Осы параметрлерге енгізілген өзгерістер Outlook пошта жәшігінде бар жауаптарға кері әсерін тигізбейтіндігіне көз жеткізіңіз.

Электрондық пошта парамтерлері көмегімен деректерді жинақтау тілқатысу терезесі

Тілқатысу терезесін көрсету үшін

  1. Параметрлерін өзгерткіңіз келетін хабарлама орналасқан дерекқорды ашыңыз.

  2. Сыртқы деректер қойындысының Деректерді жинау тобында Жауаптарды басқару түймешігін нұқыңыз. Түймешік суреті

  3. Деректерді жинақтау хабарламаларын басқару тілқатысу терезесінде, параметрлерін өзгерткіңіз келетін хабарламаны таңдаңыз да, Хабарлама параметрлерін таңдаңыз.

Импорттау параметрлері

Жауаптарды автоматты түрде реттеу және деректерді дерекқорға енгізу

Бұл параметр Microsoft Office Access 2007 бағдарламасына жауаптар сіздің Microsoft Office Outlook 2007 "Кіресін" қалтасына келгенімен реттейтін қылып орнатуға мүмкіндік береді. Office Outlook 2007 және Office Access 2007 бағдарламалары бірге жұмыс істеп, әр жауаптың мазмұнын Access бағдарламасындағы керекті тізбелерге экспорттайды. Егер бұл параметр белгіленбеген болса, онда сіз жауаптарды қолдан реттеуіңіз қажет.

Жауаптарды автоматты түрде немесе қолдан реттеу туралы көбірек мағлұмат алыңыз

Егер жауаптар сіздің Outlook пошта жәшігіне келген уақытта төмендегі шарттар орындалса, жауаптар Outlook бағдарламасынан Access бағдарламасына автоматты түрде экспортталады:

  • Компьютеріңізде Office Outlook 2007     Office Outlook 2007 бағдарламасы орнатылған болуы қажет. Жауап алған кезде, бағдарлама жұмыс жасамаса, онда реттеу процессі Outlook бағдарламасы келесіде қосылғаннан бастап жұмыс істейді.

  • Компьютеріңізде Office Access 2007     Office Access 2007 бағдарламасы орнатылған болуы керек.

  • Дерекқор     Дерекқор құпия сөзмен қорғалмауы тиіс, және де ол эксклюзивті қолдану режимінде ашық болмауы жөн. Дерекқор атауы мен орналасуы электрондық пошта хабарламасы жіберілгеннен кейін өзгертілмеуі қажет.

  • Кесте және сұраулар     Өзіңіз анықтаған кесте және сұрау атаулары және керекті өрістердің сипаттары, электрондық пошта хабарламасы жіберілгеннен кейін өзгертілмеуі қажет. Мысалы, егер сіз электронды хабарламаны жібергеннен кейін деректер түрін «Нөмірден» «Автонөмірге» өзгертсеңіз, онда экспорттау барысы тоқтатылады.

  • Рұқсаттар    Байланысты кестелер мен сұраулардың мазмұнын қосу немесе жаңарту үшін, сізде қажетті рұқсаттар болуы тиіс.

Егер бір немесе одан да көп шарттар орындалмаса, автоматты реттеу ойдағыдай орындалмайды. Осыларды түзеп, орындалмай қалған жауаптарды қолдан реттеңіз. Шарттарды түзегеннен кейін пошта жәшігіңізге келетін жауаптар автоматты түрде реттелуі жалғаса береді.

Қолдан реттеу    Қай жауаптар реттелгенін және қай уақытта реттелгенін қадағалағыңыз келсе, онда қолдан реттеу парамтерін таңдаңыз. Бұндай кезде, жауаптар сіздің Outlook "Кіресін" қалтаңызға жетіп барады, олар дерекқорға экспортталмайды. Ол үшін Outlook бағдарламасында әр жауапты таңдап, тінтүірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, әрбір жауап үшін Деректерді Microsoft Office Access бағдарламасына экспорттау пәрменін таңдаңыз.

Сонымен бірге, автоматты түрде реттелмеген жауаптарды қолдан реттеу қажеттілігі тууы да ықтимал. Барыстың аяқталмауына себеп болған мәселені шешкеннен кейін, әр жауапты қолдан экспортауыңыз қажет.

Экспорттау әрекетін бастамастан бұрын, келесі шарттарды естен шығармауыңыз керек:

  • КомпьютеріңіздеOffice Access 2007     Office Access 2007 орнатылған болуы керек.

  • Дерекқор     Егер дерекқор құпия сөзмен қорғалған болса, онда экспорттау әрекеті бастаған кезде парольді енгізу керектігі туралы сұрау аласыз. Сонымен қатар, дерекқор эксклюзивті қолдану режимінде ашық болмауы жөн, және оның атауы мен орналасуы электрондық пошта хабарламасы жібергеннен кейін өзгертілмеуі керек.

  • Кестелер мен сұраулар    Өзіңіз анықтаған кесте және сұраулар аттары және байланысты өрістер сипаттары, электрондық пошта хабарламасы жіберілгеннен кейін өзгертілмеуі қажет.

  • Рұқсаттар    Кестелер мен сұраулардың мазмұнын қосу немесе жаңарту үшін, сізде қажетті рұқсаттар болуы тиіс.

Электрондық пошта хабарламасы жіберілмеген алушылардан келген жауаптарды қабылдамау

Бұл параметр тек сіздің бастапқы хабарламаңыздың алушыларынан келетін жауаптарды автоматты турде реттеуге мүмкіндік береді. Басқалардан келген жауаптар Outlook бағдарламасындағы қабылдайтын қалтасында сақталады, алайда олар автоматты түрде реттелмейді. Кажет болған жағдайда, сіз бұл жауаптарды қолдан реттеуіңізге болады.

Әр алушыдан бірнеше жауап қабылдау

Бұл параметр алушылар үшін бірдей электрондық пошта хабарламаларына бірнеше жауап жіберуге мүмкіндік береді. Егер сіз бұл параметрді таңдасаңыз, әр алушының хабарламасына бірнеше рет жауап беруге болады, және де әр келген жауап автоматты түрде реттеледі. Егер бұл опцияны таңдамасаңыз, әр алушының хабарламасына бірнеше рет жауап беру мүмкіндігі болады, алайда тек қана бірінші жауап автоматты түрде реттеледі. Осы алушыдан келген әр келесі жауап Outlook бағдарламасындағы қабылдау қалтасында сақталады, яғни ол жерде сіз кейнірек оларды қолдан реттеуңізге немесе олрды жойып тастаауыңызға болады.

Ескерту : Бұл параметр тек реттелетін жауаптардың санын ғана бақылайды, ал бір жауаптың ішіндегі жазбалардың санын бақыламайды. Басқаша айтқанда, егер сіз Microsoft Office InfoPath 2007 пішінін жіберсеңіз, онда алушы бірнеше жазбасы бар жалғыз жауап жіберу мүмкіндігін алады. Access жауаптағы барлық жазбаларды автоматты түрде реттейді, себебі бұл жазбалар бір хабарлама құрамында болады.

Бір жауапқа бірнеше қатар қосуға рұқсат беру

Егер деректерді жіберу үшін InfoPath пішінін пайдаланатын болсаңыз, алушы электрондық пошта хабарламасының соңында берілген Жол кірістіру параметрін таңдау арқылы бірнеше жазбалар енгізуге мүмкіндік алады. Егер тек әр жауаптың бір ғана жазбасын реттегіңіз келсе, онда бұл шартты алып тастауыңыз керек.

Тек қана бар деректерді ғана жаңартуға рұқсат беру

Егер деректерді жаңарту үшін InfoPath пішінін пайдаланатын болсаңыз, алушы бар жазбанының жаңартуыларымен бірге, сізге жаңа жазбалар жіберге де болады. Алушының InfoPath пішінін қолданып жаңа жазбаларды қосуға тыйым салу үшін, келесі шартты таңдаңыз.

Автоматты түрде реттеу параметрлері

Реттелетін жауаптар саны

Автоматты түрде реттегіңіз келетін жауаптардың жалпы санын (барлық алушылардан) теріңіз. Егер барлық жауаптардың автоматты түрде реттелгенін қаласаңыз, мәтіндік терезеге үлкен мән енгізіңіз. Белгіленген мәнге жеткен соқ қабылданатын жауаптар қабылдау қалтасында сақталады, алайда автоматты түрде реттелмейді.

Тоқтату күні және уақыты

Бұл электрондық пошта хабарламасы жіберілетін жауаптардың автоматты реттелуінің тоқтатылу күнін және уақытын белгілеңіз. Осы мерзімнен кейін алынған жауаптар Outlook бағдарламасының қалтасында сақталады, алайда олар автоматты түрде реттелмейді.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×