Деректерге қосылуға (импорттауға) шолу

Microsoft Excel жұмыс кітабыңызда қолданылмаған, бірақ қолдануға болатын алуан мөлшерде деректер бар. Бірақ оларды қалай табасыз, қосасыз, импорттайсыз, жаңартасыз, қорғайсыз және басқарасыз? Мұны деректер қосылымдарын жасау және оларды пайдалану арқылы іске асыруға болады.

Бұл мақалада:

Сыртқы деректер қосылымдарымен жұмыс істеу

Деректер қосылымдарының негіздерін түсіну

Қосылымдарды табу

Қосылым сипаттарын өңдеу

Қосылымдарды басқару

Қосылымдарды ортақ пайдалану

ODC файлдарын пайдалану.

Сұрау файлдарын қолдану.

Сыртқы деректер ауқымдары мен сипаттарын пайдалану

Excel бағдарламасындағы және Excel Services қызметтеріндегі деректер көзін қолдауды түсіну

Excel нысаны мен деректер көзін қолдау.

Excel Services және деректер көзін қолдау.

Деректерге қатынасу құрамдас бөліктерін түсіну

Деректер көздеріне қосылу үшін ODBC интерфейсін пайдалану

ODBC құрылымы

Қосылым мәліметтерін анықтау

Компьютерлік деректер көздері.

Файлдық деректер көздері.

Деректер көздеріне қосылу үшін OLE DB құрылымын пайдалану

OLE DB құрылымы.

Қосылым мәліметтерін анықтау.

Деректерді жаңарту

Деректер көздерінен деректерді импорттау

Access дерекқорынан деректерді импорттау

Excel бағдарламасында Access деректерімен жұмыс істеу

Access бағдарламасында Excel деректерімен жұмыс істеу

Интернеттен деректерді импорттау

Мәтін файлдарын импорттау

Microsoft SQL Server серверінен деректерді импорттау

Microsoft SQL Server Analysis Services қызметтерінен деректерді импорттау

XML деректерін импорттау

Маңызды XML сценарийлері

Excel бағдарламасында XML деректерін пайдаланудың негізгі процесі

XML деректерін пайдалану

Деректерді қосу шебері көмегімен деректерді импорттау

Microsoft Query көмегімен деректерді импорттау

Деректерді бағдарламалық түрде және функциялардың көмегімен импорттау

Деректерге қатынаудың қауіпсіздігін арттыру

Деректер қосылымдарын сенімді орында сақтау

Тіркелгі деректерін қауіпсіз түрде пайдалану

Excel Services қызметтеріне қауіпсіз түрде жариялау

Деректерге қосылуға қатысты мәселелер

Мәселе: деректерді импорттауға әрекет жасаған кезде дискідегі бос орын таусылып қалады.

Мәселе: OLAP текше шебері қайда?

Мәселе: деректерді шығарып алу қызметтеріне не болды?

Сыртқы деректер қосылымдарымен жұмыс істеу

Төмендегі бөлімдерде сыртқы деректер қосылымдарының жұмыс істеу жолы, қосылым мәліметтерін табу, өңдеу, басқару және оларды басқа бағдарламалармен және пайдаланушылармен ортақ пайдалану жолдары талқыланады.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер қосылымдарының негіздерін түсіну

Excel жұмыс кітабындағы деректер екі түрлі орыннан алынуы мүмкін. Деректер тікелей жұмыс кітабында немесе мәтіндік файлы, дерекқор немесе деректерді жедел аналитикалық өңдеу (OLAP) текшесі сияқты сыртқы деректер көзінде сақталуы мүмкін. Осы сыртқы деректер көзі жұмыс кітабына деректер қосылымы арқылы қосылады; деректер қосылымы – сыртқы деректер көзін табу, оған кіру және қатынау жолын сипаттайтын мәліметтер жинағы.

Сыртқы деректерге қосылудың негізгі басымдылығы деректерді жұмыс кітабына көшірместен бұл деректерді мерзімді түрде талдау мүмкіндігінде, ал осы көшіру әрекетіне көп уақыт жұмсалуы мүмкін және оның қателері көп болуы ықтимал. Сыртқы деректерге қосылғаннан кейін, деректер көзі жаңа ақпаратпен жаңартылғанда, Excel жұмыс кітаптарын бастапқы деректер көзінен автоматты түрде жаңартуға болады.

Қосылым мәліметтері жұмыс кітабында сақталады және Office деректерді қосу (ODC) файлы (.odc) немесе деректер көзінің атауы файлы (.dsn) сияқты қосылым файлында да сақталуы мүмкін.

сыртқы деректер Excel бағдарламасына әкелу үшін деректерге қатынау рұқсаты қажет. Егер қатынайтын сыртқы деректер көзі жергілікті компьютерде болмаса, дерекқор әкімшісіне хабарласып, құпия сөзді, пайдаланушы рұқсаттарын немесе басқа да қосылым мәліметін сұрау керек болуы мүмкін. Деректер көзі дерекқор болса, дерекқордың жеке иелік күйінде ашылмағандығын тексеріңіз. Деректер көзі мәтіндік файлы немесе электрондық кесте болса, басқа пайдаланушы оны жеке иелік рұқсатпен ашпағандығын тексеріңіз.

Excel бағдарламасы, қосылым файлы және деректер көзі арасындағы деректердің ағынын ұйымдастыру үшін деректер көздерінің көбі ODBC драйверін немесе OLE DB жеткізушісін қажет етеді.

Төмендегі диаграммада деректер қосылымдары туралы маңызды мәліметтер жиынтықталған.

Сыртқы деректер қосылымдарына қосылу

1. Деректер көздерінің көптеген түрлеріне қосылуға болады: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, басқа OLAP және қатысты дерекқорлар, электрондық кестелер, мәтіндік файлдар.

2. Деректер көздерінің көбінде байланысты ODBC драйвері немесе OLE DB жеткізушісі бар.

3. Қосылым файлында деректер көзінен деректерге қатынау және оларды алуға қажетті барлық мәліметтер анықталады.

4. Қосылым мәліметтері қосылым файлынан жұмыс кітабына көшіріледі және қосылым мәліметтерін өңдеу оңай.

5. Жұмыс кітабында сақталған деректерді пайдаланған сияқты пайдалану үшін деректер жұмыс кітабына көшіріледі.

Беттің жоғарғы жағы

Қосылымдарды табу

Қосылым файлдарын табу үшін Бар қосылымдар тілқатысу терезесін пайдаланыңыз. (Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Бар қосылымдар түймешігін басыңыз.) Бұл тілқатысу терезесін пайдаланған кезде төмендегі қосылым түрлерін көруге болады:

  • Жұмыс кітабындағы қосылымдар.    

    Бұл тізімде жұмыс кітабындағы барлық ағымдағы қосылымдар беріледі. Бұл тізім бұрыннан анықталған қосылымдардан, деректерді қосу шеберінің Деректерін көзін таңдау тілқатысу терезесінің көмегімен жасалған қосылымдардан немесе осы тілқатысу терезесінде бұрын қосылым ретінде таңдалған қосылымдардан жасалады.

  • Компьютердегі қосылым файлдары.    

    Бұл тізім әдетте Менің құжаттарым (Windows XP) немесе Құжаттар (Windows Vista) қалтасында сақталатын Менің деректер көздерім қалтасынан жасалады.

  • Желідегі қосылым файлдары.    

    Тізімді төмендегілерден жасауға болады:

    • Орындарды желіде Microsoft Office топтық саясаттарын қолданудың бір бөлігі ретінде қолдануға болатын жергілікті желідегі қалталар жинағы.

    • SharePoint Foundation торабындағы Excel қызметтері деректерді қосу кітапханасы (DCL). DCL файлдары тұралы қосымша ақпаратты Excel Services қызметтеріне қауіпсіз түрде жариялау бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Қосылым сипаттарын өңдеу

Сондай-ақ, Excel бағдарламасын жұмыс кітабында немесе қосылым файлында сақталған сыртқы деректер көздеріне қосылымдар жасау және оларды өңдеу үшін қосылым файлын өңдеу құралы ретінде пайдалануға болады. Қажетті қосылым табылмаса, Қосымша шолу тармағын таңдап Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесін көрсетіп, одан кейін деректерді қосу шеберін іске қосу үшін Жаңа көз түймешігін басу арқылы қосылым жасауға болады.

Қосылым жасалғаннан кейін сыртқы деректер көздеріне қосылымдардың әртүрлі параметрлерін реттеу және қосылым файлдарын пайдалану, қайта пайдалану немесе ауыстыру үшін Қосылым сипаттары тілқатысу терезесін пайдалануға болады (Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Сипаттар түймешігін басыңыз).

Деректер көзіне қосылу үшін қосылым файлын қолданылса, Excel бағдарламасы қосылым мәліметтерін қосылым файлынан Excel жұмыс кітабына көшіреді. Қосылым сипаттары тілқатысу терезесін пайдалана отырып өзгерту енгізілген кезде, қосылымды жасау үшін пайдаланылған (Сипаттама қойындысындағы Қосылым файлы сипатында көрсетілген файл атауымен көрсетілген) бастапқы деректерді қосу файлын емес, ағымдағы Excel жұмыс кітабында сақталған деректерді қосу мәліметтері өңделеді. Қосылым мәліметтері өңделгеннен кейін (Қосылым атауы мен Қосылым сипаттамасы сипаттарынан басқа), қосылым файлына байланыс жойылады және Қосылым файлы сипаты тазаланады.

Деректер көзі жаңартылған кезде қосылым файлы үнемі қолданылатынын қамтамасыз ету үшін Сипаттама қойындысында Осы деректерді жаңарту үшін әрқашан осы файлды пайдалану құсбелгісін қойыңыз. Бұл құсбелгіні қоюдың нәтижесінде қосылым файлына жасалған жаңартулар осы қосылым файлын пайдаланатын барлық жұмыс кітаптарында қолданылатынын қамтамасыз етеді; жұмыс кітаптарының барлығында осы сипат орнатылған болуы тиіс.

Беттің жоғарғы жағы

Қосылымдарды басқару

Жұмыс кітабының қосылымдары тілқатысу терезесін пайдалану арқылы осы қосылымдарды оңай басқара аласыз, оның ішінде оларды жасауға, өңдеуге және жоюға болады. (Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Қосылымдар түймешігін басыңыз) Бұл тілқатысу терезесін төмендегі әрекеттерді орындау үшін қолдануға болады:

  • Жұмыс кітабында қолданылатын қосылымдарды жасау, өңдеу, жаңарту және жою.

  • Сыртқы деректер көзін тексеру. Қосылымды басқа пайдаланушы анықтаған болса, мұны орындау қажет болуы мүмкін.

  • Әр қосылым ағымдағы жұмыс кітабының қай жерінде пайдаланылатынын көрсету.

  • Сыртқы деректерге қосылым қателіктері туралы хабарларды айқындау.

  • Қосылымды басқа серверге не деректер көзіне қайта бағыттау немесе бар қосылым үшін қосылым файлын ауыстыру.

  • Қосу файлдарын жасау және пайдаланушылармен ортақ пайдалануды жеңілдету.

Беттің жоғарғы жағы

Қосылымдарды ортақ пайдалану

Қосылым файлдарды қосылымдарды үйлесімді түрде ортақ пайдалану үшін ерекше пайдалы, осылайша олар қосылымдарды табуды жеңілдетеді, қосылымдардың қауіпсіздігін жақсартады және деректер көздерін басқаруға көмектеседі. Қосылым файлдарын ортақ пайдаланудың ең жақсы жолы – оларды желілік қалта немесе SharePoint кітапханасы сияқты қауіпсіз әрі сенімді орынға қою; ол орында пайдаланушылар файлды оқи алады, бірақ тек арнайы пайдаланушылар файлды өзгерте алады.

ODC файлдарын пайдалану.

Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесі көмегімен сыртқы деректерге қосылу арқылы немесе жаңа деректер көздеріне қосылу үшін деректерді қосу шеберін қолдана отырып Office деректерді қосу (ODC) файлдарын (.odc) жасауға болады. ODC файлы қосылым мәліметтерін сақтау үшін таңдамалы HTML және XML тегтерін пайдаланады. Файлдың мазмұнын Excel бағдарламасында оңай қарауға немесе өңдеуге болады.

Басқа адамдарға өзіңіз пайдаланатын сыртқы деректер көздеріне қол жеткізуге мүмкіндік беру үшін қосылым файлдарын олармен ортақ пайдалануыңызға болады. Басқа пайдаланушыларға қосылым файлын ашу үшін деректер көзін теңшеудің қажеті жоқ, бірақ компьютердегі сыртқы деректерге қол жеткізу үшін ODBC драйверін немесе OLE DB жеткізушісін орнату қажет болуы мүмкін.

ODC файлдары деректерге қосылу және деректерді ортақ пайдалану үшін ұсынылған әдіс болып табылады. Бұрынғы қосылым файлдарын (DSN, UDL және сұрау файлдарын) қосылым файлын ашып, одан кейін Қосылым сипаттары тілқатысу терезесіндегі Сипаттама қойындысында Қосылым файлын экспорттау түймешігін басу арқылы ODC файлына оңай түрлендіруге болады.

Сұрау файлдарын қолдану.

Сұрау файлдары – деректер орналасқан сервердің аты мен деректер көзі жасалғанда берілетін қосылым мәліметтері сияқты деректер көзі туралы мәліметтерді қамтитын мәтіндік файлдар. Сұрау файлдары Excel бағдарламасының басқа пайдаланушыларымен сұрауларды ортақ пайдаланудың бұрынғы жолы.

.dqy сұрау файлдарын қолдану.    Қатысты дерекқорлардағы немесе мәтіндік файлдардағы деректерге сұрауларды қамтитын .dqy файлдарын сақтау үшін Microsoft Query құралын пайдалануға болады. Бұл файлдарды Microsoft Query құралында ашқан кезде сұрау қайтарған деректерді қарап, басқа нәтижелерді алу үшін сұрауды өзгерте аласыз. Сұрау шеберінің көмегімен немесе тікелей Microsoft Query ішінде жасалған кез келген сұрау үшін .dqy файлын сақтауға болады.

.oqy сұрау файлдарын қолдану.    OLAP дерекқорындағы деректерге қосылу үшін .oqy файлдарын серверде немесе дербес текше файл (.cub) сақтауға болады. OLAP дерекқоры немесе текше үшін деректер көзін жасау үшін Microsoft Query құралында көп өлшемді қосылым шеберін қолданған кезде .oqy файлы автоматты түрде жасалады. OLAP дерекқорлары жазбаларға немесе кестелерге ұйымдастырылмағандықтан, бұл дерекқорларға қол жеткізу үшін сұраулар немесе dqy файлдарын жасауға болмайды.

.rqy сұрау файлдарын қолдану.    Excel бағдарламасы .rqy пішімін қолданатын OLE DB деректер көзі драйверлерін қолдау үшін сұрау файлдарын осы пішімде ашуы мүмкін. Қосымша ақпаратты драйвердің құжаттамасынан қараңыз.

.qry сұрау файлдарын қолдану.    Microsoft Query құралы .dqy файлдарын аша алмайтын Microsoft Query құралының бұрынғы нұсқаларымен қолдану үшін сұрау файлдарын .qry пішімінде ашуы және сақтауы мүмкін. Excel бағдарламасында қолданғыңыз келетін .qry пішіміндегі сұрау файлы бар болса, файлды Microsoft Query құралында ашып, оны .dqy файлы ретінде сақтаңыз. .dqy файлдарын сақтау туралы ақпаратты Microsoft Query анықтамасынан қараңыз.

.iqy веб-сұрау файлдарын қолдану.    Excel бағдарламасы Интернеттен деректер алу үшін .iqy веб-сұрау файлдарын ашуы мүмкін.

Беттің жоғарғы жағы

Сыртқы деректер ауқымдары мен сипаттарын пайдалану

Сыртқы деректер ауқымы (сондай-ақ, сұрау кестесі деп аталатын) – жұмыс парағына әкелінген деректердің орнын анықтайтын анықталған ат немесе кесте аты. Сыртқы деректерге қосылған кезде Excel бағдарламасы автоматты түрде сыртқы деректер ауқымын жасайды. Бұған деректер көзіне қосылған жиынтық кесте есебі қиыс жағдай болып табылады, себебі ол сыртқы деректер ауқымын жасамайды. Excel бағдарламасында кез келген басқа деректер сияқты сыртқы деректер ауқымын пішімдеуге және орналастыруға болады.

Excel бағдарламасы сыртқы деректер ауқымын төмендегідей автоматты түрде атайды:

  • Office деректерді қосу (ODC) файлдарынан алынған сыртқы деректер ауқымына файлдың аты беріледі.

  • Дерекқорлардан алынған сыртқы деректер ауқымына сұраудың атауы беріледі. Әдепкі бойынша сұрауды жасау үшін пайдаланылатын деректер көзінің аты көзден_сұрау болады.

  • Мәтіндік файлдардан алынған сыртқы деректер ауқымына мәтіндік файлдың аты беріледі.

  • Веб сұрау алынған сыртқы деректер ауқымына деректер алынған веб-беттің атауы беріледі.

Жұмыс парағында бір көзден алынған бірнеше сыртқы деректер ауқымы болса, ауқымдар нөмірленеді. Мысалы, МеніңМәтінім, МеніңМәтінім_1, МеніңМәтінім_2 және с.с.

Сыртқы деректер ауқымының ұяшық пішімделуі мен баған енін сақтау сияқты қосымша сипаттары (қосылым сипаттарымен шатастырмау керек) болады, оларды деректерді басқару үшін қолдануға болады. Сыртқы деректер ауқымдарының осы сипаттарын Деректер қойындысындағы Қосылымдар тобында Сипаттар түймешігін басып, Сыртқы деректер ауқымының сипаттары немесе Сыртқы деректер сипаттары тілқатысу терезелерінде өзгертулерді енгізу арқылы өзгертуге болады.

Ескерту : Сыртқы деректерге негізделетін жиынтықты немесе есепті ортақ пайдалану керек болса, басқа адамдарға сыртқы деректер ауқымын қамтитын жұмыс кітабын беруге немесе есеп үлгісін жасауға болады. есеп үлгісі сыртқы деректерді сақтамай-ақ жиынтықты немесе есепті сақтауға мүмкін береді, осылайша файлдың өлшемі аздау болады. Пайдаланушы есеп үлгісін ашқан кезде сыртқы деректер алынады.

Беттің жоғарғы жағы

Excel бағдарламасындағы және Excel Services қызметтеріндегі деректер көзін қолдауды түсіну

Әртүрлі деректер көздеріне қосылу үшін қолдануға болатын бірнеше деректер нысандары бар (мысалы, сыртқы деректер ауқымы және жиынтық кесте есебі). Дегенмен, әр деректер нысаны үшін қосылуға болатын деректер көзі әртүрлі болады. Сондай-ақ, қосылған деректерді Excel Services қызметтерінде пайдалануға және жаңартуға болады, бірақ білуіңіз қажет қосымша шектеулер мен уақытша шешімдер бар.

Excel нысаны мен деректер көзін қолдау.

Төмендегі кестеде Excel бағдарламасында әр деректер нысаны үшін қолдау көрсетілетін деректер көздері жиынтықталған.

Қолдау көрсетілетін деректер көзі

Excel бағдарламасындағы
деректер
нысаны

Сыртқы
деректер
ауқымын
жасайды ма?

OLE
DB

ODBC

Мәтіндік
файл

HTML
файлы

XML
файлы

Share-
Point
тізімі

Мәтін импорттау шебері

Иә

Жоқ

Жоқ

Иә

Жоқ

Жоқ

Жоқ

Жиынтық кесте есебі
(OLAP емес)

Жоқ

Иә

Иә

Иә

Жоқ

Жоқ

Иә

Жиынтық кесте есебі
(OLAP)

Жоқ

Иә

Жоқ

Жоқ

Жоқ

Жоқ

Жоқ

Excel кестесі

Иә

Иә

Иә

Жоқ

Жоқ

Иә

Иә

XML құрылымы

Иә

Жоқ

Жоқ

Жоқ

Жоқ

Иә

Жоқ

Веб-сұрау

Иә

Жоқ

Жоқ

Жоқ

Иә

Иә

Жоқ

Деректерді қосу шебері

Иә

Иә

Иә

Иә

Иә

Иә

Иә

Microsoft Query

Иә

Жоқ

Иә

Иә

Жоқ

Жоқ

Жоқ

Ескерту : Бұл файлдар, яғни Мәтін импорттау шеберімен импортталған мәтіндік файл, XML құрылымының көмегімен импортталған XML файлы және веб-сұраудың көмегімен импортталған HTML не XML файлы деректер көзіне қосылу үшін ODBC драйверін немесе OLE DB жеткізушісін пайдаланбайды.

Excel Services және деректер көзін қолдау.

Excel жұмыс кітабын Excel Services қызметтерінде (веб-шолғыштағы Excel бағдарламасы) көрсету керек болса, деректерге қосылуға және оларды жаңартуға болады, бірақ жиынтық кесте есебі пайдаланылуы тиіс. Excel Services сыртқы деректер ауқымдарын қолдамайды, яғни Excel Services деректер көзіне, веб-сұрауға, XML құрылымына не Microsoft Query құралына қосылған Excel кестесін қолдамайды.

Дегенмен, деректер көзіне қосылу үшін жиынтық кестені қолданып, одан кейін қажетті жол мен баған мәндері көрсетілуі үшін жиынтық кестені деңгейлері, топтары немесе аралық қорытындылары жоқ екі өлшемді кесте ретінде жасақтау және орналастыру арқылы бұл мәселеге уақытша шешім табуға болады. Қосымша ақпаратты Келесіні де көріңіз бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерге қатынасу құрамдас бөліктерін түсіну

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 Microsoft Windows Server 2003 және Windows XP SP2 жүйелерінде қамтылған. MDAC көмегімен көптеген қатысты немесе қатыссыз деректер көздеріндегі деректерге қосылуға және оларды пайдалануға болады. Microsoft компаниясы құрастырып жіберетін немесе әртүрлі үшінші тарап компаниялары жасақтайтын ODBC драйверлерінің немесе OLE DB жеткізушілерінің көмегімен көптеген деректер көздеріне қосылуға болады. Microsoft Office бумасы орнатылған кезде, компьютерге қосымша ODBC драйверлері мен OLE DB жеткізушілері қосылады.

Windows Vista және Windows 7 жүйелері Windows Data Access Components (Windows DAC) қолданады.

Компьютерде орнатылған OLE DB жеткізушілерінің толық тізімін көру үшін деректерді беру арнасынан Деректермен байланыс сипаттары тілқатысу терезесін көрсетіп, Жеткізуші қойындысын нұқыңыз.

Компьютерде орнатылған ODBC жеткізушілерінің толық тізімін көру үшін ODBC дерекқорының әкімшісі тілқатысу терезесін көрсетіп, одан кейін Драйверлер қойындысын нұқыңыз.

Microsoft компаниясының деректер көздерінен басқа көздерден, оның ішінде басқа ODBC және OLE DB дерекқорларының басқа түрлерінен, мәлімет алу үшін басқа өндірушілердің ODBC драйверлері мен OLE DB жеткізушілерін де пайдалануға болады. Осы ODBC драйверлерін немесе OLE DB жеткізушілерін орнатуға қатысты ақпаратты дерекқордың құжаттамасынан қараңыз немесе дерекқор жеткізушісіне хабарласыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер көздеріне қосылу үшін ODBC интерфейсін пайдалану

Төмендегі бөлімдерде ODBC дерекқорлары егжей-тегжейлі сипатталады.

ODBC құрылымы

ODBC құрылымында бағдарлама (Excel сияқты) ODBC драйверін реттеушіге қосылады, ал ол болса деректер көзіне (Microsoft SQL Server дерекқоры сияқты) қосылу үшін арнайы ODBC драйверін (Microsoft SQL ODBC драйвері сияқты) пайдаланады.

Қосылым мәліметтерін анықтау

ODBC деректер көздеріне қосылу үшін төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

  1. Деректер көзі орналасқан компьютерде тиісті ODBC драйвері орнатылғандығын тексеріңіз.

  2. ODBC деректер көзі әкімшісі көмегімен қосылым мәліметтерін тізбеде не DSN файлында сақтау арқылы немесе қосылым мәліметтерін тікелей ODBC драйверін реттеушіге жіберу үшін Microsoft Visual Basic кодындағы қосылым жолының көмегімен деректер көзінің атауын (DSN) анықтаңыз.

    Деректер көзін анықтау үшін, Windows Vista жүйесінде Бастау түймешігін басып, Басқару тақтасы тармағын таңдаңыз. Жүйе және қызмет көрсету тармағын таңдап, Басқару құралдары пәрменін таңдаңыз. Windows XP және Windows Server жүйелерінде Бастау түймешігін басып, Басқару тақтасы тармағын таңдаңыз. Өнімділік және қызмет көрсету тармағын, Басқару құралдары тармағын, одан кейін Деректер көздері (ODBC) пәрменін таңдаңыз. Әртүрлі параметрлер туралы қосымша ақпарат алу үшін әр тілқатысу терезесінде Анықтама түймешігін басыңыз.

Компьютерлік деректер көздері.

Компьютерлік деректер көздері қосылым мәліметтерін белгілі бір компьютерде, пайдаланушы анықтаған атпен тізбеде сақтайды. Компьютерлік деректер көздерін олар анықталған компьютерде ғана қолдануға болады. Компьютерлік деректер көздерінің екі түрі бар — пайдаланушылық және жүйелік. Пайдаланушылық деректер көздерін тек ағымдағы пайдаланушы пайдалана алады және олар тек сол пайдаланушыға көрінеді. Жүйелік деректер көздерін компьютердегі барлық пайдаланушылар қолдана алады және олар компьютердегі барлық пайдаланушыларға көрінеді.

Компьютерлік деректер көзі қауіпсіздікті арттыру керек болған кезде аса пайдалы, себебі компьютерлік деректер көзін тек жүйеге кірген пайдаланушылар ғана қарай алатынын қамтамасыз етуге көмектеседі және де компьютерлік деректер көзін қашықтағы пайдаланушы басқа компьютерге көшіре алмайды.

Файлдық деректер көздері.

Файлдық деректер көздері (сондай-ақ, DSN файлдары деп те аталады) қосылым мәліметтерін тізбеде емес, мәтіндік файлда сақтайды және компьютерлік деректер көздерімен салыстырғанда оларды икемді қолдануға болады. Мысалы, файлдық деректер көзін тиісті ODBC драйвері бар кез келген компьютерге көшіруге болады, осылайша бағдарлама пайдаланатын барлық компьютерлерге үйлесімді әрі дәл қосылу мәліметтерін қолдана алады. Немесе, файлдық деректер көзін бір серверге қойып, оны желідегі көптеген компьютерлермен ортақ пайдалануға және бір орында қосылым мәліметтерін оңай басқаруға болады.

Файлдық деректер көзін ортақ пайдалану мүмкін болмауы да мүмкін. Ортақ пайдаланылмайтын файлдық деректер көзі бір компьютерде орналасып, компьютерлік деректер көзін көрсетеді. Ортақ пайдаланылмайтын файлдың деректер көзін бар компьютерлік деректер көздеріне файлдық деректер көздерінен қол жеткізу үшін пайдалануға болады.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер көздеріне қосылу үшін OLE DB құрылымын пайдалану

Төмендегі бөлімдерді OLE DB құрылымы егжей-тегжейлі сипатталады.

OLE DB құрылымы.

OLE DB құрылымында, деректерге қатынайтын бағдарлама деректер тұтынушысы деп аталады (мысалы, Excel), ал деректерге қатынауға мүмкіндік беретін бағдарлама дерекқор жеткізушісі деп аталады (мысалы, Microsoft OLE DB Provider for SQL Server).

Қосылым мәліметтерін анықтау.

Әмбебап деректерді беру арнасы файлы (.udl) деректер көзіне сол деректер көзінің OLE DB жеткізушісі арқылы қатынау үшін деректер тұтынушысы пайдаланатын қосылым мәліметтерін қамтиды. Қосылым мәліметтерін төмендегі әрекеттердің бірін орындау арқылы жасауға болады:

  • Деректерді қосу шеберінде OLE DB жеткізушісі үшін деректерді беру арнасын анықтау үшін Деректерді беру арнасының сипаттары тілқатысу терезесін пайдаланыңыз. Қосымша ақпаратты Деректерді қосу шеберінің көмегімен деректерді импорттау бөлімінен қараңыз.

  • Файл кеңейтімі .udl бар бос мәтіндік файл жасап, Деректерді беру арнасының сипаттары тілқатысу терезесін көрсететін файлды өңдеңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді жаңарту

Сыртқы деректер көзіне қосылған кезде жаңартылған деректерді алу үшін жаңарту әрекетін орындауға болады. Деректерді жаңартқан сайын, соңғы рет жаңартылғаннан бері енгізілген өзгерістерді қоса, олардың ең соңғы нұсқасын көресіз.

Сыртқы деректер көзіне қосылған деректерді жаңартқан кезде орын алатын жағдайдың негізгі процесі төмендегі суретте сипатталады.

Сыртқы деректерді жаңартудың негізгі процесі

1. Жаңарту әрекеті соңғы деректерді алады.

2. Қосылым файлы сыртқы деректер көзінен деректерге қатынауға және оларды алуға қажетті барлық мәліметті анықтайды.

3. Әртүрлі деректер көзін жаңартуыңыз мүмкін: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, электрондық кестелер және мәтіндік файлдар.

4. Соңғы деректер ағымдағы жұмыс кітабына қосылады.

Excel бағдарламасы импортталған деректерді жаңарту үшін көптеген параметрлер ұсынады, оған жұмыс кітабы ашылған кезде деректерді жаңарту және мерзімді түрде деректерді автоматты түрде жаңартып отыру жатады. Деректер жаңартылып жатқан кезде, Excel бағдарламасында жұмыс істеуді жалғастыруға болады және сондай-ақ, деректер жаңартылып жатқан кезде, жаңарту процесінің күйін тексеруге болады.

Сыртқы деректер көзі деректерге қатынау мүмкіндігін алу үшін дербес текше файлқұпия сөз талап етсе, сол құпия сөзді сыртқы деректер ауқымы жаңартылған кезде құпия сөздің енгізуілуін талап етуге болады.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер көздерінен деректерді импорттау

Windows XP, Windows Vista және Microsoft Office жүйелері төмендегі әдеттегі деректер көздерден деректер алу үшін пайдалануға болатын ODBC драйверлері мен OLE DB жеткізушілерін қамтамасыз етеді: Microsoft Access, Интернеттегі HTML файлдары, мәтіндік файлдар, Microsoft SQL Server, SQL Server Analysis Services және XML файлдары. Деректерді қосу шебері мен Microsoft Query құралын пайдалану арқылы тиісті OLE DB жеткізушілері мен ODBC драйверлері бар басқа да көптеген деректер көздеріне қол жеткізуге болады, оларға Excel жұмыс парақтары, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle және DB2 жатады.

Беттің жоғарғы жағы

Access дерекқорынан деректерді импорттау

Microsoft Access пен Microsoft Excel бағдарламалары арасында деректермен алмасудың бірнеше жолы бар.

  • Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына деректерді әкелу үшін Access деректер кестесіндегі деректерді көшіріп, оны Excel жұмыс парағына қоюға, Access дерекқорына Excel жұмыс парағынан қосылуға немесе Access деректерін Excel жұмыс парағына экспорттауға болады.

  • Excel бағдарламасынан Access бағдарламасына деректерді әкелу үшін Excel жұмыс парағындағы деректерді көшіріп, оны Access деректер кестесіне қоюға, Excel жұмыс парағын Access кестесіне импорттауға немесе Excel жұмыс парағына Access кестесінен байланысуға болады.

Ескерту : Excel мен Access бағдарламаларында импорттау сөзінің мағынасы әртүрлі. Excel бағдарламасында импорттау сөзі жаңартуға болатын деректерге тұрақты қосылым орнатуды білдіреді. Access бағдарламасында импорттау сөзі деректерді Access бағдарламасына деректер қосылымынсыз бір рет әкелуді білдіреді.

Excel бағдарламасында Access деректерімен жұмыс істеу

Деректерді талдау және диаграмма жасау мүмкіндіктерін, деректерді реттеу мен орналастыруды немесе Excel бағдарламасының Access бағдарламасында болмайтын функцияларды пайдалану үшін Access деректерімен Excel жұмыс кітабында жұмыс істеу керек болуы мүмкін.

Access деректеріне Excel бағдарламасынан қосылу

Жаңартылуы мүмкін Access деректерін Excel бағдарламасына әкелу үшін, Access дерекқорына бір қосылым орнатып, кестедегі немесе сұраудағы барлық деректерді шығарып алуыңызға болады. Мысалы, қалауыңыз бойынша ай сайын таратылатын Excel қорытынды бюджет есебінде ағымдағы айдың деректері болуы үшін оны жаңартуыңызға болады.

Access деректерін Excel бағдарламасына экспорттау

Access бағдарламасындағы экспорттау шеберінің көмегімен, Access дерекқорының нысанын (кесте, сұрау не пішін сияқты), немесе бір көріністегі таңдалған жазбаларды Excel жұмыс парағына экспорттауға болады. Access бағдарламасында экспорттау әрекетін орындаған кезде, сол әрекеттің жасақтауын болашақта пайдалану үшін сақтап қоюыңызға және тіпті экспорттау әрекетін белгілі бір уақыт аралықтарында автоматты түрде іске қосылатын етіп жоспарлап қоюға болады.

Деректерді Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына экспорттаудың жалпы сценарийлері келесідей:

  • Бөліміңіз немесе жұмыс тобыңыз деректермен жұмыс істеу үшін Access мен Excel бағдарламаларының екеуін де қолданады. Сіз деректерді Access дерекқорына сақтайсыз, бірақ деректерді талдап, талдауыңыздың нәтижелерін тарату үшін Excel бағдарламасын қолданасыз. Қазір тобыңыз қажет болған кезде деректерді Excel бағдарламасына экспорттап жүр, бірақ бұл процестің тиімділігін арттырғыңыз келеді.

  • Сіз ұзақ уақыттан бері Access бағдарламасын қолданып келесіз, бірақ бастығыңыз есептерді Excel бағдарламасында көргенді жөн санайды. Тұрақты уақыт аралықтарында деректерді Excel бағдарламасына көшіресіз, бірақ уақытыңызды үнемдеу үшін бұл процесті автоматтандырғыңыз келеді.

Деректерді Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына экспорттау туралы қосымша ақпаратты Access бағдарламасының анықтама бөлімінен қараңыз.

Access бағдарламасында Excel деректерімен жұмыс істеу

Access бағдарламасындағы деректерді басқару, қауіпсіздік немесе көп пайдаланушылық мүмкіндіктерін пайдалану үшін Excel деректерімен Access дерекқорында жұмыс істеу керек болуы мүмкін. Access бағдарламасында көптеген пайдалы функциялар болса да, Excel деректері үшін пайдаланушыларға аса пайдалы екі мүмкіндік бар:

  • Есептер.    Егер Access есептерін жасақтаумен таныс болсаңыз және Excel деректерін осы есеп түріне жинақтап, реттегіңіз келсе, Access есебін жасауға болады. Мысалы, топтық және қорытынды есептер, басып шығарылған белгілер және сызбалық есептер сияқты бейімделгіштігі жоғары есептер жасауыңызға болады.

  • Пішіндер.    Деректерді Excel бағдарламасында табу немесе көрсету үшін бір пішінді пайдаланғыңыз келсе, Access пішінін жасауға болады. Мысалы, өрістерді жұмыс парағындағы бағандардан басқа бір тәртіппен көргіңіз келсе, не болмаса ұзын бір деректер жолын бір экранда оңайырақ көргіңіз келсе, Access пішінін жасауға болады.

Access пішіндерімен және есептерімен жұмыс істеу туралы қосымша ақпаратты Access бағдарламасының анықтама бөлімінен қараңыз.

Excel деректеріне Access бағдарламасынан байланысу

Excel ауқымын Access дерекқорымен кесте түрінде байланыстыруға болады. Деректер ауқымын Excel бағдарламасында сақтай беруді жоспарлай отырып, сол деректерге Access бағдарламасынан да қол жеткізгіңіз келсе, осы амалды қолданыңыз. Байланыстың бұл түрі Excel бағдарламасынан емес, Access дерекқорының ішінен жасалады.

Excel жұмыс парағын немесе атаулы ауқымды байланыстырған кезде, Access бағдарламасы бастапқы ұяшықтармен байланысқан жаңа кесте жасайды. Excel бағдарламасында бастапқы ұяшықтарға енгізілген кез келген өзгерістер байланыстырылған кестеде көрсетіледі. Алайда, Access бағдарламасындағы сәйкес кестенің мазмұнын өңдей алмайсыз. Егер деректерді қосу, өңдеу немесе жою керек болса, өзгерістерді бастапқы Excel файлына енгізу керек.

Access бағдарламасынан Excel жұмыс парағына байланыстырудың жалпы сценарийлері келесідей:

  • Сіз деректеріңізді Excel жұмыс парағында сақтауды жалғастыруды, бірақ Access бағдарламасының қуатты сұрау және есеп беру мүмкіндіктерін де пайдалануды қалайсыз.

  • Сіздің бөліміңіз не жұмыс тобыңыз Access бағдарламасын қолданады, бірақ сіз пайдаланатын сыртқы көздерден алынған деректер Excel жұмыс парақтарында сақталған. Сіз сыртқы деректердің көшірмелерін сақтауды қаламайсыз, бірақ олармен Access бағдарламасында жұмыс істеуді қалайсыз.

Деректерді Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына байланыстыру туралы қосымша ақпаратты Access бағдарламасының анықтама бөлімін қараңыз.

Excel деректерін Access бағдарламасына импорттау

Excel бағдарламасынан алынған деректерді Access дерекқорына сақтап, деректерді Access бағдарламасында әрі қарай пайдаланып, ұстау үшін деректерді Access бағдарламасына импорттауға болады. Деректерді импорттаған кезде, Access бағдарламасы, Excel бағдарламасындағы деректерді өзгертпестен, деректерді жаңа немесе бар кестеге сақтайды. Импорттау әрекеті кезінде бір уақытта тек бір жұмыс парағын импорттауға болады. Деректерді бірнеше жұмыс парағынан импорттау үшін, импорттау әрекетін әрбір жұмыс парағы үшін қайталаңыз.

Excel деректерін Access бағдарламасына импорттаудың жалпы сценарийлері келесідей:

  • Сіз Excel бағдарламасының көп уақыт пайдаланып келесіз, бірақ келешекте осы деректермен жұмыс істеу үшін Access бағдарламасын пайдалануды қалайсыз. Сіз Excel жұмыс парағындағы деректерді бір немесе бірнеше жаңа Access дерекқорларына көшіруді қалайсыз.

  • Сіздің бөліміңіз немесе жұмыс тобыңыз Access бағдарламасын қолданады, бірақ кейде Excel пішіміндегі деректерді қабылдайсыз және сол деректер Access дерекқорларына біріктірілуі тиіс. Сіз осы Excel жұмыс парақтарын қабылдағаннан кейін, оларды дерекқорыңызға импорттауды қалайсыз.

  • Сіз деректеріңізді басқару үшін Access бағдарламасын қолданасыз, бірақ топтың басқа мүшелерінен апталық есептер Excel жұмыс кітаптары түрінде келеді. Сіз деректердің апта сайын белгілі бір уақытта дерекқорыңызға импортталуын қамтамасыз ету үшін импорттау процесін жеңілдетуді қалайсыз.

Деректерді Excel бағдарламасынан Access бағдарламасына импорттау туралы қосымша ақпаратты Access бағдарламасының анықтама бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Интернеттен деректерді импорттау

Веб-беттер әдетте Excel бағдарламасында талдау жасауға қолайлы ақпаратты қамтиды. Мысалы, веб-беттен тікелей алынатын мәліметтерді қолдана отырып акциялардың бағамдарын Excel бағдарламасында талдауға болады. Қажеттіліктерге байланысты, жаңартылатын деректерді алуға болады (яғни, Excel бағдарламасындағы деректерді веб-беттегі соңғы деректермен жаңартуға болады) немесе веб-беттен деректерді алып, оны жұмыс парағында сол қалыпта ұстауға болады.

Интражеліде немесе Интернетте сақталған бір кесте, бірнеше кесте немесе веб-беттегі барлық мәтін сияқты деректерді веб-сұраудың көмегімен алып, деректерді Excel бағдарламасындағы құралдар мен мүмкіндіктердің көмегімен талдауға болады. Бір түймешікті ғана басу арқылы деректерді веб-беттегі соңғы мәліметтермен жаңарта аласыз. Мысалы, жалпы пайдаланушыларға арналған веб-беттегі акция бағамдарын алуға және жаңартуға немесе ұйымның веб-бетіндегі сату туралы ақпаратты алуға және жаңартуға болады.

Веб-бетте орналасқан деректерді Жаңа веб-сұрау тілқатысу терезесінің көмегімен алуға болады. (Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Вебтен түймешігін басыңыз.) Веб (WWW) ұйымыңыздың интражелісі арқылы немесе компьютердегі не желідегі модем арқылы байланысыңыз болуы керек немесе компьютерде сақталған HTML не XML файлдарына сұрау жасалуы мүмкін.

Беттің жоғарғы жағы

Мәтін файлдарын импорттау

Мәтіндік файлдағы деректерді жұмыс парағына импорттау үшін, Excel бағдарламасын пайдалануға болады. (Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Мәтіннен түймешігін басыңыз.) Мәтінді импорттау шебері импортталатын мәтіндік файлды тексереді және деректер қажетті түрде импортталатынын қамтамасыз етуге көмектеседі.

Excel бағдарламасының көмегімен мәтіндік файлдан деректерді импорттаудың екі жолы бар: мәтіндік файлды Excel бағдарламасында ашуға болады (бұл жағдайда мәтіндік файлға қосылым жасалмайды) немесе мәтіндік файлды сыртқы деректер ауқымы ретінде импорттауға болады (бұл жағдайда мәтіндік файлға қосылым жасалады).

Екі жалпы қолданылатын мәтіндік файл пішімдері болады:

  • TAB таңбасы (ASCII таңбалық коды 009) әдетте әрбір мәтін өрісін бөлетін шектелген мәтіндік файлдар (.txt).

  • Үтір таңбасы (,) әдетте әрбір мәтін өрісін бөлетін үтірмен бөлінген мәндері бар мәтіндік файлдар (.csv).

Сондай-ақ, шектелген және .csv мәтіндік файлдарда қолданылатын бөлгіш таңбаны өзгертуге болады. Оның импорттау және экспорттау әрекетінің қажетті әдіспен жұмыс істеп тұрғанын тексеруге қажет болуы мүмкін.

Беттің жоғарғы жағы

Microsoft SQL Server серверінен деректерді импорттау

Microsoft SQL Server – оңтайлы өнімділікті, қол жетімділікті, кеңейтімділікті және қауіпсіздікті қажет ететін ұйымдық деректер шешімдері үшін жасақталған мүмкіндігі мол, қатысты дерекқор. Excel бағдарламасында Microsoft SQL Server дерекқорына қосылу оңай. (Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Басқа көздерден түймешігін басып, SQL Server серверінен параметрін таңдаңыз.)

Microsoft SQL Server дерекқорына қосылған кезде, деректерді қосу шебері үш бетті көрсетеді:

  • 1-бет: дерекқор серверіне қосылу.    Бұл бетті дерекқор серверін және серверге кіру жолын көрсету үшін пайдаланыңыз.

  • 2-бет: дерекқорды және кестені таңдау.    Бұл бетті дерекқорды және қажетті деректерді қамтитын кестені немесе сұрауды көрсету үшін пайдаланыңыз.

  • 3-бет: деректер файлын және қосылымды сақтау.    Бұл бетті файлды табуға қажетті қосылым файлы мен іздеу сөз тіркестерін көрсету және сипаттау үшін пайдаланыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Microsoft SQL Server Analysis Services қызметтерінен деректерді импорттау

Analysis Services (Microsoft SQL Server серверінің құрамдасы) іскери сараптаманы қолдайды және OLAPталдау жүйелерінің, өнімділіктің негізгі көрсеткіші (KPI) көрсеткіш жүйелерінің, Data mining жүйелерінің және бақылау тақтасының есеп беру жүйелерінің негізі болып табылады. Excel бағдарламасында, Analysis Services OLAP дерекқорына OLAP жеткізушісінің көмегімен оңай қосылуға болады. (Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Басқа көздерден түймешігін басып, Analysis Services қызметтерінен параметрін таңдаңыз.) OLAP жеткізушісі – OLAP дерекқорының белгілі бір түріне қатынауға мүмкіндік беретін бағдарламалық құралдар жинағы. Бұл бағдарламалық құрал деректер көзінің драйверін және дерекқорға қосылу үшін қажетті басқа да киенттік бағдарламалық құралды қамтиды. OLAP жеткізушісіне қосылу үшін жиынтық кесте есебі есебін пайдалану қажет.

OLAP деректеріне OLAP деректер көзінен ажыратылған кезде де қатынауға болады. дербес текше файл – OLAP серверінің дерекқорынан алынған көз деректері бір бөлігін сақтайтын .cub кеңейтіміне ие файл. Сервер қол жетімді болмаған кезде немесе желіден ажыратылған кезде жиынтық кестеге және Жиынтық диаграмма есебі өзгерту енгізуді жалғастыру үшін дербес текше файлды қолданыңыз.

Analysis Services қызметтеріне қосылған кезде, деректерді қосу шебері үш бетті көрсетеді:

  • 1-бет: дерекқор серверіне қосылу.    Бұл бетті серверді және дерекқор серверіне кіру жолын көрсету үшін пайдаланыңыз.

  • 2-бет: дерекқорды және кестені таңдау    Бұл бетті дерекқорды және текшені көрсету үшін пайдаланыңыз.

  • 3-бет: деректер файлын және қосылымды сақтау    Бұл бетті файлды табуға қажетті қосылым файлы мен іздеу сөз тіркестерін көрсету және сипаттау үшін пайдаланыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

XML деректерін импорттау

Excel бағдарламасы басқа дерекқорларда және бағдарламаларда жасалатын XML тілі (XML) деректерін импорттауды, XML сұлбасы XML элементтерін жұмыс парағы ұяшықтарына құрылымдауды, сондай-ақ, басқа дерекқорлармен және бағдарламалармен байланысу үшін өзгертілген XML деректерін экспорттауды жеңілдетеді. Бұл жаңа XML мүмкіндіктері Excel бағдарламасын пайдаланушылық интерфейсі таныс XML деректер файлдарының жасаушысына айналдыратынын ойлаңыз.

XML құрылымдарын пайдаланып, Excel құжаттарындағы бизнес-деректердің белгілі бір бөліктерін оңай қосуға, анықтауға және бөліп шығаруға болады. Мысалы, тұтынушы атын және мекенжайын қамтитын шот немесе соңғы тоқсанның қаржылық нәтижелерін қамтитын есеп енді тұрақты есептер болмайды. Бұл мәліметтерді дерекқорлардан және бағдарламалардан оңай импорттауға, өзгертуге және оны бірдей немесе басқа дерекқорларға және бағдарламаларға экспорттауға болады.

Маңызды XML сценарийлері

XML мүмкіндіктері шешуге жасақталған маңызды сценарийлер төменде берілген:

  • XML элементтерін бар ұяшықтарға салыстыру арқылы бар Excel үлгілерінің мүмкіндігін кеңейтіңіз. Бұл XML деректерін үлгілерге қайта жасақтамай енгізуді және шығаруды жеңілдетеді.

  • XML деректерін XML элементтерін бар электрондық кестелерге салыстыру арқылы бар есептеу үлгілеріне енгізу ретінде пайдалану.

  • XML деректер файлдарын жаңа жұмыс кітабына импорттау.

  • Веб-қызметтегі XML деректерін Excel жұмыс парағына импорттау.

  • Құрылымдалған ұяшықтардағы деректерді жұмыс кітабындағы басқа деректерден бөлек XML деректер файлдарына экспорттау.

Excel бағдарламасында XML деректерін пайдаланудың негізгі процесі

Төмендегі диаграмма Excel бағдарламасындағы XML тілін пайдаланғанда, түрлі файлдар мен амалдардың бірге жұмыс істеу әдісін көрсетеді. Негізінде, процестің бес кезеңі бар.

Excel бағдарламасының XML деректерімен жұмыс істеуіне жалпы шолу

1-тілше дерек XML схема файлын (.xsd) жұмыс кітабына қосу.

2-тілше дерек XML схема элементтерін жеке ұяшықтарға немесе XML тізімдеріне салыстыру.

3-тілше дерек XML деректер файлын (.xml) импорттау және XML элементтерін құрылымдалған ұяшықтарға байланыстыру.

4-қадам Деректерді енгізу, құрылымдалған ұяшықтарды жылжыту және XML құрылымын және анықтамаларын сақтаған кезде Excel мүмкіндігін реттеу.

5-қадам Өзгертілген деректерді құрылымдалған ұяшықтардан XML деректер файлына экспорттау.

XML деректерін пайдалану

XML деректер файлының мазмұнын жұмыс парағының бар XML құрылымына импорттаған кезде файл деректерін жұмыс кітабында сақталатын XML құрылымына байланыстырасыз. Бұл XML деректер файлының әрбір деректер элементінде XML схемасы файлынан немесе болжанатын схемадан салыстырылған XML схемаңыздағы лайықты элемент бар екенін білдіреді. Әрбір XML құрылымында бір XML деректер байланысы болуы мүмкін және XML деректер байланысы бір XML құрылымынан жасалған барлық құрылымдауға байланыстырылады.

XML деректер байланысының әрекетін басқару үшін құсбелгісі қойылатын немесе алынатын үш параметрі бар (әдепкі бойынша барлығы қойылған болады) XML құрылымының сипаттары тілқатысу терезесін көрсетуге болады (Жасақтаушы қойындысындағы XML тобында Құрылым сипаттары түймешігін басыңыз):

  • Деректерді импорттау және экспорттауға арналған схемамен тексеру.    Деректерді импорттаған кезде Excel бағдарламасы деректерді XML схемасымен тексеретінін не тексермейтінін көрсетеді. Импортталатын XML деректерінің XML схемасына сәйкестігін қамтамасыз ету керек болған кезде осы параметрді таңдаңыз.

  • Бар деректерді жаңа деректермен қайта жазу.    Деректер импортталған кезде, деректер қайта жазылатынын не жазылмайтынын көрсетеді. Ағымдағы деректерді жаңа деректермен аустыру керек болған кезде осы параметрді таңдаңыз, мысалы, жаңа XML деректер файлы соңғы деректерді қамтыған кезде.

  • Бар XML тізімдеріне жаңа деректер қосу.    Деректер көзінің мазмұны жұмыс парағындағы бар деректерге қосылатынын не қосылмайтынын көрсетеді. Мысалы, бірнеше ұқсас XML деректер файлдарын XML тізіміне біріктіргенде немесе функцияны қамтитын ұяшық мазмұнын қайта жазу керек болмаған кезде, осы параметрді таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді қосу шебері көмегімен деректерді импорттау

Әлдеқашан анықталған OLE DB немесе ODBC сыртқы деректер көзіне қосылу үшін, деректерді қосу шеберін қолдануыңызға болады. Деректерді қосу шеберін ашу үшін, Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Басқа көздерден түймешігін басып, Деректерді қосу шеберінен параметрін таңдаңыз.

Деректерді қосу шеберінде Басқа/қосымша деректер көзі параметрі таңдалса, Деректермен байланыс сипаттары тілқатысу терезесінде қол жетімді OLE DB жеткізушілерінің тізімін көруге болады. Оған қоса, ODBC драйверлеріне арналған Microsoft OLE DB жеткізушісі ODBC деректер көздеріне де қол жеткізуге мүмкіндік береді. Осы тілқатысу терезесіндегі әрбір қойындыны пайдалану туралы қосымша ақпарат алу үшін Деректермен байланыс сипаттары тілқатысу терезесіндегі Анықтама түймешігін басыңыз.

Жалпы, Деректермен байланыс сипаттары тілқатысу терезесінде қосылым мәліметтерін анықтау үшін төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

  • Жеткізуші қойындысын нұқып, OLE DB жеткізушісін таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз. Бұл кезде Қосылым қойындысы көрсетіледі, оның ішінде OLE DB жеткізушісі үшін нақты қосылым мәліметтерін енгізуге болады.

    Әрбір OLE DB жеткізушісі нақты қосылым мәліметтерін анықтайды. Мысалы, SQL Server серверіне арналған Microsoft OLE DB жеткізушісіне сервер аты, сервердің орны және пайдаланушы аты қажет. Сондай-ақ, құпия сөз сияқты қосымша ақпаратты немесе Microsoft Windows бекітілген қауіпсіздігін пайдалану керек не керек емес екенін анықтау қажет болуы мүмкін.

  • Желілік параметрлер мен қатынас рұқсаттары сияқты қосымша ақпаратты беру үшін Қосымша қойындысын нұқыңыз.

  • Сол OLE DB жеткізушісіне баптандыру сипаттарын анықтау үшін Барлығы қойындысын нұқыңыз.

Ескерту : Деректерді қосу шеберіндегі деректерді сүзу немесе біріктіру мүмкін емес.

Беттің жоғарғы жағы

Microsoft Query көмегімен деректерді импорттау

Microsoft Query құралын деректерді импорттау үшін де пайдалануға болады. (Деректер қойындысындағы Сыртқы деректерді алу тобында Басқа көздерден түймешігін басып,Microsoft Query сұрауынан параметрін таңдаңыз.) Microsoft Query құралы деректерді алуға арналған ODBC деректер көздерін теңшеу үшін пайдаланылады. Microsoft Query құралында, сұрау шеберінің көмегімен қарапайым сұрау жасап немесе сұрауда қосымша шарттарды қолданып одан күрделі сұрау жасап, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

  • Деректер Excel бағдарламасына енгізілмес бұрын олардың жолдарын немесе бағандарын сүзу.

  • параметр сұрауы жасаңыз.

  • Деректер Excel бағдарламасына енгізілмес бұрын оларды сұрыптау.

  • Бірнеше кестені біріктіру.

Microsoft Query құралы осы арнайы тапсырмаларды орындау үшін Excel бағдарламасынан оңай қол жеткізуге болатын интерфейсті қамтамасыз етеді.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді бағдарламалық түрде және функциялардың көмегімен импорттау

Жасақтаушы болсаңыз, Excel бағдарламасында деректерді импорттаудың бірнеше амалы бар:

  • Бағдарламаларға арналған Visual Basic (VBA) көмегімен сыртқы деректер көзіне қатынауға болады. Деректер көзіне байланысты деректерді алу үшін ActiveX деректер нысандары (ADO) немесе Деректерге кіру нысандары (DAO) пайдалануға болады. Сондай-ақ, кодта қосылым мәліметтерін көрсететін қосылым жолын анықтауға болады. Қосылым жолын пайдалану қолайлы, мысалы, жүйе әкімшілеріне немесе пайдаланушыларға алдымен қосылым файлын жасауды қажет етпеу немесе бағдарламаның орнатылуын жеңілдету керек болған кезде.

  • Деректер SQL Server дерекқорынан импортталатын болса, OLE DB және ODBC үшін қолданылатын бөлек деректерге қатынау API интерфейсі болып табылатын SQL Native Client интерфейсін пайдаланыңыз. Ол SQL OLE DB жеткізушісі мен SQL ODBC драйверін бір жеке динамикалық сілтемелер жинағына (DLL) біріктіреді және оған қоса, Microsoft деректерге қатынасу құрамдастарынан (MDAC) бөлек әрі олардан өзге жаңа мүмкіндікті қамтамасыз етеді. Бірнеше белсенді нәтиже жинақтары (MARS), пайдаланушылық түрлер (UDT) және XML деректер түрін қолдау сияқты жаңа SQL Server мүмкіндіктерін пайдаланатын жаңа бағдарламалар жасау үшін немесе бар бағдарламаларды жақсарту үшін SQL Native Client интерфейсін пайдалануға болады.

  • RTD функциясы нақты уақыттағы деректерді COM қондырмасы қолдайтын бағдарламадан алады. RTD COM автоматтандыру қондырмасын жергілікті компьютерде жасап, тіркеу керек.

  • SQL.REQUEST функциясы сыртқы деректер көзіне қосылып, жұмыс парағынан бір сұрауды іске қосады. Содан кейін, SQL.REQUEST функциясы нәтижені макросты бағдарламалау қажетінсіз жиым түрінде береді. Егер бұл функция қол жетімді болмаса, Microsoft Excel ODBC қондырма (XLODBC.XLA) орнату қажет. Қондырманы Office.com торабынан орнатуға болады.

Бағдарламаларға арналған Visual Basic жасау туралы қосымша ақпаратты Visual Basic анықтамасынан қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерге қатынаудың қауіпсіздігін арттыру

Сыртқы деректер көзіне қосылған немесе деректерді жаңартқан кезде ықтимал қауіпсіздік мәселелерін және осы қауіпсіздік мәселелерімен не істеуге болатынын білу маңызды. Деректердің қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін төмендегі нұсқаулар мен озық әдістерді қолданыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректер қосылымдарын сенімді орында сақтау

Деректерді қосу файлы сыртқы деректерді жаңартуға қолданылатын көбінесе бір немесе бірнеше сұраулардан тұрады. Қаскүнем пайдаланушы осы файлды ауыстыру арқылы сұрауды құпия ақпаратқа қатынау үшін жасақтап, басқа да зиянды әрекеттерді орындау үшін оны басқа пайдаланушыларға таратуы мүмкін. Сондықтан, төмендегі шарттардың орындалуы маңызды:

  • Қосылым файлын сенімді тұлға жазған.

  • Қосылым файлы қауіпсіз және сенімді орыннан алынған.

Қауіпсіздікті жақсарту үшін компьютердегі сыртқы деректерге қосылуды ажырату керек болуы мүмкін. Жұмыс кітабы ашылғанда деректерге қосылу үшін, деректерге қосылуды қауіпсіздікті басқару орталығының тақтасы немесе жұмыс кітабын қауіпсіз орынға орналастыру арқылы белсендіру қажет. Қосымша ақпаратты Келесіні де көріңіз бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Тіркелгі деректерін қауіпсіз түрде пайдалану

Сыртқы деректер көзіне қатынау үшін әдетте (пайдаланушы аты және құпия сөз сияқты) пайдаланушыны растайтын тіркелгі деректері қажет болады. Осы тіркелгі деректері сізге қауіпсіз түрде берілгендігіне және өзіңіз осы тіркелгі деректерін басқаларға абайсызда білдіріп алмағаныңызды тексеріңіз.

Бас және кіші әріптерден, сандардан және таңбалардан тұратын қиын кілт сөздерді пайдаланыңыз. Жеңіл кілт сөзде ондай қасиеттер жоқ. Қиын кілт сөз үлгісі: Y6dh!et5. Жеңіл кілтсөз: Үй27. кілт сөздердің ұзындығы 8 немесе одан да көп таңбадан тұруы тиіс. 14 немесе одан да көп таңбадан тұратын кілт сөйлемдер ең жақсы шешім болып табылады. Көбірек ақпарат алу үшін Жеке ақпаратыңызды қиын кілт сөзбен қорғауға көмектесу (Ағылшын тілінде) тармағын қараңыз.

Кілт сөзіңізді жатқа білген өте маңызды. Кілт сөзіңізді ұмытып қалсаңыз, Microsoft корпорациясы оны қалпына келтіре алмайды. кілт сөзіңізді жазып қойып, өзі қорғауға арналған ақпараттан аулақ, қауіпсіз жерде сақтаңыз.

Деректер көздеріне қосылғанда кіру мәліметтерін сақтамаңыз. Бұл ақпарат жұмыс кітабында және қосылым файлында кәдімгі мәтін ретінде сақталуы мүмкін және қасақана пайдаланушы ақпаратқа қол жеткізіп, деректер көзіне қауіп төндіруі мүмкін.

Мүмкін болғанда, Windows түпнұсқалық растамасын пайдаланыңыз (сенімді қосылым деп те аталады), ол SQL Server жүйесіне қосылу үшін Windows пайдаланушы тіркелгісін пайдаланады. Пайдаланушы Windows пайдаланушы тіркелгісі арқылы қосылғанда тіркелгі аты мен құпия сөзді тексеру үшін SQL Server Windows амалдық жүйесіндегі мәліметтерді қолданады. Windows түпнұсқалық растамасын пайдалану үшін сервер әкімшісі SQL Server жүйесін түпнұсқалық растамасының осы күйін қолдануға теңшеуі керек. Windows түпнұсқалық растамасы қол жетімді болмаса, пайдаланушылардың кіру мәліметтерін жұмыс кітабында немесе қосылым файлында сақтамаңыз. Пайдаланушылар кірген сайын кіру мәліметтерін енгізгені оған қарағанда қауіпсіз болады.

Беттің жоғарғы жағы

Excel Services қызметтеріне қауіпсіз түрде жариялау

Деректер көзіне қосылған кезде, Excel Services қызметтерінде деректер көзіне қатынағанда түпнұсқалықты растау әдісін таңдау үшін Excel Services түпнұсқалық растамасының параметрлері тілқатысу терезесін пайдалануға болады. Деректер көзіне кіру үшін мына параметрлердің біреуін таңдауға болады:

  • Windows түпнұсқалық растамасы.    Ағымдағы пайдаланушының Windows пайдаланушы атын және құпия сөзін пайдалану үшін, осы параметрді таңдаңыз. Бұл ең қауіпсіз әдіс болып табылады, бірақ ол пайдаланушы көп болғанда жұмыс жылдамдығына әсер етуі мүмкін.

  • SSS.    Қауіпсіз сақтау қызметін (SSS) пайдалану үшін осы параметрді таңдап, SSS идентификаторы өрісінде тиісті бірегей идентификатор жолын енгізіңіз. Торап әкімшісі SharePoint торабын пайдаланушының аты мен құпия сөзі сақталатын қауіпсіз сақтау қызметі дерекқорын пайдаланатындай теңшей алады. Пайдаланушылар көп болғанда бұл әдіс ең тиімді болуы мүмкін.

  • Ешбір.    Пайдаланушы атын және құпия сөзді қосылым файлында сақтау үшін осы параметрді таңдаңыз.

Ескерту : Түпнұсқалық растама параметрін Microsoft Excel бағдарламасы емес, тек Excel Services қызметтері ғана пайдаланады. Егер жұмыс кітабын Excel бағдарламасында немесе Excel Services қызметтерінде ашқанда, бір деректер көзіне қол жеткеніне сенімді болу үшін, Excel бағдарламасындағы түпнұсқалық растама параметрі бірдей екендігін тексеріңіз.

Қосылымдардың қауіпсіздігін жақсарту үшін деректерді қосу кітапханасын (DCL) пайдаланыңыз. DCL – сенімді орын кітапханасы ретінде анықталатын арнайы SharePoint құжатының кітапханасы болып табылады және ол ODC файлдарын сақтауды, қорғауды, ортақ пайдалануды және басқаруды жеңілдетеді. Мысалы әкімшіге дерекқорды тексеру серверінен өндіру серверіне жылжыту немесе деректерге қатынайтын сұрауды жаңарту керек болуы мүмкін. Деректерді қосу кітапханасында сақталған бір ODC файлын қолдана отырып осы қосылым мәліметтерін басқару оңай және пайдаланушылардың деректерге қатынасы ыңғайлы болады, себебі, барлық жұмыс кітаптары бір қосылым файлын қолданады және (клиенттік немесе сервер компьютерде болмасын) жаңарту әрекеті сол қосылым файлына соңғы өзгертулерді алады. Тіпті SharePoint серверін және пайдаланушының клиенттік компьютерін қосылым файлындағы өзгертулерді автоматты түрде анықтайтындай теңшеп, одан кейін сол қосылым файлының ең соңғы нұсқасын қолдануға болады. Қосымша ақпаратты Microsoft SharePoint Foundation 2010 бағдарламасының орталықтан басқару анықтамасынан қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерге қосылуға қатысты мәселелер

Сыртқы деректерге қосылған кезде кездесуі мүмкін бірнеше мәселе төмендегі бөлімдерде талқыланады

Беттің жоғарғы жағы

Мәселе: деректерді импорттауға әрекет жасаған кезде дискідегі бос орын таусылып қалады.

Сыртқы деректерге қосылған кезде дискідегі бос орын таусылса, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

Дискідегі қол жетімді бос орынды тексеру және оны көбейту.    Қатты дискіде орын босату үшін себетті босатыңыз, керексіз файлдардың сақтық көшірмесін жасап, оларды қатты дискіден жойыңыз немесе пайдаланылмайтын Windows құрамдастарын жойыңыз. Қатты дискіде орын босату туралы қосымша ақпаратты Windows анықтамасынан қараңыз.

Дискідегі орын шектеулі болғанда қолдануға болатын амалдар.    Қатты дискіде бос орын шектеулі болса, төмендегілерді көріңіз:

Microsoft Query.    Төмендегі әрекеттердің бірін немесе бірнешеуін орындаңыз:

  • Сұрауды жеңілдету.    Тек сұрауға қажетті кесте мен дербес текше файлқұпия сөзжолақ қамтылғандығын тексеріңіз. Сұрауда қажетсіз кестелер немесе өрістер болса, уақытша сұрау файлдарының өлшемін азайту үшін оларды сұраудан жойыңыз.

  • Нәтижелер жинағының өлшемін азайту үшін шарттарды қолданыңыз.    Дерекқордан барлық жазбаларды алғанның орнына тек белгілі бір жазбаларды алу үшін шарттарды қолданыңыз. Осы әрекеттер туралы қосымша ақпаратты Microsoft Query анықтамасынан қараңыз.

  • Сұрау қайтаратын жазбалардың санына шек қою.    Сұрау беретін жазбалардың санын шектеңіз. Microsoft Query құралында Өңдеу мәзірінде Параметрлер пәрменін таңдап, Пайдаланушы параметрлері астындағы Қайтарылатын жазбалар санын шектеу құсбелгісін қойыңыз да, Жазбалар жолағына берілетін жазбалардың ең көп санын енгізіңіз.

Деректерді қосу шебері.    Деректерді қосу шебері арқылы деректерді шектеу мүмкін болмағандығына қарамастан, деректер көзінде сұрауды анықтау арқылы деректер көзінен келетін деректерді шектеу мүмкін болуы ықтимал. Деректер көзінде сұрауды анықтауға қабілетіңіз немесе рұқсатыңыз болмаса, деректер әкімшісіне хабарласыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Мәселе: OLAP текше шебері қайда?

Jet дерекқорынан OLAP текшесін жасаған Microsoft Query құралындағы OLAP текше шебері бұдан былай Excel бағдарламасында қол жетімді емес.

Беттің жоғарғы жағы

Мәселе: деректерді шығарып алу қызметтеріне не болды?

Microsoft Office 2003 дестесінде енгізілген деректерді шығарып алу қызметтері веб-қызметтерге қатынау және әртүрлі деректер көздерін сұрау үшін әмбебап деректерді қосу (UDC) файлдарын (.udcx) қолданады.

Деректерді қосу шеберіне қош келдіңіз бетіндегі деректерді қосу шеберінде Microsoft Business Solutions немесе Деректерді шығарып алу қызметтері деректер көзі параметрлерін таңдауға болады. Деректерді шығарып алу қызметтері параметрі екі деректерді шығарып алу қызметтерін таңдауға мүмкіндік береді: SharePoint Foundation бағдарламасы іске қосылған сервердегі тізімдер мен құжаттар кітапханаларынан деректерді алатын Windows SharePoint Services тізімдері және Microsoft SQL Server 2000 немесе одан кейінгі нұсқалардан деректерді алатын Microsoft SQL Server.

Деректерді қосу шебері бұдан былай UDC қосылым файлдарын өңдеуді қолдамайтындығына қарамастан, Excel бағдарламасы деректерді шығарып алу қызметтерінің бар қосылымдарын әлі қолдайды және сол қосылымдарды әлі де жаңартуға болады.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×