Бөліп алу, қайта және нұсқалар туралы басты сұрақтар

Маңызды :  Осы мақаланы компьютер аударған, ескерту мәтінін қараңыз. Анықтама алу үшін осы мақаланың ағылшын тіліндегі нұсқасын осы жерден таба аласыз.

Office 365 қауымдастығы көріністері бойынша сіздердің құжат кітапханаларындағы файлдарды бөліп алуға, тіркеуге және нұсқаларын жасауға қатысты сұрақтарыңызды бақылап отырдық. Енді оларды біріктіріп, жауабымен сіздермен бөлісетін кез келді. Келесі сұрақтардың көбі үшін мазмұн бойынша толық ақпарат беретін анықтама мақалаларына сілтемелер бар.

Карталарыңыз бен хаттарыңызды жіберуді жалғастыра беріңіздер!

Сұрақтар және жауаптар

Файлдарды тіркеу және шығару мүмкіндігін қосу керек пе?

Нұсқаларды басқару функциясын қашан іске қосу керек?

Файлдарды кері жүктеудің ең жақсы жолы қандай?

Жаңа ғана кері жүктеген файлды неге басқалары көрмейді?

Электрондық поштадағы құжат сілтемесін басқанда, ол тек оқуға арналған режимде ашылды, неге?

Жергілікті жоба жазбалар қалтасын пайдалану керек пе?

Әр түрлі ішкі қалталардағы бірнеше файлдың барлығын бір жерге түсетіндей етіп қалай тіркеуге болады?

Бизнеске арналған OneDrive жергілікті қалтамда «Шығару» белгішесі көрінбейді.

Тіркеу түсініктемесін өңдеу жолы бар ма?

Мен жалқауланып отырмын, автоматты шығару және тіркеу функциясын орындау мүмкін бе?

Бір адам демалысқа кетіп, файлды шығарулы қалдырған. Енді не істеу керек?

Кенеттен бірнеше файлды бір уақытта неге тіркеу мүмкін болмай қалды --Оған не себеп?

Мен оқыдым және барлығын байқап көрдім, бірақ мәселе әлі шешілмеді – Енді не істеймін?

Файлдарды бөліп алу және тіркеу мүмкіндігін қосу керек пе?

Қарапайым сөзбен айтқанда, файлдарды бөліп алу және тіркеу дегеніміз файлды жеке өңдеу үшін құлыптау, содан кейін басқалары үшін босату болып табылады. Кітапханалар жасау, файлдарды реттеу және ең жақсы әрекеттесу жолын таңдағанда бірлесіп жұмыс істеу үлгісі туралы ойланыңыз. Құжаттар бойынша басқалармен бірлесіп жұмыс істеудің бірнеше жолы бар. Келесі кесте ең жақсы үлгіні таңдауға көмектеседі.

Бірлесіп жұмыс істеу үлгісі

Жалпы қолданыс

Озық әдіс

Бейресми

Күнделікті топ құжаттары, елеусіз не сирек өңдеулер және кей жағдайларда өңдеу қайшылықтары

Бөліп алу талабын өшіру (бұл әдепкі кітапхана параметрі), алайда қажетінше жеке файлдарды бөліп алуға болады.

Бірлескен авторлық

Клиент компьютерлерінде Office өнімдері және Office Online арқылы оңай, нақты уақытта құжат бойынша бірлесіп жұмыс істеу

Бөліп алу талабын өшіру және бірлескен авторлық мүмкіндігімен сәйкес келмейтіндіктен, файлдың бөлініп алынуын болдырмау

Ресми

Кезекпен пікір беру, тексеру және құжатты мақұлдау

Бөліп алу талабын іске қосу

Кітапханадағы бөліп алу мүмкіндігін іске қосу жолы бойынша қосымша кеңестер мен тәсілдер:

  • Файлды бөліп алу Файлдардың шығарылған күйде тым ұзақ болуына жол бермеңіз.

  • Кітапхананың әдепкі көрінісіне Бөліп алушы бағанын қосыңыз. Осылайша, басқалар кімнің құжатты бөліп алғанын көре алады. Бұл баған көрініске қосылмаған болса да, көрсеткішті Бөліп алынған белгішесінің үстіне апарып, белгіше суреті бөліп алушыны көрсететін кеңесті алуға болады.

  • Бөлініп алынған файлды дереу өңдеуіңіз керек болса, пайдаланушыға хабарласып, жұмысын қашан бітіретінін сұраңыз.

  • Бұрыннан шығарып алынған файлдарды өңдеуді болдырмаңыз, себебі өзгертулерді қолмен үндестіру қажет не байқаусызда өзгертулерді жойып жіберуіңіз мүмкін.

  • Файлды қайта тіркегенге дейін өзгертулер көрінбейтіні туралы ұмытпаңыз. Жұмысты толық аяқтағанша, өзгертулерді басқалар көргенін қаласаңыз оны тіркеңіз, алайда оны толық бітіргенше қайта тіркеп отыру керек.

Қосымша мәліметтер

Беттің жоғары бөлігі

Нұсқаларды басқару функциясын қашан іске қосу керек?

Қосымша нұсқасы жойылған Нұсқалар журналы Нұсқаларды басқару дегеніміз негізгі нұсқалар не негізгі және қосымша нұсқалар үшін басқарылатын жариялау айналымын талап ететін құжат өзгертулерінің журналын жасау жолы болып табылады.

Нұсқа жасауды іске қосудың бірнеше себебі бар:

  • Бизнесіңіз үшін құжаттың алдыңғы нұсқаларын бақылау, көру және қалпына келтіру маңызды. Жалпы себептерге көлемді өзгертулерді қажет ететін келісімшарттар, ресми ұсыныстар және заңдық құжаттар жатады. Бұл жағдайда, негізгі және қосымша нұсқа жасауды іске қосқан жөн.

  • Егер топ бірлескен авторлық мүмкіндігін пайдалануды жоспарласа, кітапханада кемінде басты нұсқаны қосып қоюыңызға болады. Бұл біреу құжатқа қате жасап, оны бірлескен авторлық пайдаланылатын кітапханаға жүктеп қойған жағдайларда пайдалы болады. Осындай кезде өзгертулеріңіз жоғалса, құжаттың алдыңғы нұсқасын қалпына келтіруге болады.

Нұсқа жасау мен бөліп алуды бір уақытта іске қосуға болады. Файлға ешбір өзгертулер жасамайтын не оларды сақтамайтын болсаңыз, бөліп алуды елемеуге болады, алайда бұл нұсқа журналына әсер етпейді.

Нұсқа жасауды іске қосқанда, Өзгертілді және Өзгерткен сияқты бағандар автоматты түрде қосылмайды, сондықтан әдепкі көріністі өзгертуіңіз мүмкін. Құжат мақұлданғанша Жоба жазба күйін көрсететін мақұлдау күйі бағанын ашу үшін Кітапхана параметрлері бетінде Мазмұнды мақұлдау мүмкіндігін іске қосу керек болады.

Қосымша мәліметтер

Беттің жоғары бөлігі

Файлдарды кері жүктеудің ең жақсы жолы қандай?

Оның үш әдісі бар.

Файлдарды кітапханаға апару үшін қосу түймешігін басыңыз Апарып тастау мүмкіндігін пайдалану   

Файлдарды кері жүктеудің ең қарапайым жолы — оларды компьютерден не желі қалтасынан құжат кітапханасына сүйреп апарып тастау. Алдымен, сайттан кітапхананы ашыңыз. Содан кейін, кері жүктеу керек құжаттарды компьютерден тауып, бөлектеп алып, кітапханадағы файлдарды осы жерге апарыңыз жазуы бар бос орынға апарып тастаңыз.

Егер файлдарды апарып тастау параметрін көрмесеңіз, браузер бағдарламасының соңғы нұсқасын немесе Microsoft Office 2013 бағдарламасын орнатыңыз. Бұл мүмкіндік Office 2013 нұсқасын немесе Internet Explorer, Firefox немесе Chrome браузерінің соңғы нұсқасын қажет етеді.

Ашық Explorer терезесі Жетектеушімен ашу пәрменін пайдалану   

Осы пәрмен компьютеріңізде Windows жетектеушісін ашады, бірақ торап негізі болып табылатын серверлік компьютердің қалталар құрылымын көрсетеді. Кейбір кездері, кітапханадағы көптеген құжаттарды басқа кітапханаларға көшіру не жылжыту қажет болуы мүмкін.

Мысалы, ақпаратты мұрағаттау үшін бір жыл бұрын жасалған барлық құжаттарды бір кітапханадан екіншісіне жылжытқыңыз келуі мүмкін. Немесе жұмыс топтарын өзгерткенде бір сайттағы өзіңіздің кітапханаңыздағы құжаттарды ішкі сайттағы басқа кітапханаға көшіруге болады.

Сондай-ақ, қалта ішіндегі файлдарды өңдеуге болады, мысалы, көшіру, атауын өзгерту, жою және т.б.

Кітапханаға файлдарды апару Жаңа құжат пәрменін пайдалану   

«Жаңа файл жасау» шығарылған түсініктемесіндегі БҰРЫННАН БАР ФАЙЛДЫ КЕРІ ЖҮКТЕУ пәрменін таңдаңыз. Ашылған диалогтық терезедегі «Шолу» түймешігін басу арқылы жеке файлдарды кері жүктеңіз.

Бұл тәсілдің артықшылығы - сіздегі браузер не браузер нұсқасына қарамастан жұмыс істей беретіндігінде.

Шығаруға, тіркеуге және нұсқаларға қатысты кеңестер   

Кері жүктеудің қай жолын таңдасаңыз да, іске қосылғаннан кейін шығару, тіркеу және нұсқалар жасау туралы келесі ақпаратты еске сақтаңыз:

  • Файл бөліп алуды талап етілетін кітапханаға жүктелсе, файл әдепкіде сіз үшін бөлініп алынады. Басқа адамдар оны көруі және өңдеуі үшін оны тіркеу керек болады.

  • Егер кітапхана файлдың нұсқаларын жасауға теңшелген болса, әдетте файлдар файл нұсқалары журналының бөлігі болатын жаңа нұсқа ретінде жүктеледі.

  • Егер кітапхана бөлім атауы не жоба нөмірі сияқты бір не бірнеше кітапхана бағанына мән қосуды талап етсе, кері жүктеу әрекетін аяқтау алдында мәндерді өңдеу және құжатты тіркеу керек болады.

Қосымша мәліметтер

Жаңа ғана кері жүктеген файлды неге басқалары көрмейді?

Файлдарды бөліп алуды қажет ететін кітапханаға файлдарды кері жүктелген болса, файл әдепкіде сіз үшін бөлініп алынады. Сіз файлдарды көре алғаныңызбен, басқалары көре алмайды, сондықтан оны бақылау оңай емес. Басқа адамдар файлдарды көрмей не өңдемей тұрып, барлық қажетті сипаттарды толтырып, файлдарды қайта тіркеу керек.

Қосымша мәліметтер

Электрондық поштадағы құжат сілтемесін басқанда, ол тек оқуға арналған режимде ашылды, неге?

Сізге жіберілген SharePoint файлының сілтемесін басып, оны өңдеуді бастау алдында тақырып жолағында тек оқу үшін деген хабар жоқ екенін тексеріңіз. Егер сондай хабар бар және кітапхана үшін бөліп алу іске қосылған болса, файлды бөліп алу қажет. Кітапхананы табу үшін URL мекенжайын тексеру арқылы әрдайым кітапханаға өтуге болады.

Алайда, файл Word, Excel не PowerPoint сияқты Office құжаты болса. Алдымен құжатты Өңдеу режиміне орнатып, Файл қойындысын басыңыз да, файлды бөліп алу үшін пайдалануға болатын Нұсқаларды басқару түймешігін басыңыз.

Басқа адамның файлдың сізден бұрын бөліп алуы мүмкін екендігін ұмытпаңыз, ондай жағдайда Бөліп алу пәрмені қол жетімді болмайды.

Беттің жоғары бөлігі

Жергілікті жоба жазбалар қалтасын пайдалану керек пе?

Бұны қаншалықты жиі көресіз?

Бөлініп алынған файлды жергілікті жоба жазбалар қалтасында сақтау мүмкіндігін беретін хабар жолағы

Жергілікті жоба жазбалар мүмкіндігі соңғы бірнеше нұсқаларда қол жетімді болған. Жоба жазбалардың жергілікті қалтасын пайдалану параметрін таңдау файлды желіден тыс шығаруға және желіден тыс күйде кейін ашу керек болғанда файлды компьютерден оңай табуға мүмкіндік береді. Әдепкі бойынша қалта SharePoint жоба жазбалары деп аталатын және ол Құжаттар не Менің құжаттарым қалтасының ішінде сақталады. Сондай-ақ, бөліп алу үшін бір не бірнеше файл таңдалған болса, бұл диалогтық терезе көрсетілмейді.

Бірақ қазір көп нәрсе өзгерді. Файлдармен желіден тыс жұмыс істеу керек болса, онда кез келген құжат кітапханасын желіден тыс күйге шығаруға және өзгертулерді автоматты түрде үндестіруге мүмкіндік беретін Бизнеске арналған OneDrive қызметін пайдаланған жақсы. Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасы Office 2013 бумасымен және автономды режимде келеді.

Қосымша мәліметтер

Беттің жоғары бөлігі

Әр түрлі ішкі қалталардағы бірнеше файлдың барлығын бір жерге түсетіндей етіп қалай тіркеуге болады?

Қалталар бойынша ұйымдастырылған кітапхананың әдепкі бойынша барлық қалталар көрсетілетін көрінісі болады. Көптеген файлдарды көптеген қалталарға тіркеу керек болса, барлық файлдарды қалталарсыз бірге көрсетіп, кітапхананы бір текті ететін жаңа көрініс жасаңыз. Ол үшін «Көріністі өңдеу» бетінде Қалталар ішінен Бүкіл элементтерді қалтасыз көрсету тармағын таңдаңыз. Сол беттен шықпай, барлық файлдарды бірден көрсету үшін Элементтің шегі ішінде Көрсетілетін элементтер санын арттыру арқылы файлдар санын көбейтуге болады. Бұл тіркеу керек файлдардың барлығын бір әрекет арқылы таңдау жолын жеңілдетеді.

Қосымша мәліметтер

Беттің жоғары бөлігі

Бизнеске арналған OneDrive жергілікті қалтамда «Шығару» белгішесі көрінбейді.

Кітапхананы Бизнеске арналған OneDrive көмегімен синхрондадыңыз делік. Әрине, файлдарды браузер ішінен бөліп алуға және файлдың бөлініп алынған көрсету үшін браузер ішіндегі Бөлініп алынған белгішесін белгіше суреті әлі де көруге болады. Алайда, құрылғыңыздың жергілікті қалтасында Бөлініп алынған белгішесі болмайды. Себебі, жергілікті қалтаның файлдың SharePoint Online қызметіндегі бөліп алу/тіркеу күйі туралы ақпараты болмайды.

Дегенмен, жергілікті қалтада келесі әрекеттерді орындауға болады:

  1. Файл атауын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.

  2. Бизнеске арналған OneDrive басып, Браузерге өту түймешігін басыңыз.

Енді SharePoint кітапханасын және кез келген кітапханадағы бөліп алу/тіркеу күйін жылдам көруге болады.

Беттің жоғары бөлігі

Тіркеу түсініктемесін өңдеу жолы бар ма?

Солай деуге болады. Құжатты тіркегенде жасалған өзгертулер туралы қысқаша түсініктеме қосу мүмкіндігі бар. Басқаларға өңдеулер бойынша түйінді көрсетудің жақсы жолы. Түсініктемені өңдеу керек болса, құжатты қайтадан бөліп алып, дереу қайтадан тіркеңіз, Ағымдағы нұсқаны ауыстыру параметрін таңдаңыз да, жаңа түсініктемені Түсініктеме терезесіне енгізіңіз.

Беттің жоғары бөлігі

Мен жалқауланып отырмын, автоматты шығару және тіркеу функциясын орындау мүмкін бе?

Қысқаша жауап - жоқ. Файлдарды бөліп алу және тіркеу кезінде нақты шешім қабылдау керек, себебі екі әрекеттің де басқа пайдаланушылар үшін маңызы зор. Word сияқты Office құжаттарын бөліп алғанда, сары хабар жолағы құжаттың күйін бақылауда және жылдам шешім қабылдауға көмек ұсынады. Қосымша ақпаратты, Файлдарды бөліп алу және тіркеу мүмкіндігін қосу керек пе? бөлімінен көріңіз.

Беттің жоғары бөлігі

Бір адам демалысқа кетіп, файлды шығарулы қалдырған. Енді не істеу керек?

Ол адамның демалыстан қайтып келуін күту міндетті емес.

Сайт немесе кітапхана әкімшісі басқа пайдаланушы тарапынан құжатты қайтару немесе бөліп алу мүмкіндігін қосатын Бөліп алуды қайта жазу рұқсатын пайдалануға болады. Бірақ оның салдарын да ескеріңіз. Демалыстағы әріптестеріңіз осы өзгерістердің жергілікті көшірмесін кітапханадағы құжатқа қосқысы келуі мүмкін және екі нұсқасын Word және Excel тарапынан ұсынылған салыстыру құралымен немесе қолмен сәйкестеу қажет.

Қосымша ақпарат

Беттің жоғары бөлігі

Кенеттен бірнеше файлды бір уақытта неге тіркеу мүмкін болмай қалды?

Бір уақытта бірнеше файлды өңдеген не кері жүктеген болсаңыз, олардың барлығын бір уақытта таңдауға болады. Алайда, Тіркеу пәрмені өшірілген болса, кітапхана тізімін толық айналдырып шығып, байқаусызда бұрыннан тіркелген файл таңдалмағанын тексеріңіз. Бұл Тіркеу пәрменінің жұмыс істемеуінің кең таралған себебі және де оны байқамау оңай.

Файлды қайтару

Беттің жоғары бөлігі

Мен оқыдым және барлығын байқап көрдім, бірақ проблема әлі шешілмеді – Енді не істеймін?

Әлі де шешілмеген мәселелеріңіз бар болса не күтілмеген қызмет әрекетін байқасаңыз, қызмет көрсету сұрауын жасаған дұрыс болар.

Бизнеске арналған Office 365 қолдау қызметіне хабарласыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Ескерту : Компьютер аудармасы бойынша ескерту мәтіні: Бұл мақала адам араласуынсыз, компьютерлік жүйе арқылы аударылды. Microsoft корпорациясы ағылшын тілінде сөйлемейтін пайдаланушыларға Microsoft өнімдері, қызметтері және технологиялары туралы мазмұннан жақсы әсер алу мақсатында көмектесу үшін осы компьютер аударламаларын ұсынады. Мақаланы компьютер аударғандықтан, сөздік, синтаксис немесе грамматика қателері болуы мүмкін.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×