Біріктіруді немесе стандартты электрондық хаттарды құрастыру

Негізінен ұқсас, бірақ кейбір бірегей ақпаратты қамтитын құжаттардың көп санын жасағанда, біріктіруді немесе стандартты электрондық хаттарды құрастыруды пайдаланыңыз. Мысалы, жекелендірілген жазбалары бар жеке теңшелетін жарияланымдарды жасау үшін біріктіруді пайдалануыңызға болады. Негізгі 100 тұтынушыңызға жіберетін өнім хабарламаларды жасау үшін де біріктіруді пайдалануыңызға болады. Жарияланым мәтіні әрқашанда бірдей, бірақ атауы мен мекенжайы әр тұтынушыға әрқалай болады.

Бұл мақалада:

Біріктіруді немесе стандартты электрондық хаттарды құрастыруды таңдау

Алушылар тізімін жасау немесе оған қосылу

Бар тізімді пайдалану

Outlook контактілерінен таңдау

Жаңа тізімді енгізу

Алушыларды таңдау

Жарияланымды дайындау

Мәтін ұясын кірістіру

Әрбір нұсқаға қажетті мәтінді кірістіру

Деректер өрістерін жарияланымға кірістіру

Деректер өрістерін пішімдеу

Жарияланымдағы деректер өрістеріндегі алушылар дерегін алдын ала қарау

Біріктірілген жарияланым жасау

Біріктірілген жарияланымды басып шығару

Кейінірек пайдалануға арналған біріктірілген жарияланымды сақтау.

Біріктірілген беттерді қолданыстағы жарияланымға қосу

Электрондық пошта хабарларын жіберу

Біріктіру жарияланымын сақтау

Біріктіруді болдырмау

Біріктіруді немесе стандартты электрондық хаттарды құрастыруды таңдау

Ең алдымен басып шығару үшін біріктіруді жасауды немесе электрондық поштамен тарату үшін, стандартты электрондық хаттарды құрастыруды таңдаңыз.

  1. Пошта қойындысын таңдаңыз.

  2. Біріктіру процесін бастау үшін, Біріктіру немесе Стандартты электрондық хаттарды құрастыру параметрін таңдаңыз.

Алушылар тізімін жасау немесе оған қосылу

Біріктіруді жасау үшін сізге жаңа немесе бар жарияланымды ашып, қосқыңыз келетін бірегей мәліметі бар файл болып табылатын деректер көзіне қосылу керек. Деректер файлы атаулар мен мекенжайлар тізімі, өнім деректері немесе суреттерді қамтуы мүмкін. Деректер файлы төмендегілерді қамтитын пішімдердің алуан түрінде болуы мүмкін:

  • Microsoft Office Outlook істес кісілер тізімі.

  • Microsoft Office Excel жұмыс парақтары.

  • Microsoft Office Word кестелері.

  • Microsoft Office Access дерекқор кестелері.

  • Бағандарды бөлетін қойындылар немесе үтірлері, жолдарды бөлетін ежесі бар мәтіндік файлдар.

Бар тізімге немесе деректер көзіне қосылуыңызға болады немесе жаңа алушылар тізімін жасауыңызға болады. Егер тізіміңізде белгілі бір енгізбелерді ғана пайдаланғыңыз келсе, тізіміңізді арнайы шарт арқылы сүзуіңізге болады. Сондай-ақ, элементтерді әліпби ретімен сұрыптауыңызға болады.

Ескерту : Суреттерді жарияланым беттеріне біріктіру үшін, деректер көзі файл атауларын немесе біріктірілетін сурет файлдарына арналған жол қамтуы тиіс. Деректер көзіндегі нақты суреттерді қоспаңыз.

Бар тізімді пайдалану

  1. Пошта қойындысында Алушыларды таңдау, одан кейін Бар тізімді пайдалану параметрлерін таңдаңыз.

    Әдепкіде, Microsoft Publisher деректер көзін Менің деректер көзім қалтасында сақтайды. Деректер көзін орналастыру үшін шолу жасауыңыз қажет болуы мүмкін.

  2. Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесінен қажетті деректер көзін таңдаңыз.

  3. Ашу пәрменін таңдаңыз.

    Таңдалған деректер көзі түріне байланысты нақты ақпаратты талап ететін басқа тілқатысу терезелері шығуы мүмкін.

    Мысалы, деректер көзі әр түрлі жұмыс парақтарында ақпаратқа ие Microsoft Office Excel жұмыс кітабы болса, қалаған ақпаратты қамтитын жұмыс парағын таңдап, Жарамды түймешігін басуыңыз керек.

Outlook контактілерінен таңдау

  1. Пошта қойындысында Алушыларды таңдау, одан кейін Outlook контактілерінен таңдау параметрлерін таңдаңыз.

  2. Пошта профайлын таңдау ұсынылса, қажетті профайлды таңдап, Жарайды түймешігін басыңыз.

  3. Контактілерді таңдау тілқатысу терезесінен қажетті контактілер тізімін таңдап, Жарайды түймешігін басыңыз.

    Қалтадағы істес кісілердің барлығы біріктіруге қосу үшін алушылардың тізімін сүзуіңізге және сұрыптауыңызға болатын Алушыларды біріктіру тілқатысу терезесінде пайда болады.

Жаңа тізімді енгізу

Қосылатын тізім болмаса, жаңа тізім жасауға болады.

  1. Пошта қойындысында Алушыларды таңдау, одан кейін Жаңа тізімді енгізу параметрлерін таңдаңыз.

  2. Жаңа мекенжайлар тізімі тілқатысу терезесінде бірінші енгізбеге арналған мәліметті қатысты өрістерге теріңіз. Әрбір өрісті толтырудың қажеті жоқ.

    Ескерту :  Әдепкі бағандарды өзгерту үшін, Бағандарды теңшеу түймешігін басыңыз. Одан кейін тізімге бағандарды қосуға, атауын өзгертуге және қайта реттеуге болады.

  3. Бірінші жазбаға арналған ақпаратты енгізуді аяқтағаннан кейін, Жаңа жазба параметрін таңдаңыз.

  4. Енгізулерді қосуды аяқтағанға дейін, 2 және 3-қадамдарды қайталап, Жарайды түймешігін басыңыз.

  5. Мекенжайлар тізімін сақтау тілқатысу терезесінде адрестер тізімінің атауын Файл атауы жолағына теріп, тізім сақталатын қалтаны таңдаңыз.

    Әдепкіде, Microsoft Publisher бағдарламасы адрестер тізімін Менің деректер көзім қалтасында сақтайды. Сондай-ақ, адрестер тізімін осы жерде сақтаған өте тиімді, себебі бұл Publisher деректер көзін іздейтін әдепкі қалта болып табылады.

    Жаңа тізімдегі жаңа контактілердің барлығы біріктіруге қосатын алушылардың тізімін сүзгілеуге және сұрыптауға болатын Біріктіру алушылары тілқатысу терезесінде пайда болады.

Алушыларды таңдау

Алушыларды біріктіру тілқатысу терезесінде біріктіруге қосқыңыз келетін алушыларды таңдауыңызға болады. Қосқыңыз келетін алушылардың жанындағы құсбелгіні қойып, алып тастағыңыз келетін алушылардың жанындағы құсбелгіні алыңыз.

Егер сіздің тізімдегі белгілі бір енгізбелерді ғана пайдаланғыңыз келсе, тізіміңізді арнайы өріс немесе шарт арқылы сүзуіңізге болады. Тізімді сүзгеннен кейін жазбаларды қосу және алып тастау үшін құсбелгі көздерін пайдалануыңызға болады.

Тізімдегі элементтерді сүзгілеу.

  1. Сүзгілеу үшін, элементтің бағаны тақырыбының жанындағы көрсеткіні басыңыз.

  2. Төмендегілердің кез келгенін таңдаңыз:

    • (Бос) пәрмені сәйкес келетін өрісі бос болатын барлық жазбаларды көрсетеді.

    • (Бос емес) сәйкес келетін өрісі мәліметтерді қамтитын барлық жазбаларды көрсетеді.

    • (Қосымша) Бірнеше шарттар бойынша сүзуге пайдалануға болатын Сүзу және сұрыптау тілқатысу терезесін ашады. Сондай-ақ, Сүзу және сұрыптау тілқатысу терезесін ашу үшін Алушыларды біріктіру тілқатысу терезесінің Алушылар тізімін тазарту астынан Сүзу түймешігін басуыңызға болады.

    • Барлық элементті жылдам таңдау немесе болдырмау үшін, баған тақырыбына құсбелгісін қойыңыз немесе оны алып тастаңыз.

      Кеңес : Егер деректер көзіңізде бірдей мәліметті ортақ пайдаланатын жазбалар болса және бағанда он не одан да көбірек бірегей мән болса, арнайы мәлімет арқылы сүзуіңізге болады. Мысалы, бірнеше мекенжайда Австралия ел немесе аймақ ретінде берілген болса, Австралия деп сүзуіңізге болады.

      Алушыларды біріктіру тілқатысу терезесінде тағайындалған жазбалар ғана көрсетіледі. Барлық жазбаларды қайта көрсету үшін (Бәрі) түймешігін басыңыз.

Элементтерді әліпбилік ретте көру үшін, тізімдегі элементтерді сұрыптауға болады.

Тізімдегі элементтерді сұрыптау.

  • Біріктіру алушылары тілқатысу терезесінде сұрыпталатын элемент бағанының тақырыбын таңдаңыз.

    Мысалы, тегі бойынша тізімді әліпбилік ретімен көрсету үшін, Тегі баған тақырыбын таңдаңыз.

  • Бірнеше шартты пайдаланып сұрыптау үшін Алушыларды біріктіру тілқатысу терезесінде Алушылар тізімін жаңарту тармағының астынан Сұрыптау түймешігін басыңыз. Сүзу және сұрыптау тілқатысу терезесінде сұрыпталатын шартты таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жарияланымды дайындау

Біріктіру әр көшірмеде бірдей болатын мәліметі және әр көшірмеге бірегей болып табылатын мәліметке арналған бірнеше толтырғыштары бар бір құжатты біріктіреді. Жарияланымды жасағаннан кейін оны біріктірудің әрбір нұсқасында пайда болуын қалайтын қосымша мәтінді кірістіріңіз, мысалы, сәлемдесу және мекенжайлар сияқты бірегей мәліметке арналған толтырғыштар.

Егер олай жасамаған болсаңыз, мәтін ұясын кірістіріп, біріктіру жарияланымының әрбір нұсқасында пайда болуын қалаған мәтінді теріңіз және бірегей мәліметке толтырғыш қосыңыз.

Мәтін ұясын кірістіру

  1. Кірістіру қойындысында Мәтін ұясы Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

  2. Жарияланымыңызда мәтін жолағы бір бұрышының пайда болатын жерін көрсетіп, кейін мәтін жолағының қалаған өлшемін алмайынша көлденеңінен созыңыз.

Әрбір нұсқаға қажетті мәтінді кірістіру

  • Мәтін ұясын басып, біріктіру жарияланымының әрбір нұсқасында пайда болатын мәтінді енгізіңіз.

Деректер өрістерін жарияланымға кірістіру

Біріктіру өрістерін кірістіру

  1. Біріктіру жарияланымында деректер өрісі кірістіру үшін, мәтін ұясын таңдаңыз.

  2. Төмендегі әрекеттердің бірін кірістіріңіз:

Аты, мекенжайы және басқа ақпараты бар мекенжай блогы

  1. Өрістерді жазу және кірістіру тобынан Мекенжай блогы тармағын таңдаңыз.

  2. Мекенжай блогын кірістіру тілқатысу терезесінде қосылатын мекенжай элементтерін таңдап, одан кейін Жарайды түймешігін басыңыз.

    Ескерту : Деректер көзіндегі деректер өрісі атаулары Publisher мекенжай блогына пайдаланатын өрістер атауларына сәйкес болмаса, Мекенжай блогын кірістіру тілқатысу терезесіндегі Өрістерді сәйкестендіру параметрін таңдау қажет. Өрістерді сәйкестендіру тілқатысу терезесінде Publisher өрістеріне сәйкес деректер көзінен алынған өрістерді таңдау үшін, ашылмалы тізімдерді пайдаланыңыз.

Сәлемдесу жолы

  1. Өрістерді жазу және кірістіру тобынан Сәлемдесу жолы тармағын таңдаңыз.

  2. Сәлемдесу жолы тілқатысу терезесінде амандасу, атау пішімі және тыныс белгілері бар сәлемдесу жолы пішімін таңдаңыз.

  3. Publisher алушының атын анықтай алмаған жағдайда, мысалы, деректер көзінде алушының аты немесе тегі емес, тек ұйым аты болған кезде пайда болуын қалайтын мәтінді таңдаңыз.

  4. Жарайды түймешігін басыңыз.

    Ескерту :  Деректер көзіндегі дерек өрістерінің атаулары Publisher бағдарламасы сәлемдесу жолында пайдаланатын өрістердің атауларына сәйкес келмейтін болса, Сәлемдесу жолы тілқатысу терезесіндегі Сәйкес өрістер түймешігін басуыңыз қажет. Сәлемдесу жолы тілқатысу терезесінде Publisher бағдарламасының өрістеріне сәйкес келетін деректер көзінің өрістерін таңдау үшін ашылмалы тізімді пайдаланыңыз.

Сурет

  1. Өрістерді жазу және кірістіру тобында Сурет тармағын, одан кейін Сурет өрісін кірістіру параметрін таңдаңыз.

  2. Сурет өрісін кірістіру тілқатысу терезесінде кірістірілетін сурет өрісін таңдаңыз.

    Ескерту : Суреттерді жарияланым беттеріне біріктіру үшін, деректер көзінде файл атауларын немесе біріктірілетін сурет файлдарына арналған жол бар болуы тиіс. Деректер көзіндегі нақты суреттерді қоспаңыз.

Жеке ақпарат өрістері

  • Өрістерді жазу және кірістіру тобынан Деректер өрісін кірістіру параметрін таңдап, жасалған мәтін ұясына қосылатын өрістерді нұқыңыз.

Деректер өрістерін пішімдеу

Қажет болғанда, біріктірілген деректердің көрінісін өзгерту үшін, пішімдерді деректер өрістері мен қосылған басқа кез келген мәтінге ( Сәлем немесе Құрметті... деген сәлемдесу сияқты) қолдануға болады. Біріктірілген деректерді пішімдеу үшін, біріктіру жарияланымдағы деректер өрістерін пішімдеу керек.

  1. Біріктіру жарияланымында пішімделетін ақпараты бар өрісті таңдаңыз.

    • Өріс мекенжай блогы немесе сәлемдесу жолы болып табылса, Өрістерді жазу және кірістіру тобынан Пішім тармағын таңдаңыз.

    • Өріс жеке деректер өрісі болып табылса, Мәтін ұяларымен жұмыс істеу пішімі мәзірінен Қаріп тармағын, одан кейін қажетті параметрлерді таңдаңыз.

  • Бөлектелген өрісті Publisher бағдарламасы нөмір, валюта, күн немесе уақыт ретінде таныса, таспадағы «Пішім» түймешігін басып, өрістің осындай түрлерінің көрсетілу жолын өзгерте аласыз.

Жарияланымдағы деректер өрістеріндегі алушылар дерегін алдын ала қарау

Енді жарияланымның нақты деректермен біріктірілген өрістерде пайда болу жолын қарап шығуға болады.

  1. Жарияланымды алдын ала қарау үшін, Нәтижелерді алдын ала қарап алу түймешігін басып, төмендегі әрекеттердің бірін орындаңыз:

    • Енгізбелерді біріктірілген жарияланымда тәртібімен алдын ала қарау үшін шарлау түймешіктерін Алға түймешігі Артқа түймешігі басыңыз.

      Біріктіру өрістеріне деректер көзіндегі бірінші жазбадағы мәлімет орналастырылады. Жарияланым беттеріндегі деректер көзі енгізбелерін өңдей алмайсыз, бірақ деректер өрістерін сол жерде пішімдеуіңізге, жылжытуыңызға немесе жоюыңызға болады.

    • Деректер көзінде арнайы енгізбелерді тауып, алдын ала қарау үшін Алушыны табу параметрін таңдап, Енгізбені табу тілқатысу терезесінде іздеу шарттарын енгізіңіз.

  2. Қажет болған жағдайда алушылар тізіміне өзгертулер енгізіңіз. Төмендегі әрекеттердің бірін орындаңыз:

    • Біріктіруден белгілі алушыны алып тастау үшін, Осы алушының шығару параметрін таңдаңыз.

    • Алушылар тізімін өзгерту үшін, Алушы тізімін өңдеу параметрін таңдап, Біріктіру алушылары тілқатысу терезесінде өзгертулер енгізіңіз.

  3. Біріктіру жарияланымын аяқтап, біріктіру өрістерінің барлығын кірістіргеннен кейін, Файл мәзіріндегі Басқаша сақтау түймешігін басыңыз. Жарияланымыңыздың атауын Файл атауы жолағында теріп, Сақтау түймешігін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Біріктірілген жарияланым жасау

Біріктірілген жарияланымды жасау үшін, Аяқтау және біріктіру түймешігін басып, төмендегі нұсқауларды орындаңыз:

  • Біріктірілген жарияланымды басып шығару (мысалы, пошта хабарлары үшін).

  • Біріктірілген жарияланымды (барлық нұсқаларды басып шығарардың алдында, көріну жолын қарау және ықтимал қателерді жою үшін) алдын ала қарау.

  • Кейінірек пайдалануға арналған біріктірілген жарияланымды сақтау.

  • Біріктірілген беттерді басқа жарияланымға қосу.

  • Біріктіру және электрондық пошта хабарлары ретінде жіберу (тек стандартты электрондық хаттарды құрастыру)

Біріктіруді аяқтау

Біріктірілген жарияланымды басып шығару

  1. Басып шығарғышқа біріктіру параметрін таңдаңыз.

  2. Басып шығару бос орнынан қажетті параметрлерді таңдап, Жарайды түймешігін басыңыз.

    Маңызды : Біріктіру деректерінің түрлі жиындарын басып шығару үшін,  — мысалы, түрлі атаулар мен мекенжайлар — әр парақта, Басып шығару параметрлері бөліміндегі Парақта бірнеше бет параметрін таңдаңыз. Парақтағы бірнеше көшірмелер параметрін таңдасаңыз, әр парақ құрамында бірдей деректердің бірнеше көшірмелері бар болады.

    Бір параққа бірнеше бет басып шығару

Кейінірек пайдалануға арналған біріктірілген жарияланымды сақтау.

Біріктірілген беттерді өңдеу қажет болса, оларды кейінірек пайдалануға арнап сақтаңыз немесе оларды кейінірек басып шығарыңыз, біріктірілген өрістер орынына құрамында  — мысалы, атаулар мен мекенжайлар  — нақты деректері бар жеке жаңа біріктірілген жарияланым ретінде барлық біріктірілген беттерді жинақтап, сақтауға болады.

  1. Жаңа жарияланымға біріктіру параметрін таңдаңыз.

    Publisher бағдарламасы біріктірілген беттерден жаңа жарияланым жасайды.

  2. Жаңа жарияланымыңызда Біріктіру тапсырмалар аймағында Осы жарияланымды сақтау түймешігін басыңыз. Жаңа жарияланымның атауын Файл атауы жолағына теріп, Сақтау түймешігін басыңыз.

Біріктірілген беттерді қолданыстағы жарияланымға қосу

Егер біріктірілген беттерді бар жарияланымның соңына қосуды жоспарласаңыз, біріктіру жарияланымының бар жарияланымға төмендегі жолдармен сәйкес келетінін тексеріңіз:

  • Бет өлшемі (биіктігі мен ені).

  • Бет көрінісі (бір бетті парақ немесе екі бетті парақ).

  • Жарияланым түрі (веб немесе баспа).

  • Бет реті (сол жақтан оңға қарай немесе оңнан солға қарай).

Publisher бағдарламасы біріктірілген беттерді жаңа немесе бар жарияланымға қосады, бірақ оларды ашық жарияланымға қоса алмайды. Егер біріктіргіңіз келетін жарияланым ашық болса, біріктіруді аяқтардың алдында оны сақтап, жабуды ұмытпаңыз.

  1. Бар жарияланымға қосу параметрін таңдаңыз.

  2. Жарияланымды ашу тілқатысу терезесінен біріктірілген беттерді қосу үшін, жарияланымды тауып, одан кейін Ашу пәрменін таңдаңыз.

    Publisher бағдарламасы біріктірілген беттерді бар жарияланымға қосад.

  3. Жаңартуларды сақтау үшін, қолданыстағы жарияланымда Біріктіру тапсырмалар аумағынан Осы жарияланымды сақтау параметрін таңдаңыз.

Электрондық пошта хабарларын жіберу

Стандартты электрондық хаттарды құрастыруды жасап жатсаңыз, Аяқтау және біріктіру астында бір ғана қол жетімді Электрондық пошта хабарын жіберу параметр болады.

  1. Электрондық пошта хабарын жіберу параметрін таңдаңыз.

  2. Электрондық поштамен біріктіру тілқатысу терезесінде Кімге ашылмалы тізімінен алушыны таңдаңыз. Көп жағдайда, Электрондық поштаның мекенжайы стандартты электрондық хаттарды құрастыру үшін ыңғайлы таңдау болып табылады.

  3. Тақырып астында тақырып жолын енгізіңіз. Кірістірілетін элементтер астында тақырып жолына кірістірілетін деректер өрістерін таңдаңыз.

  4. Көшірме немесе жасырын көшірме алушылары немесе хабар тіркемелері сияқты кез келген басқа параметрлерді көрсету үшін, Параметрлер тармағын таңдаңыз.

  5. Жіберу пәрменін басыңыз.

    Біріктірілген электрондық пошта хабарларын жіберу тілқатысу терезесі ашылады, сонда электрондық пошта жіберілген немесе жіберілмеген алушылардың тізімін қарап шығу арқылы пошта жіберуді құптауға болады.

Біріктіру жарияланымын сақтау

Сонымен қатар, біріктіру өрістері бар жарияланымды сақтасаңыз, біріктіру өрістеріне кері оралуға және оларды өңдеуге болады және жаңа біріктірілген өрістер немесе жаңартылған алушылар тізімі бар жаңа біріктірілген өрістер жасауға болады. Біріктіру жарияланымын сақтау үшін, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

  1. Біріктіру жарияланымында екеніңізді тексеріңіз.

  2. Файл мәзірінен Сақтау пәрменін таңдаңыз.

  3. Біріктіру жарияланымға атау беріп, Сақтау пәрменін таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Біріктіруді болдырмау

деректер көзі тармағынан біріктіру жарияланымын немесе каталогты біріктіру үлгісін ажырату үшін, біріктіруді болдырмауға болады.

  1. Таспаның Пошта қойындысында меңзерді Алушыларды таңдау параметріне апарып, Біріктіруді болдырмау параметрін таңдаңыз.
    Біріктіруді болдырмау

  2. Біріктіруді болдырмау сұралса, Иә түймешігін басыңыз.

Жарияланым деректер көзінен ажыратылады.

Ескерту : Біріктіруді болдырмасаңыз, мекенжай өрістері, сәлемдесу жолдары және мекенжай блоктарынан басқа өрістер тұрақты мәтіндерге түрленеді.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×