Басқа адамның пошта және күнтізбе элементтерін басқару

Басқа адамның пошта және күнтізбе элементтерін басқару

Басқа адамның Outlook қалталарымен  жұмыс істеудің екі жолы бар — қалталарды ортақ пайдалану және өкілдік қатынасу.

Ескерту :  Бизнеске арналған Office 365 немесе Microsoft Exchange қызметіне негізделген тіркелгі қажет. Толық ақпаратты Microsoft Exchange Server тіркелгісі дегеніміз не? мақаласынан қараңыз.

Қалтаны ортақ пайдалану демалыста болғанда басқа адамның қалталарыңызға қатынасуына мүмкіндік береді. Бірақ, оған басқа адамның атынан әрекеттер жасау рұқсаты кірмейді. Мысалы, қалталарыңызға қатынаса алатын адам электрондық пошта хабарларына жауап бере алмайды немесе жиналысқа шақыруларыңызға жауап бере алмайды.

Өкілдік қатынасу — бір адамға басқа Outlook пайдаланушысының атынан әрекет етуге мүмкіндік беретін Outlook мүмкіндігі. Бұл мүмкіндік пайдаланылатын ең жиі сценарий — менеджер мен оның көмекшісі. Көмекші менеджердің кестесін жүргізуге, мысалы, жиналысқа шақыруларды жасауға және жауап беруге жауапты болуы мүмкін. Сондай-ақ, кейбір көмекшілер менеджердің Кіріс қалтасын басқарып және менеджердің атынан электрондық пошта хабарларын жіберуі мүмкін.

Өкілдік қатынасудың басқа бір сценарийі - пайдаланушыға ұйымыңыздың мекенжайлық кітабындағы топтың атынан электрондық пошта хабарларын жіберу рұқсаты тағайындалған кезде. Бұл сценарийде сізге ұйымыңыздың мекенжайлық кітабындағы топ үшін «Басқаша жіберу» рұқсаты тағайындалған болса, сіз электрондық пошта хабарын жібере аласыз да, ол сол топтың атынан жіберілген деп көрсетіледі.

Бұл мақалада менеджер өкілдік қатынасу рұқсатын беріліп қойған деп есептеледі. Өкілдік қатынасу туралы қосымша ақпаратты Басқа біреуге поштаны және күнтізбені басқаруға рұқсат ету бөлімінен қараңыз.

Бұл мақалада:

Басқа адамның пошта жәшігін профиліңізге қосу

Басқа адамның қалталарын ашу

Басқа адам үшін жиналысқа шақырулар жіберу немесе жауап беру

Басқа адамның атынан электрондық пошта хабарын жасау немесе жауап беру

Топтың атынан электрондық пошта хабарын жіберу

Басқа адамның «Жіберілген элементтер» қалтасындағы жіберілген элементтерді сақтау

Басқа адамның пошта жәшігін профиліңізге қосу

Егер басқа біреудің Exchange қалталарымен жиі жұмыс істесеңіз, сол адамның Exchange пошта жәшігін Outlook профиліңізге қосқыңыз келуі мүмкін. Бұлай істегенде Outlook бағдарламасын ашқан сайын сол адамның пошта жәшігі автоматты түрде ашылады. Екінші пошта жәшігі Қалталар тақтасы тармағында, Exchange пошта жәшігі қалталарыңыздың астында көрсетіледі.

Ескерту : Пошта жәшігін ортақ пайдаланатын адам сізге Exchange пошта жәшігінің түбірлік қалтасына Қалтаны қарау рұқсатын беру керек.

Қалтаны қарау рұқсатын беруге қатысты нұсқаулар

Менеджер ретінде Outlook бағдарламасында келесі әрекеттерді орындаңыз:

  1. Exchange пошта жәшігінің түбірлік қалтасын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Қалта рұқсаттары пәрменін таңдаңыз.

  2. Өкілдің атын басыңыз.

  3. Рұқсаттар, Басқа тармақтарының астындағы Қалтаны қарау параметріне құсбелгісін қойыңыз.

  4. OK түймешігін басыңыз.

Өкіл ретінде Outlook бағдарламасында келесі әрекеттерді орындаңыз:

  1. Файл > Тіркелгі параметрлері > Тіркелгі параметрлері пәрменін басыңыз.

    Backstage көрінісіндегі Тіркелгі параметрлері

  2. Электрондық пошта қойындысындағы тізімде «Exchange» тіркелгісінің түрін басып, Өзгерту пәрменін басып, содан кейін Қосымша параметрлер тармағын басыңыз.

  3. Қосымша қойындысындағы Осы қосымша пошта жәшіктерін ашу параметрінің астынан Қосу пәрменін басып, пайдаланушы профиліне қосылатын кісінің пошта жәшігінің атауын енгізіңіз. Егер пошта жәшігінің атауын білмесеңіз, кіру рұқсатын берген адамнан сұраңыз.

Басқа адамның қалталарын ашу

  1. Файл > Ашу & Экспорттау > Басқа пайдаланушының қалтасы пәрмендерін басыңыз.

    Кеңес :  Бұл қадамды болашақта болдырмау үшін осы мақаланың Басқа адамның пошта жәшігін профиліңізге қосу бөлімінде басқа адамның пошта жәшігін Қалталар тақтасы аумағына қосу бойынша нұсқауларды қараңыз.

  2. Аты өрісінде сізге ортақ пайдалану немесе қатынас рұқсаттарын берген адамның атын енгізіңіз немесе тізімнен таңдау үшін, Аты дегенді басыңыз.

  3. Қалта түрі тізімінен ашылатын қалтаны таңдаңыз.

Басқа адам үшін жиналысқа шақырулар жіберу немесе жауап беру

Өкілге менеджер үшін жиналысқа шақыруларды қабылдауға жеткілікті рұқсаттарды беру үшін, менеджер төмендегі әрекеттерді орындауы керек:

  1. Файл > Тіркелгі параметрлері > Кіру құқықтарын беру тармағына өтіңіз.

  2. Қосу түймешігін басып, содан кейін өкілдің атын теріп жазыңыз немесе таңдаңыз да, Қосу пәрменін басыңыз.

  3. Төмендегі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Өкіл рұқсаттарыдиалогтық терезесінде өкілге басқарушының Күнтізбе қалтасындағы Өңдегіш (элементтерді оқи, жасай және өзгерте алады) рұқсаттарын беріңіз.

    • OK түймешігін басып, Өкіл рұқсаттары диалогтық терезесін жабыңыз, одан кейін Менің өкілдерім ғана, бірақ жиналыс сұраулары мен жауаптарының көшірмелері маған жіберілсін немесе Тек менің өкілдерім параметріне құсбелгісін қойыңыз.

Жиналысқа шақыруларға жауап беру үшін

  1. Басқа адамның жиналысқа шақырулары сізге тікелей жіберілмесе, оның Кіріс қалтасын ашыңыз.

  2. Жиналысқа шақыруды ашыңыз.

  3. Қабылдау, Белгісіз немесе Қабылдамау пәрменін таңдаңыз.

Жиналысқа шақыруды жіберу үшін

  1. Басқа адамның күнтізбесін ашыңыз.

  2. Басты қойындысындағы Жаңа тобында Жаңа жиналыс пәрменін таңдаңыз.

  3. Әдеттегідей қатысушыларды, тақырыпты, орынды, басталу және тоқтату уақыттарын енгізіңіз.

Басқа адамның атынан электрондық пошта хабарын жасау немесе жауап беру

  1. Пошта тармағында Басты бет > Жаңа электрондық пошта хабары пәрменін басыңыз.

    Таспадағы Жаңа электрондық пошта пәрмені

Пернелер тіркесімі    Электрондық пошта хабарын жасау үшін «CTRL+SHIFT+M» пернелер тіркесімін басыңыз.

  1. Өрістерді көрсету тобындағы Параметрлер қойындысынан Осы жерден түймешігін басыңыз.

  2. Кімнен өрісінде соның атынан хабар жіберіп жатқан адамның атын енгізіңіз.

    Мекенжайлық кітаптағы тізімнен атты таңдау үшін, Кімнен түймешігін басыңыз.

  3. Әдеттегідей хабардың алушыларын, тақырыбын және мазмұнын қосыңыз.

Электрондық пошта хабарына жауап беру үшін

  1. Басқа адамның пошта жәшігінде менеджердің атынан жауап беру қажет хабарды таңдаңыз.

  2. Басты (егер хабарды ашсаңыз, Хабар пәрменін таңдаңыз) қойындысын басыңыз да, Жауап беру, Бәріне жауап беру немесе Қайта жіберу пәрменін таңдаңыз.

    Таспадағы жауап беру тобы

Пернелер тіркесімі    Электрондық пошта хабарына жауап беру үшін «CTRL+R» пернелер тіркесімін басыңыз.

  1. Өрістерді көрсету тобындағы Параметрлер қойындысынан Осы жерден түймешігін басыңыз.

  2. Кімнен өрісінде менеджердің атын теріңіз. Мекенжайлық кітаптағы тізімнен атты таңдап, Кімнен түймешігін басыңыз. Егер Кімнен түймешігін және өрісін көрмесеңіз, Параметрлер > Кімнен тармағына өтіңіз.

  3. Әдеттегідей хабардың алушыларын, тақырыбын және мазмұнын қосыңыз.

Топтың атынан электрондық пошта хабарын жіберу

Сізге ұйымыңыздың мекенжайлық кітабындағы топ үшін «Басқаша жіберу» рұқсаты тағайындалған болса, сіз электрондық пошта хабарын жібере аласыз да, ол сол топтың атынан жіберілген деп көрсетіледі.

  1. Пошта тармағында Басты бет > Жаңа электрондық пошта хабары пәрменін басыңыз.

    Таспадағы Жаңа электрондық пошта пәрмені

Пернелер тіркесімі    Электрондық пошта хабарын жасау үшін «CTRL+SHIFT+M» пернелер тіркесімін басыңыз.

  1. Өрістерді көрсету тобындағы Параметрлер қойындысынан Осы жерден түймешігін басыңыз.

  2. Кімнен өрісінде соның атынан хабар жіберіп жатқан топтың атын енгізіңіз.

    Мекенжайлық кітаптағы тізімнен топты таңдау үшін, Кімнен түймешігін басыңыз.

  3. Әдеттегідей хабардың алушыларын, тақырыбын және мазмұнын қосыңыз.

Басқа адамның «Жіберілген элементтер» қалтасындағы жіберілген элементтерді сақтау

Өкіл менеджердің атынан электрондық пошта хабарларын және жиналысқа шақыруларды жібергенде, өкілдің Жіберілген элементтер қалтасында әрбір элементтің көшірмесі сақталады.

Сонымен қатар, менеджер өкілге өзінің Жіберілген элементтер қалтасына кіру рұқсатын бере алады. Одан кейін өкіл өзінің Жіберілген элементтер қалтасынан менеджердің Жіберілген элементтер қалтасына элементтерді жылжыта немесе көшіре алады.

Менеджер төмендегі әрекеттерді орындауы керек:

  1. Қалталар тақтасы аумағында Жіберілген элементтер қалтасын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.

  2. Басымдылықтар түймешігін басыңыз.

  3. Рұқсаттар қойындысында өкіл атын таңдаңыз.

  4. Рұқсаттар астындағы Рұқсат деңгейі тізімінен Өңдегіш (элементтерді оқи, жасай және өзгерте алады) параметрін таңдаңыз.

  5. OK түймешігін басыңыз.

    Егер менеджердің пошта жәшігін профиліңізге қосқан болсаңыз, менеджердің Жіберілген элементтер қалтасы өкілдің Қалталар тақтасы терезесінде Пошта жәшігі — менеджер тармағында көрсетіледі.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×