Ақпаратты басқару саясатының мүмкіндіктерін теңшеу

Торап әкімшілері қай ақпаратты басқару мүмкіндіктерінің орталық әкімшілік ішінде қосылғанына байланысты төмендегі барлық немесе кейбір мүмкіндіктерге қатынай алады. Мекемеңіз үшін арнайы жасалған қосымша пайдаланушылық мүмкіндіктер болуы мүмкін.

Не істегіңіз келеді?

Саясатты өңдеу бетін ашу

Шен саясатының мүмкіндігі жайлы білу

Саясатқа шендер қосу

Саясатқа оқиға тексеруін қосу

Саясатқа штрих-кодтар қосу

Саясатқа элементті ұстау және ескірту мүмкіндіктерін қосу

Саясатты өңдеу бетін ашу

Саясатты өңдеу бетін торап жиынтығы саясаты немесе торап мазмұны түріне қосылған саясаттан қатынауыңызға болады.

Торап жиынтығы саясаты үшін саясатты өңдеу бетін ашу

  1. Торап жиынтығының өзіндік бетіндегі Торап әрекеттері мәзірін нұқып, Торап параметрлері пәрменін меңзермен көрсетіңіз де, сосын Барлық торап параметрлерін өзгерту пәрменін нұқыңыз.

  2. Торап параметрлері бетінің Торап жиынтығын басқару бөліміндегі Торап жиынтығының саясаттары пәрменін нұқыңыз.

  3. Мүмкіндіктерін теңшегіңіз келетін саясатты таңдаңыз.

Мазмұн түрі саясатының саясатты өңдеу бетін ашу

  1. Торап жиынтығының өзіндік бетіндегі Торап әрекеттері мәзірін нұқып, Торап параметрлері пәрменін меңзермен көрсетіңіз де, сосын Барлық торап параметрлерін өзгерту пәрменін нұқыңыз.

  2. Торап параметрлері бетінің Галереялар бөліміндегі Торап мазмұнының түрлері пәрменін нұқыңыз.

  3. Саясат байланысқан мазмұн түрін таңдаңыз, сосын Ақпарат басқару саясатының параметрлері пәрменін нұқыңыз.

  4. Мазмұн түрінің саясатты өңдеу бетін ашу үшін Саясатты анықтау пәрменін нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Шен саясатының мүмкіндігі жайлы білу

Шен саясатының мүмкіндігі торап әкімшілеріне 2007 Microsoft Office жүйесі құжаттары үшін біркелкі пішіндер жасауға мүмкіндік береді. Шендер құжат сипаттарына қатысты ақпараттың басып шығарылу кезінде құжатқа тіркелуін қамтамасыз ету үшін пайдалы. Файл атауы, автор, жасалу күні, жоба атауы және кестелік ақпарат сияқты бағандарда сақталған элемент сипаттарын шенде қамтуға болады.

Әдепкіде, шендер құжаттың үстіңгі дерек атауында бейнеленеді, алайда, пайдаланушылар шенді құжаттың кез келген жеріне Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel және Microsoft Office PowerPoint сияқты 2007 Office бағдарламаларындағы Кірістіру қойындысын қолдану арқылы кірістіре алады. Шендер саясат қолданған барлық құжаттарға қолданылады.

Саясат әкімшілері төмендегі шен төлсипаттарын анықтай алады:

  • Элемент бағандарында анықталған метадеректерді және аппаратты түрде орнатылатын мәтін мен пішімдеу таңбалары сияқты ақпараттың қайсысын шен ішіне салу. Шендер бірден онға дейінгі баған сілтемелерін қамти алады; әрбіреуінің ұзындығы 255 таңбаға дейін болуы мүмкін.

  • Барлық биіктігі мен ені, мәтін мәнері, қаріп және өлшем, сызық үзілімдер және қойындыларды қосқандағы шен пішімі. Әдепкіде, шен биіктігі бір дюймге тең, бірақ биіктікті ,25-тен 20 дюймге орнатуға болады. Шен ені ,25-тен 20 дюймге тең болады. Шен мәтіні шен кескіні ішінде әрдайым тігінен реттеледі.

  • 2007 Office бағдарламалары құжатты сақтамастан немесе басып шығармастан бұрын шенді кірістіру қажеттілігін пайдаланушыдан сұрау немесе пайдаланушының қалауы бойынша шенді қолдан қосу мүмкіндігі. Қажет болса, пайдаланушылар құжаттағы шенді жоя да алады.

  • Алғаш рет құжатқа қосылған кезде шен мазмұнының құрсаулануы немесе баған ақпаратының өзгеруі барысында жаңартылу мүмкіндігі. Шендер барлық қажетті метадеректердің шенде болған кезінде ғана құрсауланады.

Беттің жоғарғы жағы

Саясатқа шендер қосу

  1. Шендерді қосқыңыз келетін саясат үшін Саясатты өңдеу бетін ашу.

  2. Саясатты өңдеу бетінің Шендер бөліміндегі Шендерді қосу пәрменін нұқыңыз.

  3. Шеннің құжатқа әрдайым қосулы болуын қамтамасыз ету үшін Сақтау немесе басып шығарудан бұрын пайдаланушыларға шенді кірістіруді ескерту құсбелгісін қойыңыз.

    Ескерту : Барлық параметрлер шенге толықтай қолданылады. Мәтін дұрыс бейнеленуін қамтамасыз ету үшін мәтін пішімделуін немесе шен өлшемін өзгерту қажет болуы мүмкін.

    Егер шен саясаты қажетті болмаса және пайдаланушылардың шенді өз құжаттарына қолдан кірістіруін қаласаңыз, осы құсбелгіні алып тастаңыз.

  4. Шенді баған ақпараты өзгергенде де өзгертілмейтіндей етіп құрсаулау үшін Қосылғаннан соң шен өзгертулерін болдырмау құсбелгісін қойыңыз.

    Баған параметрлеріндегі ақпарат өзгерген кезде шеннің өзгеруін болдыру үшін осы құсбелгіні алып тастаңыз.

  5. Шен пішімі жолағында шен мәтінін бейнелегіңіз келетін түрде теріңіз.

    • Шенде пайда болуы тиіс ретке сәйкес түрде бейнеленуін қалайтын бағандар атауларын теріңіз. Бетте көрсетілгендей етіп баған атауларын толқынды жақшаларға ({ }) алыңыз.

    • Егер қаласаңыз, баған анықтағышын жақшалар сыртында беттегі мысалда көрсетілгендей теруіңізге болады.

    • Шенге сызық үзілімін қосу үшін сызық үзілімінің пайда болуын қалайтын шен жолағында \n теріңіз.

    • Қойындыны қосу үшін мәтіннің түзетілуін қалайтын шен өрісінде \t теріңіз .

  6. Көрініс бөлімінде шен үшін мәтін пішімделуін таңдаңыз. Пайдаланушылардың компьютерлерінде бар болатын қаріп және қаріп мәнерін қолдануды ұмытпаңыз. Қаріп өлшемі мәтіннің шенде қандай көлемде бейнелене алатынына әсер етеді.

  7. Шен өлшемі бөлімінде шеннің биіктігі мен енін теріңіз. Шен биіктігінің ұзындығы ,25 пен 20 дюйм және шен ені ,25 пен 20 дюйм аралығында бола алады. Шен мәтіні шен кескінінде әрдайым тігінен реттеледі.

  8. Шен мазмұнын алдын ала қарау үшін Жаңарту пәрменін нұқыңыз.

    Мәтініңіздің көрсетілген шен биіктігі мен еніне сыятынына көз жеткізіңіз. Шен үшін өте үлкен болып табылатын мәтін бейнеленбейді.

    Ескерту : Нақты баған мәндері алдын ала қарау кезінде бейнеленбейді.

  9. Шен мүмкіндігін саясатқа қолдану үшін OK түймешігін нұқыңыз.

Шен ақаулықтарын жою

Шендердің дұрыс басып шығарылуын қамтамасыз ету үшін төмендегіні тексеріңіз:

  • Шен пішімінде берілген барлық бағандар құжат жиынтығында бар болып табылады.

  • Шен мазмұны шен ұзындығынан аспайды.

  • Мәтін пішімі (қаріп мәнері сияқты) жарамды. Егер пішімдеу параметрлері қате болса немесе клиенттің жүйесінде жоқ қаріптерге сілтенсе, шен жасалады, бірақ әдепкі пішімдеу мәндерін қолданады.

Егер шенге ағымдағы уақытта қажет метадеректер мәндерінің кейбіреуі әлі де толтырылмаса, шенге қажетті кейбір метадеректердің жетіспейтіндігі туралы пайдаланушыларға айтатын хабарлау тілқатысуы бейнеленеді. Жетіспейтін метадеректерді толтыру үшін пайдаланушылар Құжаттың ақпараттық үстелі өте алады.

Беттің жоғарғы жағы

Саясатқа оқиға тексеруін қосу

Торап жиынтығы саясатының тексеру мүмкіндігі компанияларға құжаттар және тапсырма тізімдер, мәселелер тізімдер, талқылау топтары және күнтізбелер сияқты құжат емес тізім элементтері үшін тексеру тізбектерін жасауға және сараптауға мүмкіндік береді. Мүмкіндік мазмұнның қаралған, өңделген, жарияланған уақыты және т.б. сияқты оқиғаларды жазатын тексеру жұрналын қамтамасыз етеді. Белгілі бір саясат үшін тексеру қосылған кезде, саясат әкімшілері тексерілген деректерді ағымдық қолданысты қорытындылайтын Excel-негізіндегі қолдану жайындағы есептерде көре алады. Ақпараттың мекемеде қалай қолданылып жатқанын білу үшін әр есепті тексеруіңізге болады. Тексеру жұрналының есептері мекемелерге нормативтік сәйкестікті тексеру және құжатқа енгізуге немесе потенциалды мәселелерді тексеруге көмектесе алады.

Тексеру жұрналында төмендегі ақпарат болады:

  • Оқиға атауы.

  • Оқиға күні мен уақыты.

  • Әрекетті орындаушы пайдаланушының жүйелік атауы.

  • Тексеруді қосқыңыз келетін саясат үшін Саясатты өңдеу бетін ашу.

  • Саясатты өңдеу бетінің Тексеру бөліміндегі Тексеруді қосу пәрменін таңдаңыз, сосын тексеру тізбегін сақтағыңыз келетін оқиғалардың жанындағы құсбелгілер қойыңыз.

  • Тексеру мүмкіндігін саясатқа қолдану үшін OK түймешігін нұқыңыз.

Тексеру қосылған кезде, осы саясат бойынша қамтылған элементтерге қатысты оқиғалар жұрналдағы тізімде беріледі. Тексеру жұрналдарын қарау үшін торап параметрлері бетіндегі Тексеру жұрналының есептері пәрменін нұқыңыз, сосын орнатқан есебіңізді таңдаңыз.

Ескерту : Тексеру элементтің қашан өзгергендігіне қатысты ақпаратты ұсынады, бірақ ненің өзгергені туралы мәліметтерді көрсетпейді. Сондықтан, ол құжат нұсқасын тексеру механизмі немесе қосалқы құрал ретінде қарастырылуы тиіс.

Беттің жоғарғы жағы

Саясатқа штрих-кодтар қосу

Штрих-кодтар физикалық жазбаларды басқару үшін ерекше пайдалы, себебі олар басып шығарылған құжаттар сияқты сандық емес активтер және өнімдер, прототиптер және компьютер жабдықтары сияқты физикалық элементтерді бақылау жолын ұсынады. Шендерден айырмашылығы - штрих-кодтар элементке қатысты ақпаратты бейнелемейді, сондықтан ақпаратты қосылған кезде қауіпсіз сақтауға және басып шығарылған көшірме немесе физикалық элементтермен ақпаратты жарияламастан байланыстыруға болады.

Саясаттың бөлігі ретінде штрих-кодтар қосылған кезде, олар құжат сипаттарына қосылады және штрих-код қолданылған құжаттың үстіңгі дерек атауы аймағында бейнеленеді. Кестелердегідей, штрих кодтары да құжаттан қолмен жоюға болады.

Басып шығару немесе сақтау кезінде пайдаланушылардың штрих-кодты қосуды ескерту керектігін немесе штрих-кодтың 2007 Office бағдарламаларындағы Кірістіру қойындысын қолдану арқылы қолдан кірістірілуі қажеттігін көрсетуіңізге болады.

Штрих-код саясаты Код 39 стандартты штрих-кодтарын жасайды. Әр штрих-код кескіні штрих-код мәнін білдіретін штрих-код таңбасының астындағы мәтінді қамтиды. Бұл штрих-код деректерінің тексеруші жабдығы болмаған жағдайдың өзінде қолданылуына мүмкіндік береді. Пайдаланушылар тораптағы элемент орнын табу үшін штрих-код нөмірін Microsoft Office SharePoint Server 2007 іздеу жолағына енгізе алады.

  1. Саясатты өңдеу бетінің Штрих-кодтар бөліміндегі Штрих-кодтарды қосу пәрменін таңдаңыз.

  2. Осы штрих-кодтарды құжаттарға салуды пайдаланушыларға ескерту үшін Сақтау немесе басып шығарудан бұрын пайдаланушыларға штрих-кодтарды кірістіруді ескерту құсбелгісін қойыңыз.

  3. Штрих-код мүмкіндігін саясатқа қолдану үшін OK түймешігін нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Саясатқа элементті ұстау және ескірту мүмкіндіктерін қосу

Қосылған кезде, ескірту саясаты ұстау мерзімінен асқан элементтерді табу мақсатында торапты іздейді. Сол элементтерге не болатыны ұстау мерзімінен асқан элементтермен жұмыс жасау үшін жүйеңіздің қалай орнатылғанына байланысты болады. Мысалы, элементтерді себетке жылжытуға, ескірту Жұмыс үрдісін бастауға немесе пайдаланушылық үрдісті орындауға болады.

Ескірту саясаты ұстау мерзімі және ескірту әрекеті екеуін орнату арқылы жасалады.

  1. Ұстау және ескіртуді орнатқыңыз келетін саясат үшін Саясатты өңдеу бетін ашу.

  2. Саясатты өңдеу бетінде осы саясаттың басқаратын мазмұнынан қалай арылуды орнату үшін Ескіртуді қосу құсбелгісін қойыңыз.

  3. Құжаттардың ескіру үшін қашан орнатылатынын көрсету үшін ұстау мерзімінің параметрін таңдаңыз. Мұны бөлек құжат айналымында немесе пайдаланушылық ұстау өрнегінде білдіруге болады.

    • Ескіру күнін күн сипаты негізінде орнату үшін Элементтердің сипаттарына негізделген уақыт аралығы пәрменін нұқыңыз, сосын әрекетті және уақыт мерзімін (күндер, айлар немесе жылдар) таңдаңыз. Уақыт аралығын анықтау үшін тізімдер арасындағы тізімде нөмір теріңіз.

      Ескертулер : 

      • Мазмұн түрінің бөлігі ретінде саясатты жасау кезінде, сол мазмұн түрінде анықталған кез келген күн сипатын ескіру мәні ретінде қолдану үшін таңдауыңызға болады.

      • Бұл параметрлер торап жиынтығының саясатын жасау кезінде ғана бар болады.

    • Ескіруді анықтау мақсатында жұмыс үрдісі немесе пайдаланушылық ұстау өрнегін қолдану үшін Бағдарламалық түрде орнату нұқыңыз.

  4. Құжаттың жарамды уақыты өткен кезде қай әрекеттердің орын алуын керектігін анықтаңыз.

    • Алдын ала анықталған әрекетті (жою сияқты) қосу үшін Осы әрекетті орындау пәрменін нұқыңыз, сосын әрекетті тізімнен таңдаңыз.

    • Ескірту жұмыс үрдісін бастау үшін Осы жұмыс үрдісін бастау пәрменін нұқыңыз, сосын жұмыс үрдісінің атауын таңдаңыз.

      Ескерту : Бұл мүмкіндік егер құжат айналымымен байланысты мазмұн түрінің саясатын анықтап жатқан болсаңыз ғана бар болады.

  5. Ескірту мүмкіндігін саясатқа қолдану үшін OK түймешігін нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×