Автомұрағаттау теңшелімдері

Автомұрағаттағыш элементтерді мұрағат қалтасына автоматты түрде жылжыту арқылы қолданып отырған пошта жәшігіндегі немесе электрондық пошта серверіндегі бос орынды бақылауға көмектеседі. Автомұрағаттағыш көрсетілген шарттарға сай қалтадағы элементтер үшін келесі әрекеттердің біреуін немесе екеуін де орындайды.

  • Outlook бағдарламасы элементтерді бастапқы орнынан, негізінен, жұмыс істейтін қалталардың бірінен жойып, оларды мұрағат файлына жылжытады.

    Outlook бағдарламасы элементтерді қайда жылжытады?

    Мұрағат файлы — арнайы деректер файлының түрі, ол жеке қалталар файлы (.pst) болып табылады. Автомұрағаттағыш бірінші рет іске қосылғанда, Outlook бағдарламасы мұрағат файлдарын автоматты түрде мына жерде жасайды:

    • Windows Vista жүйесі     C:\Users\Пайдаланушыаты\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP жүйесі     C:\Documents and Settings\Пайдаланушыаты \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Outlook бағдарламасы элементтерді бірінші рет мұрағаттағаннан кейін файлдағы элементтерге Шарлау аумағы орналасқан Outlook Қалталар тізіміМұрағат қалталары арқылы тікелей қатынауға болады. Жеке қалталар үшін бөлек мұрағат файлдарын жасауға да болады.

    Ескерту : Local Settings немесе Local қалталары көрінбесе, олар жасырын тұрған болуы мүмкін.

    Мұрағат файлы — арнайы деректер файлының түрі, ол жеке қалталар файлы (.pst) болып табылады. Автомұрағаттағыш бірінші рет іске қосылғанда, Outlook бағдарламасы мұрағат файлдарын автоматты түрде мына жерде жасайды:

    • Windows Vista жүйесі     C:\Users\Пайдаланушыаты\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP жүйесі     C:\Documents and Settings\Пайдаланушыаты \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Outlook бағдарламасы элементтерді бірінші рет мұрағаттағаннан кейін файлдағы элементтерге Шарлау аумағы орналасқан Outlook Қалталар тізіміМұрағат қалталары арқылы тікелей қатынауға болады. Жеке қалталар үшін бөлек мұрағат файлдарын жасауға да болады.

    Ескерту : Local Settings немесе Local қалталары көрінбесе, олар жасырын тұрған болуы мүмкін.

    Жасырын қалталарды көрсету әдісі

    • Windows Vista жүйесі    

      1. Бастау түймешігін басып, Басқару тақтасы тармағын таңдаңыз.

      2. Түр және жекелендіру түймешігін басыңыз.

        Ескерту : Егер басқару тақтасының классикалық көрінісі қолданылып тұрса, «Қалта параметрлері» түймешігін басып, 4-қадамға өтіңіз.

      3. Қалта параметрлері түймешігін басыңыз.

      4. Көрініс қойындысының Қосымша параметрлерінен Файлдар мен қалталар санатының Жасырын файлдар мен қалталар бөлімі астындағы Жасырын файлдар мен қалталарды көрсету параметрі жанына құсбелгі қойыңыз.

    • Windows XP жүйесі    

      1. Бастау түймешігін басып, Басқару тақтасы тармағын таңдаңыз.

      2. Қалта параметрлері түймешігін басыңыз.

        Қалта параметрлері тілқатысу терезесі

      3. Көрініс қойындысында Жасырын файлдар мен қалталарды көрсету параметрін таңдаңыз.

    Мұрағат файлы — арнайы деректер файлының түрі, ол жеке қалталар файлы (.pst) болып табылады. Автомұрағаттағыш бірінші рет іске қосылғанда, Outlook бағдарламасы мұрағат файлдарын автоматты түрде мына жерде жасайды:

    • Windows Vista жүйесі     C:\Users\Пайдаланушыаты\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP жүйесі     C:\Documents and Settings\Пайдаланушыаты \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Outlook бағдарламасы элементтерді бірінші рет мұрағаттағаннан кейін файлдағы элементтерге Шарлау аумағы орналасқан Outlook Қалталар тізіміМұрағат қалталары арқылы тікелей қатынауға болады. Жеке қалталар үшін бөлек мұрағат файлдарын жасауға да болады.

      Ескерту : Local Settings немесе Local қалталары көрінбесе, олар жасырын тұрған болуы мүмкін.

      Жасырын қалталарды көрсету әдісі

      • Windows Vista жүйесі    

        1. Бастау түймешігін басып, Басқару тақтасы тармағын таңдаңыз.

        2. Түр және жекелендіру түймешігін басыңыз.

          Ескерту : Егер басқару тақтасының классикалық көрінісі қолданылып тұрса, «Қалта параметрлері» түймешігін басып, 4-қадамға өтіңіз.

        3. Қалта параметрлері түймешігін басыңыз.

        4. Көрініс қойындысының Қосымша параметрлерінен Файлдар мен қалталар санатының Жасырын файлдар мен қалталар бөлімі астындағы Жасырын файлдар мен қалталарды көрсету параметрі жанына құсбелгі қойыңыз.

      • Windows XP жүйесі    

        1. Бастау түймешігін басып, Басқару тақтасы тармағын таңдаңыз.

        2. Қалта параметрлері түймешігін басыңыз.

          Қалта параметрлері тілқатысу терезесі

        3. Көрініс қойындысында Жасырын файлдар мен қалталарды көрсету параметрін таңдаңыз.

  • Автомұрағаттағыш мерзімі өткен элементтерді мүлдем жояды. Мерзімі өткен элементтер дегеніміз сақталу мерзімі өтіп кеткен элементтер.

    Кейбір Microsoft Outlook элементтерінің сақталу мерзімі туралы қосымша мәліметтер

    Мерзімі аяқталатын немесе жойылатын қалтадағы элементтердің әдепкі сақталу мерзімдері

    Қалта

    Сақталу мерзімі

    «Кіріс» және «Жоба жазбалар»

    6 ай

    «Жіберілген» және «Жойылған»

    2 ай

    «Шығыс»

    3 ай

    «Күнтізбе»

    6 ай

    «Тапсырмалар»

    6 ай

    «Жазбалар»

    6 ай

    «Жұрнал»

    6 ай

    Ескерту : Кіріс, Күнтізбе, Тапсырмалар, Жазбалар немесе Журнал сияқты қалталардағы элементтердің түрімен бірдей элементтер түрін қамтитын қалталар да әдепкіде алты ай сақталады, мысалы, әріптестен алынған күй есебі үшін жасалған электрондық пошта қалтасы немесе жеке істес кісілер үшін жасалған істес кісі қалтасы.

    Элементтің сақталған уақытын анықтау

    Элемент түрі

    Сақталу мерзімі басталған уақыт

    Электрондық пошта хабарламасы

    Алынған күн/уақыттан кейінгі немесе хабарды соңғы рет өзгертіп сақтағаннан кейінгі уақыт

    Күнтізбе жиналысы, оқиға немесе кездесу

    Элементті соңғы рет өзгерткеннен кейінгі немесе сақтағаннан кейінгі уақыт. Қайталанатын элементтер автомұрағатталмайды.

    Тапсырма

    Аяқталған күн немесе тапсырманы соңғы рет өзгертіп сақтаған күн. Аяқталды деп белгіленбеген тапсырмалар автомұрағатталмайды. Басқа адамдарға тағайындалған тапсырмалар тек аяқталған деп белгіленген болса ғана мұрағатталады.

    Жазба

    Жазбаны соңғы рет өзгертіп сақтаған уақыт.

    Жұрнал жазбасы

    Жұрнал жазбасы жасалған күн немесе жазбаны өзгертіп сақтаған уақыт.

    Істес кісі

    Әдепкі ретінде істес кісілер мұрағатталмайды. Дегенмен, оларды қолмен мұрағаттауға болады.

Сақтау қажеттіліктеріне сай келу үшін осы параметрлерді қолдану шарттарды теңшей аласыз. Қосымша ақпарат алу үшін төмендегі сипаттамаларды қараңыз немесе автомұрағаттауды терең меңгеру үшін Элементтерді сақтық көшірмелеу немесе жою үшін автомұрағаттағышты пайдалану бөлімін қараңыз.

Пайдаланушылар элементтерді сақтау мерзімін аяқтау мен оларды жою параметрлерін шатыстыруы мүмкін.

Элементтердің сақталу мерзімінің аяқталуы мен оларды жою туралы қосымша мәлімет.

  • Бір немесе бірнеше автомұрағаттағыш теңшелімдерін өзгертіп, мерзімі жеткенде элементтерді жою таңдалмаса, элементтер мұрағат қалталарында сақталады. Элементтер мұрағат қалтасынан жойылмайды, олар осы қалтаға жылжытылмас бұрын автоматты түрде жойылады. Мұрағатталған элементтер тек қолмен ғана жойылады.

  • Элементтерді мүлдем жою параметрі таңдалса, элементтердің мерзімі өткен бойдан оларды автоматты түрде жояды. Олар мұрағатталмайды. Мысалы, Мерзімі өткен элементтерді жою (тек пошта қалталарын) параметрі таңдалса, бұл параметр сақталу мерзімдері аяқталғанда «Кіріс», «Жіберілген» немесе «Жойылған» сияқты барлық электрондық пошта қалталарындағы хабарларды жояды. Бұл хабарлар мұрағатталмайды.

Автомұрағаттағыш теңшелімдері мен параметрлері

Төменде автомұрағаттағышты теңшеу кезінде қолдануға болатын параметрлердің сипаттамалары берілген.

Автомұрағаттағыш теңшелімдері

1. Әрбір   Автомұрағаттағыштың қаншалықты жиі іске қосылуы қажеттігін таңдаңыз. Көп элементтерді бір уақытта мұрағаттау компьютеріңіздің жұмысын баяулатуы мүмкін, сондықтан автомұрағаттау жылдам орындалатын уақыт аралығын таңдаған жөн. Бұл параметрді теңшеген кезде көрсетілген уақытта әдетте алатын элемент санын ескеру керек.

Автомұрағаттау алдында сұрау жасау   Егер Outlook автомұрағаттағышының Outlook элементтерін автомұрағаттауды бастамас бұрын еске салу хабарын көрсетуін қаласаңыз, осы параметрді таңдаңыз. Хабарды көргенде автомұрағаттағыш сеансын болдырмау үшін Жоқ түймешігін басыңыз.

2. Мерзімі өткен элементтерді жою (тек пошта қалталарын)   Әдепкіде бұл параметр таңдалмайды. Сақталу мерзімі аяқталғанда электрондық пошта хабарламаларын жою үшін осы параметрді теңшеуге болады. «Кіріс» және «Жоба жазба» элементтері үшін сақталу мерзімі — алты ай, ал «Жіберілген» элементтері үшін — үш ай, бірақ бұл кезеңдерді Ескі элементтерді жою. Мерзім: параметрін пайдаланып өзгертуге болады.

Кейбір Microsoft Outlook элементтерінің сақталу мерзімі туралы қосымша мәліметтер

Мерзімі аяқталатын немесе жойылатын қалтадағы элементтердің әдепкі сақталу мерзімдері

Қалта

Сақталу мерзімі

«Кіріс» және «Жоба жазбалар»

6 ай

«Жіберілген» және «Жойылған»

2 ай

«Шығыс»

3 ай

«Күнтізбе»

6 ай

«Тапсырмалар»

6 ай

«Жазбалар»

6 ай

«Жұрнал»

6 ай

Ескерту : Кіріс, Күнтізбе, Тапсырмалар, Жазбалар немесе Журнал сияқты қалталардағы элементтердің түрімен бірдей элементтер түрін қамтитын қалталар да әдепкіде алты ай сақталады.

Элементтің сақталған уақытын анықтау

Элемент түрі

Сақталу мерзімі басталған уақыт

Электрондық пошта хабарламасы

Алынған күн/уақыттан кейінгі немесе хабарды соңғы рет өзгертіп сақтағаннан кейінгі уақыт

Күнтізбе жиналысы, оқиға немесе кездесу

Элементті соңғы рет өзгерткеннен кейінгі немесе сақтағаннан кейінгі уақыт. Қайталанатын элементтер автомұрағатталмайды.

Тапсырма

Аяқталған күн немесе тапсырманы соңғы рет өзгертіп сақтаған күн. Аяқталды деп белгіленбеген тапсырмалар автомұрағатталмайды. Басқа адамдарға тағайындалған тапсырмалар тек аяқталған деп белгіленген болса ғана мұрағатталады.

Жазба

Жазбаны соңғы рет өзгертіп сақтаған уақыт.

Жұрнал жазбасы

Жұрнал жазбасы жасалған күн немесе жазбаны өзгертіп сақтаған уақыт.

Істес кісі

Әдепкі ретінде істес кісілер мұрағатталмайды. Дегенмен, оларды қолмен мұрағаттауға болады.

3. Ескі элементтерді мұрағаттау немесе жою   Егер Outlook элементтері мұрағатталып, сақталу мерзімі аяқталғанда оларды жою қажет болса, осы параметрді таңдаңыз. Мұрағаттау мен жою әрекеттерінің екеуіне де қолданылатын қосымша параметрлерді таңдаңыз.

4. Қалталар тізімінде мұрағат қалтасын көрсету   Шарлау аумағындағы басқа жұмыс қалталарымен бірге мұрағат қалтасын көрсету үшін осы параметрді таңдаңыз. Басты Мұрағат қалтасында ішкі қалталарды ашып, мұрағатталған элементтерді көруге болады. Мұрағатталған элементтерді қарап жатқанда қажетті элементтердің мұрағатталғанын тексеруге де, қажет болғанда кез келген элементтерді жұмыс қалтасына кері апаруға да болады.

5. Ескі элементтерді жою. Мерзім:   Элементтерді мұрағаттау үшін сақталатын уақытты күн, апта, айлармен көрсетіңіз. Сақталу мерзімін бір күннен 60 айға дейін теңшеуге болады. «Жою» элементтерді мұрағаттау — сақтау — мағынасын береді. Егер қалталар үшін осы параметр көрсетілмесе, мұрағатталған элементтер жойылмайды.

6. Ескі элементтерді қалтаға жылжыту   Windows Vista және Microsoft Windows XP амалдық жүйелері іске қосылған компьютерлер үшін ескі элементтер жылжитын қалтаның әдепкі параметрі әр түрлі болады. Мұрағатталған элементтер үшін басқа қалтаны көрсетуге болады. Элементтер сақталу мерзімдері аяқталғаннан кейін осы қалтаға жылжытылады.

  • Windows Vista жүйесі     C:\Users\Пайдаланушыаты\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP жүйесі     C:\Documents and Settings\Пайдаланушыаты \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Ескерту : Пайдаланушы қалтасында мұрағатталған элементтер жойылмайды, қалталарды ашып, оларды қолмен жою керек.

7. Элементтерді мүлдем жою   Бұл параметр мерзімі өткен элементтерді тағайындалған басқа қалта немесе «Жойылған» қалтасы сияқты әдепкі орынға жылжытудың орнына оларды бірден жояды.

8. Теңшелімдерді барлық қалталарға қолдану   Бұл параметр Автомұрағаттағыш теңшелімдеріне енгізілген өзгертулермен қоса барлық қалталарға қолданады. Бір немесе бірнеше қалтаға басқа теңшелімдер жасау үшін бұл параметрде таңдамаңыз. Орнына, жеке қалталарға параметрлер көрсету әдісін түсіндіретін түймешік астындағы нұсқауларды пайдаланыңыз. Нақты қалталарға жасалған өзгертулер сол қалталарға ғана қолданылады.

9. Сақтау саясаты туралы ақпарат...   Ұйым әкімшісі пошта жәшігінің қашан және қалай автомұрағатталуын анықтайтын сақтау саясаттарын орнатқан болуы мүмкін. Осы жерде саясаттарды қарап шыға аласыз, бірақ сәйкес рұқсаттар болмаса, оларды өзгерте алмайсыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×