SharePoint Workspace 2010 での連絡先の管理

目的に合ったトピックをクリックしてください

• 新しい連絡先を追加する

• 連絡先をファイルとして保存する

• 連絡先を他のユーザーに送信する

• 連絡先 id を確認する

• 連絡先名の競合を解決する

• 連絡先のエイリアスを作成する

• 連絡先を削除する

• 連絡先を非表示にする

• 連絡先に関する診断情報を表示する

• 連絡先のプロパティを表示する

新しい連絡先を追加する

起動バーの連絡先リストに新しい連絡先を検索して追加するには、次の操作を行います。

1. [ホーム] タブをクリックします。

2. 「コンタクトを追加」をクリックします。

3. [ユーザーの検索] ダイアログボックスで、[検索する文字列] フィールドに検索する名前またはテキストを入力します。

   詳細

   検索は、"氏名"、"名"、"姓"、"勤務先電子メール"、"個人用電子メール" のいずれかを使って行うことができます。 検索では、すべての有効なフィールドに一致するものが見つかったすべての連絡先が返されます。 たとえば、"john" という検索文字列を指定すると、"鈴木 Johnson" という名前の連絡先が返されます。 "john" は "Last Name" フィールドの最初の4文字です。 経験則として、検索文字列を作成するよりも (文字を入力することで)、検索結果がより具体的に、さらに正確になります。

   [ユーザーの検索] ダイアログボックスで、列の順序をドラッグして並べ替えることができます。 列見出しを右クリックして、削除する列の名前をオフにすると、("氏名" 以外の) 列を削除することもできます。 削除された列を復元するには、任意の列見出しを右クリックし、復元する列の名前を確認します。 [ユーザーの検索] ダイアログボックスで行った変更は、現在の検索セッションにのみ適用されます。 次に [ユーザーの検索] ダイアログボックスを開いたときに、すべての既定の設定が復元されます。

4. オプション: 検索にこのディレクトリを含める場合は、[パブリックワークスペースの連絡先ディレクトリを含むかどうかを確認します。

   既定では、SharePoint Workspace は企業ネットワーク (所属している場合) と既知の連絡先を検索します。

5. [検索] をクリックします。

6. 一致するものが見つかった場合は、一覧から選択します。

   リスト内の各コンタクト名の横にプレゼンスアイコンが表示され、自分のログイン状態を確認できます。 ただし、パブリックワークスペースの連絡先ディレクトリから検索された連絡先の検索結果は、常に、それらを選択して連絡先リストに追加するまで、常に "不明" 状態のアイコンで表示されます。

7. 選択した連絡先についての詳細を表示するには、[プロパティ] をクリックします。

   たとえば、連絡先の id を確認する手順を実行することができます。

8. [追加] をクリックして、連絡先をリストに追加します。

連絡先をファイルとして保存する

連絡先をファイルとして保存し、その連絡先ファイルをメールの添付ファイルとして送信できます。

1. コンタクトを右クリックして、「コンタクトをファイルとして保存...」を選択します。

2. [連絡先情報を名前を付けて保存] ダイアログボックスで、連絡先ファイルを保存する場所を選び、[保存] をクリックします。

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連絡先を他のユーザーに送信する

連絡先を他のユーザーに電子メールメッセージまたは Groove メッセージの添付ファイルとして送信することができます。

1. 連絡先を右クリックします。

2. [選択した連絡先にメールで送信...] を選択します。

3. [宛先: ] フィールドに1つ以上のメールアドレスを入力します。

4. 必要に応じて、件名とテキストメッセージを編集します。

   標準のテキストメッセージには、受信者がまだアカウントを持っていない場合に、SharePoint Workspace をダウンロードするための手順が含まれていることに注意してください。

5. [OK] をクリックします。

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連絡先 id を確認する

機密情報を意図しないユーザーと共有するリスクを軽減するために、連絡先 id を確認することを強くお勧めします。 アカウントのインストールによっては、組織の管理者が多くの連絡先 id を確認している場合があります。 SharePoint Workspace は、次の色を使用して、連絡先およびメンバーリスト内のユーザーの確認状態を示します。

• 黒: 未確認。

• 緑:自分が確認しました。

• 青緑: 組織によって確認されます。

• 青: 自分のドメイン外で、またはクロス認証されていることを確認します。

• 赤: 名前が競合しています。 類似した名前を持つ2つの連絡先は、確認状態に関係なく、赤で表示されます。 詳細については、「名前の競合を解決する」を参照してください。

Id に適用された通信ポリシーは、確認状態に応じて他のユーザーとやり取りできるかどうかを決定します。 これらのポリシーでは、次のいずれかの操作を行うことができます。

• 組織の管理者が確認していないユーザーとの通信を禁止します。

• Id が確認されていないユーザーとの通信を許可する前に、[連絡先の確認の通知] ダイアログボックス (以下で説明) を開きます。

• 警告や制限なしに、すべての連絡先と通信できるようにします。

組織の他のユーザーの確認によって、ユーザーの id について十分な保証が得られる場合があります。 特に機密性の高い情報を使用している場合は、ユーザーの id を手動で確認することが必要になる場合もあります。

連絡先名の競合を解決する

2つ以上の連絡先の表示名が同じである場合は、連絡先リスト、ワークスペースメンバーリスト、連絡先情報カードで、その名前が赤で表示されます。 表示名は、先頭、末尾、および複数の埋め込まれたスペースを削除し、その名前を小文字のテキストに変換した場合とまったく同じになります。

たとえば、"彩 Ann beebe" と "彩 Ann beebe" を指定すると、名前の競合が発生します。 ただし、"彩 Ann beebe" と "AnnBeebe" を指定しても、名前の競合は発生しません。

コンタクト名を区別して、間違ったコンタクトとのアクティビティが誤って開始されないようにすることが重要です。 いずれかの競合する連絡先名のエイリアス名を作成できます。

さらに、場合によっては、名前の競合が、アカウントに保存されている連絡先が使用されていないことがあります。 たとえば、連絡先が新しいアカウントを有効にしている場合は、前のアカウントのすべてのアクティビティが破棄され、両方に同じ表示名が使われている可能性があります。 この場合、コンタクトリストに表示されなくなるように、下記の説明に従って古いコンタクトを非表示にすることができます。

名前の競合を解決するには、次の操作を行います。

1. 競合が表示されている名前を右クリックし、[名前の競合の解決] をクリックします。

2. 次のいずれかの操作を行います。

   • 選択した連絡先の詳細を表示するには、[ vCard の表示] をクリックします。 これは、同じ名前の連絡先を区別するのに役立つ場合があります。

   • [連絡先の別名] をクリックして、連絡先の固有の表示名を入力できる [エイリアス] ダイアログボックスを開きます。

   • [ Id の確認... ] をクリックして、連絡先の id を確認する手順に進みます。

3. [完了] をクリックします。

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連絡先のエイリアスを作成する

エイリアスの下には、(自分以外の) 任意の連絡先を表示することができます。 これは、同じ名前の連絡先を区別しにくい場合に便利です。

1. 連絡先を右クリックし、[エイリアスの連絡先] をクリックします。

2. エイリアス名を入力し、[ OK]をクリックします。

   エイリアス名が元の名前の代わりに表示されます。 連絡先の元の名前を表示するには、連絡先情報を開くか、エイリアス名をポイントして、元の名前が表示されたポップアップウィンドウを表示します。

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連絡先を削除する

起動バーで連絡先リストから連絡先を削除するには、次の操作を行います。

1. 削除する連絡先を選択します。

2. DELETE キーを押し、[はい]をクリックして削除を確認します。

起動バーの連絡先リストから削除した連絡先は、[メッセージの送信] または [招待の送信] ダイアログボックスの [宛先:] ドロップダウンリストなどの他の連絡先リストにも表示されることがあります。 これは、SharePoint Workspace では、"既知の連絡先" と呼ばれる集計リストで操作しているすべてのユーザーの連絡先情報が保存されるためです。 これには、起動バーの連絡先リストに追加した連絡先と、ワークスペースのメンバーも含まれます。 一般的に、連絡先リストに含まれていないワークスペースメンバーも含まれていることに注意してください。

既知の連絡先リストに登録されている連絡先を削除することはできません。 ただし、少なくともこれらのコンタクトを非表示にすることができます。

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連絡先を非表示にする

連絡先は、さまざまな理由で古くなっていることがあります。 使用していない連絡先がある場合は、連絡先を表示するドロップダウンメニューに表示されなくなるように非表示にすることができます。

1. 連絡先マネージャーを開きます。

2. 非表示にする連絡先を選択します。

3. [非表示] をクリックして、選んだ連絡先を非表示連絡先一覧に移動します。

4. [OK] をクリックします。

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連絡先に関する診断情報を表示する

選択した連絡先の診断情報を表示できます。 技術サポートを目的として、この情報を確認することが必要な場合があります。 診断情報をサポート技術者に送信する必要がある場合は、[診断] ダイアログボックスの情報をコピーしてメールに貼り付けることができます。

1. 連絡先マネージャーを開きます。

2. 目的の連絡先を選択します。

3. [診断] をクリックします。

   [連絡先] ウィンドウから情報をコピーするには、右クリックして [すべて選択] をクリックし、右クリックして [コピー] をクリックします。

   [認知度] または [ネットワーク診断] ウィンドウから情報をコピーするには、[クリップボードにコピー] をクリックします。

4. [OK] をクリックします。

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連絡先のプロパティを表示する

任意の連絡先の "プロパティ" を表示するには、連絡先を右クリックし、[プロパティ] をクリックします。 連絡先のプロパティでは、次のことができます。

• 選んだ連絡先が連絡先 id について提供しているすべての情報 (会社名、電話番号、メールアドレスなど) を表示します。

• 連絡先にメッセージを送信します。

• 自分がメンバーになっているワークスペースに連絡先を招待します。

• 連絡先のエイリアスを作成して、別の表示名の下に表示されるようにします。

• 連絡先の Id を確認します。

• 連絡先と共有しているワークスペースをメンバーとして表示する。

• 連絡先との間で送受信したメッセージを表示します。

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