レコードを検索する方法について

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• すべてのレコードを参照する

• 特定のレコードに移動します。

• 特定のレコードを検索する

• 限定された数のレコードを表示するフィルター

• 特定のレコードを検索するクエリを作成する

すべてのレコードを参照する

特定のレコードを検索するために、一度に 1 つのレコードを移動する場合は、TAB キーを使用してレコードを参照できます。 また、レコード ナビゲーション ボタンを使用して、 データシート ビュー のテーブル内のレコードを参照することもできます。 レコード ナビゲーション ボタンは、テーブルまたはフォームの下部にあります。

1. 最初のレコードに移動します

2. 前のレコードに移動します

3. [現在のレコード ] ボックス

4. 次のレコードに移動します

5. 最後のレコードに移動します

6. 新しい (空白) レコードを開く

7. フィルター インジケーター

8. 検索ボックス

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特定のレコードに移動します。

検索するレコードがわかっている場合は、Access で特定のレコードに移動できます。 [ 移動 ] ボックスを使用すると、ドロップダウン リストから特定のレコードを選択でき、通常はフォームに追加されます。

• 特定のレコードに移動するには、[ 移動 ] ボックスの右側にある矢印をクリックし、ドロップダウン リストからレコードを選択します。

  注: 移動するレコードの最初の数文字がわかっている場合は、[ 移動 ] ボックスにそれらの文字を入力して、そのレコードをすばやく見つけることができます。

[ 移動 ] ボックスには、各レコードを一意に識別するのに十分なデータのみが表示されます。 一覧からレコードを選択すると、そのレコードの残りのデータがフォームのメイン領域に表示されます。

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特定のレコードを検索する

テーブルまたはフォーム内の特定のレコードを検索するには、[検索と置換] ダイアログ ボックスの [検索] タブを使用します。 これは、検索するレコードが検索語句や比較演算子 ("equals" や "contains" など) などの特定の条件を満たす場合に、特定のレコードを検索するための効果的な選択肢です。

1. テーブルまたはフォームを開き、検索するフィールドをクリックします。

2. [ホーム] タブの [検索] グループで [検索] をクリックします。または、Ctrl キーを押しながら F キーを押します。

   [ 検索と置換 ] ダイアログ ボックスが表示され、[ 検索 ] タブが選択されています。

3. [ 検索対象 ] ボックスに、検索する値を入力します。

4. 検索するフィールドを変更したり、基になるテーブル全体を検索したりするには、[ 検索 先] ボックスの一覧で適切なオプションをクリックします。

   ヒント:  Match リストは、比較演算子 ("equals" や "contains" など) を表します。 検索の幅を広げるには、[ 一致 ] ボックスの一覧で [ フィールドの任意の部分] をクリックします。

5. [検索] ボックスの一覧の [すべて] を選択し、[次を検索] をクリックします。

6. 検索する項目が強調表示されたら、[検索と置換] ダイアログ ボックスで [キャンセル] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。 条件に一致するレコードが強調表示されます

[ 検索と置換 ] ダイアログ ボックスの使用方法の詳細については、「[ 検索と置換] ダイアログ ボックスを使用してデータを変更する」を参照してください。

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限定された数のレコードを表示するフィルター

特定の条件と比較演算子を満たすレコードのみを表示する場合は、フィルター処理してレコードの数を制限できます。 たとえば、表示されるレコードをすばやく絞り込むには、一致する値を持つフィールドを右クリックし、ショートカット メニューの下部にある [ 等しい]、[ 等しくない]、[ 含む]、または [ 含まない ] を選択します。 フィルターのオンとオフを切り替えることができます。これにより、同じデータのフィルター処理されたビューとフィルター処理されていないビューを簡単に切り替えることができます。 検索とは異なり、フィルターは 、表示されるレコードのみを制限します。

1. 選択範囲に基づくフィルターを適用するには、テーブルまたはフォームを開きます。

2. テーブルまたはフォームがまだフィルター処理されていないことを確認するには、[ ホーム ] タブの [ 並べ替え] & [フィルター ] グループで [ 詳細設定] をクリックし、そのコマンドが使用可能な場合は [ すべてのフィルターのクリア] をクリックします。

3. フィルターの一部として使用する値を含むレコードに移動し、列 (データシート ビュー) またはコントロール (フォーム、レポート、またはレイアウト ビュー) 内をクリックします。 部分的な選択に基づいてフィルター処理するには、目的の文字だけを選択します。

4. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で [選択] をクリックし、適用するフィルターをクリックします。

5. 選択範囲に基づいて他のフィールドをフィルター処理するには、上記の手順 3 と手順 4 を繰り返します。

フィルターを適用する方法の詳細については、「フィルターを 適用して Access データベース内の選択レコードを表示する」を参照してください。

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特定のレコードを検索するクエリを作成する

レコードの検索とフィルター処理に使用できる手法は、ケースの特定のレコードを見つけるのに非常に役立ちます。 ただし、同じ検索操作またはフィルター操作を定期的に実行することもできます。 検索とフィルターの一連の手順を毎回再現する代わりに、 クエリを作成できます。 クエリは、カスタマイズされた検索を実行したり、カスタマイズされたフィルターを適用したり、レコードを並べ替えたりできるため、特定のレコードを検索するための強力で柔軟な方法です。 特定のレコードに集中し、特定の質問に答えるのに役立つ独自のクエリを作成できます。 作成後、クエリを保存して再利用したり、フォームやレポートを作成したりすることもできます。

クエリを使用して検索またはフィルター処理する場合は、探しているデータの種類に基づいて条件を使用します。 さまざまな種類の情報が、さまざまな種類のデータとして格納されます。 たとえば、誕生日は日付/時刻データとして格納されますが、名前はテキスト データとして格納されます。

存在することがわかっている特定のレコードが見つからない場合があります。 これは、特定のフィールドの値のために特定のレコードを表示しないフォームまたはクエリでレコードを表示している場合に発生する可能性があります。 次の例では、クエリを使用してレコードを検索する方法を示します。

Access Issues テンプレートを使用して作成されたデータベースを使用して問題を追跡しているとします。 Issue テーブルには、特定の問題がアクティブか、解決されているか、または閉じているかを示す [状態] という名前のフィールドがあります。 次の手順に従って、状態が閉じられた問題を表示するクエリを作成できます。

1. [作成] タブの [クエリ] グループで [クエリ デザイン] をクリックします。

2. [ 問題] をダブルクリックし、[ 閉じる] をクリックします。

3. クエリ デザイナーで、[問題] テーブルのアスタリスク (*) をダブルクリックします。 これにより、返されるレコードのすべてのフィールドがクエリに確実に表示されます。

   Issue.* は、デザイン グリッドの最初の列の [フィールド] 行に表示されます。 これは、Issues テーブルのすべてのフィールドを返す必要があることを示します。

4. クエリ デザイナーで、[問題] テーブルの [状態] をダブルクリックします。

   状態 は、デザイン グリッドの [ フィールド ] 行の 2 番目の列に表示されます。

5. デザイン グリッドの 2 番目の列で、[表示] 行の [チェック] ボックスをオフにします。 これは、クエリに [状態] フィールドが表示されないようにするのに役立ちます。

   [状態] 列の [チェック表示] ボックスをオフにしない場合、クエリ結果に [状態] フィールドが 2 回表示されます。

6. デザイン グリッドの 2 番目の列の [ 抽出条件 ] 行に「 ="Closed"」と入力します。 これが検索条件です。 これは、 Status の値が "Closed" であるレコードのみをクエリから返す方法です。

   注: この例では、1 つの検索条件のみが使用されます。 特定の検索に対して多くの検索条件を使用するには、さらにフィールドに条件を追加し、 または 行と以下の追加行 を使用するか、または を使用します。

   クエリを実行する準備が整い、次のようになります。

   

7. [デザイン] タブの [結果] グループで、[実行] をクリックします。

   注: 問題の追跡を既に開始しているため、Issue テーブルにデータが含まれており、少なくとも 1 つの問題の状態を "Closed" に設定していない限り、クエリは結果を返しません。 ただし、クエリを保存し、将来いつでも使用できます。

8. クエリを保存するには、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。

9. [ 名前を付けて保存 ] ダイアログ ボックスで、[ クエリ名 ] フィールドにクエリの名前 ( [閉じられた問題] など) を入力し、[OK] をクリック します。

状態が閉じられた問題を表示するクエリが作成されました。

レコードを見つけるのに役立つクエリを作成する方法の詳細については、「 単純な選択クエリを作成する」の記事を参照してください。

検索条件とフィルター条件の詳細については、 クエリ条件の例に関する記事を参照してください。

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