承認ワークフローを使用する

この記事の内容

• 承認ワークフローのしくみ

• 追加またはリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの承認ワークフローを変更します。

• ドキュメントまたはアイテムの承認ワークフローを開始します。

• 承認ワークフロー タスクを完了します。

承認ワークフローの実際

承認ワークフローは、ドキュメントまたはアイテムを承認担当の仕事仲間や上司に送信するビジネス プロセスを支援します。承認に関して人によって行われる作業がすべて管理および追跡され、完了した後も、その記録が残るため、承認のためのビジネス プロセスをより効率化することができます。

ワークフローが利用可能な状態にあれば、リストまたはライブラリのドキュメントまたはアイテムから承認ワークフローを直接開始できます。ワークフローを開始するには、使用するワークフローを選択してから、ワークフローの開始フォームにワークフローの参加者 (承認者)、期限、タスクに関連する指示などを入力します。ワークフローが開始されると、サーバーによって、すべての参加者にタスクが割り当てられます。さらに、サーバーで電子メール通知が有効になっている場合、すべての参加者に電子メール通知が送信されます。参加者は、タスク通知の電子メールにあるリンクをクリックして、承認対象のドキュメントまたはアイテムを開くことができます。これらを承認するか、却下するかを選択できるほか、承認タスクを再割り当てすることもできます。また、承認対象のドキュメントまたはアイテムに対する変更を依頼することも可能です。ワークフロー タスクは、Microsoft Office SharePoint Server 2007 Web サイトから行うことも、2007 Microsoft Office system の特定のプログラム内から直接行うこともできます。ワークフローの進行中、ワークフローの所有者または参加者は、[ワークフローの状態] ページで、どの参加者が各自のワークフロー タスクを完了したかを確認できます。ワークフローの参加者がそれぞれのワークフロー タスクを完了すると、ワークフローは終了し、ワークフローの完了を伝える通知が自動的にワークフローの所有者に送信されます。

既定では、承認ワークフローがドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられ、特に何もしなくても、ドキュメント ライブラリから使用できます。ドキュメント ライブラリの既定の承認ワークフローは、一度に 1 人の参加者にだけタスクが割り当てられる順次ワークフローです。また、発行サイトのページ ライブラリには、承認ワークフローの 1 つのバージョンが既定で関連付けられ、Web ページの発行内容に対する承認プロセスは、そのワークフローを使って管理できます。このあらかじめ関連付けられている承認ワークフローのバージョンを社内的なニーズに合わせてカスタマイズできるほか、まったく新しい承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加することも可能です。

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リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの承認ワークフローを追加または変更する

ワークフローを使用するためには、そのワークフローをあらかじめリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加し、特定の場所のドキュメントまたはアイテムに対して利用できる状態にしておく必要があります。ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加するには、リストの管理権限が必要です。一般に、この作業はサイト管理者が行うか、特定のリストまたはライブラリの管理担当者が実行します。

サイト内でワークフローを利用できるかどうかは、ワークフローがどこに追加されているかによって異なります。

• ワークフローをリストまたはライブラリに直接追加した場合、そのワークフローを使用できるのは、そのリストまたはライブラリ内のアイテムだけです。

• ワークフローをリストのコンテンツ タイプ (特定のリストまたはライブラリに追加されたサイトのコンテンツ タイプのインスタンス) に追加すると、そのコンテンツ タイプが関連付けられている特定のリストまたはライブラリ内の、そのコンテンツ タイプのアイテムでのみワークフローを使用できます。

• ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加した場合、そのワークフローを使用できるのは、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスが追加されているすべてのリストおよびライブラリ内の、そのコンテンツ タイプのすべてのアイテムです。特定のコンテンツ タイプのアイテムが、サイト コレクション内のリストまたはライブラリを超えて幅広くワークフローを使用できるようにする最も効率的な方法は、ワークフローをサイト コンテンツ タイプに直接追加する方法です。

承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する場合も、既にリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに関連付けられている承認ワークフローを変更する場合も、手順は同じです。

1. ワークフローを追加または変更するリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプの [ワークフローの追加] ページまたは [ワークフローの変更] ページを開くには、次のいずれかの操作を行います。

   • リストまたはライブラリの場合 :

     1. ワークフローを追加または変更するリストまたはライブラリを開きます。

     2. [設定] メニューの [ リストの設定] をクリックしてまたは開こうとしているライブラリの種類の設定] をクリックします。

        たとえば、ドキュメント ライブラリの場合は、[このドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

     3. ["権限と管理"] の [ワークフロー設定] をクリックします。

   • リスト コンテンツ タイプの場合 :

     1. ワークフローを追加または変更するリスト コンテンツ タイプのインスタンスを含むリストまたはライブラリを開きます。

     2. [設定] メニューの [ リストの設定] をクリックしてまたは開こうとしているライブラリの種類の設定] をクリックします。

        たとえば、ドキュメント ライブラリで、[ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。

     3. [コンテンツ タイプ] で、コンテンツ タイプの名前をクリックします。

        注: リストまたはライブラリが設定されていない場合に複数のコンテンツ タイプを許可するコンテンツ タイプ] セクションは、リストまたはライブラリの [ユーザー設定] ページに表示されません。

     4. [設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。

   • サイト コンテンツ タイプの場合 :

     1. サイトの操作] メニューの [ で、[サイト コレクションのホーム ページでサイトの設定] をポイントし、[すべてのサイト設定の変更] をクリックします。

     2. [ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

     3. ワークフローを追加または変更するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックし、[ワークフロー設定] をクリックします。

        注: このリスト、ライブラリまたはコンテンツ タイプに既にワークフローが追加されていた場合、この手順に従うと、[ワークフローの設定変更] ページが表示されるので、そこで、[ワークフローの追加] をクリックして [ワークフローの追加] ページに移動する必要があります。このリスト、ライブラリまたはコンテンツ タイプにまだワークフローが追加されていなかった場合、この手順に従うと、[ワークフローの追加] ページが表示されます。

1. [ワークフローの設定変更] ページで [ワークフローの追加] をクリックするか、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

2. 次のいずれかの操作を行います。

   • ワークフローの追加] ページの [ワークフロー ] セクションで、追加する場合は、承認ワークフロー テンプレートをクリックします。

   • ワークフローの設定を変更する場合は、[ワークフローの変更] ページで、対象の設定を次の手順に従って変更します。

3. [名前] セクションに、ワークフローの一意の名前を入力します。

   1. [タスク リスト] セクションで、このワークフローと併せて使用するタスク リストを指定します。

      注: 

      • 既定の [タスク] リストを使用する以外に、新しいタスク リストを作成することもできます。既定の [タスク] リストを使用する場合、ワークフローの参加者は、[タスク] リストの [マイ タスク] ビューを使用してワークフロー タスクを簡単に検索および表示できます。

      • このワークフローのタスクによって一般的な [タスク] リストとは分けておく必要のある機密データが漏えいする場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。

      • ワークフローが多数である場合や、ワークフローに伴うタスクが多数である場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。その場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成します。

4. [履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで生じたすべてのイベントが表示されます。

   注: 履歴リストは、既定の履歴リストを使用することも、新規に作成することもできます。たとえば、ワークフローが数多く存在する組織では、各ワークフローについて別個に履歴リストを作成できます。

5. [開始オプション] セクションで、ワークフローを開始する方法、タイミング、またはユーザーを指定します。

   この承認ワークフローを使用してライブラリのコンテンツの承認を管理する場合は、アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するには、このワークフローを開始する] チェック ボックスを選択します。詳細については、コンテンツの承認を管理するワークフローを使用して、ライブラリのコンテンツの承認を管理するワークフローを使用するを参照してください。

   注: 

   • オプションによっては、選択したワークフロー テンプレートでサポートされていないと使用できない場合があります。

   • [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] は、ライブラリでメジャーおよびマイナーのバージョン管理がサポートされており、選択したワークフロー テンプレートをコンテンツの承認で使用できる場合のみ有効です。

6. ワークフローをサイト コンテンツ タイプに追加する場合は、[リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、目的のコンテンツ タイプを継承するすべてのコンテンツ タイプにこのワークフローを追加するかどうかを指定します。

   注: [リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションは、サイト コンテンツ タイプの [ワークフローの追加] ページにのみ表示されます。

7. [次へ] をクリックします。

8. [ワークフローのカスタマイズ] ページで、タスクの回覧方法、ワークフロー開始時の既定値、どのようにワークフローを完了させるか、ワークフローが正常に完了した場合のアクションなど、必要なオプションを指定します。

   次の各セクションでオプションを選択します。すべてのセクションのオプションを指定する必要はありません。

   ワークフロー タスク

   目的	実行内容
   すべての参加者に対しタスクを一度に割り当てる (並列ワークフロー)	[同時にすべての参加者 (並列)] をクリックします。
   同時に 1 人の参加者にタスクを割り当てる (順次ワークフロー) 順次ワークフローとしてセットアップした場合、前の参加者がタスクを完了するまで、次の参加者はタスクを受け取ることができません。	[一度に 1 人の参加者 (順次)] ボタンを選択します。
   ワークフローの参加者に他の参加者へのタスクの再割り当てを許可する	[別のユーザーにタスクを割り当てる] チェック ボックスをオンにします。
   ワークフローの参加者が、タスクの完了前に、承認対象のドキュメントまたはアイテムに対する修正を要求できるようにする	[タスクを完了する前に変更を依頼する] チェック ボックスをオンにします。

   既定のワークフローの開始値

   目的	実行内容
   このワークフローのすべてのインスタンスに対して適用される既定の参加者リストを指定する	このワークフローの開始時に参加者の名前を入力するか、[承認者] をクリックしてディレクトリ サービスから担当者やグループを選択します。 注: 順次ワークフローとしてセットアップした場合は、タスクの割り当て順にワークフローの参加者名を追加してください。
   グループに単一のタスクを割り当てる	[入力した各グループに 1 つのタスクを割り当てる (グループを展開しない)] チェック ボックスをオンにします。 このオプションは、ワークフローの参加者としてグループを指定し、さらに、(グループのメンバごとに個別のタスクを割り当てるのではなく) そのグループに対してタスクを 1 つだけ割り当てる場合に選択します。
   ワークフローを開始したユーザーに参加者の変更または追加を許可する	[このワークフローが開始されるときに、参加者のリストを変更できるようにします] チェック ボックスをオンにします。 このオプションは既定でオンに設定されています。ワークフローを開始したユーザーに、参加者の変更と追加を禁止する場合、このチェック ボックスはオフにしてください。
   各タスクに表示される既定のメッセージを指定する	テキスト ボックスにメッセージまたは指示を入力します。
   並列ワークフローの期限を指定する	[タスクの期限 (並列)] に日付を入力するか、日付を選択します。
   順次ワークフローの参加者に与えるワークフロー タスク完了までの時間を指定する	[各参加者に与えるタスク完了までの時間 (順次)] に数値を入力し、時間の単位として [日間] または [週間] を選択します。
   (タスクの割り当て時とは別に) ワークフローの開始時に通知を受け取る参加者を指定する	[他のユーザーに通知] で、通知対象のユーザー名を入力するか、[CC] をクリックしてディレクトリ サービスからユーザーおよびグループを選択します。

   ワークフローを実行します。

   目的	実行内容
   タスクの完了した参加者が一定数に達したときに並列ワークフローが完了するように指定する	[次の数のタスクが完了した] チェック ボックスをオンにして、適切な数値を入力します。 注: 順次ワークフローの場合、このオプションは使用できません。
   ドキュメントまたはアイテムが却下されたときにワークフローが完了するように指定する	[ドキュメントが拒否された] チェック ボックスをオンにします。
   ドキュメントまたはアイテムが変更されたときにワークフローが完了するように指定する	[ドキュメントが変更された] チェック ボックスをオンにします。

   完了後にワークフロー アクティビティ

   目的

   実行内容

   ワークフローの完了後にドキュメントまたはアイテムの承認状況を更新する

   [承認の状態を更新する (このワークフローを使用してコンテンツの承認を管理する)] チェック ボックスをオンにします。 この承認ワークフローを使用してライブラリのコンテンツ承認を管理 (モデレート) しているとき、かつ、[ワークフローの追加] ページで [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにした場合、このオプションが既定で選択されます。 このワークフローをライブラリの既定のコンテンツ承認ワークフローにしたくないために、[ワークフローの追加] ページで [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] チェック ボックスをオフにした場合、[承認の状態を更新する (このワークフローを使用してコンテンツの承認を管理する)] チェック ボックスをオンにすることで、このワークフローを、特定のユーザーが手動で開始することのできる二次的なコンテンツ承認ワークフローにすることができます。

9. [OK] をクリックします。

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ドキュメントまたはアイテムで承認ワークフローを開始する

ドキュメントまたはアイテムでの承認ワークフローは、保存先のリストまたはライブラリから直接手動で開始できます。ワークフローの開始時に使用できるオプションは、そのアイテムのリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローを追加するときに行ったカスタマイズ内容によって異なります。ワークフローを開始するには、少なくともアイテムの編集権限が必要です。ワークフローによっては、さらにリストの管理権限がないと、ドキュメントまたはアイテムに対するワークフローを開始できない場合があります。

1. リストまたはライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでライブラリの名前をクリックします。

   リスト名またはライブラリ名が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックしてから、目的のリスト名またはライブラリ名をクリックします。

2. ワークフローを開始するドキュメントまたはアイテムの名前をポイントし、表示された矢印をクリックして、[ワークフロー] をクリックします。

3. [新しいワークフローの開始] で、開始する承認ワークフローの名前をクリックします。

4. [承認者] の欄に、ドキュメントまたはアイテムの承認担当者の名前を入力するか、[承認者] をクリックし、ディレクトリ サービスからユーザーおよびグループを選択します。

   注: 順次ワークフローとしてセットアップした場合は、タスクの割り当て順にワークフローの参加者名を入力または選択してください。

5. ワークフローの参加者としてグループを追加しているとき、グループのメンバーごとに個別のタスク通知を割り当てるのではなく、そのグループに対してタスク通知を 1 つだけ割り当てる場合は、[入力した各グループに 1 つのタスクを割り当てる (グループを展開しない)] チェック ボックスをオンにします。

6. メッセージまたは特定のタスクの指示を追加する場合は、[依頼に含めるメッセージの入力] のテキスト ボックスにその情報を入力します。

7. タスクの完了期限を指定するには、[期限] で、次のいずれかの操作を行います。

   • 順次ワークフローの場合は、適切な数値を入力し、時間の単位として [日間] または [週間] を選択します。

   • 並列ワークフローの場合は、[タスクの期限] で日付を入力または選択します。

   • 参加者が (タスクの割り当て時とは別に) ワークフローの開始時に通知を受け取ることができるようにするには、[CC] に該当する参加者の名前を入力するか、[CC] をクリックしてディレクトリ サービスからユーザーおよびグループを選択します。

8. [開始] をクリックします。

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承認ワークフロー タスクを実行する

承認ワークフローの参加者は、対象のアイテムまたはドキュメントが置かれているリストまたはライブラリから各自のワークフロー タスクを実行できるほか、2007 Office リリース の特定のプログラム内から直接実行することもできます。クライアント プログラムでワークフロー タスクを実行する方法については、そのプログラムのヘルプを参照してください。