差し込み印刷のルールを設定する

四半期ごとの会議で同じ招待状を送信するとします。 データソースに会議の日付が保存されておらず、会議の日付が招待状に複数回表示される。

文書にブックマークを配置し、Ask フィールドも含めて、会議ごとに同じ差し込み印刷を実行することができます。 入力する必要があるのは会議の日付だけであり、入力するのは1回だけです。

1. 差し込み文書で、Ctrl キーを押しながら F9 キーを押し、名前を入力してブックマークを作成します。 "Ask" フィールドに対する応答を文書内で表示するすべての場所で、同じ名前を使用してこの手順を繰り返します。

2. 文書のどこかに、作成した最初のブックマークの前にカーソルを置きます。

3. [差し込み文書] タブで、[仕分けルール>確認] に移動します。

4. 作成したブックマークを選択し (または名前を入力し)、[プロンプト] ボックスに「イベント日付?」などのプロンプトを入力します。

5. [ Ok] を選択し、もう一度 [ ok]をクリックします。

6. プロセスの終了時に、[完了] & 差し込み] をクリックすると、[個々のドキュメントの編集] を選択します。 各受信者に対して応答を求めるメッセージが表示されます。 この応答は、差し込みの結果として指定したブックマークに挿入されます。

詳細情報:フィールドコード: Ask フィールド

四半期ごとの会議で同じ招待状を送信するとします。 データソースには会議の日付が保存されず、会議の日付は招待状に1回のみ表示されます。

文書に Fill-in フィールドを配置すると、会議ごとに同じ差し込み印刷を実行することができます。 入力する必要があるのは、会議の日付だけです。

1. 入力した文字列を移動する場所にカーソルを置きます。

2. [差し込み文書] タブで、[仕分けルール>入力] に移動します。

3. [メッセージ] ボックスに「イベント日付?」などのプロンプトを入力します。

4. [ Ok] を選択し、もう一度 [ ok]をクリックします。

5. プロセスの終了時に、[完了] & 差し込み] をクリックすると、[個々のドキュメントの編集] を選択します。 各受信者に対して応答を求めるメッセージが表示されます。 この返信は、差し込み印刷の結果として表示される文書内の Fill フィールドに挿入されます。

詳細情報:フィールドコード: fill-in フィールド

国内と国際的な両方を旅行している会議出席者の一覧に、通信を送信するとします。 国内の出席者については、データソースの [国/地域] フィールドが空白になっている可能性があります。 If を使うことができます。そうしたら。。。その他...すべての受信者に対してメッセージをカスタマイズするためのルール。 たとえば、[国/地域] フィールドが空白になっている受信者は、"会議に出席したときに歓迎されます" と表示されることがあります。その他のすべての受信者には、"自分の机の近くでも歓迎します。" と表示されることがあります。

1. 条件テキストを挿入する場所にカーソルを置きます。

2. [差し込み文書] タブで、[ルール> に移動します。そうしたら。。。Else

3. [フィールド名] ボックスの一覧で、条件テキストを決定するデータソースのフィールドを選択します。

4. [比較] ボックスの一覧で、データ値の比較方法を選択します。

5. [比較対象] ボックスに比較値を入力します (選択した値が空白であるか、比較として空白になっていない場合はスキップします)。

6. [挿入する文字列] ボックスに、比較条件が満たされたときに文書内の文字列を入力します。

7. [それ以外の場合に挿入する文字列] ボックスに、比較条件が満たされていない場合に文書内の文字列を入力します。

8. [OK] をクリックします。

詳細情報:フィールドコード: IF フィールド

各受信者が、waitlist の位置を示すようにしたいとします。 受信者リストを signups の時系列順に並べ替え、差し込みレコード # ルールを使用して、受信者の番号付きの位置を一覧に表示します。

レコード番号は、差し込み前にデータソースに適用した並べ替えまたはフィルター処理を反映しています。

1. レコード番号を表示する場所にカーソルを置きます。

2. [差し込み文書] タブで、[仕分けルール>差し込みレコード #] に移動します。

詳細情報:フィールドコード: MergeRec フィールド

イベントにサインアップしたユーザーの合計数を各受信者に表示するとします。 Merge Sequence # ルールは、差し込み印刷文書内のレコード数を示します。

1. レコード番号を表示する場所にカーソルを置きます。

2. [差し込み文書] タブで、[ルール> Merge Sequence #] に移動します。

詳細情報:フィールドコード: MergeSeq フィールド

差し込み印刷を使用して、連絡先リストを1枚の用紙に印刷するとします。 次のレコードルールを使用して、新しいページを開始せずに次のレコードに進むように Word に指示します。

1. 次のレコードのデータを表示する場所にカーソルを置きます。

2. [差し込み文書] タブで、[仕分けルール>次のレコード] に移動します。

3. 次
   に必要なデータの差し込みフィールドを挿入する たとえば、会社名のリストは次のようになります。

   « Company_Name »
   « Next Record »« Company_Name »
   « Next Record »« Company_Name »

詳細情報:フィールドコード: Next フィールド

1枚の用紙に、国内の旅行用の会議出席者の一覧を、別の用紙に一覧表示したいとします。 国内の旅行の場合、データソースの [国/地域] フィールドが空白になっている可能性があります。 [国/地域] フィールドが空白ではない受信者に到達するまで、Word で新しいページが開始されないようにするには、次のレコードを使用します。 これを実現するには、まず、国/地域ごとにデータソースを並べ替えます。

1. 次のレコードのデータを表示する場所にカーソルを置きます。

2. [差し込み文書] タブで、[仕分けルール>次のレコードの場合] に移動します。

3. [フィールド名] ボックスの一覧で、[市区町村] などの差し込みフィールド名を選択します。

4. [比較] ボックスの一覧で、データ値の比較方法を選択します。 たとえば、特定の市区町村の受取人だけを選び出すには、[=] を選択します。

5. [比較対象] ボックスに、使用する値を入力します。 たとえば、東京の受取人を1つにするには、「東京」と入力します ([空白] を選択した場合、または比較で空でない場合は、この手順をスキップします)。

詳細情報:フィールドコード: NextIf フィールド

基調講演者がまだ完了していない会議への招待を準備しているとします。 発表者の名前のプレースホルダーは文書全体に残しておくことができます。また、発表者の名前を1回入力すると、すべてのプレースホルダーに表示されます。

プレースホルダーは Ref フィールドです。[ブックマークの設定] ルールは、文書に表示されないフィールドを挿入します (Alt + F9 キーを押してフィールドコードを表示する場合は除きます)。

1. 文書内の任意の場所にカーソルを置きます。

2. [差し込み文書] タブで [ルール] に移動して [ブックマークの設定> し、名前を入力して、[ OK]を選択します。

3. ブックマークのテキストを表示する場所にカーソルを置きます。

4. [挿入] タブで [クイックパーツ>フィールドに移動し、[参照] を選択します。

5. 作成したブックマーク名を選択し、[OK] を選択します。

6. ブックマークのテキストを表示するすべての場所に Ref フィールドを挿入します。

7. 差し込み印刷を実行する前に、Set フィールドを右クリックし、[フィールドの編集] を選択して、 テキストボックスに必要なテキストを入力します。

8. [OK] をクリックします。

詳細情報:フィールドコード: Set フィールド 

衣料品を所有していて、特定の T シャツの過度な素材を持っていることがわかっているとします。これは、最も一般的なサイズではありません。 販売用のチラシを送信する準備ができたら、一定のサイズを消耗している顧客を除外します。 ユーザーのサイズデータの内容を、除外するサイズに比較するには、[Skip Record If] ルールを使用します。

1. [差し込み文書] タブで、[ルール] に移動し、[レコードをスキップ] を> します。

2. [フィールド名] ボックスの一覧で、[サイズ] などの差し込みフィールド名を選択します。

3. [比較] ボックスの一覧で、データ値の比較方法を選択します。 たとえば、特定のサイズを磨耗させているユーザーを1つにするには、[次の値に等しい] を選択します。

4. [比較対象] ボックスに、使用する値を入力します。 たとえば、サイズの追加が不要な単一のユーザーに対しては、[ XS ] を選びます ([指定した値が空白の場合、または比較として空白ではありません] を選択した場合はスキップします)。

詳細情報:フィールドコード: SkipIf フィールド