差し込み印刷

差し込み印刷の機能について、メール メッセージからご紹介します。 まず本文を作成し、宛先情報のリストを加え、差し込み印刷フィールドを追加します。 すると、フィールドに宛先情報が自動的に挿入され、宛先別の文書が生成されます。

差し込み印刷フィールドを挿入する

• Word には、[あいさつ文] フィールドと [住所ブロック] フィールドがあり、あいさつ文または住所のすべてのフィールドが追加されるので、各フィールドを 1 つずつ追加する必要はありません。

たとえば、標準のあいさつ文を電子メール メッセージまたはレターに追加するには、[あいさつ文] 差し込みフィールドを使います。

1. あいさつ文を追加する位置をクリックします。

2. [あいさつ文] をクリックします。

3. 使いたい名前の形式を選び、他のオプションを設定します。

4. 意図したとおりにフィールドを書式設定するには、フィールド全体 (各フィールドの最後にある記号を含む) を強調表示します。

5. [ホーム] をクリックし、フォントとフォントのサイズを確認します。

6. [行間] をクリックし、行間を、ドキュメントの残りの部分の行間に合わせます。

差し込むフィールドを追加したら、差し込み中に送信する各電子メール メッセージに共通の情報を入力します。

個々のフィールドを追加する

ユーザー設定のあいさつ文またはその他の情報をメーリング リストから追加する場合は、1 つずつフィールドを追加できます。

1. ドキュメント内で、差し込み印刷フィールドを追加する位置をクリックします。

2. [差し込みフィールドの挿入] の横にある矢印をクリックし、フィールド名をクリックします。

3. リストにフィールド名がない場合は、[差し込みフィールドの挿入] をクリックします。

4. [データベース フィールド] をクリックし、データ ソース内のフィールドのリストを表示します。

5. 追加するフィールドをクリックします。

6. [挿入] をクリックします。

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