Students Access データベーステンプレートを使用する

Access Student データベーステンプレートを使用して、緊急連絡先、医療情報、保護者に関する情報など、学生に関する情報を追跡します。また、学生の検索とフィルター処理、学生の出席状況の追跡、列の表示と非表示の切り替え、学生の住所のマッピングを行うこともできます。

このテンプレートの使用に関するビデオをwatchしますか? この記事「 Students Database Template を使用する」を参照してください。

注: Students データベーステンプレートは、ここ数年で更新されました。これらの手順は、ダウンロード可能なテンプレートの最新バージョンを参照してください。以下の手順が表示されているものと一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

データベースの使用

この記事では、Students データベーステンプレートを使用する基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

データベースを初めて開くと、Access にウェルカムフォームが表示されます。次にデータベースを開いたときにこのフォームが表示されないようにするには、[このデータベースを開いたときにようこそ表示] ボックスチェックオフにします。

データベースの使用を開始するには、[ようこそ] フォームを閉じます。
すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージバーで [ このコンテンツを有効にする] をクリックします。

データベースコンテンツの有効化の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」の記事を参照してください。

学生を検索する

[ クイック検索 ] ボックスを使用すると、 学生リスト フォームで学生をすばやく見つけることができます。

[クイック検索] ボックスに検索するテキストを入力し、Enter キーを押します。

Access によってリストがフィルター処理され、検索したテキストを含むレコードのみが表示されます。完全な一覧に戻すには、[ 現在の検索をクリアする] をクリックします。 (検索ボックス内の X です)。

学生の一覧をフィルター処理する

[ 学生一覧 ] フォームでは、学生の一覧をフィルター処理し、今後使用できるようにお気に入りのフィルターを保存できます。

フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択してフィルターを適用します。
[ フィルターの保存] をクリックします。
[ フィルターの詳細 ] フォームで、フィルター名と説明を入力し、[ 閉じる] をクリックします。
[ フィルターのお気に入り ] ボックスを使用して保存したフィルターを適用するか、[ フィルターのクリア ] をクリックしてフィルターを削除します。

列を表示または非表示にする

[ 学生一覧 ] フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。表示されるフィールドを変更するには:

[ フィールドの表示/非表示] をクリックします。
[列の再表示] ダイアログボックスで、表示する各列の横にある [チェック] ボックスを選択します。 [チェック] ボックスをオフにして、列を非表示にします。

学生の詳細を表示する

[ 学生の詳細] フォームでは、写真、保護者、緊急情報、出席など、学生に関する詳細情報を表示および入力できます。 [学生の詳細] フォームを表示するには:

[ 学生一覧 ] フォームで、表示する項目の横にある [ 開く ] をクリックします。

画像を追加する

[ 学生の詳細 ] フォームで、画像やその他の添付ファイルを追加できます。

図枠の下にある [ 図の編集] をクリックします。
[ 添付ファイル ] ダイアログボックスで、[ 追加] をクリックします。
[ ファイルの選択 ] ダイアログボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。
追加するファイルを選択し、[ 開く] をクリックします。
[ 添付ファイル ] ダイアログボックスで、[ OK] をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、さまざまな種類のファイルを含め、アイテムごとに複数のファイルを添付できます。

Microsoft Outlook から学生を追加する

Microsoft Outlook を使用する場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムの学生を追加できます。

[ 学生一覧 ] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。
[ 追加する名前の選択 ] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選択します。
[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

学生の住所の地図を表示する

[ 学生の詳細 ] フォームで、学生の番地を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。

[ クリックしてマップ] をクリックします。

レポートを表示する

学生データベースには、 すべての学生、 アレルギーと薬、 緊急連絡先、 保護者情報など、いくつかのレポートが含まれています。レポートを表示するには:

ナビゲーションウィンドウの [ レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタムレポートを作成できます。詳細については、記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。

Students データベースを変更する

Students データベースをカスタマイズするには、Students テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを [学生一覧 ] フォーム、 [学生の詳細 ] フォーム、および [すべての学生 ] レポートに追加します。

Students テーブルにフィールドを追加する

開いているすべてのタブを閉じます。
ナビゲーションウィンドウで、[ 学生 ] テーブルをダブルクリックします。
[ 新しいフィールドの追加] という名前の列が表示されるまで右にスクロールします。列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。

列にデータを初めて入力すると、Access によってデータ型が設定されます。

フォームまたはレポートにフィールドを追加する

フィールドがテーブルに追加されたら、フォームまたはレポートに追加できます。

ナビゲーションウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、[ レイアウトビュー] をクリックします。
[デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。
目的のフィールドを [フィールドリスト] からフォームまたはレポートにドラッグします。