顧客、タスク、予定、または投稿を含む外部リストを Microsoft Outlook 2013 に接続すると、使い慣れた Outlook ユーザー インターフェイスを使って、Outlook のネイティブの情報と同じようにデータを表示、編集、印刷することができます。 データが連絡先情報の場合は (顧客など)、電話をかけたり、メール メッセージを送信したり、会議出席依頼を送信できます。
更新するデータが顧客に関連するなどの連絡先情報である場合は、それらを呼び出し、電子メール メッセージを送信し、会議出席依頼を作成できます。 TE102606426 の変更内容は、外部データ ソースに自動的に同期されます。 外部データ ソースの変更内容は、Outlook 2013 の項目と同期されます。 ただし、更新操作が必要な場合があります。
詳細については、「外部データに関する情報を探す」を参照してください。
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外部データを使うには、データに安全にアクセスできるよう、いくつかの必須タスクを実行する必要があります。 後続の手順を計画するには、次に示す情報が役に立ちます。 また、外部データを使うときに問題が発生した場合にも、この情報で問題を特定できます。 外部データにアクセスするには、ユーザーまたは管理者は次の手順を行う必要があります。
一般的な必須タスク
外部データ ソースを準備する 管理者は、正しいユーザーがデータにアクセスでき、データが正しくない手になるようにするためのアカウントを作成し、データ ソースへのアクセス許可を提供する必要があります。 外部データベースでは、管理者は特定のテーブル、ビュー、クエリなどを作成して、必要なものだけを制限したり、パフォーマンスを向上させるために、結果を制限したりすることもできます。
SharePoint のサービスとアカウントを構成する 管理者は Business Data Connectivity Services と Secure Store Services をアクティブにする必要があります。
Secure Store Services を構成する 管理者は、外部データ ソースに最も最高のアクセス モードを決定し、ターゲット アプリケーションを作成し、ターゲット アプリケーションの資料を設定する必要があります。
Business Data Connectivity Services を構成する 管理者は、外部コンテンツ タイプを作成するユーザーに Business Data Connectivity メタデータ ストアへの権限を持っており、外部リストの基にする外部コンテンツ タイプに適切なユーザーがアクセスできることを確認する必要があります。
外部コンテンツ タイプを作成する ユーザーは、接続、アクセス、操作の方法、列、フィルター、および外部データ ソースからデータを取得するために使用されるその他のメタデータに関する情報を含む外部コンテンツ タイプを定義する必要があります。
外部リストを作成する ユーザーは、外部コンテンツ タイプに基づいて外部リストを作成し、必要に応じて外部リストの 1 つ以上のビューを作成する必要があります。
<c0>Office 製品が使用できる状態であることを確認する</c0> 外部データを Office 製品と同期するには、各クライアント コンピューターに Windows 7 以降と、無料のソフトウェア製品である SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4、および WCF Data Services 5.0 for OData V3 がインストールされていることを確認する必要があります (必要であれば、ソフトウェアをダウンロードするよう自動的に指示されます)。 また、Office インストール オプション [Business Connectivity Services] が有効になっていることを確認してください (既定の設定)。 このオプションにより、Business Connectivity Services Client Runtime がインストールされます。 これは、外部データのキャッシュと同期、ビジネス データと外部コンテンツ タイプのマッピング、Office 製品での外部アイテム ピッカーの表示を行うほか、Office 製品内でカスタム ソリューションを実行します。
Outlook 固有の必須タスク
外部リスト機能に関してオフライン同期をアクティブにする 外部リストのオフライン同期も アクティブである必要があります。 この機能は既定ではファーム レベルではアクティブですが、既定ではサイト レベルではアクティブになっていません。
Outlook でサポートされている外部コンテンツ タイプを作成する 外部コンテンツ タイプを作成するときは、オフライン同期サポートオプションを有効にして、Office アイテム タイプ フィールドに [連絡先]、予定、タスク、または投稿を設定する必要があります。 Contact
対応するフィールドをマップする ユーザーは、1 つ以上の外部コンテンツ タイプのフィールドをそれぞれの Outlook フィールドにマップする必要があります。
外部コンテンツ タイプ (顧客など) を Outlook アイテムの種類 (連絡先など) にマップするときは、外部コンテンツ タイプの各フィールド (Customer First Name、Customer Last Name、Customer Address、Customer Phone など) を Outlook アイテムの種類の対応するフィールド (連絡先の FirstName、LastName、BusinessAddress、BusinessPhone など) に明示的にマップする必要があります。
対応するすべてのフィールドをマップする必要はありません。マップする必要がある必須のフィールドは次のとおりです。
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Outlook アイテムの種類 |
Outlook アイテムのフィールド |
|---|---|
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連絡先 |
姓 |
|
タスク |
件名 |
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予定 |
Start、End、Subject |
|
投稿 |
件名 |
マップされないフィールドについては、その数に応じて、次のように拡張されたプロパティとして表示されます。
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結合 Outlook フォームの既定のページの下部にあるフォーム領域に追加されます (フィールドが 2 ～ 5 個の場合)。
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分離 Outlook フォームに新しいページとして追加されます (フィールドが 6 個以上の場合)。
外部コンテンツ タイプが Outlook アイテムの種類に直接対応しない場合は、フィールドを Outlook の投稿アイテム (最も汎用的な種類のアイテム) にマップできます。
外部リストを Outlook 2013 に接続する
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外部リストを含む SharePoint サイトに移動します。
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Outlook に 接続> リストをクリックします。
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必要に応じて、Outlook 2013 が起動されて、ナビゲーション ウィンドウに "SharePoint の外部リスト" という新しい Outlook データ ファイル (BCSStorage.pst) が作成され、"<サイト> - <外部リスト>" という形式の名前のフォルダーが作成されます。
ヒント: 既定では、データは 6 時間ごとに自動的に更新されますが、この間隔は変更できます。 外部データ ソースの最新データを表示するには、フォルダーを右クリックし、[今すぐ同期] をクリックします。
注: 既定では、外部コンテンツ タイプの作成者によって対応する Outlook 2013 のフィールドに明示的にマップされたフィールドだけが表示されます。 マップされているかどうかに関係なく外部リストのすべてのフィールドを表示するには、次の操作を行います。
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フォームで単一のアイテムを開きます ([連絡先] タブの [表示] で [<名前> の詳細] をクリックします)。
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Outlook でカスタム ビューを作成し、外部リストのすべてのフィールドを含めます。
フィールドの表示とカスタム ビューの作成について詳しくは、Outlook のヘルプをご覧ください。
