このヘルプ記事では、個人用サイトとプロファイルを使用して情報を共有する方法について説明し、共有する情報の量を管理するのに役立ついくつかの手順について説明します。
注: この情報が表示されているものと一致しない場合は、サービスのアップグレード後に Microsoft 365 を使用している可能性があります。 プロファイルの表示と設定を試して、自分に適用される情報を見つけます。
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概要
自分に関する情報を共有すると、他のユーザーとつながり、プロのネットワークを構築するのに役立ちます。 ただし、共有している情報の種類と、共有している情報の範囲を理解することが重要です。 たとえば、携帯電話番号などの個人情報を、組織内の全員ではなく、ワークグループまたは上司のみに共有することができます。
さらに、組織に情報共有に関するポリシーがあるかどうかを確認する必要があります。 たとえば、組織には、オンラインで保存する必要がある情報と保存すべきでない情報の種類に関するポリシーが設定されている場合や、一部の種類のコンテンツに対する承認プロセスが必要な場合があります。
個人用サイトを介して情報を共有する主な方法を次に示します。
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個人用サイトのコンテンツ (ドキュメント、リスト、ブログなど)
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ページやドキュメントに適用するタグとメモ
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承認した推奨キーワードと同僚。他のユーザーとやり取りできるように個人用サイトをすばやく更新するために使用できます。
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連絡先情報、関心、責任、同僚、プロファイル内の電子メール リスト メンバーシップ、プロファイルの詳細に対して行った更新などの個人情報
追加またはカスタマイズできる情報の種類を制御するなど、組織が個人用サイトをカスタマイズできることに注意してください。 組織では、人事データベースなどの他のデータ ソースから個人用サイトに情報を追加することもできます。
個人用サイト上のコンテンツへのアクセスを共有および管理する
個人用サイトには、ドキュメントを共有するための 3 つのオプションが既に用意されています。
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共有ドキュメント このライブラリを使用して、複数のユーザーと共有するドキュメントを格納します。 個人用サイトの設定方法に応じて、ライブラリに対するアクセス許可と、特定のフォルダーとアイテムを編集できます。
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プライベート ドキュメント このライブラリは、他のユーザーと共有したくないドキュメントに使用します。 このライブラリにドキュメントを保存すると便利です。たとえば、多くの場合、別のコンピューターからドキュメントにアクセスする必要があるが、ドキュメントを同僚と共有する予定がない場合などです。
個人用サイトの設定方法に応じて、他のライブラリ、リスト、ブログ サイトなどの他のコンテンツを追加してアイデアを共有することもできます。
他のサイトのコンテンツのアクセス許可をユーザーが管理する方法と同様に、これらの項目のアクセス許可を管理できます。 アクセス許可は、サイト レベルでカスタマイズできるほか、リスト、ライブラリ、フォルダー、特定のドキュメント、リスト アイテムに対してカスタマイズできます。
プロファイルの [ コンテンツ ] タブで、ユーザーがそのコンテンツを表示する権限を持っている場合は、自分がメンバーである他の SharePoint サイトで自分によって作成されたパブリック ドキュメントを表示することもできます。
組織には、個人用サイトに保存できるドキュメントの種類に関する追加ポリシーが含まれる場合があります。
ユーザーが同僚を追加し、アクティビティに従う方法を理解する
同僚のアクティビティに従って、興味深い記事にタグ付けしたり、他のユーザーのノート ボードにメモを投稿したり、役職を変更したりするタイミングを確認できます。 それらのアクティビティは、ニュースフィードに逆の時系列順に表示されます。 逆に、組織内のユーザーは、自分を同僚として追加し、ニュースフィードのアクティビティに従う場合があります。
Peopleは、仕事仲間として追加するかどうかに関係なく、またその逆でも、自分を同僚として追加し、アクティビティに従うことができます。 そのユーザーのアクティビティに興味がある場合は、そのユーザーのアクティビティに従うことができるように、同僚として追加することをお勧めします。 他のユーザーが興味のあるものとしてリストしたキーワードを適用するなど、一部のアクティビティは、個人用サイトを表示する権限を持つすべてのユーザーのニュースフィードに表示されます。
管理者が個人用サイトを設定した方法に応じて、プロファイルの [基本設定] セクションを編集することで、ニュースフィードに表示されるアクティビティを変更できます。 たとえば、同僚がチームを変更したり、他のユーザーのプロフィール ページにメモを書いたりするときに、ニュースフィードで通知を受け取るかどうかを選択できます。 設定では、ユーザーがニュースフィードで表示できるアクティビティは変更されません。
個人用サイトの設定方法によっては、他のユーザーが自分を同僚として追加したときに電子メール通知が届く場合があります。 このメッセージは、他のユーザーが自分を同僚として追加し、アクティビティに従っていることを通知しますが、そのユーザーが自分を同僚として追加できるかどうかを拒否するオプションは提供されません。
他のユーザーが自分を同僚として追加したときに通知を受け取りたくない場合は、次の手順に従います。
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次のいずれかの操作を行います。
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自分の個人用サイトで既に他のユーザーのプロファイルまたはページを表示している場合は、[ マイ プロファイル] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
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[ マイ プロファイルの編集] をクリックします。
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[基本設定] セクションの [Email通知] の横にある [他のユーザーが同僚として追加されたときに通知する] チェック ボックスをオフにします。
タグ、レーティング、メモ、状態メッセージの操作
タグ、メモ、ステータス メッセージは、情報を検出し、組織内の他のユーザーとつながる方法です。
タグ
管理者がソーシャル タグ付けを有効にしている場合は、コンテンツを簡単に記憶、分類、または他のユーザーと共有できるように、コンテンツにタグを付けることができます。 SharePoint サイト上のページやドキュメント、その他のイントラネットおよびインターネット ページにタグを付けることができます。 タグを適用するときに、タグがパブリックかプライベートかを指定できます。
ユーザーが興味のあるコンテンツを見つけやすくするために、他のユーザーがコンテンツにパブリック タグを適用したときに、コンテンツを表示するアクセス許可を付与するさまざまな方法があります。
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ニュースフィードで更新を受け取ることができるのは、同僚の 1 人が表示する権限を持つコンテンツにタグを適用した場合です。 同僚は、タグを表示する権限を持つコンテンツにタグを適用したときにも確認できます。
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プロファイルの [インタレスト ] セクションにキーワードを追加した場合は、タグ付けされたコンテンツを表示するアクセス許可を付与することで、ユーザーがそのキーワードをタグとしていつ使用するかを確認できます。 たとえば、"写真" を興味としてフォローしていて、他のユーザーがパブリック タグで "写真" という用語を使用している場合、ニュースフィードに更新プログラムが表示されます。
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逆に、他のユーザーは、興味のあるキーワードとして追加したキーワードを使用すると表示されます。 ユーザーが興味のあるキーワードに従う場合、他のユーザーがそのキーワードでコンテンツをタグ付けしたり、共通の関心を共有したりしたときに更新プログラムを受け取るために、同僚である必要はありません。
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プロフィールの [最近のアクティビティ] セクションには、コンテンツを表示するアクセス許可がビューアーに付与されている場合に、最近コンテンツにタグを付けた日時が表示されます。 ユーザーが自分のプロファイルを表示する権限を持っている場合は、同僚としてフォローしているかどうかに関係なく、[ 最近のアクティビティ] セクションが表示されます。
タグはタグのコレクションにも表示されます。タグ クラウドとも呼ばれ、ユーザーはプロファイルで表示できます。 Peopleでは、タグに関する詳細情報や、他のユーザーがそのタグを適用した場合など、タグに関連する最近のアクティビティを表示することもできます。 適用するタグは、組織によって一元的に管理されているエンタープライズ キーワードと対話することもできます。 詳細については、組織の用語セットとエンタープライズ キーワードを管理するユーザーを参照してください。
タグは、パブリックまたはプライベートとしてマークできます。 タグをパブリック タグとして作成した後、プライベートとしてマークするか、後で削除しても、タグの作成時にニュースフィードでユーザーが受け取る更新には影響しません。 タグに関する最初の更新は、ユーザーのニュースフィードに残ります。 タグをプライベートとしてマークすると、タグが指す URL またはドキュメントにユーザーはアクセスできなくなります。 ただし、ユーザーはプライベートとしてマークしたタグのテキストを引き続き表示できます。
評価
ライブラリでレーティング機能が有効になっている場合、コンテンツにアクセスする権限を持つユーザーは、それをスター システムで評価できます。 ライブラリの設定方法に応じて、コンテンツを表示する権限を持つ作成者とユーザーには、ドキュメントの評価の合計数は表示されますが、評価を適用したユーザーに関する詳細は表示されません (たとえば、ユーザー名はレーティングの横に表示されません)。 ただし、Microsoft SharePoint Server ではユーザー名が格納され、SharePoint 互換プログラムとソリューションからユーザー名にアクセスできます。
ユーザーが自分を同僚として追加した場合、コンテンツを表示するアクセス許可が与えられた場合、そのユーザーはコンテンツを評価するとニュースフィードに更新プログラムを受け取ります。 ユーザーには、評価したコンテンツへのリンクと、それに適用したレーティングが表示されます。 また、プロファイルの [最近のアクティビティ] セクションにも更新プログラムが表示されます。これは、個人用サイトを表示する権限を持つすべてのユーザーと、評価したコンテンツを表示できます。
メモ
ドキュメントやページに関するメモを記述できます。このメモは、ユーザーがノートが適用されたドキュメントやページにアクセスしたときに表示できます。 他のユーザーのプロファイルや自分のプロファイルにメモを書き込むこともできます。
仕事仲間としてアクティビティをフォローしているPeopleは、自分が書いたノートに関する更新情報をニュースフィードに受け取ります。 プロフィールの [最近のアクティビティ ] セクションには、ビューアーがコンテンツにアクセスできる場合に、最近さまざまなコンテンツに書き込んだノートが表示されます。
投稿したノートは、すべてのユーザーに表示されます。 メモを作成した後は編集または削除できますが、ニュースフィードでユーザーが受け取る更新や、メモの作成時に 最近のアクティビティ に表示される更新には影響しません。
状態メッセージ
ユーザーがプロフィールにアクセスしたときに名前と画像の横に表示される短いステータス メッセージを通じて、自分の考えを共有できます。
自分のアクティビティを同僚としてフォローしているPeople、ステータス メッセージを変更すると、ニュースフィードに更新プログラムが表示されます。 ステータス メッセージに更新は、プロファイルの [最近のアクティビティ] セクションにも表示されます。 ステータス メッセージは編集または削除できますが、ニュースフィードでユーザーが受け取った元の更新や 最近のアクティビティに表示される元の更新には影響しません。
同僚とキーワードの提案について
個人用サイトの設定方法とインストールされているプログラムによっては、同僚やキーワードに関する提案を受け取り、ユーザーや情報とより迅速に接続できる場合があります。
これらの提案は、 Microsoft Outlook 2010などの SharePoint 互換プログラムの使用方法に基づく場合があります。
たとえば、 Outlook 2010の SharePoint Server 同僚アドイン機能は、送信された電子メール フォルダーをスキャンして、特定の名前とキーワード、およびそれらの名前とキーワードの頻度を検索します。 一覧は定期的に更新され、コンピューターのハード ディスクに保存されます。
可能な同僚の一覧は、プロファイルの [同僚の追加] ページに表示され、同僚を承認または拒否できます。
プロファイルを編集すると、推奨されるキーワードの一覧が表示され、キーワードを承認または拒否できます。 承認済みのキーワードは、プロファイルの [Ask Me About ] セクションまたは [インタレスト ] セクションに追加されます。
送信したメールを分析して、同僚やキーワードの候補を分析するかどうかを管理する
一部の電子メール プログラムの設定を管理することで、電子メールの分析をオプトアウトできます。 たとえば、 Outlook 2010 で次の手順を使用して、電子メール分析を無効にすることができます。 送信された電子メールを分析して同僚やキーワードの候補を分析できる別のプログラムを使用している場合は、プログラムのヘルプを参照してください。
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Outlook 2010で、[ ファイル ] メニューをクリックし、[ オプション] をクリックします。
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[ 詳細設定] をクリックし、[ その他] セクションまでスクロールします。
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[ 送信された電子メールの分析を許可する] チェック ボックスをオフにして、一般的に電子メールとよく話し合うユーザーを特定し、この情報を既定の SharePoint Server チェック ボックスにアップロード します。
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[OK] をクリックします。
SharePoint Server が電子メールで同僚やキーワードの候補を送信するかどうかを管理する
個人用サイトの設定方法によっては、同僚やキーワードを追加するための提案が電子メールで届く場合があります。 SharePoint Server の次の手順を使用して、これらの電子メールの受信をオプトアウトできます。
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次のいずれかの操作を行います。
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自分の個人用サイトで既に他のユーザーのプロファイルまたはページを表示している場合は、[ マイ プロファイル] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
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[ マイ プロファイルの編集] をクリックします。
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[基本設定] セクションまでスクロールし、[Email通知] の横にある [新しい同僚とキーワードの候補を送信する] チェック ボックスをオフにします。
プロファイル内の一部の情報へのアクセスを管理する
プロファイルの設定方法に応じて、プライバシー カテゴリを使用して、特定のユーザーのみがプロファイル内の一部の詳細、サイトと配布リストのメンバーシップ、および同僚のリストを表示できるように指定できます。 たとえば、プロファイルを表示できるすべてのユーザーに、自分がメンバーであるすべての Web サイトを表示するようにすることができます。
注: 管理者は、プロファイル、メンバーシップリスト、および同僚リストの詳細にプライバシー カテゴリを適用できるかどうかをカスタマイズまたは制限できます。
プロファイルの詳細には管理者の情報が含まれている場合がありますが、個人の電話番号など、個人の詳細の一部を表示するユーザーを編集できる場合があります。
プロファイルの [メンバーシップ] ページには、所属しているサイトと配布リストの一覧が含まれています。 個人用サイトの設定方法に応じて、プライバシー カテゴリを各メンバーシップに適用できます。
通常、同僚には、チームのメンバーと、フォローするアクティビティを行う他のユーザーが含まれます。 同僚をグループに整理することはできますが、次のプライバシー カテゴリを適用することで、同僚を表示するユーザーのみを管理できます。
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全員
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自分の同僚
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自分のチーム
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マイ マネージャー
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自分のみ
プロファイルの詳細、メンバーシップ、および同僚の一覧にプライバシー カテゴリを適用する
プロファイルの詳細、メンバーシップ、および同僚リストのプライバシー カテゴリは、プロファイル内で変更できます。
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次のいずれかの操作を行います。
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自分の個人用サイトで既に他のユーザーのプロファイルまたはページを表示している場合は、[ マイ プロファイル] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
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プロファイルの詳細の一部を編集するには、画像の下にある [ 個人用プロファイルの編集] をクリックします。
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メンバーシップを編集するには、[ メンバーシップ] をクリックします。 変更するメンバーシップの横にあるチェック ボックスをオンにし、[ メンバーシップの編集] をクリックします。
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同僚リストを編集するには、[ 同僚] をクリックし、設定を変更する同僚の横にあるチェック ボックスをオンにし、[ 同僚の編集] をクリックします。
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必要な変更を行い、[OK] をクリック します。
チームに同僚を追加する
自分の チーム のプライバシー設定は、自分のプロファイル、メンバーシップ、または同僚リストの一部の詳細に適用できます。ユーザーが自分を表示するアクセス権を持つユーザーを管理する場合は、 たとえば、すべての同僚やプロファイルを表示するアクセス権を持つすべてのユーザーではなく、チームだけでアイテムを共有できます。
自分のチームに他のユーザーを追加し、自分の個人用サイトを表示するアクセス許可を付与できます。これは、自分の部署内の直接のユーザーか、別の部署で密接に連携しているユーザーであるかに関係なく、自分のサイトを表示する権限を付与します。
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次のいずれかの操作を行います。
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自分の個人用サイトで既に他のユーザーのプロファイルまたはページを表示している場合は、[ マイ プロファイル] をクリックします。
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SharePoint サイトで別の種類のページを表示している場合は、右上隅の
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[ 同僚] をクリックし、チームに追加する同僚を選択して、[ 同僚の編集] をクリックします。 必要に応じて、複数の同僚を選択できます。
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[ グループに追加] セクションの [ 自分のチームに追加] の [ はい] をクリックします。
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[OK] をクリックします。
ヒント: 新しいユーザーを同僚として追加する場合は、[チームに追加] 設定を使用して チームに追加 できます。
