Access のインポート ウィザードまたはエクスポート ウィザードを実行するときに、任意の時刻でインポート操作またはエクスポート操作を繰り返し行えるように、使用した設定を定義として保存できます。
定義を保存するには、最初に、インポート操作またはエクスポート操作を実行する必要があります。ただし、これまで一度も実行したことのない操作については、次のいずれかの条件を満たしている場合、既存の定義を使用できます。
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実行する操作と既存の定義の違いがソース ファイル名 (インポート操作の場合) またはターゲット ファイル名 (エクスポート操作の場合) のみの場合。既存の定義で示されているソース ファイル名またはターゲット ファイル名を変更して、定義を実行できます。
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書式設定されたデータをエクスポートする必要があり、実行する操作と既存の仕様の唯一の違いが列またはフィルター設定である場合は、仕様の列とフィルターの設定を変更できます。 現在の列とフィルターの設定は、仕様の作成時に有効だった設定ではなく、エクスポートされる内容を常に決定します。
Access から保存済みのインポート定義またはエクスポート定義を実行する
詳細を定義として保存した後、操作を繰り返すときに、次の手順を行います。
定義を実行する
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定義が格納されている Access データベースがまだ開いていない場合は開きます。 インポート定義を実行するときは、現在のデータベースが転送先のデータベースです。 エクスポート定義を実行するときは、現在のデータベースがソース データベースです。
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定義により、書式設定されたデータを Excel ブックまたは Word 文書にエクスポートする場合、オブジェクトを開き、エクスポートするフィールドが非表示になっていないことを確認します。 同様に、エクスポートするすべてのレコードが表示されていることをフィルターの設定で確認します。
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[外部データ] タブで、[保存済みのインポート操作] または [保存済みのエクスポート操作] をクリックして、[データ タスクの管理] ダイアログ ボックスを開きます。
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[データ タスクの管理] ダイアログ ボックスの [保存済みのインポート] または [保存済みのエクスポート操作] タブで、実行する定義をクリックします。
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ソース ファイル (インポート操作を実行する場合) またはターゲット ファイル (エクスポート操作を実行する場合) を変更する場合は、ファイルのパスをクリックして編集します。
ソース ファイルやターゲット ファイルは変更できますが、指定する新しいファイルは、操作を正常に完了するために、すべての要件を満たす必要があることに注意してください。
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[実行] をクリックする前に、ソース ファイルとターゲット ファイルが存在することと、ソース データのインポート準備が整っていることを確認し、さらに操作によってターゲット ファイル内のデータが誤って上書きされないことを確認する必要があります。 任意の保存済み定義を実行する前に、ウィザード ベースの操作が正常に実行されるように、必ずすべての手順を行ってください。
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[実行] をクリックします。
Access により、操作の状態を通知するメッセージが表示されます。 操作が失敗した場合、ウィザードを使用しているときと同じようにエラーのトラブルシューティングを行います。
ヒント: メッセージにエラーの原因が示されない場合は、インポート ウィザードまたはエクスポート ウィザードを開始して、ダイアログ ボックスの指示に従い、同じ操作を実行します。
Outlook から保存済みのインポート定義またはエクスポート定義を実行する
Outlook タスクとして定義を設定している場合、Outlook 内で操作を開始できます。
注: Outlook 内で定義を実行する場合、操作を開始する前に、定義の外部ファイル パスやファイル名を変更することはできません。 定義のファイル名を変更するには、Outlook のタスクとしてではなく、Access 内で操作を開始してください。
Outlook で操作を開始する前に、Access がコンピューターにインストールされていることと、ソース ファイルとターゲット ファイルが存在することを確認してください。 任意の保存済み定義を実行する前に、ウィザード ベースの操作が正常に実行されるように、必ずすべての手順を行ってください。
定義を実行する
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Outlook を起動して、ナビゲーション ウィンドウで [タスク] をクリックします。 タスクをダブルクリックして開きます。
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[タスク] タブの [Microsoft Office Access] グループで、[インポートの実行] または [エクスポートの実行] をクリックします。 確認メッセージで [OK] をクリックして確認します。
操作が正常に実行される場合、メッセージは表示されません。 操作が失敗した場合、Access により、考えられるエラーの原因について説明するメッセージが表示されます。 ウィザードを使用しているときと同じようにエラーのトラブルシューティングを行います。
ヒント: メッセージにエラーの原因が示されない場合は、インポート ウィザードまたはエクスポート ウィザードを開始して、ダイアログ ボックスの指示に従い、同じ操作を実行します。
他に必要な情報はありますか?
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スケジュールを設定して任意の時刻で実行する方法の詳細については、「インポート操作やエクスポート操作のスケジュールを設定する」を参照してください。
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定義名の変更、定義の削除、定義のソース ファイル名の更新を行う方法の詳細については、「データ操作を管理する」の記事を参照してください。
