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このトピックでは、サイト コレクションでドキュメント セット機能を有効にする方法と、ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成する方法について説明します。
この記事の内容
サイト コレクションでドキュメント セットを有効にする
サイト コレクションでまだドキュメント セット機能が有効になっていない場合は、新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを作成したり構成したりする前に有効にする必要があります。ドキュメント セット機能を有効にするには、サイト コレクションの管理者である必要があります。
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ドキュメント セットを有効にするサイト コレクションの最上位のサイトに移動します。
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[サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。
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[サイト コレクションの管理] で、[サイト コレクションの機能] をクリックします。
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一覧で [ドキュメント セット] を見つけて、[有効にする] をクリックします。
新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを作成する
複数のドキュメントから成る作業生産物の新しいインスタンスをサイトのユーザーがドキュメント セットを使用して作成できるようにするには、まず、管理する作業生産物ごとにドキュメント セット コンテンツ タイプを作成して構成してから、そのインスタンスを使用するドキュメント ライブラリに追加する必要があります。ドキュメント セット コンテンツ タイプの作成および構成が完了したら、ユーザーがドキュメント セットを作成するライブラリに追加する必要があります。
ドキュメント セット コンテンツ タイプを作成または構成するには、サイト コレクションの管理者かサイトの所有者である必要があります。
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[サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。
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[ギャラリー] で、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
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[サイト コンテンツ タイプ] ページで、[作成] をクリックします。
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[名前と説明] セクションの [名前] ボックスに、新しいドキュメント セットの名前を入力します。これは、ユーザーがドキュメント セットの新しいインスタンスを作成したときに表示される名前です。
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[説明] ボックスに、ドキュメント セットの説明を入力します。
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[親コンテンツ タイプの選択元] で、[ドキュメント セットのコンテンツ タイプ] をクリックします ([ドキュメント セットのコンテンツ タイプ] が表示されない場合は、サイト コレクションでドキュメント セット機能が有効になっていない可能性があります)。
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[グループ] セクションで、新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを新しいグループや既存のグループに分類するかどうかを指定します。
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[OK] をクリックします。
新しいドキュメント セット コンテンツ タイプが作成されると、そのコンテンツ タイプの [サイト コンテンツ タイプ] 情報ページが表示されるので、そこで追加の設定を構成できます。
ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成またはカスタマイズする
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[サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。
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[ギャラリー] で、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
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[サイト コンテンツ タイプ] ページで、構成するドキュメント セット コンテンツ タイプの名前をクリックします。
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[設定] の [ドキュメント セットの設定] をクリックします。
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[利用可能なコンテンツ タイプ] セクションの [利用可能なサイト コンテンツ タイプ] で、このドキュメント セットで利用できるようにするコンテンツ タイプを選択し、[追加] をクリックして [ドキュメント セットで利用可能なコンテンツ タイプ] ボックスに移動します。ドキュメント セットに含める各コンテンツ タイプに対してこの手順を繰り返します。
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[既定のコンテンツ] セクションで、既定のコンテンツをアップロードするコンテンツ タイプを選択し、[参照] をクリックして、アップロードするファイルを指定します。既定のコンテンツは、作成者がドキュメント セットの新しいインスタンスを作成すると自動的に作成されます。
たとえば、製品の設計プロセスを管理するためのドキュメント セットを作成し、製品設計文書 (Microsoft Word 文書)、設計図 (Microsoft Visio 図面)、および性能仕様書 (Microsoft Excel ワークシート) を追加したとします。ここで、文書作成時に入力する必要がある標準の情報の一部があらかじめ入力された製品設計文書用の標準の Microsoft Word 文書テンプレートが組織にある場合は、そのテンプレートを既定のコンテンツとしてアップロードできます。これにより、その製品設計ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成すると製品設計文書のコピーが作成されるようになります。作成者は、そのコピーを編集して追加の情報を入力できます。
コンテンツ タイプの既定のコンテンツをドキュメント セットに含めない場合は、ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成してもファイルは自動的に作成されません。この場合、作成者は、ドキュメント セット内でファイルをゼロから作成したり、ドキュメント セットにドキュメントをアップロードしたりできます。 -
ドキュメント セットに複数のコンテンツ タイプがあり、それぞれについて既定のコンテンツをアップロードする場合は、[新しい既定のコンテンツを追加する] をクリックし、既定のコンテンツを指定する次のコンテンツ タイプを選択します。続いて [参照] をクリックし、アップロードするファイルを指定します。ドキュメント セットの各コンテンツ タイプの既定のコンテンツをすべて指定し終わるまでこの手順を繰り返します。
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ドキュメント セットのインスタンスに含まれる個々のファイルの名前にドキュメント セットの名前が追加されるようにする場合は、[各ファイル名にドキュメント セットの名前を追加する] チェック ボックスをオンにします。これにより、ライブラリに複数のドキュメント セットが含まれている場合などに、ユーザーがライブラリでファイルを識別しやすくなります。
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[共有列] セクションで、ドキュメント セットの各コンテンツ タイプが共有する列を選択します。
共有列は、ドキュメント セット内のドキュメントで読み取り専用になり、ドキュメント セット自体でのみ編集できます。ドキュメント セットで共有列の値を変更すると、セット内のドキュメントの共有列の値が同期されます。 -
[ウェルカム ページの列] セクションで、ドキュメント セットのウエルカム ページに表示する列を指定します。
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[ウェルカム ページ] セクションで、[ウェルカム ページのカスタマイズ] をクリックして、ドキュメント セットのインスタンスごとにユーザーに表示されるウェルカム ページの外観をカスタマイズします。
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ウェルカム ページに加えた変更を、このドキュメント セットを継承するドキュメント セットに適用する場合は、[このコンテンツ タイプを継承するドキュメント セットのウェルカム ページを更新します] チェック ボックスをオンにします。
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[リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、このドキュメント セットから継承されるコンテンツ タイプを変更で更新するかどうかを指定します。
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[OK] をクリックします。
ドキュメント セット コンテンツ タイプの作成および構成が完了したら、ユーザーがドキュメント セットを作成するライブラリに追加する必要があります。
