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この記事の情報を管理し、レコードを保存して、レコード センターの概念を紹介します。一般的なガイダンスについては、レコード センター サイト テンプレートを使用する利点を理解できるようにするには、この記事で検索されます。レコード センターの作成と詳細については、[参照] ボックスのリンクを参照してください。
この記事の内容
概要
レコード センターは、法的文書、財務文書など組織のすべてのレコードを格納、管理できる集中管理リポジトリとして機能するように考えられています。レコード センターは、レコードの収集から、レコードの管理、レコードの廃棄に至るレコード管理プロセスを一貫してサポートします。通常、レコード センター サイトは、組織のファイル プランをサポートするために組織のレコード管理担当者と情報技術 (IT) スタッフによってデザインおよび構成されます。
注: SharePoint には、「インプレース」のレコードを管理する機能が用意されていますインプレース レコード管理をサイトでレコードを管理するのに情報管理ポリシーの適用、ルーティング、および保留中] など、レコード センターで使用可能なすべての機能を使用することができます。詳細についてインプレース レコード管理、[参照] ボックスのリンクを参照してください。
レコード センター サイト テンプレートは、ドキュメントの汎用リポジトリとして機能し、サイト ユーザー間の共同作業を可能にするという点では、その他の SharePoint サイトに似ています。ただし、レコード センター サイト テンプレートは、組織がレコードの管理および維持を行うプログラムを実装することを支援するために、あらかじめ構成されているサイトです。バージョン管理、監査、メタデータ管理、電子情報開示、カスタマイズできるレコード ルーティングなどの各機能が、レコードの効果的な管理を支援するために用意されています。
レコード センター サイト テンプレートの機能
レコード センター サイト テンプレートは、次の機能を提供する一部の特殊なその他のレコード管理機能とMicrosoft Enterprise Project Management (EPM) ソリューションで利用できるいくつか標準的な機能を結合します。
保管庫の機能 レコード センターには、その中に保存されているレコードの整合性を保証するため、いくつかの機能があります。
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レコードがシステムによって自動的に変更されることはありません。これにより、レコード センター サイトにアップロードしたレコードが、完全に同じものとして後でダウンロードされることが保証されます。
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サイト管理者は、ドキュメントに加えた変更をバージョンで管理し、特定の種類の変更を監査することで、レコードが直接改ざんされるのを防ぐようにサイト センターを構成できます。
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サイト センターを使うと、レコードの管理者は、メタデータをレコードのメタデータとは別にアイテムに追加および管理して、レコード管理タスクに直接関連する情報の更新を、基になるレコードを変更しないで実行できます。
情報管理ポリシーの適用 レコード管理に役立ついくつかの利用可能なポリシー機能:
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監査レポート この機能は、イベントとファイルに対して実行された操作を記録します。レコードに役に立ちます監査 whm を表示して、レコード センター内の情報にアクセスします。
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有効期限 この機能を指定時間を確認するレコードを保持され、どのようなアクションは、保持期間が終了したら、削除、または廃棄承認のワークフローの開始などを実行する必要があります。 レコードの保持期間を通常は、レコードは最初のレコード センターに提出するときに開始します。
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バーコード この機能は、一意のバーコード イメージと数値を使用した各レコードを提供します。バーコードの値が格納されているし、レコードの電子版と共にインデックスを作成します。バーコードは、保持、および [実際のレコードの管理に役立ちます。ライブラリ内のレコードには、[実際のバージョンが含まれている、バーコードは実際のバージョンを関連付ける電子バージョンに対応する方法を提供します。
レコードのコレクション プログラミング インターフェイス レコード センターには、一連のレコードのコレクションを容易にするサービスがサポートしています。レコード センターのプログラミング インターフェイスを使用することにより、レコード センター サイトにファイルを自動的に送信するドキュメント管理およびメール システムの両方を構成します。コンテンツは、SMTP (簡易メール転送プロトコル) を使用して、SOAP (簡易オブジェクト アクセス プロトコル) を使用して Web サービスを使用するか、メールを使用して、レコード センターに送信することができます。レコード センターにレコードを送信するのにMicrosoft SharePoint Designer 2010でワークフローを使用することもできます。レコード センターにレコードを送信する方法の詳細については、[参照] ボックスのリンクを参照してください。
レコード ルーティング レコード センター (自動または手動で送信した) かどうかが受信レコードに自動的に転送するコンテンツ オーガナイザーを含むレコードの種類に基づいて、適切な場所にします。レコード センターに送信されるレコードと、多くの場合セレクターが監査履歴とメタデータなどの関連情報を追加します。レコードの監査履歴がレコード センターに、XML ファイルとして保存されているし、レコードのメタデータが保存されている XML ファイルとレコード センター サイトのメタデータ列の両方。構成して、コンテンツ オーガナイザーを使用してレコードをルーティングする方法については、[参照] ボックスのリンクを参照してください。
保留 証拠開示型の一部として、レコード センターの一部として、訴訟、監査など、調査に関連する法的証拠開示下にあるレコードを有効にし、保留リストに配置します。保留リストにレコードが配置されると、可能性のある実際には、任意の有効期限ポリシーを一時停止していると、破棄から保護されているためです。たとえば、訴訟の作成に関連するレコードがある可能性がありますが必要な配置したまま、これらのレコードがあるか、訴訟が完了するまでします。一度に 1 つ以上の保留中のレコードに配置できます。レコードの管理者には、レコード センターの保留にする必要があるレコードを検索できます。 証拠開示の詳細については、[参照] ボックスのリンクを参照してください。
レコード センターを使用してレコードを管理する例
企業は生成し、定期的に課税対象財務レポートを提供する必要。任意の時点では、会社は、監査のプロセスの一環として財務情報を公開するように要求される可能性がありますやなどのデータがどのような方法で変更されていないことを不要で財務情報を解放する必要があります。この要求に合わせて、会社の財務部門を検索し、財務報告をレコード センター サイト内で特定の保留ライブラリにルーティングします。保留ライブラリへのレポートを送信] では、有効にする定義済みのポリシーから一時停止していると、特定の日付と時刻をまで、または適切な認証が行われるまでこれらのレポートへのアクセスがブロックされているされます。財務レポートは、関連する監査履歴、その他のメタデータ レコード センター サイトに保存されます。
レコード センター サイトをデザインする
最も高いレベルでは、レコード管理プログラムを実装するためにレコード センター サイトをデザインするための主な手順が 2 つあります。
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組織では、レコード管理の戦略し、正式なレコード管理計画する必要があります。これは、共同作業用のレコードの管理者、法令遵守監督、IT プロフェッショナルは、およびインフォメーション ワーカー協力です。
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組織必要がありますし、そのレコード管理計画を実施する 1 つまたは複数のレコード センター サイトを構成します。
以下に、これらの手順で扱われる主な要素の要約を示します。
レコード管理の立案
レコード センター サイトを組織のレコード管理ソリューションとして構成するには、レコード管理戦略の正式な計画を最初に立案する必要があります。正式なレコード管理プランを構成する個々の要素は、多くの場合に組織やビジネスによって異なります。ただし、ほとんどのレコード管理プランには次のドキュメントとプロセスが含まれます。
ファイル計画 ファイル計画では、組織が正式なビジネス レポートとして認めるドキュメントまたはアイテムの種類を決定します。それらのレコードを格納する場所を示し、レコードの種類を区別するための情報を提供します。ファイル計画は、レコードの作成、格納、管理に役立つポリシー、プロセス、ガイドラインなどを含めた、包括的なコレクションの役割を担います。ファイル計画には、すべてのレコードが、紙、ブログ、Wiki、メール、電子ファイルなどの媒体の区別なく網羅される必要があります。また、レコードの分類方法、セキュリティの適用方法、最終的な廃棄方法も指定する必要があります。社外秘、重要、貿易機密、優先などの特別なレコード分類項目を使うことも検討します。ファイル計画には、各種類のレコードを管理する担当者を指定する必要があります。
レコード ライブラリ レコード ライブラリは基本的に、重要なレコードを分類して保存するために作成するドキュメント ライブラリです。保持するレコードの種類ごとにレコード ライブラリを作成します。レコードは、コンテンツ オーガナイザーで構成された設定に基づき、自動的に適切なライブラリに送られます。
コンテンツ タイプ コンテンツ タイプを作成して、組織で格納する必要のあるレコードの種類を定義し、レコードの種類ごとに一意のプロパティを任意に指定します。特定の種類のレコードに対してコンテンツ タイプを定義することで、コンテンツの各グループを一貫性のある方法で管理できます。Office ドキュメント、PDF、TIFF (スキャンされた画像)、電子メール、インスタント メッセージ対話、ビデオ、および物理レコードはすべて、作成したコンテンツ タイプで分類および格納することができます。たとえば、"契約書" と指定されたレコードはすべて、SharePoint のレコード管理システム内で一貫して同じ方法で処理されます。レコード ライブラリの代替として、コンテンツ タイプを使用してレコードを分類および格納することができます。
保持スケジュール 保持スケジュールでは、ファイル計画の各種類のレコードを保持する期間 (保持期間) とその期間が終了したときにレコードを廃棄するプロセス (廃棄プロセス) を指定します。通常、保持スケジュールのガイドラインは、法律上の義務、組織へのリスク、ビジネス ニーズに基づきます。また、保持スケジュールでは、各種類のレコードの保持期間を決定する危機管理上の緊急事態を具体的に指定します。
遵守要件ドキュメント 遵守要件ドキュメントには、遵守を保証するために、レコード管理用の IT システムが従う必要があるルール、備える必要がある機能、サポートする必要がある定期的なモニタリングの種類を定義します。
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レコードの廃棄を中断する正式なプロセス このプロセス (保留) では、訴訟、監査、調査などのイベントが実施されるときにレコードの廃棄を中断する方法を具体的に指定します。
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レコードの取り扱いをモニタリングおよびレポートするシステム 定義済みのポリシーとプロセスに従って社員がレコードの記録、閲覧、管理を行うようにするため、レコード管理プログラムには、レコードの取り扱いをモニタリングおよびレポートするためのプロセスまたはシステムが必要です。
注: ように、他のサイトでは手動で 2 GB までのレコード センターにサイズのファイル アップロードします。レコード センターにレコードのルーティングにコンテンツ オーガナイザーを使用している場合は、50 MB が、レコードごとに、ファイル サイズの制限。
レコード管理ソリューションの計画の詳細については、「参照」セクションのリンク先を参照してください。
レコード センター サイトの構成の概要
詳細なレコード管理の立案に着手し、正式なレコード管理プランを作成した後で、そのプログラムを実施するために役立つレコード センター サイトを作成し、構成できます。
レコード センター サイトを構成するには、次の操作を行う必要があります。
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ファイル プランで指定された各種類のレコードを管理および格納するためのレコード ライブラリまたはリストを作成します。
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レコード プラン内コンテンツ タイプごとにレコード ライブラリを個別に作成することをお勧めします。
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レコード センターに送信したレコードは、適切なリストまたはライブラリに送られます。
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ファイル プランに指定された各レコードの種類のメタデータを格納および表示するために、関連するドキュメント ライブラリ、リスト、またはコンテンツ タイプの列を作成します。
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レコード センター サイトにある各レコードの種類の情報管理ポリシーを指定します。これらのポリシーは、組織のファイル プランと保持スケジュールに指定された保持期間と監査の要件を反映している必要があります。
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各種レコードが適切な場所にルーティングされるようにコンテンツ オーガナイザーを構成します。レコードをレコード センター サイトに送信すると、手動で送信したかプログラムで送信したかに関係なく、アプリケーションはこの機能を使用して、レコード センター サイトでレコードを分類する方法とレコードの送信先を決定します。
レコード管理ソリューションの構成およびカスタマイズの詳細については、「参照」のリンク先を参照してください。
