Outlook の予定表は、電子メール、連絡先、その他の機能と完全に統合できます。 そのため、予定表は Outlook の中で最もよく知られた機能となっています。 この記事では、予定表のさまざまな機能の使い方を説明します。 さらに、予定表でのより安定した操作性を実現するために強化された点についても紹介します。
注: 以降の Outlook 2007 サービス パックでは、多くの予定表の拡張機能が追加されました。 Outlook 2007、2010、および 2013 はサポート ライフサイクルの終了に達しましたが、これらの初期の機能強化の多くは、Outlook 2016 以降でも確認できます。
マネージャー/代理人のシナリオを実行する
所属する組織で許可されるなら、Exchange キャッシュ モードを使って Exchange メールボックスに接続するよう Outlook を構成します。 これにより、最良のパフォーマンスを実現できます。
新しいバージョンの Microsoft Outlook、Microsoft Entourage、Outlook for iOS、Outlook for Android、Microsoft Outlook for Macには、デリゲート機能の多くの機能強化が含まれています。 これらのバージョンの詳細については、次を参照してください。
Microsoft Outlook と Entourage の混在バージョンの Outlook デリゲート機能
新しいモデル共有シナリオ (REST) では、委任のアクセス許可をカスタマイズするのではなく、簡略化されたアクセス許可レベル (編集可能、タイトルや場所の表示など) をお勧めします。 カスタム アクセス許可レベルは、新しいモデル共有ではサポートされていないため、予期しない結果になる可能性があります。
代理人の数を制限する
Outlook では、追加できる代理人の数は制限されていません。 ただし、1 人の代理人に [編集者] のアクセス許可だけを付与することをお勧めします。 これにより、会議がいつ、どのように処理されたかを追跡できます。 1 人の代理人が複数のデバイスを使ってあなたのデータにアクセスできるため、[編集者] のアクセス許可を多数の代理人に付与すると、会議が消えたり、会議の日付が古くなっていてもその理由を突き止めることが困難になります。
1 人の代理人に [編集者] のアクセス許可だけを付与した場合でも、[参照者] や [寄稿者] のアクセス許可を持つ代理人を多数追加することはしないでください。 多数の代理人を追加すると、他のリソースが枯渇するからです。 たとえば、ルール データのサイズ制限に達する可能性があります。 代理人を追加すると、次のようなさまざまな変更が発生します。
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Outlook が関連フォルダーにアクセス許可を適用する。
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"代理人として送信する" アクセス許可を代理人に追加するため、PublicDelegates Active Directory 属性が更新される。
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Outlook で、マネージャーのメールボックスの転送ルールに代理人が追加される。 これにより、会議出席依頼が代理人に転送される。
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Outlook で、マネージャーのメールボックスに代理人の追加情報が保存される。
それぞれのコンポーネント領域には、別々の制限値があります。 これらの制限値に近付くと、パフォーマンスや安定性に影響が出る場合があります。
注:
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Microsoft では、製品の開発やテストで最大 4 人の代理人を使いました。 そして、代理人が使ったのは Outlook のみです。 各種デバイスはテストには使われませんでした。
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[編集者] のアクセス許可を付与された代理人は、一時的または永続的に、アクセス許可を [編集者] から [参照者] や [なし] に変更する必要があります。 そして、[編集者] のアクセス許可を新しい代理人やバックアップの代理人に付与します。
定期的な会議を操作する
終了日を設定して回数を制限する
Outlook を使用すると、定期的に複数の会議をスケジュールできます。 常に終了日を設定し、定期的な系列を特定の回数に制限することをお勧めします。 多くの場合、定期的な会議では、ある時点で変更が必要になります。 たとえば、出席者が 1 回の予定に追加または削除されたり、休暇の日付や予期しない状況によって会議の場所や時刻が変更されたりします。 Outlook は、これらの一意の変更をそれぞれ会議の例外として保存します。 例外が非常に多い会議では、管理が困難な会議シリーズが発生します。 さらに、予期しない動作が発生する可能性があります。 現在の会議の終了時に、いつでも新しい会議シリーズを作成できます。 出現回数を考える場合は、頻度を考慮してください。 1 年の期間で、週 2 回の会議では、その同じ期間中の毎月の会議よりも約 90 回多くの回数が発生します。
定期的な会議を元の終了日より早く終了する
定期的な会議は取り消すことができますが、取り消しよりも、終了日を変更することをお勧めします。 その場合、自分と出席者は過去の会議の記録を保持できます。 定期的な会議を完全に取り消すと、履歴が失われてしまいます。 最も良い方法は、新しい終了日を設定し、更新情報をすべての出席者に送信することです。 これにより、過去の会議の記録を残しつつ、定期的な会議の終了を早めることができます。
注:
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定期的な会議の終了日を早めると、その定期的な会議に関連する例外条件も失われます。 例外の詳細については、前述の「終了日を設定して回数を制限する」を参照してください。
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このベスト プラクティスは、既存の会議シリーズの件名を変更する必要がある場合にも適用されます。 会議シリーズを早期に終了し、別の件名を使用して新しい定期的な会議を作成します。
今後の定期的な会議を取り消す方法の詳細については、「定期的な会議の、今後のすべての回をキャンセルする」を参照してください。
開催者を変更する
Outlook には、会議の開催者を変更する方法がありません。 定期的な会議の開催者を変更するには、定期的な会議を終了します。 そのためには、終了日を早め、更新情報をすべての出席者に送信します。 その後で、新しい開催者が定期的な会議を新たに作成する必要があります。
終了日を早める方法の詳細については、「会議をキャンセルする」を参照してください。
添付ファイルの共有に定期的な会議を使わない
添付ファイルを使うと、定期的な会議の例外条件が一層複雑になります。 例外条件にはそれぞれ独自の添付ファイルが含まれています。 定期的な会議に例外条件が追加されると、添付ファイルのコピーが新たに作成されます。 添付ファイルの 1 セットに変更を加えても、これらの変更内容は他の例外条件に反映されません。 すべての出席者に特定の会議の変更の最新のコピーが必要な場合は、可能な限り、添付ファイルを SharePoint または OneDrive に保存し、リンクを使用して共有することをお勧めします。
注: スタンドアロンの非定期的な会議に添付ファイルを追加および削除するアクションは完全にサポートされています。
会議の出席依頼や取り消しを処理する
会議出席依頼は受信トレイから直接削除することもできますが、本来は依頼の承諾または取り消しによって正しく処理する必要があります。 会議を取り消す場合は、常に受信トレイの [予定表から削除] を使って会議の取り消しを処理してください。 [予定表] モジュールから直接会議を処理しないでください。
会議をコピーしないようにする
仕様上、Outlook では、コピーされた会議と元の会議との間のリンクが削除されます。 これにより、不整合が大幅に阻止されます。 新しいバージョンの Outlook では、件名に "コピー:" というテキスト文字列が追加されます。 これにより、会議のコピーを識別しやすくなります。
Outlook バージョン 2311 以降では、会議のコピーはサポートされなくなりました。 これは、会議のコピーを防ぐための意図的な変更です。 コピーされた会議に関連する操作が想定外の結果を招くおそれがあるため、会議のコピーは行わないことをお勧めします。 これは、長年の文書化されたベスト プラクティスです。 予期しない結果を制限するために、Outlook チームはコピー会議のブロックを実装しました。
会議のコピーをブロックする最近の更新プログラムの詳細については、次を参照してください。
会議出席依頼を転送する
Outlook 2010 以降を使っている会議出席者は、会議転送通知機能で、Outlook 2010 以降を使っている別のユーザーに会議を転送できます。 Outlook 2010 以降を使って、会議に招待されていないユーザーに会議を転送すると、会議の開催者に対して Outlook から会議転送通知が送信されます。 開催者が会議転送通知を受け取ると、新しい出席者が開催者の会議に追加されます。 既存の出席者がそのことを知る必要がある場合、開催者は会議を開いて、すべての出席者に会議の更新情報を送信する必要があります。
注: 会議について知らせるが、招待しない場合は、会議出席依頼を予定表から Outlook の左下にある [メール ] アイコンにドラッグするだけです。 この操作を行うと、送信できる会議に関する情報のメールが開きます。 この電子メールは、会議に受信者を追加せず、日付、時刻、件名、議題などの会議情報のみが含まれていることに注意してください。
Microsoft Exchange ユーザーの場合
Microsoft Exchange Server 2007 にも、カレンダー アテンダント機能の一部として会議転送通知が採用されています。 Outlook を使って組織の Exchange Server のメールボックスに接続すると、会議転送通知の動作は、Exchange 管理者が構成した Exchange 設定に影響される場合があります。 たとえば、Exchange 管理者は、リモート ドメインに送信された会議転送通知を阻止できます。
通常は、次の条件をすべて満たさない限り、開催者と同じ Exchange 組織に属していない出席者による会議の転送は行わないことをお勧めします。
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出席者が Microsoft Outlook 2010 以上を使っている。
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出席者の Exchange 管理者が、リモート ドメインへの会議転送通知の送信を許可している。
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開催者が Microsoft Outlook クライアントを使っている。
出席者が Exchange 以外のメール システムを使っている場合、通常は、次の条件をすべて満たさない限り、会議の転送は行わないことをお勧めします。
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出席者が Microsoft Outlook 2010 以上を使っている。
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開催者が Microsoft Outlook クライアントを使っている。
何らかの理由で開催者が会議の転送通知を受け取らない場合、会議の出席者は開催者の会議に追加されません。 開催者が後で会議を変更し、更新プログラムを送信した場合、更新プログラムは元の招待者にのみ送信されます。 以前に会議の転送されたコピーを受け取った出席者は、更新プログラムを受け取りません。
このような制限により、会議出席依頼を安定的に転送できない場合、会議の開催者に出席者を追加してもらうよう依頼するのが最善の方法です。 追加してもらいたい出席者と自分の環境が上の条件を満たしているかどうかが不明な場合は、会議の開催者に出席者を追加してもらうよう依頼することが重要です。
注: Outlook の代理人には、会議転送通知は届きません。
Microsoft Exchange ユーザー向けのその他の推奨事項
予定表に接続するデバイスを管理する
予定表に接続されているデバイスに、最新の更新プログラムがすべてインストールされていることをご確認ください。 一部のデバイスは、Exchange ActiveSync を使って予定表と他のフォルダーを同期しています。 これらのデバイスには、Outlook for iOS、Outlook for Android、Apple iOS、および Android デバイスが含まれます。 Research In Motion (RIM) の BlackBerry デバイスなども予定表と同期できます。
既知の問題の詳細については、「Microsoft Exchange ActiveSync およびサード パーティ製デバイスに関する現在の問題」を参照してください。
注: 場合によっては、複数の Outlook クライアントやデバイスが同時にアイテムを変更してしまい、競合が発生することがあります。 こうした可能性を最小限に抑えるため、比較的短期間の間に、複数のクライアントやデバイスが同じアイテムを処理することがないようにしてください。
Outlook と統合できるアドインを管理する
Outlook アドインのほとんどは、Outlook データにアクセスします。 アドインにより、Outlook か別のデバイスかにかかわらず、編集中の Outlook アイテムが変更される場合があります。 これは競合を招きます。 こうした可能性を最小限に抑えるため、Outlook と統合するアドインやプログラムの最新の更新プログラムを必ずインストールしてください。 これらのプログラムやアドインのうち、使わないものや Outlook との統合が不要なものはアンインストールするか、無効にしてください。
注: 場合によっては、複数の Outlook クライアントやデバイスが同時にアイテムを変更してしまい、競合が発生することがあります。 こうした可能性を最小限に抑えるため、比較的短期間の間に、複数のクライアントやデバイスが同じアイテムを処理することがないようにしてください。
