プロジェクト管理のロード マップ

プロジェクト計画を開始する

プロジェクトは、開始フェーズ中に十分な準備をしておかないと、多くの場合失敗に至ります。 この時点では、取り決め書、初期の仕様、予算などを立案しながら、関係者やスポンサーはだれであるかについて検討します。

小規模なプロジェクトの場合、この作業の多くは Microsoft Project で実行できます。 プロジェクトの規模が大きい場合は、Word、Excel、SharePoint、さらに電話も使用して、計画を準備します。

計画を関係者に伝える

関係者とのコミュニケーションは、常に容易に維持できるわけではありません。 ただし、プロジェクトを成功させるには、これが不可欠です。

プロジェクト レポートを作成して共有する

コミュニケーションの時間がかかる部分を支援するため、Project にはクリックするだけで使用できる大量のレポートが用意されています。 初期計画、プロジェクトの主要マイルストーン、予算編成要件、必要なスタッフなどを把握してください。

新しいプロジェクト スケジュールを作成する

初期の準備が完了したら、Project を起動し、新しいスケジュールを作成します。 白紙のプロジェクトから開始することも、他のプロジェクト マネージャーが作成したテンプレートを使用することもできます (テンプレートの一部は、プロジェクト管理の専門家や似たような職種のユーザーによって作成されています)。

タスクを追加する

タスクは、プロジェクトで行うアクティビティです。 タスクの追加方法、プロパティの変更方法、期間の推定方法について説明します。

タスクを整理する

タスクを初めて追加した場合、それらは管理するための最善の順序になっていない可能性があります。 サマリー タスクとサブタスクを使用したタスクの整理方法およびタスクのリンク方法について説明します。

人を追加し、タスクに割り当てる

プロジェクトにタスクを追加した後、各タスクを実行する人について考えます。 人を追加することと、人にタスクを割り当てることは、Project では別のアクティビティであることにご注意ください。

リソース プールとマスター プロジェクトを使用してリソースを共有する

複数のプロジェクト間で人を管理できるように、プロジェクトに関わるすべての人を 1 つのプロジェクト ファイルに配置します。 このファイルは、リソース プールとして機能します。 このリソース プール ファイルから、複数のプロジェクト間でリソースを共有できます (Project Server は使用しません)。

プロジェクトのコストを設定する

プロジェクトのコストの処理は、すべてのプロジェクト マネージャーにとって手ごわい作業になる可能性があります。 Project を使用すれば、この作業がそれほど難しいものではないことを発見する可能性があります。 予算内で収めるために役立つヒントについて説明します。

スケジュールの適切なビューを選ぶ

スケジュールの複雑さを減少させる適切なビューを探します。 ガント チャートは、プロジェクトの進捗を確認できるビューを示します。 さらに、予定表ビュー、ネットワーク ダイアグラム、またはタイムラインを使用して、詳細を異なるレベルで確認できます。

スケジュールの進捗状況を管理する

最初のスケジュールを作成したら、次に状況の確認を開始します。 ベースラインを作成し、適切なビューを使用すると、プロジェクトの進行状況を追跡するのに役立ちます。

タスクの達成率を管理する

進行状況の追跡は複雑に見えますが、ガント チャートの進行状況バーを使用して、達成率を簡単に表示する方法を紹介します。

リソース割り当ての問題を解決する

リソースから最適なパフォーマンスと結果を得るには、リソース ワークロードを管理して、割り当て過ぎや割り当て不足を回避する必要があります。

プロジェクトの終了日を早める

プロジェクト マネージャーの心配の種は、スケジュールを変更した後、最終日が遅れることです。 プロジェクトの最終日を管理する戦略について説明します。

プロジェクトのステータスに関する報告

特に悪いニュースを報告する場合、コミュニケーションは困難な場合が多いです。 Project には、関係者やエグゼクティブとのコミュニケーションを支援するために、いくつかの簡単な手順で作成して送信できる魅力的で専門的なレポートがあります。

プロジェクトのコストを管理する

予算を超えていないでしょうか。 コストを調整する必要があるのでしょうか。 スケジュールに含まれるコスト問題を解決する方法について説明します。

達成額の分析レポートを表示する

達成額は、高度な管理方法です。 ただし、それは、専門家だけのものではありません。 専門家でなくても、それを使用してプロジェクトをモニタリングできます。

リスクを管理する

リスクは、プロジェクトのあらゆる場所にあります。 トラブルの起こりやすい場所を早期に特定し、窮地に陥る前に対処します。

複数のプロジェクトを操作する

Project には、プロジェクト間の依存関係 (別のプロジェクトの完了に依存する 1 つのプロジェクト内のタスクも含む) を管理するのに役立つツールが用意されています。