ドキュメントおよびファイルを SharePoint サイトに移動する

この記事の内容

• 始める前に

• フォルダー、ライブラリ、サブサイトを作成する

• ドキュメント、画像、ファイルをアップロードする

• 連絡先、予定表、スプレッドシート用に SharePoint リストの作成を検討する

• 一般的なビジネス ニーズに対する SharePoint ソリューションを検討する

• サイト ユーザーがコンテンツを見つけられるようにする

始める前に

ファイルの移動を開始する前に、ファイルの移動に使用するストレージ Microsoft 365 の SharePoint 確認 Microsoft 365。 使用できる記憶域の制限については 、「SharePoint。

次の手順では、現在持っているコンテンツを分析します。 これには、ドキュメント、画像、フォームなどが含まれます。

定期的に使用されているコンテンツの量、およびすべてのコンテンツを定期的に保存するかどうかを Microsoft 365。 現在よりも小さい家に引っ越すのと同様に、ここでの目標は、新しいサイトに収まるコンテンツを決定することです。 たとえば、 Microsoft 365 組織が現在、 Microsoft 365 の SharePointの上限を超える記憶域を使用している場合は、次のような決定を行う必要があります。

• どのファイルを移動するか。

• さらに多くの記憶域を購入する必要があるか。

• サイトを拡大する場所を計画する必要がありますか? (間違いなく)

組織が大規模で複雑な場合は、専門家の支援を受けることを検討してください。 Microsoft Pinpoint で、評判の良いサポート を見つけてください。 Pinpoint は、Microsoft 認定の専門家や専門サービスを世界各地で見つけることができる、企業向けの迅速で簡単な方法です。

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フォルダー、ライブラリ、サブサイトを作成する

移動するコンテンツを確認したら、その整理方法を検討します。 最初は、ファイルをチーム サイト上のドキュメント ライブラリにアップロードすることをお勧めします。 特に最終的に多くのファイルが予想される場合は、コンテンツを整理するとよいでしょう。 コンテンツが増えるに従って、コンテンツを格納するための追加のドキュメント ライブラリ、フォーム ライブラリ、画像ライブラリを作成できます。 さまざまな種類のドキュメントやプロジェクトに対してサブサイトを作成することもできます。

サイト上のコンテンツを整理する構造を計画する方法の詳細については、「チーム サイトのコンテンツを計画する」を参照してください。

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ドキュメント、画像、ファイルをアップロードする

ファイル (Word 文書、PDF ファイル、JPG の写真など) は、ライブラリかライブラリ内のフォルダーにアップロードします。

最適なアップロード方法はファイル数によって異なります。 最初にアップロード先ライブラリを参照し、次に以下の表を使って方法を選びます。

詳しくは、「ライブラリ内のファイルをアップロード、作成、または削除する」をご覧ください。

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連絡先、 SharePoint スプレッドシートのリストを作成する

どのようなビジネスでも、保有するデータには、予定表、タスク、スプレッドシートなど、さまざまな形態があります。 この種類のデータについては、コンテンツをサイト上のリストに移動または変換できます。 たとえば、仕事の連絡先のリストを連絡先リストに変換できます。 さらに、予定表を特別な種類のリスト SharePoint 予定表に変換することもできます。

• Microsoft 365 の SharePoint でグループ予定表を作成する方法については、「ビデオ: 独自の予定表を作成する」をご覧ください。

現在、Microsoft Excel スプレッドシートを使って情報をトラッキングしている場合は、スプレッドシートを直接 Microsoft 365 の SharePoint のドキュメント ライブラリにアップロードできます。 または、スプレッドシートをリストとして SharePoint することもできます。 多くのユーザーがリストを同時に更新できるので、グループ SharePoint 共同作業が促進されます。 リストの異なるビューを作成して、情報を目的どおりに表示できます。

• リスト操作の詳細については、「トレーニング: リストを作成し、設定する」をご覧ください。

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通常の SharePoint ソリューションを検討する

コンテンツを移動するもう 1 つの方法は、 SharePoint ソリューションを使用して既存のタスクをより良く管理する方法です。 たとえば、ほとんどの組織は、従業員の日常的な知識を取り込んで共有したいと考えています。 このような種類の共有には、サイト上の Wiki が適しています。

次の表では、 SharePoint 管理に役立つ機能について説明します。

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サイト ユーザーがコンテンツを見つけられるようにする

ドキュメントやファイルをチーム サイトに移動したら、そのことを他のサイト ユーザーに伝えます。 サイト ユーザーがサイトでコンテンツを見つけられるようにするために、複数の方法を提供できます。

次の表に、使用できる複数の方法を示します。

サイト ユーザーがコンテンツを簡単に見つけられるようにする方法について詳しくは、計画ガイドの「チーム サイトのコンテンツの計画を立てる」をご覧ください。

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